TUGAS MATAKULIAH

UNIVERSITAS TERBUKA
SEMESTER 2023.1

Fakultas : Ekonomi
Program Studi : Manajemen
Kode/Nama MK : EKMA 4476/Audit SDM
Tugas : 2
Penulis Soal/Institusi : Andi Sylvana/UT
Penelaah Soal/Institusi : Herry Novriandi/UT
TIK :
Pokok Bahasan : Audit Fungsi Pelatihan dan Pengembangan SDM berbasis
Kompetensi

PT SUKA AJA

PT Suka Aja merupakan perusahaan yang bergerak di bidang produksi yang berpusat pada
produk perhiasan berbahan dasar mutiara dan emas. Perusahaan ini didirikan dengan tujuan
untuk membudidayakan mutiara dan emas. Perusahaan menginvestasikan anggarannya untuk
menerapkan teknologi maju dalam memproduksi perhiasan sebesar Rp 3 Triliun (investasi
peranti keras) dan Rp 730 Milyar (Investasi penati lunak yang termasuk sistem informasi)

Hasil laporan audit manajemen ini dimasudkan untuk menurunkan tingkat kegagalan produksi
yang disebabkan oleh kurang terampilnya karyawan dalam mengoperasikan mesin baru, dan
meningkatkan keterampilan karyawan dalam mengoperasikan mesin baru melalui program
pelatihan karyawan PT Suka Aja. Hasil audit ini hanya mencakup bidang SDM saja yang
tujuannya untuk menilai keekonomisan, efisiensi dan efektivitas atas keterampilan karyawan
dalam mengoperasikan mesin baru. Tujuan dilakukannya program pelatihan karyawan yaitu
untuk meningkatkan keterampilan dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya.

Selain itu, dalam program pelatihan kayawan tersebut memiliki kelemahan dalam melakukan
pelaksanaannya yaitu: rencana pelatihan karyawan tidak dilakukan secara periodik; biaya
program pelatihan karyawan kurang memadai dapat dilihat hanya dianggarkan sebesar 0.50%
selama satu tahun dari laba bersih setelah pajak tahun sebelumnya; Tidak adanya catatan atau
dokumen yang dapat dipertanggungjawabkan atas penilaian hasil pelatihan yang telah
dilakukan. Hal ini dilakukan untuk melakukan evaluasi atas peningkatan kualitas produk yang
dihasilkan oleh karyawan; dan waktu pelatihan yang diberikan sangat singkat.

Selain itu, kondisi perusahaan mengalami penurunan produk gagal yang kurang signifikan.
Pada tahun 2021 menunjukkan sebesar 19% dan pada tahun 2022 menunjukkan sebesar 22%.
Ini artinya hanya mengalami penurunan kegagalan produk sebesar 3% selama satu tahun.
Berdasarkan informasi yang diberikan oleh perusahaan, total biaya kegagalan produk sebesar
Rp 925 Juta. buruknya kualitas produk yang dihasilkan menyebabkan banyak pelanggan yang
melakukan pengembalian produk sebesar 8% dari total penjualan.

Selain itu, hasil laporan audit juga menyebutkan bahwa penyebab dari lemahnya program
pelatihan ini diantaranya karena perusahaan :

- anggaran pengelolaan pelatihan karyawan, hanya menganggarkan sebesar 0,50% ;

- ketidaktuntasan program pengelolaan pelatihan karyawan hingga tahap akhir yang mengarah
pada ketidaksempurnaan keterampilan dan kemahiran karyawan dalam mengoperasikan
mesin baru, akibatnya karyawan tidak mahir dan terampil untuk mengoperasikan mesin di
lapangan sesuai standar manual pelatihan yang di berikan;

- Dalam pelatihan terdapat waktu jeda yang cukup lama untuk mengidentifikasikan topik
pelatihan yang dibutuhkan karena tidak disusun secara periodik; buruknya pencantuman
pendokumentasian di dalam hasil penelitian karyawan, sehingga tidak adanya informasi
sebagai umpan balik dalam peningkatan kualitas produk yang dihasilkan atas pelatihan
keterampilan karyawan;

- Banyak kegagalan produk dan pemborosan dalam proses produksi sehingga volume atau
output produksi menjadi lebih kecil yang mengarah pada kenaikan harga pokok produksi
tanpa peningkatan kualitas terhadap produk yang dihasilkan;

- Adanya benchmarking (patokan) atas persentase kegagalan produk selama proses produksi
pada industri yang sama yang lebih berhasil.

Hasil audit PT Suka Aja diatas, menemukan beberapa kelemahan yang harus menjadi
perhatian manajemen perusahaan di masa yang akan datang. Kelemahan ini diantaranya adalah
kelemahan yang terjadi atas ketidaktuntasannya program pelatihan karyawan atas
pengoperasian mesin baru karena kurang memadainya anggaran yang diberikan dan
kelemahan atas kurangnya evaluasi program pelatihan karyawan untuk meningkatkan kualitas
produk yang dihasilkan.

Skor Maksimal
No Tugas Tutorial

Dari paparan hasil audit PT Suka Aja diatas, Saudara diminta untuk :

1. Membuat dan menjelaskan rincian alur audit pelatihan dan

pengembangan SDM, secara konseptual. 40

2. Memberikan beberapa rekomendasi dari hasil audit tersebut

untuk langkah perbaikan yang bisa diambil manajemen guna
memperbaiki kelemahan di bidang pelatihan dan pengembangan 60
SDM.
 ** SELAMAT MENGERJAKAN **

JAWABAN

1. A. Laporan Audit
Laporan ini merupakan hasil dari audit yang dilakukan terhadap fungsi SDM di PT Suka Aja. Audit
ini bertujuan untuk mengevaluasi keefektifan dan kepatuhan fungsi SDM terhadap kebijakan
dan prosedur perusahaan serta meningkatkan keterampilan karyawan dalam mengoperasikan
mesin baru melakui program pelatihan karyawan. Laporan ini mencakup laporan terhadap
efisiensi, efektifitas, dan keekonomisan program pelatihan karyawan serta dampaknya terhadap
peningkatan kualitas produk.

B. Ruang lingkup audit

Audit ini meliputi pemeriksaan terhadap beberapa aspek SDM, termasuk namun tidak terbatas
pada:
• Rencana dan pelaksanaan program pelatihan karyawan
• Anggaran yang dialokasikan untuk program pelatihan
• Evaluasi hasil pelatihan dan pencatatan yang berkaitan
• Kualitas produk dan tingkat kegagalan produksi
• Proses identifikasi kebutuhan pelatihan karyawan
• Keterampilan dan kemahiran karyawan dalam mengoperasikan mesin baru

C. Temuan audit
Berdasarkan audit yang telah dilakukan, maka ditemukan beberapa temuan:
a) Program pelatihan karyawan
• Rencana pelatihan karyawan tidak dilakukan secara periodik hal ini
menyebabkan terdapat jeda waktu yang lama untuk mengidentifikasi topik
pelatihan

• Anggaran yang dialokasikan untuk program pelatihan hanya sebesar 0,50% hal
ini dapat menyebabkan risiko kegagalan dalam program pelatihan karyawan

• Ketidaktuntasannya program pelatihan karyawan hingga tahap akhir

menyebabkan ketidaksempurnaan keterampilan dan kemahiran para karyawan
dalam mengoperasikan mesin baru. Mengakibatkan karyawan tidak terampil
dalam menjalankan operasional dilapangan sesuai standar manual pelatihan
yang diberika

• Waktu program pelatihan karyawan yang singkat dapat menyebabkan

meningkatnya kegagalan produk karena waktu yang diberikan sangat terbatas
 b) Biaya kegagalan produk
Mencatat biaya kegagalan produk mencapai 925 juta, hal ini menyebabkan masalah
kualitas produk yang dihasilkan

c) Pengembalian produk
Tingkat pengembalian produk mencapai 8%. Hal ini menunjukkan ketidakpuasan
pembeli dalam produk yang dihasilkan

d) Kegagalan produk dan pemborosan dalam proses produksi

Kegagalan produk dan pemborosan dalam proses produksi menyebabkan volume atau
putput produksi yang lebih kecil. Hal ini mengakibatkan kenaikan harga pokok produksi
tanpa peningkatan kualitas produk yang dihasilkan

e) Benchmarking
Tidak adanya benchmarking atas persentase kegagalan produk selama proses produksi
pada industri yang sama yang lebih berhasil, menyebabkan perusahaan tidak memiliki
patokan atau referensi untuk meningkatkan kualitas produk.

2. Rekomendasi dan kesimpulan dari hasil audit di atas

1) Rekomendasi
➢ Meningkatkan anggaran pelatihan: perusahaan harus mengalokasikan anggaran
yang memadai untuk program pelatihan karyawan. Dengan meningkatkan
anggaran, perusahaan dapat memberikan pelatihan yang lebih komprehensif
dan efektif untuk mengatasi kelemahan dalam pengoperasian mesin baru dan
meningkatkan kualitas produk.

➢ Meningkatkan evaluasi program pelatihan: perusahaan perlu meningkatkan

evaluasi program pelatihan untuk memastikan keterampilan dan kemahiran
karyawan terasah sesuai dengan standar yang ditetapkan. Evaluasi yang lebih
terinci dan tereguler akan membantu mengidentifikasi kebutuhan pelatihan
yang spesifik dan memastikan bahwa karyawan memperoleh kualitas yang
diharapkan.

➢ Perencanaan dan pengdokumentasian yang lebih baik: perusahaan harus

menyusun jadwal periodik untuk mengidentifikasi topik pelatihan yang
dibutuhkan secara tepat waktu. Selain itu, penting untuk meningkatkan
pengdokumentasian hasil penelitian karyawan sebagai umpan balik dalam
peningkatan kualitas produk. Dengan demikian, perusahaan dapat memperoleh
informasi yang digunakan untuk memperbaiki proses produksi dan mengurangi
kegagalan produk.
 ➢ Benchmarking industri: perusahaan harus melakukan benchmarking terhadap
persentase kegagalan produk selama proses produksi pada industri yang lebih
berhasil. Dengan membandingkan diri dengan praktik terbaik dalam industri,
perusahaan dapat mengidentifikasi peluang perbaikan dan menyiapkan langkah-
langkah yang relevan untuk meningkatkan kualitas produk.

2) Kesimpulan
Dapat disimpulkan bahwa hasil audit PT Suka Aja memiliki beberapa kelemahan yang
perlu dilakukan manajemen perusahaan dimasa mendatang. Kelemahan ini terkait
dengan program pelatihan karyawan yang tidak tuntas, anggaran yang kurang memadai,
kurangnya evaluasi dan pemantauan, serta kegagalan produk dan pemborosan dalam
proses produksi.
Dalam rangka meningkatkan kualitas produk, perusahaan perlu mengambil langkah-
langkah perbaikan yang mencakup peningkatan anggaran pelatihan, evaluasi yang lebih
baik terhadap program pelatihan, perencanaan dan pengdokumentasian yang lebih
baik, serta pembelajaran dari praktik terbaik dalam industri melalui benchmarking.