Pedoman

Database Koleksi Museum

cagarbudaya.kemdikbud.go.id

Direktorat Pelestarian Cagar Budaya dan Permuseuman

Direktorat Jenderal Kebudayaan
Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan
2015
 DAFTAR ISI

Daftar Isi ......................................................................................................................... 2

Bab 1 Pendahuluan .................................................................................................3

1.1. Latar Belakang ........................................................................................................ 3
1.2. Dasar Hukum .......................................................................................................... 4
1.3. Tujuan ..................................................................................................................... 4
1.4. Sasaran .................................................................................................................... 4

Bab II Petunjuk Penggunaan Sistem ........................................................................5

2.1. Membuka Sistem ..................................................................................................... 5
2.2. Login......................................................................................................................... 6
2.3. Pengenalan Menu Sistem ........................................................................................ 7
2.3.1. Menu Atas ..................................................................................................... 7
2.3.2. Menu Tombol Buka Tutup Menu Kiri ............................................................ 7
2.3.3. Menu Kiri ....................................................................................................... 7
2.4. Dashboard................................................................................................................ 12
2.5. Update Akun Login ................................................................................................. 12
2.6. Update Profil User .................................................................................................. 14
2.7. Update Informasi Museum ..................................................................................... 15
2.8. Pendaftaran Koleksi Museum ................................................................................. 16
2.8.1. Tambah Data Koleksi .................................................................................... 16
2.8.2. Edit Data Koleksi ........................................................................................... 18
2.8.2.1. Form Data Koleksi ............................................................................ 18
2.8.2.2. Form Perolehan Koleksi ................................................................... 18
2.8.2.3. Form Fisik Koleksi ............................................................................ 19
2.8.2.4. Form Foto Koleksi ............................................................................ 20
2.8.3. Hapus Data Koleksi ........................................................................................ 22
2.8.4. Pencairan Koleksi ........................................................................................... 24
2.8.5. Export Koleksi ................................................................................................ 25
2.9. Logout (Keluar dari Sistem) ..................................................................................... 26

Bab III Penutup .......................................................................................................27

Pedoman Database Koleksi Museum Hal 2 dari 29

 BAB I
PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Direktorat Pelestarian Cagar Budaya dan Permuseuman selaku pembina di
bidang Cagar Budaya dan permuseuman yang memiliki tugas melaksanakan
penyiapan rumusan kebijakan, standar, norma, kriteria, dan prosedur serta
pemberian bimbingan teknis dan evaluasi di bidang Cagar Budaya dan
permuseuman. Dalam melaksanakan tugas tersebut, Direktorat Pelestarian Cagar
Budaya dan Permuseuman menyelenggarakan fungsi:
a. pelaksanaan dan penyiapan bahan rumusan kebijakan di bidang Cagar Budaya
dan permuseuman
b. perumusan standar, norma, kriteria, dan prosedur di bidang Cagar Budaya dan
permuseuman
c. pemberian bimbingan teknis dan evaluasi di bidang Cagar Budaya dan
permuseuman
Sebagai implementasi dari ketiga fungsi di atas, khususnya untuk pengembangan
museum, Direktorat Pelestarian Cagar Budaya dan Permuseuman melakukan
pengelolaan database koleksi museum di Indonesia melalui pembuatan sistem
database berbasis web. Langkah ini sangat penting mengingat museum sebagai
pusat data dan informasi koleksi masih belum optimal dalam menyediakan
informasi yang berkualitas dikarenakan belum terbangunnya basis data koleksi
museum secara komputerisasi. Akibatnya timbul berbagai masalah, antara lain:
 mekanisme pendataan koleksi museum cenderung lamban karena masih
dilakukan secara manual (menggunakan kertas) dengan resiko mudah hilang,
rusak, dan salah pencatatan.
 lemahnya penyampaian informasi nilai dan makna koleksi museum kepada
publik yang dapat berdampak kurangnya apresiasi masyarakat terhadap
warisan budaya.
 sulitnya melakukan pengawasan terhadap koleksi museum yang selanjutnya
berakibat pada sulitnya mencari (tracking) dan menginventaris kasus-kasus
hilangnya atau dicurinya koleksi museum.
 lemahnya proses pemecahan masalah dan pengambilan keputusan yang
diperlukan pimpinan dalam menjalankan fungsi museum akibat informasi
yang tidak berkualitas.
Atas dasar permasalahan-permasalahan tersebut, maka pendataan koleksi
museum di Indonesia secara terpadu dan berkesinambungan sangat penting untuk
segera diterapkan. Dengan adanya database koleksi museum, maka
pendokumentasian, pengelolaan, dan akses informasi koleksi museum dapat
dilakukan dengan mudah, cepat, dan efesien. Lebih lanjut, database koleksi

Pedoman Database Koleksi Museum Hal 3 dari 29

 museum ini berguna untuk mengetahui jumlah dan kondisi koleksi museum di
seluruh Indonesia, serta sebagai media yang baik untuk yang dapat mendukung
pemerintah dalam menyusun kebijakan di bidang museum. Database koleksi yang
terintegrasi secara nasional ini dapat membantu mempermudah kegiatan
pendaftaran, penetapan dan pemberian nomor Registrasi Nasional terhadap
koleksi museum yang berstatus Cagar Budaya.

1.2. Dasar Hukum

a. Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2010 tentang Cagar Budaya.
b. Peraturan Pemerintah Nomor 19 tahun 1995 tentang Pemeliharaan dan
Pemanfaatan Benda Cagar Budaya di Museum.

1.3. Tujuan
Mewujudkan sistem pencatatan koleksi museum secara digital dan
berbasis web, serta terintegrasi secara nasional.

1.4. Sasaran
Museum-museum yang ada di Indonesia, baik yang dimiliki oleh
Pemerintah, pemerintah daerah, maupun setiap orang atau masyarakat hukum
adat.

Pedoman Database Koleksi Museum Hal 4 dari 29

 BAB II
PETUNJUK PENGGUNAAN SISTEM
2.1. Membuka Sistem
Sistem ini adalah sistem berbasis web oleh karena itu untuk mengoperasikan ini di
butuhkan koneksi internet dan juga web browser sebagai antar muka. Berikut adalah
langkah-langkah untuk membuka sistem online ini :
1. Buka web browser dan ketikan alamat : http://cagarbudaya.kemdikbud.go.id
2. Klik banner “Sistem Registrasi Koleksi Museum”

3. Selanjutnya akan tampil halaman utama sistem seperti di bawah ini

Pedoman Database Koleksi Museum Hal 5 dari 29

2.2. Login
Untuk masuk kedalam sistem, maka perlu melakukan login dengan akun yang diberikan
oleh Direktorat. PCBM, baik dalam pelatihan. Jika anda belum mendapatkan akun login
tersebut anda bisa mengontak langsung Dit.PCBM di informasi kontak yang tersedia pada
website.
Berikut penjelasan langkah-langkah untuk login ke dalam sistem :
1. Klik atau hover mouse anda ke menu Login di kanan atas halaman website sistem.
2. Ketika tampil form login, masukkan username dan password anda
3. Klik tombol Login

Pedoman Database Koleksi Museum Hal 6 dari 29

 4. Jika login berhasil, anda akan dialihkan ke halaman area pengolahan data seperti
dibawah ini.

Pedoman Database Koleksi Museum Hal 7 dari 29

2.3. Pengenalan Menu Sistem
Secara umum menu-menu pada Sistem Registrasi Koleksi Museum ini terdapat pada dua
bagian, yaitu pada bagian atas halaman dan pada bagian samping kiri halaman area
pengolahan data.
2.3.1. Menu Atas
Menu ini terletak di kanan atas halaman, menu ini terkait dengan data user pengolah
data dan museum, disediakan sebagai short cut yang memudahkan user untuk
mengupdate profil dalam tampilan penuh (ketika menu kiri ditutup).
Untuk membuka menu ini klik nama anda sebagai pengolah data dikanan ata, maka
akan tampil menu drop down yang terdiri dari Akun, Profil, Photo, Profil Museum dan
tombol Log Out untuk keluar dari sistem.

2.3.2. Menu Tombol Buka Tutup Menu Kiri

Menu ini terletak di tengah kiri atas halaman yang bericon garis-garis, menu ini untuk
membuka dan menutup menu utama sistem yang berada disebelah kiri halaman.

2.3.3. Menu Kiri

Menu ini adalah menu utama dalam sistem, yang terkait dengan semua pengolahan
data, terdiri dari menu Dashboard, Profil User, Update akun Login, Informasi
Museum, dan Koleksi Museum.

Pada setiap halaman juga terdapat menu atau tombol navigasi dan proses pengolahan
data, berikut ini daftar dan penjelasannya :

Pedoman Database Koleksi Museum Hal 8 dari 29

 1. Menu Navigasi
Menu navigasi adalah menu yang terdapat di kanan atas di setiap halaman, dan
merupakan menu yang menandakan alur halaman.
jika dalam area pengeditan data (update data) , dan ingin kembali ke halaman
sebelumnya (menu daftar data), maka klik menu navigasi menuju halaman
sebelumnya.

2. Tombol Tambah Data

Tombol ini biasanya terdapat pada halaman daftar tabel data. Menu ini digunakan
untuk menambah data baru.

3. Tombol Update
Tombol ini adalah tombol kecil hijau bergambar icon pencil, dan terletak di kolom
kanan tabel data. Gunakan tombol ini untuk mengedit atau mengupdate data pada
baris yang sama pada tabel.

Pedoman Database Koleksi Museum Hal 9 dari 29

 4. Tombol Hapus
Tombol ini digunakan untuk menghapus data pada baris yang sama di tabel data,
tombol berwarna merah dan bergambar icon tong sampah.

5. Tombol View
Tombol ini berwarna biru dan bergambar icon mata, digunakan untuk menampilkan
data lebih detail. Tombol ini akan berubah bergambar icon silang “x” atau close ketika
dalam mode menampilkan data lebih detail. Klik tombol view dengan icon silang
tersebut untuk kembali menutup tampilan detail data.

Pedoman Database Koleksi Museum Hal 10 dari 29

 6. Tombol Buka, dan tutup Pencarian
Tombol ini terdapat pada sudut kanan atas form pencarian, bergambar icon plus “+”
ketika menutup dan icon minus “-“ ketika membuka. Klik tombol ini untuk membuka
dan menutup area form pencarian.

7. Tombol Simpan
Tombol Simpan ada dibawah setiap form data, berwarna biru dan bergambar icon
“save”, pastikan anda menekan tombol simpan ini ketika selesai memasukkan atau
mengupdate data pada setiap form.

Pedoman Database Koleksi Museum Hal 11 dari 29

 8. Tombol Batal
Tombol Batal biasanya berada disamping tombol simpan di bawah form, gunakan
tombol ini untuk membatalkan proses dan kembali kehalaman sebelumnya.

Pedoman Database Koleksi Museum Hal 12 dari 29

2.4. Dashboard
Menu ini adalah halaman yang menampilkan rangkuman data koleksi dan informasi
terkait sistem registasi koleksi museum. Di halaman dashboard ini di tampilkan jumlah
keseluruhan koleksi yang telah didaftarkan dan juga jumlah koleksi yang menjadi cagar
budaya serta grfaik rekap data berdasarkan jenis koleksi. Dashboard juga menjadi
halaman pertama yang ditampilkan sesudah proses login berhasil.

2.5. Update Akun Login

Menu ini adalah area untuk merubah data login dan juga email anda. Terdapat 3 form
pada panel ini, yaitu form “Update Username”, form “Update Password” dan form
“Update Email”.

Pedoman Database Koleksi Museum Hal 13 dari 29

 Untuk merubah username, langkahnya sebagai berikut :
1. Masukan username baru pada form Update Username,
2. Tekan tombol Simpan Username,
3. Jika berhasil maka akan tampil notifikasi di atas halaman yang memberitahukan bahwa
proses penggantian username berhasil.
Untuk merubah password, langkahnya sebagai berikut :
1. Masukan password lama pada form Update Password,
2. Masukan password Baru dan ulangi kembali pada kotak teks Ulangi Password Baru
3. Tekan tombol Simpan Password,
4. Jika berhasil maka akan tampil notifikasi di atas halaman yang memberitahukan bahwa
proses penggantian password berhasil.
Untuk merubah data email, langkahnya adalah :
4. Masukan Email baru pada form Update Email,
5. Tekan tombol Simpan Email,
6. Jika berhasil maka akan tampil notifikasi di atas halaman yang memberitahukan bahwa
proses penggantian username berhasil.

Pedoman Database Koleksi Museum Hal 14 dari 29

 2.6. Update Profil User
Untuk merubah keterangan data pribadi serta foto profil anda maka gunakanlah menu
profil user ini. Terdapat dua bagian form pada panel ini, dimana disebelah kiri adalah form
update data profil dan form sebelah kanan adalah form untuk mengupdate foto profil
anda.

Update Data Profil

1. Isi field-field data yang ada pada form update profil yang berada disebelah kiri
halaman,
2. field bertanda bintang (*) menandakan field yang harus diisi
3. Klik tombol “Simpan” di bawah form

Update Foto Profil

1. Klik tombol Browse File (Pilih File) di bawah Foto default
2. Pilih file foto yang diinginkan untuk diupload
3. Klik tombol “Simpan Foto”

Pedoman Database Koleksi Museum Hal 15 dari 29

 2.7. Update Informasi Museum
Menu informasi museum ini menampilkan informasi data museum dari user operator
museum yang login.
Langkah untuk mengupdatenya sebagai berikut :
1. Masukan field data-data pada form, baik yang sebelah kiri maupun form yang sebelah
kanan
2. Field bertanda bintang menandakan harus di isi dan tidak bisa dikosongkan
3. Klik tombol Pilih File Museum pada field upload foto
4. Dan klik tombol simpan jika telah selesai mengisi data-data
5. Notifikasi berwana hijau akan tampil di atas form jika proses menyimpan data telah
berhasil.

Pedoman Database Koleksi Museum Hal 16 dari 29

 2.8. Pendaftaran Koleksi Museum
Menu ini adalah menu utama pada Sistem Registrasi Koleksi Museum, pada menu inilah
tempat pengolahan data koleksi dilakukan, mulai dari pendaftaran (pemasukan data),
pencarian hingga hingga export dan import data.
2.8.1. Tambah Data Koleksi
Untuk menambah data koleksi langkahnya adalah sebagai berikut:
1. Klik tombol “Tambah Data” diatas halaman tabel daftar data koleksi
2. Isi Form Data Koleksi selengkap-lengkapnya, field betanda (*) menandakan
harus diisi
3. Klik tombol “Simpan” dibawah form untuk menyimpannya
4. Jika berhasil tersimpan maka selanjutnya akan dialihkan ke halaman edit
data koleksi, yang menyediakan menu tab-tab pada bagian atas form
untuk melengkapi data koleksi selanjutnya (penjelasan selanjutnya sama
dengan proses edit data koleksi).

Tampilan Halaman Daftar Tabel Data dengan tombol “Tambah Data” diatasnya

Pedoman Database Koleksi Museum Hal 17 dari 29

 Tampilan Form Tambah Data Koleksi

Pedoman Database Koleksi Museum Hal 18 dari 29

 2.8.2. Edit Data Koleksi
Form Edit Koleksi terdiri dari beberapa form yang dibagi per tab di atas
formnya, yaitu Data Koleksi, Perolehan Koleksi, Penyimpanan Koleksi, Fisik
Koleksi, Manfaat Koleksi, Foto koleksi, dan Informasi Khusus Keris. Klik pada
masing-masing tab menu tersebut untuk mengupdate datanya.

Tampilan Form Edit Koleksi Setelah Data Berhasil Tersimpan

2.8.2.1. Form Data Koleksi

Form ini sama dengan form tambah data koleksi, menampilkan field-field
data umum koleksi. Cara untuk mengupdate datanya sama yaitu isi semua
field pada form, terutama yang bertanda bintang, dan tekan tombol
“Simpan”.
2.8.2.2. Form Perolehan Koleksi
Form perolehan koleksi ini menampilkan field data terkait asal koleksi,
seperti tanggal perolehan, cara perolehan, data penemuan, data
pembuat, data pemilik terakhir, keaslian koleksi, asal Negara, dan umur
koleksi.
Cara pengolahan datanya sama, yaitu isi semua field data, terutama yang
bertanda bintang dan tekan tombol “Simpan” untuk menyimpannya.

Pedoman Database Koleksi Museum Hal 19 dari 29

 2.8.2.3. Form Fisik Koleksi
Form ini menampilkan data-data yang menggambarkan fisik dari koleksi
tersebut, seperti Bahan dasar, panjang, lebar , tebal dan lainnya.

Pedoman Database Koleksi Museum Hal 20 dari 29

Pedoman Database Koleksi Museum Hal 21 dari 29
 2.8.2.4. Form Foto Koleksi
Tab ini adalah area untuk mengolah foto-foto koleksi mulai dari upload
hingga penghapusan foto
1. KLik tombol “Upload Foto” diatas tabel daftar foto
2. Browese atau Piih File Fotonya, klik open pada jendela pilih file, maka
file akan langsung terupload dan tampil di tabel di bawah tombol
upload.

Pedoman Database Koleksi Museum Hal 22 dari 29

 Untuk memberi judul foto, masukan judul pada kotak teks disamping foto
pada kolom judul foto, dan tekan tombol “simpan judul” dibawah tabel daftar
foto
Untuk menghapus foto klik tombol hapus pada kolom hapus foto yang sebaris
dengan foto yang akan dihapus, maka otomatis foto akan terhapus.

Pedoman Database Koleksi Museum Hal 23 dari 29

 2.8.3. Hapus Data Koleksi
Data Koleksi yang telah tersimpan akan tampil dalam tabel daftar koleksi, jika
ada koleksi yang di anggap salah atau kurang tepat dan tidak ingin mengganti
seluruh datanya, maka data koleksi tersebut dapat dihapus.
Berikut langkah proses penghapusan tunggal data koleksi (1 data koleksi) :
1. Klik tombol Hapus pada kolom aksi yang sebaris dengan data koleksi yang
akan dihapus

2. Klik tombol “OK” pada pop up window konfirmasi yang tampil

menanyakan apakah data benar akan dihapus

3. Maka data koleksi tersebut akan terhapus dan tampil notifikasi hijau
pemberitahuan diatas halaman .

Pedoman Database Koleksi Museum Hal 24 dari 29

 Berikut langkah proses penghapusan multi data koleksi (lebih dari 1 data
koleksi) :
1. Centang kotak checkbox di kolom paling kiri pada data koleksi yang akan di
hapus
2. Lalu klik tombol Hapus berwarna merah di bawah tabel
3. Dan klik “OK” pada pop up window konfirmasi yang tampil menanyakan
apakah data benar akan dihapus

4. Maka data koleksi tersebut akan terhapus dan tampil notifikasi hijau
pemberitahuan diatas halaman .

Pedoman Database Koleksi Museum Hal 25 dari 29

 2.8.4. Pencarian Koleksi
Salah satu proses pengolahan data yang terpenting adalah pencarian data,
yang akan sangat membantu ketika data yang diolah sudah cukup banyak, oleh
karena itu sistem ini juga menyediakan fasilitas pencarian data.
Untuk melakukan pencarian langkahnya sebagai berikut :
1. Buka form pencarian dengan mengklik tombol plus “+” disudut kanan atas
form pencarian.
2. Isi kriteria pencarian pada form pencarian
3. Klik tombol “Cari” di bawah formnya
4. Maka sistem akan melakukan proses pencarian data dan menampilkan
hasilnya di tabel koleksi .

Tampilan Form Pencarian dan Hasil Pencariannya

Pedoman Database Koleksi Museum Hal 26 dari 29

 2.8.5. Export Koleksi
Fitur ini untuk menghasilkan laporan data dari data koleksi yang sudah
terdaftar pada sistem, berupa laporan dalam 2 format yaitu PDF dan Ms.Excel.
Cara untuk mengexport data koleksi ini adalah sebagai berikut :
1. Klik menu laporan dan pilih format laporan yang diinginkan (pdf atau
excel)
2. Lalu akan tampil halaman pilihan batas data koleksi yang akan di export
datanya, terdapat dua pilihan batas data, “semua data” atau
“berdasarkan No urut” atau range tertentu , missal no 1 s/d 100, untuk itu
jika memilih option ke 2 , maka harus mengisi kotak teks batas no urut di
bawahnya
3. Langkah selanjutnya adalah centang pilihan “Dengan Foto Koleksi” jika
menginginkan foto koleksi disertakan
4. Dan klik tombol Export di bawah form
5. Jika berhasil, maka akan tampil window popup yang menanyakan apakah
akan membuka file pdf atau mendownloadnya.

Pedoman Database Koleksi Museum Hal 27 dari 29

2.9. Logout (Keluar dari Sistem)

Langkah terakhir ketika proses pengolahan data pada Sistem Registrasi Koleksi Museum
telah selesai adalah keluar dari sistem dengan melakukan Log Out.
Menu ini terdapat didalam menu drop down pada menu atas yang menampilkan nama
user, klik menu tersebut dan klik kembali tombol menu “Log Out”, maka user akan
dialihkan kembali ke halaman home public Sistem Registrasi Koleksi Museum.

Pedoman Database Koleksi Museum Hal 28 dari 29

 BAB III
PENUTUP

Di banyak negara, metode pencatatan koleksi museum secara manual

sudah lama ditinggalkan. Mereka telah menerapkan sistem yang lebih canggih
dan berbasis web yang dapat diakses oleh publik. Sistem pencatatan yang
canggih tersebut akan kita terapkan untuk melakukan pencatatan seluruh koleksi
museum di Indonesia.
Untuk mewujudkan hal tersebut, Direktorat Pelestarian Cagar Budaya dan
Permuseuman mempersiapkan sistem aplikasi database koleksi museum. Selain
itu juga dipersiapkan Pedoman Database Koleksi Museum sebagai panduan
mengoperasikan aplikasi database. Dengan disusunnya Pedoman Database
Koleksi Museum ini, diharapkan para pengguna aplikasi database koleksi
museum dapat melaksanakan tugas pencatatan koleksi museum dengan baik
dan lancar.

Pedoman Database Koleksi Museum Hal 29 dari 29