Audit Atas Pelatihan Karyawan

di PT.INDOJEWEL
Disusun oleh :

Haris Satriawan

Marojahan Lumban Gaol

Ramdhan Nur

Soeharto

Latar Belakang

Audit Pendahuluan
Dari audit pendahuluan, diperoleh informasi umum sebagai berikut:

PT. Indojewel bergerak dibidang produksi perhiasan berbahan dasar mutiara

dan emas. Mutiara yang digunakan adalah hasil pembudidayaan sendiri yang
terintegrasi dalam rencana bisnis perusahaan, sedangkan emas diperoleh dari
pasar dalam negeri.

Perusahaan mempekerjakan 1.500 karyawan tetap dan sekitar 750 karyawan

kontrak yang dipekerjakan terutama sebagai staf produksi di divisi budidaya
mutiara dan cleaning service diseluruh divisi perusahaan, dengan penghasilan
rata-rata sebesar 250% dari UMK yang ditetapkan pemerintah

Perusahaan menerapkan teknologi maju dalam produksi perhiasan dengan

investasi sebesar Rp 1,75 triliun untuk membeli peranti keras dan Rp 500 miliar
untuk membeli peranti lunak termasuk sistem informasi yang mengintegrasikan
seluruh divisi kedalam satu rangkaian oprasi dan sistem pelaporan.

Pelatihan karyawan yang dilakukan PT. Indojewel bersifat situasional, sesuai

dengan permintaan manajer lini dan sesuai dengan anggaran yang tersedia.

1. Tujuan Dilakukan Audit

Menilai tingkat kegagalan produksi disebabkan oleh

kurang terampilnya karyawan dalam mengoperasikan
mesin baru.

Menilai
program
pelatihan
karyawan
yang
dilaksanakan
belum
mampu
meningkatkan
keterampilan karyawan dalam mengoperasikan
mesin baru.

Memberikan berbagai saran perbaikan atas

kelemahan dari Program Pelatihan Karyawan yang
ditemukan oleh auditor.

2. Kondisi
a)

Mesin baru yang digunakan dilengkapi manual penggunaannya, tetapi

untuk memahami manual tersebut dan mampu menggunakannya sesuai
dengan standar manual tersebut perlu dilakukan pelatihan intensif,
dengan mempraktikkannya dilokasi mesin tersebut dioperasikan.
Sementara pelatihan yang dilakukan adalah pelatihan klasikal di kelas
untuk memahami petunjuk tersebut. Konfirmasi kepada manajer SDM
diperoleh informasi tidak tersedia cukup dana untuk melanjutkan
pelatihan sampai pada praktik lapangan.

b)

Perusahaan tidak memiliki rencana pelatihan periodik dan menentukan

program pelatihan berdasarkan permintaan manajer lini yang harus
terealisasi dalam waktu singkat tanpa melalui suatu identifikasi untuk
menentukan pelatihan apa yang sesungguhnya dibutuhkan karyawan.

c)

Perusahaan hanya menganggarkan biaya pelatihan sebesar 0,25% selama

satu tahun dari laba bersih setelah pajak tahun sebelumnya. Untuk tahun
2008 biaya pelatihan didasarkan pada laba bersih setelah pajak tahun
2007 yang mencapai sebesar 650,75 miliar.

d)

Tidak ada penilaian keberhasilan pelatihan secara formal sehingga tidak

ada dokumen atau catatan yang bisa dipertanggungjawabkan atas
penilaian hasil pelatihan yang telah dilakukan.

2. Kondisi
Dari hasil kuesioner yang disebarkan kepada karyawan yang telah
mengikuti pelatihan tahun 2008 diperoleh temuan sebagai berikut:

e)

i.

Sebesar 35% dari peserta menjawab bahwa materi pelatihan sesuai

dengan kebutuhannya untuk meningkatkan keterampilan.

ii.

ebesar 12,5% peserta menjawab metode pelatihan sesuai dengan

materi pelatihan yang diberikan.

iii.

Hanya sebesar 35% menjawab keterampilannya meningkat setelah

mengikuti pelatihan.

iv.

sebesar 80% peserta menjawab bahwa waktu pelatihan terlalu singkat

dan tidak cukup waktu bagi mereka untuk memahami materi yang
diberikan dalam pelatihan tersebut.

f)

Sebanyak 40% kegagalan produk terjadi dalam proses produksi,

35% pada proses pengepakan, dan 25% pada proses penggudangan
dari keseluruhan biaya kegagalan produk yang terjadi pada tahun
2008 sebesar Rp 825,25 juta.

g)

Pengembalian produk oleh pelanggan yang terjadi selama tahun

2008 sebesar 7,5% dari total penjualan Rp 7,5 triliun.

3. Kriteria
1. Tujuan

pelatihan dan pengembangan karyawan harus

dirumuskan dengan jelas dan disosialisasikan ke seluruh
manajer lini. Tujuan pelatihan adalah untuk :
a.

Meningkatkan keterampilan karyawan.

b.

Menurunkan kegagalan produk sampai pada tingkat 2,5%.

c.

Menurunkan pemborosan penggunaan sumber daya.

d.

Menurunkan kecelakaan kerja karyawan serta meningkatkan

motivasi
kerja
dan
kebanggaan
karyawan
terhadap
pekerjaannya.

2. Rencana pelatihan dan pengembangan karyawan harus disusun

secara periodik
perusahaan.

bersama

dengan

penyusunan

anggaran

3. Kriteria (Lanjutan)
3.

Program pelatihan dirumuskan berdasarkan hasil identifikasi

terhadap kebutuhan pelatihan sebelum program ditetapkan.
Identifikasi meliputi :

Penentuan jenis dan bentuk keterampilan yang dibutuhkan karyawan

sehingga mampuberkontribusi maksimal kepada perusahaan.

Melakukan penilaian secara periodik untuk mengidentifikasi topik pelatihan

yang tepat.

Melakukan penilaian terhadap pelatihan yang telah dilakukan untuk

mendapatkan umpan balik bagi perbaikan pelatihan berikutnya.

Melakukan benchmarking pada industri yang sama yang lebih berhasil

dalam mengelola program pelatihan dan pengembangan.

4.

Pengelolaan pelatihan karyawan harus didukung anggaran yang

memadai.

5.

Laporan biaya kualitas harus terdokumentasi untukk

menyediakan informasi sebagai umpan balik dalam
meningkatkan kualitas proses dan produk yang dihasilkan.

4. Penyebab

Rencana pelatihan baru dibuat setelah ada bagian yang membutuhkan

pelatihan sehingga diketahui bahwa perusahaan tidak memiliki rencana
pelatihan periodik dan menentukan program pelatihan berdasarkan
permintaan manajer lini yang harus terealisasi dalam waktu singkat tanpa
melalui identifikasi untuk menentukan identifikasi untuk menentukan
pelatihan apa yang sesungguhnya dibutuhkan oleh para karyawan.

Program pelatihan disusun berdasarkan permintaan dari departemen yang

membutuhkan pelatihan tersebut dan disesuaikan dengan besarnya
anggaran yang disetujui oleh Direktur Akuntansi dan Keuangan.

Belum tersedia suatu sistem review dan pelaporan yang terdokumentasi

tentang penilaian efektivitas dan efisiensi pelaksanaan pelatihan.

Pelatihan yang dilakukan hanyalah bersifat pelatihan klasikal dikelas

pelatihan. Setelah dilakukan konfirmasi kepada manajer SDM, diperoleh
informasi bahwa tidak tersedia cukup dana untuk melanjutkan pelatihan
sampai pada praktik lapangan sebab pada kenyataannya, perusahaan
hanya menganggarkan biaya pelatihan sebesar 0,25% selama satu tahun
dari laba bersih setelah pajak tahun sebelumnya.

5. Akibat

Ketidaktuntasan program pengelolaan pelatihan karyawan hingga

tahap akhir yang mengarah pada ketidaksempurnaan
keterampilan dan kemahiran karyawan dalam mengoperasikan
mesin baru

Banyaknya produk gagal dalam proses produksi sehingga volume

atau output produksi menjadi lebih kecil yang mengarah pada
kenaikan harga pokok produksi tanpa peningkatan kualitas
terhadap produk yang dihasilkan

Tidak ada informasi sebagai umpan balik dalam peningkatkan

kualitas produk yang dihasilkan atas pelatihan keterampilan
karyawan

Menurunnya volume penjualan akibat besarnya pengembalian

produk oleh pelanggan.

DAFTAR RINGKASAN TEMUAN AUDIT

NO

Kondisi

Kriteria

Penyebab

Akibat

Perusahaan
tidak
memiliki
rencana
pelatihan periodik dan
menentukan program
pelatihan

Rencana pelatihan dan

pengembangan karyawan
harus disusun secara
periodik bersama dengan
penyusunan
anggaran
perusahaan

Rencana pelatihan baru

dibuat setelah ada bagian
yang
membutuhkan
pelatihan

Ketidaktuntasan program
pengelolaan pelatihan karyawan
hingga tahap akhir yang mengarah
pada ketidaksempurnaan
keterampilan dan kemahiran
karyawan dalam mengoperasikan
mesin baru

Perusahaan hanya
menganggarkan biaya
pelatihan sebesar
0,25% selama satu
tahun dari laba bersih
setelah pajak tahun
sebelumnya

Pengelolaan
pelatihan
karyawan
harus
didukung anggaran yang
memadai.

Program pelatihan disusun

berdasarkan
permintaan
dari
departemen
yang
membutuhkan
pelatihan
tersebut dan disesuaikan
Besarnya biaya pelatihan dengan besarnya anggaran
berdasarkan
kegiatan yang disetujui oleh Direktur
pelatihan
yang Akuntansi dan Keuangan
dilakukan.

Ketidaktuntasan program
pengelolaan pelatihan karyawan
hingga tahap akhir yang mengarah
pada ketidaksempurnaan
keterampilan dan kemahiran
karyawan dalam mengoperasikan
mesin baru

Pertanggungjawaban
atas
Program
Pelatihan
Karyawan
tidak dapat dilakukan

Laporan biaya kualitas

harus
terdokumentasi
untuk
menyediakan
informasi sebagai umpan
balik
dalam
meningkatkan
kualitas
proses dan produk yang
dihasilkan

Tidak ada informasi sebagai

umpan balik dalam peningkatkan
kualitas produk yang dihasilkan
atas pelatihan keterampilan
karyawan

Belum tersedia suatu sistem

review dan pelaporan yang
terdokumentasi
tentang
penilaian efektivitas dan
efisiensi
pelaksanaan
pelatihan

NO

Kondisi

Kriteria

Penyebab

Akibat

Biaya
kegagalan
produk yang terjadi
pada
tahun
2008
Mencapai Rp 825,25
juta.

Tujuan pelatihan dan

pengembangan karyawan
harus dirumuskan dengan
jelas dan disosialisasikan ke
seluruh manajer lini untuk
menurunkan kegagalan
produk

perusahaan
tidak
memiliki
rencana pelatihan periodik dan
menentukan program pelatihan
berdasarkan permintaan manajer
lini yang harus terealisasi dalam
waktu singkat tanpa melalui
identifikasi untuk menentukan
identifikasi untuk menentukan
pelatihan apa yang sesungguhnya
dibutuhkan oleh para karyawan

Banyaknya produk gagal

dalam proses produksi
sehingga volume atau output
produksi menjadi lebih kecil
yang mengarah pada
kenaikan harga pokok
produksi tanpa peningkatan
kualitas terhadap produk
yang dihasilkan

80%
Karyawan
menganggap
waktu
pelatihan
terlalu
singkat
dan
tidak
cukup waktu.

Program pelatihan
dirumuskan berdasarkan
hasil identifikasi terhadap
kebutuhan pelatihan.

Belum tersedia suatu sistim

review dan pelaporan yang
terdekumentasi tentang
penilaian efektivitas dan
efisiensi pelaksanaan pelatihan.

Tidak ada benchmark atas

meningkatnya keterampilan
karyawan dalam
melaksanakan tugas dan
kewajibannya.

Kurangnya Pemahaman Tujuan pelatihan dan

Karyawan atas buku pengembangan karyawan
harus dirumuskan secara
manual mesin baru
jelas dan disosialisasikan
keseluruh manajer lini

Pelatihan yang dilakukan adalah

pelatihan klasikal di kelas untuk
memahami petunjuk (manual),
padahal untuk memahami
manual tersebut dan mampu
menggunakan sesuai dengan
standar manual perlu dilakukan
pelatihan intensif dengan
mempraktikkannya dilokasi
mesin tersebut dioperasikan.

Banyak karyawan menjadi

kurang terampil ketika
mengoperasikan mesin baru
perusahaan sehingga tidak
menurunkan kegagalan
produk dan kwalitas produk
tidak bertambah.

6. Rekomendasi

Perusahaan harus membuat program pelatihan karyawan yang

dilakukan secara periodik dan meningkatkan anggaran untuk
mendukung pengelolaan pelatihan karyawan

Perusahaan harus melakukan penilaian terhadap pelatihan karyawan

untuk perbaikan dan melakukan benchmarking pada industri sejenis
yang lebih berhasil dalam mengelola program pelatihan karyawan

Perusahaan harus mendokumentasikan laporan biaya kualitas untuk

menyediakan informasi sebagai umpan balik dalam meningkatkan
kualitas proses dan produk yang dihasilkan.

Pelatihan intensif dan terjadwal mesti dilakukan oleh karyawan, supaya

mengefisienkan penggunaan sumber daya dalam proses produksi yang
gagal.

Memproduksi secara bertahap terlebih dahulu sampai karyawan

menguasai mesin baru agar tidak terjadi pemborosan sumber daya