STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

DIVISI FINANCE

Koordinasi Bidang
1. Berkoordinasi dengan Acomodation Division (Transportation Sub-Division) dalam
penyediaan transportasi dalam memenuhi kebutuhan mobilisasi panitia.
2. Berkoordinasi dengan Strategic Marketing Division (Design Sub Division) dalam
pemasangan kontraprestasi sponsorship di media publikasi.
3. Berkoordinasi dengan Strategic Marketing Division (Design Sub Division) dalam pembuatan
proposal sponsorship.
4. Berkoordinasi dengan Constructor Division (Material Sub-Division) untuk mengetahui
perkembangan dan mendapatkan pencerdasan mengenai konten acara seminar (tema, sub-tema,
dan pembicara)
5. Berkoordinasi dengan Constructor Division (Material Sub-Division) dalam penyediaan
rangkuman acara seminar secara garis besar yang akan diberikan kepada calon sponsor.
6. Berkoordinasi dengan Constructor Division (Event Sub-Division) dalam pengucapan Ad-lips
dan penayangan slide atau iklan dari pihak sponsor.
7. Berkoordinasi dengan Constructor Division (Event Sub-Division) dalam pengaturan tempat
duduk perwakilan sponsor pada saat seminar berlangsung.
8. Berkoordinasi dengan Logistic Division (Printing Sub-Division) dalam penyediaan proposal
sponsorship.
9. Berkoordinasi dengan Logistic Division (Printing Sub-Division) dalam penyediaan
rangkuman acara seminar dalam bentuk soft-copy maupun hard-copy.
10. Berkoordinasi dengan Logistic Division (Supplier Sub-Division) dalam penyediaan barang-
barang dari finance yang akan dimasukkan ke dalam goodie bag.
11. Berkoordinasi dengan seluruh bidang dalam pengumpulan informasi link sponsorship.

Pengantaran Proposal
1. Pengantaran proposal ke perusahaan-perusahaan difasilitasi oleh Acomodation Division.
2. Melapor ke Acomodation Division 2 hari sebelum pengantaran mengenai kebutuhan yang
diperlukan.
3. Jika ada staff yang berhalangan mengantar proposal pada waktu yang telah ditentukan, maka
staff tersebut harus melapor ke Head/Vice Head of Finance Division selambat-lambatnya 2
hari sebelum pengantaran proposal.
4. Proposal dapat diminta dari Logistic Division.
5. Surat pengantar proposal dapat diminta dari General Secretary.
6. Melaporkan hasil pengantaran proposal dalam form excel dan melaporkan secara verbal ke
Head/Vice Head of Finance Division.

Follow Up
1. Follow up proposal ke pihak sponsor sebanyak 2x seminggu dengan minimal interval 3 hari.
2. Follow up dilakukan dengan menghubungi pihak sponsor via telepon, e-mail, maupun
berhubungan langsung ke perusahaan calon sponsor.
 3. Follow up langsung ke perusahaan calon sponsor berkoordinasi dengan Acomodation
DIvision 3 hari sebelum ke follow up ke perusahaan.
4. Melaporkan progres dan perkembangan sponsor dari follow up dalam form excel dan
melaporkan secara verbal ke Head/Vice Head of Finance Division.

Presentasi
1. Presentasi ke perusahaan difasilitasi oleh Acomodation Division.
2. Melapor ke Acomodation Division selambat-lambatnya tiga hari sebelum presentasi ke
perusahaan calon sponsor mengenai kebutuhan yang diperlukan.
3. Jika ada yang berhalangan hadir dalam presentasi ke perusahaan pada waktu yang telah
dijanjikan, maka harus melapor ke Head/Vice Head of Finance Division selambat-lambatnya
2 hari sebelum presentasi ke perusahaan sponsor.
4. Jadwal presentasi ditentukan selambat-lambatnya 3 hari sebelum presentasi dilakukan.
5. Tim presentasi terdiri dari Project Officer/Managing Excecutive, Head/Vice Head of
Finance Division, dan 1 orang Staff of Finance Division.
6. Bila poin 5 tidak terpenuhi tim presentasi tetap dilakukan dengan maksimal 4 orang.