Contoh Soal AKS

1. Pengukuran kinerja sistem adalah suatu kegiatan penetapan,

pengumpulan, analisis, pelaporan dan pengambilan keputusan mengenai
semua ukuran kinerja dalam sebuah sistem, jelaskan ruang lingkup dan
manfaat dari pengukuran kinerja sistem.
Jawab :
Ruang lingkup
-tujuan dan sasaran
setiap system informasi harus mempunyai tujuan dan sasaran pada setiap
area dimana system itu diterapkan
-kinerja system sekarang
secara periodic setiap area diukur kinerjanya
-toleransi kinerja
menunjukan seberapa besar deviasi system sebagai acuan toleransi
terhadap sasaran kinerja sistem
-analisis trend
deviasi antara sasaran dan kinerja yang diplot dalam periode tertentu untuk
menunjukan apakah terdapat trend kinerja memburuk
-perhatian masalah
masalah-masalah potensial yang harus segera dibahas untuk dianalisis lebih
lanjut
Manfaat pengukuran kinerja system :
-Untuk menunjukkan dimana perbaikan harus dilakukan. Where can do better
? How can we improve ?.
-Untuk menunjukkan permasalahan seperti penyimpangan, keusangan dan
sebagainya.
2. Ada beberapa tahapan dalam pengukuran kinerja sistem, salah satunya
menurut TRADE (1995), Jelaskan tahapan tersebut.
Jawab:
-Identifikasi Proses;
Tujuannya untuk memahami proses-proses dalam sistem yang akan diukur. Sebagian besar upaya
kita akan sia-sia jika tidak memulai dengan suatu proses yang terdefinisi dengan baik. Sehingga
dalam melakukan suatu kontrol terhadap suatu proses maka kita perlu benar-benar memahami
proses tersebut. Flow diagram / flow chart merupakan salah satu alat bantu (tools) yang dapat
digunakan untuk memahami alur suatu proses dalam sistem. Suatu proses mungkin perlu
diperinci dalam level-level sub-proses. Kemudian dari beberapa proses yang ada, perlu dipilih
atau ditentukan proses mana saja yang akan diukur.
-Identifikasi Aktivitas Kritis

 Aktivitas kritis merupakan suatu aktivitas/kegiatan yang memberikan dampak signifikan terhadap
efisiensi, efektivitas, kualitas, ketepatan waktu, produktivitas atau keamanan suatu sistem. Pada
level manajemen, aktivitas kritis akan menentukan prioritas manajemen, sasaran internal dan
eksternal organisasi. Memilih aktivitas kritis untuk diukur merupakan hal sangat penting dalam
upaya melakukan kontrol.
-Menetapkan Sasaran/Standar Kinerja
Sasaran dan standar suatu kinerja merupakan hal yang sangat penting. Sasaran selain dapat
memberikan petunjuk bagi level manajemen, juga dapat menghimpun berbagai respon pada
kebutuhan pengguna. Untuk setiap aktivitas kritis yang terpilih untuk diukur, sangat penting
untuk menetapkan sasaran atau standar kinerjanya. Sasaran kinerja ditetapkan pada output dari
semua proses atau pada aktivitas kritis yang menghasilkan output. Dalam suatu kenyataan, jika
suatu sasaran/standar kinerja baru pertama kali ditetapkan dan tidak ada sasaran/standar
sebelumnya maka kegiatan awal dalam obeservasi ini adalah menetapkan sasaran atau standar
tersebut. Hal ini sangat mendasar karena pengukuran kinerja pada dasarnya tidak sekedar untuk
mengetahui kinerja namun juga membandingkan kinerja sekarang dengan kinerja sebelumnya.
-Menetapkan Ukuran Kinerja
Tahap ini melibatkan beberapa aktivitas yang dibutuhkan dalam pengukuran kinerja sistem.
Setiap pengukuran kinerja memuat unit pengukuran yang terdefinisi, dokumentasi data, dan
frekwensi dimana pengukuran dilakukan.
-Identifikasi Penanggungjawab Unit
Pada tahapan ini, tim penilai kinerja menentukan siapa yang bertanggung jawab pada masingmasing aktivitas. Pihak / orang yang ditunjuk menjadi penanggung jawab, minimal harus
mengetahui apa tujuan yang akan dicapai pada aktivitas yang dibidanginya, mengetahui kinerja
aktual dan mempunyai otoritas untuk melakukan perubahan-perubahan seperlunya apabila
kinerja aktual tidak sesuai dengan sasaran dan standar.
-Koleksi (Pengumpulan) Data
Data merupakan himpunan/kumpulan fakta yang direpresentasikan secara
kuantitatif atau bentuk deskripsi. Data harus cukup spesifik sehingga dapat
memberikan informasi yang relevan
2 (dua) cara dalam memperoleh suatu data :
1. Pengukuran ; data yang diperoleh dengan menggunakan alat ukur dan satuan pengukuran
(ukuran) tertentu. Misalnya jumlah salah ketik dalam suatu laporan, kecepatan prosessing, biaya
investasi, jumlah transaksi yang sudah diselesaikan dalam satu hari dan sebagainya. Hasil
pengukuran ini biasanya direpresentasikan secara kuantitatif.
2. Penghitungan/Pencacahan ; Suatu data mungkin bernilai diskrit dan dalam hal ini tidak
perlukan suatu pengukuran tetapi cukup dengan penghitungan/pencacahan. Data ini termasuk
bentuk-bentuk jawaban pertanyaan Ya/Tidak, Diterima/Ditolak, dan sebagainya.

Form Pengumpulan Data

Terdapat 2 (dua) bentuk form pengumpulan data, yaitu :
Cheksheet ; Form yang berbentuk lembar isian dan didesain khusus
sehingga hasilnya dapat diinterpretasikan secara langsung.
Data Sheet ; Form yang berbentuk tabel.
Metode Pengumpulan Data
Wawancara/interview ; dilakukan dengan tatap muka dan tanya jawab
langsung dengan sumber data.
Survei ; Pengumpulan data melalui permintaan
keterangan/jawaban/informasi dari sumber data menggunakan media berupa
angket/kuesioner.
Eksperimen ; Pengumpulan data melalui percobaan atau pengukuran.
Observasi ; Melakukan pengamatan dan pencatatan atas apa
yang diamati. Proses ini terjadi satu arah, dimana sumber data bersikap pasif
bahkan mungkin tidak tahu kalau diamati

-Analisis/Pelaporan Kinerja Aktual

Sebelum pengambilan kesimpulan dilakukan, kita perlu melakukan verifikasi berdasarkan data
yang sudah dikumpulkan untuk mengetahui apakah data yang dikumpulkan sudah dapat
digunakan untuk menjelaskan/menjawab permasalahan atau apakah terdapat bias / kesalahan
dalam proses pengumpulan data.

-Pembandingan Kinerja Aktual Terhadap Sasaran/Standar

Tahapan ini dilakukan untuk mengetahui apakah kinerja aktual berdasarkan data/informasi yang
diperoleh sesuai dengan sasaran/standar yang ditetapkan atau terdapat penyimpangan (varians).
Komparasi dapat dilakukan oleh penanggung jawab dalam tahapan ini atau dalam suatu tim.
Hasil komparasi ini akan menjadi sebuah bahan dasar pengambilan keputusan. Beberapa
kemungkinan dapat terjadi berdasarkan hasil komparasi ini. Jika terdapat penyimpangan yang
tidak signifikan / tidak berarti maka dapat dianggap tidak terdapat suatu permasalahan yang
serius dalam kinerja sekarang. Namun jika penyimpangannya cukup signifikan maka perlu
diputuskan untuk membuat suatu usulan-usulan perbaikan.
-Usulan Perbaikan
Tahap ini merupakan tahap pengambilan keputusan. Kita dapat mengubah prosedur/proses demi
perbaikan sistem atau mengubah sasaran/standar. Jika ternyata penyimpangannya terlalu besar
maka perlu dipikirkan kembali apakah sasaran tetap akan dipertahankan atau tidak, mungkin saja
sasaran tidak realistis. Namun jika penyimpangan tidak terlalu besar, maka mungkin yang
diperlukan adalah perbaikan proses tanpa harus mengubah sasaran/standar.

Beberapa ukuran kinerja sistem menurut Merle P Martin (1991) diantaranya

adalah keakuratan, efisiensi, dan kemudahaan penggunaan. Jelaskan dan
berikan contoh secara real.
1.Relevansi (Relevancy);
output sistem informasi harus dapat digunakan untuk operasional, taktik
atau strategi manajemen.
Contoh : menurut anda apakah informasi yang ada di siadin bermanfaat bagi
mahasiswa?
2. Keakuratan (Accuracy);
keakuratan sistem informasi terdiri atas aspek-aspek :
- Kelengkapan (completeness),
- Kebenaran (correctness) dan
- Keamanan (security).
Contoh : menurut anda apakah informasi nilai di siadin sudah akurat?
3. Ketepatan Waktu (Timeliness);
sistem informasi harus dapat melakukan proses secara cepat dan tepat
waktu.
Contoh : menurut anda apakah akses siadin pada waktu pengisian KRS
sudah cukup cepat?
4. Ekonomi (Economy);
sistem informasi menggunakan sumber daya dan biaya operasional yang
minimum.
Contoh : menurut anda apakah biaya yang dikeluarkan untuk siadin
berlebihan?
5.Efisiensi (Efficiency);
nilai tambah/nilai manfaat (produktivitas) penggunaan sistem informasi
dibandingkan dengan penggunaan sumber daya manusia dan modal
investasi (per satuan unit ekonomi).
Contoh : menurut anda apakah biaya yang dikeluarkan untuk siadin sudah
setimpal dengan manfaatnya?
6. Reliabilitas (Reliability);
menunjukkan keajegan/kestabilan dari penggunaan sistem informasi.
Reliabilitas ini dapat diukur dari berbagai indikator misalnya kinerja sumber
daya manusia, waktu yang dibutuhkan untuk membetulkan kesalahan
program, biaya operasional, tumpukan pekerjaan entri data, kesalahan
pelaporan dan sebagainya.
Contoh : menurut anda apakah siadin sudah cukup membantu dalam
pencarian materi kuliah?
3. Pengukuran kinerja sistem dapat membantu menghilangkan
penyimpangan2 yang terjadi dalam sistem adalah salah satu alasan
mengapa dilakukan pengukuran kinerja sistem. Jelaskan menurut pendapat
saudara alasan lain yang menyebabkan diperlukannya pengukuran kinerja
sistem serta prinsip2 di dalam mencapai keberhasilan pengukuran kinerja
sistem.

Jawab:
Alasan-alasan
Kontrol; Pengukuran kinerja dapat membantu menghilangkan
penyimpangan-penyimpangan yang terjadi dalam sistem.
Evaluasi Sistem; Pengukuran kinerja sistem dapat digunakan untuk
mengevaluasi bagaimana sistem bekerja sekaligus mengupayakan
perbaikan-perbaikan.
Perbaikan Berkelanjutan; Pengukuran kinerja dapat digunakan untuk
mengidentifikasi penggunaan sumber daya dan evaluasi proses sehingga
dapat tercipta efektifitas dan efisiensi sistem secara kontinu.
Evaluasi Manajemen; Pengukuran kinerja sistem dapat membantu untuk
pengambilan berbagai keputusan penting dan strategis sekaligus sebagai
bahan evaluasi bagi pihak manajemen.
Prinsip-prinsip dalam mencapai keberhasilan pengukuran kinerja
system
- Pengukuran hanya dilakukan untuk hal yang penting.
- Fokuskan pada kebutuhan user/pengguna informasi.
- Libatkan user dalam desain dan implementasi pengukuran kinerja sistem
agar mereka juga ikut memikirkan upaya perbaikan dalam mencapai kualitas
pengukuran sistem