TUGAS MATAKULIAH

UNIVERSITAS TERBUKA
SEMESTER 2021.2

Fakultas : Ekonomi
Program Studi : Manajemen
Kode/Nama MK : EKMA 4476/Audit SDM
Tugas : 2

PT OGAH RUGI
PT Ogah Rugi merupakan perusahaan yang bergerak di bidang produksi yang berpusat pada
produk perhiasan berbahan dasar mutiara dan emas. Perusahaan ini didirikan dengan tujuan
untuk membudidayakan mutiara dan emas. Perusahaan menginvestasikan anggarannya untuk
menerapkan teknologi maju dalam memproduksi perhiasan sebesar Rp 2 Triliun (investasi
peranti keras) dan Rp 650 Milyar (Investasi penati lunak yang termasuk sistem informasi)

Hasil laporan audit manajemen ini dilakukan untuk menurunkan tingkat kegagalan produksi
yang disebabkan oleh kurang terampilnya karyawan dalam mengoperasikan mesin baru, dan
meningkatkan keterampilan karyawan dalam mengoperasikan mesin baru melalui program
pelatihan karyawan PT Ogah Rugi. Hasil audit ini hanya mencakup bidang SDM saja yang
tujuannya untuk menilai keekonomisan, efisiensi dan efektivitas atas keterampilan karyawan
dalam mengoperasikan mesin baru. Tujuan dilakukannya program pelatihan karyawan yaitu
untuk meningkatkan keterampilan dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya.

Selain itu, dalam program pelatihan kayawan tersebut memiliki kelemahan dalam melakukan
pelaksanaannya yaitu: rencana pelatihan karyawan tidak dilakukan secara periodik; biaya
program pelatihan karyawan kurang memadai dapat dilihat hanya dianggarkan  sebesar 0.25%
selama satu tahun dari laba bersih setelah pajak tahun sebelumnya; Tidak adanya catatan atau
dokumen yang dapat dipertanggungjawabkan atas penilaian hasil pelatihan yang telah
dilakukan. Hal ini dilakukan untuk melakukan evaluasi atas peningkatan kualitas produk yang
dihasilkan oleh karyawan; dan waktu pelatihan yang diberikan sangat singkat.

Selain itu, kondisi perusahaan mengalami penurunan produk gagal yang kurang signifikan.
Pada tahun 2019 menunjukkan sebesar 19% dan pada tahun 2020 menunjukkan sebesar 22%.
Ini artinya hanya mengalami penurunan kegagalan produk sebesar 3% selama satu tahun.

Berdasarkan informasi yang diberikan oleh perusahaan, total biaya kegagalan produk sebesar
Rp 925 Juta. buruknya kualitas produk yang dihasilkan menyebabkan banyak pelanggan yang
melakukan pengembalian produk sebesar 8% dari total penjualan.

Selain itu, hasil laporan audit juga menyebutkan penyebab dari lemahnya program pelatihan
ini diantaranya karena perusahaan :

- anggaran pengelolaan pelatihan karyawan, hanya menganggarkan sebesar 0,25% ;

- ketidaktuntasan program pengelolaan pelatihan karyawan hingga tahap akhir yang mengarah
pada ketidaksempurnaan keterampilan dan kemahiran karyawan dalam mengoperasikan
 mesin baru, akibatnya karyawan tidak mahir dan terampil untuk mengoperasikan mesin di
lapangan sesuai standar manual pelatihan yang di berikan;

- Dalam pelatihan terdapat waktu jeda yang cukup lama untuk mengidentifikasikan topik
pelatihan yang dibutuhkan karena tidak disusun secara periodik; buruknya pencantuman
pendokumentasian di dalam hasil penelitian karyawan, sehingga tidak adanya informasi
sebagai umpan balik dalam peningkatan kualitas produk yang dihasilkan atas pelatihan
keterampilan karyawan;

- Banyak kegagalan produk dan pemborosan dalam proses produksi sehingga volume atau
output produksi menjadi lebih kecil yang mengarah pada kenaikan harga pokok produksi
tanpa peningkatan kualitas terhadap produk yang dihasilkan;

- Adanya benchmarking (patokan) atas persentase kegagalan produk selama proses produksi
pada industri yang sama yang lebih berhasil.

Hasil audit PT Ogah Rugi diatas, menemukan beberapa kelemahan yang harus menjadi
perhatian manajemen perusahaan di masa yang akan datang. Kelemahan ini diantaranya adalah
kelemahan yang terjadi atas ketidaktuntasannya program pelatihan karyawan atas
pengoperasian mesin baru karena kurang memadainya anggaran yang diberikan dan kelemahan
atas kurangnya evaluasi program pelatihan karyawan untuk meningkatkan kualitas produk yang
dihasilkan.

No Tugas Tutorial

Dari paparan hasil audit PT Ogah Rugi diatas, Saudara diminta untuk :

Memberikan beberapa rekomendasi dari hasil audit tersebut untuk langkah perbaikan yang
bisa diambil manajemen guna memperbaiki kelemahan tersebut

*) Coret yang tidak perlu

JAWABAN

Selamat Siang Bapak Vidi, mohon izin menjawab :

Dalam Kasus di atas, dapat kita Tarik kesimpulan bahwa Perusahaan sangat berorientasi pada Barang
modal dan teknologi, dan mengalokasikan dana untuk pengembangan ketrampilan dalam jumlah yang
sedikit dan terkesan kurang fokus. Hal ini diperparah dengan kurangnya penggalian informasi dan juga
study kasus di perusahaan manufaktur sejenis yang sudah mengaplikasikan teknologi serupa dan sudah
berjalan baik.
Atas dasar pengamatan tersebut, ada beberapa rekomendasi yang dapat saya sampaikan antara lain.

A. Terkait Ketrampilan Karyawan

Perlu dilakukan pengamatan dan evaluasi per karyawan, dimana dapat dikelompokan ke dalam kelas,
tidak mahir, kurang mahir, mahir dan terampil. Atas dasar pengelompokan tersebut, Perusahaan
membuka lagi pelatihan ketrampilan dengan kelas dan Teknik pelatihan yang berbeda sesuai tingkat
ketrampilan dan kompetensi di tiap-tiap karyawan. Sehingga anggaran dapat teralokasi dengan efektif
dan efisien sesuai kebutuhan pelatihan.

B. Terkait Evaluasi dan Mentoring

Dalam Praktik dan pelaksanaan pekerjaan, peran mandor/kepala pengawas tiap bagian harus lebih
ditingkatkan. Dimana tidak hanya memantau jumlah produksi, melainkan juga ikut memantau skill dan
ketrampilan tiap karyawan di bagiannya, apakah sudah efektif dan efisien dalam pengoperasian mesin-
mesin baru tersebut. Hasil pengawasan dapat di sajikan dalam laporan bulanan, untuk masukan ke HRD
terkait apakah dilakukan rolling karyawan, pelatihan tambahan ataupun konseling lainnya.

C. Fokus Perusahaan atas penempatan modal

Dimana terlihat Perusahaan hanya berfokus dalam penambahan anggaran barang modal, dan berharap
produksi naik pesat. Untuk hal tersebut, dapat dilakukan rekomendasi untuk penambahan anggaran
untuk belanja pegawai, dimana bisa dalam bentuk penambahan biaya pelatihan, biaya rekrutmen
tenaga yang terdidik dan terlatih, maupun untuk insentif atas bagian-bagian tertentu yang dirasa sangat
krusial dalam pengoperasian mesin baru.

D. Kelas Pelatihan
Dimana dibentuk divisi khusus yang konsen dan fokus terhadap Pelatihan karyawan, Pelatihan karyawan
tersebut tidak hanya berfokus pada kemampuan tertulis saja, melainkan pada ketrampilan praktik
lapangan, program mentoring dan on the job training, maupun study ke pihak-pihak lain yang sudah
menerapkan teknologi semua. Atas semua kegiatan tersebut dilakukan dokumentasi dan monitoring
yang rapi. Sehingga kemampuan tiap individu dapat termonitor dan progresnya dapat di pantau secara
realtime. Hal tesebut akan memudahkan bagian HRD apabila mau melakukan rotasi untuk
menempatkan right man in the right place.

E. Meminimalisir persentase kegagalan produk selama proses produksi

Kegagalan produksi biasanya terjadi apabila output keluaran tidak sesuai dengan spek
perusahaan, dimana spek perusahaan adalah bagian penting dari quality control. Output yang
sesuai dengan spek yang telah diterapkan perusahaan akan dapat terlaksana apabila seluruh
karyawan mengikuti SOP yang sudah ditetapkan. Dalam hal ini, usaha untuk mengurangi
kegagalan produksi adalah dengan menerapkan SOP yang ketat di setiap lini produksi, serta
melakukan quality control di bagian terakhir dalam tiap-tiap lini produksi atau assembling.
Dimana dalam penerapan quality control, tidak menyebabkan biaya tambahan, hanya diperlukan
tambahan jam kerja dan keahlian khusus saja. Sehingga mandor / pengawas peran serta nya
sangat peting, dalam memantau jalannya SOP yang dilakukan di tiap bagian.

Demikian rekomendasi yang dapat saya berikan, atas koreksinya diucapkan terima kasih