NOTULEN RAPAT KOORDINASI PIMPINAN BOK

Medan, 06 Desember 2017

A. UMUM
1. Simulasi gempa akan dilaksanakan 2 x yaitu tanggal 09 desember dan 16 desember 2017,
Kuota untuk peserta simulasi BOK 40 orang, harap masing masing kabag mendaftarkan
anggotanya.
2. Untuk Aanvragh meteran PGN ke BPH, masih menunggu dari sdr Sadam estimasi biayanya
deadline tanggal 15 desember 2017
3. Hari ini akan dilaksanakan rapat tindak lanjut penanggulangan banjir
4. Kebutuhan ruangan mendekati tahun ajaran baru sebaiknya sudah disondingkan
- Ka. BOK, Sudah dilakukan pertemuan dengan Inspektur GUPAB, mereka sendiri sedang
ada pembicaraan dibawah jajarannya kebutuhan ruangan di tahun 2018, di desember ini
akan diinfokan
5. Pembangunan Tower 20 lantai sebaiknya dibuat Renstranya apakah dibawah Umum atau
dibawah Banglats
- Ka. BOK, Dibawah Master plan dan mengacu saran dari Anggota Yayasan tanggal 19
Oktober 2017 ( Jasa Konsultan Town Planer )
B. TAMSIH
1. Rutinitas
2. Pemangkasan pohon masih berlanjut dan ada juga order dari kepala asrama untuk
pemangkasan pohon
3. Melakukan evaluasi ke kampus 2 dan 3
C. CMF
1. Hp sudah bisa menyalakan AC berfungsi sebagi remot, kemarin lihat Mahasiswa menyalakan
AC pakai Hp
- Sadeli, Merk Xiomi bisa berfungsi untuk remot AC, TV, Kipas angin yang menggunakan
remot, Fitur lengkap di Xiomi
D. KEAMANAN
1. Kegiatan KUAS berakhir hari ini
2. Pekan Olah Raga Guru GUPAB akan diadakan pada tanggal 19 dan 21 Desember 2017
3. Akan ada Gebyar SD dan akan ada Stan - Stan
E. GR
1. Rutinitas
2. Proyek yang berjalan tinggal Plafon
3. Untuk pengerjaan pintu sudah selesai termasuk plafon teras samping dan untuk plafon
belakang gedung semalam baru belanja
4. Penggantian bambu pendopo baru belanja juga, tali diganti dengan rotan
5. Ada surat permohonan pengajuan pembuatan jembatan dari Unit Usaha
- Ka BOK, Bang Sutris atur waktu untuk survey ke GR ajak Banglat, Unit Usaha, Umum BPH
juga untuk meninjau lokasi usahakan dalam minggu ini
6. Fakultas Filsafat akan menggunakan gedung tanggal 9-10 dengan peserta kurang lebih 50
orang.
7. Genset kecil ketika masuk beban turun sendiri, tidak stabil mungkin perlu dilihat banglats
- Ka. BOK, bisa dilihat sekalian kunjungan ke GR nanti
F. BANGLATS
1. Rutinitas
2. Pelatihan K3 diundur dan direncanakan dilaksanakan pada tanggal 11 sd 23 Desember 2017
3. WC Suluk sering ditemukan banyak lampu yang hidup
4. Pertambahan personil dari personalia Anshor
G. HRD dan KEU
1. Mengingatkan kembali tentang penandatanganan surat lintas divisi, sesuai kesepakatan hasil
rapat terdahulu bahwa semua surat yang akan ditujukan ke divisi lain wajib ditanda tangani
oleh Kepala BOK
2. Untuk RAB TA 2018/2019 yang belum mengumpul catatan terakhir adalah CMF, Keamanan
dan Banglats, deadline ditambah dua hari yaitu tanggal 6 desember 1017, harap masing
masing kabag memperhatikannya
3. Sekedar info bahwa bendahara sakit maka untuk seluruh Kabag jika ada kegiatan yang
berkaitan dengan pengadaan dana harap dikonfirmasikan jangan mendadak ( sesuai
peraturan Yayasan cuti keguguran selama satu koma lima bulan )
4. Sekedar mengingatkan kembali ke Tamsih bahwa penyerahan surat keterangan tidak
mengikuti kegiatan Parenting bagi 3 orang peserta dari Tamsih deadline hari ini rabu tanggal
6 desember 2017.
5. Tadi pagi ada surat pemberitahuan dari Unit Usaha tentang kesiapan Unit Usaha dalam
pengadaan barang, surat sdh di share keseluruh kabag dibawah jajaran BOK
6. Terkait email yang di share Kabag Umum tentang pemberitahuan form order tanggal 4
desember 2017 dan surat pemberitahuan via email Ketua Yayasan tentang penggunaan surat
di internal YPDHKY tanggal 30 November 2017 bahwa surat yang dikirim kabag Umum
dianggap bertolak belakang dengan arahan Ketua Yayasan dan sesuai hasil kesepakatan rapat
terdahulu bahwa surat menyurat dan order dikirim ke email PSDM bukan ke email kabag
Umum.
- Ka. BOK, Refisi perubahan pengiriman surat menyurat dan Order tetap ke PSDM
H. Ka. BOK
1. Umum, Follow up kembali ke BPH perubahan SK Budabsih dan Budabhe dengan ditambahkan
No Trace dan larangan merokok, sambil menunggu perubahan SK sosialisasi tetap berjalan
walaupun belum dapat melakukan tindakan deadline senin tanggal 11 des 2017
2. Terkait kuota simulasi gempa untuk BOK sebanyak 40 orang, sebaiknya Tamsih, banglat dan
Keamanan ikut serta mengirimkan anggotanya untuk dapat mengikuti simulasi
3. CMF, Kamar Mandi Suluk dan tempat Wudhu MJDA masukkan dalam ceklis CMF
4. Tamsih, Untuk jadwal pengangkatan sampah dikampus kapan aja, soalnya sering dilihat
sampah menumpuk contoh depan Mjda dan terlihat banyak plastik plastik menumpuk
- Kabag Tamsih, Jadwal pengangkatan sampah tetap pagi dan siang, khusus branda kafe
diangkat jam 17.00 wib setelah mereka bersih bersih dan berbenah, Untuk Mjda
harusnya diangkat oleh anshor mjda karena bukan bagian dari tugas Tamsih.
5. Keamanan, Untuk kedepan penutupan gerbang Ketaren akibat kegiatan UNPAB agar
disosialisasikan minimal satu hari sebelumnya agar banyak orang yang tau, contoh dibuatkan
pengumuman didepan gerbang
6. Info Suluk tanggal 07 sd 17 Desember, dengan adanya suluk maka harap diperhatikan:
a) Untuk Order Sound system divisi
b) Penggunaan lapangan bola, kesepakatan dengan Kabid 1 ( Pak Daron ) ketika suluk hanya
untuk latihan fisik saja bukan untuk pertandingan.
7. Ka. Keamanan, Diharapkan dapat terus mengingatkan ketika tawajuh berlangsung yang
wudhu arahkan kedepan dan yang tidur tidur disamping masjid dan mengobrol juga terus
diingatkan agar tidak mengganggu konsentrasi orang yg sedang tawajuh.

Medan, 12 Desember 2017

Ka. BOK Notulis

Sahmual Pasaribu Nurhayati