PUSAT PENELITIAN OSEANOGRAFI LIPI

CORAL REEF REHABILITATION AND MANAGEMENT PROGRAM

(COREMAP) Phase II
Coral Reef Information and Training Centers (CRITC)

MATERI PELATIHAN

Database Tingkat Dasar Menggunakan

Microsoft Access

PELATIHAN
CORAL REEF MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM (CRMIS)

CORAL REEF REHABILITATION AND MANAGEMENT PROGRAM (COREMAP LIPI)

CRITC Coral Reef Information and Training Centers

DAFTAR ISI

DAFTAR ISI .................................................................................................................................................. 2

PELAJARAN 1.............................................................................................................................................. 3
1. MENGENAL MS ACCESS................................................................................................................. 3
PELAJARAN 2.............................................................................................................................................. 5
2. MEMBUAT TABEL & MENGISI DATA ......................................................................................... 5
PELAJARAN 3.............................................................................................................................................. 8
3. MEMBUAT QUERY ........................................................................................................................... 8
PELAJARAN 4............................................................................................................................................ 12
4. MEMBUAT LAPORAN/REPORT .................................................................................................. 12
PELAJARAN 5............................................................................................................................................ 15
5. MEMBUAT FORM............................................................................................................................ 15

2
CRITC Coral Reef Information and Training Centers

PELAJARAN 1

1. MENGENAL MS ACCESS

Pengenalan terhadap MS Access bagi pengguna pemula sangat diperlukan mengingat

aplikasi MS Access ini memerlukan pemahaman terhadap data yang terstruktur
(database). Sebelum masuk ke dalam aplikasi MS Access perlu dipastikan bahwa aplikasi
telah diinstall terlebih dahulu. Dan untuk selanjutnya ikuti langkah-langkah berikut ini.
1). Aktifkan aplikasi MS Access dari file (misal: C:\Program Files\Microsoft
Office\MSACCESS.EXE) atau dari shortcut
2). Bentuk tampilan halaman utama dari MS Access dan keterangan bagian-bagiannya seperti
tampak seprti gambar berikut ini :

Toolbar

Menubar

Statusbar Bidang kerja

3). Setelah tampilan halaman muka, selanjutnya buat file database MS Access (dengan extensi
MDB) dengan klik pada File dan pilih New atau dengan shorctcut Ctrl+N
4). Selanjutnya akan ditampilkan popup menu yang berisi pilihan jenis isi database seperti
gambar berikut ini (untuk sistem operasi yang menggunakan Window XP) , pilih Blank
Database

3
CRITC Coral Reef Information and Training Centers

5). Kemudian isikan nama file database MS Access (misal : LATIHAN), dan tentukan posisi
direktori di mana file akan disimpan dan klik tombol Create

6). Selanjutnya akan ditampilkan form utama MS Access yang berisi sekumpulan obyek-obyek
database yang terdiri dari Tables, Queries, Forms, Reports, pages, Macros, Modules, seperti
tampak pada gambar berikut ini :

4
CRITC Coral Reef Information and Training Centers

PELAJARAN 2

2. MEMBUAT TABEL & MENGISI DATA

Database merupakan sekumpulan data yang telah ditata sedemikian rupa (dikelola)
sehingga mudah untuk dipanggil untuk selanjutnya ditambah, dikurangi, dihapus. Dalam
database setiap data umumnya berbentuk tabel yang terdiri dari baris (record) serta
kolom (field) dan setiap tabel terdiri dari banyak field dan record (isi data). Setiap
field/kolom mempunyai struktur tertentu yang terdiri dari nama field (field name), tipe
(data type), ukuran (field size) serta keterangan (description) .
Pada bagian berikut ini akan diuraikan bagaiman cara membuat tabel, membuat struktur
datanya, mengisi record, menambah, menghapus dan menyimpan record.
1). Untuk membuat tabel baru, pada form utama pilih Create table in Design view kemudian dari
form utama klik icon , kemudian akan tampak form berikut :

2). Pada form new table pilih Design View (untuk membuat struktur tabel), kemudian klik tombol
OK
3). Isikan nama file, tipe dan field size pada tabel berikut ke dalam struktur tabel yang telah di
buka
Field Name Data Type Field Size Description

Nama text 50

NIP decimal 9

Alamat text 75

Kota text 25

Tgl_lahir Date/Time

Jabatan text 20

Jns_kelamin text 1

Agama text 10

5
CRITC Coral Reef Information and Training Centers

4). Simpan tabel yang baru dibuat dengan menu File dilanjutkan Save atau Ctrl+S dengan nama
MASTER, kemudian klik OK

5). Kemudian akan ditampilkan form yang menanyakan primary key, abaikan dengan klik NO

6). Klik icon untuk melihat tabel yang telah dibuat. Bentuk tampilan tabelnya seperti
tampak pada gambar berikut ini

7). Masukkan data ke dalam tabel MASTER dengan mengetikkan nama pada field Nama, Nip
pada field NIP, alamat pada field alamat dst
8). Simpan hasil pemasukan data
9). Ulangi semua langkah dengan membuat tabel baru dengan struktur serta mengisikan data dari
struktur seperti terdapat di bawah ini :

6
CRITC Coral Reef Information and Training Centers

Table 1: PENDIDIKAN

Nama Tabel : Field Data Type Field Size Description

Name

Nama text 6 Nama Karyawan

NIP text 20 NIP

Pendidikan text 20 Tingkat pendidikan terakhir

Institusi text 25 Sekolah/univesitas

Fakultas text 25 Fakultas

Jurusan text 25 Jurusan

ProgStudi text 25 Program Studi/kekhususan

Th_Lulus Number - Tahun lulus

IP Number - Index prestasi terakhir

St_lulus text 10 Status kelulusan

Table 2: TUGAS

Field Name Data Type Field Size Description

Nama text 6 Nama Karyawan

NIP text 20 NIP

Th_tugas Number 4 Tahun mulai bertugas

Bidang text 25 Bidang/bagian penugasan

Jabatan text 25 Jabatan yang dipegang

Golongan text 5 Golongan saat bertugas

Table 3: BIDANG

Field Name Data Type Field Size Description

Kd_Bidang text 5 Nama Karyawan

Nama_Bidang text 20 Nama Bidang/bagian

Keterangan Number 4 Keterangan

Table 4: GOLONGAN

Field Name Data Type Field Size Description

Nama_gol text 6 Nama Karyawan

Masa_kerja Number - Masa kerja

Gaji_pokok Number - Gaji pokok dari golongan ybs

Keterangan text 50 Keterangan

7
CRITC Coral Reef Information and Training Centers

PELAJARAN 3

3. MEMBUAT QUERY

Query atau juga disebut SQL (structure query language) merupakan bahasa yang
digunakan dalam system database untuk membuat menyeleksi atau memilih sejumlah
data dari semua data yang ada dalam database. Query merupakan suatu tabel virtual
artinya data yang ada pada query bias diberlakukan sebagaimana data yang ada pada
sebuah tabel, akan tetapi secara fisik data tersebut tidak tersimpan dalam satu tabel
tertentu. Query bisa berasal dari satu table, bisa juga berasal dari dua tabel bahkan lebih.
1). Untuk membuat Query baru, pada form utama pilih object Queries
2). Kemudian pilih Create query in Design view
3). Dari form utama klik icon dan akan tampak form berikut :

4). Pilih Design View dan kemudian klik tombol OK

5). Pilih tabel yang ada dilanjutkan tekan tombol Add
6). Selanjutnya akan ditampilkan form Select Query
7). Isikan pada kolom-kolom yang ada dengan pilihan seperti contoh pada gambar berikut ini :

8
CRITC Coral Reef Information and Training Centers

8). Lihat hasilnya dengan klik icon dan tabel hasilnya seperti tampak pada gambar berikut :

9). Simpan query yang telah dibuat dengan nama QUERY1, dan tutup form query
10). Cara lain untuk membuat qurey, ikuti langkah 1 sampai 3, kemudian pada form New Query
pilih Simple Query Wizard dan akan ditampilkan form seperti berikut

11). Isikan pada text box Tables/Query dengan memilih tabel (pilih tabel : MASTER)
12). Pilih field-field yang akan ditampilkan dengan klik field yang ada pada list box sebelah kiri
diikuti klik tombol > yang ada di tengah-tengah form atau klik tombol >> untuk memilih
semua field
13). Klik tombol Next > untuk melanjutkan proses pembuatan query
14). Klik timbol Next > untuk proses berikutnya dengan pilihan Detail summary query
15). Isikan nama query baru dengan nama Q_MASTER, dan pilih Modify the query design dan
dilanjutkan klik tombol Finish untuk mengakhiri proses pembuatan query dan menapilkan
bentuk design form query atau pilih Open the query to view information dilanjutkan klik
tombol Finish untuk langsung menampilkan tabel hasilnya
Bentuk desain untuk query pada MS Access sudah dibuat sedemikian agar pengguna mudah
memahami dan menjalankan prosedurnya, namun sebenranya bahasa query mempunyai synthax
yang dapat dikenali oleh aplikasi database yang lain biasa ditulis secara command line query.
Bentuk synthax dasar bahasa query adalah :
SELECT nama field1, nama field2, nama field3, nama fieldn
FROM nama tabel

9
CRITC Coral Reef Information and Training Centers

16). Untuk melihat command line query pada query yang sudah dibuat, buka query Q_MASTER
dengan memilihnya kemudian klik icon
17). Posisikan kursor pada bidang tabel form (bagian atas), kemudian klik kanan mouse dan klik
menu SQL View

18). Selanjutnya akan ditampilkan query dalam bentuk command line seperti terdapat pada
gambar berikut ini :

19). Posisikan kursor pada active bar yaitu pada bagian atas atau pada sekitar tulisan Select Query,
klik kanan mouse dan klik menu Query Design untuk kembali ke bantuk query seperti
biasanya
20). Pilih beberapa kolom dengan menempatkan kursor pada bagian atas baris Field:, lalu hapus
kolom terpilih dengan menkan tombol Delete
21). Ulangi langkah 17, dan amati perubahan yang terjadi dan bandingkan dengan command line
sebelumnya yang terdapat pada gambar langkah 18 di atas

22). Buka file QUERY1, kemudian klik icon

23). Pada kolom Nama dan baris Sort: pilih Ascending

10
CRITC Coral Reef Information and Training Centers

24). Lihat hasilnya dengan klik icon

25). Ulangi langkah 10 hingga 13 dengan mengganti kolom Nama dengan kolom lain dan pilihan
Sort dari Ascending ke Descending, perhatikan perbedaan yang terjadi
26). Buka file QUERY1, kemudian klik icon , kemudian hilangkan (non-aktif) pilihan
Ascending maupun Descending dengan memilih Not Sorted.
27). Pada kolom Kota dan baris Criteria: ketik : Bekasi (artinya pilih data sesuai kriteria yaitu
kota tempat tinggal adalah Bekasi), dan lihat hasilnya
28). Ulangi langkah 15 namun ganti kriterianya yaitu pada kolom Nama dan pada baris Criteria:
ketik : >k (artinya pilih data dengan nama yang huruf awalnya setelah K), lihat hasilnya

11
CRITC Coral Reef Information and Training Centers

PELAJARAN 4

4. MEMBUAT LAPORAN/REPORT

Data-data yang dikumpulkan, dikelola dan diolah dalam suatu sistem database, tidak akan
berarti apa-apa apabila data tidak dapat diambil dan dilihat oleh orang yang
berkepentingan/pengguna. Data-data yang dihasilkan oleh database umumnya berupa data
tabular yang kadang-kadang susah dipahami oleh pengguna. Oleh karenanya sauatu
sistem database juga ditutuntut untuk dapat menampilkan hasil olahan data dalam bentuk
yang lebih menarik sehingga mudah dipahami.
MS Access sebagai suatu sistem database, mempunyai fasilitas menghasilkan
report/laporan. Bentuk dan format laporan cukup beragam, ada yang standar yang telah
disediakan, dan adapula yang dapat dikreasi sendiri oleh pengguna sesuai dengan
kebutuhan. Pada pelajaran kali ini akan diuraikan bagaimana membuat laporan sederhana
menggunakan MS Access.
1). Untuk membuat laporan/report baru, pada form utama pilih object Reprots
2). Kemudian pilih Create report in Design view
3). Dari form utama klik icon dan akan tampak form berikut :

4). Pilih Report Wizard (untuk membuat format laporan menurut standard yang ada pada MS
Access), kemudian pada combo box di bawahnya pilih nama tabel yang akan dibuat lapornnya
(misal : MASTER), klik OK untuk langkah berikutnya
5). Pilih field-field yang akan ditampilkan pada laporan dengan klik pada tombol > di bagian
tengah form, kemudian klik Next > untuk langkah berikutnya

6). Pada form berikutnya abaikan pertanyaan tentang level grouping dengan klik tombol Next >

12
CRITC Coral Reef Information and Training Centers

7). Pada form berikutnya pilih field Nama pada combo box no1 untuk mengurutkan data pada
field Nama dari huruf A ke Z, kemudian klik tombol Next >

8). Pada form pilihan bentuk layout pada kotak pilihan layout pilih Tabular, kemudian klik
tombol Next >

9). Pada form berikutnya klik tombol Next > untuk mengabaikan pilihan style laporan
10). Beri nama file laporan yang dibuat (misal : MASTER1), kemudian klik Finish, dan bentuk
tampilan laporan yang dibuat seperti berikut ini :

11). Ulangi langkah 3 sampai 8 dengan mengganati pilihan format layout yaitu Columnar, dan
beri nama laporan baru yang dibuat dengan nama : MASTER2. Jalankan dan amati perbedaan
hasil yang ditampilkan

13
CRITC Coral Reef Information and Training Centers

12). Langkah-langkah tersebut di atas dapat dipercepat dengan memilih menu AutoReport :
Columnar atau AutoReport : Tabular, dikuti pengisian nama tabel. Cara ini mudah namun
pengguna tidak bisa memilih field-field yang ingin ditampilkan dalam laporan.

14
CRITC Coral Reef Information and Training Centers

PELAJARAN 5

5. MEMBUAT FORM

Disamping kemampuan menampilkan data dalam bentuk laporan/report, MS Access juga

dilengkapi dengan fasilitas pembuatan Form untuk memudahkan pengguna melakukan
pemrrosesan database. Dengan adanya pembuat form ini pengguna dapat membuat kreasi
bentuk-bentuk tampilan yang familiar untuk entry data maupun yang lain dengan lebih
kreatif sesuai dengan selera dan kebutuhan.
1). Untuk membuat laporan/report baru, pada form utama pilih object Forms
2). Kemudian pilih Create report in Design view
3). Dari form utama klik icon dan akan tampak form berikut :

4). Pilih Form Wizard (untuk membuat format form menurut standard yang ada pada MS
Access), kemudian pada combo box di bawahnya pilih nama tabel yang akan dibuat lapornnya
(misal : MASTER), klik OK untuk langkah berikutnya
5). Pilih field-field yang akan ditampilkan pada laporan dengan klik pada tombol > di bagian
tengah form, kemudian klik Next > untuk langkah berikutnya

15
CRITC Coral Reef Information and Training Centers

6). Pada form pilihan bentuk layout pada kotak pilihan layout pilih Columnar, kemudian klik
tombol Next >

7). Pada form pilihan style klik tombol Next > untuk memilih form style Standard

8). Beri nama file laporan yang dibuat (misal : MASTER1), kemudian klik Finish

9). Form hasil yang dibuat dari langkah-langkah di atas seperti gambar berikut ini

16
CRITC Coral Reef Information and Training Centers

10). Untuk melihat data-data yang lain dilakukan dengan klik tombol > pada record navigator
yang teletak di bagian bawah atau mengetikkan nomor record pada text yang disediakan.
11). Untuk memasukkan data baru melalui form tersebut, klik tombol (add new) yang
terdapat deretan tombol navigator pada posisi paling kanan. Hasilnya semua text box akan
bersih, kemudian isikan tiap text box dengan data baru
12). Sedang untuk updating data atau edit kesalahan data, posisikan navigator pada record data
yang akan diubah. Kemudian klik pada text box yang akan diubah, dan ubah data dengan data
yang baru
13). Ulangi langkah 3 dan ganti pilihan format layout yaitu Auto Form: Columnar, dan beri nama
form baru yang dibuat dengan nama : MASTER2. Jalankan dan amati perbedaan hasil yang
ditampilkan

17
CORAL REEF REHABILITATION AND MANAGEMENT PROJECT
(COREMAP) Phase II
Coral Reef Information and Training Centers (CRITC)

MATERI PELATIHAN

Database Tingkat Menengah Menggunakan

Microsoft Access

ON THE JOB TRAINING

CORAL REEF MANAGEMENT INFORMATION SYSTEM (CRMIS)

CORAL REEF REHABILITATION AND MANAGEMENT PROGRAM (COREMAP LIPI)

CRITC Coral Reef Information and Training Centers

DAFTAR ISI

DAFTAR ISI .................................................................................................................................................. 2

PELAJARAN 1.............................................................................................................................................. 3
1. MEMBUAT FILE DATABASE.......................................................................................................... 3
PELAJARAN 2.............................................................................................................................................. 4
2. MEMBUAT TABEL ............................................................................................................................ 4
PELAJARAN 3.............................................................................................................................................. 6
3. MEMBUAT LOOKUP......................................................................................................................... 6
PELAJARAN 4.............................................................................................................................................. 9
4. MEMBUAT RELATIONSHIP ........................................................................................................... 9
PELAJARAN 5............................................................................................................................................ 10
5. MEMBUAT QUERY ......................................................................................................................... 10
5.1 SELEKSI DATA................................................................................................................................... 10
5.2 FUNGSI BUILT-IN QUERY .................................................................................................................. 12
5.3 CROSSTAB QUERY (TABULASI SILANG)............................................................................................. 14
PELAJARAN 6............................................................................................................................................ 16
6. INTEGRASI FORM & REPORT..................................................................................................... 16
6.1 MEMBUAT LAYOUT FORM INPUT DATA ............................................................................................ 16
6.2 MEMBUAT FORM REPORT ................................................................................................................. 19
6.3 INTEGRASI FORM & REPORT ............................................................................................................. 20

2
CRITC Coral Reef Information and Training Centers

PELAJARAN 1

1. MEMBUAT FILE DATABASE

1). Buka file database : LATIHAN.MDB

2). Selanjutnya akan ditampilkan form yang menanyakan jenis database yang akan dibuat. Pilih
Blank database untuk membuat database baru

3). Posisikan lokasi direktori pada C:\, kemudian buat folder/direktori baru untuk menempatkan
file database MS Access yang akan dibuat, dengan klik icon dan akan tampak tayangan
seperti berikut ini

4). Isikan pada text box yang tersedia dengan nama folder/direktori baru, misal : LATIHAN MS
ACCESS, kemudian klik OK

5). Isikan nama file database pada text box file name : LATIHAN, kemudian klik OK

3
CRITC Coral Reef Information and Training Centers

PELAJARAN 2

2. MEMBUAT TABEL

1). Dari menu utama pilih objects Tables, dilanjutkan memilih menu Create table in Design view
2). Klik icon yang terdapat pada menu bar di bagian atas

3). Pada form New Table pilih Design View dan klik OK
4). Isikan field name, data type, field size dan description pada tabel di bawah ini ke dalam table
structure form

Field Name Data Type Field Size Description

Nama Text 15 Nama karyawan

NIP Text 9 Nomor induk pegawai

Alamat Text 50 Alamat karyawan

Kota Text 20 Kota tempat karyawan tinggal

Tgl_lahir Date/Time - Tanggal lahir karyawan

Jns_kelamin Text 10 Jenis kelamin

Agama Text 9 Agama yang dianut

Pendidikan Text 12 Pendidikan terakhir

Kd_jbt Text 5 Kode jabatan

Gol Text 5 Golongan

Status Text 14 Status pernikahan

Anak Number - Jumlah anak

5). Simpan tabel yang baru dibuat dengan nama tabel : KARYAWAN
6). Pilih dengan klik pada field name NIP, klik kanan mouse dan pilih Primary Key untuk field
NIP menjadi key untuk tabel ini

4
CRITC Coral Reef Information and Training Centers

7). Ulangi langkah 1 5 untuk membuat tabel-tabel lain dengan nama tabel dan informasi
struktur data seperti pada tabel berikut :
Table 1: Golongan

Field Name Data Type Field Size Description

Gol Text 5 Golongan karyawan

Tnj_istri Number Long integer Tunjangan istri/suami

Tnj_anak Number Long integer Tunjangan anak

Uang_mkn Number Long integer Uang makan

Uang_lembur Number Long integer Lembur per jam

Askse Number Long integer Asuransi kesehatan

Table 2: Jabatan

Field Name Data Type Field Size Description

Kd_jbt Text 5 Kode Jabatan

Nama_jbt Text 20 Nama/posisi jabatan

Tnj_jbt Number Long integer Tunjangan jabatan

8). Isikan beberapa data/record pada tiap-tiap tabel yang telah dibuat.

5
CRITC Coral Reef Information and Training Centers

PELAJARAN 3

3. MEMBUAT LOOKUP

Lookup merupakan fasilitas untuk melihat data yang ada pada tabel lain (relasi dengan
tabel lain). Fungsi lookup ini untuk membantu pengguna dalam melakukan input data
dengan hanya memilih item tertentu di mana item tersebut berada pada tabel yang lain.
1). Buka tabel KARYAWAN, dan kemudian klik untuk membuka dan mengatur
struktur datanya
2). Yang akan kita tambahkan lookup adalah field Gol. Untuk membuat lookup klik pada field
name Gol dan pada data type pilih Lookup Wizard

3). Kemudian akan ditampilkan form Lookup Wizard, pilih yang atas untuk mengisi lookup dari
tabel yang sudah ada, kemudian klik Next >

4). Pilih Tables pada pilihan View dan klik pada listbox Table: GOLONGAN, kemudian klik
Next >

6
CRITC Coral Reef Information and Training Centers

5). Pilih filed yang diisikan dalam lookup yaitu Gol dengan klik tombol > pada bagian tengah,
kemudian klik tombol Next >

6). Pada form pilihan sortasi data, pada text box no. 1 pilih dan tombol sebelah kanan Ascending,
kemudian klik tombol Next >

7). Pada form berikutnya ditanyakan apakah ada pengubahan ukuran kolom (wide) lookup,
abaikan dengan klik tombol Next >

8). Isikan nama label kolom lookup pada text box yang disediakan, kemudian klik tombol Finish
> untuk mengakhiri pembuatan lookup wizard

7
CRITC Coral Reef Information and Training Centers

9). Buka tabel KARYAWAN, isikan beberapa record data. Pada field Golongan klik maka akan
muncul pilihan lookup seperti pada gambar di bawah. Pilih salah satu item untuk mengisi data
golongan

10). Ulangi langkah 1 9 dengan mengganti field yang akan diisi lookup-nya yaitu Kd_Jbt dan
sebagai tabel relasinya adalah tabel JABATAN. Pastikan isikan dulu beberapa record pada
tabel JABATAN. Hasilnya seperti gambar di bawah ini :

11). Untuk membuat lookup tidak dengan relasi tabel lain, ulangi langkah 1 3 dengan mengganti
field yang akan diisi lookup-nya yaitu Agama dan form pilihan pengisisn kolom (langkah 3)
pilih yang bawah : I will type in the values than I want, kemudian akan tampak form seperti
berikut :

12). Isikan pada kolom Col1 nama agama (seperti pada gambar di atas), kemudian klik tombol
Finish untuk mengakhiri proses lookup wizard

8
CRITC Coral Reef Information and Training Centers

13). Buka tabel KARYAWAN, isikan beberapa record data. Pada field Agama klik maka akan
muncul pilihan lookup seperti pada gambar di bawah. Pilih salah satu item untuk mengisi data
agama

14). Tambhkan beberapa record data dalam tabel tersebut dengan memanfaatkan fasilitas lookup
yang telah dibuat

PELAJARAN 4

4. MEMBUAT RELATIONSHIP

1). Dari halaman utama pilih menu Tools, dilanjutkan memilih sub-menu Relationship

9
CRITC Coral Reef Information and Training Centers

2). Pilih tabel KARYAWAN, GOLONGAN dan JABATAN kemudian klik tombol Add untuk
menambahkan tabel ke dalam form relationship. Form relationship yang akan muncul adalah
seperti berikut :

3). Buat relationship antara ketiga tabel tersebut dengan key-field : Field Golongan pada tabel
KARYAWAN berelasi dengan field Gol pada tabel GOLONGAN, dan field Kd_jbt pada
tabel KARYAWAN berelasi dengan field Kd_jbt pda tabel JABATAN. Sehingga bentuk
relationship yang terjadi seperti berikut ini :

4). Tutup form relationship, dan simpan hasil perubahan yang terjadi

PELAJARAN 5

5. MEMBUAT QUERY

5.1 Seleksi Data

1). Dari menu utama pilih objects Queries, dilanjutkan memilih menu Create query in Design
view

10
CRITC Coral Reef Information and Training Centers

2). Klik icon yang terdapat pada menu bar di bagian atas
3). Pilih Design View dan kemudian klik tombol OK
4). Pilih tabel yang ada (misal : KARYAWAN, GOLONGAN, JABATAN) dilanjutkan tekan
tombol Add
5). Isikan pada kolom field di bagian bawah dengan field-field terpilih : Tabel KARYAWAN :
field Nama, NIP, GOL, Kd_jbt; dari tabel JABATAN pilih field : Nama_jbt; dari tabel
GOLONGAN pilih field : Tunj_istri, Tunj_anak, Uang_mkn, Uang_Lembur, Askes. Simpan
query sebagai : QUERY1

6). Kemudian klik icon atau klik icon untuk mengeksekusi query dan hasilnya seperti
terdapat pada gambar di bawah ini :

7). Ulangi langkah 1 sampai 5, namun dengan adanya penambahan kriteria pada query yang
dibuat. Pada kolom field GOL ketik pada baris Criteria : < IIIC (hanya yang bergolongan
kurang dari IIIC yang ditampilkan). Simpan query sebagai : QUERY2
8). Klik icon atau icon untuk mengeksekusi query. Perhatian hasilnya dan lihat
perbedaannya dengan hasil pada langkah 6
9). Klik icon untuk membuat query baru
10). Pilih tabel yang ada (misal : KARYAWAN, GOLONGAN, JABATAN) dilanjutkan tekan
tombol Add
11). Isikan pada kolom field di bagian bawah dengan field-field terpilih : Tabel KARYAWAN :
field Nama, NIP, GOL; dari tabel JABATAN pilih field : Nama_jbt; dari tabel GOLONGAN
pilih field : Tunj_istri, Tunj_anak, Uang_mkn, Uang_Lembur, Askes. Simpan query sebagai :
QUERY3
12). Kita akan menghitung gaji yang diterima tiap karyawan yaitu dari penjumlahan tunjangan dan
uang makan, lembur serta Askes yang besarnya beda tiap golongan. Arahkan kursor pada

11
CRITC Coral Reef Information and Training Centers

kolom terakhir pada baris Field:, kemudian klik kanan mouse dan nampak popup menu
seperti gambar berikut ini :

13). Pada popup menu klik Build, dan selanjutknya akan tampak form Expression Builder
seperti berikut :

14). Isikan pada text box paling atas GAJI : , kemudian klik folder Tables pada list box paling
kiri, kemudian klik nama tabel (GOLONGAN). Selanjutnya klik ganda pada field Tnj_istri
pada list box tengah. Lalu klik tombol + (tambah). Ikuti dengan klik ganda pada field-field :
Uang_mkn, Uang_lembur, Akses.
15). Untuk field Tnj_Anak ada perlakuan khusus mengingat bersarnya tunjangan anak bergantung
pada jumlah anak untuk tiap karyawan. Maka untuk menambah besarnya tunjangan anak-
setelah langkah 14 ketik peritah berikut : + ([KARYAWAN]![Anak] *
[GOLONGAN]![Tnj_Anak]). Kemudian klik tombol OK
16). Klik icon atau icon untuk mengeksekusi query

5.2 Fungsi Built-In Query

Built-in query merupakan sekumpulan perintah yang baku dan hanya digunakan untuk
operasi data menggunakan SQL/query
17). Buat query baru dengan memilih dari satu tabel (misal : KARYAWAN)
18). Simpan query yang baru dibuat dengan nama Q_BUILT
19). Isikan semua field yang ada pada tabel KARYAWAN ke kolom-kolom query

12
CRITC Coral Reef Information and Training Centers

20). Posisikan kursor pada field paling kanan (yang masih kosong), kemudian klik kanan mouse
dan pilih menu Build

21). Kemudian akan ditampilan form Expression Builder .Ketik pada text box pada bagian atas
dengan tulisan : Name :
22). Klik ganda pada folder Functions yang terdapat pada text box paling kiri
23). Klik pada sub-folder Built-In Functions yang terdapat ddalam folder Functions
24). Pilih menu dengan klik UCase yang terdapat pada list box paling kanan untuk membuat text
yang ditampilkan dengan huruf kapital (besar)
25). Hapus tulisan yang terdapat diantara tanda kurung setelah tulisan UCase
26). Klik pada folder Tables kemudian klik ganda pada field Nama yang terdapat pada list box
tengah, seperti gambar di bawah ini :

27). Klik tombol OK, dan simpan query serta eksekusi query tersebut lihat hasilnya pada field
Nama
28). Panggil Q_BUILT, ulangi langkah 20 26 dengan mengganti fungsi query UCase dengan
mengisikan synthax dari tiap-tiap fungsi yang ada pada tabel berikut ini. Dan bandingkan
hasilnya dari tiap built-in fungsi

Fungsi Syntax Keterangan

LCase Name : LCase([KARYAWAN]![Nama]) Membuat huruf kecil

Left Name : Left([KARYAWAN]![Nama],6) Memilih 6 karakter dari kiri

Right Name : Right([KARYAWAN]![Nama],10) Memilih 10 karakter dari kanan

Mid Name : Mid([KARYAWAN]![Nama],4,5) Memilih 5 karakter pd posisi

karakter ke 4

Len Name : Len([KARYAWAN]![Nama]) Jumlah semua karakter

13
CRITC Coral Reef Information and Training Centers

Now Tanggal : Now Mengisi dengan waktu skrg

Trim Name : Trim ([KARYAWAN]![Nama]) Menghapus digit kosong di

sebelah kiri dan kanan

LTrim Name : LTrim ([KARYAWAN]![Nama]) Menghapus digit kosong di

sebelah kiri

RTrim Name : RTrim ([KARYAWAN]![Nama]) Menghapus digit kosong di

sebelah kanan

5.3 Crosstab Query (Tabulasi silang)

29). Untuk membuat suatu crosstab ikuti langkah berikut, buat query baru (langkah 1 - 2) dan akan
ditampilkan form New Query

30). Pilih Crosstab Query Wizard, dilanjutkan klik tombol OK dan akan tampil form :

31). Pilih Tables pada View option, kemudian pilih nama tabel KARYAWAN pada list box,
dilanjutkan klik tombol Next >

14
CRITC Coral Reef Information and Training Centers

32). Pilih nama field Golongan yang akan ditampilkan sebagai key field dengan cara klik nama
field pada list box kiri dan klik tombol > . Pada bidang Sample: ditampilkan posisi field yang
dipilih dalam tabel crosstab yang akan dibuat. Kemudian klik tombol Next > untuk proses
berikutnya

33). Selanjutnya pilih field yang akan menjadi column heading (judul kolom) dalam hal ini dipilih
field Jns_Kelamin. Pada bidang Sample: ditampilkan posisi field yang dipilih sebagai column
heading dalam tabel crosstab yang akan dibuat. Kemudian klik tombol Next > untuk proses
berikutnya
34). Pada bidang Sample: ditampilkan posisi field yang dipilih dalam tabel crosstab yang akan
dibuat. Kemudian klik tombol Next > untuk proses berikutnya

35). Pada form berikutnya pilih Nama pda pilihan Fields: dan Count pada pilihan Function: untuk
menghitung jumlah item/record sesuai dengan column heading dan row heading

15
CRITC Coral Reef Information and Training Centers

36). Isi nama crosstab query dengan CROSS1 dan pilih Modify the design (untuk melihat bentuk
design query), dilanjutkan klik tombol Finish. Hasilnya adalah form crosstab query design
seperti gambar berikut

37). Apabila crosstab query tersebut dikesekusi maka hasilnya berupa tabel seperti tampak pada
gambar berikut ini :

38). Perhatikan posisi row heading ditempati oleh field Golongan dan column heading oleh field
Jns_kelamin yang terdiri dari Laki-laki dan Perempuan. Tabel tersebut menunjukkan berapa
karyawan laki-laki dan perempuan untuk setiap golongan dan ditunjukkan pula jumlah total
karyawan yang terdapat pada kolom Total of Nama
PELAJARAN 6

6. INTEGRASI FORM & REPORT

Untuk mempermudah dalam pengelolaan database, dalam MS Access pengguna

dimungkinkan membuat aplikasi-aplikasi sederhana yang dapat membantu mempercepat
pemrosesan data. Integrasi antara form dan report merupakan salah satu upaya membuat
apliaksi sederhana di mana pengguna dapat membuat kreasi sendiri dalam penampilan
data-data yang dimiliki.

6.1 Membuat Layout Form Input Data

1). Untuk membuat form input data digunakan tabel yang sudah ada dan langkah-langkahnya :
Pilih object Forms dan klik icon

16
CRITC Coral Reef Information and Training Centers

2). Dari form New Form pilih AutoForm: Columnar dan tabelnya : KARYAWAN dan kemudian
klik tombol OK
3). Bentuk tampilan input form untuk Karyawan akan ditampilkan. Simpan form tersebut dengan
tekan tombol Ctrl+S dan seimpan dengan nama F_KARYW
4). Ubah bentuk tampilan dan atur posisi komponen-komponen dengan klik icon
Dan akan ditampilkan form design seperti gambar berikut :

5). Perlebar bidang Detail dengan memposisikan kursor di atas bar Form Footer, kemudian klik
dan tekan serta geser ke bawah dan lepaskan pada posisi yang dikehendaki
6). Pindahkan caption Status beserta dengan text box data status ke bawah caption Golongan
dengan memposisikan kursor pada caption tulisan Satus lalu klik tekan dan geser ke bawah
tulisan Golongan. Lakukan hal tersebut juga untuk caption Anak
7). Buat judul (header) untuk form ini dengan melebarkan bidang Form Header yang terletak di
atas bidang Detail caranya dengan memposisikan kursor di atas bar Detail. Kemudian klik
dan tekan serta geser ke bawah lebar yang dikehendaki

8). Pilih tool komponen Label yang terdapat pada form Toolbox seperti gambar berikut:

Label

9). Lalu buat label pada bidang Form Hedaer dengan klik laku tekan dan geser dan kemudian
lepas
10). Kemudian ketik judul form ini misalnya : DATA KARYAWAN
11). Ubah properties fontnya (jenis font, size, warna) sesuai selera

17
CRITC Coral Reef Information and Training Centers

12). Simpan perubahan layout form data karyawan tersebut. Untuk melihat hasilnya klik icon
dan hasilnya seperti gambar berikut ini :

13). Tambahkan komponen lain untuk membuat tombol-tombol penghubung. Pilih Command
button (tombol perintah)

Command button

14). Posisikan komponen tersebut pada kanan bawah. Dan setelah komponen diletakkan pada
posisi yang diinginkan kemudian akan muncul form yang meminta konfirmasi jenis perintah
yang diinginkan berikut :

18
CRITC Coral Reef Information and Training Centers

15). Pada list box kiri pilih Form Operation dan pada box kanan pilih Close Form artinya tombol
tersebut bila ditekan akan menutup form yang sedang aktif, kemudian tekan tombol Next >
untuk konfirmasi selanjutnya

16). Pilih Text kemudian ketik tulisan Tutup pada text box disampingnya bila tombol tersebut
hanya berisi tulisan. Lihat contoh sample hasilnya pada bidang sebelah kiri

17). Beri nama komponen tombol perintah yang baru dibuat. Kemudian klik tombol Finish untuk
mengakhirinya dan hasilnya seperti gambar berikut ini

6.2 Membuat Form Report

18). Untuk membuat form report langkahnya : Pilih object Reports dan klik icon

19
CRITC Coral Reef Information and Training Centers

19). Dari form New Form pilih AutoReport: Tabular dan tabelnya : KARYAWAN. Kemudian
klik tombol OK
20). Bentuk tampilan form report Karyawan akan ditampilkan. Simpan form tersebut dengan tekan
tombol Ctrl+S dan seimpan dengan nama Rp_KARYW

21). Ulangi langkah 18 20 untuk membuat form report untuk tabel-tabel JABATAN,
GOLONGAN dan tabel lain yang telah dibuat
Setelah form report dibuat maka selanjutnya dapat dibuat integrasi antara form input
dengan form report/laporan artinya dari form input dimungkinkan untuk melihat (report
preview) dan mencetak report .
6.3 Integrasi Form & Report
22). Untuk menambahkan tombol perintah pembuatan report, ulangi langkah 13 -14
23). Pilih Report Operations pada list box Categories: dan pilih Preview Report pada list box
Actions: , kemudian klik tombol Next >

24). Pilih Report Operations pada list box Categories: dan pilih Preview Report pada list box
Actions: , kemudian klik tombol Next >

20
CRITC Coral Reef Information and Training Centers

25). Selanjutnya ditampilkan daftar nama form report yang akan di lihat/cetak, pilih nama form
report kemudian klik tombol Finish untuk mengakhiri. Bila form diaktifkan maka hasilnya
seperti gambar di bawah ini

26). Untuk menambahkan tombol perintah mencetak report (print) ulangi langkah 22 - 23, pilih
Report Operations pada list box Categories: dan pilih Print Report pada list box Actions: ,
kemudian klik tombol Next >
27). Selanjutnya pada tampilkan daftar nama form report klik tombol Finish untuk mengakhiri.
Bila form diaktifkan hasilnya seperti gambar berikut

28). Ulangi semua langkah di atas (1 27) untuk tabel-tabel yang lain (JABATAN, GOLONGAN
dn tabel lain yang telah dibuat). Dan jangan lupa untuk selalu menyimpan hasil perubahan
yang terjadi

21
CRITC Coral Reef Information and Training Centers

22