PERAN TEKNOLOGI INFORMASI DALAM MENDUKUNG

SISTEM INFORMASI
TOPIK 4

Disusun Oleh:
Cici Shintya (01044881719008)

Pendidikan Profesi Akuntansi (PPAk)

Fakultas Ekonomi
Universitas Sriwijaya
Tahun 2018
 Peran Teknologi Informasi Dalam Mendukung Sistem Informasi

A. Sistem Enterprise resource planning (ERP) dan Modul

Enterprise resource planning merupakan perkembangan terbaru dari suatu
pendesainan untuk mengatasi keberadaan dari berbagai macam pengaplikasian
sistem yang kurang efisien. Enterprise resource planning menitikberatkan pada
kebutuhan cross-functional integration. Menurut Romney (2012:36) dalam
bukunya yang berjudul Accounting Information Systems Sistem ERP adalah suatu
system yang mengkoordinasi dan mengatur data, proses bisnis, dan sumber daya
yang ada dalam suatu perusahaan.
Sistem enterprise resource planning (ERP) merupakan suatu sistem yang
mengintegrasikan semua aspek aktivitas organisasi seperti akuntansi, keuangan,
pemasaran, sumber daya manusia, manufaktur, manajemen persedian dan lainnya
ke dalam suatu sistem. Sistem ERP mengumpulkan, memproses, dan menyimpan
data dan memberikan informasi yang diperlukan manajer dan pihak eksternal
untuk mengukur perusahaan. ERP terkordinasi dengan baik menggunakan
database terpusat untuk berbagai informasi diseluruh proses bisnis maupun
mengkoordinasikan aktivitas. Seperti ditunjukkan dalam Gambar 1.1.

Gambar 1.1. Sistem ERP Perusahaan

Sistem ERP bersifat modular, dengan setiap modul menggunakan praktik
bisnis terbaik unuk mengotomatiskan proses bisnis standar. Dalam implementasi
sistem enterprise resource planning perusahaan mempunyai dua pilihan untuk
pengintegrasian sistem informasinya, yaitu:
a. Push manufacturing, yaitu ramalan penjualan memicu perubahan pada
production plan dan barang diproduksi dengan batch yang besar. Push
manufacturing juga sering disebut sebagai Manufacturing Resource
Planning (MRP)
b. Pull manufacturing, yaitu kebalikan dari push manufacturing. Mesin
menarik bagian sebelumnya yang telah selesai aktivitasnya. Pull
manufacturing juga sering disebut dengan Just-In-Time Manufacturing
(JIT).
Dengan implementasi sistem enterprise resource planning perusahaan
dapat menghasilkan informasi secara tepat waktu dan saat itu juga karena sistem
dalam perusahaan terintegrasi antar bagiannya.

B. Vendor Sistem ERP

Vendor-vendor yang menjadi pemimpin dalam produk ERP antara lain
adalah JD. Edwards, Oracle,PeopleSoft dan Baan. Masing-masing vendor tersebut
tentunya memiliki filosofi dasar dan karakteristik khas yang menjadi unggulan
dari masing-masing produknya. Dengan memahami informasi mengenai hal
tersebut maka para pemimpin dan pemilik bisnis dapat menentukan produk ERP
manakah yang kira-kira paling cocok dengan filosofi dasar dan karakteristik
perusahaannya. Berikut ini adalah gambaran umum mengenai filosofi dasar serta
karakteristik khas dari tiap-tiap produk ERP yang terkemuka saat ini.
1. SAP. Adalah penguasa pasar produk ERP saat ini. Hasil survey dari beberapa
media memperkirakan bahwa lebih dari 10 juta pengguna yang menggunakan
lisensi produk ERP dari SAP. Pada awalnya SAP hanya berfokus pada para
pelanggan dari kelas ukuran besar namun seiring semakin ketatnya kompetisi
dan meningkatnya kesadaran perusahaan-perusahaan kelas kecil-menengah
maka fokus pun bergeser ke segmen pasar tersebut. Secara teknis,
aplikasi software SAP menggunakan arsitektur 3-tier dan dikembangkan atas
beberapa modul. Modul-modul tersebut dapat diterapkan secara penuh atau
dapat digunakan secara terpisah yang disesuaikan dengan kebutuhan
pelanggan. Saat ini produk ERP dari SAP sudah mendukung transaksi e-
 commerce melalui internet. Salah satu manfaat dari modul dukungan e-
commerce ini adalah adanya modul SCM (supply chain management) yang
terintegrasi dengan para pelanggan SAP lainnya melalui internet.
2. JD. Edwards. Produk ERP dari JD. Edwards lebih mengedepankan aspek
keluwesan (flexibility) dan keterbukaan (interoperability) antar modul
aplikasi software di dalamnya. Jika menerapkan solusi ERP dari SAP, klien
harus menggunakan modul-modul terstruktur yang dikembangkan secara
internal dari vendor tersebut. Sedangkan JD. Edwards mendukung dan
mengakomodasi sistem yang mengintegrasikan berbagai modul-modul dari
vendor berbeda yang diinginkan oleh pelanggannya. Hal ini tentunya sangat
menguntungkan bagi para pelanggan yang ingin mengintegrasikan sistem
yang sudah berjalan baik (running well) ke dalam sistem ERP dari JD.
Edwards baik dari sisi waktu dan biaya. Sistem yang diterapkan oleh JD.
Edwards menggunakan arsitektur yang terpusat namun dalam pengolahan
datanya terdistribusi serta didukung layanan fungsi penjelajah yang
mengakses berbagai aplikasi software sistem informasi yang terintegrasi
dalam jaringan komunikasi data elektronik perusahaan klien. Selain itu
dengan filosofi platform terbuka, produk ERP dari JD. Edwards mampu
berjalan di hampir setiap jenis platform perangkat keras dan perangkat lunak
yang ada. Filosofi platform terbuka dan karakteristik sistem terbuka antar
modul aplikasi ini menjadi keunggulan dari produk ERP yang dikembangkan
oleh JD. Edwards. Filosofi dan karakteristik tersebut menjadi solusi bagi
perusahaan-perusahaan yang masih berkembang. selama ini mayoritas produk
ERP dari berbagai vendor hanya menyediakan kemudahan dalam instalasi,
konfigurasi dan penyesuaian (customizing) di awal implementasi. Seandainya
terjadi perubahan di perusahaan yang berdampak harus diubahnya sistem
ERP yang ada maka sering terjadi kesulitan yang cukup tinggi dalam
mengubahnya. Bahkan di beberapa kasus, hal tersebut menyebabkan harus
dilakukan pembangunan ulang atas sistem ERP yang sudah ada. Maka produk
ERP dari JD. Edwards ini sangat cocok bagi perusahaan-perusahaan yang
masih berkembang dan sebelumnya sudah banyak mengembangkan berbagai
aplikasi software bagi sistem informasi manajemennya. Berbicara mengenai
 masalah keluwesan dan modularitas yang diusung oleh produk ERP dari JD.
Edwards maka gambaran berikut mungkin dapat memberikan bayangan
tentang keunggulan sistem tersebut.
Dari sisi antar muka pengguna (user interface) saja, para pengguna dapat
melakukan pengaturan tata-letak (layout) hingga detil warna dari tampilan
aplikasinya. Bahkan dengan kemudahan fungsionalnya, para manajer bisnis
yang mungkin literasi teknisnya di bidang teknologi informasi masih minim,
dapat mengakses langsung konfigurasi sistem ERP-nya. Dengan demikian hal
tersebut akan mendorong terbentuknya rasa memiliki yang dalam atas sistem
ERP yang ada di setiap penggunanya. Hal ini disebabkan mereka dapat
dengan mudah mengatur konfigurasi sistemnya sesuai dengan kebutuhan dan
seleranya tanpa harus menunggu tim pendukung teknis melakukannya untuk
mereka.
Sedangkan dari sisi modularitas sebenarnya hampir sama dengan produk-
produk ERP dari vendor lainnya. Yaitu adanya pilihan untuk menggunakan
modul-modul tertentu saja yang memang diperlukan oleh klien. Keunggulan
modularitas tersebut terlihat saat masa implementasi hingga running-well.
Selama masa implementasi, klien diminta untuk menggunakan Industry
Pratice Modules (IMP) yang dikembangkan oleh JD. Edwards. Hal ini
tentunya sangat menghemat waktu dan biaya karena lebih mudah bagi para
pengguna memberikan masukan kepada vendor tentang
aplikasi software yang mereka inginkan berdasarkan interaksinya
dengan IMP. Masukan-masukan tersebut kemudian dieksekusi dengan
memodifikasi modul-modul yang ada dalamIMP hingga tercapainya praktek
terbaik yang diinginkan oleh pelanggan dari sistem ERP yang dibangun.
3. Oracle. Oracle adalah aplikasi database yang pertama kali mengadopsi SQL
(structure query language) yang menjadi standar bahasa bagi berbagai DBMS
(data base management system) modern. Saat ini Oracle yang didirikan pada
tahun 1977 tersebut sudah mengembangkan banyak sekali alat pengembangan
aplikasi (applicaton development tools) yang handal dan fungsional selain
aplikasi DBMS-nya. Berbekal hal-hal tersebut maka Oracle menawarkan
berbagai produk dalam bentuk suite package ERP yang didukung dengan
layanan konsultansi, pendidikan dan dukungan sistem di hampir setiap negara
 di dunia. Keunggulan utama dari produk ERP hasil
pengembangan Oracle adalah fokusnya pada solusi e-business terdepan.
Dengan kemudahan pengelolaannya yang berbasis internet
maka Oracle melampui banyak vendor produk ERP standar yang masih
berbasis client-server.
4. PeopleSoft. Sama seperti JD. Edwards, PeopleSoft mengembangkan aplikasi
ERP-nya dengan konsep arsitektur terbuka. Dengan konsep arsitektur terbuka
ini memungkinkan para kliennya membangun sistem ERP yang dapat secara
mudah terintegrasi dengan sistem-sistem internal yang sudah dibangun
sebelumnya. Produk-produk suite aplikasi ERP dari PeopleSoft yang
dikembangkan secara modular dan menerapkan platform yang umum
digunakan menyebabkan proses implementasi menjadi lebih cepat. Namun
yang menjadi nilai lebih dari produk ERP yang dikembangkan
oleh PeopleSoft adalah adanya modul perencanaan dan penjadualan yang
terintegrasi di dalamnya. Dimana PeopleSoft adalah vendor ERP pertama
yang melakukan integrasi modul perencanaan dan penjadualan di muka
tersebut dibandingkan kompetitor lainnya.
5. Baan. Baan adalah vendor spesialis solusi ERP yang sudah beroperasi lebih
di 80 negara dan salah satu pemimpin produk terkemuka di Eropa. Produk
ERP dari Baan dikembangkan dengan konsep arsitektur terbuka yang tentu
saja menyebabkan para kliennya dapat melakukan konfigurasi berbagai
aplikasi supaya dapat beroperasi bersama dengan sistem internal yang sudah
ada. Keunggulan dari produk ERP-nya adalah best application
class, evergreen delivery dan maintenance and workflow modelling module.
Best application class adalah metode yang dikembangkan oleh Baan dimana
produk ERP adalah hasil rakitan dari berbagai komponen terbaik di kelasnya.
Komponen aplikasi terbaik di kelasnya tersebut dijamin dengan dukungan
diterbitkannya versi terbarunya secara berkelanjutan. Para pengguna jasa
dapat memilih solusi aplikasi software canggih milik Baan yang didukung
oleh ratusan mitra pengembang teknologi yang bekerja sama dengannya.
Sehingga para klien dapat secara efektif melakukan penyesuaian fungsi ERP
lembaganya dengan memilih solusi-solusi terbaik dari ratusan vendor
pendukung sehingga dapat cocok dengan business roles yang ada.
 Konsep evergreen delivery memberikan dampak tersedianya berbagai
komponen aplikasi canggih baru secara berkelanjutan hasil kesepakatan kerja
sama antara Baan dengan para mitra pengembang teknologinya. Sedangkan
dari sisi keunikan produk, Baan memiliki dua modul khusus industri
yaitu Baan DEMse dan Baan Maintenance. Kedua modul khusus tersebut
tentunya menyebabkan Baan dapat melayani kebutuhan tertentu bagi para
pelanggannya. Dimana Baan Maintenance adalah modul khusus bagi industri
dirgantara dan Baan DEMse adalah modul khusus yang dapat melakukan
pemodelan secara grafis untuk memberikan gambaran pengendalian bisnis.
Vendor yang menyediakan paket ERP di Indonesia antara lain adalah
IFS, PT Krakatau Information Technology, PT Abas Information System, PT
Aksesa Sistimindo Pratama, PT Mincom Indoservices, Global Business
Solution, dan lain sebagainya.

C. Keuntungan dalam Penerapan Sistem ERP

Salah satu contoh penggunaan enterprise resource planning adalah
computer-integrated manufacturing. Tujuan dari penggunaan computer-integrated
manufacturing menurut Romney dan Steinbart (2003:151) adalah:
a. Mempermudah proses produksi, pendesainan produk dan pengorganisasian
suatu pabrik sebagai landasan yang vital untuk automatisasi dan integrasi.
a. Automatisasi proses produksi dan fungsi bisnis mendukung dengan
komputer, mesin dan robot.
b. Mengintegrasikan semua proses produksi dan aktivitas pendukungnya
dengan menggunakan komputer, jaringan telekomunikasi, dan teknologi
informasi lainnya.
Sistem ERP, dengan database terpusat memberikan keuntungan yang
signifikan sebagai berikut:
1. ERP memberikan tampilan tunggal atas data organisasi dan situasi
keuangan yang terintegrasi diseluruh perusahaan. Menyimpan semua
informasi perusahaan dalam database tunggal memecah hambatan antara
departemen dan arus informasi.
 2. Input data diambil atau dikunci sekali, dan tidak berkali-kali, saat
dimasukkan ke dalam sistem yang berbeda. Mengunduh data dari satu
sistem ke yang lain tidak lagi diperlukan.
3. Manajemen dapat visibilitas yang lebih besar ke dalam setiap area
perusahaan dan kemampuan dalam memonitor yang lebih besar. Karyawan
lebih produktif dan efisien karena mereka dapat secara cepat
mengumpulkan data dari dalam dan luar departemen mereka.
4. Organisasi memperoleh pengendalian akses yang lebih baik. ERP dapat
mengonsolidasikan berbagai perizinan dan model keamanan ke dalam
struktur akses data tunggal.
5. Prosedur dan laporan yang telah distandarisasi antarunit bisnis.
Standarisasi ini khususnya dapat bernilai dengan merger dan akuisisi
karena sistem ERP dapat menggantikan sistem yang berbeda dengan
sistem tunggal dan bersatu.
6. Pelayanan yang meningkat karena karyawan dapat dengan cepat
mengakses pesanan, persediaan yang tersedia, mengirimkan informs, dan
detail transaksi pelanggan sebelumnya.
Kerugian/Tantangan dalam Penerapan Sistem ERP
1. Biaya perangkat keras ERP, perangkat lunak, dan biaya konsultasi yang
lumayan mahal.
2. Jumlah waktu yang diperlukan dalam memilih dan mengimplementasikan
sistem ERP.
3. Perubahan proses bisnis mengakibatkan adaptasi baru terhadap sistem ERP
yang telah ada.
4. Perekayasaan kembali proses bisnis untuk menyesuaikan dengan standar
industri yang telah dideskripsikan oleh sistem ERP dapat menyebabkan
hilangnya keuntungan kompetitif
5. ERP sering terlihat terlalu sulit untuk beradaptasi dengan alur kerja dan
proses bisnis tertentu dalam beberapa organisasi
6. Sistem dapat terlalu kompleks jika dibandingkan dengan kebutuhan dari
pelanggan
7. Data dalam sistem ERP berada dalam satu tempat, contohnya : pelanggan,
data keuangan. Hal ini dapat meningkatkan resiko kehilangan informasi
sensitif, jika terdapat pembobolan sistem keamanan
 Oleh karena sistem ERP sangat kompleks dan mahal, memilih satu
bukanlah pekerjaan mudah. Perusahaan harus memastikan bahwa sistem ERP
yang dipilih cocok atau sesuai dengan desain industri perusahaan.

Keberhasilan Penerapan Enterprise Resource Planning (ERP)

Ada beberapa hal yang sangat menentukan keberhasilan implementasi sebuah
ERP :
 Bisnis proses yang matang.
Hal ini merupakan suatu syarat mutlak bagi sebuah perusahaan yang akan
melakukan implementasi ERP. ERP tidak akan dapat diimplementasikan di
sebuah perusahaan yang tidak memiliki bisnis proses yang jelas.
 Change Managementyang baik.
Tidak dapat dipungkiri, implementasi sebuah sistem akan selalu diikuti
dengan perubahan “kebiasaan” dalam perusahaan tersebut. Change
management sangat diperlukan untuk memberi pendidikan kepada
pengguna, operator atau siapa pun yang akan bersentuhan langsung
dengan sistem yang baru. Harus betul-betul dapat dijelaskan kenapa
perusahaan ini perlu mengganti sistemnya, seberapa efektif sistem baru
ini buat perusahaan, apa masalah-masalah di sistem lama yang dapat
dipecahkan oleh sistem baru.
 Komitmen
Sebuah implementasi ERP dalam perusahaan, pasti akan menyita banyak
waktu dan tenaga. Komitmen dari pimpinan perusahaan sampai pengguna
yang akan bersentuhan langsung dengan sistem, mutlak sangat diperlukan.
 Kerjasama
Kerjasama harus dilakukan dengan baik antara internal perusahaan
maupun antara perusahaan dengan konsultan yang melakukan
implementasi. Konsultan dan pengguna sudah betul-betul menyatukan visi
untuk keberhasilan implementasi ini
 Good Consultant
Pengalaman konsultan yang melakukan implementasi juga sangat
berpengaruh dalam sebuah implementasi.
Kegagalan Enterprise Resource Planning (ERP) dan Cara Mengatasinya
Beberapa faktor penyebab kegagalan implementasi ERP adalah :
 Manajemen perubahan dan training.
Biasanya kesulitan terbesar terletak pada perubahan praktek pekerjaan
yang harus dilakukan. Disamping itu training yang melibatkan banyak
modul seharusnya dilaksanakan seawal mungkin.
 Perencanaan yang buruk.
Perencanaan harus mencakup beberapa area seperti hal-hal bisnis dan
ketersediaan user untuk membuat keputusan pada konfigurasi sistem.
 Meremehkan keahlian IT.
Implementasi ERP membutuhkan keahlian staff ditingkatkan dengan baik.
 Manajemen proyek yang buruk.
Hanya sedikit organisasi yang mengimplementasi ERP tanpa melibatkan
konsultan. Namun sering kali konsultan melakukan perbuatan yang
merugikan kliennya dengan tidak membagi tanggung jawab.
 Percobaan-percobaan teknologi.
Usaha-usaha untuk membangun interface, merubah laporan-laporan,
menyesuaikan software dan merubah data biasanya diremehkan.
 Rendahnya keterlibatan Eksekutif.
Implementasi membutuhkan keterlibatan eksekutif senior untuk
memastikan adaya partisipasi yang terdiri dari bisnis dan IT dan
membantu penyelesaian konflik-konflik.
 Meremehkan sumber daya.
Sebagian besar budget melebihi target terutama untuk manajemen
perubahan dan training user, pengujian integrasi, proses-proses pengerjaan
ulang, kustomisasi laporan dan biaya konsultan.
 Evaluasi software yang tidak mencukupi.
Organisasi biasanya tidak cukup memahami apa dan bagaimana software
ERP bekerja sampai mereka sepakat untuk membeli.
Untuk mengatasi kendala tersebut, ada beberapa hal yang telah dilakukan, antara
lain:
  Implementasi Change Acceleration Project (CAP) untuk mengelola
perubahan-perubahan yang terjadi dalam implementasi ERP.
 Pendekatan dengan user sebelum penerapan sistem ERP melalui
presentasi-presentasi untuk menunjukkan kelebihan-kelebihan
implementasi sistem tersebut & melibatkan eksekutif dalam
menyelesaikan project yang sedang dijalankan.
 Pengembangan Sistem Recovery dalam Implementasi ERP.
Merencanakan pembentukkan / pengembangan project harus dengan
perencanaan yang matang.

Software Enterprise Resource Planning (ERP)

Berikut ini akan dibahas 3 software ERP yang ada pada saat ini.
 AXAPTA. Micfosoft Axapta yang saat ini dikenal dengan nama Micfosoft
Dynamics Ax adalah sebuah aplikasi bisnis yang dilengkapi banyak fungsi
terpadu. Mulai dari modul manufacturing, supply chain management,
financial management, sampai dengan business analysis. Sebagaimana
software ERP yang lain, Axapta dapat megintegrasikan berbagai bagian
dalam perusahaan dan mempercepat penerimaan informasi dari masing-
masing bagian sehingga dapat membantu manager dalam pengambilan
keputusan. Microsoft Dynamics Ax ini sangat cocok bila digunakan pada
perusahaan yang bergerak dalam bidang produksi dan akan sangat
membantu bagi perusahaan yang memiliki multi lokasi. Microsoft Dynamics
AX terbagi kedalam berbagai kategori, yaitu : Modul Financial ( buku besar,
piutang, dan kewajiban ), Modul Distributon ( pesanan pembeli , persediaan, dan
kebutuhan barang baku ), Modul Project ( manajemen proyek )
 ORACLE ERP. Basis data Oracle adalah basis data relasional yang terdiri dari
kumpulan data dalam suatu system manajemen basis data RDBMS. Perusahaan
perangkat lunak Oracle pertama kali dikembangkan pada tahun 1977 dan hingga
saat ini Oracle memasarkan jenis basis data yang dapat digunakan pada berbagai
jenis dan merk platform seperri Mac, LINUX dan Windows, namun yang lebih
ditekankan adalah platform menengah seperti UNIX dan LINUX. Hingga saat ini
Oracle telah mengeluarkan versi terbarunya yaitu Oracle 11g.
 Modul yang terdapat dalam Oracle adalah : Inventary, pembelian, pengelolaan
pesanan, BOM, WIP, penetapan biaya, ASCP, MRP, ODP, WMS, AP, AR, GL, FA,
CM.
 SAP. SAP adalah perusahaan software terbesar keempat di dunia yang berpusat di
Jerman dan berdiri sejak tahun 1972. SAP menawarkan solusi ERP lengkap dengan
modul yang terintegrasi untuk CRM dan SCM. Mereka memiliki solusi yang
komprehensif untuk mengatasi kebutuhan industry terutama manufaktur. SAP
dapat membantu pengguna dalam mengangani Customer Relationship
Management, ERP , Product Lifecycle, Supply Chain Management, dan Supplier
Relationship Management. SAP mengutamakan produknya bagi perusahaan kelas
menengah ke atas.

D. Perencanaan dan Keputusan Implementasi ERP

Sistem ERP tidak dapat dilepaskan dari aspek “bestpractices”. ERP
berperan sebagai teknologi untuk menjembatani keterkaitan antara teknologi
informasi dan bisnis. Diperlukan perencanaan dan pengambilan keputusanyang
tepat dan cermat. Sebagai sebuah paket software, implementasi ERP mengacu
pada tahapan implementasi software. Aspek yang dikaji dalam setiap tahap
meliputi aspek organisasi, teknis, manusia dan informasi.
 Mekanisme Pengambilan Keputusan
a. Identifikasi dan Perumusan masalah
b. Koleksi informasi
c. Mendefinisikan alternatif
d. Evaluasi dan perbandingan alternatif
e. Memilih salah satu solusi
f. Implementasi solusi yang sudah dipilih
g. Mengevaluasi implementasi solusi, denganmembandingkan dengan
masalah yang sudah diselesaikan
 Metode Pengembangan Sistem ERP
a. Membangun Sendiri (In house)
- Paling sesuai dengan kebutuhan perusahaan
- Sulit, mahal, lama
b. Membangun sendiri dengan tambahan dari vendor
- Menggabungkan manfaat komersial dengan kebutuhanperusahaan
- Sulit, mahal, lama
c. Best-of-breed (kombinasi dari berbagai tawaran vendor)
- Secara teoritis akan menghasilkan sistem yang terbaik
- Sulit menggabungkan antarmodul, lama, berpotensi tidak efisien
 d. Modifikasi sistem dari vendor
- Menjaga fleksibilitas dan memanfaatkan pengalaman vendor
- Biasanya sangat lama
e. Memilih modul-modul tertentu dari vendor
- Resiko lebih rendah, relatif cepat dan lebih murah
- Jika akan dikembangkan pada masa mendatang, akanmenyebabkan
waktu implementasi lebih lama dan biayanya menjadi sangat mahal
f. Menerapkan sistem vendor dengan lengkap
- Cepat, lebih murah dan efisien
- Tidak fleksibel
g. Application service provider
- Resiko lebih rendah, lebih murah, lebih cepat, sistem relative tidak
banyak berubah
- Tergantung pada perusahaan penyedia jasa, tidak ada kendali,biaya
dapat meningkat diluar perkiraan
 Aspek Evaluasi
a. Modul
- Memilih modul yang tersedia
- Membuat sendiri modul
- Perlu ditemukan titik temu antara modul dengan organisasi
b. Fleksibilitas
- Kemungkinan pengembangan
- Fokus pada satu sistem atau alternatif sistem
c. Metode Implementasi
- Pencarian solusi yang ideal dari beberapa alternatif
 Kriteria Evaluasi
a. Functional Fit
b. Flexibility
- Kustomisasi
- Upgrade
- Internasionalisasi
- Kemudahan Penggunaan
- Arsitektur
- Skalabilitas
- Keamanan
- Antarmuka
- Kebebasan Sistem operasi
- Database independence
- Bahasa Pemrograman
c. Dukungan (Support)
- Infrastruktur
- Pelatihan
- Dokumentasi
d. Kontinuitas
e. Partisipasi dan Ukuran Komunitas
- Struktur proyek
 - Aktivitas komunitas
- Transparansi
- Frekuensi update
- Efek lock-in
f. Kematangan (maturity)
- Status pengembangan
- Situs referensi

E. Tahapan Implementasi ERP dan Strategi Implementasi ERP

Berdasarkan Motiwalla dan Thompson (2009:94-98) dalam bukunya
berjudul Enterprise Systems For Management, ada 5 tahap dalam implementasi
ERP yakni sebagai berikut:
1. Tahap 1-Scope and Commitment (scope and planning termasuk dalam
tahap Initiation)
Dalam tahapan ini, hal pertama yang harus dilakukanadalah menentukan
ruang lingkup atau Scopeuntuk implementasi ERP yang disesuaikan dengan
sumber daya (termasuk budget) dan waktu yang telah ditentukan
sebelumnya. Daftar Scope yang harus ditentukan adalah sebagai berikut:

Tipe Scope Keterangan (yang harus ditentukan)

Scope Fisik Mengidentifikasi tempat/lokasi dimana
implementasi ERP akan dilakukan dan berapa
banyak user yang akan ikut serta dalam
implementasi ERP tersebut.
Scope BPR (Business Mengidentifikasi proses yang ada sekarang
Process Reengineering) yang akan diidentifikasi unlang, diganti, atau
dihilangkan beserta user, departemen, lokal
perusahaan yang akan terkena dampak dari
pertumbuhan atau penghilangan proses
tersebut.
Scope Teknikal Menentukan proses pada sistem ERP yang
akan dipertahankan dan yang akan diubah, juga
menetukan bagian dan seberapa banyak aspek
teknikal yang akan dimodifikasi pada software
ERP.
 Scope Sumber Daya
Scope Implementasi
Menentukan besarnya waktu dan biaya yang
akan dikeluarkan untuk implementasi ERP ini.
Menentukan modul dari software ERP yang
akan digunakan dan mempertimbangkan cara
untuk dapat mengoneksikan software ERP
dengan sistem yang ada sekarang ini.

Selain menentukan scope diatas,hal-hal lain yang harus dilakukan

pada tahapan ini adalah membuat visi jangka panjang dan rencana
implementasi jangka pendek yang harus mendapatkan dukungan penuh dari
manajemen level atas.

2. Tahap 2-analysis and Design (termasuk dalam tahap analysis and

Design)
Pada tahap ini ERP yang akan digunakan beserta dengan pemilihan
konsultas dan pembentukan tim implementasi, makan yang selanjudnya
dilakukan dalam rangka mendukung analisis terhadap user requirements
adalah melakukan analisis gap yakni membandingkan fungsi yang
disediakan oleh sistem ERP dengan proses operasional yang dibutuhkan
perusahaan untuk menjalankan bisnisnya. Hal lain yang harus dilakukan
pada tahap ini adalah menentukan strategi implementasi ERP yakni
implementasi dengan cara vanilla atau chocolate (yang akan dijelaskan
lebih detail pada sub bagian selanjudnya). Akhir tahap ini,
biasanya tim implementasi dapat membuat prototype implementasi
software ERP.

3. Tahap 3- Acquisition and Development (berada diantara tahap

Analysis Design dan Implementation)
Pada tahap ini, semua hasil dari analisis gap yang telah dibuat
pada tahapan sebelumnya harus dieksekusi. Diantaranya adalah customize
komponen teknikal dan user interface software ERP, penambahan syarat-
syarat tambahan dan data pada tabel-tabel dalam database serta
pembentukkan laporan yang berkaitan dengan sistem ERP. Tim teknikal
 pada tahap ini akan berkutat dengan instalasi software ERP, sedang disisi
lain, tim manajemen perubahan bekerja sama dengan end user akan
mengimplementasikan perubahan pada proses bisnis dan melakukan
pelatihan awal menggunakan prototipe yang telah dibuat ditahapan
selanjudnya. Dan akhir tahap ini ditandai dengan mengonfigurasi
keamanan dan mengemplementasikan aturan authentication dan
otorisasi untuk mengakses sistem ERP.

4. Tahap 4- Implementation
Pada tahap ini, software ERP akan terinstal dan dapat digunakan
oleh end user. End user akan mencoba software ERP tersebut sekaligus
mengujinya. Pengujian ini dilakukan dengan harapan bahwa jika ada error
pada software ERP tersebut makan langsung diperbaiki. Pada tahap ini,
juga dilkukan konversi dari sistem lama ke sistem baru berbasis ERP.
Ada 4 metode konversi yang dapat digunakan:
a. Phased, adalah metode dimana konversi dari sistem lama ke
sistem baru berbasis ERP dilakukan secara bertahap, misal per modul.
b. Pilot, adalah metode konversi dimana menerapkan terlebih dahulu
bagian tertentu dari sistem baru berbasis ERP untuk memastikan
sistem baru tersebut dapat berjalan sesuai dengan harapan.
c. Parallel, adalah metode konversi dimana sistem lama dan sistem baru
berbasis ERP diterapkan bersamaan. Setelah memastikan sistem baru
berbasis ERP berjalan dengan lancar, barulah sistem lama dihentikan,
dan benar-benar digantikan sepenuhnya dengan sistem baru.
d. Direct Cutover atau Big Bang, adalah metode konversi dimana
langsung menghentikan sistem lama dan menggantikan dengan sistem
yang baru berbasis ERP. Metode ini paling beresiko menyebabkan
kegagalanpenerapan sistem ERP yang kompleks tetapi paling murah
dari segi biaya.

5. Tahap 5- Operation
Pada tahapan ini, tim implementasi akan beralih fungsi menjadi tim
support untuk membantu end user dan tim operasional yang mengalami
 kesulitan dan membutuhkan bantuan dalam penggunaan sistem ERP ini
(dapat dikatakan sebagai help deks). Tim support harus juga berperan
untuk memberikan pelatihan kepada end user secara berkelanjutan selama
proses operasional pengguna sistem ini. Jika ada feedback atau saran dan
kritik dari end user, maka tim suppor harus menampungnya dan menjaikan
bahan untuk merancang rencana manajemen perubahan yang lebih baik
lagi. Aktivitas-aktivitas lain yang menjadi kunci utama dalam tahapan ini
adalah mengenai manajemen pembaharuan (update) dari sistem ERP ini
serta mengatur kontrak software dengan vendor.

F. Critical Success dan Failure Factors dari Implementasi ERP

Menurut Motiwalla dan thomas (2009:198-201) dalam bukunya yang
berjudul Enterprise For Managemen, faktor-faktor penting yang menentukan
keberhasilan implementasi ERP adalah sebagai berikut:
1. Proses pembuatan Keputusan
Pembuatan keputusan harus dilakukan dengan proses yang tepat
dan cepat oleh tim implementasi terhadap perbedaan-perbedaan seputar
modifikasi yang harus dilakukan pada software ERP, cara konversi data
dan sebagainya. Jika keputusan tidak diambil dengan langkah yang tepat
dan cepat, makakeputusan yang diambil dapat mengakibatkan bertambah
lebarnya scope proyyek implementasi ERP ini sehingga tiak dapat
memenuhi goal yang ditetapkan sebelumnya.
2. Ruang Lingkup Proyek Implementasi ERP
Penentuan ruang lingkup proyek implementasi ERP harus
dipikirkan matang- matag oleh manajer proyek karena jika ruang lingkup
meluas (scope creep) makabiaya dan waktu proyek implementasi akan
bertambah dan kualitas proyek akan berkurang sehingga tidak
tercapainya goal yang diinginkan.

3. Teamwork
Tim implementasi ERP biasanya terdiri dari karyawan-karyawan
internal perusahaan, karyawan-karyawan rekrutan baru dan konsultan-
 konsultan yang memiliki job desk masing-masing yang berbeda-beda.
Dimana, tim implementasi ini dikepalai oleh seorang manajer proyek
yang bertugas untuk mengarahkan anggota tim implementasi aga
mengerjakan implementasi sistem ERP ini sesuai ketentuan yang
disepakati sebelumnya. Selain itu, manajer proyek harus memiliki
kemampuan untuk dapat membangun kerja sama yang solit
dalam tim implementasi ini.
4. Manajemen Perubahan
Manajemen perubahan adalah hal penting lain yang harus dilakukan
oleh manajer proyek implementasi ERP untuk mendukung keberhasilan
implementasi ini. Hal ini dilakukan karena banyak terjadi pergolakan dan
penolakan akan perubahan yang drastis dalam proses bisnis yang sehari-
hari end user lakukan akibat penerapan sistem ERP ini. Dalam
manajemen perubahan yang harus dilakukan oleh manajemen proyek
adalah mengkomunikasikan perubahan kepada tim dan end user terkait
dengan penerapan sistem ERP ini serta melakukan pelatihan terhadap
end user mengenai penerapan sistem Erp dan penggunaan software ERP.
5. Tim Implementasi dan Eksekutif
Struktur tim implementasi, pemilihan anggota tim implementasi
(yang dapat terdiri dari karyawan internal bagian IT, konsultan, atau
tenaga ahli dari vendor b software ERP yang akan diimplementasikan),
dan peran serta tanggung jawab tiap anggota tim implementasi juga
merupakan salah satu faktor penting dalam menentukan keberhasilan
implementasi ERP. Sedangkan tim eksekutif berguna untuk
mengkomunikasikan perubahan yang terjadi dalam proses bisnis
atau kebijakan-kebijakan akibat penerapan ERP kepada seluruh end user
yang terkait.

Sedangkan berdasarkan jurnal Critical Failure Factors in ERP

Implementation ada 3 faktor penting yang menyebabkan kegagalan dalam
implementasi ERP, yaitu:
1. Lemahnya efektifitas konsultan
 Faktor ini berkaitan dengan tim proyek implementasi contohnya
yang memiliki kendala dengan bahasa dan yang kurang berpengalaman
dengan sistem ERP seperti tidak memberikan service yang profesional,
tidak melakukan BPR (Business Process reengineering) terhadap gap
antara proses bisnis yang ada sekarang dengan sistem ERP, tidak
memberikan perencanaan yang jelas dalam testing. Tidak mengkonfigurasi
sistem ERP sesuai dengan gap dan kebutuhan user. Selain itu, faktor ini
berkaitan juga dengan pemberian training yang dibawah standar dari
konsultan kepada user.
2. Lemahnya kualitas BPR (Business Process reengineering)
Faktor ini berkaitan dengan masalah tim proyek implementasi ERP
yang bingung dengan visi dari BPR dan bingung bagaimana melakukan
BPR. Masalah ini ditambah lagi dengan konsultan yang tidak mampu
untuk mendampingi dan memberikan masukan bagi tim proyek
implementasi untuk melakukan BPR. Tidak ada BPR makan akan
menimbulkan ketiksesuaian antara konfigurasi sistem ERP dengan sistem
ERP yang akan diimplementasikan, dan konfigurasi sistem ERP dapat
memakan waktu yang lebih lama. Sehingga perusahaan menjadi tidak
siap untuk menerapkan ERP baru tersebut.
3. Lemahnya efektivitas manajemen proyek
Faktor ini berkaitan dengan kegagalan dalam merencanakan,
memimpin, mengatur dan mengawasi implementasi ERP. Hal ini dapat
terjadi akibat kekurangan SDM dalam tim tersebut dan jadwal aktifitas
dalam implementasi yang terlalu ketat dan tidak realistis.
 Daftar Pustaka

http://widyatnurcahyo.wordpress.com/2011/05/17/tantangan-implementasi-erp/.
Rashid, M. A., L. Hossain and A. University of Sydney 2002. ‘The Evolution of ERP Systems: A
Historical.
Wawan, Falahah (2007), Enterpise Resource Planning: Menyelaraskan Teknologi Informasi
dengan Strategi Bisnis, Informatika, Bandung.
Xue, Y., et al., 2005 “ERP Implementation Failure in China Case Studies with Implications for
ERP Vendors”, International Journal Production Economics.
Yusuf, Y., at al, 2006 “Implementation of Enterprise Resources Planning in China”, International
Journal Production Economics.
https://anisahsh.wordpress.com/2015/08/22/penjelasan-erp-enterprise-resource-planning/