Anda di halaman 1dari 5

D-311

PENERAPAN SUPPLY CHAIN


MANAGEMENT SISTEM INFORMASI
PERSEDIAAN OBAT BERBASIS WEB
Ali Ibrahim1 , Deni Dian Ismawan2
1,2
Program Studi Sistem Informasi Fakultas Ilmu Komputer Universitas Sriwijaya
Email: aliibrahim@ilkom.unsri.ac.id

Abstract--Pharmacies of Mother Farma Rawa Bening is I. PENDAHULUAN


one of the pharmacies located in the district of East OKU Teknologi informasi merupakan teknologi
which aims to improve public access to drug services berkembang pesat, memberikan manfaat yang besar bagi
aimed at all segments of society, even health workers kehidupan manusia, ini disebabkan oleh kemudahan yang
such as a physician practice clinics. These pharmacies diberikan baik dari segi pengolahan data maupun
requires good stock management in order to manage penyajian informasi persediaan barang yang diberikan
inventory to consumers appropriately. Therefore, a sistem informasi yang ada pada organisasi, instansi atau
computerized system that is supported by the supporting perusahaan [1]. Teknologi informasi pada hakikatnya
method chosen to manage the process of medicines in adalah alat untuk mendapatkan nilai tambah dalam
pharmacies of Mother Farma Rawa Bening to ensure menghasilkan suatu informasi yang cepat, lengkap, akurat,
supplies can meet existing needs. One method that can be transfaran dan mutakhir [2]. Apotek Bunda Farma Rawa
used in the management of the inventory is a method of Bening merupakan salah satu Apotek yang berada di
supply chain management (Supply Chain Management). Kabupaten OKU Timur yang bertujuan untuk
The system developed is a drug inventory information meningkatkan akses masyarakat terhadap pelayanan obat
system using the concept of Supply Chain Management yang ditujukan untuk semua golongan masyarakat, bahkan
are making use some software like MySQL and XAMPP. petugas kesehatan seperti klinik praktek dokter sekalipun.
Keywords: Supply Chain Management, Information Demi berupaya untuk meningkatkan kualitas dalam
System, Drug Inventory Information pelayanan terhadap pelanggan, dalam menghadapi
System, Pharmacies. ketatnya persaingan dengan apotek lain menuntut pihak
manajemen apotek untuk menerapkan strategi yang tepat
Abstrak--Apotek Bunda Farma Rawa Bening merupakan demi mendukung proses bisnisnya.
salah satu Apotek yang berada di Kabupaten OKU Timur Apotek Bunda Farma merupakan sebuah apotek
yang bertujuan untuk meningkatkan akses masyarakat yang memiliki banyak pelanggan khususnya daerah
terhadap pelayanan obat yang ditujukan untuk semua Kabupaten OKU Timur, dimana apotek ini juga
golongan masyarakat, bahkan petugas kesehatan seperti memberikan pelayanan resep dokter, menyediakan
klinik praktek dokter sekalipun. Apotek ini memerlukan persediaan obat untuk klinik- klinik yang ada didaerah
manajemen persediaan obat yang baik agar dapat khususnya OKU Timur, Praktek pribadi Dokter, Bidan,
mengelola persediaan ke konsumen secara tepat. Oleh dan juga masyarakat setempat. Berdasarkan hasil
karena itu, sebuah sistem terkomputerisasi yang pengamatan dan wawancara dengan manajemen Apotek
didukung dengan metode penunjang yang dipilih dalam Bunda Farma Rawa Bening bahwa didalam sistem
mengelola proses persediaan obat di Apotek Bunda managemen persediaannya sering terjadi kehabisan stok
Farma Rawa Bening untuk memastikan agar persediaan obat dalam satiap periode bulannya, dikarenakan
dapat memenuhi kebutuhan yang ada. Salah satu metode banyaknya permintaan dari konsumen, serta sering terjadi
yang dapat digunakan dalam pengelolaan persediaan pesediaan obat yang berlebihan, sehingga terjadi
barang tersebut adalah metode pengelolaan rantai penumpukan obat yang dapat menyebabkan terjadinya
persediaan (Supply Chain Management). Sistem yang kadaluarsa pada obat yang ada, selain itu proses pendataan
dikembangkan adalah sistem informasi persediaan obat obat masih dilakukan dengan cara pencatatan sehingga
menggunakan konsep Supply Chain Management yang dapat terjadi kesalahan dalam menentukan jumlah
pembuatannya menggunakan beberapa perangkat lunak persediaan obat dan alat kesehatan yang akan dipesan,
seperti MySQL dan XAMPP. waktu penyuplaian barang yang kurang tepat. Proses
pengadaan obat dilakukan berdasarkan pada data
Kata Kunci : Supply Chain Management, Sistem pemakaian rata-rata obat bulanan dan apotek seringkali
informasi, Sistem Informasi Persediaan tidak bisa memenuhi kebutuhan pelanggan secara efektif
Obat, Apotek. dan afisien, bahkan seringkali mengalami masalah dalam
persediaan obat yang ada, sehingga dibutuhkan sebuah
sistem yang telah terintegrasi untuk mengetahui batas
D-312

minimum persediaan yang dibutuhkan. Dari masalah di dapat memenuhi kebutuhan konsumen dan ketidakpuasan
atas Apotek Bunda Farma Rawa Bening mendapatkan konsumen akan terjadi yang akan mengakibatkan
dampak yang negatif bahwa dengan adanya masalah terjadinya kehilangan kesempatan memperoleh keuntungan
tersebut tentu saja merugikan apotek baik dari segi yang seharusnya didapatkan. Untuk mengatasi hal tersebut,
pelayanan maupun segi keuangan. Oleh karena itu untuk salah satu caranya dengan merencanakan sebaik mungkin
mengatasi masalah diatas, penulis menuangkan sistem lot pengadaan obat yaitu dengan memperhatikan
ide untuk merancang sebuah sistem terkomputerisasi yang kondisi demand yang ada. Sehingga diperlukan suatu
didukung dengan metode penunjang yang dipilih dalam analisa dalam pemilihan model lot sizing yang tepat dalam
mengelola proses persediaan obat di Apotek Bunda Farma menentukan tingkat persediaan yang sesuai [6]. Dalam
Rawa Bening untuk memastikan agar persediaan dapat penelitian ini penulis akan menggunakan beberapa metode
memenuhi kebutuhan yang ada. Salah satu metode yang lot sizing, yaitu :
dapat digunakan dalam pengelolaan persediaan barang EOQ (Economic Order Quantity)
tersebut adalah metode pengelolaan rantai persediaan EOQ adalah metode yang digunakan untuk
(Supply Chain Management). Konsep SCM merupakan menentukan kuantitas pengadaan persediaan yang
mekanisme untuk meningkatkan produktivitas total meminimumkan biaya langsung penyimpanan persediaan
perusahaan dalam rantai suplai melalui optimalisasi waktu, dan biaya pemesanan persediaan. namun dalam periode
lokasi, dan aliran bahan. Dengan SCM, waktu pemesanan pemesanan yang berbeda. Metode ini dapat digunakan
akan lebih teratur setiap kali periode pemesanan, dan apabila pola permintaan kebutuhan bersifat terus menerus
keadaan persediaan yang akan habis lebih mudah dan tingkat kebutuhan yang konstan. [7]. Pada umumnya
diketahui. perusahaan menggunakan cara tradisional dalam
Menurut [3] SCM merupakan rangkaian kegiatan mengelola persediaan, yaitu dengan cara memiliki
perencanaan, koordinasi, dan pengendalian seluruh proses persediaan minimal untuk mendukung kelancaran proses
bisnis dan dan aktifitas dalam supply chain untuk produksi. Disamping itu perusahaan juga
menciptakan customer value terbaik dengan biaya efisien memperhitungkan biaya persediaan yang paling ekonomis
namun tetap memenuhi seluruh kebutuhan stakeholder lain yang dikenal dengan istilah Economic Order Quantity.
dalam supply chain. Supply Chain Management EOQ akan menjawab pertanyaan berapa banyak kuantitas
merupakan suatu konsep menyangkut pola pendistribusian bahan baku yang harus dipesan dan berapa biayanya yang
produk yang mampu menggantikan pola-pola paling murah dan paling ekonomis [7]. Persediaan bahan
pendistribusian produk secara optimal [4]. Berdasarkan baku, obat dalam proses, maupun persediaan obat jadi
penjelasan diatas maka pemanfaatan teknologi informasi harus dihitung tingkat perputarannya (turn over) tujuannya
untuk penguatan proses bisnis dapat menghemat waktu untuk pengendalian. Asumsi dalam kasus ini adalah :
dengan diarahkan pada sistem persediaan (stock systems) - Demand (permintaan) konstan dan diketahui
serta didesain dengan lebih efisien, sehingga dapat - Item diproduksi atau dibeli dalam lot (batch) dan
mengontrol persediaan serta dapat memenuhi kebutuhan tidak kontinyu
barang yang ada dan tepat waktu pada perusahaan. SCM - Order preparation costs dan inventory carrying
juga merupakan metode atau pendekatan integrative untuk costs konstan dan diketahui
mengelola aliran produk,informasi dan uang secara - Barang yang dipesan datang bersamaan
terintegrasi yang melibatkan pihak-pihak mulai dari hulu Rumus untuk menghitung EOQ :
ke hilir yang terdiri dari pemasok, pabrik, jaringan
distribusi maupun jasa-jasa logistik [5].
Keterangan :
II. METODOLOGI PENELITIAN - A = jumlah pemakaian (kebutuhan) per tahun
Metode Lot Sizing (unit)
Dalam proses pengendalian persediaan obat - S = Biaya pemesanan (Rp) setiap pemesanan
terdapat beberapa metode lotting yang dapat digunakan. - I = persentasi biaya penyimpanan per tahun dari
Proses lotting adalah suatu proses untuk menentukan nilai barang (%)
besarnya pesanan individu yang optimal berdasarkan pada - C = Biaya/ harga per unit (Rp)
hasil perhitungan kebutuhan bersih. Terdapat banyak - Q = Jumlah (kuantitas) pemesanan (unit)
alternative untuk menghitung ukuran lot. Beberapa teknik
diarahkan untuk menambahkan ongkos pesan dan ongkos Reorder Point (ROP)
simpan, ada juga bersifat sederhana dengan menggunakan Reorder point adalah sebuah titik dimana suatu
konsep jumlah pemesanan tetap atau dengan periode pesanan baru harus dilakukan (atau persiapan dimulai). Hal
pemesanan tetap. Dengan menentukan model lot sizing ini juga di pengaruhi oleh lead time, yaitu waktu yang
yang tidak tepat mengakibatkan jumlah persediaannya dibutuhkan untuk menerima kuantitas pesanan setelah
tidak sesuai dengan kebutuhan sebenarnya, kelebihan pesanan dilakukan atau persiapan dimulai.
persediaan akan berdampak pada meningkatnya biaya yang Berikut ini cara untuk mendapatkan nilai reorder point :
ditimbulkan akibat adanya jumlah obat yang tersimpan dan ROP = Q x Lt
mengurangi profitabilitas sebagai hasil dari penambahan Keterangan :
sejumlah pergudangan modal kerja, asuransi, pajak, dan Q = jumlah tingkat kebutuhan
keusangan. Kekurangan persediaan mengakibatkan tidak Lt = lead time
D-313

Safety Stock Jadi kesimpulannya ketika persediaan barang mencapai 6


Persediaan Pengaman (Safety stock) muncul box maka sudah harus memesan barang kembali sebanyak
ketika apotek dihadapkan dengan ketidakpastian akan 94 box. Untuk kemungkinan terjadinya kekurangan
permintaan obat sehingga akan ada kemungkinan persediaan, model ROP ini dapat dikombinasikan dengan
kehabisan stok. Safety Stock yaitu cadangan persediaan yang harus
Untuk itu perhitungan safety stock adalah sebagai berikut : diadakan untuk menghindari terjadinya kekurangan barang
ROPs = ROP + (Qmaks - Qr) . Lt (3.3) terutama pada saat menunggu barang yang sedang dipesan.
Keterangan : Menurut Assauri [8], mengasumsikan permintaan selama
- ROPs = reorder point dengan stok pengaman lead time (periode pemesanan ulang) mengikuti sebuah
- ROP = reorder point semula (sebelum ada safety kurva normal, hanya rata-rata dan deviasi standar yang
stock) diperlukan untuk menggambarkan kebutuhan persediaan
- Qmaks = jumlah (tingkat) permintaan maksimal untuk tingkat pelayanan yang ditentukan. Untuk itu
- Qr = jumlah permintaan rata-rata dibutuhkan service level atau suatu probabilitas bahwa
- Lt = lead time tidak akan terjadi stock out karena disebabkan oleh
Atau bisa juga menggunakan rumus dibawah ini : fluktuasi permintaan atau keterlambatan pengiriman [8].
Safety Stock (SS) = (Z) (Q) (standar deviasi lead Bila Safety stock dengan service level 98% (2,05) dan
time) (3.4) standar deviasi lead time diketahui [8] maka contoh
Keterangan : perhitungannya sebagai berikut :
- Z = service level yang diketahui Perhitungan Safety Stock obat Allergen.
- Q = jumlah tingkat kebutuhan barang Jumlah kebutuhan per hari = 3 box
Lead Time = 2 hari
Berikut adalah contoh kasus pengendalian Z (Service Level) = 2,05
persediaan obat yang telah dilakukan berdasarkan Safety Stock (SS) = (Z) (Q) (standar deviasi lead time)
penelitian pada Apotek Bunda Farma. = (2,05) (3) (2)
= 12,3 atau 12 box
Perhitungan EOQ Obat Allergen. ROP + SS = 6 + 12
a. Demand (A) = Kebutuhan permintaan = 18 box
obat tiga bulan Kesimpulannya adalah apabila stok telah
pertama tahun 2014 mencapai 18 box maka, sudah waktunya untuk melakukan
: 300 pengadaan kembali, sejumlah 94 box (sesuai dengan
b. Order Cost (S) = Biaya Pesan : Rp. perhitungan EOQ sebelumnya) [9].
50.000
c. Lead Time (Lt) = Waktu tunggu mulai III. PERANCANGAN SISTEM DAN
saat pemesanan sampai dengan barang datang PERANGKAT LUNAK
(hasil wawancara dengan Operator
gudang) : 2 hari Physical Data Flow Diagram

d. Holding Cost(H) = Biaya penyimpanan per


unit/ 3 bulan adalah 26% dari harga barang
(Heizer & Render) (Rp 13.000 x 26%) = Rp
3380,-
e. Unit Cost = Harga obat Allergen : Rp 13.000
Sehingga jika dimasukkan ke dalam rumus
EOQ = 2AS
H
= 2 (300)(50.000)
3380

= 94

Perhitungan ROP obat Allergen.


Apotek Bunda Farma bekerja selama 90 hari dalam 3
bulan.
Lead time = 2 hari
Jumlah kebutuhan per/hari = 300/90 = 3
jadi jumlah kebutuhan per-hari : 3 box
ROP = Q x LT
= (3) (2)
= 6 box Gambar 1. Physical Data Flow Diagram
D-314

IV. HASIL DAN PEMBAHASAN Halaman master EOQ Produk merupakan


halaman yang berisi perhitungan nilai eoq dari masing
Hasil dari pengembangan sistem ini adalah Sistem masing produk obat.
Informasi Persediaan Obat Apotek Bunda Farma Rawa
Bening menggunakan konsep Supply Chain Management Halaman Master Barang Obat
(SCM), ada 2 (dua) pengguna sistem, yaitu Staff dan
Manager.

Halaman Index Login

Gambar 5 Halaman Master Barang Obat


Halaman di atas merupakan halaman master
barang obat. Halaman ini digunakan untuk memasukkan
data obat baru yang ada pada apotek Bunda Farma Rawa
Bening.

Halaman User

Gambar 2 Halaman Index Login


Halaman IndexLogin merupakan halaman utama
dari sistem informasipersediaan obat ini. User akan
memasukkan username dan password untuk mendapatkan
Gambar 6 Halaman User
hak akses ke sistem.
Halaman User merupakan halaman yang
digunakan untuk mengubah data password masing masing
Halaman Dashboard Staff Admin user. Setiap user dapat menggunakan halaman ini untuk
perubahan data.

Halaman Input Permintaan

Gambar 3 Halaman Dashboard Staff Admin

Halaman dashboard staff merupakan halaman Gambar 7 Halaman Input Permintaan


yang berisiinformasi dan hak akses yang didapatkan oleh Halaman input permintaan merupakan halaman
user staff. Pada halaman ini terdapat menu master obat, yang digunakan untuk memasukkan data permintaan
user, eoq dan transaksi input permintaan. produk obat dari customer ke apotek bunda farma.

HalamanMaster EOQ Produk Halaman Laporan Obat Masuk

Gambar 4 Halaman Master EOQ Produk


Gambar 8 Halaman Laporan Obat Masuk
D-315

Halaman laporan obat masuk adalah halaman


yang berisi data-data obat masuk ke apotek bunda farma. V. KESIMPULAN
Halaman ini hanya dapat diakses oleh user Manager pada
sistem. Apotek Bunda farma belum menerapakan sistem informasi
persediaan obat dalam manajemen apoteknya, hal ini
Halaman Laporan Obat Keluar menyebabkan apotek mengalami kesulitan dalam hal
pengelolaan persediaan obat. Oleh karena itu, dirancanglah
suatu sistem informasi berbasis web. Sistem tersebut
adalah sistem informasi persediaan obat yang
menggunakan Suppy Chain Management, sehinggapihak
apotek dapat dengan mudah dalam hal pengelolaan
persediaan obat yang ada pada apotek bunda farma rawa
bening.

Gambar 9 Halaman Laporan Obat Keluar


Halaman laporan obat keluar meruapaka halaman Daftar Pustaka
yang berisi data-data obat yang dipesan oleh pelanggan
apotek bunda farma. Halaman ini menampilkan berupa [1] Ishak, "Pengelolaan Perpustakaan Berbasis
data laporan dan hanya dapat diakses oleh user Manager. Teknologi Informasi," Jurnal Studi Perpustakaan
dan Informasi, , Vols. Vol. 4, , no. No 2, p. pp 87.,
Halaman Grafik Obat Masuk 2008.
[2] Munir, "Kontribusi Teknologi Informasi dan
Komunikasi (TIK) dalam Pendidkan di Era
Globalisasi Pendidikan Indonesia," Jurnal
Pendidikan Teknologi Informasi dan Komunikasi,,
vol. Vol. 2, no. no. 2, 2009.
[3] Hilman, "SUPPLY CHAIN MANAGEMENT
BERBASIS LAYANAN: DESAIN DAN
IMPLEMENTASI PROTOTIPE SISTEM," Jurnal
Sistem Informasi, , Vols. Vol 8,, no. No 2., 2012.
[4] Winanto, "Persepsi Konsumen Terhadap Pelayanan
Apotek di Kota Ranai Kecamatan Bunguran Timut
Kabupaten Natuna. Pontianak," Universitas Tanjung
Pura, Pontianak , 2013.
[5] N. Pujawan, "Supply Chain Management.,"
Gambar 10 Halaman Grafik Obat Masuk Surabaya, Penerbit Guna Widya, 2015.
Halaman grafik obat masuk adalah halaman yang
berisi informasi obat masuk dalam bentuk grafik. Grafik [6] . D. Iryaning, "Perancangan sistem informasi
ini mengunakan jQuery Fusion sehingga tampil dengan bar inventori gudang berbasis intranet," Jurnal teknik
pada ouput HTML. Halaman ini hanya dapat diakses oleh industri, , vol. Vol 9, no. No 2, 2008.
user Manager. [7] . A. Fuad,, ". ANALISIS MODEL PENGADAAN
BAHAN MAKANAN KERING BERDASARKAN
Halaman Grafik Obat Keluar METODE EOQ PADA INSTALASI GIZI
RUMAH SAKIT ROEMANI SEMARANG. ,"
Program Pasca Sarjana Universitas Diponegoro.,
2006.
[8] . S. Assauri,, Manajemen Produksi dan Operasi,
Jakarta: Lembaga Fakultas Ekonomi UI, 2004.
[9] A. and P. , "Strategi Pemilihan Supplier Dalam
Supply Chain Management Pada Bisnis Ritel,"
Jurnal Manajemen dan Bisnis, vol. 3, no. 1, 2011.

Gambar 11 Halaman Grafik Obat Keluar


Halaman grafik obat keluar adalah halaman yang
berisi informasi obat keluar dalam bentuk grafik. Grafik ini
mengunakan juga menggunakan jQuery Fusion sehingga
tampil dengan bar pada ouput HTML. Halaman ini hanya
dapat diakses oleh user Manager.