REPUBLIK INDONESIA
PERATURAAN
MENTERI PEKERJAAN UMUM
NOMOR : 04/PRT/M/2009
TENTANG
SISTEM MANAJEMEN MUTU (SMM)
DEPARTEMEN PEKERJAAN UMUM
]|[
]|[
]|[
]|[
]|[
]|[
]|[
TENTANG
i
Mengingat : 1. Peraturan Pemerintah Nomor 29 Tahun 2000 tentang
Penyelenggaraan Jasa Konstruksi (Lembaran Negara
Republik Indonesia Tahun 2000 Nomor 64 Tambahan
Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3956);
2. Peraturan Pemerintah Nomor 30 Tahun 2000
tentang Penyelenggaraan Pembinaan Jasa
Konstruksi (Lembaran Negara Republik Indonesia
Tahun 2000 Nomor 65, Tambahan Lembaran
Negara Republik Indonesia Nomor 3957);
3. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor
102 Tahun 2000 tentang Standardisasi Nasional
(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2000
Nomor 1999 TLN Nomor 4020);
4. Keputusan Presiden RI Nomor 80 Tahun 2003 tentang
Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/ Jasa
Pemerintah beserta perubahannya (Lembaran Negara
Republik Indonesia Tahun 2003 Nomor 120);
5. Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor
187/M Tahun 2004 tentang Pembentukan Kabinet
Indonesia Bersatu;
6. Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 9
Tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi,
Susunan Organisasi, dan Tata Kerja Kementerian
Negara Republik Indonesia sebagaimana telah
beberapa kali diubah terakhir dengan Peraturan
Presiden Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2008;
7. Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 10
Tahun 2005 tentang Unit Organisasi dan Tugas
Eselon I Kementerian Negara Republik Indonesia
sebagaimana telah beberapa kali diubah dengan
Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 50
tahun 2008;
8. Peraturan Menteri Pekerjaan Umum Nomor
01/PRT/M/2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja
Departemen Pekerjaan Umum;
ii
MEMUTUSKAN :
BAB I
KETENTUAN UMUM
Pasal 1
Dalam Peraturan Menteri ini yang dimaksud dengan:
1. Unit Kerja adalah Unit Eselon I, Unit Eselon II, Unit Eselon III dan
seterusnya di lingkungan Departemen Pekerjaan Umum termasuk
Unit Eselon III (yang terpisah dari Eselon II-nya).
2. Satuan Kerja yang selanjutnya disebut Satker adalah
organisasi/lembaga pada Pemerintah yang bertanggungjawab
kepada Menteri dan menyelenggarakan kegiatan yang dibiayai
pemerintah.
3. Unit Pelaksana adalah Satuan Kerja Pelaksana Kegiatan yang
selanjutnya disebut SNVT/SKS/PPK yang berada di lingkungan
Departemen Pekerjaan Umum yang bertanggung jawab kepada
Menteri dan menyelenggarakan kegiatan yang dibiayai pemerintah
berdasarkan ketentuan peraturan yang berlaku.
4. Penyedia Barang/Jasa adalah badan usaha atau orang-
perseorangan yang kegiatan usahanya menyediakan
barang/layanan jasa di lingkungan Departemen Pekerjaan Umum.
5. Mutu adalah gambaran dan karakteristik menyeluruh dari
barang/jasa yang menunjukkan kemampuannya dalam pemenuhan
persyaratan yang ditentukan atau yang tersirat.
6. Sistem Manajemen Mutu yang selanjutnya disebut SMM, adalah
sistem manajemen organisasi untuk mengarahkan dan
mengendalikan penyelenggaraan pekerjaan konstruksi dan non-
konstruksi di setiap Unit Kerja, Unit Pelaksana Kegiatan dan
Penyedia Jasa dalam hal pencapaian mutu.
7. Kebijakan Mutu adalah maksud dan arahan secara menyeluruh
sebuah organisasi yang terkait dengan mutu, seperti yang
dinyatakan secara resmi oleh manajemen puncak.
8. Rencana Mutu Unit Kerja yang selanjutnya disebut RMU
merupakan rencana kerja sebagai penjabaran dari sasaran dan
iii
program kegiatan tahunan berjalan yang disusun oleh Unit Kerja
Eselon I sampai dengan Eselon II dalam rangka menjamin mutu.
9. Rencana Mutu Pelaksanaan Kegiatan yang selanjutnya disingkat
RMP merupakan dokumen Sistem Manajemen Mutu Pelaksanaan
kegiatan yang disusun oleh Satuan Kerja dan Unit Pelaksana
Kegiatan (SNVT/SKS/PPK) dalam rangka menjamin mutu kegiatan.
10. Rencana Mutu Kontrak yang selanjutnya disebut RMK adalah rencana
mutu pelaksanaan kegiatan yang disusun oleh Penyedia Jasa
merupakan jaminan mutu terhadap tahapan proses kegiatan dan hasil
kegiatan sebagaimana yang dipersyaratkan dalam pekerjaan.
11. Audit Internal SMM adalah audit yang dilakukan untuk
memonitoring dan mengukur kesesuaian penerapan dan kinerja
SMM pada seluruh fungsi Unit Kerja/Satuan Kerja/ Unit Pelaksana
Kegiatan.
12. Kaji Ulang Manajemen adalah kegiatan yang bertujuan untuk
meninjau penerapan Sistem Manajemen Mutu secara periodik,
untuk memastikan kesesuaian, kecukupan dan keefektifannya baik
melalui rapat atau dalam bentuk lainnya.
13. Panel Audit adalah Auditor yang memiliki kompetensi untuk
mengkoordinasikan kegiatan Audit Internal SMM.
14. Sekretaris Jenderal adalah Wakil Manajemen tingkat Departemen.
15. Menteri adalah Menteri Pekerjaan Umum.
16. Departemen adalah Departemen Pekerjaan Umum.
Pasal 2
Pasal 3
1) Maksud dari Peratuan Menteri ini untuk memberikan panduan
melaksanakan manajemen organisasi yang mengarah pada
perencanaan, penerapan, pengendalian, pemeliharaan dan
peningkatan bagi pencapaian kinerja berlandaskan SMM yang
terdokumentasi dan terintegrasi sesuai dengan Kebijakan Mutu
yang ditetapkan di lingkungan Departemen Pekerjaan Umum.
iv
2) Tujuan dari Peratuan Menteri ini untuk memudahkan Unit
Kerja/Satuan Kerja/Unit Pelaksana Kegiatan, serta Penyedia
Barang/Jasa dalam melaksanakan tugas pemerintahan di bidang
Pekerjaan Umum agar tercapai kinerja yang direncanakan secara
akuntabel, efisien dan efektif, dalam rangka mewujudkan tata
kepemerintahan yang baik (good governance).
Pasal 4
Ruang lingkup Peraturan Menteri ini mencakup :
a) Penerapan SMM
b) Pengelola SMM
c) Tugas,tanggung jawab, dan wewenang
d) Dokumentasi sistem manajemen mutu.
e) Pengelolaan sumberdaya.
f) Pelaksanaan kegiatan
g) Pengukuran analisis dan perbaikan.
BAB II
PENERAPAN SMM
Pasal 5
(1) Seluruh Unit Kerja sesuai dengan tugas dan fungsinya wajib
memahami dan menerapkan SMM.
(2) Seluruh Satuan Kerja dan Unit Pelaksana Kegiatan (Pekerjaan
Konstruksi dan Non Konstruksi) di lingkungan Departemen sesuai
dengan tugas dan fungsinya wajib memahami dan menerapkan SMM.
(3) Penyedia Barang/Jasa di lingkungan Departemen Pekerjaan
Umum baik di pusat maupun di daerah wajib memahami dan
menerapkan SMM.
(4) Unit Kerja, Satuan Kerja dan Unit Pelaksana Kegiatan di
lingkungan Departemen baik di pusat maupun di daerah wajib
melaksanakan pengukuran kinerja penerapan SMM melalui Audit
Internal.
(5) Unit Kerja, Satuan Kerja dan Unit Pelaksana Kegiatan baik di pusat
maupun di daerah wajib melakukan audit SMM terhadap kegiatan
yang dilaksanakan oleh Penyedia Barang/Jasa di lingkungan
Departemen.
v
BAB III
PENGELOLA SMM
Pasal 6
BAB IV
TUGAS, TANGGUNG JAWAB, DAN WEWENANG
Pasal 7
Wakil Manajemen tingkat Departemen mempunyai tugas,
tanggungjawab dan wewenang meliputi:
a. merumuskan Kebijakan Mutu dan Sasaran Mutu Departemen
Pekerjaan Umum;
b. menyelenggarakan Kaji Ulang Manajemen tingkat Departemen
secara periodik;
c. mengevaluasi pencapaian Sasaran Mutu tingkat Departemen;
d. melaporkan kinerja Penerapan SMM Departemen Pekerjaan
Umum kepada Menteri;
e. melaksanakan pembinaan penyelenggaraan SMM di tingkat
Departemen dalam hal:
1. merencanakan, menerapkan, memelihara, dan
mengembangkan SMM;
2. melaksanakan promosi kesadaran penerapan dan
pemeliharaan SMM;
vi
3. menyusun dan menetapkan dokumen acuan yang diperlukan
bagi penyelenggaraan SMM;
4. melaksanakan Monitoring dan Evaluasi penyelenggaraan
penerapan SMM;dan
5. menyusun serta mengkaji ulang SMM.
f. menetapkan kebutuhan sumber daya untuk merencanakan,
menerapkan, memelihara, dan mengembangkan SMM.
Pasal 8
Pejabat struktural Eselon I sebagai pimpinan puncak di unit kerja
mempunyai tugas, tanggungjawab dan kewenangan :
a. membina dan meningkatkan penerapan SMM Unit Kerja Eselon I
secara berkelanjutan;
b. melaksanakan Kaji Ulang Manajemen tingkat Eselon I yang
melibatkan Eselon II dilingkungan Unit Kerjanya masing-masing;
c. mengikuti Kaji Ulang Manajemen ditingkat Departemen Pekerjaan
Umum dan melaksanakan tindak lanjut atas hasil keputusan Kaji
Ulang Manajemen tersebut.
d. menyediakan sumber daya untuk merencanakan, menerapkan,
memelihara, dan mengembangkan SMM.
e. mengangkat Penjamin Mutu dan Pengelola Audit SMM ditingkat
Unit Kerja Eselon I;
f. menetapkan dan mendokumentasikan Manual Mutu dan Prosedur
Mutu yang dipersyaratkan dalam SMM, dan menyusun prosedur/
petunjuk pelaksanaan/ instruksi kerja yang diperlukan untuk
pelaksanaan kegiatan di unit kerjanya; dan
g. menetapkan Sasaran Mutu Unit Kerja Eselon I;
Pasal 9
Pejabat struktural Eselon II sebagai pimpinan puncak di unit kerja
mempunyai tugas, tanggungjawab dan kewenangan :
a. membina dan meningkatkan penerapan SMM Unit Kerja Eselon II
secara berkelanjutan;
b. menyusun prosedur/ petunjuk pelaksanaan/ instruksi kerja di Unit
Kerja Eselon II;
vii
c. melaksanakan Kaji Ulang Manajemen tingkat Eselon II yang
melibatkan Eselon III, dan Eselon IV serta Unit Pelaksana Kegiatan
dilingkungan Unit Kerjanya masing-masing;
d. mengikuti Kaji Ulang Manajemen ditingkat Unit Kerja Eselon I dan
melaksanakan tindak lanjut atas hasil keputusan Kaji Ulang
Manajemen tersebut;
e. menyediakan sumber daya untuk merencanakan, menerapkan,
memelihara, dan mengembangkan SMM;
f. mengangkat Penjamin Mutu dan Pengelola Audit SMM ditingkat
Unit Kerja Eselon II;
g. menetapkan Sasaran Mutu Unit Kerja Eselon II;dan
h. mengusulkan revisi atau usulan baru pada penerapan SMM dalam
rangka peningkatan berkelanjutan.
Pasal 10
Pejabat struktural Eselon III yang bertanggungjawab langsung kepada
Eselon I nya mempunyai tugas, tanggungjawab dan kewenangan :
a. membina dan meningkatkan penerapan SMM Unit Kerjanya;
b. mengangkat Penjamin Mutu dan Pengelola Audit SMM ditingkat
Unit Kerjanya;
c. menetapkan Sasaran Mutu Unit Kerjanya;
d. menyusun prosedur/ petunjuk pelaksanaan/ instruksi kerja di Unit
Kerjanya;
e. melaksanakan Kaji Ulang Manajemen tingkat Unit Kerjanya yang
melibatkan Eselon IV serta Unit Pelaksana Kegiatan dilingkungan
unit kerjanya masing-masing;
f. mengikuti Kaji Ulang Manajemen ditingkat Unit Kerja Eselon II dan
melaksanakan tindak lanjut atas hasil keputusan Kaji Ulang
Manajemen tersebut;
g. menyediakan sumber daya untuk merencanakan, menerapkan,
memelihara, mengembangkan SMM; dan
h. mengusulkan revisi atau usulan baru pada penerapan SMM dalam
rangka peningkatan berkelanjutan.
Pasal 11
(1) Wakil Manajemen pada Unit Kerja Eselon I, Eselon II dan Eselon III
(yang terpisah dari Eselon II-nya) mempunyai tugas,
tanggungjawab dan wewenang meliputi :
viii
a. menyusun Manual Mutu dan Prosedur Mutu yang dipersyaratkan
dalam SMM (khusus wakil manajemen Eselon I);
b. melakukan sosialisasi SMM di masing – masing unit kerjanya;
c. memastikan proses untuk SMM telah ditetapkan,
didokumentasikan, diterapkan, dipelihara, dimonitor, dievaluasi
dan Kaji Ulang agar tetap sesuai;
d. melaporkan kinerja peningkatan SMM kepada Pimpinan di
setiap Unit Kerja;
e. memastikan promosi kesadaran mutu dan penerapan SMM di
laksanakan di masing-masing Unit Kerja;
f. bersama Pengelola Audit SMM menyusun program Audit
Internal SMM; dan
g. menetapkan kebutuhan sumber daya untuk merencanakan,
menerapkan, memelihara, dan mengembangkan SMM.
(3) Pengelola Audit Internal SMM pada Unit Kerja Eselon I, Eselon II
dan Eselon III (yang terpisah dari Eselon II-nya) memiliki tugas,
tanggungjawab dan wewenang sesuai ketentuan Prosedur Audit
Internal SMM yang meliputi:
a. bersama Wakil Manajemen menyusun Program Audit Internal
SMM;
b. melaksanakan Audit Internal SMM;
c. melaporkan hasil Audit Internal SMM kepada Pimpinan unit
kerjanya melalui Wakil Manajemen;
d. mengevaluasi efektifitas pelaksanaan Audit Internal SMM
beserta kinerja Auditor.
e. mengusulkan kebutuhan peningkatan kompetensi auditor.
ix
Pasal 12
Satuan Kerja dan Unit Pelaksana Kegiatan (SNVT/SKS/PPK)
mempunyai tugas, tanggungjawab dan wewenang yang meliputi:
a. menyusun dan menerapkan Rencana Mutu Pelaksanaan Kegiatan
(RMP);
b. melakukan tinjauan pada RMP apabila terjadi perubahan
persyaratan pekerjaan, agar tetap memenuhi mutu yang
dipersyaratkan;
c. melakukan pengesahan ulang apabila terjadi perubahan RMP;
d. mengesahkan Rencana Mutu Kontrak (RMK) penyedia barang/jasa
setelah disepakati dalam rapat pra-pelaksanaan (pre-construction
meeting) / rapat pendahuluan;
e. memonitor, membina dan mengendalikan pelaksanaan kegiatan
sesuai RMK untuk mencapai mutu yang dipersyaratkan;
f. melakukan pembinaan dan menerapkan SMM secara konsisten di
lingkungan kerjanya.
g. mengusulkan perubahan yang diperlukan dalam penerapan
SMM;dan
h. mengusulkan penyusunan prosedur/petunjuk pelaksanaan/instruksi
kerja kepada atasan langsungnya (Unit Kerja Eselon II atau Eselon
III yang terpisah dari Eselon II-nya).
Pasal 13
Penyedia Barang/Jasa wajib:
a. membuat Rencana Mutu Kontrak (RMK) sebagai penjaminan mutu
pelaksanaan kepada Unit Pelaksana Kegiatan pada rapat pra-
pelaksanaan kegiatan (pre-construction meeting)/ rapat
pendahuluan untuk mendapat pengesahan dari Kepala Unit
Pelaksana Kegiatan (SNVT/SKS/ PPK);
b. menerapkan dan mengendalikan pelaksanaan RMK secara
konsisten untuk mencapai mutu yang dipersyaratkan pada
pelaksanaan kegiatannya.
c. melakukan tinjauan pada RMK apabila terjadi perubahan dalam
pelaksanaan pekerjaan yang meliputi persyaratan/ketentuan/
organisasi, agar tetap memenuhi mutu yang dipersyaratkan;dan
d. mengajukan usulan pengesahan ulang apabila terjadi perubahan
RMK.
x
BAB V
DOKUMENTASI SISTEM MANAJEMEN MUTU
Pasal 14
Dokumentasi SMM meliputi ;
Kebijakan mutu, SMM Departemen, Manual Mutu, Sasaran Mutu,
Prosedur Mutu, Petunjuk Pelaksanaan, Instruksi Kerja, dan
Rekaman/Bukti Kerja.
BAB VI
PENGELOLAAN SUMBER DAYA
Pasal 15
Unit Kerja/Satuan Kerja/Unit Pelaksana Kegiatan/ Penyedia Barang
Jasa harus mengelola Sumber Daya mencakup:
a. ketersediaan semua sumber daya yang diperlukan untuk
merencanakan, mengelola, menerapkan, mengendalikan,
memelihara dan mengembangkan SMM;
b. kompetensi sumber daya manusia yang melaksanakan pekerjaan
sesuai dengan persyaratan; dan
c. ketersediaan sarana dan prasarana yang diperlukan dalam
keefektifan penerapan SMM.
BAB VII
PELAKSANAAN KEGIATAN
Pasal 16
(1) Setiap kegiatan yang diselenggarakan oleh Unit Kerja/Unit
Pelaksana Kegiatan, dan Penyedia Barang/Jasa wajib memiliki
dan menggunakan Rencana Mutu sesuai ketentuan SMM
Departemen Pekerjaan Umum .
(2) Pelaksanaan dan pengendalian kegiatan harus mengacu kepada
rencana mutu secara konsisten.
(3) Pemantauan dan pengukuran kinerja harus sesuai dengan rencana
mutu yang telah ditetapkan untuk menilai keefektifan pelaksanaan
kegiatan.
xi
(4) Tindakan pencegahan dan perbaikan harus dilakukan apabila
terjadi penyimpangan atau ketidaksesuaian untuk mencapai kinerja
sesuai rencana mutu yang telah ditetapkan.
(5) Audit Internal SMM harus dilakukan oleh Unit Kerja Eselon I,
Eselon II, dan Eselon III (yang terpisah dari Eselon II-nya) untuk
memonitor kesesuaian SMM dan keefektifan penerapannya.
(6) Penilaian peluang perbaikan yang berkelanjutan dalam penerapan
SMM harus dilakukan melalui tindakan Kaji Ulang manajemen.
(7) Pengaturan tentang Sistem Manajemen Mutu dimuat secara
lengkap dalam lampiran, dan merupakan bagian yang tidak
terpisahkan dengan Peraturan Menteri ini.
BAB VIII
PENGUKURAN, ANALISIS DAN PERBAIKAN
Pasal 17
(1) Pimpinan dan Pejabat Struktural di setiap Unit Kerja/Satuan
Kerja/Unit Pelaksana Kegiatan harus mengukur keberhasilan
penerapan SMM dengan melaksanakan monitoring dan evaluasi
pada proses maupun hasil kegiatan.
(2) Setiap Unit Kerja/Satuan Kerja/Unit Pelaksana Kegiatan wajib
melaksanakan analisis terhadap hasil monitoring dan evaluasi
yang telah dilakukan untuk menilai keefektifan penerapan SMM
dan peluang-peluang peningkatannya.
(3) Setiap Unit Kerja/Satuan Kerja/Unit Pelaksana Kegiatan wajib
melaksanakan perbaikan yang berkelanjutan.
BAB IX
KETENTUAN PERALIHAN
Pasal 18
(1) Penerapan SMM ini dapat dilaksanakan secara bertahap,
sistematis, dan terencana dalam suatu program penerapan SMM
yang memiliki target dan kerangka waktu yang jelas ditetapkan
oleh masing-masing Unit Kerja Eselon I dan dilaporkan kepada
Menteri Pekerjaan Umum.
xii
(2) Semua Unit Kerja harus melaksanakan penerapan SMM paling
lama 2 (dua) tahun sejak peraturan ini ditetapkan.
(3) Unit Kerja yang sudah menerapkan SMM sebelum diterbitkan
Peraturan Menteri ini segera melakukan penyesuaian, terhadap
ketentuan-ketentuan SMM yang belum dilaksanakan agar
mengacu pada SMM Departemen Pekerjaan Umum ini.
BAB X
KETENTUAN PENUTUP
Pasal 19
Dengan berlakunya Peraturan Menteri ini, maka Keputusan Menteri
Permukiman dan Prasarana Wilayah Nomor 362/KPTS/M/2004 tentang
Sistem Manajemen Mutu Konstruksi Departemen Permukiman dan
Prasarana Wilayah dicabut dan dinyatakan tidak berlaku.
Pasal 20
Peraturan Menteri ini berlaku sejak tanggal ditetapkan.
Ditetapkan di Jakarta
pada tanggal 16 Maret 2009
DJOKO KIRMANTO
xiii
xiv
KEBIJAKAN MUTU
DEPARTEMEN PEKERJAAN UMUM
Ditetapkan di Jakarta
pada tanggal 16 Maret 2009
DJOKO KIRMANTO
xv
xvi
DAFTAR ISI
LAMPIRAN - 1
BAB - I : PENDAHULUAN .............................................................. 1
BAB - II : PENGERTIAN .................................................................. 2
BAB- III : ACUAN NORMATIF ......................................................... 9
BAB- IV : SISTEM MANAJEMEN MUTU ......................................... 10
4.1. PERSYARATAN UMUM ....................................................... 10
4.2. DOKUMEN SISTEM MANAJEMEN MUTU (SMM) ............... 11
4.2.1. Kebijakan Mutu ....................................................... 11
4.2.2. SMM Departemen Pekerjaan Umum ..................... 11
4.2.3. Manual Mutu ........................................................... 12
4.2.4. Sasaran Mutu ......................................................... 13
4.2.5. Prosedur Mutu ........................................................ 13
4.2.6. Dokumen Yang Menyangkut Penyelenggaraan
Kegiatan Departemen Pekerjaan Umum................ 14
4.2.6.1. Petunjuk Pelaksanaan ............................ 15
4.2.6.2. Instruksi Kerja ......................................... 16
4.2.7. Rekaman/Bukti Kerja .............................................. 17
4.3. PENGENDALIAN DOKUMEN .............................................. 17
4.4. PENGENDALIAN REKAMAN/BUKTI KERJA ....................... 18
BAB-V : TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN .............................. 19
5.1. KOMITMEN MANAJEMEN ................................................... 19
5.2. PENGELOLA SMM ............................................................... 19
5.3. KOMUNIKASI INTERNAL..................................................... 22
5.4. KAJI ULANG MANAJEMEN.................................................. 22
xvii
BAB-VI : PENGELOLAAN SUMBER DAYA .................................. 24
6.1. PENYEDIAAN SUMBER DAYA ............................................ 24
6.2. SUMBER DAYA MANUSIA................................................... 24
6.2.1. Umum ........................................................................ 24
6.2.2. Kemampuan, Kesadaran Dan Pelatihan ................. 24
6.3. PRASARANA DAN SARANA................................................ 25
6.4. LINGKUNGAN KERJA.......................................................... 25
BAB-VII : PENYELENGGARAAN KEGIATAN ................................ 26
7.1. RENCANA MUTU ................................................................. 26
7.1.1. Rencana Mutu Unit Kerja (RMU) .............................. 26
7.1.2. Rencana Mutu Pelaksanaan Kegiatan (RMP) .......... 27
7.1.3. Rencana Mutu Kontrak (RMK) .................................. 29
7.2. PROSES YANG BERKAITAN DENGAN PELANGGAN ....... 31
7.2.1. Penetapan Persyaratan Yang Berkaitan
Dengan Hasil Kegiatan. ............................................ 31
7.2.2. Evaluasi Persyaratan Berkaitan
Dengan Hasil Kegiatan ............................................. 31
7.2.3. Komunikasi Dengan Pelanggan................................ 31
7.3. DESAIN DAN PENGEMBANGAN ........................................ 32
7.4. SOSIALISASI/PELATIHAN/BIMBINGAN TEKNIS ............... 32
7.5. PENGADAAN ....................................................................... 33
7.6. PROSES DAN PELAKSANAAN KEGIATAN ........................ 33
7.6.1. Pengendalian Proses dan Pelaksanaan Kegiatan.... 33
7.6.2. Validasi Untuk Proses dan Pelaksanaan Kegiatan... 34
7.6.3. Identifikasi Dan Mampu Telusur ............................... 34
7.6.4. Barang Inventaris ...................................................... 35
7.6.5. Pemeliharaan Hasil Pekerjaan.................................. 35
7.7. PENGENDALIAN SARANA MONITORING DAN PENGUKURAN .... 35
BAB-VIII : PENGUKURAN, ANALISIS DAN PERBAIKAN .............. 37
8.1. UMUM ................................................................................... 37
8.2. MONITORING DAN PENGUKURAN .................................... 37
8.2.1. Kepuasan Pelanggan ................................................ 37
8.2.2. Audit Internal Sistem Manajemen Mutu .................... 38
8.2.3. Monitoring Dan Pengukuran Proses ......................... 40
8.2.4. Monitoring Dan Pengukuran Hasil Pekerjaan ........... 40
xviii
8.3. PENGENDALIAN HASIL PEKERJAAN TIDAK SESUAI ...... 40
8.4. ANALISIS DATA ................................................................... 41
8.5. PERBAIKAN ......................................................................... 42
8.5.1. Perbaikan Berkesinambungan .................................. 42
8.5.2. Tindakan Korektif ...................................................... 42
8.5.3. Tindakan Pencegahan .............................................. 43
BAB-IX : PENUTUP ......................................................................... 44
xix
xx
LAMPIRAN - 1
xxi
xxii
BAB I
PENDAHULUAN
1
BAB II
PENGERTIAN
1. PENGERTIAN
1. Mutu:
Gambaran dan karakteristik menyeluruh dari barang/jasa yang
menunjukkan kemampuannya dalam pemenuhan persyaratan
yang ditentukan atau yang tersirat.
(Catatan: Istilah “mutu” dapat dipakai dengan kata sifat seperti
buruk, baik atau baik sekali).
2. Kepuasan Pelanggan:
Persepsi pelanggan terhadap mutu sesuai dengan persyaratan.
(Catatan: 1. Indikator umum rendahnya kepuasan pelanggan
dapat dilihat dari adanya keluhan pelanggan, tetapi ketiadaannya
tidak selalu menyiratkan kepuasan pelanggan yang tinggi; 2.
Walaupun persyaratan telah disepakati dan dipenuhi, hal ini tidak
selalu memastikan tingginya kepuasan pelanggan).
3. Sistem Manajemen:
Sistem untuk menetapkan kebijakan dan sasaran serta untuk
mencapai sasaran itu.
(Catatan: Suatu sistem manajemen sebuah organisasi dapat
mencakup sistem-sistem manajemen berbeda seperti Sistem
Manajemen Mutu, Sistem Manajemen Keuangan atau Sistem
Manajemen Lingkungan).
4. Sistem Manajemen Mutu (selanjutnya disebut SMM):
Sistem Manajemen untuk mengarahkan dan mengendalikan
organisasi dalam hal mutu.
5. Kebijakan Mutu:
Maksud dan arahan secara menyeluruh sebuah organisasi yang
terkait dengan mutu seperti yang dinyatakan secara resmi oleh
manajemen puncak.
(Catatan: Pada umumnya Kebijakan Mutu konsisten dengan
Kebijakan menyeluruh organisasi dan menyediakan kerangka
kerja bagi penetapan Sasaran Mutu).
2
6. Sasaran Mutu:
Sesuatu yang dicari atau dituju berkaitan dengan mutu.
(Catatan: 1. Sasaran Mutu biasanya didasarkan pada Kebijakan
Mutu organisasi. 2. Sasaran Mutu biasanya ditentukan bagi
fungsi dan tingkatan tertentu dalam organisasi.)
7. Manajemen:
Kegiatan untuk mengarahkan dan mengendalikan sebuah
organisasi.
8. Manajemen Puncak:
Orang atau kelompok yang mengarahkan dan mengendalikan
organisasi pada tingkat tertinggi.
9. Manajemen Mutu:
Kegiatan terkoordinasi untuk mengarahkan dan mengendalikan
organisasi dalam hal mutu.
(Catatan:Pengarahan dan pengendalian yang terkait dengan
mutu pada umumnya mencakup penetapan Kebijakan Mutu,
Sasaran Mutu, Perencanaan Mutu, Pengendalian Mutu,
Pemastian/Penjaminan Mutu dan Perbaikan Mutu)
10. Perencanaan Mutu:
Bagian dari manajemen yang difokuskan pada penetapan
sasaran mutu dan merincikan proses operasional dan sumber
daya terkait yang diperlukan untuk memenuhi sasaran mutu.
(Catatan: Menetapkan rencana mutu merupakan bagian dari
perencanaan mutu).
11. Pengendalian Mutu:
Bagian dari manajemen mutu difokuskan pada pemenuhan
persyaratan.
12. Pemastian/Penjaminan Mutu:
Bagian dari manajemen yang difokuskan pada pemberian
keyakinan bahwa persyaratan mutu telah dipenuhi.
13. Perbaikan mutu:
Bagian dari manajemen mutu difokuskan pada peningkatan
kemampuan memenuhi persyaratan mutu.
(Catatan: Persyaratan dapat dikaitkan pada aspek apapun
seperti keefektifan, efisiensi atau ketertelusuran).
3
14. Perbaikan berkelanjutan:
Kegiatan berulang untuk meningkatkan kemampuan memenuhi
persyaratan.
(Catatan: Proses menetapkan sasaran dan menemukan peluang
perbaikan adalah proses berkelanjutan melalui penggunaan
temuan audit dan kesimpulan audit, analisis data, Kaji Ulang
Manajemen atau sarana lain dan biasanya mengarah ke tindakan
korektif atau tindakan pencegahan).
15. Keefektifan:
Sampai sejauh mana kegiatan yang direncanakan terealisasi dan
hasil yang direncanakan tercapai.
16. Efisiensi:
Hubungan antara hasil yang dicapai dan sumber daya yang
dipakai.
17. Organisasi:
Kelompok orang dan fasilitas dengan pengaturan tanggung
jawab, wewenang dan hubungannya.
18. Struktur organisasi:
Pengaturan tanggung jawab, hubungan dan wewenang antar
orang.
19. Prasarana:
Sistem (organisasi) dari fasilitas peralatan dan jasa yang
diperlukan untuk mengoperasikan sebuah organisasi.
20. Lingkungan kerja:
Kumpulan dari kondisi tempat pekerjaan dilakukan.
(Catatan: Kondisi mencakup faktor-faktor fisik, sosial dan
psikologis).
21. Pelanggan:
Organisasi atau orang yang menerima hasil pekerjaan
(Catatan: Pelanggan terdiri dari:
a) Pelanggan Internal adalah Pihak-pihak yang terkait dengan
proses selanjutnya dalam suatu kegiatan. (Pimpinan, Pejabat
Setingkat dan Staff);
b) Pelanggan Eksternal adalah pihak-pihak luar yang terkait
dengan kegiatan di lingkungan Departemen Pekerjaan
Umum.)
4
22. Pihak berkepentingan:
Orang atau kelompok yang memiliki kepentingan pada kinerja
atau keberhasilan organisasi.
(Catatan: Kelompok dapat terdiri dari sebuah organisasi, bagian
dari organisasi atau lebih dari satu organisasi).
23. Unit Kerja:
Unit Kerja Eselon I, Unit Kerja Eselon II, Unit Kerja Eselon III, dan
seterusnya, termasuk Unit Kerja Eselon III (yang
bertanggungjawab langsung kepada Eselon I-nya) di lingkungan
Departemen Pekerjaan Umum berdasarkan ketentuan dan
peraturan yang berlaku.
24. Satuan Kerja:
Satuan Kerja yang selanjutnya disebut Satker adalah
organisasi/lembaga pada Pemerintah yang bertanggungjawab
kepada Menteri dan menyelenggarakan kegiatan yang dibiayai
pemerintah
25. Unit Pelaksana kegiatan:
Satuan Kerja Pelaksana Kegiatan (SNVT/SKS/PPK) yang berada
di lingkungan Departemen Pekerjaan Umum yang kegiatannya
dibiayai oleh Pemerintah berdasarkan ketentuan peraturan yang
berlaku.
26. Penyedia Barang/Jasa:
Badan usaha atau orang-perseorangan yang kegiatan usahanya
menyediakan barang/layanan jasa di lingkungan Departemen
Pekerjaan Umum.
27. Wakil Manajemen:
Seseorang yang ditetapkan oleh manajemen puncak untuk
bertanggung jawab atas penyelenggaraan dan peningkatan
Sistem Manajemen Mutu di lingkungan organisasi yang
bersangkutan.
28. Proses:
Kegiatan atau beberapa kegiatan yang saling terkait dan/atau
berinteraksi yang mengubah masukan menjadi keluaran.
29. Hasil pekerjaan:
Hasil suatu proses.
5
30. Hasil pekerjaan tidak sesuai:
Hasil pekerjaan yang tidak sesuai dengan pesyaratan yang telah
ditetapkan.
31. Proyek:
Proses khas, terdiri dari kumpulan kegiatan terkoordinasi dan
terkendali dengan tanggal awal dan akhir, dilakukan untuk
mencapai sasaran yang sesuai dengan persyaratan tertentu,
termasuk kendala waktu, biaya dan sumber daya.
32. Desain dan pengembangan:
Kumpulan proses yang mengubah persyaratan menjadi
karakteristik tertentu atau menjadi spesifikasi suatu hasil
pekerjaan,proses atau sistem.
33. Prosedur:
Cara tertentu untuk melaksanakan suatu kegiatan atau proses.
34. Kesesuaian:
Dipenuhinya suatu persyaratan.
35. Ketidaksesuaian:
Tidak dipenuhinya suatu persyaratan.
36. Tindakan Pencegahan:
Tindakan untuk menghilangkan penyebab ketidaksesuaian yang
potensial atau situasi potensial lain yang tidak dikehendaki.
37. Tindakan Korektif:
Tindakan menghilangkan penyebab ketidaksesuaian yang
ditemukan atas situasi yang tidak dikehendaki.
38. Koreksi:
Tindakan menghilangkan ketidaksesuaian yang ditemukan.
39. Pengerjaan Ulang:
Tindakan pada hasil pekerjaan yang tidak sesuai untuk
menjadikannya sesuai persyaratan.
40. Perbaikan:
Tindakan pada hasil pekerjaan yang tidak sesuai untuk
menjadikannya sesuai dengan pemakaian yang dimaksudkan.
41. Dokumen:
Informasi dan media pendukungnya.
6
42. Spesifikasi:
Dokumen yang menyatakan persyaratan.
43. Manual Mutu:
Dokumen yang merincikan Sistem Manajemen Mutu suatu
organisasi.
44. Rencana Mutu:
Dokumen yang berisi prosedur dan sumber daya yang diperlukan
harus diterapkan oleh siapa dan kapan pada suatu proyek, hasil
pekerjaan, proses atau kontrak tertentu.
45. Dokumen Mutu:
Seluruh dokumentasi yang digunakan sebagai acuan penerapan
Sistem Manajemen Mutu di lingkungan Departemen Pekerjaan
Umum. Dokumen mutu tersebut diantaranya berupa: Norma
Penerapan Sistem Manajemen Mutu, Manual Mutu, Prosedur
Mutu, Rencana Mutu, Petunjuk Pelaksanaan, Instruksi Kerja,
Catatan Mutu, Petunjuk Teknis Pelaksanaan Pekerjaan,
Standard Teknis Pekerjaan dan Material, Daftar Simak
Pemeriksaan, serta Daftar Simak Pengujian.
46. Rekaman:
Dokumen yang menyatakan hasil yang dicapai atau memberi
bukti pelaksanaan.
47. Bukti Objektif:
Data pendukung keberadaan atau kebenaran sesuatu.
48. Inspeksi:
Evaluasi kesesuaian melalui pengamatan dan penetapan, jika
perlu dengan pengukuran, pengujian atau pembandingan.
49. Uji:
Penentuan satu atau lebih karakteristik sesuai dengan prosedur.
50. Verifikasi:
Konfirmasi, melalui penyediaan bukti objektif, bahwa persyaratan
yang ditentukan telah dipenuhi.
51. Validasi:
Konfirmasi, melalui penyediaan bukti objektif, bahwa persyaratan
bagi pemakaian atau aplikasi dimaksud telah dipenuhi.
7
52. Tinjauan:
Kegiatan yang dilakukan untuk memenuhi kesesuaian,
kecukupan dan keefektifan masalah yang dibahas untuk
mencapai sasaran yang ditetapkan.
53. Audit:
Proses sistematis, mandiri dan terdokumentasi untuk
memperoleh bukti audit dan mengevaluasinya secara obyektif
untuk menentukan sejauh mana kriteria audit telah terpenuhi.
54. Program Audit:
Gabungan dari satu atau lebih audit yang direncanakan untuk
kerangka waktu tertentu dan diarahkan ke sasaran tertentu.
55. Auditee:
Orang/organisasi yang diaudit
56. Auditor:
Orang yang berkompeten melakukan audit.
57. Tim Audit:
Seorang auditor atau lebih yang melakukan audit.
58. Temuan Audit:
Hasil evaluasi bukti audit yang terkumpulkan terhadap kriteria
audit.
59. Kesimpulan Audit:
Hasil audit oleh tim audit setelah mempertimbangkan sasaran
audit dan semua temuan audit.
60. Kompetensi:
Kemampuan yang diperagakan untuk menerapkan pengetahuan
dan keterampilan
8
BAB III
ACUAN NORMATIF
2. ACUAN NORMATIF
9
BAB IV
SISTEM MANAJEMEN MUTU
3. SIST MANAJEMEN MUTU
Seluruh Unit Kerja/Satuan Kerja/Unit Pelaksana Kegiatan di lingkungan
Departemen Pekerjaan Umum wajib melaksanakan SMM dengan cara
mendokumentasikan, menerapkan secara efektif dan memelihara
secara konsisten sesuai dengan tugas pokok dan fungsi masing-
masing Unit Kerja/Satuan Kerja/Unit Pelaksana Kegiatan, serta secara
terus-menerus meningkatkan keefektifannya, termasuk Penyedia Jasa
yang terikat kontrak pekerjaan konstruksi maupun non-konstruksi wajib
melaksanakan SMM tersebut.
Dalam menerapkan SMM, persyaratan-persyaratan yang harus
dipenuhi adalah sebagai berikut:
10
4.2. DOKUMEN SISTEM MANAJEMEN MUTU (SMM)
Dokumen-dokumen yang digunakan dalam penerapan SMM, yaitu:
1. Kebijakan Mutu
2. SMM Departemen Pekerjaan Umum
3. Manual Mutu
4. Sasaran Mutu
5. Prosedur Mutu
6. Dokumen lainnya antara lain Petunjuk Pelaksanaan, Instruksi Kerja
yang menyangkut penyelenggaraan kegiatan di lingkungan
Departemen Pekerjaan Umum
7. Rekaman
11
1. memuat ketentuan-ketentuan SMM yang secara strategis wajib
dipenuhi dan dilaksanakan oleh semua Unit Kerja/Unit Pelaksana
Kegiatan secara konsisten di lingkungan Departemen Umum
dengan memenuhi persyaratan dan peraturan perundang-
undangan yang berlaku..
2. ditetapkan dalam rangka penerapan SMM yang terdokumentasi dan
terintegrasi, agar mudah dilaksanakan oleh semua pihak terkait.
3. mengacu pada persyaratan-persyaratan standar nasional SNI 19-
9001:2000 sebagai adopsi pendekatan proses pada saat
mengembangkan, menerapkan dan memperbaiki keefektifan SMM
untuk meningkatkan kepuasan pelanggan;
4. bersifat umum agar dapat dijadikan landasan penerapan SMM di
berbagai kegiatan Unit Kerja/Satuan Kerja/Unit Pelaksana Kegiatan
di lingkungan Departemen Pekerjaan Umum;
5. keselarasan penerapan SMM dengan Unit Kerja/Satuan Kerja/Unit
Pelaksana Kegiatan yang sudah bersertifikat SNI 19-9001:2001.
12
7. Manual Mutu sekurang-kurangnya mencakup:
a) Lingkup penerapan SMM;
b) Sasaran Mutu Unit Kerja Eselon I;
c) Struktur organisasi, termasuk uraian tugas, tanggung jawab
dan wewenang;
d) Bagan alir interaksi antar proses (beserta penjelasannya) dalam
rangka penjaminan mutu kegiatan di lingkungan Unit Kerja
Eselon I;
e) Daftar dokumentasi SMM yang digunakan di Unit Kerja Eselon I;
f) Pengaturan penerapan SMM di Unit Kerja sebagaimana
persyaratan dalam Peraturan Menteri tentang SMM
Departemen Pekerjaan Umum ini.
13
a) Halaman Muka, berisi:
(1) Judul dan nomor Identifikasi Prosedur Mutu;
(2) Status pengesahan dan status perubahan;
(3) Kolom Pengesahan (Tanda tangan penyusun, pemeriksa
dan pengesahan).
b) Riwayat perubahan;
c) Maksud dan Tujuan Prosedur Mutu;
d) Ruang lingkup penerapan;
e) Referensi atau acuan yang digunakan;
f) Definisi (penjelasan istilah-istilah) apabila diperlukan;
g) Tahapan proses atau kegiatan (dapat menggunakan bagan alir
apabila diperlukan);
h) Ketentuan Umum (penjelasan tentang persyaratan-persyaratan
yang harus dipenuhi di dalam melaksanakan proses atau
kegiatan);
i) Tanggung jawab dan Wewenang;
j) Kondisi Khusus (penyimpangan pelaksanaan proses atau
kegiatan yang diizinkan, apabila ada);
k) Rekaman/ Bukti Kerja (yang ditetapkan dalam Prosedur Mutu);
l) Lampiran berupa contoh format Rekaman/Bukti Kerja yang
ditentukan dalam Prosedur Mutu (bila diperlukan).
14
1. Dokumen-dokumen yang digunakan sebagai acuan Unit Kerja/Unit
Pelaksana Kegiatan untuk melaksanakan proses-proses kegiatan
sesuai dengan tugas dan fungsinya dalam penerapan SMM,
diantaranya Norma, Standar, prosedur dan Manual yang diperlukan
oleh tiap-tiap Unit Kerja (Eselon I sampai dengan Eselon III dan
seterusnya), berikut Unit Pelaksana Kegiatan;
2. Dokumen-dokumen standar nasional, standar internasional, buku
literatur dan peraturan perundang-undangan yang berasal dari
eksternal Unit Kerja/Unit Pelaksana Kegiatan;
3. Dokumen yang diterbitkan secara internal Unit Kerja/Unit
Pelaksana Kegiatan dapat berbentuk Petunjuk Pelaksanaan atau
Instruksi Kerja yang disusun oleh pejabat yang terkait dengan
tugas dan fungsinya atau personil yang memiliki kompetensi pada
substansi terkait bagi keperluan spesifik penerapan SMM di
masing-masing Unit Kerja/Unit Pelaksanaan Kegiatan.
15
c. Maksud dan Tujuan Petunjuk Pelaksanaan;
d. Ruang lingkup penerapan;
e. Referensi atau acuan yang digunakan;
f. Definisi (penjelasan istilah-istilah) apabila diperlukan;
g. Tahapan proses atau kegiatan (dapat menggunakan
bagan alir apabila diperlukan);
h. Ketentuan Umum (penjelasan tentang persyaratan-
persyaratan yang harus dipenuhi di dalam
melaksanakan proses atau kegiatan);
i. Tanggung jawab dan Wewenang;
j. Kondisi Khusus (penyimpangan pelaksanaan proses
atau kegiatan yang diizinkan, apabila ada);
k. Rekaman/Bukti Kerja (yang menjadi persyaratan dalam
penerapan Petunjuk Pelaksanaan);
l. Lampiran berupa contoh format Rekaman/Bukti Kerja yang
ditentukan dalam Petunjuk Pelaksanaan (bila diperlukan).
4. Dokumen-dokumen berupa SOP yang sudah ada dan masih
berlaku diperlakukan sebagai petunjuk pelaksanaan.
16
b.
Riwayat perubahan;
c.
Maksud dan Tujuan Instruksi Kerja;
d.
Ruang lingkup penerapan;
e.
Referensi atau acuan yang digunakan;
f.
Tahapan proses atau kegiatan (dapat menggunakan
bagan alir apabila diperlukan);
g. Rekaman/Bukti Kerja (yang menjadi persyaratan dalam
penerapan Instruksi Kerja);
h. Lampiran berupa contoh format Rekaman/Bukti Kerja
yang ditentukan dalam Instruksi Kerja (bila diperlukan).
4. Dokumen-dokumen berupa Petunjuk teknis yang sudah ada dan
masih berlaku diperlakukan sebagai instruksi kerja.
17
e) Dokumen harus dapat dengan jelas dibaca dan mudah di
identifikasi, termasuk dokumen yang digunakan pada kegiatan
pelaksanaan;
f) Dokumen yang berasal dari luar lingkungan Unit Kerja harus
dikendalikan;
g) Dokumen yang sudah tidak berlaku atau kadaluarsa tidak boleh
digunakan dan harus dimusnahkan. Apabila dokumen lama
masih diperlukan untuk referensi, maka dokumen tersebut
harus diberi identifikasi yang jelas dan tidak boleh digunakan.
3. Pengendalian Dokumen harus dilakukan di setiap Unit Kerja
(Eselon I sampai dengan Eselon III dan Unit Pelaksana Kegiatan);
4. Petugas pengendali dokumen diatur dalam Bab V, butir 5.2 huruf b.
18
BAB V
TANGGUNG JAWAB MANAJEMEN
5.
19
Pengelola SMM terdiri dari sebagai berikut:
1. Penjamin Mutu
Penjamin Mutu terdiri dari seorang Pejabat Wakil Manajemen dan
seorang Petugas Pengendali Dokumen harus ditunjuk dan
ditetapkan di tingkat Departemen, Eselon I dan Eselon II (kecuali
yang telah diatur oleh ketentuan lain yang mengikat), kecuali untuk
Tingkat Departemen hanya ada Wakil Manajemen.
Pada Unit Kerja Eselon III yang bertanggungjawab langsung
kepada Eselon I-nya, Penjamin Mutu ditunjuk oleh Pimpinan
Puncak Unit Kerja yang bersangkutan.
a) Wakil Manajemen:
1) Wakil Manajemen disetiap level tingkatan Unit Kerja harus
ditetapkan dengan ketentuan sebagai berikut:
(a) Wakil Manajemen Tingkat Departemen adalah
Sekretaris Jenderal Departemen Pekerjaan Umum;
(b) Wakil Manajemen Eselon I ditunjuk dan ditetapkan
oleh Pimpinan Puncak Unit Kerja Eselon I;
(c) Wakil Manajemen Eselon II, ditunjuk dan ditetapkan
oleh Pimpinan Puncak Unit Kerja Eselon II;
(d) Pada Unit Kerja Eselon III yang bertanggungjawab
langsung kepada Eselon I-nya, Wakil Manajemen
ditunjuk oleh Pimpinan puncak Unit Kerja yang
bersangkutan.
2) Tugas, tanggung jawab dan wewenang Wakil Manajemen
tingkat Departemen:
(a) Membina penyelenggaraan SMM Departemen
Pekerjaan Umum;
(b) Melakukan koordinasi dengan Wakil Manajemen
Eselon I dalam merumuskan Kebijakan penerapan
SMM Departemen Pekerjaan Umum;
(c) Mengevaluasi pencapaian Sasaran Mutu tingkat
Departemen;
(d) Melaporkan Kinerja Penerapan SMM Departemen
Pekerjaan Umum kepada Menteri.
20
3) Tugas, tanggung jawab dan wewenang Wakil Manajemen
Eselon I, II dan III (yang bertanggungjawab langsung
kepada Eselon I-nya):
(a) Memastikan proses untuk SMM telah ditetapkan,
diterapkan, dimonitor, dievaluasi dan kaji ulang agar
tetap sesuai;
(b) Melaporkan kinerja dan kebutuhan apapun untuk
peningkatan SMM kepada Pimpinan puncak di setiap
Unit Kerja;
(c) Memastikan promosi kesadaran mutu dan penerapan
SMM di masing-masing Unit Kerja;
(d) Bersama Unit Pengelola Audit Internal SMM menyusun
program dan melaksanakan Audit Internal SMM.
b) Pengendali Dokumen:
1) Petugas pengendali dokumen di masing-masing Unit Kerja
ditetapkan oleh Pimpinan Puncak (Eselon I sampai dengan
Eselon III), kecuali yang telah diatur oleh ketentuan lain
yang mengikat, dan bilamana diperlukan Petugas
Pengendali Dokumen dapat ditetapkan oleh Kepala Unit
Pelaksana Kegiatan;
2) Tugas, tanggung jawab dan wewenang Pengendali
Dokumen:
(a) Memastikan proses pengesahan Dokumen SMM
sebelum diterbitkan;
(b) Memastikan dan mengidentifikasi perubahan dan
status dokumen SMM;
(c) Mengelola penyimpanan Dokumen SMM;
(d) Mengelola Bukti Kerja/Rekaman yang terkait dengan
pengendalian SMM;
(e) Menjamin pendistribusian Dokumen SMM kepada
pihak yang terkait dengan persetujuan Wakil
Manajemen.
21
a) Pejabat Pengelola Audit Internal SMM pada tingkat Unit Kerja
ditetapkan oleh Pimpinan Puncak masing-masing Unit Kerja
sesuai kebutuhan, dengan memperhatikan kompetensi yang
bersangkutan.
b) Tugas, tanggungjawab dan wewenang Pengelola Audit Internal
SMM :
1) Bersama Wakil Manajemen menyusun Program Audit;
2) Sebagai koordinator para Auditor Internal SMM di Unit
Kerja/Unit Pelaksana Kegiatan yang bersangkutan;
3) Memastikan pelaksanaan Audit Internal SMM;
4) Melakukan verifikasi perbaikan temuan Audit Internal SMM
5) Melaporkan hasil Audit Internal SMM kepada Pimpinan
Puncak melalui Wakil Manajemen;
6) Mengevaluasi efektifitas pelaksanaan Audit Internal SMM
beserta kinerja Auditor.
22
Manajemen ini harus mencakup peluang untuk peningkatan dan
kebutuhan perubahan (apabila ada) pada SMM termasuk Kebijakan
Mutu dan Sasaran Mutu;
1. Kaji Ulang Manajemen harus dilakukan secara berkala sekurang-
kurangnya 1 (satu) kali dalam 1 tahun untuk tingkat Departemen
dan sekurang-kurangnya 1 (satu) kali dalam 6 (enam) bulan untuk
Eselon I, Eselon II dan Eselon III (yang bertanggungjawab
langsung kepada Eselon I-nya);
2. Kaji Ulang Manajemen dapat diselenggarakan bersamaan dengan
rapat koordinasi lainnya;
3. Kaji Ulang Manajemen harus mengagendakan acara sebagai
berikut:
a) Laporan tindak lanjut Kaji Ulang Manajemen sebelumnya;
b) Laporan Audit Internal SMM;
c) Masukkan/umpan balik pelanggan;
d) Laporan kinerja proses dan pencapaian hasil pekerjaan;
e) Status tindakan pencegahan dan tindakan koreksi;
f) Perubahan yang dapat mempengaruhi SMM;
g) Saran-saran untuk peningkatan SMM.
4. Setiap pelaksanaan Kaji Ulang Manajemen wajib dibuat Risalah
Kaji Ulang Manajemen mencakup keputusan dan tindakan yang
diperlukan untuk:
a) Perbaikan pada keefektifan SMM dan prosesnya;
b) Perbaikan dan peningkatan kinerja dan hasil kerja;
c) Penyediaan Sumber Daya sebagai pendukung penerapan
SMM.
5. Bentuk Risalah Kaji Ulang Manajemen agar efektif digunakan
dalam pembahasan Kaji Ulang Manajemen wajib menjelaskan
ketentuan tentang:
a) Uraian permasalahan yang harus ditindaklanjuti;
b) Rencana Tindak lanjut dari permasalahan yang ditindaklanjuti;
c) Penanggung jawab pelaksanaan tindak lanjut;
d) Target waktu penyelesaian pelaksanaan tindak lanjut.
23
BAB VI
PENGELOLAAN SUMBER DAYA
24
5. Memastikan bahwa personilnya sadar akan tugas dan tanggung
jawabnya adalah penting untuk menunjang tercapainya Sasaran
Mutu.
6. Memelihara Rekaman/Bukti Kerja yang berkaitan dengan
kompetensi sumber daya manusia, seperti riwayat pendidikan,
pelatihan, dan keterampilan yang bersangkutan.
7. Mengevaluasi kinerja personil yang terlibat dalam proses yang
berkaitan dengan mutu kegiatan.
25
BAB VII
PENYELENGGARAAN KEGIATAN
8. PENYELENGGARAAN KEGIATAN
Ketentuan-ketentuan yang harus diperhatikan dalam penerapan SMM
pada pelaksanaan kegiatan, sekurang-kurangnya mencakup :
26
b) Atasan Langsung masing-masing Eselon bertanggung jawab
atas pengesahan dan pemantauan pelaksanaan RMU;
c) Pimpinan Puncak Unit Kerja bertanggung jawab melakukan
sosialisasi RMU kepada seluruh jajarannya;
d) Pimpinan Puncak Unit Kerja harus menjamin bahwa RMU yang
telah ditetapkan dilaksanakan dengan sebaik-baiknya.
3. Apabila di dalam masa pelaksanaan Program Tahunan terjadi
perubahan-perubahan maka RMU harus disesuaikan kembali
dengan perubahan tersebut dan dilakukan persetujuan ulang.
4. RMU digunakan sebagai panduan pelaksanaan, pemantauan dan
peninjauan terhadap pelaksanaan program tahunan.
27
j) Jadwal Personil yaitu menguraikan perencanaan tugas
personil, tenaga ahli dan staff pendukung (termasuk tenaga
outsourcing/dari luar) dalam setiap kegiatan sesuai dengan
kompetensi yang dipersyaratkan
k) Rencana terhadap metoda verifikasi, validasi, monitoring,
evaluasi, inspeksi dan pengujian yang diperlukan beserta
kriteria penerimaannya;
l) Daftar Kriteria Penerimaan yaitu menguraikan ketentuan-
ketentuan dari setiap tahapan proses dan hasil pekerjaan
sesuai dengan persyaratan (KAK, spesifikasi teknis, standar
atau peraturan perundang-undangan).
m) Daftar dokumen SMM dalam rangka mencapai kesesuaian
mutu yang dipersyaratkan;
n) Daftar Induk Rekaman (bukti kerja) untuk membuktikan bahwa
pelaksanaan kegiatan telah memenuhi persyaratan mutu yang
telah ditetapkan;
2. Penanggung Jawab RMP:
a) Kepala Satuan Kerja/SNVT/ SKS/PPK bertanggung jawab
untuk untuk menjamin mutu tahapan proses dan hasil
pekerjaan sesuai dengan tugas dan fungsinya;
b) Atasan Langsung dari Kepala Satuan Kerja/SNVT/SKS/PPK
bertanggung jawab atas pengesahan pelaksanaan RMP dan
digunakan sebagai dokumen monitoring kegiatan;
c) Kepala Satuan Kerja/SNVT/SKS/PPK bertanggung jawab untuk
melakukan sosialisasi kepada seluruh jajaran satuan kerjanya;
d) Kepala Satuan Kerja/SNVT/SKS/PPK harus menjamin bahwa
RMP yang telah ditetapkan dilaksanakan.
3. Apabila di dalam masa pelaksanaan kegiatan terjadi perubahan atau
pekerjaan tambah kurang maka RMP harus disesuaikan kembali
dengan perubahan tersebut dan dilakukan persetujuan ulang;
4. RMP digunakan sebagai panduan pelaksanaan, monitoring dan
peninjauan terhadap pelaksanaan kegiatan terhadap ketentuan-
ketentuan dan persyaratan yang telah ditetapkan dalam
perencanaan program.
28
7.1.3. Rencana Mutu Kontrak (RMK)
1. Isi Rencana Mutu Kontrak (RMK):
a) Informasi Kegiatan yaitu menguraikan penjelasan mengenai
nama paket kegiatan, kode dan nomor kontrak, sumber dana,
lokasi, lingkup pekerjaan, waktu pelaksanaan dan penanggung
jawab Penyedia Barang/Jasa;
b) Sasaran Mutu yang menguraikan target pencapaian mutu yang
terukur sesuai dengan KAK/RKS;
c) Struktur Organisasi yang berkaitan dengan pengawasan
pelaksanaan pekerjaan dari pihak Organisasi Unit Pelaksana
Kegiatan (SNVT/SKS/PPK) berikut organisasi konsultan
pengawas pekerjaan (bila ada pada pekerjaan konstruksi) yaitu
bagan struktur organisasi yang menjelaskan keterkaitan pihak-
pihak dalam pelaksanaan kegiatan;
d) Struktur Organisasi Penyedia Barang/Jasa yaitu bagan struktur
organisasi penanggung jawab pelaksanaan pekerjaan kontrak;
e) Tugas, tanggungjawab dan wewenang yaitu uraian tugas,
tanggungjawab dan wewenang masing-masing kedudukan
yang ada dalam struktur organisasi seperti dalam butir d);
f) Bagan alir pelaksanaan Kegiatan yaitu menguraikan urutan
proses kegiatan dari tahap persiapan sampai dengan tahap
penyerahan akhir kegiatan, termasuk kegiatan verifikasi,
validasi, monitoring, evaluasi, inspeksi dan pengujian (sesuai
keperluannya);
g) Jadwal pelaksanaan kegiatan yaitu menguraikan tahapan
pelaksanaan sesuai dengan perencanaan waktu, termasuk
perencanaan bobot pekerjaan;
h) Jadwal Peralatan yaitu menguraikan perencanaan penggunaan
peralatan yang diperlukan dalam setiap tahapan kegiatan;
i) Jadwal Material yaitu menguraikan perencanaan penggunaan
bahan/material yang diperlukan dalam setiap tahapan kegiatan;
j) Jadwal Personil yaitu menguraikan perencanaan personil,
tenaga ahli dan staff pendukung dalam setiap kegiatan sesuai
dengan kompetensi yang dipersyaratkan;
k) Jadwal Arus Kas yaitu menguraikan perencanaan penerimaan
dan pengeluaran Kas (keuangan) sesuai dengan nilai kontrak;
l) Rencana terhadap metoda verifikasi, validasi, monitoring,
evaluasi, inspeksi dan pengujian yang diperlukan beserta
kriteria penerimaannya;
29
m) Daftar Kriteria Penerimaan yaitu menguraikan ketentuan-
ketentuan dari setiap tahapan proses dan hasil pekerjaan
sesuai dengan persyaratan (KAK, spesifikasi teknis, standar
atau peraturan perundang-undangan).
n) Daftar Induk Dokumen yaitu daftar dokumen (internal dan
eksternal) yang diperlukan dalam proses pelaksanaan kegiatan
berupa Standar Kerja, Prosedur Kerja, Instruksi Kerja dan
peraturan perundang-undangan yang berlaku dalam rangka
mencapai kesesuaian mutu yang dipersyaratkan;
o) Daftar Induk Rekaman/Bukti Kerja yaitu daftar rekaman/bukti
kerja sebagai bukti bahwa proses/kegiatan telah dilaksanakan;
2. Penanggung Jawab RMK:
a) Penyedia Barang/Jasa bertanggung jawab untuk menyusun
RMK;
b) Penyedia Barang/Jasa wajib melakukan presentasi RMK
kepada Kepala Pelaksana Kegiatan (SNVT/SKS/PPK) sebelum
pelaksanaan pekerjaan, untuk mendapatkan persetujuan
rencana mutu tahapan proses dan hasil pekerjaan yang telah
dipersyaratkan;
c) Penyedia Barang/Jasa bertanggung jawab untuk
mensosialisasikan RMK kepada seluruh tenaga ahli dan staff
yang terlibat di dalam kegiatan penyedia barang/jasa dan
memastikan bahwa seluruh tenaga ahli dan staff memahami
kebutuhan untuk mencapai mutu yang dipersyaratkan;
d) Penyedia Barang/Jasa harus menjamin bahwa RMK yang telah
disetujui dilaksanakan sesuai dengan ketentuannya.
3. Apabila di dalam masa pelaksanaan kontrak terjadi perubahan atau
pekerjaan tambah kurang maka RMK harus disesuaikan kembali
dengan perubahan tersebut dan dilakukan persetujuan ulang;
4. RMK digunakan untuk menjamin bahwa spesifikasi teknis yang
melekat pada kontrak antara Penyedia Barang/Jasa dengan
Departemen Pekerjaan Umum yang diwakili oleh Unit Pelaksana
Kegiatan dipenuhi sebagaimana mestinya.
30
7.2. PROSES YANG BERKAITAN DENGAN PELANGGAN
7.2.1. Penetapan Persyaratan Yang Berkaitan Dengan Hasil
Kegiatan.
Unit Kerja/Unit Pelaksana Kegiatan harus menetapkan:
1. Persyaratan yang ditentukan dalam perencanaan program setiap
kegiatan, termasuk didalamnya persyaratan untuk penyerahan
maupun pasca penyerahan;
2. Menetapkan persyaratan lain yang diperlukan, namun belum
termasuk dalam persyaratan yang tidak dinyatakan;
3. Persyaratan yang terkait dengan undang-undang, peraturan
pemerintah, peraturan presiden, peraturan menteri, peraturan
daerah, persyaratan teknis dan persyaratan administrasi lainnya;
4. Persyaratan tambahan lainnya yang ditetapkan oleh masing-
masing Unit Kerja/Unit Pelaksana Kegiatan.
31
1. Informasi Program dan Kegiatan;
2. Proses kegiatan yang memungkinkan akan mengganggu aktivitas
masyarakat;
3. Proses kegiatan yang ditangani;
4. Laporan hasil kegiatan yang telah selesai;
5. Umpan balik dari pihak yang berkepentingan, termasuk keluhan
terhadap hasil kegiatan;
6. Penanganan kegiatan, kontrak dan perubahannya.
32
4. Teridentifikasinya calon peserta;
5. Dilakukannya evaluasi terhadap pelaksanaan sosialisasi/pelatihan/
bimbingan teknis;
6. Pelaporan hasil kegiatan sosialisasi/pelatihan/bimbingan teknis;
7. Dilakukannya evaluasi terhadap hasil sosialisasi/pelatihan/
bimbingan teknis.
Rekaman/Bukti Kerja pelaksanaan kegiatan sosialisasi/pelatihan/
bimbingan teknis harus disimpan dan dipelihara sebagaimana diatur
dalam butir 4.4 tentang Pengendalian Rekaman/Bukti Kerja.
7.5. PENGADAAN
Yang dimaksud dengan pengadaan adalah segala kegiatan pengadaan
sumber daya yang diperlukan dalam melaksanakan setiap kegiatan
yang dilakukan oleh Unit Kerja/Unit Pelaksana Kegiatan di lingkungan
Departemen Pekerjaan Umum .
Proses pelaksanaan kegiatan pengadaan dalam penerapan SMM
mengacu kepada peraturan dan ketentuan yang ditetapkan oleh
Departemen Pekerjaan Umum.
Kegiatan Pengadaan sekurang-kurangnya mencakup:
1. Tersedianya informasi kebutuhan Sumber Daya;
2. Proses pengadaan;
3. Verifikasi terhadap Sumber Daya yang diterima.
Rekaman/Bukti Kerja pelaksanaan kegiatan pengadaan harus dikelola
dan dipelihara sebagaimana diatur dalam butir 4.4 tentang
Pengendalian Rekaman/Bukti Kerja
33
2. Memenuhi Persyaratan:
a) Ketersediaan informasi yang menggambarkan karakteristik
kegiatan;
b) Ketersediaan dokumen (internal dan eksternal);
c) Ketersediaan sumber daya yang diperlukan dalam proses;
d) Ketersediaan dan penggunaan peralatan monitoring dan
pengukuran;
e) Mekanisme monitoring dan pengukuran pelaksanaan pekerjaan
serta mekanisme proses penyerahan dan pasca penyerahan
hasil pekerjaan.
34
Rekaman/Bukti Kerja pelaksanaan kegiatan Identifikasi dan mampu
telusur harus dikelola dan dipelihara sebagaimana diatur dalam butir
4.4 tentang Pengendalian Rekaman/Bukti Kerja.
35
2. Unit Kerja/Unit Pelaksana harus menetapkan metode dan proses
monitoring dan pengukuran;
3. Pengendalian peralatan monitoring dan pengukuran minimal
mencakup:
a) Kalibrasi/verifikasi/validasi secara berkala atau sebelum
digunakan, terhadap suatu standar pengukuran internasional
atau nasional. Apabila tidak tersedia standar yang sesuai,
maka dasar penggunaan verifikasi, kalibrasi atau validasi harus
dicatat;
b) Pengendalian pemakaian peralatan monitoring dan pengukuran
untuk menghasilkan pengukuran yang akurat.
4. Kegiatan pengendalian peralatan monitoring dan pengukuran
minimal mencakup:
a) Penyusunan daftar peralatan monitoring dan pengukuran yang
digunakan dalam pelaksanaan pekerjaan;
b) Catatan kalibrasi / verifikasi / validasi peralatan monitoring dan
pengukuran;
c) Instruksi kerja penggunaan peralatan monitoring dan
pengukuran (bila diperlukan);
d) Instruksi kerja kalibrasi dan verifikasi (bila diperlukan).
Rekaman/Bukti Kerja hasil kalibrasi, verifikasi dan validasi harus
dikelola dan dipelihara sebagaimana diatur dalam butir 4.4 tentang
Pengendalian Rekaman/Bukti Kerja.
36
BAB VIII
PENGUKURAN, ANALISIS DAN PERBAIKAN
37
Rekaman/Bukti Kerja pelaksanaan Pengukuran Kepuasan Pelanggan
harus dikelola dan dipelihara sebagaimana diatur dalam butir 4.4
tentang Pengendalian Rekaman/Bukti Kerja.
38
6. Prosedur Mutu Audit Internal SMM minimal mencakup:
a) Penanggung jawab pelaksanaan Audit Internal SMM di tingkat
Unit Kerja Eselon I sampai dengan Eselon III;
b) Daftar distribusi Prosedur Mutu Audit Internal SMM;
c) Tujuan Audit Internal SMM;
d) Ruang lingkup pelaksanaan Audit Internal SMM;
e) Kriteria dan persyaratan bagi Pejabat Tim Audit Internal SMM:
1). Penunjukan Auditor dan pelaksanaan Audit Internal SMM
harus dapat memastikan obyektivitas proses audit itu
sendiri;
2). Auditor tidak boleh mengaudit pekerjaannya sendiri.
f) Acuan berupa peraturan perundang-undangan, serta standar
teknis yang digunakan dalam pelaksanaan Audit Internal SMM;
g) Proses perencanaan Audit Internal SMM;
h) Proses pelaksanaan Audit Internal SMM (termasuk metoda
serta periode/waktu pelaksanaan);
i) Petunjuk pembuatan laporan hasil audit;
j) Prosedur bagi Pimpinan Unit Kerja yang bertanggung jawab
atas pekerjaan yang sedang diaudit dalam rangka memastikan,
bahwa tindakan untuk menghilangkan ketidak sesuaian yang
terjadi dan penyebabnya dilakukan sesuai dengan waktunya.
k) Kegiatan tindak lanjut harus mencakup verifikasi atas tindakan
yang telah dilaksanakan dan pelaporan hasilnya.
l) Rekaman/Bukti Kerja yang terkait dengan Audit Internal SMM
minimal mencakup:
1) Jadwal pelaksanaan Audit Internal SMM;
2) Nama ketua dan anggota auditor;
3) Unit dan lokasi yang akan diaudit;
4) Lingkup pekerjaan yang akan diaudit;
5) Daftar pertanyaan atau daftar simak untuk pelaksanaan
audit;
6) Catatan hasil pelaksanaan audit, termasuk bukti
pelaksanaan audit (berita acara) dan catatan temuan hasil
audit; Dokumentasi pendukung lainnya, diantaranya: surat
perintah audit, pemberitahuan kepada Auditee, dan rencana
kerja masing-masing tim.
39
Rekaman/Bukti Kerja pelaksanaan kegiatan Audit Internal SMM harus
dikelola dan dipelihara sebagaimana diatur dalam butir 4.4 tentang
Pengendalian Rekaman/Bukti Kerja
40
1. Penanggung jawab pada setiap kegiatan harus memastikan,
bahwa hasil dari setiap tahapan kegiatan yang tidak memenuhi
persyaratan diidentifikasi dan dikendalikan untuk mencegah
penggunaan atau pengiriman yang tidak sesuai pada tahapan
selanjutnya;
2. Pelaksanaan pengendalian hasil kegiatan tidak sesuai harus diatur
dalam Prosedur Pengendalian Hasil Pekerjaan Tidak Sesuai yang
merupakan bagian dari Prosedur Mutu yang diterbitkan oleh Unit
Kerja Eselon I;
3. Prosedur Hasil Pekerjaan Tidak Sesuai minimal harus mencakup:
a) Penetapan Personil yang kompeten dan memiliki kewenangan
untuk menetapkan ketidaksesuaian hasil pekerjaan untuk
setiap tahapan;
b) Mekanisme penanganan hasil kegiatan tidak sesuai termasuk
tata cara pelepasan hasil kegiatan tidak sesuai;
c) Mekanisme verifikasi ulang untuk menunjukkan kesesuaian
dengan persyaratan.
4. Pengendalian Hasil Pekerjaan Tidak Sesuai harus dilaksanakan
dengan mengesahkan penggunaan dan penerimaannya
berdasarkan konsesi oleh pengguna atau pemanfaatan hasil
pekerjaan;
5. Rekaman/Bukti Kerja pelaksanaan kegiatan Pengendalian Hasil
Pekerjaan Yang Tidak Sesuai harus dikelola dan dipelihara
sebagaimana diatur dalam butir 4.4 tentang Pengendalian
Rekaman/Bukti Kerja.
41
4. Hasil analisis data harus memberikan informasi yang berkaitan
dengan:
a) Kepuasan pengguna/pengelola dan/atau penerima manfaat
hasil pekerjaan;
b) Kesesuaian terhadap persyaratan hasil pekerjaan;
c) Karakteristik dan kecenderungan dari proses-proses kegiatan
termasuk peluang untuk tindakan pencegahan;
d) Kinerja para penyedia barang/jasa.
8.5. PERBAIKAN
8.5.1. Perbaikan Berkelanjutan
Seluruh Unit Kerja/Unit Pelaksana Kegiatan di lingkungan Departemen
Pekerjaan Umum harus secara terus-menerus meningkatkan SMM
melalui penyelenggaraan Audit Internal SMM, Analisis Data, Tindakan
Korektif dan Tindakan Pencegahan serta Kaji Ulang Manajemen
42
Rekaman/Bukti Kerja pelaksanaan kegiatan Tindakan Korektif harus
dikelola dan dipelihara sebagaimana diatur dalam butir 4.4 tentang
Pengendalian Rekaman/Bukti Kerja
8.5.3. Tindakan Pencegahan
Tindakan pencegahan ditetapkan dalam upaya meminimalkan potensi
ketidaksesuaian yang akan terjadi termasuk penyebabnya. Tindakan
pencegahan harus memperhitungkan dampak potensialnya.
Hal-hal yang harus dilakukan sebagai berikut:
1. Pelaksanaan Tindakan Pencegahan harus diatur dalam Prosedur
Tindakan Pencegahan yang merupakan bagian dari Prosedur Mutu
yang diterbitkan oleh Unit Kerja Eselon I;
2. Prosedur Tindakan Pencegahan minimal harus mencakup
kegiatan-kegiatan:
a) Menguraikan dan mengidentifikasi potensi ketidaksesuaian;
b) Merencanakan kebutuhan tindakan untuk mencegah terjadinya
ketidaksesuaian dan jadwal pelaksanaan tindakan pencegahan;
c) Menetapkan petugas pelaksana tindakan pencegahan;
d) Mencatat hasil dari tindakan yang dilakukan;
e) Melakukan Verifikasi tindakan pencegahan yang telah
dilaksanakan.
Rekaman/Bukti Kerja pelaksanaan kegiatan Tindakan Pencegahan
harus dikelola dan dipelihara sebagaimana diatur dalam butir 4.4
tentang Pengendalian Rekaman/Bukti Kerja.
43
BAB IX
PENUTUP
9. PENUTUP
1. Penerapan SMM ini dapat dilaksanakan secara bertahap,
sistematis, dan terencana dalam suatu program penerapan SMM
yang memiliki target dan kerangka waktu yang jelas ditetapkan oleh
masing-masing Unit Kerja Eselon I dan dilaporkan kepada Menteri
Pekerjaan Umum.
2. Semua Unit Kerja harus melaksanakan penerapan SMM paling
lama 2 (dua) tahun sejak peraturan ini ditetapkan.
3. Bagi Unit Kerja yang sudah menerapkan SMM sebelum diterbitkan
Peraturan Menteri ini segera melakukan penyesuaian dengan
Norma SMM ini.
4. Hal-hal yang belum diatur menyangkut penerapan SMM dalam
Peraturan Menteri ini akan diatur secara detail lebih lanjut dalam
Manual Mutu, Prosedur Mutu, Petunjuk Pelaksanaan, Instruksi
Kerja, Keputusan Peraturan lainnya sesuai dengan ruang
lingkupnya.
5. Setiap Unit Kerja Eselon I wajib mensosialisasikan Peraturan
Menteri ini kepada seluruh jajarannya dan dapat melakukan
koordinasi dengan Wakil Manajemen tingkat Departemen.
Ditetapkan di Jakarta
pada tanggal 16 Maret 2009
DJOKO KIRMANTO
44
LAMPIRAN - 2
CONTOH
PENGESAHAN
TANDA
NAMA & JABATAN
TANGAN
Konseptor Pejabat Eselon II
Diperiksa oleh Wakil Manajemen Unit Kerja Eselon I
Disahkan oleh Pejabat Eselon I
A SL I
Tanggal
Distribusi Ke :
No. Urut Nama Unit Kerja No. Urut Nama Unit Kerja
1 5
2 6
3 7
4 8
Catatan : Format ini sebagai contoh dan penjelasan Bab 7 Penyelenggaraan kegiatan
butir 7.1.1 tentang Rencana Mutu Unit Kerja (RMU).
45
DEPARTEMEN PEKERJAAN UMUM
SEJARAH DOKUMEN
46
DEPARTEMEN PEKERJAAN UMUM
1. PENDAHULUAN
Rencana Mutu Unit (RMU) disusun dalam rangka
memberikan arahan penyelenggaraan program rencana kerja
pembangunan jangka panjang, rencana kerja pembangunan
jangka menengah, dan rencana kerja pembangunan tahunan
yang mengacu kepada rencana strategi (RENSTRA)
pembangunan Departemen.
Rencana Mutu Unit ini berisi uraian rencana kerja yang
berkaitan dengan Tugas Pokok dan Fungsi dari Unit Kerja
Eselon I dan menunjang rencana strategi yang telah
ditentukan atau ditetapkan dalam RENSTRA DEPARTEMEN.
47
DEPARTEMEN PEKERJAAN UMUM
4. REFERENSI :
4.1. Rencana Strategi Pembangunan Departemen Pekerjaan
Umum yang berlaku.
4.2. Norma Sistem Manajemen Mutu Departemen Pekerjaan
Umum
48
DEPARTEMEN PEKERJAAN UMUM
49
DEPARTEMEN PEKERJAAN UMUM
50
DEPARTEMEN PEKERJAAN UMUM
PENGESAHAN
TANDA
NAMA & JABATAN
TANGAN
Konseptor Pejabat Eselon III
Diperiksa oleh Wakil Manajemen Unit Kerja Eselon II
Disahkan oleh Pejabat Eselon II
A SL I
Tanggal
Distribusi Ke :
No. Urut Nama Unit Kerja No. Urut Nama Unit Kerja
1 5
2 6
3 7
4 8
Catatan : Format ini sebagai contoh dan penjelasan Bab 7 Penyelenggaraan kegiatan
butir 7.1.1 tentang Rencana Mutu Unit Kerja (RMU).
51
DEPARTEMEN PEKERJAAN UMUM
SEJARAH DOKUMEN
52
DEPARTEMEN PEKERJAAN UMUM
1. PENDAHULUAN
Rencana Mutu Unit (RMU) disusun dalam rangka
memberikan arahan penyelenggaraan kegiatan sesuai
dengan program kerja Eselon II yang mengacu kepada
program kerja Eselon I.
Rencana Mutu Unit ini berisi uraian rencana kerja yang
berkaitan dengan Tugas Pokok dan Fungsi dari Unit Kerja
Eselon II, menunjang program kerja Eselon I.
4. REFERENSI :
53
DEPARTEMEN PEKERJAAN UMUM
54
DEPARTEMEN PEKERJAAN UMUM
55
DEPARTEMEN PEKERJAAN UMUM
56
LAMPIRAN - 3
CONTOH
57
58
DEPARTEMEN PEKERJAAN UMUM
UNIT KERJA : .........................................
PENGESAHAN
TANDA
NAMA & JABATAN
TANGAN
Konseptor Pejabat yang ditunjuk
Diperiksa oleh Wakil Manajemen Unit Kerja Eselon II
Disahkan oleh ATLAS SATKER
ASLI
Tanggal Distribusi :
Distribusi Ke :
No. Urut Nama Unit Kerja No. Urut Nama Unit Kerja
1
2
3
1
Diisi sesuai status dokumen (asli/terkendali/tidak terkendali)
57
DEPARTEMEN PEKERJAAN UMUM
UNIT KERJA : .........................................
SEJARAH DOKUMEN2
2
Menguraikan kronologis dokumen. Setiap terjadi revisi RMP, harus dicatat dalam
sejarah dokumen.
58
DEPARTEMEN PEKERJAAN UMUM
UNIT KERJA : .........................................
DAFTAR ISI
1. Umum ...........................................................................
2. Informasi Kegiatan .........................................................
3. Sasaran Mutu Kegiatan ...................................................
4. Persyaratan teknis dan administrasi .................................
5. Struktur Organisasi ........................................................
6. Tugas, tanggung jawab dan wewenang ...........................
7. Kebutuhan sumber daya manusia dan
sumber daya lainnya .....................................................
8. Bagan Alir Pelaksanaan Kegiatan .....................................
9. Jadwal Pelaksanaan Kegiatan ..........................................
10. Jadwal Personil .............................................................
11. Jadwal Penggunaan Prasarana dan sarana .....................
12. Rencana & metoda verifikasi, validasi, monitoring,
evaluasi, inspeksi dan pengujian &
kriteria penerimaannya ...................................................
13. Daftar Kriteria Penerimaan ..............................................
14. Daftar Dokumen SMM ....................................................
15. Daftar Induk Rekaman....................................................
59
DEPARTEMEN PEKERJAAN UMUM
UNIT KERJA : .........................................
1. LATAR BELAKANG3
....................................................................................
....................................................................................
....................................................................................
....................................................................................
....................................................................................
....................................................................................
....................................................................................
....................................................................................
................................................
2. INFORMASI KEGIATAN4
Informasi Kegiatan yang akan dilaksanakan pada tahun
....... sesuai Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran .....
tahun ..... No. ...........sebagai berikut :
3
Menguraikan latar belakang rencana kegiatan tahun berjalan
4
Menguraikan informasi kegiatan tupoksi Satker sesuai program unit kerja eselon 2
60
DEPARTEMEN PEKERJAAN UMUM
UNIT KERJA : .........................................
3. SASARAN MUTU5
....................................................................................
....................................................................................
....................................................................................
....................................................................................
....................................................................................
....................................................................................
....................................................................................
....................................................................................
..............................................................................
5
Menguraikan Sasaran yang akan dicapai dalam hal mutu kinerja Satker tahun
berjalan
61
DEPARTEMEN PEKERJAAN UMUM
UNIT KERJA : .........................................
5. STRUKTUR ORGANISASI6
Struktur organisasi untuk mengelola pelaksanaan kegiatan
pada tahun ......... sebagai berikut :
6 & 7
Sesuai dengan SK Menteri PU tentang Pedoman Pelaksanaan Kegiatan Departemen
Pekerjaan Umum yang merupakan Kewenangan Pemerintah dan Dilaksanakan sendiri
62
DEPARTEMEN PEKERJAAN UMUM
UNIT KERJA : .........................................
6.6 PPK
Tugas :
Tanggung jawab :
Wewenang :
6.7 Bendahara Pengeluaran :
Tugas :
Tanggung jawab :
Wewenang :
6.8 Unit sistem Akuntansi Instansi
Tugas :
Tanggung jawab :
Wewenang :
6.9 Unit SIMAK BMN
Tugas :
Tanggung jawab :
Wewenang :
6.10 Unit E-Monitoring
Tugas :
Tanggung jawab :
Wewenang :
63
DEPARTEMEN PEKERJAAN UMUM
UNIT KERJA : .........................................
8
Jenis Kegiatan disesuaikan dengan kegiatan-kegiatan yang ada di dalam butir 8
64
DEPARTEMEN PEKERJAAN UMUM
UNIT KERJA : .........................................
65
DEPARTEMEN PEKERJAAN UMUM
UNIT KERJA : .........................................
66
DEPARTEMEN PEKERJAAN UMUM
UNIT KERJA : .........................................
67
DEPARTEMEN PEKERJAAN UMUM
UNIT KERJA : .........................................
68
DEPARTEMEN PEKERJAAN UMUM
UNIT KERJA : .........................................
SNVT/SKS/PPK/ ............................
PENGESAHAN
TANDA
NAMA & JABATAN
TANGAN
Konseptor Pejabat yang ditunjuk SNVT/SKS/PPK
Diperiksa oleh SNVT/SKS/PPK
Disahkan oleh ATLAS SNVT/SKS/PPK
ASLI
Tanggal Distribusi :
Distribusi Ke :
No. Urut Nama Unit Kerja No. Urut Nama Unit Kerja
1
2
3
1
Diisi sesuai status dokumen (asli/terkendali/tidak terkendali)
69
DEPARTEMEN PEKERJAAN UMUM
UNIT KERJA : .........................................
SNVT/SKS/PPK/ ............................
SEJARAH DOKUMEN2
2
Menguraikan kronologis dokumen. Setiap terjadi revisi RMP, harus dicatat dalam
sejarah dokumen.
70
DEPARTEMEN PEKERJAAN UMUM
UNIT KERJA : .........................................
SNVT/SKS/PPK/ ............................
DAFTAR ISI
1. Umum ...........................................................................
2. Informasi Kegiatan .........................................................
3. Sasaran Mutu Kegiatan ...................................................
4. Persyaratan teknis dan administrasi .................................
5. Struktur Organisasi ........................................................
6. Tugas, tanggung jawab dan wewenang ...........................
7. Kebutuhan sumber daya manusia dan
sumber daya lainnya .....................................................
8. Bagan Alir Pelaksanaan Kegiatan .....................................
9. Jadwal Pelaksanaan Kegiatan ..........................................
10. Jadwal Personil .............................................................
11. Jadwal Penggunaan Prasarana dan sarana .....................
12. Rencana & metoda verifikasi, validasi, monitoring,
evaluasi, inspeksi dan pengujian &
kriteria penerimaannya ...................................................
13. Daftar Kriteria Penerimaan ..............................................
14. Daftar Dokumen SMM ....................................................
15. Daftar Induk Rekaman....................................................
16. Lampiran .......................................................................
71
DEPARTEMEN PEKERJAAN UMUM
UNIT KERJA : .........................................
SNVT/SKS/PPK/ ............................
1. LATAR BELAKANG3
.............................................................................................
............................................................................................
............................................................................................
............................................................................................
............................................................................................
............................................................................................
............................................................................................
..........................................................................
2. INFORMASI KEGIATAN4
Informasi Kegiatan yang akan dilaksanakan pada tahun .......
sesuai Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran ..... tahun ..... No.
...........sebagai berikut :
No Nama Ruang lingkup Jumlah Jangka Pelaksanaan
Kegiatan Kegiatan Anggaran waktu Kegiatan
1 ................ ........................ ................. ............
2 ................ ........................ ................. ............
3 ................ ........................ ................. ............
4 ................ ........................ ................. ............
5 ................ ........................ ................. ............
6 Dst........... ........................ ................. ............
3
Menguraikan latar belakang rencana kegiatan tahun berjalan.
4
Menguraikan informasi kegiatan tupoksi SNVT/SKS/PPK sesuai kegiatan Satker.
72
DEPARTEMEN PEKERJAAN UMUM
UNIT KERJA : .........................................
SNVT/SKS/PPK/ ............................
3. SASARAN MUTU5
.............................................................................................
............................................................................................
............................................................................................
............................................................................................
............................................................................................
............................................................................................
............................................................................................
............................................................................................
.............
5
Menguraikan Sasaran yang akan dicapai dalam hal mutu kinerja SNVT/SKS/PPK
tahun berjalan.
73
DEPARTEMEN PEKERJAAN UMUM
UNIT KERJA : .........................................
SNVT/SKS/PPK/ ............................
6
5. STRUKTUR ORGANISASI
7
6. TUGAS, TANGGUNG JAWAB DAN WEWENANG
6.1. PPK :
Tugas :
Tanggung jawab :
Wewenang :
6.2. Asisten Teknis
Tugas :
Tanggung jawab :
Wewenang :
6.3. Asisten administrasi & keuangan
Tugas :
Tanggung jawab :
Wewenang :
6.4. Pemegang Uang Muka
Tugas :
Tanggung jawab :
Wewenang :
6 &7
Sesuai dengan SK Menteri PU tentang Pedoman Pelaksanaan Kegiatan Departemen
Pekerjaan Umum yang merupakan Kewenangan Pemerintah dan dilaksanakan sendiri
74
DEPARTEMEN PEKERJAAN UMUM
UNIT KERJA : .........................................
SNVT/SKS/PPK/ ............................
75
DEPARTEMEN PEKERJAAN UMUM
UNIT KERJA : .........................................
SNVT/SKS/PPK/ ............................
8
9. JADWAL PELAKSANAAN KEGIATAN
Jenis Tahun ..., Bulan Keterangan
No.
Kegiatan 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12
1
2
3
4
5
6
76
DEPARTEMEN PEKERJAAN UMUM
UNIT KERJA : .........................................
SNVT/SKS/PPK/ ............................
77
DEPARTEMEN PEKERJAAN UMUM
UNIT KERJA : .........................................
SNVT/SKS/PPK/ ............................
78
DEPARTEMEN PEKERJAAN UMUM
UNIT KERJA : .........................................
SNVT/SKS/PPK/ ............................
79
DEPARTEMEN PEKERJAAN UMUM
UNIT KERJA : .........................................
PENGESAHAN
TANDA
NAMA & JABATAN
TANGAN
Konseptor Pejabat yang ditunjuk
Diperiksa oleh Pejabat Eselon III Terkait
Disahkan oleh SATKER
ASLI
Tanggal Distribusi :
Distribusi Ke :
No. Urut Nama Unit Kerja No. Urut Nama Unit Kerja
1
2
3
1
Diisi sesuai status dokumen (asli/terkendali/tidak terkendali)
80
DEPARTEMEN PEKERJAAN UMUM
UNIT KERJA : .........................................
SEJARAH DOKUMEN2
2
Menguraikan kronologis dokumen. Setiap terjadi revisi RMP, harus dicatat dalam
sejarah dokumen.
81
DEPARTEMEN PEKERJAAN UMUM
UNIT KERJA : .........................................
DAFTAR ISI
1. Umum ...........................................................................
2. Informasi Kegiatan .........................................................
3. Sasaran Mutu Kegiatan ...................................................
4. Persyaratan teknis dan administrasi .................................
5. Struktur Organisasi ........................................................
6. Tugas, tanggung jawab dan wewenang ...........................
7. Kebutuhan sumber daya manusia dan
sumber daya lainnya .....................................................
8. Bagan Alir Pelaksanaan Kegiatan .....................................
9. Jadwal Pelaksanaan Kegiatan ..........................................
10. Jadwal Personil .............................................................
11. Jadwal Penggunaan Prasarana dan sarana .....................
12. Rencana & metoda verifikasi, validasi, monitoring,
evaluasi, inspeksi dan pengujian &
kriteria penerimaannya ...................................................
13. Daftar Kriteria Penerimaan ..............................................
14. Daftar Dokumen SMM ....................................................
15. Daftar Induk Rekaman....................................................
16. Lampiran .......................................................................
82
DEPARTEMEN PEKERJAAN UMUM
UNIT KERJA : .........................................
1. LATAR BELAKANG3
............................................................................................
............................................................................................
............................................................................................
............................................................................................
...........................................................
2. INFORMASI KEGIATAN
3. SASARAN MUTU4
............................................................................................
............................................................................................
............................................................................................
............................................................................................
............................................................................................
...........................................................
3
Menguraikan latar belakang rencana kegiatan tahun berjalan
4
Menguraikan Sasaran yang akan dicapai dalam hal mutu kinerja kegiatan tahun
berjalan
83
DEPARTEMEN PEKERJAAN UMUM
UNIT KERJA : .........................................
5
Struktur sesuai SK penunjukkan Tim Swakelola
84
DEPARTEMEN PEKERJAAN UMUM
UNIT KERJA : .........................................
85
DEPARTEMEN PEKERJAAN UMUM
UNIT KERJA : .........................................
6
Jenis Kegiatan disesuaikan dengan kegiatan-kegiatan yang ada di dalam butir 8
86
DEPARTEMEN PEKERJAAN UMUM
UNIT KERJA : .........................................
Kriteria
No. Pemeriksaan Metode Waktu
Penerimaan
1
2
3
4
Kriteria Penanggung
No. Pemeriksaan Referensi
Penerimaan jawab
1
2
3
4
87
DEPARTEMEN PEKERJAAN UMUM
UNIT KERJA : .........................................
88
KAIDAH NOTASI DALAM PENYUSUNAN BAGAN ALIR
Dokumen
89
90
LAMPIRAN - 4
CONTOH
91
92
KOP PERUSAHAAN (Penyedia Jasa)
COVER
RENCANA MUTU KONTRAK (RMK)
91
KOP PERUSAHAAN (Penyedia Jasa)
LEMBAR PENGESAHAN
PERSETUJUAN
URAIAN DISUSUN OLEH DIPERIKSA OLEH DISAHKAN OLEH
NAMA
JABATAN
TANDA TANGAN
TANGGAL
KEGIATAN…....................…
UNIT PENERIMA
1. 4.
2. 5.
3. 6.
STATUS DOKUMEN1
STATUS
Tanggal :
1
Diisi sesuai status dokumen (asli/terkendali/tidak terkendali)
92
KOP PERUSAHAAN (Penyedia Jasa)
SEJARAH DOKUMEN2
2
Menguraikan kronologis dokumen. Setiap terjadi revisi RMP, harus dicatat dalam sejarah
dokumen.
93
KOP PERUSAHAAN (Penyedia Jasa)
DAFTAR ISI3
1. Umum ...........................................................................
2. Informasi Kegiatan .........................................................
3. Sasaran Mutu Kegiatan ...................................................
4. Persyaratan teknis dan administrasi .................................
5. Struktur Organisasi ........................................................
6. Tugas, tanggung jawab dan wewenang ...........................
7. Bagan Alir Pelaksanaan Kegiatan .....................................
8. Jadwal Pelaksanaan Kegiatan ..........................................
9. Jadwal Peralatan ............................................................
10. Jadwal Material ..............................................................
11. Jadwal Personil .............................................................
12. Jadwal Arus Kas .............................................................
13. Rencana & metoda verifikasi, validasi, monitoring,
evaluasi, inspeksi dan pengujian &
kriteria penerimaannya ...................................................
14. Jadwal Kriteria Penerimaan ...........................................
15. Daftar Induk Dokumen ...................................................
16. Daftar Induk Rekaman / Bukti Kerja.................................
17. Lampiran .......................................................................
3
Dapat disesuaikan oleh masing-masing Penyedia Jasa
94
KOP PERUSAHAAN (Penyedia Jasa)
1. LATAR BELAKANG4
............................................................................................
............................................................................................
............................................................................................
............................................................................................
............................................................................................
............................................................................................
............................................................................................
..........................................
2. INFORMASI KEGIATAN
Informasi Kegiatan yang akan dilaksanakan adalah
Nama Kegiatan :
Lokasi Kegiatan :
Jangka waktu pelaksanaan kegiatan :
Pembiayaan : (Sumber, Besaran dan MAK)
Nama Pengguna Jasa & alamat :
Nama Penyedia jasa & alamat :
Sistim Kontrak :
Lingkup Kegiatan : (uraikan sesuai KAK)
Dst. .... sesuai kebutuhan
5
3. SASARAN MUTU
............................................................................................
............................................................................................
............................................................................................
............................................................................................
............................................................................................
............................................................................................
............................................................................................
.....................................................................................
4
Menguraikan latar belakang rencana kegiatan yang akan dilaksanakan
5
Menguraikan Sasaran yang akan dicapai dalam hal mutu kinerja kegiatan yang akan
dilaksanakan
95
KOP PERUSAHAAN (Penyedia Jasa)
4. PERSYARATAN TEKNIS DAN ADMINISTRASI
Persyaratan teknis dan Administrasi untuk pelaksanaan
kegiatan ........... adalah persyaratan yang tercantum dalam
dokumen – dokumen sebagai berikut :
Kerangka acuan kerja/Spesifikasi Teknis/SNI/NSPM
(sebutkan sesuai dengan kegiatannya)
Peraturan Perundang-undangan (sebutkan sesuai dengan
kegiatannya)
DIPA
5. STRUKTUR ORGANISASI
Struktur organisasi untuk melaksanakan kegiatan ......... ,
terdiri dari struktur organisasi tim pelaksana kegiatan dan
struktur organisasi dalam kaitannya dengan pihak Pengguna
Jasa
96
KOP PERUSAHAAN (Penyedia Jasa)
8. JADWAL PELAKSANAAN KEGIATAN6
Jenis Tahun ..., Bulan Keterangan
No.
Kegiatan 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12
1
2
3
9. JADWAL PERALATAN
Jenis Tahun ..., Bulan Keterangan
No. Jumlah
Peralatan 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12
1
2
3
6
Jenis kegiatan sesuai bagan alir pada butir 7 dan bila diperlukan ditambahkan kolom
satuan, volume dan bobot untuk setiap jenis kegiatan
7
Jadwal material bila diperlukan ditambahkan kolom satuan dan volume
97
KOP PERUSAHAAN (Penyedia Jasa)
13. RENCANA DAN METODA VERIFIKASI, VALIDASI,
MONITORING, EVALUASI, INSPEKSI DAN PENGUJIAN
& KRITERIA PENERIMAANNYA
Diuraikan rencana kegiatan pemeriksaan untuk menjamin
bahwa setiap input yang digunakan adalah memadai/sesuai
persyaratan , setiap proses yang dilakukan adalah sesuai
dengan rencana/sesuai persyaratan dan produk kegiatan
sesuai dengan rencana/peryaratan beserta metode
pemeriksaan dan kriteria penerimaannya.
Kriteria
No. Pemeriksaan Metode Waktu
Penerimaan
1
2
3
4
8
Referensi dapat berupa KAK/ Spesifikasi Teknis, Standar atau Peraturan perundangan
98
KOP PERUSAHAAN (Penyedia Jasa)
16. DAFTAR REKAMAN
99