Analisis Sistem Informasi – Deteksi Masalah Sistem

Pada sesi analisis sistem informasi ini, akan dibahas tentang deteksi masalah sistem yang
meliputi bahasan-bahasan sebagai berikut:

 Permasalahan sistem
 Information systems backlog
 Laporan awal masalah

Permasalahan Sistem

Semua sistem informasi akan mempunyai masalah, tanpa

memperdulikan seberapa baiknya sistem tersebut didesain. Beberapa hal yang menyababkan
sistem informasi mempunyai masalah, antara lain karena :
a. Waktu (overtime).
b. Lingkungan sistem yang berubah.
c. Perubahan prosedur operasional.

Perbaikan masalah sistem informasi disebut maintenance programming, yang meliputi tanggapan
terhadap masalah sistem dan penambahan fungsi baru ke sistem. Maintenance programming
mencakup 60 sampai 90 persen dari programming budget dan menunjukkan apakah sistem informasi
yang memburuk perlu diganti atau dipertahankan dengan melakukan perbaikan kecil (minor).

Masalah sistem informasi berhungan dengan karakteristik informasi, yaitu :

1. Relevansi (relevancy).
2. Keakuratan (accuracy), yang memiliki faktor : kelengkapan (completeness),
kebenaran (correctness), dan keamanan (security).
3. Ketepatan waktu (timeliness).
4. Ekonomi (economy), yang memiliki faktor : sumber daya (resources) dan
biaya (cost).
5. Efisiensi (eficiency).
6. Dapat dipercaya (reliability).
7. Kegunaan (usability).
Relevansi (relevancy)
Hasil dari sistem informasi (SI) harus dapat digunakan untuk kegiatan managemen ditingkat
operasional, taktis dan strategik. Jika tidak dapat digunakan, informasi tersebut layak untuk tidak
diperhatikan lagi.

Beberapa gejala dari informasi yang tidak lagi relevan, antara lain :

 Banyak laporan yang isinya terlalu panjang

 Laporan tidak digunakan oleh pihak yang menerimanya.
 Permintaan informasi tidak tersedia dalam SI.
 Sebagai laporan yang tersedia tetapi tidak diminta/dibutuhkan.
 Bertumpuknya keluhan-keluhan pemakai ketika laporan tidak diproduksi
dan disebarluaskan.

Kelengkapan (completeness)
Data tidak hanya dimasukkan secara benar, tetapi juga harus lengkap. Apabila sebuah sistem
informasi memiliki 95% keakuratan data, tetapi hanya 80% dari kebutuhan informasi, maka
sistem akan tidak efektif.
Berikut beberapa gejala ketidaklengkapan (incompleteness).

 Sebagian data dikembalikan ke pemakai karena sumber

dokumennya atau isian formulirnya tidak lengkap.
 Pengawas data menunjukkan sebuah atau lebih isian field yang
tidak diisi karena kesengajaan atau ketidaksengajaan.
 Bagian pemasukan data menelepon ke pemakai untuk mengklarifikasikan
data dari sumber-sumber dokumennya.

Kebenaran (correctness)
Kebenaran biasanya dipikir sebagai keakuratan. Semua data dari field harus dimasukkan secara
benar. Berikut gejala dari ketidakbenaran, antara lain :

 Total kesalahan transaksi mengalami kenaikan dibanding kualitasnya.

 Permintaan untuk perubahan program mengalami kenaikan.
 Masalah yang terjadi setelah akhir hari kerja normal mengalami kenaikan.
 Jumlah kesalahan kritis mengalami kenaikan.
Sebagai contoh adalah kesalahan saldo hutang nasabah dapat mengurangi
masukan kas, sehingga membuat nasabah mengalami ketidakpuasan.

Keamanan (security)
Seringkali informasi dikirimkan ke setiap orang yang membutuhkannya. Pengawasan keamanan
adalah struktur pengecekan untuk memutuskan jika informasi yang sensitif ditujukan kepada
pemakai yang tidak sah.

Ketepatan waktu (timeliness)

Beberapa gejala yang menunjukkan masalah ketepatan waktu :

 Keluaran (throughput) sistem informasi mengalami penurunan.

Troughput adalah tingkat proses transaksi sampai akhir waktu yang bebas kesalahan.
 Tumpukan pemasukan data mengalami kenaikan.
Sebuah tumpukan pemasukan data terjadi ketika data transaksi tidak langsung
dimasukkan pada saat itu (ditunda/tertunda).
 Keluhan tentang lambatnya sistem membuat laporan mengalami kenaikan.
 Waktu yang dibutuhkan untuk memperbaiki kesalahan program mengalami kenaikan.
 Banyaknya keluhan dari pemakai tentang kesulitan dalam menghubungi staff
pemeliharaan program dan staff operasinya.

Ekonomi (economy)
Biaya sistem informasi akan mengalami kenaikan sesuai dengan berjalannya waktu. Meskipun
ada beberapa biaya yang mengalami penurunan, dan sebagian akan naik Banyak hal yang
menunjukkan kenaikan biaya, seperti konsultan
pemeliharaan hardware dan program, dan sebagainya. Banyak organisasi merekrut konsultan
sebagai programmer atau analis selama proyek.
Untuk jangka pendek secara drastis akan menaikkan biaya tenaga kerja, tetapi untuk jangka
panjang mengurangi biaya karena mempertimbangkan keuntungan sistem informasi yang
didapat.

Efisiensi (eficiency)
Efisiensi adalah berapa banyak produksi meningkat karena tambahan unit sumber daya dalam
proses produksinya. Untuk contoh, sebuah perusahaan mengeluarkan $500.000 untuk sistem
inventory. Penjualan mengalami kenaikan
$100.000 sebagai hasil dari sistem baru tersebut.
Efisiensi dari sistem tersebut adalah :
100.000
——- = 20%
500.000
Disini beberapa rasio yang dapat dihitung dan dianalisa, antara lain :

 Keluaran / nilai uang (trougput/dollar).

 Keluaran / waktu untuk memasukkan data (trougput/data entry hours worked).
 Transaksi tanpa kesalahan/waktu (errorless transaction/hours).
 Kesalahan yang dibetulkan/nilai uang (errors corrected/dollar).
  Perubahan program/jumlah programmer (program changes/number of
programmers).
 Biaya kertas/transaksi (paper costs/transaction).

Dapat dipercaya (reliability)

Sebuah indikator penting dari sistem informasi yang adalah dengan memperhatikan masalah
reliabilitasnya. Beberapa gejala tentang masalah reliabilitas, antara lain :

 Computer downtime, yaitu sistem informasi bekerja dengan baik ketika komputernya
bagus, kemudian komputer mengalami penurunan.
 Banyaknya karyawan mengalami pergantian (turnover), yaitu tingkat rata-rata karyawan
bekerja dengan baik keluar, dan karyawan baru ditraining.
 Waktu perbaikan kesalahan program, yaitu pemakai tidak dapat memperkirakan berapa
lama waktu yang dibutuhkan untuk memperbaiki sebuah kesalahan informasi, barangkali
satu jam atau empat minggu.
 Biaya, yaitu tingginya varian rata-rata biaya setiap bulannya.
 Tumpukan transaksi, yaitu jumlah transaksi yang tertunda atau ditolak.
 Rata-rata kesalahan, yaitu rata-rata kesalahan yang tidak dapat
diprediksi, sehingga perlu menguranginya.

Kegunaan (usability)
Tidak ada hal yang lebih baik dari sebuah sistem yang dirancang sesuai dengan kriteria. Jika
sistem sulit digunakan, berarti adalah masalah dalam sistem.
Beberapa gejala yang menunjukkan sedikit kegunaan (poor usability) sistem, antara lain :

 Lamanya waktu pelatihan bagi pemakai pemula.

 Tingginya rata-rata kesalahan yang terjadi.
 Naiknya keluhan-keluhan pemakai.
 Naiknya kemangkiran dari sebagian pemakai komputer.

Information systems backlog

Tumpukan pemasukan data adalah sebuah kondisi dimana transaksi yang datang tidak langsung
dimasukkan (posted) ke record pada awal hari kerja berikutnya.
Tujuan uatma dari sistem informasi bisnis adalah menyimpan sumber daya (to keep track of
resources), sehingga kegagalan memperbarui (to update)
sumber daya record adalah sebuah masalah sistem yang serius.
Sebagai analis, adalah penting untuk mengetahui apa yang menyebabkan terjadi tumpukan
(backlogs) dan masalah-masalah yang sebabkan systems backlogs.

Terdapat 5 alasan mengapa sebuah tumpukan masalah sistem informasi dapat terjadi :

 Volume transaksi mengalami kenaikan (transaction volume increase).

  Penurunan kinerja (decreasing performance).
 Pergantian karyawan yang tinggi (employee turnover).
 System downtime.
 Transaction variances.

Beberapa masalah backlogs menyebabkan beberapa kekacauan, antara lain :

 Menumpuknya rekord-rekord (lack of record currency).

 Kenaikan rata-rata kesalahan (increased error rates).
 Kenaikan biaya (increased costs).
 Kenaikan pergantian karyawan (increased employee turnover).

Deteksi sumber-sumber masalah sistem informasi :

a. Keluhan pemakai (user complaints).
b. Perhatian top manajemen (top management concerns)
c. Penunjuk jalan (scouting).
d. Pengawas pemakai (user surveys).
e. Pengawas (audits).
f. Pengukur kinerja sistem (performance measurement systems).

Laporan awal masalah

Banyaknya catatan-catatan (logs) masalah-masalah laporan dapat digunakan oleh sistem analis
untuk studi awal (preliminary study). Studi ini memutuskan jika laporan atau deteksi masalah
adalah cukup serius untuk menjamin perhatian lebih lanjut dan perhatian apa saja yang perlu
untuk dilakukan.
Analis menyiapkan sebuah laporan awal masalah yang mencakup 4 elemen berikut:

 Source, dari mana sumber masalah informasi berasal.

 Nature, sebuah deskripsi singkat tentang sumber masalah.
 Detailed analysis, pengembangan secara teknis dari masalah (problem nature).
 Recommendation, sejauh mana solusi dari masalah akan dikembangkan.

Tipe recommendation, terdiri dari :

 Masalahnya kecil dan kebutuhan pemeliharaan.

 Masalahnya membutuhkan kemampuan sistem.
 Masalahnya serius sehingga perlu analisis detail.

Rekomendasi ini dimulai dari system development life cycle. Detail analisis memutuskan
apakahsistem saat ini perlu diganti dengan sistem informasi yang baru.

Daftar Pustaka
  Martin, Merle P., Analysis And Design of Business Information Sytems, Macmillan
Publishing Company, New York, 1991

Sesi 2

Siklus Hidup Pengembangan Sistem Informasi

Ditulis pada 16 Desember 2013

9 Votes

SDLC (Systems Development Life Cycle, Siklus Hidup Pengembangan Sistem) atau Systems Life
Cycle (Siklus Hidup Sistem), dalam rekayasa sistem dan rekayasa perangkat lunak, adalah proses
pembuatan dan pengubahan sistem serta model dan metodologi yang digunakan untuk
mengembangkan sistem-sistem tersebut. Konsep ini umumnya merujuk pada sistem komputer
atau informasi. SDLC juga merupakan pola yang diambil untuk mengembangkan sistem
perangkat lunak, yang terdiri dari tahap-tahap: rencana(planning), analisis (analysis), desain
(design), implementasi (implementation), uji coba (testing) dan pengelolaan (maintenance).

Dalam rekayasa perangkat lunak, konsep SDLC mendasari berbagai jenis metodologi
pengembangan perangkat lunak. Metodologi-metodologi ini membentuk suatu kerangka kerja
untuk perencanaan dan pengendalian pembuatan sistem informasi, yaitu proses pengembangan
perangkat lunak.

Terdapat 3 jenis metode siklus hidup sistem yang paling banyak digunakan, yakni: siklus hidup
sistem tradisional (traditional system life cycle), siklus hidup menggunakan prototyping (life
cycle using prototyping), dan siklus hidup sistem orientasi objek (object-oriented system life
cycle).

Tahap-Tahap SDLC
Tahap Perencanaan

Pada tahap ini bertujuan untuk mengidentifikasi dan memprioritaskan sestem informasi apa yang
akan dikembangkan, sasaran-sasaran yang ingin dicapai, jangka waktu pelaksanaan serta
mempertimbangkan dana yang tersedia dan siapa yang melaksanakan.

Tahap perencanaan menjadi penting karena:

 Permasalahan yang sebenarnya didefinisikan dan diidentifikasikan secara rinci Misalnya, pada
pembangunan SI permasalahan-permasalahan yang melingkupinya didefinisikan, seperti
penciptaan alur data dan informasi yang efisien, prosedur transaksi dan penyajian informasi
secara komunatif pada layar monitor. Selanjutnya, perlu merumuskan tentang kasus-kasus
bisnis yang ingin diselesaikan dan total investasi TI yang akan disediakan. Setelah itu,perlu
disusun rencana aksi yang konkret termasuk perencanaan aplikasi-aplikasi yang dibutuhkan,
pembangunan dan penyebarannya
 Pembangunan SI harus diarahkan pada peningkatan keunggulan kompetitif.
 Perubahan aliran informasi akan terjadi secara besaran-besaran di dalam organisasi.
 Implementasi teknologi komputer akan membawa dampak bagi tenaga kerja di dalam
organisasi.

Beberapa keuntungan dari Perencanaan SI berbasis komputer, adalah:

 Meningkatkan komunikasi antara manajer, pemakai dan pembuat.

 Meningkatkan efektifitas penggunaan sumber daya organisasi.
 Mendukung komunikasi untuk pertanggungjawaban kegiatan yang dilakukan oleh individu
maupun departemen.
 Mendukung proses evaluasi.
 Memungkinkan para manajer untuk mengelola pembangunan system jangka panjang.

Untuk pengembangan sistem yang relatif besar, biasanya dibentuk suatu tim yang terdiri dari
manajemen, user, dan staf ahli teknologi informasi. Tim tersebut ada yang berfungsi sebagai tim
pengarah (steering committee) yang berfungsi untuk menyetujui atau menolak suatu proyek
pengembangan system informasi.
Perencanaan sistem dimulai setelah adanya usulan baik dari intern maupun ekstern, kemudian
dilanjutkan dengan keputusan manajemen. Bila manajemen menyetujui rencana atau usulan
tersebut akan disusun suatu kerangka acuan kerja dan anggaran. Setalah kerangka acuan kerja
dan anggaran telah ditetapkan, akan ditunjuk konsultan pelaksana (intern atau ekstern) untuk
mengajukan proposal. Proposal ini akan dievaluasi untuk mengetahui apakah proyek tersebut
layak atau tidak untuk dilanjutkan.

Usulan

Usulan perubahan sistem dari internal biasanya berisi:

 Adanya permasalahan yang dihadapi sistem yang lama seperti biaya operasional yang tinggi.
 Pembuatan order yang sering terlambat dan laporan yang tidak up to date.
 Penyempurnaan terhadap sistem yang ada seperti efisiensi atau kontrol.
Keputusan Manajemen

Usulan-usulan tersebut harus mendapat persetujuan dari manajemen karena menyangkut biaya,
perubahan system kerja (uraian kerja dan tanggung jawab), keamanan data, hubungan dengan
pelanggan .

Kerangka acuan kerja

Setelah mendapatkan persetujuan dari manajemen, selanjutnya akan dibentuk tim yang dapat
terdiri dari devisi-devisi yang terkait untuk menyusun kerangka acuan kerja yang menyangkut :

 latar belakang
 Maksud dan tujuan
 Sasaran proyek
 Ruang lingkup pekerjaan
 Jangka waktu pelasanaan
 Prioritas pekerjaan

Anggaran (Dana)

Berdasarkan kerangka acuan kerja diatas , disusunlah anggaran / dana untuk hardware, software,
pelatihan SDM, pemeliharaan dan cadangan untuk keperluan yang tidak terduga.

Penunjukan tim pelaksana

Setelah semua kegiatan diatas diketahui, selanjutnya diputuskan apakah pengembangan sistem
informasi akan dilakukan oleh perusahaan atau oleh pihak konsultan. Setelah menetapkan
pelaksana, diminta untuk memasukkan proposal pelaksanan sistem informasi sesuai dengan
kerangka acuan kerja. Proposal tersebut akan dievaluasi untuk menetapkan apakah proyek
tersebut layak dilaksanakan atau tidak.

Menilai kelayakan proyek

Penilaian kelayakan proyek mencakup kelayakan operasional, teknis dan ekonomis. Dalam
praktek, yang dominan dinilai umumnya aspek ekonomisnya (dana).

 Kelayakan Operasional
Menyangkut apakah secara operasional sistem yang baru dapat dilaksanankan dengan sumber
daya manusia yang tersedia dan metode training yang ditawarkan, pelayanan purna jual /
pemeliharaan serta efisiensi dan efektifitas system baru
 Kelayakan Teknis
Menyangjut apakah radware / software yang akan dikembangkan tersedia, jadwal pelaksanaan
serta sistem keamanan data.
 Kelayakan ekonomis
Menyangkut biaya untuk membuat dan menjalankan sistem baru serta keuntungannya yang
akan diperoleh dari sistem tersebut.
Tahap Analisis

Tahap Analisa sistem merupakan kegiatan penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke
dalam bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi
permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan
kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikannya

Mengidentifikasi Masalah

Identifikasi masalah merupakan langkah awal dari analisa sistem. Dalam tahap ini didefinisikan
masalah yang harus dipecahkan dengan munculnya pertanyaan yang ingin dipecahkan.

Memahami Kerja Sistem yang Ada

Langkah ini dilakukan dengan mempelajari secara rinci bagaimana sistem yang sudah ada
berjalan. Untuk mempelajari operasi dari sistem ini diperlukan data yang dapat diperoleh dengan
melakukan penelitian terhadap sitem.

Menganalisis Sistem

Berdasarkan data yang sudah diperoleh maka dilakukan analisa hasil penelitian yang sudah
dilakukan untuk mendapatkan pemecahan masalah yang akan dipecahkan

Membuat Laporan

Laporan perlu dibuat sebagai dokumentasi dari penelitian. Tujuan utamanya adalah sebagai bukti
secara tertulis tentang hasil analisa yang sudah dilakukan.

Pada tahap ini tim pembuat sistem akan menganalisis permasalahan lebih mendalam dengan
menyusun suatu studi kelayakan. Menurut Mc. Leod terdapat 6 dimensi kelayakan :

1. Kelayakan teknis adalah menganalisis k etersediaan perangkat keras, perangkat lunak dan
organisasi untuk melaksanakan proses yang diperlukan.
2. Pengembalian ekonomis adalah menganalisis manfaat, penggunaan dan potensi pengembalian
secara ekonomis dari pembangunan sistem itu. Dengan memantau sejauh mana penghematan
dapat dilakukan, maka peningkatan pendapatan dan kemampulabaan dapat diperoleh sehingga
perusahaan dapat merasakan manfaat nyata dari pembangunan SI tersebut.
3. Pengembalian non-ekonomis adalah menganalisis manfaat, penggunaan, potensi dan
keuntungan-keuntungan yang tidak dapat diukur secara finansial, seperti ketersediaan informasi
yang akurat dan up to date setiap saat, citra perusahaan, moral karyawan, layanan konsumen
yang semakin memikat dan penguatan posisi perusahaan terhadap para pesaingnya.
4. Hukum dan etika adalah menganalisis apakah sistem yang dibuat akan beroperasi dengan
batasan hukum dan etika pada umumnya dan kultur perusahaan pada khususnya.
5. Operasional adalah menganalisis apakah sistem dapat diimplementasikan. Hal ini menyangkut
analisis terhadap tempat lingkungan dan sumber daya manusia yang akan mengoperasikannya.
Untuk memperoleh informasi yang tepat dari para pemakai, baik dari sisi perusahaan maupun
 dari sisi konsumen, fapat digunakan model kuesioner. Hal-hal yang berkaitan langsung dengan
para pemakai antara lain model antarmuka yang interaktif dan komunikatif, prosedur
pengoperasian dan lain sebagainya.
6. Jadwal adalah menganalisis apakah mungkin dalam keterbatasan waktu yang ada, sistem
tersebut dapat disusun dan diselesaikan

Studi Kelayakan juga harus dilakukan terhadap Faktor-faktor berikut ini agar pemodelan sistem
informasi dapat digunakan dalam lingkup yang tepat:

1. Kelayakan organisasi adalah sejauh mana organisasi mendukung dan memprioritaskan

pembangunan SI? Tanpa dukungan yang penuh, SI tidak dapat terbentuk.
2. Memilih kelompok bisnis atau pasar sasaran mana yang akan menjadi tujuan penetrasi produk-
produk yang akan dipasarkan. Pasar sasaran yang dipilih berarti juga menentukan siapa pemakai
sistem tersebut kelak setelah jadi.
3. Melihat kemungkinan-kemungkinan permodalan adalah besarnya modal yang dapat dihimpun
tentu akan mempengaruhi perancangan kinerja sistem. Bila modal yang tersedia besar, maka
diperkirakan sistem yang dibangun sudah melibatkan teknologi-teknologi terkini.
4. Tingkat kompetisi produk harus dapat dideteksi dengan baik. Tingkat kompetisi akan
mempengaruhi pembangunan sistem. Oleh karena itu, pembangunan sistem harus dilakukan
dengan berorientasi pada pemakai, karena pemakailah yang akan memberi penilaian terhadap
sistem dalam lingkungan kompetisi yang sangat ketat.
5. Lingkungan operasional sistem. Di mana sistem akan dioperasikan? Apakah hanya di dalam
toko atau dapat diakses secara bebas melalui komputer pribadi atau warnet-warnet? Hal ini
akan mempengaruhi perancangan terhadap fleksibilitas sistem.
6. Sistem harga. Apakah dalam melakukan transaksi, harga produk didasarkan pada ketentuan
yang sudah ditetapkan atau ada aturan-aturan pemberian diskon atau bahkan terjadi tawar-
menawar. Pemodelan sistem harga ini tentunya akan menentukan model pemasukan data
dalam sistem.

Desain Sistem
Analisis sistem digunakan untuk menjawab pertanyaan what ?

Desain sistem digunakan untuk menjawab pertanyaan how ?

Desain berkonsentrasi pada bagaimana sistem dibangun untuk memenuhi kebutuhan pada fase analisis

Manfaat desain sistem adalah memberikan gambaran rancang bangun (blue print) yang lengkap, sebagai
penuntun (guideline) bagi programmer dalam membuat aplikasi

Sistem informasi yang terkomputerisasi setidaknya terdiri dari:

 Hardware: terdiri dari komponen input, proses, output, dan jaringan

 Software: terdiri dari sistem operasi, utilitas, dan aplikasi
 Data: mencakup struktur data, keamanan dan integritas data
 Prosedur: seperti dokumentasi, prosedur sistem, buku petunjuk operasional dan teknis
 Manusia: pihak yang terlibat dalam penggunaan sistem informasi
Beberapa hal yang dilakukan dalam desain sistem adalah:

 Pemodelan sistem
 Desain Basis data
 Desain Aplikasi
 Desain Perangkat Keras/Jaringan
 Desain Jabatan/Deskripsi Pengguna

Pembuatan Sistem
Buatlah aplikasi berdasarkan rancangan yang telah dibuat Selain aplikasi, buatlah juga buku panduan
penggunaan aplikasi agar mudah saat melakukan training pada saat implementasi.

Lakukan testing aplikasi, diantaranya:

 Testing performa
 Testing program logic / sintaks
 Testing implementasi bisnis rules
 Testing faktor manusia
 Testing bisnis proses / prosedur
 Testing efisiensi input
 Testing ouput

Implementasi Sistem
Sebelum implementasi, lakukanlah persiapan secara matang mengenai perangkat keras, perangkat
lunak, ruangan dan fasilitas pendukung lainnya.

Beberapa hal yang juga penting diperhatikan dalam implementasi sistem adalah:

 Konversi
Biasanya diperlukan konversi dari sistem lama ke sistem baru, apalagi jika sebelumnya juga telah
menggunakan aplikasi terkomputerisasi
 Pelatihan
Lakukan pelatihan secara menyeluruh untuk setiap pihak yang menggunakan. Jangan lupa
lakukan sosialisasi kepada pihak-pihak yang terlibat dalam sistem namun tidak menggunakan
aplikasi sistem secara langsung.
 Testing Penerimaan
Lakukan testing selama periode tertentu sebagai proses belajar.

Pemeliharaan Sistem

Tahapan pemeliharaan sistem mencakup seluruh proses yang diperlukan untuk menjamin
kelangsungan, kelancaran, dan

penyempurnaan sistem yang telah dioperasikan.

Beberapa hal yang harus dilakukan:

 Pemantauan pengoperasian
Libatkan tim pengembang untuk memantau secara langsung pada waktuwaktu tertentu
mengenai bagaimana pihak-pihak pengguna mengoperasikan sistem yang dibuat.
 Antisipasi gangguan kecil (bug)
Biasanya selalu ada gangguan kecil dalam suatu aplikasi yang baru dikembangkan.
 Lakukan penyempurnaan
 Antisipasi faktor-faktor luar
Virus, kerusakan/kehilangan data, atau sistem diakses oleh pihak luar

Sesi 3

Materi Analisis Sistem Informasi membahas tentang pengertian, kelebihan dan kelemahan
Teknik Observasi sebagai salah metode pengumpulan data.

Pengertian Teknik Observasi

Observasi adalah pengamatan langsung suatu kegiatan yang sedang dilakukan.
Melalui observasi penganalisis dapat memperoleh pandanganpandangan mengenai apa yang
sebenarnya dilakukan, melihat langsung keterkaitan diantara para pembuat keputusan di dalam
organisasi, memahami pengaruh latar belakang fisik terhadap para pembuat keputusan,
menafsirkan pesan-pesan yang dikirim oleh pembuat
keputusan lewat tata letak kantor, serta memahami pengaruh para pembuat keputusan terhadap
pembuat keputusan lainnya.

Unsur-unsur Teknik Observasi

Untuk mengamati perilaku para pembuat keputusan, penganalisis sistem juga harus mengamati
lingkungan di sekitar mereka. Beberapa unsur konkret di lingkungan pembuat keputusan bisa
diamati dan diterjemahkan.
Unsur-unsur ini meliputi :

1. Lokasi kantor
2. Penempatan meja pembuat keputusan
3. Alat tulis kantor Analisis Sistem 4. Properti seperti komputer dan kalkulator
4. Jurnal dagang dan koran
5. Pencahayaan dan warna
6. Cara berpakaian oleh pembuat keputusan

Kelebihan teknik observasi

1. Data yang dikumpulkan melalui observasi cenderung mempunyai keandalan yang tinggi.
2. Penganalisis melalui observasi dapat melihat langsung apa yang sedang dikerjakan.
Pekerjaan-pekerjaan yang rumit kadang-kadang sulit untuk dijelaskan dengan kata-kata.
 Melalui observasi, penganalisis dapat mengidentifikasikan kegiatan-kegiatan yang tidak
tepat yang telahdigambarkan oleh teknik pengumpulan data yang lain.
3. Dengan observasi, penganalisis dapat menggambarkan lingkungan fisik dari kegiatan-
kegiatan, misalnya tata letak fisik perlatan, penerangan, gangguan suara, dsb.

Kekurangan teknik observasi

1. Umumnya orang yang diamati merasa terganggu atau tidak nyaman, sehingga akan
melakukan pekerjaanya dengan tidak semestinya.
2. Pekerjaan yang sedang diobservasi mungkin tidak dapat mewakili suatu tingkat kesulitas
pekerjaan tertentu atau kegiatan-kegiatan khusus yang tidak selalu dilakukan.
3. Observasi dapat mengganggu pekerjaan yang sedang dilakukan.
4. Orang yang diamati cenderung melakukan pekerjaannya dengan lebih baik dari biasanya
dan sering menutupi kejelekannya.

Sesi 4

Selama proses pengembangan sistem dilakukan, sering kali rapat-rapat diadakan baik oleh team
pengembangan sistem sendiri atau rapat antara team pengembangan sistem dengan pemakai
sistem dan manajer. Rapat (meeting) dimaksudkan untuk mencapai tujuan tertentu sebagai hasil
diskusi yang di pimpin oleh pemimpin rapat. Tujuan-tujuan dari rapat dalam pengembangan
sistem diantaranya adalah untuk:

 Mendefinisikan permasalahan
 Mengumpulkan ide-ide
 Memecahkan permasalahan-permasalahan
 Menyelesaikan konflik-konflik yang terjadi
 Menganalisis kemajuan proyek
 Mengumpulkan data atau fakta
 Perundingan-perundingaan

Kemampuan analisis sistem untuk memimpin atau berpartisipasi di dalam suatu rapat merupakan
hal yang penting terhadap kesuksesan proyek pengembangan sistem. Analisis sistem merupakan
orang yang banyak terlibat langsung dalam rapat-rapat ini, baik sebagai anggota rapat maupun
sebagai pimpinan rapat, sehingga harus mempunyai pengetahuan yang cukup tentang teknik-
teknik rapat.

Kapan Perlu Mengadakan Rapat

Bila anda perlu persetujuan

Pertemuan yang berjalan baik adalah cara terbaik agar orang dapat sepakat. Orang dapat
membicarakan tuntas suatu masalah, menyatakan pendapat, melihat keuntungan dan kerugian
melakukan banyak hal melalui berbagai cara. Akhirnya, dengan pengarahan yang benar, mereka
dapat mencapai kesepakatan.
Menyampaikan informasi yang mendesak

Cara yang paling efektif untuk menyampaikan informasi yang urgen adalah melalui rapat. Rapat
dapat diadakan dengan cepat dan informasi diberikan dalam beberapa menit. Pertanyaan dan
keraguan dapat diangkat dan dijawab seketika itu sehingga tidak ada kesalahpahaman.

Melaporkan dan meninjau kembali suatu peristiwa

Rapat adalah salah satu cara terbaik untuk melaporkan atau meninjau kembali dan mengevaluasi
suatu peristiwa. Masukan diperoleh dari semua orang yang berhubungan dengan kejadian
sehingga dapat cepat terbentuk pandangan bersama.

Menangani keadaan darurat

Situasi darurat dapat ditangani dengan cepat dan efektif melalui rapat. Fakta dapat langsung
diberikan dan tindakan disetujui pada saat itu untuk menangani situasi.

Bagaimana Mempersiapkan Rapat

Rapat banyak mengkonsumsi waktu dan biaya. Waktu yang digunakan untuk rapat harus efektif.
Semakin banyak waktu individu yang terlibat dalam rapat, semakin besar biaya yang dikeluarkan
untuk rapat. Walaupun rapat akan menyita waktu dan biaya, tetapi rapat ini harus tetap
dilakukan, karena merupakan hal yang penting. Rapat yang berhasil adalah yang menggunakan
waktu yang efektif, biaya yang minimum dan dapat mencapai tujuannya. Untuk maksud ini,
maka rapat harus direncanakan terlebih dahulu. Rapat yang terencana dengan baik akan tidak
sulit untuk dijalankan. Pada waktu merencanakan rapat, cobalah mengikuti prosedur berikut ini.

 Tentukan terlebih dahulu tujuan rapat, Mengapa rapat harus diadakan? Setiap rapat harus
mempunyai tujuan yang terdefinisi dengan baik dan cukup beralasan.
 Tentukan peserta dari rapat. Siapa yang harus mengikuti rapat ini? Semakin banyak peserta
rapat, semakin besar biaya dari rapat. Rapat harus dihadiri oleh orang-orang yang mempunyai
kepentingan saja. Bila rapat juga di hadiri oleh oarang-orang yang tidak mempunyai kepentingan
dengan rapat ini, maka rapat menjadi tidak efektif, apalagi mereka tidak memahami maslahnya,
tetapi ikut berkomentar.
 Aturlah jadual dari rapat, Setelah jumlah dari peserta rapat telah diketahui, selanjutnya jadual
dari rapat dapat dibuat. Hari dan jam rapat merupakan hal yang penting dalam penentuan
jadual. Yang perlu diperhatikan terhadap penentuan hari rapat adalah sebagai berikut ini.
o sedapat mungkin jangan pada hari yang sama dengan rapat yang lain, karena peserta
rapat akan lelah pemikiran peserta rapat akan bercabang
o Sedapat mungkin jangan pada hari sebelum dekat libur, karena pikiran peserta rapat
akan tidak berkonsentrasi di rapat, tetapi mungkin pada rencana berlibur.
o Sedapat mungkin jangan pada hari yang pendek, karena Rapat akan tergesa-gesa
diselesaikan Penyelesaian rapat dapat tertunda
Siapkan agenda

Agenda harus disusun dan dikirim kepada orang-orang yang menghadiri rapat sebelum rapat itu
diselenggarakan. Agenda itu akan menyebutkan semua topik yang akan dibahas pada rapat dan
harus memberi tempat di bagian akhir untuk “urusan lain”, sehingga orang yang menghadiri
dapat mengangkat masalahnya tersendiri.

Putuskan siapa yang harus hadir

Tentukan siapa yang harus menghadiri rapat. Hanya orang-orang yang dapat memberikan
sumbangan bermanfaat yang seharusnya hadir. Undanglah orang-orang ini ke rapat.
Negosiasikan hari dan jamnya jika perlu. Peringatkan secara tertulis jika perlu.

Koordinasikan para pembicara

Sebelum rapat berlangsung, ada baiknya untuk membahas isu yang penting secara perorangan.
Ini akan menjamin bahwa topik pembahasan tercakup secara keseluruhan pada rapat karena
orang tersebut mempunyai waktu untuk memikirkan topik ini dan mempersiapkan apa yang akan
dikatakan.

Aturlah risalah rapat

Atur agar ada seseorang yang mencatat risalah rapat. Orang yang melakukan ini harus
mempunyai pengertian mengenai topik pembahasan.

Menyelenggarakan Rapat yang Efektif

Mulailah pada waktu yang ditentukan

Jangan biarkan orang-orang duduk menunggu orang yang terlambat datang. Mulailah pertemuan
anda tepat pada waktunya. Orang yang datang terlambat harus belajar untuk datang tepat waktu
atau mereka tidak akan mendapat kesempatan untuk memberikan kontribusinya.

Jelaskan agenda

Jelaskan maksud pertemuan itu dan sebutkan agendanya secara singkat, dengan menjelaskan
segala hal yang masih ada keraguan. Kemudian tangani agendanya satu per satu.

Cegah penyimpangan masalah

Meskipun anda harus memberi waktu yang cukup untuk membahas setiap pokok masalah pada
agenda, anda harus mencegah adanya penyimpangan dari masalah. Kendalikan rapat dengan
berpindah dari satu pokok masalah ke pokok masalah berikutnya. Tentukan apakah anda akan
diatur oleh waktu atau meneruskan diskusi sampai tercapainya kesepakatan.
Buat ringkasan secara tetap

Ringkaskan hasil dan keputusan secara teratur sewaktu rapat berlangsung sehingga semua orang
sepenuhnya mengetahui keputusan yang dibuat dan kemajuan yang dicapai.

Membicarakan masalah lain

Setelah semua agenda yang ditentukan telah ditangani, tanyakan apakah masih ada masalah lain
dan bahaslah topik yang timbul itu.

Pastikan ada tindak lanjut

Delegasikan tanggung jawab dan batas waktu kepada orang-orang untuk tindak lanjut yang
diperlukan sebagai hasil dari keputusan yang diambil oleh rapat.

Selesaikan rapat pada waktunya

Pastikan bahwa anda menyelesaikan rapat pada waktunya. Urusan yang belum terselesaikan
dapat ditangani pada rapat lain. Usahakan agar semua agenda diliputi dalam batas waktu yang
ditentukan.

Bagikan risalah rapat secepatnya

Bagikan risalah rapat sesegera mungkin . Juga beritahu orang lain secepat mungkin mengenai
keputusan yang ada pengaruhnya terhadap mereka.

Bagaimana Mencatat Hasil Rapat

Buat risalah yang baik

Risalah rapat dapat dibuat oleh orang trampil yang ditunjuk untuk maksud itu. Atau dapat
direkam dengan alat perekam kecil dan dibuat transkripnya kemudian.Bagikan hasil notulen
dengan segera

Hasil notulen harus dibagikan kepada semua orang yang menghadiri rapat itu. Juga akan berguna
untuk memberi salinan kepada staf lain yang ingin mengetahui apa yang diputuskan pada rapat.

Arsipkan hasil notulen untuk referensi kemudian

Notulen harus disimpan di arsip yang sesuai sehingga terdapat catatan permanen mengenai rapat
itu untuk referensi mendatang.

Menetukan Jam Rapat

Yang perlu diperhatikan dalam penentuan jam rapat adalah sebagai berikut ini.
  Waktu pagi hari akan lebih baik, karena:

 Peserta rapat masih segar dan bersemangat;

 Peserta rapat belum terganggu dan terbebani masalah-masalah yang timbul pada hari tersebut.

 Bila rapat terpaksa dilakukan pada waktu sore, maka seapat mungkin jangan terlalu malam,
karena;
o Waktu rapat akan tergesa-gesa
o Penyelesaian rapat dapat tertund
o Peserta rapat akan cemas pulang terlalu malam dan rasa cemas ini dapat terbawa dalam
rapat.

 Sedapat mungkin jangan pada jam makan atau jam beribadah.

Menetukan lokasi dari rapat

Hal yang perlu diperhatiakan terhadap lokasi ari rapat adalah sebagai berikut ini.

 Ukuran dari ruangan rapat. Ruangan yang terlalu kecil akan mengganggu jalanya rapat.
 Temperatur ruangan rapat. Ruangan yang terlalu panas akan membuat peserta rapat tidak
nyaman.
 Penerangan ruangan.
 Suara dari luar ruangan.
 Perlengkapan ruangan, seperti misalnya OHP (Overhead Projector), PC Viewer, papan tulis,
spidol, kapur dan lain sebagainya.
 Pengaturan tempat duduk. Bila yang diperlukan adalah interaksi langsung antara pemimpin
rapat dengan anggota rapat, maka kursi pimpinan rapat dapat berhadap-hadapan langsung
dengan semua kursi anggota rapat. Bial interaksi anggota rapat lebih dipentingkan, maka kursi
anggota rapat termasuk kursi pimpinan rapat dapat ditur berhadap-hadapan, misalnya secara
melingkar.

Membuat undangan rapat.

Undangan ini harus sudah didistribusiakan cukup lama sebelum rapat diadakan, sehingga para
peerta rapat dapat mempunyai waktu yang dapat untuk mempersiapkannya. Isi dari undangan
rapat dapat terdiri dari;

 tanggal dan jam rapat

 lama rapat berlangsung
 lokasi dari rapat
 tujuan rapat
 materi-materi rapat yang akan dibicarakan
 bahan-bahan yang harus dibawa oleh peserta
 lampiran-lampiran yang perlu di sertakan di undangan, seperti misalnya laporan-laporan,
dokumen-dolumen atau memoranda-memoranda yang diperlukan oleh peserta rapat untuk
dipelajari terlebih dahulu atau yang akan dihunakan nantinya di rapat.
Menjalankan Rapat

Pada waktu rapat dijalankan, hal yang perlu diperhatikan sewaktu rapat berlangsung adalah sebagai
berikut ini.

 Usahakanlah rapat dimulai tepat pada waktunya.

 Jangan melakukan interupsi bila seseorang sedang mendapat giliran berbicara.
 Usahakanlah apa yang dibicarakan dalam rapat sesuai dengan agenda dan jadual yang telah
direncanakan.
 Terapkanlah teknik brainstormiing untuk menghasilkan ide-ie dari peserta rapat. Brainstorming
adalah penampungan ide-ide yang tidak dievaluasi terlebih dahulu. Teknik ini dapat dilakukan
dengan cara memberi kesempatan kepada masing-masing peserta rapat untuk mengutarkan
idenya. Peserta yang mengutarakan ide dapat menuliskannya di kertas, menuliskannya di papan
tulis menuliskannya di transparan sheet atau diucapkan secara lisan yang akan dicatat oleh
sekertaris rapat. Ide ini harus diketahui oleh semua peserta. Pimpinan rapat hatrus menjelaskan
bahwa ide-ide yang dilontarkan merupakan masukan yang sangat berguna dan ide-ide ini tidak
akan I kritik serta dievaluasi pada saat itu. Tujuan utama dari pengumpulan ide ini adalah
kuantitas, yaitu pengumpulan sebanyak mungkin ide. Setelah semua ide di catat, maka tiap-tiap
ide baru di evaluasi.

Tindak Lanjut Rapat

Sedapat mungkin setelah rapat berakhir, hasil dari rapat ini di publikasikan kepada semua peserta
rapat. Publikasi ini harus singkat berisi rangkuman apa yang telah terjadi selama rapat, yaitu
mengenai item-item yang dipertimbangkan untuk keputusan-keputusan yang dibuat dan item-
item yang dipertimbangkan untuk masa mendatang. Publikasi ini biasanya dipersiapkan oleh
sekertaris rapat. Maksud dari publikasi ini adalah supaya rapat yang telah dilaksanakan ada
tindaklanjutnya. Dengan piblikasi yang telah diterima, masing-masing peserta rapat dapat
mengingat kembali hasil dari rapat dan melaksanakanny. Umumnya hasil dari rapat yang tidak
dipublikasikan akan membuat peserta-peserta rapat melupakan atau mengabaikan hasil dari
keputusan rapat tersebut, sehingga tidak ada tindaklanjut dari rapat ini. Akhirnya rapat yang telah
dilakukan menjadi sia-sia.

Bagaimana Memastikan Keputusan dilaksanakan

Tetapkan batas waktu

Tetapkan batas waktu untuk semua tugas sesuai keputusan yang dibuat dalam rapat.

Tinjau risalah rapat

Anda harus melihat kembali catatan rapat secara teratur sampai selesainya semua batas waktu.
Periksa apakah keputusan sudah dilaksanakan – atau setidaknya apakah pekerjaan sudah dimulai.
Dapatkan laporan kemajuan sampai semua keputusan telah dilaksanakan.
Berikan pengakuan

Ketika setiap keputusan dilaksanakan, catatlah pada salinan hasil notulen dan beri pengakuan
kepada orang yang bersangkutan.

Demikianlah, ringkasan gagasan pokok mengenai rapat.

Semoga dapat membantu.

Sesi 5

Analisis Sistem Informasi – Teknik Wawancara

Ditulis pada 1 Januari 2010

3 Votes

Pokok bahasan materi Analisis Sistem Informasi ini meliputi:

 Pengertian Wawancara
 Kelebihan Teknik Waawancara
 Kekurangan Teknik wawancara.
 Pertanyaan Dalam Wawancara
 Struktur-struktur pertanyaan dalam Wawancara
 Persiapan Waawancara
 Melakukan Wawancara
 Tindak Lanjut Pewawancara
Wawancara (interview)

Pengertian Wawancra
Wawancara (interview) telah diakui sebagai teknik pengumpulan data/fakta (fact finding) dan
banyak dilakukan dalam pengembangan sistem informasi. Wawancara adalah salah satu teknik
pengumpulan data secara tatap muka langsung dimana pewawancara (interviewer) secara
interaktif melakukan tanya jawab dengan orang yang diwawancarai (interviewee)

Kebaikan Wawancara
Wawancara memberikan kesempatan kepada pewawancara untuk memotivasi orang yang
diwawancarai untuk menjawab dengan bebas dan terbuka terhadap pertanyaan-pertanyaan yang
yang diajukan.

 Memungkinkan pewawancara untuk mengembangkan pertanyaan-pertanyaan sesuai situasi

yang berkembang.
 Pewawancara dapat menilai kebenaran jawaban yang diberikan dari gerak-gerik dan raut wajah
orang yang diwawancarai.
 Pewawancara dapat menanyakan kegiatan –kegiatan khusus yang tidak selalu terjadi.

Kejelekan Wawancara
 Membutuhkan waktu yang sangat lama, secara relatif mahal dibandingkan dengan teknik
lainnya.
 Keberhasilan wawancara sangat tergantung dari kepandaian pewawancara untuk melakukan
hubungan antar manusia.
 Wawancara tidak selalu tepat untuk kondisi-kondisi tempat yang tertentu, misal dilokasi yang
ribut dan ramai.
 Wawancara sangat mengganggu kerja dari orang yang diwawancarai bila waktu yang dimilikinya
sangat terbatas.
Pertanyaan yang digunakan untuk wawancara.

 Gunakan bahasa yang baik,sopan dan jelas.

 Jangan memasukkan pendapat pribadi anda sebagai bagian dari pertanyaan.
 Hindari pertanyaan yang panjang dan berbelit-belit.
 Hindari pertanyaan yang menakutkan atau membuat khawatir orang yang diwawancarai.
 Hindari pertanyaan-pertanyaan yang mengkritik.
 Jangan menggunakan kata-kata “anda”, “kamu”,”saudara” bila maksudnyaadalah suatu grup
dari orang-orang.

Persiapan Wawancara
 Mengatur pertemuan dengan orang yang akan diwawancarai.
 Mengutarakan maksud dari wawancara.
 Mengatur waktu untuk wawancara supaya tidak mengganggukerja dari orang yang kita
wawancarai.
 Membuat jadwal wawancara terlebih dahulu.
 Membuat suatu panduan wawancara (interview guide)supaya wawancara dapat berjalan
dengan lancar.

Melakukan Wawancara
 Mengenalkan diri terlebih dahulu siapa sebenarnya anda.
 Menjelaskan tujuan dari wawancara dan hubungan dengan proyek sistem informasi yang sedang
dikembangkan.
 Menjelaskan peranan-peranan yang akan diberikan oleh oarang yang diwawancarai dari hasil
wawancara.
 Pewawancara harus meninggalkan kesan “menginterogasi”
 Selama wawancara,pewawancara harus mendengarkan degan teliti, jangan banyak berbicara
dibandingkan dengan mendengarkan.
 Menjaga suasana wawancara tetap santai tetapi terarah.
 Jangan memotong pembicaraan orang yang diwawancarai.
 Mintalah pendapat-pendapat atau ide-ide tambahan yang belum diungkapkan.
 Jangan membuat asumsi jawaban yang tidak berdasar.
 Jangan menggunakan istilah-istilah yang tidak dimengerti.
 Pada akhir wawancara, bacakanlah rangkuman-rangkuman dari hasil wawancara.
 Ucapkan terimakasih bila wawancara sudah selesai.

Jenis pertanyaan dalam wawancara

Ada dua jenis pertanyaan dalam wawancara:

Pertanyaan Terbuka ( Open – Ended)

Pertanyaan terbuka menggambarkan pilihan bagi orang yang diwawancarai untuk merespons.
Mereka terbuka dan bebas merespons. Respons dapat berupa dua kata atau dua paragraf.
Beberapa contoh pertanyaan terbuka:

 Bagaimana pendapat Anda tentang kondisi bisnis ke bisnis ecommerce di perusahaan Anda ?
 Apa tujuan terpenting departemen Anda ?
 Sekali data diajukan lewat website bagaimana data-data tersebut akhirnya diproses ?
 Gambarkan proses monitoring yang tersedia secara online ?
 Apa rasa frustasi terbesar yang Anda alami selama masa peralihan menuju e-commerce ?

Pertanyaan Tertutup ( Close – Ended)

Pertanyaan tertutup membatasi respons orang yang diwawancarai. Pertanyaan tertutup seperti
dalam soal-soal pilihan ganda dalam ujian. Anda diberi suatu pertanyaan dengan lima jawaban,
namun tidak punya
kesempatan menulis tanggapan Anda sendiri. Jenis pertanyaan tertutup khusus lainnya ialah
pertanyaan dua pilihan.
Jenis pertanyaan ini membatasi orang yang ditanya karena hanya memungkinkan untuk memilih
salah satu dari dua pilihan, seperti ya atau tidak, benar atau salah, setuju atau tidak setuju.
Beberapa contoh pertanyaan tertutup:

 Berapa lama dalam seminggu gudang informasi proyek diperbaharui?

 Rata-rata berapa kali panggilan yang diterima pusat panggilan setiap bulannya ?
 Dari sumber-sumber informasi berikut yang mana yang paling bermanfaat menurut Anda ?
o Formulir keluhan konsumen
o Keluhan lewat e-mail dari konsumen yang mengunjungi website
o Interaksi tatap muka dengan konsumen
o Barang yang dikembalikan konsumen
 Sebutkan dua prioritas utama Anda untuk meningkatkan infrastruktur teknologi.
 Siapa yang menerima masukan ini ?

Beberapa contoh pertanyaan dua-pilihan:

 Adakah Anda menggunakan web untuk menampilkan informasi bagi vendor ?

 Setuju atau tidak setuju Anda bahwa e-commerce tidak begitu aman?
 Apakah Anda ingin menerima salinan laporan keuangan Anda setiap bulan ?

Struktur-struktur pertanyaan dalam Wawancara

Struktur Piramid

Dengan menggunakan bentuk ini, penanya mulai menanyakan pertanyaan-pertanyaan mendetail,

biasanya berupa pertanyaan tertutup. Kemudian penanya memperluas topik dengan mengajukan
pertanyaan-pertanyaan terbuka dan membuka respons-respons yang lebih umum.
Contoh:

 Bagaimana masalah yang Anda alami dengan firewall ?

  Apakah Anda mempertimbangkan metode-metode lain untuk meningkatkan keamanan data-
data perusahaan ?
 Apakah yang Anda pikirkan bisa membuat keamanan di sini lebih efektif ?
 Umumnya, bagaimana perasaan Anda tantang keamanan data terhadap pentingya akses
internet ?

Struktur Corong

Struktur ini memulai wawancara dengan pertanyaan-pertanyaan umum dan terbuka, lalu
membatasi respons dengan mengajukan pertanyaanpertanyaan yang lebih mendetail dan tertutup.
Contoh:

 Bagaimana reaksi Anda terhadap pencarian berbasis Web yang baru?

 – Departeman mana yang akan mengimplemantasikannya ?
 – Item-item apa yang tersedia untuk pembelian lewat situs ?
 – Adakah item-item tertentu yang ditiadakan di website ?

c) Struktur Berbentuk Wajik

Struktur ini harus dimulai dengan suatu cara khusus, kemudian
menentukan hal-hal yang umum, dan akhirnya mengarah pada
kesimpulan yang sangat spesifik.

Tindak lanjut pewawancara

Pada saat waancara, pewawancara harus tanggap terhadap tingkah laku orang yang
diwawancarai. Pewawancara harus dapat melakukan tindak lanjut terhadap tingkah laku yang
dapat menggagalkan wawancara. Pedoman-pedoman yang dapat dilakukan oleh pewawancara
untuk melakukan tindak lanjut terhadaptingkah laku dari orang yang ditindak lanjuti.

 Menunjukkan kalau menjawab pertanyaan dengan kra-kira atau menebak-nebak saja tanpa
fakta.
Setelah wawancara, validasi semua jawaban yang mencurigakan.
 Berusaha memberi jawaban hanya untuk memuaskan pewawancara tanpa dilandasi dengan
fakta yang benar.
Hindari pertanyaan yang dapat menjurus kejawaban yang seperti ini. Validasi jawaban-jawaban
yang mencurigakan
 Menunjukkan jawaban yang tidak masuk akal.
Dengan akrab, arahkan kembali jawaban kearah pokok permasalahan.
 Berhenti berbicara pada waktu pewawancara mulai menuliskan hasilnya di catatan.
Dengan terpaksa jangan gunakan catatan.
 Terlihat tergesa-gesa dalam menjawab pertanyaan karena segera ingin mengakhiri wawancara.
Usulkan menunda wawancara untuk diganti dengan hari yang lain.
 Memperlihatkan sikap puas terhadap keadaan sistem sekarang dan tidak menginginkan
perubahan-perubahan.
Motivasilah dengan menguraikan dan menjelaskan keadaan situasi yang ada dan cobalah beri
pertanyaan-pertanyaan yang lebih terinci.
  Menunjukkan sikap yang tidak menyenangkan.
Bersikaplah ramah, tunjukkanlah bahwa anda menghargai kesediaannya serta jelaskanlah
sumbangan-sumbangannya atas hasil wawancara ini.
 Menunjukkan sikap menyimpan sesuatu data karena takut mengungkapnya.
Jelaskanlah bahwa wawancara ini untuk perbaikan sistem yang ada dan yakinkanlah bahwa
anda tidak akan memojokkannya.
 Menolak memberi jawaban tanpa alasan.
Jangan memaksa terus tetapi meminta kesediaanya untuk membenarkan dengan mencari
jawaban ditempat lain.
 Terlalu bersemangat dalam wawancara ini dengan melontarkan ide-ide yang muluk-muluk.
Dengarkanlah dengan sabar dan jangan mengkritiknya dan jangan ikut terbawa secara
emosional.

Pertanyaan Tinjauan
1. Sebutkan kelebihan dan kekurangan wawancara dibandingkan teknik pengumpulan data yang
lain.

2. Bagaimanakah seharusnya analis sistem dalam membuat pertanyaan?

3. Apasajakah yang harus dipersiapkan dalam wawancara?

4. Apasajakah yang harus dilakukan dalam wawancara?

5. Bagaimanakah menindak lanjuti sikap dari yang diwawancarai?

Sesi 6

Pedoman Membuat Flowchart

Ditulis pada 13 Januari 2010

15 Votes
 Pada materi Analisis Sisitem Informasi (ASI) ini akan dibahas tentang :

 Pengertian/Definisi Flowchart
 Jenis-jenis Flowchart
 Bagan alir sistem (systems flowchart).
 Bagan alir dokumen (document flowchart).
 Bagan alir skematik (schematic flowchart)
 Bagan alir program (program flowchart)
 Bagan alir proses (process flowchart).
 Simbol-simbol flowchart
 Pedoman membuat Flowchart

Pengertian/Definisi Flowchart
Bagan alir (flowchart) adalah bagan (chart) yang menunjukkan alir (flow) di dalam program
atau prosedur sistem secara logika. Bagan alir digunakan terutama untuk alat bantu komunikasi
dan untuk dokumentasi.

Jenis-jenis Flowchart
Ada beberapa jenis flowchart diantaranya:
1. Bagan alir sistem (systems flowchart).
2. Bagan alir dokumen (document flowchart).
3. Bagan alir skematik (schematic flowchart).
4. Bagan alir program (program flowchart).
5. Bagan alir proses (process flowchart).

System Flowchart

System flowchart dapat didefinisikan sebagai bagan yang menunjukkan arus pekerjaan secara
keseluruhan dari sistem. Bagan ini menjelaskan urut-urutan dari prosedur-prosedur yang ada di
dalam sistem. Bagan alir sistem menunjukkan apa yang dikerjakan di sistem.
Document Flowchart

Bagan alir dokumen (document flowchart) atau disebut juga bagan alir
formulir (form flowchart) atau paperwork flowchart merupakan bagan alir yang menunjukkan
arus dari laporan dan formulir termasuk tembusan-tembusannya.

Schematic Flowchart

Bagan alir skematik (schematic flowchart) merupakan bagan alir yang mirip dengan bagan alir
sistem, yaitu untuk menggambarkan prosedur di dalam sistem. Perbedaannya adalah, bagan alir
skematik selain menggunakan simbol-simbol bagan alir sistem, juga menggunakan gambar-
gambar komputer dan peralatan lainnya yang digunakan. Maksud penggunaan gambar-gambar
ini adalah untuk memudahkan komunikasi kepada orang yang kurang paham dengan simbol-
simbol bagan alir. Penggunaan gambar-gambar ini memudahkan untuk dipahami, tetapi sulit
dan lama menggambarnya.

Program Flowchart

Bagan alir program (program flowchart) merupakan bagan yang menjelaskan secara rinci
langkah-langkah dari proses program. Bagan alir program dibuat dari derivikasi bagan alir
sistem.

Bagan alir program dapat terdiri dari dua macam, yaitu bagan alir logika program (program
logic flowchart) dan bagan alir program komputer terinci (detailed computer program
flowchart). Bagan alir logika program digunakan untuk menggambarkan tiap-tiap langkah di
dalam program komputer secara logika. Bagan alat- logika program ini dipersiapkan oleh analis
sistem. Gambar berikut menunjukkan bagan alir logika program. Bagan alir program komputer
terinci (detailed computer program flow-chart) digunakan untuk menggambarkan instruksi-
instruksi program komputer secara terinci. Bagan alir ini dipersiapkan oleh pemrogram.

Process Flowchart

Bagan alir proses (process flowchart) merupakan bagan alir yang banyak digunakan di teknik
industri. Bagan alir ini juga berguna bagi analis sistem untuk menggambarkan proses dalam
suatu prosedur.

Simbol/Notasi Flowchart
Dipakai sebagai alat Bantu menggambarkan proses di dalam program

Dibagi menjadi tiga kelompok :

Flow Direction Symbols

dipakai untuk menggabungkan antara symbol yang satu dengan symbol lainnya

Symbol Off-line Connector ( Simbol untuk keluar/masuk prosedure atau proses dalam
lembar/halaman yang lain)

Symbol Connector (Simbol untuk keluar/masuk prosedur atau proses

dalam lembar/halaman yang sama)
Processing symbols
Menunjukkan jenis operasi pengolahan dalam suatu prosedur

Symbol Process (Simbol yang menunjukkan pengolahan yang dilakukan oleh

komputer)

Symbol Manual Operation (Simbol yang menunjukkan pengolahan yang tidak

dilakukanoleh komputer)

Symbol Decision (Simbol untuk kondisi yang akan menghasilkan

beberapa kemungkinan jawaban/aksi)

Symbol Predefined Process (Simbol untuk mempersiapkan penyimpanan yang akan

digunakan sebagai tempat pengolahan di dalam storage)

Symbol Terminal (Simbol untuk permulaan atau akhir dari suatu program)

Symbol Off-line Storage (Simbol yang menunjukkan bahwa data di dalam symbol ini
akan disimpan)

–
 Symbol Manual Input (Simbol untuk pemasukan data secara manual on-line
keyboard)

Symbol Keying Operation (Simbol operasi dengan menggunakan mesin yang

mempunyai keyboard)

Input-output symbols

menyatakan jenis peralatan yang digunakan sebagai media input atau output.

Symbol input-output (Symbol yang menyatakan proses input dan output tanpa
tergantung dengan jenis peralatannya)

Symbol magnetic-tape unit (Symbol yang menyatakan input berasal pita magnetic atau
output disimpan ke pita magnetic)

Symbol punched card (Symbol yang menyatakan input berasal dari kartu atau output
ditulis ke kartu)

Symbol disk and on-line storage (Symbol untuk menyatakan input berasal dari disk
atau output disimpan ke disk)

Symbol display (Symbol yang menyatakan peralatan output yang digunakan yaitu
layar, plotter, printer, dan sebagainya)

Symbol dokumen (symbol yang menyatakan input berasal dari dokumen dalam
bentuk kertas atau output dicetak ke kertas)

Pedoman Membuat Flowchart

Bila seorang analis dan programmer akan membuat flowchart, ada beberapa petunjuk yang harus
diperhatikan, seperti:

1. Flowchart digambarkan dari halaman atas ke bawah dan dari kiri kekanan.
2. Aktivitas yang digambarkan harus didefinisikan secara hati-hati dan definisi ini harus dapat
dimengerti oleh pembacanya.
3. Kapan aktivitas dimulai dan berakhir harus ditentukan secara jelas.
4. Setiap langkah dari aktivitas harus diuraikan dengan menggunakan deskripsi kata kerja
5. Setiap langkah dari aktivitas harus berada pada urutan yang benar.
6. Lingkup dan range dari aktifitas yang sedang digambarkan harusditelusuri dengan hati-hati.
Percabangan-percabangan yang memotong aktivitas yang sedang digambarkan tidak perlu
digambarkan pada flowchart yang sama. Simbol konektor harus digunakan dan percabangannya
diletakan pada halaman yang terpisah atau hilangkan seluruhnya bila percabangannya tidak
berkaitan dengan sistem.
7. Gunakan simbol-simbol flowchart yang standar.

Contoh-contoh Flowchart
Contoh Flowchart Program

Contoh Flowchart Program - Menentukan Bilangan Ganjil/Genap

Penggunaan predefined processes dapat digunakan untuk menyederhanakan flowchart system
yang complex

Flowchar Sistem untuk predefined process yang diberi nama Check shipment untuk Flowchart
diatas

Download pdf: Disini

Posting yang berhubungan:

 Analisis Sistem Informasi – Analisis Biaya dan Manfaat

 Analisis Sistem Informasi – Diagram Alir Data (DAD)/ Data Flow Diagram(DFD)
 Anaslisis Sistem Informasi – Gantt Chart
 Analisis Sistem Informasi – Teknik Penjadwalan Proyek menggunakan PERT
 Analisis Sistem Informasi – Teknik Evaluasi Investasi Proyek Teknologi Informasi
 Analisis Sistem Informasi – Teknik Observasi
 Analisis Sistem Informasi – Teknik Wawancara
 Analisis Sistem Informasi – Teknik Inspeksi & Walkthrough
 Analisis Sistem Informasi – Teknik & Desain Presentasi

Sesi 7

Diagram Alir Data (DAD)/ Data Flow Diagram(DFD)

Ditulis pada 8 Januari 2010

50 Votes

Materi Analisis Sistem Informasi ini, membahas tentang Diagram Alir Data (DAD)/ Data Flow
Diagram(DFD) dengan Bahasan:

 Pengertian DFD
 Latar Belakang DFD
 Manfaat DFD
 Tujuan DFD
 Notasi/Simbol DFD
 Langkan membuat/mengambar DFD
 Kesalahan dalam menggambar DFD
 Tips dalam membuat DFD
 Contoh kasus DFD (Perpustakaan)
Pengertian DFD
Diagram Alir Data (DAD) atau Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu diagram yang
menggunakan notasi-notasi untuk menggambarkan arus dari data sistem, yang penggunaannya
sangat membantu untuk memahami sistem secara logika, tersruktur dan jelas. DFD merupakan
alat bantu dalam menggambarkan atau menjelaskan DFD ini sering disebut juga dengan nama
Bubble chart, Bubble diagram, model proses, diagram alur kerja, atau model fungsi.

Latar belakang DAD

Suatu yang lazim bahwa ketika menggambarkan sebuah sistem kontekstual data flow diagram
yang akan pertama kali muncul adalah interaksi antara sistem dan entitas luar. DFD didisain
untuk menunjukkan sebuah sistem yang terbagi-bagi menjadi suatu bagian sub-sistem yang lebih
kecil adan untuk menggarisbawahi arus data antara kedua hal yang tersebut diatas. Diagram ini
lalu “dikembangkan” untuk melihat lebih rinci sehingga dapat terlihat model-model yang
terdapat di dalamnya.

Tujuan DFD
Tujuan DFD adalah :
1. Memberikan indikasi mengenai bagaimana data ditransformasi pada saat data bergerak
melalui sistem
2. Menggambarkan fungsi-fungsi(dan sub fungsi) yang mentransformasi aliran data

Manfaat DFD
Manfaat DFD adalah :

 Data Flow Diagram (DFD) adalah alat pembuatan model yang memungkinkan profesional sistem
untuk menggambarkan sistem sebagai suatu jaringan proses fungsional yang dihubungkan satu
sama lain dengan alur data, baik secara manual maupun komputerisasi.

 DFD ini adalah salah satu alat pembuatan model yang sering digunakan,khususnya bila fungsi-
fungsi sistem merupakan bagian yang lebih penting dan kompleks dari pada data yang
dimanipulasi oleh sistem.Dengan kata lain, DFD adalah alat pembuatan model yang memberikan
penekanan hanya pada fungsi sistem.

 DFD ini merupakan alat perancangan sistem yang berorientasi pada alur data dengan konsep
dekomposisi dapat digunakan untuk penggambaran analisa maupun rancangan sistem yang
mudah dikomunikasikan oleh profesional sistem kepada pemakai maupun pembuat program.

Simbol DFD
Terminator/Kesatuan luar (External Entity)

Setiap sistem pasti mempunyai batas sistem (boundary) yang memisahkan suatu sistem dengan
lingkungan luarnya. Kesatuan luar (external entity) merupakan kesatuan (entity) di lingkungan
luar sistem yang berupa orang, organisasi atau sistem lainnya yang berada di lingkungan luarnya
yang akan membeikan input atau menerima output dari sistem (Jogiyanto, 1989).

Suatu kesatuan luar dapat disimbolkan dengan suatu notasi kotak.

Notasi terminator/Kesatuan Luar di DFD

Terminator dapat berupa orang, sekelompok orang, organisasi, departemen di dalam organisasi,
atau perusahaan yang sama tetapi di luar kendali sistem yang sedang dibuat modelnya.
Terminator dapat juga berupa departemen, divisi atau sistem di luar sistem yang berkomunikasi
dengan sistem yang sedang dikembangkan.

Arus data (data flow)

Arus data (data flow) di DFD diberi simbol suatu panah. Arus data ini mengalir diantara proses
(Process), simpanan data (data store) dan kesatuan luar (external entity). Arus data ini
menunjukkan arus data yang dapat berupa masukkan untuk sistem atau hasil dari proses sistem.

Notasi Arus Data di DFD

Arus Arus data data dapat dapat berbentuk berbentuk sebagai sebagai berikut berikut : :

 Formulir atau atau dokumen dokumen yang yang digunakan digunakan perusahaan perusahaan
 Laporan tercetak tercetak yang yang dihasilkan dihasilkan sistem sistem
 Output dilayar komputer
 Masukan untuk komputer komputer
 Komunikasi ucapan
 Surat atau memo
 Data yang dibaca atau atau direkam di file
 Suatu isian yang yang dicatat pada buku agenda
 Transmisi data dari suatu komputer ke komputer lain

Proses (process)

Suatu proses adalah kegiatan atau kerja yang dilakukan oleh orang, mesin, atau komputer dan
hasil suatu arus data yang masuk ke dalam proses untuk dilakukan arus data yang akan keluar
dari prises. Suatu proses dapat ditunjukkan dengan simbol lingkaran atau dengan simbol empat
persegi panjang tegak dengan sudut-sudutnya tumpul.

Notasi Proses di DFD

Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan tentang proses :

 Proses harus memiliki input dan output.

 Proses dapat dihubungkan dengan komponen terminator, data store atau proses melalui alur
data.
 Sistem/bagian/divisi/departemen yang sedang dianalisis oleh profesional sistem digambarkan
dengan komponen proses.

Simpanan data (data store)

Simpanan data (data store) merupakan simpanan dari data yang dapat berupa file atau database
di sistem komputer, arsip atau catatan manual, kotak tempat data di meja seseorang, tabel acuan
manual, agenda atau buku. Simpanan data di DFD dapat disimbolkan dengan sepasang garis
horizontal paralel yang tertutup di salah satu ujungnya.

Simbol dari Simpanan Data di DFD

Syarat Memuat DFD

Syarat-syarat pembuatan DFD ini adalah :

1. Pemberian nama untuk tiap komponen DFD

2. Pemberian nomor pada komponen proses
3. Penggambaran DFD sesering mungkin agar enak dilihat
4. Penghindaran penggambaran DFD yang rumit
5. Pemastian DFD yang dibentuk itu konsiten secara logika

Tips-tips dalam membuat DFD

Berikut ini tips-tips dalam membuat DFD :

1. Pilih notasi sehingga proses yang didekomposisi atau tidak didekomposisi dapat dibaca dengan
mudah
 2. Nama proses harus terdiri dari kata kerja dan kata benda
3. Nama yang dipakai untuk proses, data store, dataflow harus konsisten (identitas perlu)
4. Setiap level harus konsisten aliran datanya dengan level sebelumnya
5. Usahakan agar external entity pada setiap level konsisten peletakannya
6. Banyaknya proses yang disarankan pada setiap level tidak melebihi 7 proses
7. Dekomposisi berdasarkan kelompok data lebih disarankan (memudahkan aliran data ke storage
yang sama)
8. Nama Proses yang umum hanya untuk prose yang masih akan didekomposisi
9. Pada Proses yang sudah tidak didekomposisi, nama Proses dan nama Data harus sudah spesifik
10. Aliran ke storage harus melalui proses, tidak boleh langsung dari external entity
11. Aliran data untuk Proses Report .. : harus ada aliran keluar. Akan ada aliran masuk jika perlu
parameter untuk mengaktifkan report
12. Aliran data yang tidak ada datastorenya harus diteliti, apakah memang tidak mencerminkan
persisten entity (perlu disimpan dalam file/tabel), yaitu kelak hanya akan menjadi variabel
dalam program.

Langkah membuat/menggambar DFD

Tidak ada aturan baku untuk menggambarkan DFD. Tapi dari berbagai referensi yang ada,
secara garis besar langkah untuk membuat DFD adalah :

Identifikasi Entitas Luar, Input dan Output

Identifikasi terlebih dahulu semua entitas luar, input dan ouput yang terlibat di sistem.

Buat Diagram Konteks (diagram context)

Diagram ini adalah diagram level tertinggi dari DFD yang menggambarkan hubungan sistem
dengan lingkungan luarnya.
Caranya :

 Tentukan nama sistemnya.

 Tentukan batasan sistemnya.
 Tentukan terminator apa saja yang ada dalam sistem.
 Tentukan apa yang diterima/diberikan external entity dari/ke sistem.
 Gambarkan diagram konteks.
Buat Diagram Level Zero (Overview Diagram)

Diagram ini adalah dekomposisi dari diagram konteks.

Caranya :

 Tentukan proses utama yang ada pada sistem.

 Tentukan apa yang diberikan/diterima masing-masing proses ke/dari sistem sambil
memperhatikan konsep keseimbangan (alur data yang keluar/masuk dari suatu level harus sama
dengan alur data yang masuk/keluar pada level berikutnya).
 Apabila diperlukan, munculkan data store (master) sebagai sumber maupun tujuan alur data.
 Hindari perpotongan arus data
 Beri nomor pada proses utama (nomor tidak menunjukkan urutan proses).

(klik gambar untuk resolusi yang lebih baik)

Overview Diagram

Buat Diagram Level Satu

Diagram ini merupakan dekomposisi dari diagram level zero.

Caranya :

 Tentukan proses yang lebih kecil (sub-proses) dari proses utama yang ada di level zero.
 Tentukan apa yang diberikan/diterima masing-masing sub-proses ke/dari sistem dan perhatikan
konsep keseimbangan.
 Apabila diperlukan, munculkan data store (transaksi) sebagai sumber maupun tujuan alur data.
 Hindari perpotongan arus data.
 Beri nomor pada masing-masing sub-proses yang menunjukkan dekomposisi dari proses
sebelumnya.C ontoh : 1.1, 1.2, 2
Level dalam DFD

Kesalahan dalan pembuatan DFD

Umumnya kesalahan dalam pembuatan DFD adalah :

(klik gambar untuk resolusi yang lebih baik)

 1. Proses mempunyai input tetapi tidak menghasilkan output. Kesalahan ini disebut dengan black
hole (lubang hitam), karena data masuk ke dalam proses dan lenyap tidak berbekas seperti
dimasukkan ke dalam lubang hitam.
2. Proses menghasilkan output tetapi tidak pernah menerima input. Kesalahan ini disebut dengan
miracle (ajaib), karena ajaib dihasilkan output tanpa pernah menerima input.
3. Input yang masuk tidak sesuai dengan kebutuhan proses
4. Data Store tidak memiliki keluaran
5. Data Store tidak memiliki masukan
6. Hubungan langsung antar entitas luar
7. Masukan langsung entitas data store
8. Keluaran langsun dari data store ke Entitas luar
9. Hubungan langsung antar data store
10. Data masukan dan keluaran yang tidak bersesuain dalam data store

Download pdf: disini

Materi Analisis Sistem Informasi lainnya:

 Analisis Sistem Informasi – Analisis Biaya dan Manfaat

 Analisis Sistem Informasi – Deteksi Masalah Sistem
  Analisis Sistem Informasi – Diagram Alir Data (DAD)/ Data Flow Diagram(DFD)
 Analisis Sistem Informasi – Kisi-Kisi Soal UAS 2009/2010
 Analisis Sistem Informasi – Pedoman Membuat Flowchart
 Analisis Sistem Informasi – Siklus Hidup Pengembangan Sistem
 Analisis Sistem Informasi – Teknik & Desain Presentasi
 Analisis Sistem Informasi – Teknik Inspeksi & Walkthrough
 Analisis Sistem Informasi – Teknik Observasi
 Analisis Sistem Informasi – Teknik Penjadwalan Proyek menggunakan PERT (Program Evaluation
and Review Technique)
 Analisis Sistem Informasi – Teknik Rapat
 Analisis Sistem Informasi – Teknik Wawancara
 Anaslisis Sistem Informasi – Gantt Chart

Sesi 8

Analisis Biaya dan Manfaat

Ditulis pada 11 November 2009

4 Votes

Pengembangan suatu sistem informasi merupakan suatu investasi sepertihalnya investasi proyek
lainnya. Investasi berarti dikeluarkannya sumber- sumber daya untuk mendapatkan manfaat
dimasa mendatang. Investasi untuk mengembangkan sistem informasi juga membutuhkan
sumber-sumber daya. Sebagai hasilnya, sistem informasi akan memberikan manfaat-manfaat
yang dapat berupa penghematan-penghematan atau manfaat-manfaat yang baru. Jika manfaat
yang diharapkan lebih kecil dari sumber-sumber daya yang dikeluarkan, maka sistem informasi
ini dikatakan tidak bernilai atau tidak layak. Oleh karena itu, sebelum sistem informasi
dikembangkan, maka perlu dihitung kelayakan ekonomisnya. Teknik untuk menilai ini disebut
dengan analisis biaya/keuntungan (cost/benefit analysis). Analisis biaya/keuntungan disebut juga
dengan analisis biaya/efektivitas (cost/ effectivenss analysis). Keuntungan dari pengembangan
sistem informasi tidak semuanyamudah diukur secara langsung dengan nilai uang, seperti
misalnya keuntungan pelayanan kepada langganan yang lebih baik. Keuntungan yang sulit
diukur langsung dengan nilai uang ini selanjutnya jika ingin ditentukan dalam bentuk nilai uang,
maka dapat menaksir efektivitasnya.
Terdapat beberapa metode untuk melakukan analisis biaya/manfaat, diantaranya sebagai berikut :

 Metode periode pengembalian (payback period), Metode ini menilai proyek investasi dengan
dasar lamanya investasi tersebut dapat tertutup dengan aliran-aliran kas masuk. Metode ini
tidak memasukkan faktor bunga kedalam perhitungannya.
 Metode pengembalian investasi (return on investment/ROI). Metode ini digunakan untuk
mengukur prosentase manfaat yang dihasilkan oleh proyek dibandingkan dengan biaya yang
dikeluarkannya.
 Metode nilai sekarang bersih (net present value/NPV), Metode payback period dan ROI tidak
memperhatikan nilai waktu dari uang (time value of money) atau time preference of money).
Satu rupiah nilai uang sekarang lebih berharga dari satu rupiah nilai uang dikemudian hari. NPV
merupakan metode yang memperhatikan nilai waktu dari uang. Metode ini menggunakan suku
bunga diskonto yang akan mempengaruhi proceed atau arusdari uangnya. NPV dapat dihitung
dari selisih nilai proyek pada awal tahun dikurangi dengan total proceed tiap-tiap tahun yang
dinilai uang ke tahun awal dengan tingkat bunga diskonto.
 Metode tingkat pengembalian internal (internal rate of return/IRR), Merupakan metode yang
memperhatikan nilai waktu dari uang. Pada metode NPV, tingkat bunga yang diinginkan telah
ditetapkan sebelumnya, sedang pada metode IRR justru tingkat bunga tersebut yang akan
dihitung. Tingkat bunga yang akan dihitung ini merupakan tingkat bunga yang akan menjadikan
jumlah nilai sekarang dari tiap-tiap proceed yang didiskontokan dengan tingkat bung tersebut
sama besarnya dengan nilai sekarang dari initial cash outflow (nilai proyek). Atau dengan kata
lain tingkat bunga ini adalah merupakan tingkat bunga persis investasi bernilai impas, yaitu tidak
menguntungkan dan juga tidak merugikan

Sesi 9

Teknik Penjadwalan – Gantt Chart

Ditulis pada 24 November 2009

8 Votes

Pada materi kuliah analisis sistem ingormasi ini, akan dibahas tentang Ganttcahrt dengan pokok
bahasan: definisi, karakteristik, keuntungan, kelemahan dan contoh pemanfaatan Gantt chart.
(Klik Ganda untuk melihat detail/animasinya)

Definisi Gantt Chart

Gantt chart adalah suatu alat yang bernilai khususnya untuk proyek-proyek dengan jumlah
anggota tim yang sedikit, proyek mendekati penyelesaian dan beberapa kendala proyek.

Contoh Gantt Chart

Gantt Chart merupakan diagram perencanaan yang digunakan untuk penjadwalan

sumber daya dan alokasi waktu (Heizer, Jay dan Render, Barry, 2006). Gantt Chart
adalah contoh teknik non-matematis yang banyak digunakan dan sangat popular di
kalangan para manajer karena sederhana dan mudah dibaca.

Gantt Chart dapat membantu penggunanya untuk memastikan bahwa (Heizer, Jay dan Render,
Barry,2006):

 Semua kegiatan telah direncakan

  Urutan kinerja telah diperhitungkan
 Perkiraan waktu kegiatan telah tercatat, dan
 Keseluruhan waktu proyek telah dibuat

Karakteristik Gantt Chart

 Gantt chart secara luas dikenal sebagai alat fundamental dan mudah diterapkan oleh para
manajer proyek untuk memungkinkan seseorang melihat dengan mudah waktu dimulai dan
selesainya tugas-tugas dan sub- sub tugas dari proyek.
 Semakin banyak tugas-tugas dalam proyek dan semkin penting urutan antara tugas-tugas maka
semakin besar kecenderungan dan keinginan untuk memodifikasi gantt chart.
 Gantt chart membantu menjawab pertanyaan-pertanyaan “what if” saat melihat kesempatan-
kesempatan untuk membuat perubahan terlebih dahulu terhadap kebutuhan.

Keuntungan menggunakan Gantt Chart

 Sederhana, mudah dibuat dan dipahami, sehingga sangat bermanfaat sebagai alat komunikasi
dalam penyelenggaraan proyek. Gantt Chart sangat mudah dipahami, balok horizontal
(horizontal bar) dibuat pada tiap kegiatan proyek sepanjang garis waktu.
 Gantt chart digunakan untuk penjadwalan sederhana atau proyek-proyek yang
kegiatannya tidak terlalu berkaitan atau proyek kecil, sedangkan network untuk
penjadwalan proyek yang rumit.
 Gantt Chart juga dapat digunakan untuk penjadwalan operasi yang berulang.
 Dapat menggambarkan jadwal suatu kegiatan dan kenyataan kemajuan sesungguhnya pada saat
pelaporan
 Bila digabungkan dengan metoda lain dapat dipakai pada saat pelaporan

Kelemahan Gantt Chart

 Tidak menunjukkan secara spesifik hubungan ketergantungan antara satu kegiatan dan kegiatan
yang lain, sehingga sulit untuk mengetahui dampak yang diakibatkan oleh keterlambatan satu
kegiatan terhadap jadwal keseluruhan proyek.
 Sulit mengadakan penyesuaian atau perbaikan/pembaharuan bila diperlukan, karena pada
umumnya ini berarti membuat bagan balok baru.
 Gantt chart tidak bisa secara eksplisit menunjukkan keterkaitan antara
aktivitas dan bagaimana satu aktivitas berakibat pada aktivitas lain bila waktunya
terlambat atau dipercepat, sehingga perlu dilakukan modifikasi terhadap Gantt chart.

Sesi 10

Program Evaluation and Review Technique (PERT)

Ditulis pada 26 Oktober 2009
6 Votes

Latar Belakang PERT

Pengelolaan proyek-proyek berskala besar yang berhasil memerlukan perencanaan, penjadwalan,
dan pengkoordinasiaan yang hati-hati dari berbagai aktivitas yang berkaitan. Untuk itu telah
dikembangkan prosedur-prosedur formal yang didasarkan atas pengguna network (jaringan) dan
teknik-teknik network.

Prosedur yang paling utama dari teknik penjadwalan proyek ini dikenal sebagai PERT (Program
Evaluation and Review Technique) dan CPM (Critical Path Method), yang diantara keduanya
terdapat perbedaan penting. Namun kecenderungan pada dewasa ini adalah menggabungkan
kedua pendekatan tersebut menjadi apa yang biasa dikenal dengan PERT-type system.

Perencanaan suatu proyek terdiri dari tiga tahap :

1. Membuat uraian kegiatan-kegiatan, menyusun logika urutan kejadian-kejadian, menentukan

syarat-syarat pendahuluan, menguraikan interaksidan interdependensi antara kegiatan-
kegiatan.
2. Penaksiran waktu yang diperlukan untuk melaksanakan tiap kegiatan, menegaskan kapan suatu
kegiatan berlangsung dan kapan berakhir.
3. Menetapkan alokasi biaya dan peralatan guna pelaksanaan tiap kegiatan.
Penjadwalan proyek merupakan salah satu hal yang penting dalam manajemen proyek, dimana
penjadwalan ini memperlihatkan waktu pengerjaan tiap paket pekerjaan dan kejadian apa yang
dihasilkan dari serangkaian paket kerja tertentu. Jadwal proyek berhubungan dengan kejadian,
milestone, termasuk Gantt Chart, jaringan kerja proyek, diagram CPM/PERT.

Gantt Chart tidak bisa secara eksplisit menunjukkan keterkaitan antar aktivitas dan bagaiman
satu aktivitas berakibat pada aktivitas lain bila waktunya terlambat atau dipercepat, sehingga
perlu dilakukan modifikasi terhadap Gantt Chart. Untuk itu dikembangkan teknik baru yang bisa
mengatasi kekurangan-kekurangan yang ada pada Gantt Chart. Cara baru itu dikenal sebagai
jaringan kerja atau Network.

Pengertian PERT
 PERT adalah suatu alat manajemen proyek yang digunakan untuk melakukan penjadwalan,
mengatur dan mengkoordinasi bagian-bagian pekerjaan yang ada di
dalam suatu proyek (Setianingrum, 2011).
 PERT juga merupakan suatu metode yang bertujuan untuk (semaksimal mungkin) mengurangi
adanya penundaan kegiatan (proyek, produksi, dan teknik) maupun rintangan dan perbedaan-
perbedaan, mengkoordinasikan dan menyelaraskan berbagai bagian sebagai suatu keseluruhan
pekerjaan dan mempercepat selesainya proyek-proyek (Nurhayati, 2010).

Karakteristik PERT
Proyek yang kompleks menggunakan metode PERT (Program Evaluation Review
Technical), maka akan diketahui :

 Kapan proyek selesai

 Bagaimana urut-urutan pekerjaan, kapan mulainya dan kapan selesainya
 Pekerjaan mana yang paling lama
 Pekerjaan mana yang tertunda
 Pekerjaan mana yang dapat perhatian khusus

Perkiraan Waktu
Untuk setiap aktivitas, model biasanya mencakup tiga perkiraan waktu (Soeharto,
2002):

 Waktu Optimis, yaitu perkiraan waktu yang paling singkat bagi penyelesaian
aktivitas
 Waktu Perkiraan Paling Mungkin, waktu penyelesaian yang memiliki probabilitas
tertinggi (berbeda dengan : waktu yang diharapkan), dan
 Waktu Pesimis, yaitu waktu terpanjang yang mungkin diperlukan suatu kegiatan.

PERT “menimbang” ketiga perkiraan waktu ini untuk mendapatkan waktu kegiatan
yang diharapkan (expected time) dengan rumusan :
 (Waktu Optimis + (4 x Waktu Perkiraan Paling Mungkin) + Waktu Pesimis )
6

Keterbatasan dan kelemahan diagram PERT

Keterbatasan dan kelemahan diagram PERT secara umum adalah bahwa perkiraan atas waktu
yang dibutuhkan bagi masing-masing kegiatan bersifat subyektif dan tergantung pada asumsi.
Sehingga secara umum PERT cenderung terlalu optimis
dalam menetapkan waktu penyelesaian sebuah proyek.

Bagan Jaringan
 Panah (arrow) yang diggunakan untuk mewakili suatu kegiatan
 Simpul atau (kode) digunakan untuk mewakili suatu kejadian
 Contoh

Keterangan:

 Kegiatan A dan B merupakan kegiatan Pendahuluan

 Kegiatan C dikerjakan setelah kegiatan A
 Kegiatan D dikerjakan setelah kegiatan B
 Kegiatan E dikerjakan setelah kegiatan C dan D

Aturan Diagram PERT

 Satu kegiatan hanya boleh diwakili satu anak panah

 Tidak ada 2 kegiatan yang ditunjukkan oleh ekor kejadian dan kepada kejadian
yang sama.
  Untuk mengatasi masalah seperti di atas dibuat kegiatan dummy : (tidak ada)

 Untuk menyakinkan hubungan urutan yang benar maka buat daftar pertanyaan :
o Kegiatan apa yang harus selesai terlebih dahulu sebelum kegiatan ini
dilakukan ?
o Kegiatan apa yang harus mengikuti kegiatan-kegiatan ini ?
o Kegiatan apa yang harus dikerjakan serentak ?

Contoh Diagram PERT

 Kegiatan A,B, C kegiatan bersama
 Kegiatan A mendahului kegiatan D
 Kegiatan B mendahului kegiatan E, F dan G
 Kegiatan C mendahului kegiatan G
 Kegiatan D dan E mendahului kegiatan H dan J
 Kegiatan F mendahului kegiatan I

Jalur kritis
 Jalur kritis adalah jalur yang menunjukkan kegiatan dari awal sampai dengan
akhir kegiatan pada diagram jaringan
 Kegiatan kritis adalah kegiatan yang apabila ditunda akan mempengaruhi
waktu penyelesaian proyek.
 Contoh
  Jalur A,D,H = 10 + 22 + 8 = 40
 Jalur A,D,J = 10 + 22 + 15 = 47
 Jalur B,E,H = 8 + 27 + 8 = 45
 Jalur B, E, J = 8 + 27 + 15 = 50 → Jalur kritis
 Jalur B,F,J = 8 + 27 + 20 = 35
 Jalur B,G,J = 8 + 15 + 15 = 35
 Jalur C,G,J = 12 + 15 + 15 = 42

Algoritma Untuk Jalur Kritis

Algoritma jalur kritis adalah untuk menentukan jalur kritis dilakukan dengan
menghitung waktu mulai tercepat (earliest start time) untuk masing-masing
kegiatan dan waktu selesai terlama (latest finish time).
Slack
 Slack : menunjukkan waktu kegiatan yang dapat ditunda tanpa
mempengaruhi total waktu penyelesaian dari seluruh proyek.
 Untuk menghitung besarnya slack masih diperlukan dua buah waktu lainnya yang
berhubungan dengan masing-masing kegiatan, yaitu waktu mulai terlama (latest
start time/LS) dan waktu selesai tercepat (earliest finish time/EF)

Kelebihan PERT
 PERT memiliki asumsi bahwa proyek yang akan dilaksanakan adalah baru,
 tidak ada contoh sebelumnya. Berdasarkan atas asumsi itu, maka orientasi dari metode PERT
adalah mengoptimalkan waktu penyelesaian proyek dan belum menekankan soal minimisasi
biaya. Oleh karena belum ada pengalaman sebelumnya, maka waktu penyelesaian pekerjaan
tertentu yang ada dalam proyek bersifat probabilistik.
 PERT mencoba mengestimasi waktu aktivitas ini dengan formula. Bahkan,
PERT juga mencoba mencari suatu ukuran tentang variabilitas waktu penyelesaian paling awal.
 PERT dapat bekerja dengan ketidakpastian melalui penggunaan waktu probabilitas (Ma’arif,
Syamsul Mohammad dan Tanjung, Hendri, 2003). Bila waktu
kegiatan individual acak, maka waktu proyek juga akan acak. Bila waktu kegiatan
tidak pasti, lintasan kritis pun bersifat acak. Hanya saja, karena bekerja dengan
 ketidakpastian, maka lintasan kritis penyelesaian proyek pun menjadi tidak pasti.
Inilah gambaran dari metode PERT, yaitu risiko ketidakpastian.
 Memperkirakan waktu yang diperlukan untuk masing-masing kegiatan seperti
menit, jam, hari, minggu atau bulan adalah unit umum yang biasa digunakan waktuuntuk
penyelesaian suatu kegiatan. Sebuah fitur yang membedakan PERT adala kemampuannya untuk
menghadapi ketidakpastian di masa penyelesaian kegiatan.

Sesi 11

eknik & Desain Presentasi

Ditulis pada 2 Desember 2009

2 Votes

Kemampuan komunikasi merupkan salah satu kompetensi yang

harus dimiliki seorang Analis Sistem Informasi, selain pengetahuan perkembangan teknologi
informasi dan komunikasi yang up to date. Presentasi merupakan metode komunikasi efektif
yang sering digunkan dalam menyampaikan informasi. Melaui presentasi, Analis dapat
menyampakaian analisis, desain dan implementasi pengembangan sistem kepada stakeholder
secara langsung dan interktif. Teknik dan desain presentasi perlu dipahami oleh analis sistem
agar dapat menyampaikan informasi pengembangan sistem informasi secara jelas dan efektif.
Dunia Komunikasi

Jika dua individu dengan kemampuan yang sederajat bersaing untuk suatu posisi senior tertentu
dalam sebuah perusahaan, biasanya individu yang memiliki ketermpilan berkomunikasi yang
lebih baik lah yang akan meraih posisi tersebut. Informasi serta kemampuan untuk
menyampaikanya merupakan kekuatan.

Tetapi komunikasi tidak hanya berbentuk pidato saja. Komunikasi dapat berlangsung dalam
banyak bentuk-dengar, pandang, raba-melalui suara , kesan, dan impuls fisik. Ini meliputi
berbicara , mendegar, melihat, menyentuh, merasakan, mencium, bertindak, dan masih banyak
lagi.

Komunikasi juga dapat mencakup penyampaian pesan melalui foto, poster, buku, surat kabar,
majalah, televisi, radio, kaset rekaman, kaset video, komputer, mesin faksimili, dan bentuk
telekomunikasi elektronik lainya.
Apapun yang Anda lakukan dan semua yang ada di sekitar Anda mengkomunikasikan pesan-
pesan. Ada banyak sekali cara untuk mengatur gagasan-gagasan Anda dan
mengkomunikasikanya dengan orang lain.

Saat ini, kita mengalami suatu ledakan informasi dan komunikasi. Beberapa tahun yang lalu kita
masih dapat memberi perhatian penuh pada semua berita atau gagasan penting apa pun yang kita
dengar atau lihat setiap hari. Dulu hanya ada beberapa stasiun televisi saja yang dapat dipilih ,
demikian pula halnya dengan media cetak bulanan, majalah populer serta buku-buku terbitan
baru dalam setiap minggunya.
Sekarang, pilihan kita terbatas.

Semakin banyak buku dan majalah yang dapat di baca, film dan program televisi yang dapat di
tonton serta seminar-seminar dan perkuliahan yang dapat diikuti dibandingkan denagan yang
dapat kita nikmati beberapa waktu yang lalu.

Lihat saja di toko-toko buku , perpustakaan , tempat penjualan kaset video, atau sejumlah mata
kuliah yang di tawarkan di perguruan tinggi. Kita betul-betul kebanjiran “kesempatan
berkomunikasi “, sehingga kita tidak sanggup lagi untuk menyerap seluruh pesan yang
disampaikan.

Terdapat begitu banyak komunikasi yang berlangsung di dunia kita, sehingga sangat sulit bagi
kita untuk memutuskan apa yang sebaiknya kita perhatikan. Kita harus menentukan pilihan-
pilihan tersebut dengan cepat untuk tetap dapat mengimbangi arus data yang di beberkan kepada
kita. Untuk mengatasinya, kita cenderung memberikan perhatian terutama pada gagasan-gagasan
yang “menarik” karena gagasan-gagasan tersebut memang di sampaikan secara kreatif untuk
menarik minat kita.

Karena terjadinya ledakan informasi ini, kita harus belajar bersaing denagan semua pesan-pesan
yang ada. Dan kita harus dapat berkomunikasi secepat dan seefektif mungkin.
Tantangan jaman sekarang ini adalah bagaimana merebut perhatian orang lain, mengalihkan
konsentrasi mereka dari orang lain dan memfokuskannya pada kita serta pada gagasan-gagasan
kita.

Komunikasi Yang Efektif

Komunikasi mengarah
pada usaha penyampaian gagasan kepada orang lain. Komunikasi efektif terjadi ketika pesan
yang Anda sampaikan kepada orang lain dengan cara tertentu dapat diterima dengan jelas.
Orang-orang yang melakukan komunikasi secara efektif dapat (Peter Urs Benders):

 Melaksanakan kepemimpinan
 Memberi inspirasi kepada staf dan rekan untuk bertindak
 Memperoleh kepercayaan dan rasa hormat
 Lebih mudah bergaul
 Membuat orang lain lebih percaya pada diri sendiri
 Menyampaikan informasi secara mudah dan akurat
 Mencapai sasaran-sasaran mereka
 Meraih tujuan-tujuan mereka

Pengertian Presentasi
Komunikasi langsung antara penyaji/presenter dengan sekelompok pendengar/audience dalam situasi
teknis, saintifik atau professional untuk satu tujuan tertentu dengan menggunakan teknik sajian dan
media yang

Jenis-jenis Presentasi
Presentasi Teks (Reading Presentation)

Bentuk penyajian dimana penyaji sepenuhnya menggunakan teks (membaca kata demi kata yang
tertuang dalam kertas penyajian)

Presentasi Hafalan (Memorized Presentation)

Gaya penyajian dimana isi bahan sajian ditulis dalam bentuk teks tertulis lalu dihafalkan. Contohnya
laporan hasil studi singkat, hasil kunjungan atau observasi.

Penyajian Spontan (The Impromptu Presentation)

Penyajian langsung informal tanpa persiapan yang matang dipihak pembicara, Contohnya; pertemuan
khusus anda diminta memberi sambutan karena kapasitas dan posisi anda.

Penyajian dgn kartu (The Note Cards Presentation)

Penyajian dengan kartu berisi uraian penyajian sesuai nalar pendengar, namun inti sajian tetap
disesuaikan dengan tujuan penyajian. Teknik penyajian bebas, natural, dipersiapkan dengan matang dan
sesuai tingkat respon pendengar.

TujuanPresentasi

Presentasi merupakan alat komunikasi tangguh dalam usaha untuk menyampaikan laporan atau
keterangan mengenai apa saja yang merupakan tanggung jawab seseorang, baik itu merupakan
barang ataupun jasa.

Manfaat Presentasi

Akhir-akhir ini banyak yang membicarakan kunci-kunci kemajuan dalam dunia bisnis. Hal
mendasar apakah yang menentukan keberhasilan Anda di masa datang?
Pengetahuan,keterampilan teknis,pengalaman dan kemampuan organisasi,semuanya penting bagi
kemajuan karier Anda.

Walaupun demikian ,ada faktor yang lebih penting, yakni komunikasi. Seberapa baik komunikasi
Anda dengan para staf, rekan-rekan. para manager, atau dengan kelompok manapun yang Anda
tuju,merupakan kunci untuk meningkatkan karier Anda
Presentasi juga dapat digunakan untuk menunjukkan kemampuan, karena dari cara seseorang
memberikan presentasi dapat dinilai seberapa jauh ia menguasai bidang yang dikelola.

Pemilihan Aplikasi Pembuatan Presentasi

Dewasa ini, aplikasi pembuatan presentasi terbagi dalam beberapa kategori. Perbedaan utama
yang dimiliki masing-masing jenis aplikasi umumnya terletak pada output file yang dihasilkan
dan media penyajian presentasi yang diakomodasi oleh aplikasi terkait. Kategori jenis, output
file, dan media penyajian presentasi antara lain meliputi :

Aplikasi Office

Penggunaan aplikasi office disarankan bagi pembuatan dokumen presentasi secara cepat dan
praktis, dengan materi presentasi yang singkat dan ringkas. Integritas aplikasi office
memungkinkan penyajian grafik, tabel, dan data dapat dilakukan secara mudah. Fleksibilitas
penyajian output file sangat tinggi, mengingat secara umum setiap komputer memiliki aplikasi
office di dalamnya. Microsoft PowerPoint merupakan contoh aplikasi yang sangat lazim
digunakan untuk kebutuhan ini.

Aplikasi Multimedia

Penggunaan aplikasi multimedia disarankan bagi pembuatan dokumen presentasi yang interaktif,
otomatis, dan berdaya tarik. Penggunaan efek, animasi, objek grafis, serta materi audio dan video
menjadi lebih optimal jika dirangkai melalui aplikasi jenis ini. Flesibilitas penyajian output
presentasi sedikit terbatas. Umumnya output file yang dihasilkan memerlukan aplikasi bantu
tertentu untuk menunjang penyajiannya. Hal ini dapat diatasi penyaji dengan selalu menyiapkan
source player multimedia pada kemasan modul presentasinya. Macromedia Flash, merupakan
contoh aplikasi yang lazim digunakan untuk kebutuhan ini.

Aplikasi Dokumentasi

Penggunaan aplikasi dokumentasi disarankan bagi pembuatan dokumen presentasi dengan materi
detail dan komprehensif. Aplikasi jenis ini mampu mempertahankan konsistensi presisi tampilan
dan menyediakan fasilitas proteksi pada content dokumen. Fleksibilitas penyajian output file
sangat tinggi, bahkan bersifat multi platform (dapat diakses dari berbagai sistem operasi). Selain
itu, output file dapat dipertukarkan dan disajikan secara aman melalui beberapa metode
(misalnya via internet). Tool PDF Maker seperti Adobe Acrobat, atau HTML Editor seperti
Microsoft FrontPage merupakan beberapa alternatif aplikasi yang dapat Anda gunakan.

Berdasarkan output dan media presentasi yang didukung oleh jenis aplikasi presentasi di atas,
Anda dapat memperkirakan aplikasi mana yang paling sesuai dengan kebutuhan pembuatan
dokumen presentasi Anda.

Perencanaan Materi Presentasi

Perencanaan dokumen presentasi merupakan hal paling mendasar yang perlu Anda persiapkan.
Beberapa di antaranya adalah :

Tentukan Tema dan Tujuan secara Spesifik

Meskipun Anda dimungkinkan menyusun satu dokumen presentasi dengan kandungan yang
sangat komprehensif untuk berbagai keperluan, namun hal ini tidak disarankan. Pastikan Anda
memiliki dokumen presentasi tersendiri dengan tema, tujuan dan misi, serta target audience
penyajian presentasi yang spesifik.

Susun Kerangka Materi Presentasi

Ibarat merencanakan sebuah karya tulis yang dituangkan dalam sebuah kerangka karangan, maka
presentasi yang baik juga harus memiliki kerangka materi yang dituangkan dalam poin-poin
presentasi. Susun poin-poin utama presentasi, estimasikan jumlah dan koherensi slide-slide
Anda, temasuk pertimbangan perlunya referensi-referensi pendukung.
Kumpulkan Materi Utama dan Pendukung

Pengumpulan materi dapat Anda persiapkan dari awal. Anda dapat mulai merangkum sumber-
sumber materi yang akan Anda tuangkan. Pilih koleksi file gambar, audio, atau video sebagai
objek pendukung. Siapkan tabel, grafik, dan data pendukung jika diperlukan.

Tentukan Aplikasi Pembuat Presentasi yang Tepat

Berdasarkan perencanaan, kerangka, dan kumpulan materi yang telah Anda siapkan di awal,
maka Anda dapat memilih aplikasi pembuat presentasi yang tepat bagi penuangan materi
presentasi Anda. Baca kembali tip pada bagian awal untuk memastikannya.

Manfaatkan Aplikasi Penunjang

Inovasi di bidang perangkat lunak dewasa ini sangat beragam. Anda dapat memanfaatkan
aplikasi tertentu untuk keperluan tertentu. Pada dasarnya, output akhir yang Anda persiapkan
melalui aplikasi penunjang selalu dapat Anda integrasikan ke dalam slide presentasi. Di samping
memanfaatkan aplikasi penunjang bagi penyusunan materi, Anda sebaiknya juga melengkapi diri
dengan berbagai aplikasi bantu bagi penyajian presentasi.

Tentukan Output Sesuai dengan Kebutuhan

Tentukan output akhir presentasi Anda berdasarkan pertimbangan-pertimbangan yang telah

diulas di bagian awal. Jika memungkinkan, pilih output akhir yang paling fleksibel, sehingga
Anda mudah menyajikan, mengekspor, atau mengonversikan formatnya ke dalam output lainnya
jika diperlukan.

Penguasaan Aspek Teknis Presentasi

Selain menguasai aspek pembuatan sebuah dokumen presentasi melalui aplikasi tertentu, akan
lebih ideal jika Anda juga memahami berbagai hal berkaitan dengan aspek teknis seputar
penyajian presentasi. Beberapa di antaranya adalah tentang perangkat-perangkat yang diperlukan
dalam menyajikan sebuah presentasi, perangkat pendukung yang dapat Anda pilih, serta teknik-
teknik penggunaannya. Beberapa hal yang sebaiknya Anda pahami atara lain :

Pemilihan Perangkat Komputer

Peran komputer penyaji sangat dominan bagi kelancaran sebuah sesi presentasi. Pertimbangan
pemilihan perangkat komputer antara lain mengenai spesifikasi teknis komputer, jenis atau tipe
komputer, kelengkapan perangkat teknologi yang terpasang, serta sistem operasi dan aplikasi
penunjang yang ada di dalamnya.

Pemilihan Media Simpan

Media simpan tidak hanya terbatas pada harddisk yang ada di dalam PC Anda. Pertimbangkan
segi portabilitas, flesibilitas, dan mobilitas media simpan bagi dokumen presentasi Anda.
Pertimbangkan pemakaian keping optical disk, USB Flash Memory, atau bahkan server jaringan
atau hosting internet.

Pemilihan Perangkat Display

Perangkat display presentasi tidak hanya terbatas pada OHP. Pertimbangkan penggunaan LCD
Projector, DLP Projector, atau Dual / Multi Monitor untuk berpresentasi. Tentukan juga jenis
screen yang paling sesuai dengan kebutuhan Anda.

Pemilihan Perangkat Pendukung

Sound system yang memadai adalah syarat mutlak bagi penyajian presentasi. Tentukan jenis
perangkat sound system yang fleksibel namun berkemampuan optimal. Pertimbangkan juga
pemakaian laser pointer untuk mendampingi sesi presentasi Anda. Sediakan camera pada ruang
presentasi untuk keperluan dokumentasi Anda, terlebih jika Anda ingin mendistribusikan
kembali moment-moment presentasi yang cukup penting untuk kolega Anda.

Teknik Penyajian Presentasi

Sebagus apapun materi presentasi Anda, selengkap apapun perangkat presentasi yang tersedia,
semua akan sia-sia jika teknik penyajian presentasi Anda tidak menarik. Beberapa tip yang kami
berikan antara lain :

Kuasai Teknik-teknik Penyajian Presentasi

Temukan teknik-teknik tertentu, seperti bagaimana menyajkan presentasi melalui beberapa

monitor, bagaimana menyembunyikan sajian slide secara temporer untuk mengalihkan perhatian
audience dari screen ke pembicaraan Anda, termasuk bagaimana mengemas slide presentasi agar
dapat berjalan secara otomatis atau dapat diakses via internet.

Simulasikan Presentasi Anda Sesering Mungkin

Jika perlu, gunakan fasilitas Timer yang tersedia pada aplikasi penyaji presentasi untuk
memastikan ketepatan waktu pemaparan setiap slide presentasi Anda.

Lengkapi Sajian Presentasi dengan Materi Tambahan

Anda dapat mencetak dan mendistribusikan lembar handout, membagikan CD materi presentasi,
atau bahkan menyertakan materi pendukung bagi audience. Hal ini dapat meminimalkan
pecahnya perhatian audience karena harus mencatat poin-poin dan paparan Anda, menghindari
tidak tertangkapnya sebagian materi presentasi yang Anda sajikan, dan tentunya menjadi salah
satu media penyebaran bagi visi dan misi penyajian presentasi Anda.
Persiapan Bahan Presentasi

Dengan kemajuan teknologi, bahan presentasi dapat dikemas lebih menarik dan tidak
membosankan (tapi jangan norak ya). Anda dapat menggunakan bahan presentasi yang
sederhana tetapi canggih menggunakan media powerpoint atau menggunakan bahan presentasi
yang lebih interaktif dengan multimedia builder (bisa pake flash). Tujuan bahan presentasi
adalah semata-mata sebagai guiden (panduan) agar materi presentasi tidak keluar dari bahan
yang telah kita tetapkan. Seorang presenter yang pandai berbicara seringkali kita lupa dan lepas
dari materi yang seharusnya dipresentasikan dan tidak sesuai dengan alur presentasi yang
disiapkan. Oleh karena itu sampaikan bahan yang akan disampaikan dalam media presentasi
pokok-pokok pikiran untuk menjaga alur presentasi (biasanya berupa pointer-pointer bahasan).

Pada penggunaan media Powerpoint, usahakan jangan terlalu banyak menggunakan animasi dan
sound yang tidak perlu, karena audience akan menganggap anda pamer media presentasi.
Gunakan animasi dan sound seperlunya hanya diperlukan (misalnya jika menjelasakan proses
perubahan grafik, gunakan animasi gerak yang menunjukkan proses perubahan tersebut). Please,
don’t do that: menggunakan animasi dan sound yang tidak berhubungan dengan materi
presentasi.

Gunakan theme yang simple (kalau bisa bermakna sesuai dengan tema presentasi). Penggunaan
warna theme yang mencolok tidak dianjurkan (walaupun anda ingin menampilkan kesan ceria).
Gunakan juga gradasi warna yang kontras antara background dengan tulisan, sehingga audience
dapat dengan mudah menangkap (membaca) presentasi anda. Usahakan menggunakan font tidak
lebih kecil dari 24 (tergantung juga pada jenis font-nya).

Gunakan animation effect seperlunya saja pada tampilan presentasi. Jangan menggunakan
animation effect pada seluruh tampilan, karena hal tersebut seolah-olah anda menuntun (bahkan
lebih ekstremnya “memaksa”) audience untuk membaca sebaris demi baris kata-kata pada
presentasi anda (Audience lebih cerdas dari pada yang anda bayangkan). Kadang-kadang
audience menginginkan melihat keseluruhan slide secara utuh secara langsung daripada
penampilan baris-perbaris.

Akhirnya uji penampilan presentasi anda kepada teman atau saudara anda dari segi penampilan
dan konsistensi penulisan. Kalau perlu ada uji pada tampilannya pada slide projector (LCD)
untuk meyakinkan anda bahwa tampilan animasi, sound, theme dan warna dapat ditangkap
dengan jelas dan sesuai dengan tema presentasi.

Ketika Presentasi

Siapkan diri anda. Penampilan anda mencerminkan keberhasilan presentasi anda. Gunakan
pakaian dan asesoris diri sesuai dengan tema presentasi (jangan sampai salah kostum!!!).
Gunakan pakaian terbaik yang anda punya (jangan hargai anda terlalu rendah!!!). Pastikan
pakaian anda maching (bawahan dan atasan yang sesuai/kecuali anda harus menggunakan
official cup), pastikan official cup anda rapi dan tidak kusut (termasuk sepatu yang sesuai dan
rapi). Yang tak kalah penting dari penampilan diri anda adalah tampilan yang rapi pada rambut
anda (cut your hair, men!!!).
Menghindari Stress

Warming Up. Anda dapat melakukan sedikit warming up untuk menghindari stress akibat
tekanan yang terjadi ketika tampil di depan publik. Gunakan trik berikut:

 Duduk santai dengan menyandarkan badan pada kursi.

 Tarik nafas dalam-dalam lewat hidung (mudah-mudahan anda tidak sedang pilek) dan keluarkan
lewat mulut. Ulangi beberapa detik sampai anda merasa lega (jangan terlalu lama, karena akan
menambah stress bagi anda)
 Lemaskan otot-otot leher (biasanya otot leher yang kaku menyebabkan tekanan pada pikiran).
Geleng-gelengkan kepala (kalau perlu putar kepala) beberapa kali (ini juga jangan terlalu lama,
karena anda akan keringatan!!!!)
 Sambil duduk, goyangkan badan anda kekiri dan kekanan (gerak menengok kebelakang disertai
badan) beberapa kali.
 Terakhir lemaskan pergelangan kaki dengan menggerakakan pergelangan kaki.
 Selanjutnya anda siap berdiri dan menyampaikan materi

Hal-hal uang perlu diperhatikan dalam presentasi

 Kuasai Lingkungan. Penguasaan lingkungan diperlukan untuk menghindari tambahan tekanan

mental ketika terjadi hal-hal yang tidak diinginkan. Trik yang dapat dilakukan adalah: datanglah
sesaat sebelum presentasi dimulai, sehingga anda cukup waktu untuk: mempersiapkan sarana
presentasi (mencoba sound, LCD, Laptop, pointer, atau bahkan sampai merancanakan akan
berdiri dimana ketika anda presentasi). Atur skenario dengan moderator (jika moderatornya
teman anda) agar anda tidak kaget jika terjadi perubahan skenario secara mendadak oleh
moderator (termasuk alokasi waktu yang disediaakan moderator untuk anda)
 Perhatikan audience. Tataplah audience secara merata dan bergantian, sehingga mengesankan
bahwa anda sangat memperhatikan mereka (jangan memelototi mereka ya!!!). Jangan
palingkan pandangan anda pada langit-langit atau lantai sehingga mengesankan anda tidak
percaya diri.
 Bicara lugas. Gunakan bahasa yang sederhana dan jelas, yang mengesankan anda tidak
sombong (jangan memakai bahasa luar angkasa walaupun sebagian audience mengerti
maksudnya).
 Jelaskan media. Media presentasi hanya sebagai guiden (tuntunan) untuk menjaga alur
presentasi. Hindari membaca media presentasi kata-perkata (apalagi titik koma di baca sekalian,
gawat!!!!). Kalau perlu hapalkan penjelasan tiap pointer pada powerpoint untuk mengesankan
bahwa anda benar-benar menguasai yang anda tulis pada slide presentasi.
 Jika dipandang perlu. Berikan joke-joke segar yang membangkitkan suasana (banyak joke yang
dapat anda dapatkan di internet!!!!/ disini atau disini ). Hindari joke (humor) yang berbau SARA,
karena dapat menyinggung audience.

Trik agar Audience tidak Bosan

 Tarik perhatian audience. Joke adalah cara yang paling efektif untuk hal tersebut. Tetapi jika
anda tidak pengalaman atau anda bukan seorang yang terbiasa melakukannya, jangan
dipaksakan.
  Ada cara lain yang dapat dilakukan yaitu merubah intonasi suara dari yang semula datar-datar
saja menjadi intonasi yang meledak-ledak. Atur intonasi tersebut beberapa kali sampai audience
tersadar perhatiannya.
 Atau, buat gerakan yang tidak terduga misalnya, mendekati audience untuk mencari perhatian
lebih. Jika perlu buat gerakan tersebut beberapa kali sampai perhatian audience kembali kepada
presentasi anda.
 Dan banyak trik yang dapat anda gunakan dengan menyesuaikan suasana presentasi.

Hal-hal Tidak boleh dilakukan saat presentasi

Berikut hal-hal Tidak boleh dilakukan saat presentasi (Rosihan)

 Menerima Telpon (HP) pada saat presentasi. Disarankan mematikan HP atau menggunakan
mode meeting, sehingga tidak mengganggu konsentrasi audience (kecuali dengan sengaja anda
menginginkan perubahan yang monoton pada presentasi anda).
 Menggunakan kata-kata yang tidak dimengerti audience. Maksud anda ingin mengesankan
kepada audience bahwa anda seorang yang canggih, internasionalis, dan smart, tetapi beberapa
audience akan memberikan kesan anda seorang yang sombong dan angkuh. Jadi, pilih jalan yang
aman…..
 Memperhatikan slide presentasi di dinding projector sehingga anda membelakangi audience.
Jika ingin melihat alur presentasi, gunakan layar laptop anda. Jika terpaksa anda melakukannya,
palingkan kepala secara singkat untuk melihat bagian-bagian presentasi tanpa harus membaca
keseluruhan materi presentasi.
 Berbicara seperti orang mengguman yang sebenarnya anda sendiri tidak yakin maksudnya.
Jelaskan dengan bahasa sederhana dengan intonasi yang normal (jangan terlalu cepat seperti
orang dikejar kereta, atau terlalu lambat).

Pantangan dalam berbicara di depan umum

Beberapa pantangan dalam berbicara di depan Umum (Peter Urs Benders)

 Berbicara terlalu cepat

 Berbicara monoton
 Menggunakan nada suara terlalu tinggi
 Tidak banyak senyum ketika berbicara
 Banyak omong tetapi tidak ada isinya
 Berbicara tnpa emosi atau tanpa semangat
 Terlalu banyak penggunaan kata yang” muluk-muluk “
 Banyak menggunakan kata abstraksi tanpa memberi contoh kongkrit
 Tidak jelas maksud dari kata-kata dan ungkapan-ungkapan
 Menggunakan Jargon teknis yang tidak lazim
 Tidak mengintrodusir pesan-pesan dan relevansinya dengan jelas
 Menggunakan tata bahasa yang buruk
 Berbicara terlalu pelan sehingga orang tidak dapat mendengar
 Menggunakan kara-kata slang atau tidak senonoh
 Berbicara tanpa persiapan atau pengetahuan atas topik pembicaraan
 Penampilan yang tidak teratur atau bertele-tele
  Kurang melakukan kontak mata dengan pendengar
 Sikap yang gelisah sehingga membingungkan pendengar
 Menjelek-jelekan pendengar
 Komunikasi tidak langsung, atau berputar-putar
 Tidak merangkum dan tidak menyimpulkan pesan secara gambling
 Gagal menggunakan alat bantu visual untuk mengilustrasikan pokok-pokok pembicaraan
 Merendahkan kecerdasan pemirsa
 Tidak mengajak untuk bertindak Apakah Anda melakukan salah satu dari hal-hal tersebut di
atas?

Setiap orang pasti melakukan paling tidak salah satu di antaranya, tetapi pengakuan adalah kunci
kemajuan! Hanya dengan melihat tabel “pantangan”ini saja, dengan mudah dapat di lihat bahwa
pesan bukanlah hal penting saat Anda berkomunikasi secara verbal.

Apa gunanya jika seorang pun dapat memahami atau bahkan mendengarkan Anda?Apa gunanya
bila gaya Anda membuat para pendengar Anda menjadi merasa asing?

Trik agar Percaya diri dalam Presentasi

Ada beberapa trik yang dapat dilakukan untuk menambah percaya diri dalam melakukan
presentari (Rosihan):

 Biasakan berbicara secara ilmiah dengan teman (dekat). Biasanya dengan teman kita jarang
melakukan pembicaraan serius, atau bahkan hanya pembicaraan yang tidak bermakna dan
berguna. Oleh karena itu biasakan mengemukakan argumentasi sebuah topik penelitian atau
rancangan penelitian anda untuk dapat dikomentari teman dekat.
 Biasakan mendekati teman yang belum dikenal untuk memperkenalkan diri. Latihan ini
dimaksudkan untuk memupuk percaya diri terhadap kemampuan berbicara dengan orang lain.
Untuk perkenalan tidak terlalu perlu untuk dilalukan diskusi, tetapi manambah teman baru akan
memberikan semangat dan percaya diri ketika yang hadir pada presentasi kita adalah teman-
teman yang telah kita kenal.
 Pakai Jurus SKSD (Sok Kenal Sok Dekat). Biasakan menyapa teman satu angkatan, satu program
studi, satu jurusan, satu fakultas sampai seterusnya, walaupun mereka tidak anda kenal, tetapi
potensial untuk anda kenal. Jika yang anda hadapi adalah teman-teman sendiri (termasuk anda
“merasa” bahwa mereka adalah teman sendiri), maka ketika anda berbicara di depan mereka,
beban (merasa dipermalukan) akan berkurang.
 Sodorkan materi presentasi kepada teman untuk mendapat masukan dan perbaikan materi
presentasi yang akan anda tampilkan.
 Selanjutnya anda perlu mengulang-ulang trik diatas sampai anda mempunyai percaya diri yang
tinggi seperti Bung Karno memberikan orasi (merdeka).

Desain Presentasi
Langkah-langkah menjadi desainer :

 Latihan mendesain
 Latihan ketajaman mata
 Latihan aplikasi grafis
  Konsisten, belajar dan mencoba.

Kualifikasi desainer yang handal:

 Pandangan atau Visi ( menemukan ide)

 Kreatifitas, menggunakan ide spy bisa diterapkan
 Keputusan, menentukan nilai, menempatkan dan memakai ide

Prinsip Desain

 Keseimbangan
 Kontras
 Konsisten
 Ruang Kosong

Membuat Slide presentasi

Slide Judul

 Ringkas dan Pas

 letakkan dengan pas
 Nyatakan dalan 2-5 kata saja
 Buat Sub judul dibawahnya jika terlalu panjang
 Jangan ganggu dengan berbagai refrensi

Slide Isi

 Sederhana dan Rapi

 Bahan tidak seluruhnya dituangkan dlm Slide
 Maksimal 5 Poin Per Slide
 Minimalkan jumlah kata per poinya
 Halaman Slide Tidak Terlalu Banyak
 Konsep yang kompleks dapat disajikan bertahap
 Tanda Baca : Bukan hal penting. Misalnya untuk kutipan bisa menggunakan warna
 Singkatan: Sebutkan kepanjangannya dan Gunakan singkatannya jika lebih populer. Tuliskan
kepanjangannya pada saat pertamakali atau beberapa kali.

Huruf (Font)

 Cukup jelas, Cukup besar (2,5 % dari dari tinggi image area)
 Paling kecil ukuran 14 point
 Berdirilah 2 meter dari tampilan slide
 Gunakan huruf serif
 Gunakan huruf sesuai karakteristiknya
 Untuk isi gunakanlah huruf standar.
 Buatlah kontras yang tinggi
 Untuk isi pilih huruf yang mudah dibaca.
  Atur Leading(spasi baris) dan Kerning(spasi antar huruf)
 Hindari kombinasi huruf yang sulit dibedakan
 Untuk isi 18-24 point, Judul 20-28 poin
 Gunakan 3-4 jenis huruf saja

Elemen grafis dasar

 Dapat berupa: Garis, Border, Kotak, Spasi

 Fungsinya: menglarifikasi dan mengorganisasi slide
 Jangan terlalu tebal dan kontras
 Slide tidak perlu diberi bingkai
 Gunakan kotak yang kontras
 Hasilnya baik jika dicetak
 Hilangkan elemen yang berlebihan

Faktor Ergonomis

Tampilan Visual di layar proyektor

 Atur sesuai desain awal

 Tampilan awal sistem operasi tidak usah diperlihatkan
 Matikan screen saver dan power managemen

Pencahayaan Ruangan

 Jauhkan dari pencahayaan langsung ke layar proyektor

 Cahaya neon kurang baik

Tataletak Ruangan
Theater Style

Restaurant Style

Rectangle Style

Open Style
Class Style

Circle Style
Block Style

Sesi 12

Teknik Inspeksi/Walktrough
Ditulis pada 10 Maret 2011

Rate This

Pendahuluan

Proses dari analisis dan desain sistem harus diawasi. Pengawasan dari
manajemen merupakan hal yang sangat diperlukan. Akan tetapi pengawasan yang dilakukan oleh
manajemen cenderung hanya pada pengawasan terhadap biaya, efektifitas sistem dan skedul
waktu. Pengawasan terhadap aspek-aspek teknik kurang dilakukan oleh manajemen. Sebagai
tambahan terhadap pengawasan yang dilakukan oleh manajemen, personil-personil teknik dapat
melakukan pengawasan pada aspek-aspek tekniknya. Pengawasan ini dapat dilakukan dengan
cara memverifikasi hasi dari setiap tahap pengembangan sistem. Verifikasi hasil kerja secara
formal disebut dengan inspeksi (inspection) sedang yang tidak normal disebut dengan
walkthrough.

Maksud dari inspeksi dan walkthrough adalah untuk meyakinkan bahwa dokumentasi yang telah
dibuat oleh team pengembangan sistem secara teknik adalah tepat dan layak. Bila suatu proyek
telah melawati proses inspeksi dan walkthrough, maka dapat dianggap bahwa pekerjaan-
pekerjaan sampai pada titik ini secara teknik telah dapat diterima dan selaras dengan sasaran dari
sistem. Inspeksi dan walkthrough dilakukan oleh orang lain yang tiak terlibat secara langsung
dengan yang membuat dokumentasi yang akan diverifikasi. Inspeksi merupakan kepentingan
dari pemakai sistem dan walkthrough merupakan kepentingan dari analisis sistem.

Analisis sistem melakukan walkthrough untuk maksud supaya dokumentasi yang akan
diserahkan kepada pemakai sistem secara teknik tidak mengalami kesalahan dan dapat
dilakukan dengan diverifikasi terlebih dahulu oleh analisis sistem yang lain. Pemakai sistem
melakukan inspeksi untuk maksud menilai dokumentasi yang diserahkan oleh analisis sistem
secara teknis tidak mengandung kesalahan.

Tim Inspeksi/Walkthrough

Team ini secara umum terdiri dari 3 individu, yaitu penengah (moderator), penulis dokumentasi
(author) dan pengkaji (reviswer atau inspector). Secara normal, jumlah dari reviewer adlah dua
orang, tetapi untuk kondisi tertentu dapat lebih dari 2 orang.

Moderator

Anggota team yang juga penting adalah moderator. Orang ini harus menguasai aspek teknik dari
sistem yang dikembangakan dan harus netral. Untuk inspeksi, moderator dapat berupa pemakai
sistem, manajemen atau personil teknik di perusahaan. Untuk walkthrough, moderator dapat
berupa anggota team pengembangan sistem yang bukan author atau analisis sistem yang lain.
Tugas dari moderator ini adalah sebagai berikut ini.

 Mengatur jadual pertemuan-pertemuan

 Mendistribusikan semua dokumen-dokumen yang akan diverifikasi.
 Memimpin jalannya verifikasi (inspeksi atau walkthrough)

Author

Author adalah orang yang menulis atau membuat dokumentasi yang akan diverifikasi. Pada
tahap analisis dan desain, author dapat berupa pimpinan proyek atau analis senior. Pada tahap
pemrograman, author dapat berupa koordinator pemrogram atau pemrogram senior. Tugas dari
author ini adalah untuk menjawab semua pertanyaan-pertanyaan yang diajukan oleh reviewer
serta menjelaskan aspek-aspek teknik yang berhubungan dengan isi dokumen yang ditulisnya.

Reviewer

Reviewer adalah orang yang memverifikasi untuk menemukan kesalahan-kesalahan pada aspek-
aspek teknik di dokumentasi. Untuk inspeksi, reviewer dapat berupa pemakai sistem, manajemen
atau personil-personil teknik yang ada diperusahan. Untuk walkthrough, reviewer tergantung dari
tahapan di pengembangan sistem, yaitu:

 pada tahap analisis dan desain, reviewer dapat berupa analisis sistem anggota team
pengembangan sistem yang tidak terlibat langsung dengan penulisan dokumentasi atau analis
sistem yang lain;
  pada tahap pemrograman, reviewer dapat berupa analis sistem dalam team pengembangan
sistem yang tidak terlibat langsung dalam penulisan dokumentasi atau pemrogram lainnya.

Dokumentasi yang Diverifikasi

Dokumentasi-dokumentasi yang akan diverifikasi (inspeksi dan walkthrough ) adalah

dokumentasi-dokumentasi yang berisi dengan:

 diagram arus data (data flow diagram)

 kamus data (data dictionary)
 bagan alir sistem (system flowchart)
 bagan berjenjang (hierarchcial chart)
 bagan tersetruktur (structure chart)
 rancang bangun output (output specification)
 rancang bangun input (input specification)
 rancang bangun file dan database (fileand database specification)
 bagan alir program (program flowchart)
 pseudocode
 structured english
 tabel keputusan (decision table)
 bagan IPO
 rancang bangunperangkat keras (hardwarespecification)
 jadual implementasi (implementationschedule)
 cetakan code program (programcode)
 manual pemakai (usermanual)

Titik Verifikasi

Verifikasi yang berupa inspeksi dan walkthrough dapat dilakukan pada akhir dari tahap-tahap
analisis sistem, desai sistem dan tahap penerapan sistem. Verifikasi ini menunjukkan tanda akhir
dari suatu tahap di systems life cycle. Setelah verifikasi yang berupa inspeksi selesai dilakukan,
biasanya dilanjutkan dengan kaji ulang (review) dari manajemen. Verifikasi yang berupa
walkthrough biasanya dilakukan pada tahap penerapan/implementasi sistem. Walkthrough sering
juga dilakukan pada tahap yang lain.

Verifikasi Akhir Tahap Analisis Sistem

Analisis sistem dilakukan oleh analis sistem untuk menjawab pertanyaan “apa yang harus
dikerjakan untuk memecahkan permasalahan-permasalahan yang ada?”. Sasaran dari verifikasi
setelah tahap analisis sistem selesai dilakukan adalah untuk meyakinkan bahwa analis sistem
telah berjalan pada jalur yang benar. Untuk ini verifikasi perlu dilakukan dengan pertanyaan-
pertanyaan kunci sebagai berikut ini.

 Apakah analis sistem benar-benar telah memahami permasalahan-permasalahan yang ada?

 Apakah analis sistem telah mendefinisikan apa yang harus dilakukan untuk memecahkan
permasalahan-permasalahan ini?
Pada tahap ini, dokumentasi yang diverifikasi dan personil-personil verifikasi adalah sebagai
berikut ini.

 Dokumentasi yang diverifikasi:

 Diagram arus data

 Kamus data
 Bagan alir sistem
 Bagan berjenjang

Penulis dokumen ini: Analis sistem

Personil yang melakukan inspeksi

 Moderator dapat berupa pemakai sistem atau manajemen atau personil teknik.
 Reviewer dapat berupa pemakai sistem atau manajemen atau personil teknik

Personil yang melakukan walkthrough:

Moderator dapat berupa analis sistem bukan penulis dokumen atau analis lain.

Reviewer dapat berupa analis sistem bukan penulis dokumen atau analis lain

Verifikasi Akhir Tahap Desai Sistem

Desain sistem dilakukan oleh analisis sistem atau designer untuk menjawab pertanyaan
“bagaimana permasalahan-permasalahan yang ada dipecahkan dan dapatkah sistem diterapkan?”.
Sasaran dari verifikasi setelah tahap desain sistem selesai dilakukan adalah untuk menilai apakah
sistem yang dirancang betul-betul akan dapat memecahkan permasalahan-permasalahan yang
ada dan dapat memenuhi kebutuhan pemakai sistem. Untuk ini verifikasi perlu dilakukan dengan
pertanyaan-pertanyaan kunci sebagai berikut ini.

 Apakah pemecahan altenatip secara teknik realistis?

 Apakah pemecahan altenatip merupakan pilihan yang masuk akal?

 Dapatkah program komputer ditulis dari rancangan ini?
 Apakah jadual implementasi masuk akal?
 Apakah rancangan ini sesuai dengan sasaran sistem?

Pada tahap ini, dokumentasi yang diverifikasi dan personil-personil yang melakukan verifikasi
adalah sebagai berikut ini.

 Dokumentasi yang diverifikasi

 Kamus data lengkap
 Bagan alir sistem
 Bagan berjenjang
 Bagan tersetruktur
  Rancang bangun output
 Rancang bangun input
 Rancang bangun file dan database
 Bagan alir program
 Pseudocode
 structured english
 tabel keputusan
 bagan IPO
 rancang bangun perangkat keras
 jadual implementasi

Penulis dokumen ini: Analisis sistem

Personil yang melakukan inspeksi:

 Moderator dapat berupa pemakai sistem atau manajemen atau personil teknik.
 Reviewer dapat berupa pemakai sistem atau manajemen atau personil teknik

Personil yang melakukan walkthrough:

 Moderator dapat berupa analis sistem bukan penulis dokumen atau analis lain.
 Reviewer dapat berupa analis sistem bukan penulis dokumen atau analis lain

Verifikasi Akhir Tahap Implementasi Sistem

Sasaran dari verifikasi setelah tahap implementasi sistem selesai dilakukan adalah untuk
meyakinkan bahwa sistem telah diimplementasikan sesuai dngan yang diinginkan. Untuk ini
verifikasi perlu dilakukan dengan pertanyaan-pertanyaan kunci sebagai berikut ini.

 Apakah program aplikasi yang telah dibuat sesuai dengan rancang bangunnya?
 Apakah prosedur-prosedur operasi masuk akal?

Pada tahap ini, dokumentasi yang diverifikasi dan personil-personil yang melakukan verifikasi
adalah sebagai berikut ini.

Dokumentasi yang diverifikasi:

 Manual pemakai
 Cetakan kode program

Penulis dokumen ini: Pemrogram.

Personil yang melakukan inspeksi:

 Moderator dapat berupa pemakai sistem atau manajemen atau personil teknik.
 Reviewer dapat berupa pemakai sistem atau manajemen atau personil teknik
Personil yang melakukan walkthrough:

 Moderator dapat berupa analis sistem bukan penulis dokumen atau analis lain.
 Reviewer dapat berupa analis sistem bukan penulis dokumen atau pemrogram lain.

PROSES VERIFIKASI

Sasaran dari verifikasi (inspeksi dan walkthrough) adalah untuk menemukan kesalahan-
kesalahan. Perlu diperhatikan bahwa moderator dan reviewer tidak berkepentingan untuk
mengkoreksi atau membetulkan kesalahan-kealahan yang ditemukan. Tugas mereka hanya
mencari dan menemukan kesalahan-kesalahan saja. Moderator dapat menggunakan suatu
formulir untuk mencatat kesalahan-kesalahan yang ditemukan. Fprmulir ini disebut dengan
agenda kesalahan (error log). Moderator mencatat semua kesalahan-kesalahan yang ditemukan
di agenda ini beserta tingkat kesalahannya (kurang berarti, cukup signifikan, signifikan, cukup
fatal atau fatal) sebagai berikut ini.

Setelah proses verifikasi ini selesai dilakukan dan bila ditemukan beberapa kesalahan, maka
berikutnya harus diadakan pertemuan antara penulis dokumen dengan moderator untuk
mendiskusikan tindak lanjut yang harus dilakukan. Tiap-tiap kesalahan harus didiskusikan.
Waktu rencana penyelesaian koreksi kesalahan ini juga harus didiskusikan dan dicatat oleh
moderator di error log.

Setelah semua kesalahan dibetulkan oleh penulis dokumen, maka penulis dokumen dan
moderator mengadakan pertmuan kembali untuk mengkaji hasilnya. Jika moderator telah
menyetujui dan puas dengan semua hasil koreksi ini, maka proses verifikasi ini telah selesai.
Moderaor dapat memberi tanda dikolom “Kontrol” pada error log untuk kesalahan-kesalahan
yang telah dikoreksi dan telah disetujui oleh moderator. Jika moderator belum puas dengan hasil
koreksi kesalahan ini, maka pembetulan kesalahan harus di ulangi kembali oleh
penulis dokumen atau mungkin proses vertifikasi dimulai kembali dari awal. Jika ini dianggap
perlu, maka reviewer haru dihubungi kembali dan proses vertifikasi diulang kembali.