AUDIT SIKLUS PENGGAJIAN DAN PERSONALIA

Siklus penggajian dan personalia ( payroll and personnel cycle) melibatkan pekerjaan
dan pembayaran kepada semua karyawan. Tenaga kerja adalah pertimbangan yang penting
dalam penilaian persediaan perusahaan manufaktur, perusahaan konstruksi, dan industry
lainnya. Penilaian dan pengalokasian tenaga kerja yang tidak tepat dapat menimbulkan salah
saji laba bersih yang material. Penggajian juga merupakan bidang dimana sumber
daya perusahaan dapatterbuang akibat ketidakefisienan atau pencurian melalui kecurangan.

Seperti dalam siklus penjualan dan penagihan, audit atas siklus penggajian dan
personalia juga mencakup pemahaman tentang pengendalian internal, penilaian risiko pengen
dalian, pengujian pengendalian dan pengujian substantif atas transaksi, prosedur analisis,
serta pengujianatas rincian saldo. Dalam audit yang umum, perbedaan utama antara siklus penggajian
dan personalia serta siklus lainnya meliputi :
 Hanya ada satu siklus transaksi untuk penggajian. Sebagian besar siklus
lainnyamemasukkan setidaknya dua kelas transaksi. Sebagai contoh siklus penjualan
dan penagihanmemasukkan baik transaksi penjualan maupun penerimaan kas, dan sering kali
melibatkanretur penjualan serta penghapusan piutang tak tertagih. Penggajian hanya
memiliki satukelas karena penerimaan jasa dari karyawan dan pembayaran jasa tersebut
melalui penggajian biasanya terjadi dalam periode waktu yang singkat.
 Transaksi pada umumnya jauh lebih signifikan ketimbang akun neraca terkait. Akun
akunyang terkait dalam penggajian seperti misalnya penggajian akrual dan potongan
pajak biasanya bernilai kecil dibandingkan dengan total transaksi selama
tahun bersangkutan.
 Pengendalianinternal terhadap penggajian sudah efektif bagi hampir semua perusah
aan,bahkan perusahaan kecil sekalipun. Penalty yang tinggi yang dikenakan pemerintah
Negara bagian federal telah mendorong efektifnya pengendalian atas pemotongan
dan pembayaran pajak penggajian. Selain itu, masalah moral karyawan juga dapat
mengemukakan jika karyawantidak diberi gaji atau diberi gaji yang kecil.Karena
ketiga karakteristik tersebut, maka ketika mengaudit penggajian, biasanya auditor
menekankan pengujian pengendalian, pengujian substantif atas transaksi, dan
prosedur analitis.Pengujian atas rincian saldo hanya memerlukan beberapa menit bagi sebagian
besar akun yang berhubungan dengan penggajian.
Akun dan Transaksi Dalam Siklus Penggajian dan Personalia

Tujuan keseluruhan dari audit siklus penggajian dan personalia adalah untuk
mengevaluasi apakah saldo akun yang terpengaruh oleh siklus tersebut telah dinyatakan
secara wajar sesuaidengan prinsip prinsip akuntansi yang diterima umum.
Akun yang umum dalam siklus penggajian dan personalia ditunjukkan pada gambar
dibawah. Akun T akan digunakan untuk mengilustrasikan cara informasi akuntansi mengalir
melalui berbagai akun dalam siklus penggajian dan personalia. Dalam sebagian besar system,
akun gajidan upah akrual hanya akan diguakan pada akhir periode akuntansi. Selama periode
berjalan, beban baru akan dicatat apabila karyawan telah benar benar dibayar dan bukan
ketika biayatenaga kerja terjadi. Akrual untuk tenaga kerja dicatat dengan ayat jurnal
penyesuaian pada akhir periode bagi setiap biaya tenaga kerja yang dihasilkan tetapi belum
dibayar.

Upah, gaji, bonus, dan

komisi akrual
Tenaga Kerja
Saldo Awal,
Pembayaran langsung
Upah yg
diperoleh,
Kas di Bank gaji,dsb
Pembayaran Saldo akhir
gaji
Pembayaran
pajak gaji
Pemotongan pajak penghasilan
dan pengurangan lainnya
Saldo Awal,
Pembayaran Upah yg
diperoleh,
gaji,dsb
Saldo akhir

Beban pajak gaji akrual

Saldo Awal, Beban gaji
Pembayaran Upah yg pajak
diperoleh,
gaji,dsb
Saldo akhir
Fungsi Bisnis Dalam Siklus Penggajian dan Personalia Serta Dokumen dan
Catatan Terkait

Siklus penggajian dan personalia dimulai dengan merekrut karyawan dan diakhiri
dengan membayar karyawan tersebut atas jasa yang mereka laksanakan dan pemotongan pajak
oleh pemerintah serta institusi lain dan pajak gaji serta manfaat akrual. Jadi, siklus tersebut
melibatkan perolehan jasa dari karyawan yang konsisten dengan tujuan perusahaan, dan
akuntansi yang tepatuntuk jasa tersebut. Auditor harus memahami fungsi bisnis dan dokumen serta
catatan tersebut sebelum dapat menilai resiko pengendalian dan merancang pengujian pengendalian serta
pengujian substantif atas transaksi.

1. Fungsi Bisnis Sumber Daya Manusia dan Kesempatan Kerja

Departemen sumber daya manusia menyediakan sumber yang independen untuk
mewawancarai dan merekrut personel yang memenuhi kualifikasi. Departemen tersebut
jugamerupakan sumber catatan yang independen bagi verifikasi internal atas informasi
upah.Termasuk penambahan dan penghapusan gajiserta perubahan upah dan
pengurangan.
  Catatan personalia, meliputi data seperti tanggal mulai bekerja,investigasi
personil,tingkat pembayaran,pengurangan yang diotorisasi,evaluasi kinerja,dan
tanggal berhenti bekerja
 Formulir otorisasi pengurangan,digunakan untuk mengotorisasi pengurangan
gaji,termasuk jumlah pembebasan untuk pemotongan pajak penghasilan, 401 (K) dan
program tabungan pension lainnya,obligasi tabungan A.S,serta iuran serikat pekerja.
 Formulir otorisasi tingkat pembayaran, digunakan untuk mengotorisasi tingkat
pembayaran. Sumber informasinya adalah kontrak tenaga kerja,otorisasi oleh
manajemen atau dalam kasus pejabat perusahaan,otorisasi dari dewan direksi.

2. Fungsi Bisnis Pencatatan Waktu dan Persiapan Penggajian

Pencatatan waktu (timekeeping) dan persiapan penggajian merupakan hal yang
pentingdalam audit penggajian karena mempengaruhi secara langsung beban peggajian dalam
setiap periode. Untuk mencegah salah saji dalam empat aktivitas berikut diperlukan
pengendalian yang memadai :
 Penyiapan kartu waktu oleh karyawan
 Pengikhtisaran dan penghitungan pembayaran kotor, pengurangan dan
pembayaran bersih
 Penyiapan cek gaji
 Penyiapan catatan gaji

 Kartu waktu,adalah dokumen yang mengidikasikan waktu per jam karyawan mulai
dan berhenti bekerja setiap hari serta jumlah jam kerja karyawan.
 Tiket waktu pekerjaan,adalah formulir yang menunjukan pekerjaan mana yang
dikerjakan karyawan selama periode waktu tertentu.
 File transaksi penggajian,mencantumkan semua transaksi penggajian yang diproses
oleh sistem akuntansi selama satu periode,seperti setiap satu hari,minggu atau bulan.
File ini berisi semua informasi yang dimasukan ke dalam sistem dan informasi
tentang setiap transaksi,seperti nama karyawan dan nomor
identifikasi,tanggal,pembayaran kotor dan bersih berbagi jumlah pemotongan pajak
dan klasifikasi akun.
 Jurnal atau daftar penggajian,laporan ini dibuat dari file transaksi penggajian
umumnya mencantumkan nama karyawan,tanggal,jumlah penggajian kotor dan bersih
dan jumlah pemotongan.
  File induk penggajian, adalah file komputer yang digunakan untuk mencatat
transaksi penggajian bagi setiap karyawan dan mempertahankan total upah karyawan
yang dibayar selama setahun tersebut hingga saat ini.

3. Fungsi Bisnis Pembayaran Gaji

 Cek gaji, ditulis untuk selanjutnya diserahkan kepada karyawan sebagai pertukaran
atas jasa yang dilaksanakanya. Jumlah cek tersebut merupakan pembayaran kotor
dikurangi pajak penghasilan dan potongan lainnya.
 Rekonsiliasi rekening bank penggajian, merupakan hal yang penting bagi semua
akun kas,termasuk penggajian untuk menemukan kesalahan ataupun kecurangan.
Akun penggajian imprest adalah akun penggajian terpisah dimana saldo bernilai kecil
dipertahankan.

4. Fungsi Bisnis Penyiapan SPT Pajak Penggajian dan Pembayaran Pajak

 Formulir W-2,adalah formulir yang dikirim setiap karyawan yang mengikhtisarkan
penghasilan karyawan selama tahun kalender, termasuk pembayaran
kotor,pemotongan pajak penghasilan dan pemotongan jaminan social.
 SPT Pajak Penghasilan,adalah formulir yang diserahkan ke unit pemerintah local
untuk menunjukan pembayaran pajak yang dipotong pajak perusahaan.