Sidang Pleno I Pengurus Komisariat GMKI FMIPA-UNIMED 2012

Lampiran Nomor : 005/SK/PK-GMKI/FMIPA-UNIMED/MDN/X/2012

ANGGARAN PENDAPATAN BELANJA KOMISARIAT

GERAKAN MAHASISWA KRISTEN INDONESIA
FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETUAH ALAM
UNVERSITAS NEGERI MEDAN
MASA BAKTI 2012-2013

1. PENDAHULUAN
1. Kondisi keuangan yang sehat dengan sistem administrasi keuangan yang teratur
dan terperinci merupakan faktor penting dari organisasi tersebut.
2. Dalam aturan organisasi dana iuran diharapkan dapat mendanai perjalanan
program disamping usaha usaha keuangan seperti donasi senior dan sumber dana
lainnya yang sifatnya tidak mengikat.
3. Sistem penggalangan, pengalokasian, dan penatausahaan dana yang baik
merupakan hasil yang terkait langsung dengan peforma kepengurusan.

II. ANGGARAN PENDAPATAN DAN BELANJA KOMISARIAT (RAPBK)

FMIPA 2012-2013
1. Sesuai dengan pasal 11 ayat 5 sub (b) Statuta Cabang GMKI Medan, maka Rakom
bertugas untuk menyusun Program Kerja dan Kebijakan Keuangan GMKI
FMIPA-UNIMED Masa Bakti 2012-2013.
2. Penyusunan RAPBK 2012-2013 ditugaskan pada program-program yang telah
diputuskan di dalam sidang Pleno PK GMKI FMIPA-UNIMED masa bakti 2010-
2011.
3. Penyusunan RAPBK 2012-2013 ditugaskan kepada tim anggaran yang terdiri dari
Ketua, Sekretaris, Bendahara, PK GMKI FMIPA-UNIMED Masa Bakti 2012-
2013.
4. RAPBK hendaknya mencerminkan perbandingan antara alokasi pengeluaran dan
rencana pendapatan dengan menganut sistem anggaran berimbang.

III. SUMBER-SUMBER PENERIMAAN

1. Iuran Anggota
Sebagai wujud kesadaran anggota terhadap peraturan, setiap anggota wajib
membayar iuran anggota sebagaimana wujud tanggung jawab terhadap
organisasi sesuai dengan pasal 9 AD dan pasal 9 ayat 1 ART GMKI.

23
 Sidang Pleno I Pengurus Komisariat GMKI FMIPA-UNIMED 2012

- Besarnya iuran anggota ditetapkan sebesar Rp. 5.000/bulan.

- Penarikan iuran anggota dilakukan secara aktif oleh PK (Bendahara).
2. Kolekte
Kolekte dilakukan melalui setiap kebaktian yang di laksanakan oleh PK
GMKI FMIPA-UNIMED masa bakti 2012-2013.
3. Donateur
PK GMKI FMIPA-UNIMED berkewajiban mencari donator dari senior
friends /members sepanjang tidak bertentangan dengan AD/ART GMKI.
4. Saldo kepanitiaan
Untuk menambah sektor-sektor penerimaan saldo kepanitiaan dari setiap
kepanitiaan yang di angkat oleh PK GMKI FMIPA-UNIMED yang telah di
pertanggung jawabkan di masukkan ke dalam Pos Penerimaan Komisariat.
5. Usaha-usaha Keuangan Lain
Untuk menambah sector penerimaan PK GMKI FMIPA-UNIMED melakukan
usaha-usaha keuangan yang lain yang kreatif dan tidak meningkat.

IV. PENGALOKASIAN DANA

1. RAPBK yang telah di putuskan dalam SP I PK PK GMKI FMIPA-UNIMED
Masa Bakti 2012-2013.
2. Prioritas pengalokasian dana berdasarkan skala prioritas yang telah diputuskan
dalam SP I PK GMKI FMIPA-UNIMED Masa Bakti 2010-2011
3. Setiap proposal yang di buat panitia berdasarkan RAPBK GMKI FMIPA-
UNIMED harus mendapat persetujuan dari PK dan di pertanggungjawabkan
oleh PK GMKI FMIPA-UNIMED Masa Bakti 2012-2013.

V. ADMINISTRASI KEUANGAN PK GMKI FMIPA-UNIMED

1. Sistem administrasi yang dilakukan adalah sistem administrasi keuangan
transparan terhadap seluruh anggota GMKI FMIPA-UNIMED
2. Meminta laporan Pertanggungjawaban Keuangan kepada Panitia atau Tim
Kerja yan gtelah di bentuk oleh PK GMKI FMIPA-UNIMED selambat-
lambatnya 2 minggu setelah pelaksanaan program .
3. Pembukuan dilakukan secara sistematis ,teratur serta terukur dalam rangka
efektifitas kinerja keungan komisariat.

24
 Sidang Pleno I Pengurus Komisariat GMKI FMIPA-UNIMED 2012

4. PK GMKI FMIPA-UNIMED Wajib membayar iuran anggota kepada BPC

GMKI MEDAN setiap bulannya.
5. Laporan keuangan Komisariat di laporkan oleh Bendahara kepada anggota
setiap satu kali dalam tiga bulan.

VI. PEMERIKSAAN DAN PENGAWASAN KEUANGAN

Mempertegas pelaksanaan sistem pengawasan intern, dalam hal pengelolaan

keuangan PK, maka tugas-tugas penerimaan , pengeluaran, dan pencatatan sedapat
mungkin di lengkapi dengan bukti-bukti autentik.

VII. LAIN – LAIN

Dalam rangka menyelesaikan tugas-tugas keuangan PK GMKI FMIPA-UNIMED
(Demisioner) dilanjutkan oleh PK GMKI FMIPA-UNIMED yang terpilih.

25
 Sidang Pleno I Pengurus Komisariat GMKI FMIPA-UNIMED 2012

Lampiran Nomor : 006/SK/PK-GMKI/FMIPA-UNIMED/MDN/X/2012

MEKANISME KERJA INTERNAL

PK GMKI KOMISARIAT FMIPA-UNIMED
Masa Bakti 2012 – 2013

I. PENGANTAR
Mekanisme Kerja Internal diperlukan untuk mengoperasikan jabatan-jabatan yang
ada. Artinya mekanisme kerja internal merupakan urat nadi organisasi yang dituntut
keberadaannya dalam mempengaruhi dapat tidaknya suatu kepengurusan dalam suatu
keperiodean melaksanakan aktivitasnya agar tidak menjadi kesewenangan dalam
jabatan yang dijabatnya. Sehingga diharapkan melalui mekanisme kerja internal ini
suatu kepengurusan dapat berjalan dengan baik dan lancar.

II. MEKANISME KERJA INTERN

II.1 Mekanisme Persidangan
Jenis – jenis persidangan :
1. Sidang Pleno PK GMKI
a. Sidang Pleno berlangsung sekurang – kurangnya 2 kali dalam kepengurusan
atau berdasarkan kebutuhan organisasi
b. Sidang Pleno dihadiri oleh seluruh fungsionaris PK GMKI Komisariat
FMIPA-UNIMED & perwakilan BPC
c. Sidang sah jika dihadiri sekurang – kurangnya 1/2 n + 1 dari fungsionaris PK
2. Rapat PK GMKI Komisariat FMIPA-UNIMED
a. Rapat ini berlangsung sekurang – kurangnya 1 kali dalam satu 1 bulan.
b. Rapat ini dihadiri oleh fungsionaris PK GMKI masa bakti 2010– 2012
c. Rapat ini berfungsi untuk pengevaluasian perjalanan dan program kerja
d. Rapat ini dapat mengambil keputusan dan hasilnya dilaporkan pada Sidang
Pleno
e. Rapat PK-GMKI FMIPA-UNIMED
 Waktu Pelaksaan : minggu pertama
 Pukul : dikondisikan
3. Rapat Kerja Keuangan
a. Rapat ini berlangsung 1 kali dalam dua bulan atau berdasarkan kebutuhan atas
undangan sekretaris PK GMKI Komisariat FMIPA-UNIMED.
b. Rapat ini hanya dihadiri oleh Ketua, Wakil Ketua, Sekretaris dengan
bendahara dan wakil Sekretaris.

II.2 Pengambilan Keputusan

1. Keputusan diambil berdasarkan konstitusi yang ada
2. Melalui Persidangan
a. Sidang Pleno PK GMKI FMIPA-UNIMED
b. Rapat Pengurus Komisariat GMKI FMIPA-UNIMED yang hasilnya harus
dilaporkan pada sidang pleno berikutnya.
c. Dalam hal-hal mendesak, ketua dan sekretaris dapat mengambil keputusan
baik secara bersama-sama ataupun sendiri dan harus melaporkannya pada
sidang pleno berikutnya.

26
 Sidang Pleno I Pengurus Komisariat GMKI FMIPA-UNIMED 2012

II.3 Mekanisme Surat Menyurat

Adapun aturan surat menyurat untuk mempermudah mekanisme surat menyurat
dapat disusun sebagai berikut :
1. Surat kepada eksternal komisariat harus ditandatangani oleh Ketua dan Sekretaris
PK GMKI Komisariat FMIPA-UNIMED selaku penanggungjawab Komisariat;
surat kepada BPC GMKI, PK Sejajaran dan eksternal organisasi.
2. Dalam pembuatan dan penyusunan surat dapat dilakukan oleh Sekretaris
dan Wakil Sekretaris yang sifatnya ke dalam organisasi (internal komisariat)
dengan sepengetahuan Sekretaris Komisariat GMKI Komisariat FMIPA-
UNIMED Surat keluar PK yang bersifat ekstern GMKI cabang Medan harus
diketahui BPC.
3. Surat Keputusan, Surat Kuasa, dan Surat Mandat harus ditandatangani oleh Ketua
dan Sekretaris PK
4. Surat berupa tembusan dan pertinggal dibuat sebagaimana aslinya.
5. Aliran surat masuk dan surat keluar harus melalui Sekretaris PK
Untuk keseragaman kode nomor surat PK dibuat sebagai berikut :
001/A/PK-GMKI/FMIPA-UNIMED/MDN/I/2012
Keterangan :
001 = Nomor Surat
A = Kode Surat
PK-GMKI = Nama Lembaga yang mengeluarkan surat
FMIPA-UNIMED = Nama Komisariat yang mengeluarkan surat
MDN = Nama Tempat
I = Bulan Surat
2012 = Tahun Surat
Kode huruf surat keluar disesuaikan dengan jenis surat keluar sebagai berikut:
A = BPC
B = Fungsionaris PK & PK sejajaran
C = Anggota biasa
D = Senior friends/member
E = Lembaga kristen
F = Lembaga Non-Kristen
G = Lain-lain
H = Surat Mandat
I = Surat Tugas
J = Surat Kuasa
SK = Surat Keputusan

27
 Sidang Pleno I Pengurus Komisariat GMKI FMIPA-UNIMED 2012

Surat-surat yang dipakai menurut urut sendiri

1. Surat Mandat
2. Surat Tugas
3. Surat Keputusan
Kode jenis surat A, B, C, D, E, F, dan G memakai nomor surat berurut sedang kode jenis
surat H,I, J dan SK memakai nomor surat terpisah.

II.4 Mekanisme Pendelegasian Wewenang

A. Pejabat Ketua Sementara dan Pejabat Ketua
1. Pejabat Ketua Sementara ditunjuk bila ketua berhalangan melaksanakan
tugas minimal 7 hari berturut – turut dan digantikan oleh wakil ketua.
2. Penunjukkan Pejabat Ketua Sementara dilakukan melalui :
 Sidang Pleno PK
 Rapat PK GMKI Komisariat FMIPA-UNIMED yang harus dilaporkan
pada Sidang Pleno berikutnya
 Ketua bersama – sama Sekretaris dan dilaporkan dalam Sidang Pleno
berikutnya
3. Pejabat Ketua Sementara mendapat surat mandat PK yang harus
ditandatangani oleh penanggungjawab komisariat dan pejabat Ketua
Sementara yang akan dilaporkan ke BPC
B. Pejabat Sekretaris Sementara dan Pejabat Sekretaris
1. Pejabat Sekretaris Sementara ditunjuk bila Sekretris berhalangan untuk
melaksanakan tugasnya minimal 7 hari berturut – turut dan digantikan oleh
wakil sekretaris.
2. Penunjukkan Pejabat Sekretaris Sementara dilakukan melalui :
 Sidang Pleno PK
 Rapat PK dan dilaporkan pada Sidang Pleno
 Sekretaris bersama – sama Ketua dan dilaporkan pada Sidang Pleno
selanjtunya
3. Pejabat Sekretaris Sementara mendapat surat mandat PK yang harus
ditandatangani oleh penanggung jawab komisariat dan Pejabat Sekretaris
Sementara yang akan dilaporkan ke BPC
II.4.1 Pendelegasian Tugas
Dalam hal melaksanakan tugas maka penugasan dapat dilakukan oleh
sekretaris komisariat.

II.5 Mekanisme Pengorganisasian Program

1. Program PK GMKI Komisariat FMIPA-UNIMED Masa Bakti 2012-2013
ditetapkan melalui Sidang Pleno I PK GMKI Komisariat FMIPA-UNIMED.
2. Penanggungjawab program secara keseluruhan di tingkat komisariat adalah
Sekretaris PK.
3. Sekretaris dibantu Wakil Sekretaris bertanggungjawab atas perencanaan dan
pelaksanaan teknis program.

28
 Sidang Pleno I Pengurus Komisariat GMKI FMIPA-UNIMED 2012

4. Penanggungjawab teknis adalah setiap fungsionaris PK, diangkat untuk

melaksanakan program dan memberikan pertanggungjawaban kepada
Sekretaris komisariat.
5. Semua pelaksanaan program tunduk kepada GBP-KUO yang telah ditentukan
dalam Konpercab, Rakom dan kepada Askuo yang telah ditentuka dalam
Sidang Pleno I GMKI Komisariat FMIPA-UNIMED Pelaksanaan program
oleh fungsionaris/ mempertanggungjawabkan seluruh pembiayaan program
dengan bukti pengeluaran dan pemasukan yang sah.
6. Hal–hal pokok yang menyangkut pengorganisasian telah tercantum dalam
uraian tugas PK GMKI Komisariat FMIPA-UNIMED Masa Bakti 2012-2013

II.6 Mekanisme Pergantian Antar Waktu

1. Pengurus komisariat GMKI Komisariat FMIPA-UNIMED dapat melakukan
pergantian antar waktu sebelum masa jabatan berakhir
2. Masa jabatan fungsionaris Pengurus Komisariat dapat berakhir sebelum
waktunya disebabkan oleh :
a. meninggal dunia
b. mengundurkan diri
c. tindakan organisasi Pengurus Komisariat
3. Langkah – langkah yang diambil untuk pergantian antar waktu :
 Bila fungsionaris meninggal dunia
a. Maksimal 7 hari setelah fungsionaris meninggal dunia , pengurus
komisariat membuat pernyataan lowongan jabatan kepada BPC dan
anggota GMKI Komisariat FMIPA-UNIMED
b. Maksimal 7 hari setelah pernyataan di atas pengurus komisariat
mengambil keputusan tentang pergantian antar waktu
c. Keputusan tentang pergantian antar waktu disampaikan kepada
anggota untuk pemberitahuan dan kepada BPC GMKI Medan untuk
pengesahan
 Bila fungsionaris mengundurkan diri
a. Maksimal 7 hari setelah fungsionaris mengundurkan diri atau
pernyataan tulisan dalam forum resmi pengurus komisariat maka PK
membuat pernyataan tentang lowongan jabatan kepada BPC dan
anggota.
b. Maksimal 7 hari setelah pernyataan di atas pengurus komisariat
mengambil keputusan tentang pergantian antar waktu.
c. Keputusan tentang pergantian antar waktu disampaikan kepada
anggota untuk pemberitahuan dan kepada BPC GMKI Medan untuk
pengesahan.
 Bila fungsionaris dikenakan tindakan organisasi PK
a. Sebelum dikenakan tindakan organisatoris minimal oleh penanggung
jawab diberikan teguran / panggilan pertama dan kedua dengan
tenggang waktu 1 minggu
b. Bila 1 minggu setelah teguran tidak ditanggapi maka penanggung
jawab memanggil seluruh fungsionaris PK untuk memutuskan apakah
yang bersangkutan dikenakan tindakan organisator dan mengeluarkn
surat teguran / panggilan yang terakhir

29
 Sidang Pleno I Pengurus Komisariat GMKI FMIPA-UNIMED 2012

c. Bila dalam 1 minggu setelah panggilan terakhir tidak dipenuhi maka

pengurus komisariat membuat pernyataan lowongan jabatan kepada
BPC GMKI Medan dan anggota
d. Keputusan pergantian antar waktu disampaikan kepada anggota untuk
pemberitahuan dan kepada BPC GMKI Medan untuk pengesahan.

III. PENUTUP
Mekanisme Kerja Internal ini dibuat untuk mengatur teknis operasional
dalam suatu struktur dan rangkaian tugas sehingga masing – masing
fungsionaris dapat melakukan tugas dan tanggung jawabnya secara terarah.
Begitu juga dengan pelaksanaan tugas, adapun hal lain yang menjadi
pertimbangan adanya mekanisme kerja internal ini supaya tidak ada
ketimpangan kerja antara pengurus komisariat .
Akhir kata Tinggilah Iman kita, Tinggilah Ilmu kita, Tinggilah
pengabdian kita.
Ut Omnes Unum Sint
Syalom,

PENGURUS KOMISARIAT
Gerakan Mahasiswa Kristen Indonesia
FMIPA-UNIMED
Masa Bakti 2012-2013

Uli Dofa Sirait

Sekretaris

30