Laporan

Audit Manajemen pada SDM

Atas Pelatihan Karyawan PT Indojewel
Disusun untuk memenuhi tugas presentasi mata kuliah Audit Manajemen yang diampu oleh
Ibu Nurul Fachriyah, MSA., Ak.

Oleh :
1. Gita Sarastya W 115020300111047
2. Fery Handoko 115020300111053
3. DitaWidyaPutri 115020300111059
4. Nurvita Anggraeni 115020300111070
5. Maria Meilina Inge 115020300111115

Kelas CC

JURUSAN AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS BRAWIJAYA
MALANG
2014
 Malang, 01 April 2008
No : 018/KAP/IV/2008
Lampiran : 3 Eksemplar
Perihal : Laporan Hasil Audit Manajemen

Kepada
Yth. Direktur Utama PT. Indojewel
Di Malang

Kami telah melakukan audit atas Pelatihan Karyawan pada PT. Indojewel untuk periode
tahun 2007/2008. Audit kami tidak dimaksudkan untuk memberikan pendapat atas kewajaran
laporan keuangan perusahaan dan oleh karenanya kami tidak memberikan pendapat atas
laporan HRD tersebut. Audit kami hanya mencakup bidang Pelatihan Karyawan yang
dilaksanakan (terjadi pada) PT. Indojewel. Audit tersebut dimaksudkan untuk menilai
ekonomisasi (kehematan), efisiensi (daya guna) dan efektivitas (hasil guna) Pelatihan
Karyawan yang dilakukan dan memberikan saran atas kelemahan yang ditemukan selama
audit, hingga diharapkan di masa yang akan datang dapat dicapai perbaikan atas kekurangan
tersebut dan perusahaan dapat beroperasi dengan lebih ekonomis, efeisien dan efektif dalam
mencapai tujuannya.
Hasil audit kami sajikan dalam bentuk laporan audit yang meliputi:
Bab I : Informasi Latar Belakang
Bab II : Kesimpulan Audit yang Didukung dengan Temuan Audit dan Rekomendasi
Bab III : Ruang Lingkup Audit
Dalam melaksanakan audit kami telah memeroleh banyak bantuan, dukungan dan kerja
sama dari berbagai pihak baik jajaran direksi maupun staf yang berhubungan dengan
pelaksanaan audit ini. Untuk itu kami mengucapkan terima kasih atas kerja sama yang telah
terjalin dengan baik ini.

KAP & Management Consultant

Rawiatmaja & Partner

Tn. Kris Palguna

 BAB I
INFORMASI LATAR BELAKANG

PT. Indojewel bergerak di bidang produksi perhiasan berbahan dasar mutiara dan emas.
Mutiara yang digunakan adalah hasil pembudidayaan sendiri yang terintegrasi dalam rencana
bisnis perusahaan, sedangkan emas diperoleh dari dalam negeri. Desain produk sudah cukup
dikenal di pasar, merupakan hasil pengembangan bagian litbang perusahaan yang dipimpin
oleh tenaga ahli di bidangnya.

Perusahaan mempekerjakan 1.500 karyawan tetap dan sekitar 750 karyawan kontrak
yang dipekerjakan terutama sebagai staf produksi di divisi budidaya mutiara dan cleaning
service di seluruh divisi perusahaan, dengan peghasilan rata-rata sebesar 250% dari UMK yang
ditetapkan pemerintah.

Perusahaan menerapkan teknologi maju dalam produksi perhiasan dengan investasi

sebesar Rp1,75 triliun untuk membeli peranti keras dan Rp500 miliar untuk membeli peranti
lunak termasuk sistem informasi, yang mengintegrasikan seluruh divisi ke dalam satu
rangkaian operasi dan sistem pelaporan.

Pelatihan karyawan bersifat situasional, sesuai dengan permintaan manajer lini dan
sesuai dengan anggaran yang tersedia.

Susunan direksi Perusahaan adalah sebagai berikut:

Direktur Utama : Tn. Kevin Suparno
Direktur Akuntansi dan Keuangan : Tn. Cecep Mulyadi
Direktur Pemasaran : Nn. Sandra Gultom
Direktur Produksi : Tn. Steve Handayana
Manager SDM : Tn. Syam Nugroho

Sedangkan tujuan dilakukannya audit adalah untuk:

1. Menilai prosedur Pelatihan Karyawan yang dilakukan Perusahaan.
2. Menilai ekonomisasi, efisiensi dan efektivitas Pelatihan Karyawan yang telah
dilaksanakan.
3. Memberi berbagai saran atas kelemahan dalam pelaksanaan Pelatihan Karyawan yang
ditemukan
 BAB II
KESIMPULAN AUDIT DAN REKOMENDASI

Berdasarkan temuan (bukti) yang kami peroleh selama audit yang kami lakukan, kami dapat
menyimpulkan sebagai berikut:

Kondisi :
1. Mesin baru yang digunakan perusahaan telah dilengkapi manual penggunaannya, tetapi
untuk memahami manual tersebut dan mampu menggunakannya sesuai dengan standar
manual tersebut perlu dilakukan pelatihan intensif, dengan mempraktikkannya dilokasi
mesin tersebut dioperasikan. Sementara pelatihan yang dilakukan adalah pelatihan klasikal
di kelas untuk memahami petunjuk tersebut. Konfirmasi kepada manajer SDM diperoleh
informasi tidak tersedia cukup dana untuk melanjutkan pelatihan sampai pada praktik
lapangan.
2. Perusahaan tidak memiliki rencana pelatihan periodik dan menentukan program pelatihan
berdasarkan permintaan manajer lini yang harus terealisasi dalam waktu singkat tanpa
melalui suatu identifikasi untuk menentukan pelatihan apa yang sesungguhnya dibutuhkan
karyawan.
3. Perusahaan hanya menganggarkan biaya pelatihan sebesar 0,25% selama satu tahun dari
laba bersih setelah pajak tahun sebelumnya. Untuk tahun 2008 biaya pelatihan didasarkan
pada laba bersih setelah pajak tahun 2007 yang mencapai sebesar 650,75 miliar.
4. Terjadi penurunan produk gagal sebesar 18% dibanding sebesar 20% pada tahun lalu
(penurunan produk gagal hanya 2% saja).
5. Tidak ada penilaian keberhasilan pelatihan secara formal sehingga tidak ada dokumen atau
catatan yang bisa dipertanggungjawabkan atas penilaian hasil pelatihan yang telah
dilakukan.
6. Dari hasil kuesioner yang disebarkan kepada karyawan yang telah mengikuti pelatihan
tahun 2008 diperoleh temuan sebagai berikut:
a. Sebesar 35% dari peserta menjawab bahwa materi pelatihan sesuai dengan
kebutuhannya untuk meningkatkan keterampilan.
b. Sebesar 12,5% peserta menjawab metode pelatihan sesuai dengan materi pelatihan
yang diberikan.
c. Hanya sebesar 35% menjawab keterampilannya meningkat setelah mengikuti
pelatihan.
 d. Sebesar 80% peserta menjawab bahwa waktu pelatihan terlalu singkat dan tidak cukup
waktu bagi mereka untuk memahami materi yang diberikan dalam pelatihan tersebut.
7. Sebanyak 40% kegagalan produk terjadi dalam proses produksi, 35% pada proses
pengepakan, dan 25% pada proses penggudangan dari keseluruhan biaya kegagalan produk
yang terjadi pada tahun 2008 sebesar Rp 825,25 juta.
8. Pengembalian produk oleh pelanggan yang terjadi selama tahun 2008 sebesar 7,5% dari
total penjualan Rp 7,5 triliun.

Kriteria:
1. Tujuan pelatihan dan pengembangan karyawan harus dirumuskan secara jelas dan
disosialisasikan keseluruh manajer lini. Tujuan pelatihan adalah untuk:
a. Meningkatkan keterampilan karyawan.
b. Menurunkan kegagalan produk sampai pada tingkat 2,5%.
c. Menurunkan pemborosan penggunaan sumber daya.
d. Menurunkan kecelakaan kerja karyawan serta meningkatkan motivasi kerja dan
kebanggaan karyawan terhadap pekerjaannya.
2. Rencana pelatihan dan pengembangan karyawan harus disusun secara periodik bersama
dengan penyusunan anggaran perusahaan.
3. Program pelatihan dirumuskan berdasarkan hasil identifikasi terhadap kebutuhan pelatihan
sebelum program ditetapkan. Identifikasi meliputi:
a. Penentuan jenis dan bentuk keterampilan yang dibutuhkan karyawan sehingga mampu
berkontribusi maksimal kepada perusahaan.
b. Melakukan penilaian secara periodik untuk mengidentifikasi topik pelatihan yang tepat.
c. Melakukan penilaian terhadap pelatihan yang telah dilakukan untuk mendapatkan
umpan balik bagi perbaikan pelatihan berikutnya.
d. Melakukan benchmarking pada industri yang sama yang lebih berhasil dalam
mengelola program pelatihan dan pengembangan.
4. Pengelolaan pelatihan karyawan harus didukung anggaran yang memadai.
5. Laporan biaya kualitas harus terdokumentasi untuk menyediakan informasi sebagai umpan
balik dalam meningktkan kualitas proses dan produk yang dihasilkan.

Penyebab :
1. Pelatihan yang telah dilakukan adalah pelatihan klasikal di kelas untuk memahami petunjuk
(manual), padahal untuk memahami manual tersebut dan mampu menggunakan sesuai
dengan standar manual perlu dilakukan pelatihan intensif dengan mempraktikkannya
dilokasi mesin tersebut dioperasikan.
2. Rencana pelatihan baru dibuat setelah ada bagian yang membutuhkan pelatihan.
3. Belum tersedia suatu sistem review dan pelaporan yang terdokumentasi tentang penilaian
efektivitas dan efisiensi pelaksanaan pelatihan.
4. Dana SDM tidak mencukupi untuk melanjutkan pelatihan karyawan sampai pada praktik
lapangan secara intensif terkait dengan adanya mesin baru.
5. Kurang terampilnya karyawan dalam mengoperasikan mesin baru membuat banyak produk
yang tidak sesuai dengan keinginan pelanggan dan akhirnya mengembalikan produk.

Akibat :
1. Banyak karyawan menjadi kurang terampil ketika mengoperasikan mesin baru perusahaan.
2. Tidak ada dokumen/catatan yang bisa dipertanggungjawabkan atas penilaian hasil
pelatihan yang telah dilakukan.
3. Tidak diketahui berapa biaya yang dikeluarkan untuk peningkatan kualitas proses dan
produk yang dihasilkan sehingga tidak ada umpan balik dalam peningkatan kualitas
produk.
4. Banyak bahan yang terbuang karena rusak dalam proses.
5. Banyak tercipta produk yang gagal.
6. Pesanan dari gerai-gerai yang merupakan ujung tombak penjualan semakin menurun.
7. Terjadi pemborosan biaya produksi sehingga merugikan perusahaan.
8. Banyak produk dikerjakan ulang karena tidak sesuai standar.

Rekomendasi :
Hasil audit yag dilakukan menemukan beberapa kelemahan yang harus menjadi perhatian
manajemen di masa yang akan datang. Kelemahan utama adalah:
1. Kelemahan yang terjadi pada prosedur pelatihan karyawan yang belum terencana dengan
baik serta kurang terlatihnya karyawan dalam menggunakan mesin baru.
2. Kelemahan yang terjadi pada proses pendokumentasian laporan atas hasil pelatihan
karyawan.
Atas keseluruhan kelemahan yang terjadi, maka diberikan rekomendasi sebagai koreksi atau
langkah perbaikan yang bisa diambil manajemen untuk memperbaiki kelemahan tersebut.
Rekomendasi:
1. Perusahaan harus membuat program pelatihan karyawan yang dilakukan secara periodik
dan meningkatkan anggaran untuk mendukung pengelolaan pelatihan karyawan
2. Menurunkan gaji karyawan yang mencapai 250%
3. Perusahaan harus melakukan penilaian terhadap pelatihan karyawan untuk perbaikan dan
melakukan benchmarking pada industri sejenis yang lebih berhasil dalam mengelola
program pelatihan karyawan
4. Perusahaan harus mendokumentasikan laporan biaya kualitas untuk menyediakan
informasi sebagai umpan balik dalam meningkatkan kualitas proses dan produk yang
dihasilkan.
5. Pelatihan intensif dan terjadwal mesti dilakukan oleh karyawan, supaya mengefisienkan
penggunaan sumber daya dalam proses produksi yang gagal.
6. Memproduksi sedikit terlebih dahulu sampai karyawan menguasai mesin baru agar tidak
terjadi pemborosan sumber daya.

Keputusan untuk melakukan perbaikan atas kelemahan ini sepenuhnya ada pada manajemen,
tetapi jika kelemahan ini tidak segera diperbaiki kami mengkhawatirkan terjadi akibat yang
lebih buruk pada Pelatihan Karyawan di masa yang akan datang.
DAFTAR RINGKASAN TEMUAN AUDIT

Nama Perusahaan : PT INDOJEWEL Periode Audit :

Daftar : Temuan dan Rekomendasi 2007/2008

No. Kondisi Kriteria Penyebab Akibat Rekomendasi

1. Pelatihan Pelatihan harus  Tidak ada rencana  Terjadi 40% - Penyusunan jadwal pelatihan
bersifat dilakukan secara pelatihan secara kegagalan produksi karyawan yang dilakukan setahun
Situasional periodic atau periodik  Pelatihan hanya sekali atau dua kali
terstruktur  Pelatihan disusun dilakukan jika ada - Waktu pelatihan dilakukan
berdasar permintaan permintaan selama ± 2 minggu
departemen yang departemen - Pelatihan karyawan dilaksanakan
membutuhkan  Karyawan tidak dengan jadwal terstruktur
 Waktu pelatihan terlalu menguasai
singkat penggunaan mesin
baru
 Karyawan mengeluh
atas kurangnya waktu
pelatihan
2. Pelatihan Manajemen - Anggaran tidak - Tidak maksimalnya - Pengiriman perwakilan karyawan
bersifat Klasikal mengharapkan digunakan secara efektiv produksi yang dalam satu kelompok
pelatihan di lapangan dan efisien menyebabkan beranggotakan 5-10 orang untuk
dan kelas kegagalan produksi mengikuti pelatihan dalam kelas
35% maupun lapangan di pabrik
- Karyawan kurang pembuatan mesin baru
menguasai
 penggunaan mesin - Pemanggilan tim pelatihan dari
baru pembuat mesin untuk melakukan
pelatihan lapangan di perusahaan
- Pemilihan karyawan yang dilatih
dilakukan secara acak dan
independen
- Perusahaan meimilih tim trainer
yang sekaligus memberikan sesi
training motivation pada sesi-sesi
tertentu
- Tim trainer memberikan sesi
outbond untuk meningkatkan
kerjasama antar karywan
3. Penurunan Menurunkan tingkat  Karyawan tidak  Retur produk tetap Rekomendasi auditor samadengan
produk gagal kegagalan sampai memahami secara tinggi yaitu 7,5% angka (2)
menjadi 18% 2,5% keseluruhan  Banyak produk
pengoperasian mesin dikerjakan ulang
baru karena tidak sesuai
 Pelatihan dirasa standar.
mengalami kegagalan

4. Tidak ada Perusahaan harus  Tidak ada aturan yang - Manjemen tidak - Tim panitia pelatihan karyawan
dokumen mempunyai laporan menetapkan perlunya mempunyai arsip membuat laporan hasil pelatihan
penilaian atas hasil pelatihan laporan hasil pelatihan hasil pelatihan - Manajemen meminta dokumentasi
hasil pelatihan karyawan karyawan karyawan atas pelatihan karyawan pada tim
 Manajemen tidak - Manajemen tidak trainer
meminta laporan dapat mengetahui - Manejemen membuat aturan tim
perkembangan panitia trainer maupun tim trainer
untuk memberikan laporan hasil
 karyawan setelah pelatihan serta laporan
pelatihan perkembangan sebelum dan
- sesudah pelatihan yang dilakukan
karyawan
 BAB III
RUANG LINGKUP AUDIT

Sesuai dengan penugasan yang kami terima, audit yang kami lakukan hanya meliputi
masalah Program Pelatihan Karyawan PT. Indojewel untuk periode tahun 2007/2008. Audit
kami mencakup penilaian atas kecukupan sistem pengendalian manajemen Program Pelatihan
Karyawan, personalia yang bertugas dalam program pelatihan karyawan, dan aktivitas Program
Pelatihan Karyawan itu sendiri.