Manual Mutu Sukarami
Manual Mutu Sukarami
No.Dok :
No.Revisi : 00
PEDOMAN
Tanggal : Januari 2016
Halaman : 1/8
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Puskesmas merupakan pusat penggerak pembangunan berwawasan kesehatan,
pusat pemberdayaan masyarakat dalam kemandirian hidup sehat, pusat Pelayanan
Kesehatan Strata Pertama. Untuk dapat melaksanakan fungsi tersebut, maka perlu ditunjang
sarana dan prasarana yang memadai, berupa sarana fisik (bangunan gedung, peralatan medis
maupun non medis) serta sumber daya manusia. Selain itu, agar dapat melaksanakan fungsi
Puskesmas sebagaimana mestinya, harus ditunjang dengan manajemen yang baik, dimana
diperlukan perencanaan yang jelas, strategi pelaksanaan yang terarah. Demikian juga
diperlukan pengawasan, pengendalian, penilaian dan evaluasi terhadap semua kegiatan
Puskesmas.
Menghadapi tantangan era globalisasi dalam persaingan bebas dan ketat, maka perlu
peningkatan mutu pelayanan kesehatan di Puskesmas agar bisa memenuhi tuntutan sesuai
standar Akreditasi. Pedoman mutu ini akan menjadi pedoman Puskesmas dalam
menyelenggarakan kegiatan pelayanan secara berdaya guna dan berhasil guna, serta
menjelaskan secara garis besar sistem manajemen mutu Puskesmas Sukarami. Pedoman
/Manual mutu Puskesmas Sukarami ini dibuat dengan tujuan menjelaskan secara garis
besar sistem manajemen mutu Puskesmas Kecamatan Sukarami.
Puskesmas Sukarami berdiri sejak tahun 1991 dengan nama Puskesmas Sukarami dimana
tanahnya merupakan tanah hibah dari .................. dengan wilayah kerja Kecamatan
Pada tahun 2012 Gedung Puskesmas ini direhab dengan dana APBN. Tahun 2012. Dan
pada bulan januari tahun 2013 Puskesmas Sukarami diresmikan untuk pemakaian gedung
baru.
Pada tahun 2015 banyak pencapaian yang diraih Puskesmas yaitu diterimanya sertifikasi ISO
9001: 2008 dari Auditor NQA Palembang hal ini menunjukkan bahwa Puskesmas Sukarami
dekat dengan pasar, tepatnya di jalan Kebun Bunga RT.36/05, Kelurahan Kebun Bunga , Kecamatan
Sukarami
1.Kondisi Geografis
a.Batas Wilayah
wilayah bisa ditempuh dengan jalur darat.berdekatan dengan perkantoran seperti kantor Camat
Letak Puskesmas Sukarami yang berada kira-kira 500m dari tepi jalan kol.H.Burlian dan
tidak dilewati oleh jalur kendaraan umum,maka pengunjung Puskesmas harus menggunakan
b.Luas Wilayah
Puskesmas Sukarami mempunyai wilayah kerja meliputi 2 kelurahan yaitu Kelurahan Kebun
NO KELURAHAN LUAS
2 Sukarami 800 ha
Total 1.550 ha
2.Keadaan Demografi
Berdasarkan hasil pendataan dari Kelurahan dan Kecamatan , jumlah penduduk diwilayah
3.Sosial Ekonomi
Berdasarkan keadaan sosial ekonominya,
a.Pendidikan
c.Agama
Sebagian besar penduduk yang berada diwilayah kerja Puskesmas Sematang Borang
1.Posyandu
2.Posbindu Lansia
1. Visi
Tercapainya Masyarakat Sehat Diwilayah Kecamatan Sukarami Menuju
Palembang Sehat
2. Misi
1. Menjadikan kualitas SDM yang Profesional
2. Meningkatkan Sistem Pelayanan yang bermutu
3. Memberdayakan masyarakat agar berprilaku sehat secara optimal dan
mandiri
4. Meningkatkan sarana dan prasarana sesuai dengan standar dan bermutu
f. Budaya Kerja
SENYUM : Senantiasa menampilkan keramahan dalam memberikan pelayanan.
USAHA TERBAIK : Melakukan pelayanan kesehatan.
KOMUNIKATIF : Mampu memberikan informasi kesehatan kepada masyarakat dengan
benar.
AMAN : Dalam memberkan pelayanan selalu mengutamakan keamanan baik untuk diri
petugas,pasien dan lingkungan kerja.
RAPI : Berpenampilan rapi diri dan rapi lingkungan tempat.
AKTIF : Dalam melaksanakan tugas selalu didasari atas keyakinan dan penuh percaya diri
bahwa apa yang dilaksanakan akan membawa kemajuan dan manfaat baik ke intern
maupun ke ekstern.
MELAYANI: Memberikan pelayanan kesehatan yang merata tanpa membedakan status
sosial,suku,ras,serta agama.
INOVATIF : Usaha untuk mendayagunakan pemikiran dan kemampuan imajinasi dalam
menghasilkan pelayanan yang baik bagi pasien.
2. Kebijakan Mutu
a. Kami jajaran pengelola dan seluruh Karyawan Puskesmas Sukarami berkomitmen
memberikan layanan yang bermutu, adil, dan inovatif demi terwujudnya derajat kesehatan
masyarakat yang optimal.
b. Kami jajaran pengelola dan seluruh Karyawan Puskesmas Sukarami berkomitmen untuk
memberikan pelayanan berkualitas dan professional yang berorientasi pada pelanggan
,memperhatikan keselamatan pelanggan dan mengadakan perbaikan serta peningkatan mutu
pelayanan secara kontinu dan berkesinambungan.
3. Proses Pelayanan
a. Penyelenggaraan Upaya Kesehatan Masyarakat (UKM) adalah setiap kegiatan untuk
memelihara dan meningkatkan kesehatan serta mencegah dan menanggulangi timbulnya
masalah kesehatan dengan sasaran keluarga, kelompok, dan masyarakat. Jenis pelayanan
UKM dibedakan menjadi 2 kelompok yaitu:
1. UKM Essensial
Merupakan UKM wajib dilaksanakan terdiri dari:
- Promkes ( termasuk UKS)
- Pelayanan kesehatan lingkungan
- Pelayanan kesehatan ibu, anak dan KB
- Pelayanan gizi
- Pelayanan pencegahan dan pengendalian penyakit
2. UKM Pengembangan
Merupakan upaya kesehatan masyarakat yang kegiatannya memerlukan upaya
yang sifatnya inovatif, disesuaikan prioritas masalah kesehatan di wilayah kerja
dan SDM yang tersedia di Puskesmas. UKM pengembangan terdiri dari:
- Pelayanan kesehatan jiwa
- Pelayanan kesehatan gigi masyarakat
- Pelayanan kesehatan olah raga
- Pelayanan kesehatan tradisional
- Pelayanan kesehatan indra
- Pelayanan ksehatan lansia
- Pelayanan kesehatan lain
Tabel 3.6 UKM PENGEMBANGAN
Kesehatan Lingkungan
Gizi
Pendaftaran
Poli Umum
Poli Lansia
Poli KIA-KB
Ruang Tindakan
Ruang Promkes
Ruang Persalinan
Pelayanan Laboratorium
Pelayanan Obat
9. Rekaman
Rekaman adalah suatu dokumen yang menyatakan bahwa sesuatu hasil telah
dicapai atau suatu bukti kegiatan telah dilaksanakan, (ISO 9000:2005)
10. Efektivitas
Efektivitas adalah suatu ukuran yang menyatakan seberapa jauh target
(kuantitas,kualitas dan waktu) telah tercapai. Dimana makin besar persentase
target yang dicapai, makin tinggi efektivitasnya, (Hidayat ;1986)
11. Efisiensi
Efisiensi adalah menurut H. Emerson : perbandingan yang terbaik antara input
dan output, antara keuntungan dengan biaya, antara hasil pelaksanaan dengan
sember-sumber yang digunakan dalam pelaksanaan, seperti halnya juga
maksimum yang dicapai dengan penggunaan sumber yang terbatas. (Drs.
Soewarno Handayaningrat,Pengantar Studi Ilmu Administrasi dan Manajemen,
1990, hal 15)
12. Proses
Proses adalah serangkaian kegiatan yang saling terkait atau berinteraksi yang
mengubah input menjadi output (https://id.m.wikipedia.org)
13. Sasaran mutu
Sasaran mutu adalah target dari masing-masing bagian/departemen yang ingin
dicapai dalam jangka waktu tertentu (https://sertifikaso.wordpress.com)
14. Perencanaan mutu
Perencanaan mutu adalah aktivitas pengembangan produk dan proses yang
dibutuhkan untuk memenuhi kebutuhan pelanggan (fitrielek.blogspot.com)
15. Kebijakan mutu
Kebijakan mutu adalah kebijakan resmi dan tertulis dari manajemen perusahaan
tentang komitmen perusahaan dalam memperhatikan dan mempertimbangkan
aspek-aspek mutu dalam aktifitas keseharian organisasi (konsultaniso.web.id)
16. Sarana
Sarana adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat mencapai maksud
dan tujuan (kbbi.web.id)
17. Prasarana
Prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama
terselenggaranya suatu proses (kbbi.web.id)
BAB II
Sistem Manajemen Mutu dan Sistem Penyelenggaraan Pelayanan
A. Persyaratan Umum
Upaya peningkatan mutu dan kinerja pelayanan yang dilakukan melalui membangun
sistem manajemen mutu, penyelenggaraan upaya kesehatan masyarakat dan sistem
pelayanan klinis Puskemas Sematang Borang Kota Palembang menetapkan,
mendokumentasikan, memelihara sistem manajemen mutu sesuai dengan standar akreditasi
Puskesmas. Sistem ini disusun untuk memastikan telah diterapkannya persyaratan
pengendalian terhadap proses-proses penyelenggaraan pelayanan kepada masyarakat baik
penyelenggaraan upaya Puskesmas maupun pelayananan klinis, yang meliputi kejelasan
proses pelayanan dan interaksi proses dalam penyelenggaraan pelayanan, kejelasan
penanggungjawab, penyediaan sumber daya, penyelenggaraan pelayanan itu sendiri mulai
dari perencanaan yang berdasarkan analisis hasil survey kebutuhan masyarakat/pelanggan
baik internal maupun eksternal, verifikasi terhadap rencana yang disusun, pelaksanaan
pelayanan, dan verifikasi terhadap proses pelayanan dan hasil-hasil yang dicapai,
monitoring dan evaluasi serta upaya penyempurnaan yang berkesinambungan.
B. Pengendalian Dokumen
Secara umum dokumen-dokumen dalam sistem manajemen mutu yang disusun meliputi : (1)
dokumen level 1, dokumen kebijakan berupa SK; (2)dokumen level 2,
pedoman/manual/panduan; (3) dokumen level 3, standard operational procedure; (4) dokumen
level 4, rekaman-rekaman sebagai catatan akibat pelaksanaan kebijakan, pedoman, dan prosedur.
Pengendalian dokumen di Puskesmas Sematang Borang dibagi menjadi dua yaitu
pengendalian dokumen perkantoran dan pengendalian dokumen akreditasi.
Surat masuk adalah surat yang berasal dari luar unit Puskesmas.
Keterangan
2) Surat Masuk
Surat masuk diterima oleh di unit tata usaha Puskesmas yang langsung
dibukukan kedalam buku agenda surat masuk. Kemudian diteruskan ke
Koordinator Tata Usaha. Surat yang bersifat tindak lanjut segera diberikan
lembaran disposisi yang di beri nomor sesuai nomor agenda diteruskan ke
Pimpinan Puskesmas Sematang Borang. Setelah Pimpinan mengisi
disposisi dikembalikan ke Tata Usaha untuk diarsipkan (diagendakan), dan
akan diteruskan ke orang yang didisposisikan dengan batas waktu
maksimal 1 hari. Sedangkan surat yang bersifat pemberitahuan akan
ditempelkan dipapan informasi puskesmas /disampaikan dalam
komunikasi Internal.
Format : 440/XX/PKM-SB/XXXX
Contoh Format : 440/10/PKM-SB/2015
Keterangan
440 : Nomor Kode Surat
10 : Nomor Surat Keluar
PKM-SB : Nama Puskesmas
2015 : Tahun Surat Masuk Ke Puskesmas
2) Surat Keluar
Adapun alur mengenai surat keluar sebagai berikut :
Konsep surat keluar terlebih dahulu dikoreksi oleh Koordinator TU.
Kemudian dilanjutkan ke Pimpinan Puskesmas untuk di cek (Merubah/
Menambah jika ada) selanjutnya ditanda tangani oleh Pimpinan
Puskesmas. Setelah itu dikembalikan ke Tata Usaha untuk
didokumentasikan dengan penomoran dan dikirim ke alamat yang dituju
oleh ekspeditor. (pengarsipan& buku eskpedisi)
4) Penyimpanan Dokumen Perkantoran
1) Dokumen Rekam Medis inaktif wajib disimpan sekurang kurangnya lima
(5) tahun untuk family Folder, untuk status RM sementara dua (2) Tahun,
terhitung dari tanggal terakhir pasien berkunjung, setelah batas waktu
sebagaimana dimaksud diatas dilampaui, dan Pasien Meninggal rekam
medis dapat dimusnahkan, kecuali persetujuan tindakan dan persetujuan
lain harus disimpan dengan jangka waktu (10) tahun, terhitung dari tanggal
kunjungan.
2) Sistem penyimpanan resep yang telah dilayani di puskesmas harus
dipelihara dan disimpan minimal dua (2) tahun.
3) Administrasi dan manajemen (Admen) menyimpan master dokumen
semua kelompok pelayanan dan upaya.
4) Petugas memasukkan dokumen dalam file folder yang ada diantaranya
folder rujukan, folder surat tugas, folder surat masuk, folder surat keluar.
Keterangan :
A : Kode Admen
I : Bab I
SK : Surat Keputusan
2016 : Tahun 2016
001 : Nomor Urut SK
Keterangan :
A : Kode Admen
I : Bab I
SOP : Standar Operasional Prosedure
2016 : Tahun 2016
001 : Nomor Urut SOP
c) Setiap dokumen masuk dalam kelompok / klasifikasi Bab :
Admen : Bab I, Bab II atau Bab III
Program / UKM : Bab IV, Bab V, Bab VI
Yannis : Bab VII, Bab VIII, Bab IX
(1) Kode Bab Administrasi Manajemen
Bab I : (A/I)
Bab II : (A/II)
Bab III: (A/III)
(2) Kode Bab Program / UKM
Bab IV : (U-P/IV)
Bab V : (U-P/V)
Bab VI : (U-P/VI)
Apabila dari Program Puskesmas dengan ditambahkan upaya
(contoh upaya KIA= U-KIA, Program promkes = P-Promkes,
dan lain- lain),
c. Pemberlakukan
Pemberlakuan dokumen setelah ditandatangani oleh Pimpinan Puskesmas.
d. Distribusi
Copy dokumen akreditasi didistribusikan oleh admen dan disimpan pada
masing masing kelompok pelayanan dengan diberi cap Terkendali,
Dokumen yang didistribusikan ke masing masing kelompok pelayanan
dicatat dalam buku distribusi dokumen terkendali, yang berisi informasi
tentang jenis dokumen, nomor dokumen, copy ke- dan distribusi ke-.
2) PROGRAM / UKM
Warna Map : Kuning (disatukan perkriteria dariinstrumen
Akreditasi)
Keranjang Dokumen : Kuning
3) YANNIS/UKP
Warna Map Dokumen : Hijau (di satukan per kriteria dariinstrumen
Akreditasi)
Keranjang Dokumen : Hijau
f. Pencarian kembali
Pencarian kembali dilakukan dengan mengidentifikasi penomoran dokumen
akreditasi.
PENUTUP
ini, diharapkan bahwa proses pelaksanaan sistem manajemen mutu baik dalam
yang sudah dibuat. bahwa Pelayanan yang disediakan oleh Puskesmas Sematang
identifikasi kebutuhan dan harapan, monitoring dan evaluasi serta tindak lanjut
pelayanan.
berkelanjutan.