PEMERINTAH KABUPATEN BANDUNG BARAT

DINAS KESEHATAN
PUSKESMAS CIPEUNDEUY
KECAMATAN CIPEUNDEUY
Jl.Cipeundeuy Rajamandala No. 604 Telp. (022) 6970210 Kode Pos 40558
Email pkmcipeundeuy@yahoo.com.id

KEPUTUSAN
KEPALA PUSKESMAS CIPEUNDEUY
KABUPATEN BANDUNG BARAT
NOMOR : …............/SK/PKM-CPD/X/2017

TENTANG
TATA NASKAH , PENDOKUMENTASIAN DOKUMEN DAN REKAM KEGIATAN
DOKUMEN PUSKESMAS CIPEUNDEUY

DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA,

KEPALA PUSKESMAS CIPEUNDEUY,

Menimbang : a. bahwa dalam pelaksanaan pelayanan di Puskesmas dibutuhkan

mekanisme kerja, prosedur dan pelaksanaan kegiatan yang
didokumentasikan dengan baik;
b. bahwa dalam proses penyusunan dokumen penunjang pelayanan
di Puskesmas diperlukan acuan tata naskah dokumen sehingga
format yang dihasilkan seragam;
b. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana dimaksud pada
huruf a perlu ditetapkan Keputusan Kepala Puskesmas tentang
Tata Naskah Dokumen di Puskesmas Cipeundeuy;

Mengingat : 1. Peraturan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 80

Tahun 2012 tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Instansi
Pemerintah;
2. Peraturan Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia Nomor 1
Tahun 2014 tentang Pembentukan Produk Hukum Daerah;
3. Peraturan Menteri Dalam Negeri Republik Indonesia Nomor 80
Tahun 2015 tentang Pembentukan Produk Hukum Daerah;
4. Peraturan Bupati No 15 tahun 2010 tentang Tata Naskah Dinas
Di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Bandung Barat;

MEMUTUSKAN

Menetapkan : KEPUTUSAN KEPALA PUSKESMAS TENTANG TATA NASKAH

,PENDOKUMENTASIAN DOKUMEN DAN REKAM KEGIATAN
PUSKESMAS CIPEUNDEUY.
KESATU : Ketersediaan Tata Naskah , Pendokumentasian Dokumen dan Rekam
Kegiatan Puskesmas Cipeundeuy dalam keputusan ini digunakan
sebagai pedoman dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat di
puskesmas, sebagai evaluasi hasil pelaksanaan kegiatan;

KEDUA : Dokumen yang perlu dikelola dan diatur tata naskah dan
pendokumentasiannya di Puskesmas adalah :
A. Kebijakan Kepala Puskesmas
B. SOP
C. Kerangka Acuan program/kegiatan
D. Manual Mutu
E. Rencana Lima tahun Puskesmas
F. Perencanaan Tingkat Puskesmas (PTP) Tahunan
G. Pedoman / panduan
H. Rekaman Kegiatan

KETIGA : Keputusan ini mulai berlaku sejak tanggal ditetapkan dan apabila di
kemudian hari terdapat kekeliruan dalam penerapannya, maka akan
diadakan revisi sebagaimana mestinya.

Ditetapkan di : BANDUNG BARAT

Pada tanggal : 19 Oktober 2017

KEPALA PUSKESMAS CIPEUNDEUY,

ODIH
 LAMPIRAN : KEPUTUSAN KEPALA PUSKESMAS CIPEUNDEUY
Nomor : ......... /SK/PKM-CPD/X/2017
Tanggal : 19 Oktober 2017
Tentang : TATA NASKAH, PENDOKUMENTASIAN DOKUMEN DAN REKAM
KEGIATAN PUSKESMAS CIPEUNDEUY

TATA NASKAH, PENDOKUMENTASIAN DOKUMEN DAN REKAN KEGIATAN

PUSKESMAS CIPEUNDEUY

A. KEBIJAKAN KEPALA PUSKESMAS

Kebijakan adalah Peraturan / Keputusan yang ditetapkan oleh Kepala Puskesmas
yang merupakan garis besar yang bersifat mengikat dan wajib dilaksanakan oleh
penanggung jawab maupun pelaksana. Format Peraturan kebijakan dapat disusun
sebagai berikut :

PEMERINTAH KABUPATEN BANDUNG BARAT

DINAS KESEHATAN
PUSKESMAS CIPEUNDEUY
KECAMATAN CIPEUNDEUY
Jl.Cipeundeuy Rajamandala No. 104 Telp. (022) 6970210 Kode Pos 40558
Email pkmcipeundeuy@yahoo.com.id
2 enter

KEPUTUSAN
KEPALA UPT PUSKESMAS CIPEUNDEUY
Ukuran 11, 1
KABUPATEN BANDUNG BARAT spasi, nomor
NOMOR 001/SK/PKM-CPD/X/2017 tidak bold

2 enter
TENTANG
TATA NASKAH DOKUMEN PUSKESMAS CIPEUNDEUY Ukuran 11, 1
spasi, bold
1 enter
DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA,
1 enter
KEPALA PUSKESMAS CIPEUNDEUY,

Menimbang : a. awalan huruf kecil, 1 spasi, akhir kalimat tanda ;

b.

Mengingat : 1. Awalan huruf besar di urut dari Hirarki peraturan yang tertinggi,
1 spasi akhir kalimat tanda ;
2.
3.

MEMUTUSKAN
Menetapkan : HURUF KAPITAL SEMUA

KESATU :
KEDUA :
KETIGA :

Ditetapkan di : BANDUNG BARAT

Pada Tanggal : 19 Oktober 2017

KEPALA PUSKESMAS CIPEUNDEUY

ODIH

Penjelasan :
1. Untuk penggunaan Kop keputusan menggunakan lambang daerahyang
berwarna dan ditempatkan dibagian sisi kiri atasserta memuat sebutan
pemerintah kabupaten, nama dinas/badan induk, nama unit pelaksana teknis,
alamat, e-mail dan kode pos.
2. Pembukaan ditulis dengan huruf kapital:
 Kebijakan : Peraturan/Keputusan Kepala PUSKESMAS CIPEUNDEUY
dengan penambahan Kabupaten BANDUNG BARAT ditulis dengan huruf
Kapital,
 Nomor : ditulis sesuai sistem penomoran di Puskesmas ,
- Untuk Penomoran SK
Contoh Penomoran: 001/SK/PKM-CPD/X/2017
Keterangan :
a. 001 : menyatakan urutan no SK
b. SK : menyatakan nama dokumen
c. PKM-CPD : menyatakan Puskesmas Cipeundeuy
d. X : menyatakan bulan penetapan dokumen
e. 2017 : menyatakan tahun penetapan dokumen
 Judul : ditulis judul sesuai dengan kebijakan huruf capital center teks.
 Dengan Rahmat Tuhan Yang Maha Esa ditulis simetris diletakan ditengah
margin diakhiri dengan tanda koma (,) dan huruf capital,
 Jabatan pembuat keputusan ditulis simetris, diletakkan di tengah margin
diakhiri dengan tanda koma (,)
3. Konsideran, meliputi :
a. Menimbang:
 Memuat uraian singkat tentang pokok-pokok pikiran yang menjadi latar
belakang dan alasan pembuatan keputusan,
 Huruf awal kata “menimbang” ditulis dengan huruf kapital diakhiri dengan
tanda baca titik dua ( : ), dan diletakkan di bagian kiri,
 Konsideran menimbang diawali dengan penomoran menggunakan huruf
kecil dan dimulai dengan kata “bahwa” dengan “b” huruf kecil, dan diakhiri
dengan tanda baca (;).
b. Mengingat:
 Memuat dasar kewenangan dan peraturan perundangan yang
memerintahkan pembuat Peraturan/Surat Keputusan tersebut,
 Peraturan perundangan yang menjadi dasar hukum adalah peraturan yang
tinngkatannya sederajat atau lebih tinggi,
 Kata “mengingat” diletakkan di bagian kiri sejajar kata menimbang,
  Konsideran yang berupa peraturan perundangan diurutkan sesuai dengan
hirarki tata perundangan dengan tahun yang lebih awal disebut lebih dulu,
diawali dengan nomor 1, 2, dst, dan diakhiri dengan tanda baca (;).
4. Diktum:
 Diktum “MEMUTUSKAN” ditulis simetris di tengah, seluruhnya dengan
huruf kapital dengan penggunaan satu enter untuk tiap huruf.
 Diktum Menetapkan dicantumkan setelah kata memutuskan sejajar dengan
kata menimbang dan mengingat, huruf awal kata menetapkan ditulis
dengan huruf kapital, dan diakhiri dengan tanda baca titik dua ( : )
 Nama keputusan sesuai dengan judul keputusan (kepala), seluruhnya
ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca titik ( . ).
5. Batang Tubuh.
 Batang tubuh memuat semua substansi Peraturan/ Surat Keputusan yang
dirumuskan dalam diktumdiktum dengan huruf kapital, misalnya: KESATU,
KEDUA, dst
 Dicantumkan saat berlakunya Peraturan/Surat Keputusan, perubahan,
pembatalan, pencabutan ketentuan, dan peraturan lainnya, dan
6. Kaki:
 Kaki kebijakan merupakan bagian akhir substansi yang memuat penanda
tangan penerapan Peraturan/Surat Keputusan yang terdiri dari:
 Tempat dan tanggal penetapan.
-Untuk “tempat penetapan” menggunakan kapital diawal dan penggunaan
tanda ( : ) sebelum “nama tempat” dan seluruhnya nama tempat
menggunakan huruf capital. Contoh : Ditetapkan di : BANDUNG BARAT
-Untuk “tanggal penetapan”menggunakan kapital diawal dan penggunaan
tanda ( : ) sebelum “tanda penetapan” dengan penggunaan kapital pada
bulan penetapan tanggal. Penetapan tanggal disesuaikan dengan
berlakunya kebijakan. Contoh : Pada tanggal : 20 September 2016
 Nama jabatan diakhiri dengan tanda koma (,)
 Tanda tangan pejabat, dan Nama lengkap pejabat yang menanda tangani
dengan tidak memakai gelar.
7. Penandatanganan:
Peraturan/Surat Keputusan Kepala Puskesmas ditandatangani oleh Kepala
Puskesmas, dituliskan nama tanpa gelar.
8. Lampiran Peraturan/Surat Keputusan:
 Halaman pertama harus dicantumkan lampiran, nomor, tangal dan tentang
peraturan sesuai dengan isi kebijakan, dengan format sebagi berikut :

LAMPIRAN : KEPUTUSAN KEPALA PUSKESMAS CIPEUNDEUY

Nomor : ……./SK/PKM-CPD /X/2017
Tanggal : 19 Oktober 2017
Tentang : TATA NASKAH DOKUMEN PUSKESMAS CIPEUNDEUY

 Halaman terakhir ditandatangani oleh Kepala Puskesmas dituliskan nama

tanpa gelar.
 9. Beberapa hal yang perlu diperhatikan untuk dokumen Peraturan / Surat
Keputusan yaitu:
 Kebijakan yang telah ditetapkan Kepala Puskesmas tetap berlaku
meskipun terjadi penggantian Kepala Puskesams hingga adanya
kebutuhan revisi atau pembatalan.
 Untuk Kebijakan berupa Peraturan, pada Batang Tubuh tidak ditulis
sebagai diktum tetapi dalam bentuk Bab-bab dan Pasal-pasal.

B. STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah serangkaian instruksi tertulis yang
dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan akti vitas organisasi,
bagaimana dan kapan harus dilakukan, dimana dan oleh siapa dilakukan
(Permenpan No. 035 tahun 2012). Dalam pedoman penyusunan dokumen ini
digunakan istilah “ Standar Operasional Prosedur “ (SOP).
Format SOP sebagai berikut:

1) Kop/heading SOP

 
JUDUL
Nomor
:
Dokumen
No. Revisi :
SOP
Tanggal
:
Terbit
(Logo Pemda)
Halaman : 1/3 (Lambang Puskesmas)

PUSKESMAS Nama Kepala Puskesmas

Ttd Ka Puskesmas 
CIPEUNDEUY NIP. ............

Penjelasan :
1. Penulisan SOP yang harus tetap di dalam tabel/kotak adalah: nama Puskesmas
dan logo, judul SOP, nomor dokumen, tanggal terbit dan tanda tangan Kepala
Puskesmas.
2. Kotak Kop/Heading diisi sebagai berikut:
a. Heading hanya dicetak halaman pertama.
b. Logo yang dipakai adalah logo Pemerintah kabupaten/kota, dan lambang
Puskesmas
tata letak dan ukuran menyesuaikan
c. Kotak “Judul” diberi nama SOP sesuai dengan proses kerjanya. Ukuran 16,
Bold,1 spasi jika judul panjang
d. Kotak “SOP” ukuran 20, Bold.
e. Nomor: diisi sesuai dengan ketentuan penomeran yang berlaku di
Puskesmas. Untuk pengkodean dokumen sesuai dengan penomoran pada
Surat Kebijakan (SK), hanya pada penamaan dokumen diganti dengan
menggunakan SOP.
 Contoh sebagai berikut : 001/SOP/PKM-CPD/X/2017
a. 001 : menyatakan urutan no SOP
b. SOP : menyatakan nama dokumen
c. PKM-CPD : menyatakan Puskesmas Cipeundeuy
d. X : menyatakan bulan penetapan dokumen
e. 2017 : menyatakan tahun penetapan dokumen
f. No. Revisi: diisi dengan status revisi, dapat menggunakan angka.
g. Tanggal terbit: diberi tanggal sesuai tanggal terbitnya atau tanggal
diberlakukannya SOP tersebut.
h. Halaman: diisi nomor halaman dengan mencantumkan juga total halaman
untuk SOP tersebut (misal 1/5). Namun, di tiap halaman selanjutnya dibuat
footer misalnya pada halaman kedua: 2/5, halaman terakhir: 5/5. Posisi di
bawah tengah
i. Ditetapkan Kepala Puskesmas: diberi tandatangan Kepala Puskesmas
Cipeundeuy dan nama jelasnya.

2) Komponen SOP
1. Pengertian Posyandu adalah pelayanan …..
2. Tujuan Sebagai acuan penerapan langkah-langkah untuk
……
3. Kebijakan
4. Referensi
5. Prosedur / Langkah –
Langkah
6. Bagan Alir ( Jika dibutuhkan) -
7. Unit Terkait
8. Rekaman historis perubahan
No Yang Isi Tanggal mulai
diubah Perubahan diberlakukan

Penjelasan :
Isi dari SOP setidaknya adalah sebagai berikut:
1. Pengertian: diisi definisi judul SOP, dan berisi penjelasan dan atau definisi
tentang istilah yang mungkin sulit dipahami atau menyebabkan salah pengertian/
menimbulkan multi persepsi.
2. Tujuan: berisi tujuan pelaksanaan SOP secara spesifik. Kata kunci: “ Sebagai
acuan penerapan langkah-langkah untuk ……”.
3. Kebijakan: berisi kebijakan Kepala PUSKESMAS yang menjadi dasar dibuatnya
SOP tersebut, misalnya untuk SOP jenis-jenis pelayanan, pada kebijakan
dituliskan: Keputusan Kepala Puskesmas No: 001/SK/PKM-CPD/X/2017 tentang
Pelayanan jenis-jenis pelayanan.
4. Referensi: berisi dokumen eksternal sebagai acuan penyusunan SOP, bisa
berbentuk buku, peraturan perundang-undangan, ataupun bentuk lain sebagai
bahan pustaka.
5. Langkah-langkah prosedur: bagian ini merupakan bagian utama yang
menguraikan langkah-langkah kegiatan untuk menyelesaikan proses kerja
tertentu.
 Apabila langkah-langkah terdiri dari beberapa tahap maka digunakan format
sebagai berikut :
5. Langkah –langkah/Prosedur A. Tahap 1
1. Tim beserta….
a. Xxxxx
1) Mmmmmm
2)
b.
2. Dst….
B. Tahap 2
1. Tim selanjutnya….
2. Dst…..

Apabila langkah-langkah tidak terdiri dari beberapa tahap maka digunakan

format sebagai berikut :
5. Langkah –langkah/Prosedur 1. Pengunjung melakukan….
2. Petugas melakukan…
3. Dst………
6. Bagan alir : berisi langkah-langkah yang dituangkan dalam bentuk bagan jika
dibutuhkan.
Diagram Alir/ bagan alir (Flow Chart):
1. Diagram alir makro, menunjukkan kegiatan-kegiatan secara garis besar dari
proses yang ingin kita tingkatkan, hanya mengenal satu simbol, yaitu simbol
balok:

2. Diagram alir mikro, menunjukkan rincian kegiatan-kegiatan dari ti ap tahapan

diagram makro, bentuk simbol sebagai berikut:

o Awal kegiatan:

o Akhir kegiatan:

o Simbol Keputusan:
Ya

Tidak

o Penghubung:

o Dokumen :
 o Arsip :

7. Unit terkait: berisi unit-unit yang terkait dan atau prosedur terkait dalam proses
kerja tersebut.
8. Rekaman historis perubahan diisi apabila adanya perubahan pada isi SOP.

Adapun syarat penyusunan SOP:

1. Perlu ditekankan bahwa SOP harus ditulis oleh mereka yang melakukan pekerjaan
tersebut atau oleh unit kerja tersebut. Tim atau panitia yang ditunjuk oleh Kepala
Puskesmas hanya untuk menanggapi dan mengkoreksi SOP tersebut. Hal
tersebut sangatlah penting, karena komitmen terhadap pelaksanaan SOP hanya
diperoleh dengan adanya keterlibatan personel/ unit kerja dalam penyusunan
SOP.
2. SOP harus merupakan flow charting dari suatu kegiatan. Pelaksana atau unit kerja
agar mencatat proses kegiatan dan membuat alurnya kemudian Tim Mutu diminta
memberikan tanggapan.
3. Di dalam SOP harus dapat dikenali dengan jelas siapa melakukan apa, dimana,
kapan, dan mengapa.
4. SOP jangan menggunakan kalimat majemuk. Subjek, predikat dan objek SOP
harus jelas.
5. SOP harus menggunakan kalimat perintah/ instruksi bagi pelaksana dengan
bahasa yang dikenal pemakai.
6. SOP harus jelas, ringkas, dan mudah dilaksanakan. Untuk SOP pelayanan pasien
maka harus memperhati kan aspek keselamatan, keamanan dan kenyamanan
pasien. Untuk SOP profesi harus mengacu kepada standar profesi, standar
pelayanan, mengikuti perkembangan Ilmu Pengetahuan dan Teknologi (IPTEK)
kesehatan, dan memperhati kan aspek keselamatan pasien.

Evaluasi SOP dilakukan terhadap isi maupun penerapan SOP.

Evaluasi penerapan/ kepatuhan terhadap SOP dapat dilakukan dengan menilai ti
ngkat kepatuhan terhadap langkah-langkah dalam SOP. Untuk evaluasi ini dapat
dilakukan dengan menggunakan daftar tilik/check list dan dikenal dengan istilah
DT.
Standarisasi daftar tilik.Daftar tilik untuk mengecek kepatuhan terhadap SOP
dalam langkah-langkah kegiatan, dengan rumus sebagai berikut.
Compliance rate (CR) = Σ Ya x 100 %
Σ Ya+Tidak
C. KERANGKA ACUAN PROGRAM/ KEGIATAN
Kerangka acuan disusun untuk program atau kegiatan yang akan dilakukan oleh
PUSKESMAS. Sistematika Kerangka Acuan sebagai berikut:
I. Pendahuluan
II. Latar belakang
III. Tujuan umum dan tujuan khusus
IV. Kegiatan pokok dan rincian kegiatan
V. Cara melaksanakan kegiatan
VI. Sasaran
VII. Jadwal pelaksanaan kegiatan
VIII. Evaluasi pelaksanaan kegiatan dan pelaporan
IX. Pencatatan, Pelaporan dan Evaluasi Kegiatan

Format sampul Kerangka Acuan kegiatan :

KERANGKA ACUAN KEGIATAN

PUSKESMAS CIPEUNDEUY
Jl.Cipeundeuy Rajamandala No. 104 Telp. (022) 6970210 Kode Pos 40558
BANDUNG BARAT

D. MANUAL MUTU
Manual mutu adalah dokumen yang memberi informasi yang konsisten ke dalam
maupun keluar tentang sistem manajemenmutu.
Sistematika manual mutu meliputi:
Kata Pengantar
I. Pendahuluan
A. Latar belakang
1. Profi l Organisasi
2. Kebijakan Mutu
a. Proses Pelayanan (Proses Bisnis)
B. Ruang Lingkup
C. Tujuan
 D. Landasan hukum dan acuan
E. Istilah dan definisi
II. Sistem Manajemen Mutu dan Sistem PenyelenggaraanPelayanan:
A. Persyaratan umum
B. Pengendalian dokumen
C. Pengendalian rekaman
III. Tanggung Jawab Manajemen:
A. Komitmen manajemen
B. Fokus pada sasaran/pasien
C. Kebijakan mutu
D. Perencanaan Sistem Manajemen Mutu dan Pencapaian Sasaran
Kinerja/Mutu
E. Tanggung jawab, wewenang dan komunikasi
F. Wakil Manajemen Mutu/Penanggung Jawab Manajemen Mutu
G. Komunikasi internal
IV. Tinjauan Manajemen:
A. Umum
B. Masukan Tinjauan Manajemen
C. Luaran Tinjauan
V. Manajemen Sumber Daya:
A. Penyediaan sumber daya
B. Manajemen sumber daya manusia
C. Infrastruktur
D. Lingkungan kerja
VI. Penyelenggaraan Pelayanan:
A. Upaya Kesehatan Masyarakat Puskesmas:
1. Perencanaan Upaya Kesehatan Masyarakat, akses dan pengukuran
kinerja
2. Proses yang berhubungan dengan sasaran:
a. Penetapan persyaratan sasaran
b. Tinjauan terhadap persyaratan sasaran
c. Komunikasi dengan sasaran
3. Pembelian (jika ada)
4. Penyelenggaraan UKM:
a. Pengendalian penyelenggaraan upaya
b. Validasi proses penyelenggaraan upaya
c. Identifi kasi dan mampu telusur
d. Hak dan kewajiban proses sasaran
e. Pemeliharaan barang milik pelanggan (jika ada)
f. Manajemen risiko dan keselamatan
5. Pengukuran, analisis, dan penyempurnaan sasaran kinerja UKM:
a. Umum
b. Pemantauan dan pengukuran:
1) Kepuasan pelanggan
2) Audit internal
3) Pemantauan dan pengukuran proses
4) Pemantauan dan pengukuran hasillayanan
c. Pengendalian jika ada hasil yang tidak sesuai
d. Analisis data
e. Peningkatan berkelanjutan
 f. Tindakan korektif
g. Tindakan preventif
B. Pelayanan klinis (Upaya Kesehatan Perseorangan):
1. Perencanaan Pelayanan Klinis
2. Proses yang berhubungan dengan pelanggan
3. Pembelian/pengadaan barang terkait dengan pelayanan klinis:
a. Proses pembelian
b. Verifikasi barang yang dibeli
c. Kontrak dengan pihak ketiga
4. Penyelenggaraan pelayanan klinis:
a. Pengendalian proses pelayanan klinis
b. Validasi proses pelayanan
c. Identifikasi dan ketelusuran
d. Hak dan kewajiban pasien
e. Pemeliharaan barang milik pelanggan (spesiemen, rekam medis, dsb)
f. Manajemen risiko dan keselamatan pasien
5. Peningkatan Mutu Pelayanan Klinis dan Keselamatan Pasien:
a. Penilaian indikator kinerja klinis
b. Pengukuran pencapaian sasaran keselamatan pasien
c. Pelaporan insiden keselamatan pasien
d. Analisis dan tindak lanjut
e. Penerapan manajemen risiko
6. Pengukuran, analisis, dan penyempurnaan:
a. Umum
b. Pemantauan dan pengukuran:
1) Kepuasan pelanggan
2) Audit internal
3) Pemantauan dan pengukuran proses,kinerja
4) Pemantauan dan pengukuran hasil layanan
c. Pengendalian jika ada hasil yang tidak sesuai
d. Analisis data
e. Peningkatan berkelanjutan
f. Tindakan korektif
g. Tindakan preventif
VII. Penutup
Lampiran (jika ada)
 Format sampul pedoman /panduan :

PEDOMAN MANUAL MUTU

PEMERINTAH KABUPATEN BANDUNG BARAT

DINAS KESEHATAN
PUSKESMAS CIPEUNDEUY
Jl.Cipeundeuy Rajamandala No. 104 Telp. (022) 6970210 Kode Pos 40558

E. RENCANA LIMA TAHUNAN PUSKESMAS

Rencana lima tahunan tersebut harus sesuai dengan visi, misi, tugas pokok dan
fungsi Puskesmas bedasarkan pada analisis kebutuhan masyarakat akan
pelayanan kesehatan sebagai upaya untuk meningkatkan derajat kesehatan
masyarakat secara opti mal.
Dalam menyusun rencana lima tahunan, Kepala Puskesmas bersama seluruh
jajaran karyawan yang bertugas di Puskesmas melakukan analisis situasi yang
meliputi analisis pencapaian kinerja, mencari faktor-faktor yang menjadi
pendorong maupun penghambat kinerja, sehingga dapat menyusun program kerja
lima tahunan yang dijabatkan dalam kegiatan dan rencana anggaran.
Sistematika Rencana Kinerja Lima Tahunan Puskesmas dapat disusun dengan
sistematika sebagai berikut:
Kata Pengantar
Bab I. Pendahuluan
i. Keadaan Umum Puskesmas
ii. Tujuan penyusunan rencana lima tahunan
Bab II. Kendala dan Masalah
A. Identifikasi keadaan dan masalah
1. Tim mempelajari kebijakan, RPJMN, rencana strategis
Kementerian Kesehatan, Dinas Kesehatan
 Provinsi/Kabupaten/Kota, target kinerja lima tahunan yang harus
dicapai oleh Puskesmas.

2. Tim mengumpulkan data:

a. Data umum
b. Data wilayah
c. Data penduduk sasaran
d. Data cakupan
e. Data sumber daya
3. Tim melakukan analisis data
4. Alternatif pemecahan masalah
B. Penyusunan rencana
1. Penetapan tujuan dan sasaran
2. Penyusunan rencana
a. Penetapan strategi pelaksanaan
b. Penetapan kegiatan
c. Pengorganisasian
d. Perhitungan sumber daya yang diperlukan
C. Penyusunan Rencana Pelaksanaan (Plan of Action)
1. Penjadwalan
2. Pengalokasian sumber daya
3. Pelaksanaan kegiatan
4. Penggerak pelaksanaan
D. Penyusunan Pelengkap Dokumen
Bab III. Indikator dan standar kinerja untuk tiap jenis pelayanan dan
upaya Puskesmas
Menetapkan indikator kinerja capaian tiap upaya/ program dan jenis
pelayanan
Bab IV. Analisis Kinerja
A. Pencapaian Kinerja untuk tiap jenis pelayanan dan upaya Puskesmas
B. Analisis Kinerja: menganalisis faktor pendukung dan penghambat
pencapaian kinerja
Bab V. Rencana Pencapaian Kinerja Lima Tahun
A. Program Kerja dan kegiatan: berisi program-program kerja yang akan
dilakukan yang meliputi antara lain:
1. Program Kerja Pengembangan SDM, yang dijabarkan dalam
kegiatankegiatan, misalnya: pelatihan, pengusulan penambahan
SDM, seminar, workshop, dsb.
2. Program Kerja Pengembangan sarana, yang dijabarkan dalam
kegiatan-kegiatan, misalnya: pemeliharaan sarana, pengadaan
alat-alat kesehatan, dsb.
3. Program Kerja Pengembangan Manajemen, dan seterusnya.
B. Rencana anggaran: yang merupakan rencana biaya untuk tiap-tiap
program kerja dan kegiatan kegiatan yang direncanakan secara garis
besar.
Bab VI. Pemantauan dan Penilaian
Bab VII. Penutup
 Lampiran: matriks rencana kinerja lima tahunan Puskesmas/Klinik.
Matriks Rencana Kinerja Lima Tahunan (form excel)
Panduan dalam mengisi matriks rencana kinerja lima tahunan:
a. Nomor: diisi dengan nomor urut.
b. Pelayanan/Upaya Puskesmas: diisi dengan Pelayanan Klinis (Upaya
Kesehatan Perseorangan), dan Upaya Kesehatan Masyarakat yang
dilaksanakan di Puskesmas tersebut, misalnya Upaya KIA, Upaya KB,
Upaya PKM, dan seterusnya.
c. Indikator: diisi dengan indikator-indikator yang menjadi tolok ukur kinerja
Upaya/Pelayanan.
d. Standar: diisi dengan standar kinerja untuk tiap indicator.
e. Pencapaian: diisi dengan pencapaian kinerja tahun terakhir.
f. Target pencapaian: diisi dengan target-target yang akan dicapai pada tiap
tahap tahunan.
g. Program Kerja: diisi dengan Program Kerja yang akan dilakukan untuk
mencapai target pada tiap tahun berdasarkan hasil analisis kinerja, misalnya
program kerja pengembangan SDM, program kerja peningkatan mutu,
program kerja pengembangan SDM, program kerja pengembangan sarana,
dsb.
h. Kegiatan: merupakan rincian kegiatan untuk tiap program yang
direncanakan, misalnya untuk program pengembangan SDM, kegiatan Pelati
han Perawat, Pelatihan Tenaga PKM, dan sebagainya.
i. Volume: diisi dengan volume kegiatan yang direncanakan untuk ti ap
tahapan tahunan.
j. Harga Satuan: harga satuan untuk tiap kegiatan.
k. Perkiraan Biaya: diisi dengan perkalian antara volume dengan harga satuan.
1. Penutup
Panduan ini disusun dengan harapan akan membantu Kepala Puskesmas
dalam menyusun rencana kinerja lima tahunan, yang kemudian diuraikan
dalam rencana tahunan dalam bentuk Rencana Usulan Kegiatan dan
Rencana Pencapaian Kegiatan.
Lampiran:
Lampiran 1. Matriks Rencana Kinerja Lima Tahunan Puskesmas

F. PERENCANAAN TINGKAT PUSKESMAS (PTP) TAHUNAN”

Perencanaan adalah: suatu proses kegiatan secara urut yang harus dilakukan
untuk mengatasi permasalahan dalam rangka mencapai tujuan yang telah
ditentukan dengan memanfaatkan sumberdaya yang tersedia secara berhasil
guna dan berdaya guna.
Perencanaan Tingkat Puskesmas (PTP) diarti kan sebagai proses penyusunan
rencana kegiatan Puskesmas pada tahun yang akan datang, dilakukan secara
sistematis untuk mengatasi masalah atau sebagian masalah kesehatan
masyarakat diwilayah kerjanya.
Perencanaan Puskesmas mencakup semua kegiatan upaya Puskesmas yang
dilakukan di Puskesmas baik dalam menjalankan fungsi penyelenggaraan Upaya
Kesehatan Masyarakat (UKM) maupun Upaya Kesehatan Perseorangan (UKP) ti
ngkat pertama, UKM baik esensial, maupun pengembangan sebagai rencana
Tahunan Puskesmas yang dibiayai oleh pemerintah, baik pemerintah pusat
maupun daerah serta sumber dana lain.
Format RUK program dan Puskesmas

Penangg
NO Upaya Target Kebutuhan Sumber Waktu Kebutuhan Sumber
Kegiatan Tujuan Sasaran ung Mitra Kerja Indikator Kinerja
sasaran Daya Pelaksanaan Anggaran Pembiayaan
Kesehatan Jawab
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13

Catatan:
 Kegiatan diisi dengan kegiatan dari paket program yang diusulkan dalam upaya mencapai usulan program.
 Tujuan diisi dengan tujuan dari setiap kegiatan program.
 Sasaran adalah jumlah populasi atau area di wilayah kerja yang akan dicakup dalam kegiatan.
 Target adalah jumlah bagian dari sasaran/ area yang akan diberikan pelayanan oleh Puskesmas dihitung berdasarkan faktor koreksi
kondisi geografi, jumlah sumber daya dan target pasar serta pencapaian tahun lalu.
 Besar biaya pengacu pada peraturan daerah yang ada.
 Sumber pembiayaan dapat berasal dari Pemerintah, swasta, masyarakat atau pendapatan fungsional Puskesmas.
 Keterangan : berisi mekanisme pengusulan melalui : 1) Musrenbang 2) Dinas Kesehatan 3) Operasional
Format RPK
RENCANA PELAKSANAAN KEGIATAN UPT PUSKESMAS CIPEUNDEUY
TAHUN……….
 TARGET J
NO UPAYA KESEHATAN JENIS KEGIATAN TUJUAN SASARAN PENANGGUNGJAWAB VOLUME KEGIATAN
SASARAN PELA

1 2 3 4 5 6 7 8

Sistematika Perencanaan Puskemas

Bab I PENDAHULUAN
1. Latar Belakang
2. Pengertian Puskesmas
3. Fungsi Puskesmas
4. Visi Puskesmas
5. Misi Puskesmas
6. Tujuan
Bab II ANALISA SITUASI PUSKESMAS
1. Kondisi Umum
a. Keadaan Geografis
b. Demografi
c. Mata pencaharian
d. Data Keluarga Miskin
e. Tingkat pendidikan
2. Sumber Daya Puskesmas
a. Tenaga kesehatan di Puskesmas
b. Sarana dan kelengkapan kantor Puskesmas
c. Pembiayaan Puskesmas
d. Sarana dan fasilitas kesehatan di wilayah kerja Puskesmas
3. Capaian Program Kesehatan
a. Derajat kesehatan
b. Capaian program
c. Pencapaian SPM
d. Hasil PKP
Bab III IDENTIFIKASI DAN PEMECAHAN MASALAH
BAB IV RENCANA KERJA PUSKESMAS
BAB V PENUTUP

G. PEDOMAN/ PANDUAN
Pedoman/ panduan adalah: kumpulan ketentuan dasar yang memberi arah langkah-
langkah yang harus dilakukan. Pedoman merupakan dasar untuk menentukan dan
melaksanakan kegiatan. Panduan adalah petunjuk dalam melakukan kegiatan,
sehingga dapat diartikan pedoman mengatur beberapa hal, sedangkan panduan
hanya mengatur 1 (satu) kegiatan. Pedoman/ panduan dapat diterapkan dengan baik
dan benar melalui penerapan SOP.
1. Format baku sistematika pedoman panduan yang lazim digunakan sebagai berikut:
 a. Format Pedoman Pengorganisasian Unit Kerja
Kata Pengantar
BAB I Pendahuluan
BAB II Gambaran Umum PUSKESMAS
BAB III Visi, Misi, Falsafah, Nilai dan Tujuan PUSKESMAS
BAB IV Struktur Organisasi PUSKESMAS
BAB V Struktur Organisasi Unit Kerja
BAB VI Uraian Jabatan
BAB VII Tata Hubungan Kerja
BAB VIII Pola Ketenagaan dan Kualifikasi Personil
BAB IX Kegiatan Orientasi
BAB X Pertemuan/ Rapat
BAB XI Pelaporan
1. Laporan Harian
2. Laporan Bulanan
3. Laporan Tahunan

b. Format Pedoman Pelayanan Unit Kerja

Kata Pengantar
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
B. Tujuan Pedoman
C. Sasaran Pedoman
D. Ruang Lingkup Pelayanan
E. Batasan Operasional
BAB II STANDAR KETENAGAAN
A. Kualifi kasi Sumber Daya Manusia
B. Distribusi Ketenagaan
C. Jadwal Kegiatan
BAB III STANDAR FASILITAS
A. Denah Ruang
B. Standar Fasilitas
BAB IV TATA LAKSANA PELAYANAN
A. Lingkup Kegiatan
B. Metode
C. Langkah Kegiatan
BAB V LOGISTIK
BAB VI KESELAMATAN SASARAN KEGIATAN/PROGRAM
BAB VII KESELAMATAN KERJA
BAB VIII PENGENDALIAN MUTU
BAB IX PENUTUP
c. Format Panduan Pelayanan
BAB I DEFINISI
BAB II RUANG LINGKUP
BAB III TATA LAKSANA
BAB IV DOKUMENTASI

H. REKAM IMPLEMENTASI
Rekam implementasi adalah: dokumen yang menjadi bukti obyektif dari kegiatan
yang dilakukan atau hasil yang dicapai di dalam kegiatan Puskesmas dalam
melaksanakan regulasi internal atau kegiatan yang direncanakan.

Ketentuan lainnya yang berhubungan dengan tata naskah adalah sebagai berikut :

1. TATA NASKAH DOKUMEN SECARA UMUM

 a. Kertas
- Dokumen menggunakan kertas HVS putih ukuran folio/F4 70 gram ( 216 x
330 mm) dan penggunaan kerta HVS putih ukuran A4 ( 210 x 297 mm )
untuk laporan berbentuk makalah seperti laporan tahunan, renja, dan profil
- Penulisan kop Puskesmas menggunakan spasi 1, sedangkan bagian isi dan
lampiran menggunakan spasi 1,15
b. Tulisan menggunakan tipe huruf Arial, ukuran 11. Untuk bagan alir pada SOP
dan pada bentuk - bentuk tabel ukuran tulisan menyesuaikan.
c. Batas Kertas
Demi keserasian dan kerapian (estetika) dalam penyusunan naskah ditetapkan
batas kertas sebagai berikut :
- Untuk naskah Kebijakan, Manual Mutu, Rencana Lima Tahunan
Puskesmas, Perencanaan Tingkat Puskesmas (PTP) Tahunan, Pedoman/
Panduan, Penyusunan Kerangka Acuan Program/ Kegiatan menggunakan
batasan kertas : atas dan bawah 2 cm, kiri 4 cm dan kanan 2 cm dan spasi
1,5
- Untuk SOP / daftar tilik dan tabel lainnya (hasil print posisi kertas portrait)
batasan kertas:atas dan bawah 2 cm, kiri 4 cm dan kanan 2 cm.
- Untuk naskah dengan hasil print landscape batasan kertas : atas 3 cm,
bawah 2 cm, kanan dan kiri 2 cm.
- Bila bentuk dokumen landscape dan memerlukan kop surat maka ukuran
kop tidak berubah ( Potrait ).

2. PENGENDALIAN DOKUMEN
a. Prosedur pengendalian dokumen puskesmas ditetapkan oleh kepala
puskesmas dan dijadikan acuan oleh seluruh unit di puskesmas.
b. Dokumen disahkan oleh Kepala Puskesmas setelah diberikan tanggapan,
dikoreksi, dan diperbaiki oleh tim mutu
c. Dokumen disosialisasikan terutama SOP dan didistribusikan.
d. Dilakukan pencatatan baik dokumen internal maupun dokumen eksternal.
e. Mengarsipkan dokumen dengan menbubuhkan tanda asli, terkendali , tidak
terkendali dan kadaluarsa.

KEPALA PUSKESMAS
CIPEUNDEUY

ODIH