No.

Dokumen : PMM/SOP/WH/01

STANDARD OPERATING PROCEDURE Tgl terbit : 01 Februari 2017

Status Revisi : 00
PENGENDALIAN BARANG
Halaman : 1 dari 7

I. TUJUAN
Prosedur ini bertujuan untuk menetapkan tata cara dan tanggung jawab atas pelaksanaan proses pengendalian
barang di gudang dan barang-barang yang ada dapat terkendali dan termonitor dengan baik.

II. RUANG LINGKUP

Prosedur ini meliputi :
2.1 Penerimaan Barang - Self Pick
2.2 Penerimaan Barang - Delivery
2.3 Pengeluaran dan Pengiriman Barang
2.4 Pengendalian Decanting
2.5 Pengendalian Stock Opname

III. DEFINISI
Tidak Ada

IV. DOKUMEN TERKAIT

4.1 Standard ISO 9001:2015
4.2 Konteks PT PANCAPUTRA MITRATAMA MANDIRI

V. RINCIAN PROSEDUR
Rincian prosedur dijelaskan dengan flow chart pada halaman 2 sampai 7

VI. LAMPIRAN
6.1 Surat Jalan
6.2 Surat Perintah Muat (SMP) (PMM/FR/WH/01)
6.3 Kartu Stock (PMM/FR/WH/03)
6.4 Bukti Terima Barang (PMM/FR/WH/02)
6.5 Buku Operasional Gudang (PMM/FR/WH/04)
6.6 Laporan Stock Opname (PMM/FR/WH/05)
6.7 COA, MSDS
6.8 Berita Acara Stock Opname (PMM/FR/WH/06)

Dibuat Oleh, Diperiksa Oleh, Disetujui Oleh,

Kepala Gudang Management Representative Direktur

Isi dokumen ini sepenuhnya merupakan rahasia PT PANCAPUTRA MITRATAMA MANDIRI,

tidak boleh diperbanyak baik sebagian maupun seluruhnya tanpa persetujuan Direktur
 No. Dokumen : PMM/SOP/WH/02

STANDARD OPERATING PROCEDURE Tgl terbit : 01 Februari 2017

Status Revisi : 00
PENGENDALIAN BARANG
Halaman : 2 dari 7

Penanggung Jawab Uraian Kegiatan Dokumen/Rekaman Keterangan

I. Penerimaan Barang – Self Pick

Mulai

Menerima informasi
Pengiriman
pengambilan barang ke Shell
dari Purchasing Department

Mencetak SPM dan Surat Perintah

memberitahukan kepada Muat (SPM)
Purchasing Pengiriman untuk mengatur
jadwal self pick dan menuliskan
di Papan Jadwal Pengiriman /
Pengambilan Barang untuk
informasi pada kepala gudang

Memberikan SPM untuk

Purchasing Surat Perintah
pengambilan barang di
Muat (SPM)
gudang Shell diberikan
kepada kepala gudang dan
diteruskan ke sopir

Kepala Gudang Melakukan pengecekan Surat Perintah

kesesuaian data pada Bukti Muat (SPM)
Keluar Barang yang diterima
dengan Surat Perintah Muat Bukti Keluar
Barang Pengecekan kesesuaian data
barang yang ada di Surat
Kepala Gudang tidak Perintah Muat / Bukti Keluar
Sesuai?
Barang meliputi :
ya 1. jenis barang
2. kondisi kemasan
Melakukan pengecekan kondisi
Kepala Gudang Surat Perintah 3. jumlah fisik barang
fisik barang apakah ada cacat /
Muat 4. batch number
kebocoran dan pengecekan
keseuaian data barang yang Bukti Keluar
ada di SPM / Bukti Keluar Barang
Barang

tidak
Kepala Gudang Pencatatan pada Kartu Stock
Sesuai?
dilakukan secara Manual
ya

Kepala Gudang / helper Menyimpan barang sesuai

dengan aturan yang telah
ditetapkan (FIFO)

Kepala Gudang / helper Buku

Update pada Kartu Stock Operasional
Membuat Bukti Terima Gudang
Barang (BTB)
Mengirimkan BTB pada Kartu Stock
Purchasing
Mencatat Barang datang Bukti Terima
pada Buku Operasional Barang (BTB)
Gudang

Kepala Gudang / helper

Lapor kepada Purchaser

Selesai

si dokumen ini sepenuhnya merupakan rahasia PT PANCAPUTRA MITRATAMA MANDIRI,

tidak boleh diperbanyak baik sebagian maupun seluruhnya tanpa persetujuan Direktur
 No. Dokumen : PMM/SOP/WH/03

STANDARD OPERATING PROCEDURE Tgl terbit : 01 Februari 2017

PENGENDALIAN BARANG Status Revisi : 00

Halaman : 3 dari 7

Penanggung Jawab Uraian Kegiatan Dokumen/Rekaman Keterangan

II. Penerimaan Barang – Delivery dari Pihak Shell

Mulai

Menerima informasi by email

dari Shell mengenai
Purchasing
kedatangan barang
Menginformasikan kepada
Pengiriman dan kepala
gudang mengenai
kedatangan barang tersebut

Melakukan pengecekan
Kepala Gudang kesesuaian data pada Surat
Surat Jalan
Jalan dari Shell yang diterima
dengan Informasi dari
Purchasing saat Armada
datang dengan membawa
barang yang dipesan

tidak
Kepala Gudang Sesuai?

ya
Pengecekan kesesuaian data
Melakukan pengecekan kondisi barang yang ada di Surat Jalan
Kepala Gudang fisik barang apakah ada cacat / Surat Jalan meliputi :
kebocoran dan pengecekan 1. jenis barang
keseuaian data barang yang 2. kondisi kemasan
ada di Surat Jalan 3. jumlah fisik barang
4. batch number

tidak
Sesuai?
Kepala Gudang

ya

Kepala Gudang / helper Menyimpan barang sesuai

dengan aturan yang telah
ditetapkan (FIFO)

Surat Jalan dari Pencatatan pada Kartu Stock

Membuat Bukti Terima Shell dilakukan secara Manual
Barang (BTB) Buku
Mengirimkan Surat Jalan Operasional
Kepala Gudang / helper
dari Shell dan BTB pada Gudang
Purchasing
Mencatat Barang datang Kartu Stock
pada Buku Operasional
Gudang dan pada Kartu Bukti Terima
Stock Barang (BTB)

Kepala Gudang / helper Lapor kepada Purchaser

Selesai

si dokumen ini sepenuhnya merupakan rahasia PT PANCAPUTRA MITRATAMA MANDIRI,

tidak boleh diperbanyak baik sebagian maupun seluruhnya tanpa persetujuan Direktur
 No. Dokumen : PMM/SOP/WH/04

STANDARD OPERATING PROCEDURE Tgl terbit : 01 Februari 2017

Status Revisi : 00
PENGENDALIAN BARANG
Halaman : 4 dari 7

Penanggung Jawab Uraian Kegiatan Dokumen/Rekaman Keterangan

III. Pengeluaran dan Pengiriman Barang

Mulai

Menerima informasi dari

Sales Admin / General Admin bagian Sales mengenai Kartu Stock
barang yang diorder oleh
customer
Melakukan pengecheckan
stock barang dan
menginformasikan pada
bagian Sales

tidak
General Admin & Kepala
Gudang Tersedia?

B
ya

Sales Admin Membuat dan mencetak Surat Surat Jalan

Jalan dan diberikan kepada
Pengiriman

Surat Jalan Surat Jalan yang dicetak rangkap 4 :

Menyiapkan dokumen terkait
Sales
dengan pengiriman barang
(COA, MSDS, TDS, dll)
- putih ( customer untuk penagihan )
COA, MSDS - merah ( purchasing )
- kuning ( customer )
- hijau ( arsip )

Menyiapkan barang sesuai

Kepala Gudang / helper dengan data yang ada pada
Surat Jalan
Pengecekan kondisi fisik barang :
- drum ( kebocoran, penyok )
- batch number
- segel
Melakukan pengecekan kondisi
Kepala Gudang / helper - stiker
fisik barang apakah ada cacat /
kebocoran
Bila kondisi fisik barang ada cacat
maka barang tersebut ditempatkan
pada area barang cacat untuk
dikembalikan ke principal.

Isi dokumen ini sepenuhnya merupakan rahasia PT PANCAPUTRA MITRATAMA MANDIRI,

tidak boleh diperbanyak baik sebagian maupun seluruhnya tanpa persetujuan Direktur
 No. Dokumen : PMM/SOP/WH/05

STANDARD OPERATING PROCEDURE Tgl terbit : 01 Februari 2017

Status Revisi : 00
PENGENDALIAN BARANG
Halaman : 5 dari 7

Penanggung Jawab Uraian Kegiatan Dokumen/Rekaman Keterangan

III. Pengeluaran dan Pengiriman Barang

Kepala Gudang & helper Melakukan pengecekan ulang Surat Jalan

barang yang telah dimuat untuk
memastikan kesesuaian data
yang ada di Surat Jalan baik
nama barang, kemasan
maupun jumlahnya dengan fisik
barang

Kepala Gudang Melakukan proses serah

terima barang dan
Surat Jalan
menandatangani Surat Jalan

Surat Jalan Pencatatan data pada Buku

Kepala Gudang Mencatat pada kartu stock Operasional Gudang :
mencatat data yang ada di
Buku
Operasional 1. Nama customer
Surat Jalan pada Buku 2. Jenis barang yang diorder
Operasional Gudang Gudang
3. Jumlah barang yang dikirim
4. Nama sopir pengirim barang
Kartu Stock

B
Pencatatan pada Kartu Stock
dilakukan secara Manual

Sales Admin / General Admin Menginformasikan kepada

Sales mengenai stock yang
tidak tersedia

Selesai

Isi dokumen ini sepenuhnya merupakan rahasia PT PANCAPUTRA MITRATAMA MANDIRI,

tidak boleh diperbanyak baik sebagian maupun seluruhnya tanpa persetujuan Direktur
 No. Dokumen : PMM/SOP/WH/03

STANDARD OPERATING PROCEDURE Tgl terbit : 01 Februari 2017

Status Revisi : 00
PENGENDALIAN BARANG
Halaman : 6 dari 7

Penanggung Jawab Uraian Kegiatan Dokumen/Rekaman Keterangan

IV. Proses Decanting

Mulai

Kepala Gudang Menerima kedatangan barang

sesuai dengan prosedur
penerimaan barang (I) (II)

- Menyiapkan IBC
Kepala Gudang / helper
IK Penuangan
- Menuangkan oli pada IBC Oli pada IBC
yang ada pada rak
penyimpanan sesuai dengan IK
Penuangan Oli pada IBC

- Menempelkan stiker batch

number dan nama produk pada
IBC yang telah terisi oli

Mencatat jumlah produksi pada Buku

Kepala Gudang / helper Buku Operasional dan pada Operasional
Kartu Stock Gudang

Kartu Stock

Menyimpan barang sesuai

Kepala Gudang / helper dengan aturan yang telah
ditetapkan (FIFO)

Selesai

Isi dokumen ini sepenuhnya merupakan rahasia PT PANCAPUTRA MITRATAMA MANDIRI,

tidak boleh diperbanyak baik sebagian maupun seluruhnya tanpa persetujuan Direktur
 No. Dokumen : PMM/SOP/WH/06

STANDARD OPERATING PROCEDURE Tgl terbit : 01 Februari 2017

PENGENDALIAN BARANG Status Revisi : 00

Halaman : 7 dari 7

Penanggung Jawab Uraian Kegiatan Dokumen/Rekaman Keterangan

V. Pengendalian Stock Opname

Mulai

Stok opname dilaksanakan minimum

Melakukan stock opname
Laporan Stock 2 kali dalam 1 tahun
Kepala Gudang dan secara periodik
Opname
Accounting Mencatat hasil stock opname Pelaksanaan Stok Opname
pada Laporan Stock disaksikan oleh Accounting
Opname Department

tidak
Selisih?

ya

Kepala Gudang Membuat Berita Acara Stock
Opname yang telah
ditandatangani dan dilaporkan
pada Direktur Operasional dan
Direktur Utama untuk
ditentukan tindaklanjutnya
Berita Acara Stock Opname
Berita Acara
Dibuat oleh : Kepala Gudang
Stock Opname
Diketahui oleh : Accounting
Disetujui : Direkur Operasional dan
Direkur Utama

Kepala Gudang Menyerahkan Laporan Stock

Opname pada Accounting
Department

Selesai

Isi dokumen ini sepenuhnya merupakan rahasia PT PANCAPUTRA MITRATAMA MANDIRI,

tidak boleh diperbanyak baik sebagian maupun seluruhnya tanpa persetujuan Direktur