PEMERINTAH KABUPATEN DELI SERDANG

DINAS KESEHATAN
UPT PUSKESMAS SEI MENCIRIM
Jln. Purwo Desa Sei Mencirim, Kec. Sunggal. Kode Pos 20352
Email : puskesmasseimencirim@gmail.com

KEPUTUSAN
KEPALA UPT PUSKESMAS SEI MENCIRIM
NOMOR : 02/ SKP /AK/II/2018
TENTANG
PENYUSUNAN TATA NASKAH DAN PENGENDALIAN DOKUMEN
PUSKESMAS SEI MENCIRIM

KEPALA UPT PUSKESMAS SEI MENCIRIM

Menimbang : a. bahwa dalam proses penyusunan dokumen akreditasi

diperlukan acuan tata naskah sehingga format yang
dihasilkan seragam ;
b. bahwa berdasarkan pertimbangan yang dimaksud pada
huruf a perlu ditetapkan keputusan kepala UPT
Puskesmas Sei Mencirim tentang tata naskah dokumen
akreditasi Puskesmas Sei Mencirim;

Mengingat : 1. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 46 tahun 2015

tentang Akreditasi Puskesmas,Klinik Pratama,Tempat
Praktik Mandiri Dokter, Dan Tempat Praktik Mandiri
Dokter Gigi;
2. Buku Pedoman Penyusunan Dokumen Akreditasi
Fasilitas Kesehatan Tingkat Pertama (FKTP) Tahun
2017.
3. Peraturan Bupati KabupatenDeli SerdangNomor 279
Tahun 2012 Tentang Pedoman Tata Naskah Dinas
diLingkungan Pemerintah Kabupaten Deli Serdang.
4. Keputusan Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten Deli
Serdang Nomor : 1841 /441 /DS / 2017 Tentang
Penyusunan Tata Naskah dan Pengendalian Dokumen
Untuk Akreditasi Puskesmas.
 MEMUTUSKAN

tapkan Menetapkan : KEPUTUSAN KEPALA UPT PUSKESMAS SEI

MENCIRIM TENTANG PENYUSUNAN TATA
NASKAH DAN PENGENDALIAN DOKUMEN
PUSKESMAS SEI MENCIRIM.
KESATU : Tata naskah dokumen berpedoman pada buku Pedoman
Penyusunan Dokumen Akreditasi Fasilitas Kesehatan
Tingkat Pertama (FKTP) Tahun 2017.
KEDUA : Jenis dokumen yang dilakukan pembakuan tata
naskahnya meliputi :
1. Kebijakan
2. Pedoman/ panduan
3. SOP
4. Kerangka Acuan
5. Penomoran Surat Keputusan dan Standar
Operasional Prosedur
6. Pengendalian Dokumen
KETIGA : Keputusan Kepala UPT Puskesmas Sei Mencirim ini
berlaku untuk penyusunan dokumen Akreditasi
Puskesmas Sei Mencirim.
KEEMPAT : Pembakuan tata naskah terlampir dalam keputusan ini
yang merupakan bagian tidak terpisahkan .
KELIMA Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan dengan
ketentuan apabila dikemudian hari terdapat kekeliruan
akan diadakan perbaikan atau perubahan sebagaimana
mestinya.

Ditetapkan di : Sei Mencirim

Pada Tanggal : Februari2018
Kepala UPT. Puskesmas
Sei Mencirim

SUSAN HELEN HUTAPEA

 LAMPIRAN : KEPUTUSAN KEPALA UPT
PUSKESMAS SEI MENCIRIM
NOMOR : 01/SKP/AK/SM/IV/2018
TENTANG PENYUSUNANTATA NASKAH
DAN PENGENDALIAN DOKUMEN
PUSKESMAS SEI MENCIRIM.

A. PEDOMAN TATA NASKAH DAN PENGENDALIAN DOKUMEN

UNTUK AKREDITASI PUSKESMAS.
Dokumen menggunakan kertas HVS ukuran folio 70 gram dengan margin
kiri 4 cm, kanan 3 cm, atas dan bawah 3 cm serta spasi 1,5, dengan
pengetikan menggunakan tipe huruf Arial ukuran huruf 12 untuk penulisan
Surat Keputusan (SK) dan Surat Masuk serta Surat Keluar. Untuk
penulisan dalam tabel tidak menggunakan ketentuan tersebut, penulisan SOP
dengan tipe huruf times new roman,spasi 1, ukuran huruf 12. Dengan
penulisan Surat Keputusan harus sesuai dengan kop surat Misalnya :
UPT.Puskesmas Sei Mencirim, Surat Keputusan Kepala UPT.Puskesmas Sei
Mencirim,seragam penulisan kalimat.

B. BENTUK DAN SUSUNAN NASKAH KEBIJAKAN

Kebijakan adalah Peraturan/Keputusan yang ditetapkan oleh Kepala
Puskesmas yang merupakan garis besar yang bersifat mengikat dan wajib
dilaksanakan oleh penanggung jawab maupun pelaksana. Penyusunan
Peraturan/Surat Keputusan harus didasarkan pada peraturan perundangan,
baik undang-undang, Peraturan Pemerintah, Peraturan Presiden, Peraturan
Daerah, Peraturan Kepala Daerah, Peraturan Menteri dan pedoman-pedoman
teknis yang berlaku seperti yang ditetapkan oleh Kementerian Kesehatan,
Kementerian Dalam Negeri, Dinas Kesehatan Provinsi, dan Dinas Kesehatan
Kabupaten/Kota. Peraturan/ Keputusan Kepala Puskesmas dapat dituangkan
dalam pasal-pasal dalam keputusan tersebut, atau merupakan lampiran dari
peraturan/keputusan.

Format Kop surat Puskesmas Sei Mencirim

PEMERINTAH KABUPATEN DELI SERDANG

DINAS KESEHATAN
UPT PUSKESMAS SEI MENCIRIM
Jln. Purwo Desa Sei Mencirim, Kec. Sunggal. Kode Pos 20352
Email : puskesmasseimencirim@gmail.com
 Format Peraturan/ keputusan dapat disusun sebagai berikut:
1. Pembukaan:
a. Judul : Keputusan Kepala UPT. Puskesmas Sei Mencirim.
b. Nomor: ditulis sesuai sistem penomoran surat keputusan di Puskesmas,
untuk lebih lanjut bisa dilihat di poin penomoran surat.
c. Jabatan pembuat keputusan ditulis simetris, diletakkan di tengah margin
serta ditulis dengan huruf kapital,
d. Konsideran, meliputi:
1) Menimbang: memuat uraian singkat tentang pokok-pokok pikiran yang
menjadi latar belakang dan alasan pembuatan keputusan. Huruf awal
kata menimbang ditulis dengan huruf kapital diakhiri dengan tanda baca
titik dua (:), dan diletakkan di bagian kiri, konsideran menimbang
diawali dengan penomoran menggunakan huruf kecil abjad dan dimulai
dengan kata bahwa dengan “b” huruf kecil dan diakhiri dengan titik
koma ( ; )
2) Mengingat: memuat dasar kewenangan dan peraturan perundangan
yang memerintahkan pembuat keputusan tersebut. Peraturan
perundangan yang menjadi dasar hukum adalah peraturan yang
tingkatannya sederajat atau lebih tinggi. Konsideran ini diletakkan di
bagian kiri tegak lurus dengan kata menimbang. Konsideran yang
berupa peraturan perundangan diurutkan sesuai dengan HIRARKI
TATA PERUNDANGAN diawali dengan nomor dengan huruf angka
1, 2, dst, di tulis dengan huruf awal huruf besar dan di akhiri dengan
tanda baca titik koma (;). Peraturan dan Perundangan yang digunakan
sebagai pedoman dan referensi adalah peraturan dan perundangan yang
terbaru.

2. Diktum:
a. Diktum “Memutuskan” ditulis simetris di tengah, seluruhnya dengan huruf
kapital, serta diletakkan di tengah margin;
b. Diktum Menetapkan dicantumkan setelah kata memutuskan disejajarkan
ke bawah dengan kata menimbang dan mengingat, huruf awal kata
menetapkan ditulis dengan huruf capital, dan diakhiri dengan tanda baca
titik dua ( : );
c. Nama keputusan sesuai dengan judul (kepala), seluruhnya ditulis dengan
huruf capital dan diakhiri dengan tanda baca titik ( . ).
3. Batang Tubuh.
a. Batang tubuh memuat semua substansi keputusan yang dirumuskan dalam
dictum-diktum, misalnya:
Kesatu :
Kedua :
dst
 b. Dicantumkan saat berlakunya peraturan/keputusan, perubahan,
pembatalan, pencabutan ketentuan, dan peraturan lainnya, dan
c. Materi kebijakan dapat dibuat sebagai lampiran peraturan/keputusan, dan
pada halaman terakhir ditandatangani oleh pejabat yang menetapkan
peraturan/keputusan.
d. Kaki:
Kaki peraturan/keputusan merupakan bagian akhir substansi
peraturan/keputusan yang memuat penanda tangan penerapan
peraturan/keputusan, pengundangan peraturan/keputusan yang teridiri atas
tempat dan tanggal penetapan, nama jabatan, tanda tangan pejabat, dan
nama lengkap pejabat yang menanda tangani ditulis tanpa gelar.
e. Penandatanganan:
Peraturan/Keputusan Kepala Puskesmas ditandatangani oleh Kepala UPT.
Puskesmas
f. Lampiran peraturan/keputusan:
1) Halaman pertama harus dicantumkan judul dan nomor
peraturan/keputusan, dan tentang apa lampiran SK tersebut
2) Halaman terakhir harus ditanda tangani oleh Kepala Puskesmas dengan
hanya nama lengkap tanpa gelar dan NIP.

C. BENTUK DAN SUSUNAN NASKAH PEDOMAN/PANDUAN

Pedoman/ panduan adalah: kumpulan ketentuan dasar yang memberi arah
langkah-langkah yang harus dilakukan. Pedoman merupakan dasar untuk
menentukan dan melaksanakan kegiatan.
Panduan adalah petunjuk dalam melakukan kegiatan, sehingga dapat
diartikan pedoman mengatur beberapa hal, sedangkan panduan hanya
mengatur 1 (satu) kegiatan. Pedoman/ panduan dapat diterapkan dengan baik
dan benar melalui penerapan SOP.
Format baku sistematika pedoman panduan yang lazim digunakan sebagai
berikut :
a. Format Pedoman Pengorganisasian Unit Kerja
BAB I Pendahuluan
BAB II Gambaran Umum Puskesmas
BAB III Visi, Misi, Falsafah, Nilai dan Tujuan Puskesmas
BAB IV Struktur Organisasi Puskesmas
BAB V Struktur Organisasi Unit Kerja
BAB VI Uraian Jabatan
BAB VII Tata Hubungan Kerja
BAB VIII Pola Ketenagaan dan Kualifikasi Personil
BAB IX Kegiatan Orientasi
BAB X Pertemuan/ Rapat
BAB XI Pelaporan
 1. Laporan Harian
2. Laporan Bulanan
3. Laporan Tahunan
b. Format Pedoman Pelayanan Unit Kerja
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
B. Tujuan Pedoman
C. Ruang Lingkup Pelayanan
D. Batasan Operasional
E. Landasan Hukum

BAB II STANDAR KETENAGAAN

A. Kualifikasi Sumber Daya Manusia
B. Distribusi Ketenagaan
C. Jadual Kegiatan, termasuk Pengaturan Jaga (Rawat Inap)
BAB III STANDAR FASILITAS
A. Denah Ruang
B. Standar Fasilitas

BAB IV TATALAKSANA PELAYANAN

BAB V LOGISTIK
BAB VI KESELAMATAN PASIEN
BAB VII KESELAMATAN KERJA
BAB VIII PENGENDALIAN MUTU
BAB IX PENUTUP

c. Format Panduan Pelayanan Puskesmas

BAB I DEFINISI
BAB II RUANG LINGKUP
BAB III TATALAKSANA
BAB IV DOKUMENTASI

D. BENTUK DAN SUSUNAN NASKAH KERANGKA ACUAN

Penyusunan kerangka acuan upaya/kegiatan dengan mencakup tujuan umum
dan khusus yang merupakan tujuan program. Tujuan Umum: adalah tujuan
secara garis besar, sedangkan tujuan khusus merupakan rincian kegiatan-
kegiatan yang akan dicapai dari organisasi. Kegiatan pokok dan rincian
kegiatan: langkah- langkah kegiatan dilaksanakan sehingga tercapainya
tujuan program. Karena itu antara tujuan dan kegiatan harus berkaitan dan
sejalan. Cara melaksanakan kegiatan, metode untuk melaksanakan kegiatan
pokok dan rincian kegiatan.
1. Sistematika/ Format Kerangka Acuan upaya Kegiatan
Sistematika atau format kerangka acuan upaya Kegiatan sebagai berikut:
 a. Pendahuluan
b. Latar belakang
c. Tujuan umum dan tujuan khusus
d. Kegiatan pokok dan rincian kegiatan
e. Cara melaksanakan kegiatan
f. Sasaran
g. Skedul (Jadwal) pelaksanaan kegiatan
h. Evaluasi pelaksanaan kegiatan dan pelaporan
i. Pencatatan, Pelaporan dan evaluasi kegiatan
Sistematika/ format tersebut diatas adalah minimal Puskesmas dapat
menambah sesuai kebutuhan, tetapi tidak diperbolehkan mengurangi.
Contoh penambahan : ditambah point untuk rencana pembiayaan/
anggaran.

Petunjuk Penulisan
a. Pendahuluan
Yang ditulis dalam pendahuluan adalah hal-hal yang bersifat umum yang
masih terkait dengan upaya/ kegiatan
b. Latar belakang
Latar belakang adalah merupakan justifikasi atau alasan mengapa program
tersebut disusun. Sebaiknya dilengkapi dengan data-data sehingga alasan
diperlukan program tersebut dapat lebih kuat.
c. Tujuan umum dan tujuan khusus
Tujuan ini adalah merupakan tujuan upaya/ kegiatan. Tujuan umum adalah
tujuan secara garis besarnya, sedangkan tujuan khusus adalah tujuan
secara rinci
d. Kegiatan pokok dan rincian kegiatan
Kegiatan pokok dan rincian kegiatan adalah langkah-langkah kegiatan
yang harus dilakukan sehingga tercapainya tujuan upaya/ kegiatan
tersebut. Oleh karena itu antara tujuan dan kegiatan harus berkaitan dan
sejalan.
e. Cara melaksanakan kegiatan
Cara melaksanakan kegiatan adalah metode untuk melaksanakan kegiatan
pokok dan rincian kegiatan. Metode tersebut bisa antara lain dengan
membentuk tim, melakukan rapat, melakukan audit, dan lain-lain.
f. Sasaran
Sasaran program adalah target pertahun yang spesifik dan terukur untuk
mencapai tujuan-tujuan upaya/ kegiatan.
Sasaran upaya/ kegiatan menunjukkan hasil antara yang diperlukan untuk
merealisir tujuan tertentu. Penyusunan sasaran program perlu
memperhatikan hal-hal sebagai berikut:
Sasaran yang baik harus memenuhi “SMART” yaitu :
1) Specific : sasaran harus menggambarkan hasil spesifik yang
diinginkan, bukan cara pencapaiannya. Sasaran harus memberikan
arah dan tolok ukur yang jelas sehingga dapat dijadikan landasan
untuk penyusunan strategi dan kegiatan yang spesifik.
2) Measurable : sasaran harus terukur dan dapat dipergunakan untuk
memastikan apa dan kapan pencapaiannya. Akontabilitas harus
ditanamkan kedalam proses perencanaan. Oleh karenanya
meetodologi untuk mengukur pencapaian sasaran (keberhasilan
upaya/ kegiatan) harus ditetapkan sebelum kegiatan yang terkait
dengan sasaran tersebut dilaksanakan.
3) Agressive but Attainable : apabila sasaran harus dijadikan standar
keberhasilan, maka sasaran harus menantang, namun tidak boleh
mengandung target yang tidak layak. Umpamanya kita bisa
menetapkan sebagai suatu sasaran “Pengurangan kematian misalnya
akibat TB akan dapat dicapai pada suatu tingkat tertentu” tetapi
meniadakan kematian merupakan hal yang tidak dapat dipastikan
kelayakannya.
4) Result oriented : sedapat mungkin sasaran harus menspesifikkan hasil
yang ingin dicapai. Misalnya : mengurangi komplain masyarakat
terhadap pelayanan OAT sebesar 50%
5) Time bound : sasaran sebaiknya dapat dicapai dalam waktu yang
relatif pendek, mulai dari beberapa minggu sampai beberapa bulan
(sebaiknya kurang dari 1 tahun). Kalau ada upaya/ kegiatan 5 (lima)
tahun dibuat sasaran antara. Sasaran akan lebih mudah dikelola dan
dapat lebih serasi dengan proses anggaran apabila dibuat sesuai
dengan batas-batas tahun anggaran di Puskesmas.
Seni di dalam penentuan sasaran adalah menimbulkan tantangan yang
dapat dicapai. Sasaran yang terbaik adalah sasaran yang dapat
mendorong peningkatan kapasitas Puskesmas, namun dalam batas-
batas kelayakan. Sasaran yang baik tidak hanya akan meningkatkan
upaya/ kegiatan dan jasa pelayanan yang dihasilkan, namun juga
menumbuhkan kebanggaan dan rasa percaya diri pada para
pelaksanaannya.
Sebaliknya penerapan target kinerja yang tidak mungkin dicapai akan
melemahkan motivasi, membunuh inisiatif dan mengahmbat daya
inovasi para karyawan.
g. Jadwal pelaksanaan kegiatan
Skedul atau jadwal adalah merupakan perencanaan waktu
melaksanakan langkah-langkah pelaksanaan upaya/ kegiatan. Lama
waktu tergantung rencana upaya/ kegiatan tersebut dilaksanakan.
Untuk program tahunan, maka jadwal yang dibuat adalah jadwal untuk
1 tahun, sedangkan untuk upaya/ kegiatan 5 tahun maka jadwal yang
 harus dibuat adalah jadual 5 tahun. Skedul (jadwal) dapat dibuat time
table sebagai berikut :
h. Evaluasi pelaksanaan kegiatan dan pelaporan
Yang dimaksud dengan evaluasi pelaksanaan kegiatan adalah evaluasi
dari skedul (jadual) kegiatan. Skedul (jadual) tersebut akan dievaluasi
setiap berapa bulan sekali (kurun waktu tertentu), sehingga apabila dari
evaluasi diketahui ada pergeseran jadwal atau penyimpangan jadwal,
maka dapat segera diperbaiki sehingga tidak mengganggu upaya/
kegiatan secara keseluruhan. Karena itu yang ditulis dalam kerangka
acuan adalah kapan (setiap kurun waktu berapa lama) evaluasi
pelaksanaan kegiatan dilakukan dan siapa yang melakukan. Yang
dimaksud dengan pelaporannya adalah bagaimana membuat laporan
evaluasi pelaksanaan kegiatan tersebut dan kapan laporan tersebut harus
dibuat. Jadi yang harus ditulis di dalam kerangka acuan adalah cara
bagaimana membuat laporan evaluasi dan kapan laporan tersebut harus
dibuat dan ditujukan kepada siapa.
i. Pencatatan, Pelaporan dan evaluasi kegiatan
Pencatatan adalah catatan kegiatan dan yang ditulis dalam kerangka
acuan adalaah bagaimana melakukan pencatatan keegiatan atau
membuat dokumentasi kegiatan.
Pelaporan adalah bagaimana membuat laporan program dan kurun
waaktu (kapan) laporan harus diserahkan dan kepada siapa saja laporan
tersebut harus diserahkan.
Evaluasi kegiatan adalah evaluasi pelaksanaan Upaya/ kegiatan secara
menyeluruh. Jadi yang di tulis didalam kerangka acuan, bagaimana
melakukan evaluasi dan kapan evaluasi harus dilakukan.

E. BENTUK DAN SUSUNAN NASKAH STANDAR PROSEDUR

OPERASIONAL (SOP)
Standar Operasional Prosedur (SOP)adalah suatu perangkat instruksi/ langkah-
langkah yang di bakukan untuk menyelesaikan proses kerja rutin tertentu.
a. Tujuan Penyusunan SOP,
Agar berbagai proses kerja rutin terlaksana dengan efisien, efektif,
konsisten/ seragam dan aman, dalam rangka meningkatkan mutu
pelayanan melalui pemenuhan standar yang berlaku.
b. Manfaat SOP adalah :
1) Memenuhi persyaratan standar pelayanan Puskesmas
2) Mendokumentasi langkah-langkah kegiatan
3) Memastikan staf Puskesmas memahami bagaimana melaksanakan
pekerjaannya.
Contoh :
 SOP Pemberian informasi, SOP Pemasangan infus, SOP Pemindahan
pasien dari tempat tidur ke kereta dorong.
c. Format SOP.
1) Format SOP dibakukan agar tidak terjadi banyak format yang
digunakan, contoh pada lampiran, dan diberlakukan sesuai dengan
akreditasi Puskesmas ini diberlakukan,
2) Format merupakan format minimal, oleh karena itu format ini dapat
diberi tambahan materi/ kolom misalnya, nama penyusun SOP, unit
yang memeriksa SOP. Untuk SOP tindakan agar memudahkan didalam
melihat langkah- langkahnya dengan bagan alir, persiapan alat dan
bahan dan lain- lain, namun tidak boleh mengurangi item-tem yang ada
di SOP.
3) Format SOP untuk Puskesmas sebagai berikut :

1. Kop/Heading SOP
JUDUL
No Dokumen :
No.Revisi :
SOP TglTerbit :
Halaman :

UPT PUSKESMAS Tanda Tangan Kepala FKTP Drg. Susan H. Hutapea

SEI MENCIRIM Nip.196111161992032004

1. Nama kepala FKTP dengan gelar dan memakai NIP.

2. Nomor Dokumen : sesuai dengan penomoran dokumen di Surat Keputusan ini.
3. Nomor Revisi : nomor yang dikeluarkan setelah SOP yang dibuat pertama kali
di perbaiki mungkin ada yang diperbaiki dan tambahan SOP.
4. Tanggal Terbit : Tanggal di tetapkan dan dikeluarkannya SOP.
5. Halaman : Jumlah halaman SOP dari awal sampai dengan akhir.

2. Komponen SOP
a. SOP ADM dan UKM
1. Pengertian Tulis .... Judul SOP adalah....

2. Tujuan Sebagai acuan dan langkah langkah

3.Kebijakan SK KAPUS....

4.Referensi Pmk 75
Pmk 45/ Buku Pedoman
 5.Prosedur 1. Alat :
a. Bak Instrumen Steril
b.Alat Tulis
c. Media informasi
2. Bahan :
a. Kapas Alkohol
b. Obat Injeksi
c. Spuit Injeksi
3. Petugas yang melaksanakan
a.
b.

6.Langkah- Tahapan
Langkah
7.Bagan Alir Alur /tahapan sebagai bagan alir
Observasi pasien terhadap reaksi obat, pemahaman
8.Hal-hal yg perlu
responden terhadap pelayanan/survey kepuasan yang
diperhatikan
dilaksanakan
Puskesmas Pembantu,Poskesdes, Bidan dan Desa, Ruang
9.Unit Terkait
KIA,Ruang Rawat Inap
10.Dokumen Misalnya : rekam medis, buku register pendaftaran, jadwal
Terkait kegiatan,catatan tindakan

11. Rekaman historis perubahan

No Yang diubah Isi perubahan Tanggal diberlakukan

b. SOP UKP
1. Pengertian Tulis .... Judul SOP adalah
2. Tujuan Sebagai acuan dan langkah-langkah
3. Kebijakan SK UKP

4. Referensi Pmk 75
Pmk 45/Buku Pedoman
5. Prosedur a. Alat
b. Bahan
6. Langkah-
Tahapan
langkah
7. Bagan alir
Alur/tahapan sebagai bagan alir
8. Hal-hal yang Observasi pasien terhadap reaksi obat, pemahaman responden
perlu terhadap pelayanan/survey kepuasan yang dilaksanakan
diperhatikan
9. Unit terkait Puskesmas Pembantu, Poskesdes, Bidan dan Desa, Ruang
KIA, Ruang Rawat Inap

10. Dokumen Misalnya : Surat Tugas, Uraian Tugas, jadwal Kegiatan

Terkait

11. Rekaman historis perubahan

No Yang diubah Isi perubahan Tanggal diberlakukan

c. Petujuk Pengisian SOP

1) Logo yang dipakai adalah logo Pemerintah kabupaten/ kota, nama
organisasiadalah nama Puskesmas.
2) Kotak Heading : masing-masing kotak ( Puskesmas, judul SOP, No.
dokumen, No.revisi, Halaman, SOP, tanggal terbit, ditetapkan Kepala
Puskesmas ) diisi sebagai berikut :
a) Heading dicetak hanya pada halaman pertama
b) Kotak Puskesmas diberi nama Puskesmas dan Logo pemerintah
daerah.
c) Judul SOP : diberi Judul /nama SOP sesuai proses kerjanya
d) No. Dokumen: diisi sesuai dengan ketentuan penomoran yang
nerlaku di Puskesmas Sei Mencirim.
e) No. Revisi : diisi dengan status revisi, diisi menggunakan angka,
misalnya untuk dokumen baru dapat diberi nomor 00, sedangkan
dokumen revisi pertama diberi nomor 01, revisi kedua diberi nomor
02, dan seterusnya.
f) Halaman : diisi nomor halaman dengan mencantumkan juga total
halaman untuk SOP tersebut (misalnya : halaman pertama : 1/50.
Namun ditiap halaman selanjutnya dibuat footermisalnya pada
halaman kedua: 2/5, halaman terakhir : 5/5.
g) SOP diberi penamaan sesuai ketentuan (istilah) yang digunakan
Puskesmas, misalnya :SOP.
h) Tanggal terbit : diberi tanggal sesuai tanggal terbitnya atau tanggal
diberlakukannya SOP tersebut.
 i) Ditetapkan Kepala Puskesmas: diberi tandatangan Kepala
Puskesmas dan nama jelasnya.

3) Isi SOP
Isi SOP adalah sebagai berikut:
a) Pengertian : berisi penjelasan dan atau definisi tentang istilah yang
mungkin sulit dipahami atau menyebabkan salah pengertian/
menimbulkan multi persepsi.
b) Tujuan : berisi tujuan pelaksanaan SOP secara spesifik. Kata kunci
: “ Sebagai acuan penerapan langkah-langkah untuk ……”
c) Kebijakan : berisi kebijakan Kepala Puskesmas yang menjadi dasar
dibuatnya SOP tersebut. Dicantumkan kebijakan yang mendasari
SOP tersebut, contoh untuk SOP imunisasi pada bayi, pada
kebijakan dituliskan: Keputusan Kepala Puskesmas No ........ ...
tentang Pelayanan Imunisasi.
d) Referensi: berisikan dokumen ekternal sebagai acuan penyusunan
SOP, bisa berbentuk buku, peraturan perundang- undangan,
ataupun bentuk lain sebagai bahan pustaka,
e) Prosedur : berisi alat, bahan, dan petugas yang melaksanakan.
f) Langkah- langkah prosedur : bagian ini merupakan bagian utama
yang menguraikan langkah-langkah kegiatan untuk menyelesaikan
prose kerja tertentu.
g) Unit terkait : berisi unit-unit yang terkait dan atau prosedur terkait
dalam proses kerja tersebut.
Dari keenam isi SOP sebagaiama diuraikan di atas, dapat
ditambahkan antala lain: bagan alir, dokumen terkait,
h) Diagram Alir/ bagan alir (Flow Chart):
Didalam penyusunan prosedur maupun instruksi kerja sebaiknya
dalam langkah- langkah kegiatan dilengkapi dengan diagram
alir/bagan alir untuk memudahkan dalam pemahaman langkah-
langkahnya. Adapun bagan alir secara garis besar dibagi menjadi
dua macam, yaitu diagram alir makro dan diagram alir mikro.
Khusus untuk Pokja Admen dan Pokja UKM tidak merupakan
ketentuan harus ada bagan alir disesuaikan dengan kebutuhan.
i) Dokumen Terkait : berisi nama-nama dokumen yang ada kaitannya
dengan SOP tersebut.
j) Rekaman historis perubahan : berisi riwayat jika dilakukan revisi
SOP
(1) Diagram alir makro/ Macro flow chart, menunjukkan kegiatan-
kegiatan secara garis besar dari proses yang ingin kita tingkatkan,
hanya mengenal satu simbol. Bentuk balok :
(2) Diagram alir mikro/ micro flow chart, menunjukkan rincian kegiatan-
kegiatan dari tiap tahapan diagram makro, bentuk simbul sebagai
berikut:

o Awal kegiatan :

o Akhir kegiatan :

o Keputusan : Ya Ya
?

Tidak

o Penghubung :

o Dokumen : , Arsip :

4) Tata Cara Pengelolaan SOP:

1) SOP dikelola oleh sekretariat akreditasi Puskesmas,
2) Setiap pokja menyerahkan SOP yang sudah dibuat untuk dibuat
penomoran, tanda tangan kepala puskesmas dan di simpan sebagai
master. Kemudian dokumen asli digandakan, untuk dokumen asli
dibubuhkan stempel “ASLI” dan Foto copy SOP distempel
“TERKENDALI” dan didistribusikan ke unit masing-masing dan
diarsipkan di unit masing-masing untuk dokumen “TERKENDALI”,
yang “ASLI” disimpan di ruang Tata Usaha atau ruang Arsip jika
ada.
5) Penomoran
1. Penomoran Surat Keputusan (SK) secara umum dan Surat
Keputusan Gabungan (SK Payung):
01/SKP/AK/SM/2018, dengan keterangan :
01 : nomor urut
SKP : Surat Keputusan Payung
AK : Akreditasi
Pusk : sesuaikan dengan nama puskesmas masing-masing
2017 : Tahun pembuatan Surat Keputusan (SK)
 Jika Surat keputusan dikeluarkan oleh masing-masing Pokja
Admen,UKM dan UKP maka penomoran sesuai dengan contoh
:
Nomor Surat Pokja ADMEN : 01/SK/ADM-I/SM/I/2018
Dengan catatan :
01 : Nomor urut surat
SK : Surat Keputusan yang dibuat
ADM-I : dibuat oleh Pokja Admen berasal dari Bab I
Pusk : sesuaikan nama upt.puskesmas
I : bulan dibuat SK
2017 : Tahun dibuat SK
Nomor Surat Pokja UKM : 01/SK/UKM-IV/ SM/I/2017
Nomor Surat Pokja UKP : 01/SK/UKP-VI/SM/I/2017

2. Penomoran Standar Operasional Prosedur (SOP), yaitu :

01/SOP/BAB-I./ PG/ I/2017, dengan keterangan :
01 : nomor urut
SOP : Standar Operasional Prosedur

BAB … : sesuai dengan BAB berapa , missal BAB I dituliskan

Pusk : sesuaikan dengan nama UPT.Puskesmas masing-masing
I : bulan dibuat SK
2017 : Tahun pembuatan Surat Keputusan (SK)

3. Penomeran Surat Keputusan (SK) Payung/SK Gabungan

NO Nama Surat Keputusan (SK) No.Dokumen

1. Nama Surat Keputusan 01/SKP/AK/SM/2017

Dst …………………….. Dst

Penomoran untuk SK Akreditasi dan SOP UPT Puskesmas Sei

Mencirim dimungkinkan penulisannya menggunakan tulisan tangan
dengan bolpoint.

F. PENGENDALIAN DOKUMEN
1) Puskesmas mencetak stempel TERKENDALI yang bertujuan untuk
pengendalian dokumen, dimana dokumen asli/master disimpan,
status dokumen terkendali sama dengan dokumen asli.
2) Data Master/asli tidak distempel hanya ditanda tangani
ka.puskesmas dan dinomori, setelah di photocopy baru distempel
terkendali.
3) Untuk dokumen yang akan dibagikan ke pokja lainnya terlebih di
photocopy setelah itu diberi stempel puskesmas dan stempel
terkendali dan dibuat ekspedisi penyerahan dokumen seperti Surat
Keputusan (SK) atau Standar Operasional Prosedur (SOP).
4) Dokumen Master di simpan dibagian Tata Usaha /Pokja
Administrasi dan Manajemen.
5) Dokumen di photocopy rangkap dua (2) dan master 1 berarti ada tiga
(3), yang dokumen master (asli) disimpan 1 bundel, photocopy
dengan stempel terkendali untuk dibagikan ke pokja atau bagian
yang membutuhkan denganstempel terkendali.
6) Semua dokumen mulai Bab I sampai dengan Bab IX disimpan
masing-masing dalam satu bundle/map gongyu dan disimpan dalam
posisi tegak dilemari khusus untuk dokumen Akreditasi.
 TATA NASKAH
UPT PUSKESMAS SEI MENCIRIM
KABUPATEN DELI SERDANG
TAHUN 2018