Preliminary Licensing &

Implementation Proposal
LICENSING & IMPLEMENTATION PROPOSAL FOR
PT BNI LIFE INSURANCE
BY PT. MITRA MANDIRI INFORMATIKA

Customer Name : BNI Life Author Initial : DSE

Customer Code : 066 Reviewed By : SM
Proposal Version : PRE Ver 1.00 Authorized By : SM
Release Date : 04-30-19 Authorization Date : 04-30-19
CONTENTS

Summary ........................................................................................................................................................................ 3
ProMISE Licensing Agreement .................................................................................................................................. 3
Aplikasi Promise ......................................................................................................................................................... 3
General Description Of Product .................................................................................................................................... 4
Aplikasi Modular ........................................................................................................................................................ 4
Modul Vendor management .................................................................................................................................... 4
Modul Procurement Management .......................................................................................................................... 5
Modul Contract Management .................................................................................................................................. 6
Modul E-Catalogue .................................................................................................................................................... 6
Modul Enterprise Spending Management............................................................................................................... 7
Promise Manager ...................................................................................................................................................... 8
Intellectual Property ownership ................................................................................................................................... 8
Licensing Terms of Use .................................................................................................................................................. 8
ProMISE License Pricelist............................................................................................................................................... 9
TermS & ConditionS Lisensi ........................................................................................................................................ 10
Services / Implementation .......................................................................................................................................... 11
Estimasi Biaya dan waktu Implementasi................................................................................................................. 11
IMPLEMENTATION STEPS ........................................................................................................................................ 12
Batasan Dan Tanggung Jawab Masing-Masing Pihak Untuk Fase Integrasi ............................................................ 13
Solution Proposal For PT BNI Life Insurance ............................................................................................................ 14
Needs statement...................................................................................................................................................... 14
Proposed Module..................................................................................................................................................... 14
Catatan dan Opsi lainnya ..................................................................................................................................... 17

Proposed Implementation Plan ................................................................................................................................... 18

Investment cost ............................................................................................................................................................ 19

2
SUMMARY

PROMISE LICENSING AG REEMENT

ProMISE merupakan aplikasi berlisensi yang di miliki oleh PT Mitra Mandiri Informatika yang hak
penggunaannya di tawarkan kepada PT BNI Life Insurance atau BNI Life sesuai dengan persetujuan
kedua belah pihak.

APLIKASI PROMISE

ProMISE (Procurement Management Information System for Enterprise) adalah aplikasi yang di
kembangkan dengan mengedepankan best practice di bidang pengadaan serta supply chain
management. Sehingga kami harapkan aplikasi ProMISE bisa membantu perusahaan memiliki proses
pengadaan yang ramping (streamline); mempertimbangkan pengelolaan resiko; memiliki
keselarasan dengan bisnis perusahaan; dan tetap menganut pilar pilar pengadaan, yaitu:

• Compliance

• Value for money

• Productivity (Procurement cycle efficiency)

• On time availability of goods

ProMISE tidak hanya berdasar pada procurement best practice di dalam pengembangannya, tetapi
juga memiliki real world experience yang kaya, karena telah di implementasikan di banyak
perusahaan dengan berbagai bidang industri – kedua hal ini yang akan kami kombinasikan untuk
memberikan value yang besar bagi PT BNI Life Insurance atau BNI Life dalam implementasi ProMISE.

3
GENERAL DESCRIPTION OF PRODUCT

APLIKASI MODULAR

Aplikasi ProMISE memiliki modul yang dapat diimplentasikan secara terpisah (Modular), sesuai
dengan kebutuhan dan prioritas pelanggan. Tujuan aplikasi ini dibuat secara modular dengan tujuan,
agar pelanggan dapat merasakan manfaat dari modul-modul yang dipilih. Adapun aplikasi ProMISE
terdiri dari beberapa modul yaitu:

• Vendor management

• Procurement Management

• Contract Management

• E-Catalogue

• Enterprise Spend Management

MODUL VENDOR MANAGEMENT

Untuk memastikan vendor memiliki kinerja yang selaras dengan tujuan bisnis perusahaan, seperti
kebutuhan atas pasokan barang tepat waktu, tepat jumlah, tepat kualitas dan tepat tujuan. Dengan
Vendor Management hubungan antar vendor sebagai mitra strategis perusahaan dapat tumbuh
bersama.

Modul Vendor Management merupakan modul yang berfungsi untuk mengelola supplier
perusahaan anda, mulai dari aktivitas pendaftaran sampai dengan performance evaluation dari
vendor. Modul ini di buat dengan prinsip-prinsip kolaborasi antara vendor dengan perusahaan anda

4
dengan mengedepankan kolaborasi, sehingga anda akan mendapatkan vendor dengan kualitas yang
terus meningkat.

Modul ini juga dapat di integrasikan dengan modul lain diataranya e-catalog, bayangkan memiliki
online shopping untuk internal perusahaan anda, yang di isi oleh vendor-vendor terbaik dan juga
untuk mendapatkan harga terbaik.

Modul Vendor management ini juga dapat di integrasikan ke data Vendor list yang dimiliki oleh
system ERP (apabila pelanggan sudah mengimplementasikan terlebih dahulu).

MODUL PROCUREMENT MANAGEMENT

Proses pengadaan yang ideal adalah proses pengadaan yang streamline dengan bisnis proses
perusahaan. Dan untuk itu diperlukan tools yang dapat membantu proses pengadaan tersebut
secara comprehensive.

Proses pengadaan mulai dari purchase request sampai didapatkannya pelaksana pekerjaan – dengan
berbagai tipe pengadaan sudah ter-cover oleh modul Procurement Management ProMISE. Anda
dapat melakukan kegiatan procurement dengan lebih cepat, sesuai aturan, tercatat, serta
transparan. Sehingga manajemen memiliki visibilitas dalam menentukan strategi procurement yang
tepat untuk menunjang strategi bisnis perusahaan.

Untuk mendapatkan fungsi yang optimal dari proses pengadaan, maka Modul Procurement
Management ini perlu di integrasikan dengan fungsi modul Vendor Management sebagai input dari
proses vendor sourcing dan integrasi dengan modul Contract Management sebagai modul yang
membantu dalam melakukan proses kontrak dan monitoring kontrak.

Modul Procurement Management ini juga dapat di integrasikan ke modul ERP baik itu Finance
(budget & payment) atau material management. Dengan ada nya integrasi ini, manfaat dari sistem

5
procurement akan lebih bisa dirasakan oleh pelanggan, karena konsep matching antara Purchase
Order, Pengiriman sampai Pembayaran akan bisa termonitor dengan baik.

MODUL CONTRACT MANAGEMENT

Seiring bertambahnya perjanjian (kontrak) yang harus di kelola oleh divisi procurement, tantangan
dalam mengelola kontrak akan bertambah, sehingga diperlukan tools yang tepat untuk mengelola
kontrak-kontrak tersebut. Modul contract management membantu perusahaan melakukan proses
pembuatan kontrak, tracking perubahan kontrak, serta memberikan notifikasi terhadap kontrak-
kontrak yang akan habis masa berlakunya. Menyimpan, mencari, melacak perubahan, serta
memantau masa berlaku kontrak akan menjadi pekerjaan yang mudah bagi divisi procurement.

MODUL E-CATALOGUE

Modul E-Catalogue merupakan modul yang memiliki fungsi yang strategis dalam proses pengadaan.
Modul ini merupakan modul yang dapat mempermudah cara pembelian dengan pembelian
langsung. Modul E-Catalogue ini sendiri dapat terintegrasi dengan vendor catalogue yang sudah
dimiliki oleh perusahaan. Vendor memiliki interaksi langsung dengan sistem E-Catalogue. Sedangkan
dari sisi pengguna, Modul e-Catalogue ini dapat menjadi alat percepatan pembelian, bayangkan
anda bisa melakukan pembelian seperti melalui toko online namun dilakukan di khusus di
perusahaan anda sendiri.

6
MODUL ENTERPRISE SPENDING MANAGEMENT

Modul enterprise Spending Management dapat membantu executive dan management perusahaan
dalam memantu penyerapan anggaran, maupun melakukan perubahan-perubahan pemanfaatan
anggaran yang dianggap strategis untuk pertumbuhan organisasi.

7
PROMISE MANAGER

ProMISE Manager adalah Framework dari seluruh modul ProMISE. Sehingga ProMISE manager ini
adalah modul yang mandatory harus dibeli oleh pelanggan sebagai basis agar modul lain dapat
dipergunakan. Dalam ProMISE Manager terdapat fungsi-fungsi dasar seperti workflow bisnis proses
dan workflow approval. Serta konfigurasi dasar yang diperlukan oleh end-user

INTELLECTUAL PROPERTY OWNERSHIP

ProMISE merupakan produk aplikasi dengan hak cipta, yang terdaftar di HAKI dengan nomor
0322808, pada tanggal 14 Oktober 2005.

Untuk itu segala hal yang berhubungan dengan lisensi ProMISE dan implementasi ProMISE, akan
tetap menjadi milik PT. MMI, yang akan di berikan hak penggunaannya kepada PT BNI Life Insurance
sesuai dengan perjanjian yang disepakati bersama.

Penggunaan source program ProMISE secara keseluruhan atau sebagiannya, tidak diperkenankan
untuk digunakan sebagai bagian dari aplikasi lain tanpa persetujuan dari MMI.

LICENSING TERMS OF USE

Beberapa hal yang perlu di perhatikan saat menggunakan lisensi ProMISE adalah:

1. Lisensi ProMISE merupakan perpetual license, artinya bisa terus di gunakan oleh PT BNI Life
Insurance tanpa harus membayar biaya tambahan terhadap lisensi yang sudah dibeli
2. Lisensi ProMISE merupakan user-based license, penggunaan lisensi ProMISE terbatas sesuai
dengan jumlah user yang di beli oleh PT BNI Life Insurance. Penambahan lisensi dapat
dilakukan sesuai dengan harga yang di sepakati selanjutnya
3. Walaupun bersifat perpetual, PT BNI Life Insurance dapat membeli ATS (annual technical
support) dan AMS (application maintenance support) ProMISE, untuk menjamin kelancaran
operasional aplikasi ProMISE di PT BNI Life Insurance
4. Source code ProMISE akan tetap menjadi milik PT. MMI, PT BNI Life Insurance berhak
mendapatkan jaminan ketersediaan source code dengan menggunakan rekening escrow
untuk source code ProMISE. Biaya untuk escrow account tersebut akan di tanggung oleh PT
BNI Life Insurance .
5. PT BNI Life Insurance tidak di perkenankan melakukan perubahan pada aplikasi ProMISE
tanpa persetujuan dari PT. MMI
6. Penggunaan logo ProMISE :
• Setiap pengguna akhir wajib memasang logo ProMISE di laman muka website dari
aplikasi ProMISE yang diimplementasikan.

8
PROMISE LICENSE PRICELIST

Number User
No Components Description Mandatory Optional Description Price
of Users Type
Merupakan framework dari Modul-
modul ProMISE. ProMISE Manager ini
ProMISE
1 berisi Engine untuk pembuatan report, √ N/A N/A Package engine IDR 500,000,000
Manager
workflow, massaging, dan master
catalog
Modul ini merupakan modul yang
ProMISE Package minimum
berisikan registrasi dari vendor, input Vendor
2 Vendor √ 500 user. Vendor access IDR 750,000,000
produk dari vendor, vendor User
Management ke aplikasi
performance report,dsb
Modul yang memungkinkan user Package minimum
ProMISE Vendor
3 melakukan pembelian langsung tanpa √ 500 user. Vendor access IDR 1,050,000,000
e-Catalog User
melalui proses pengadaan. ke aplikasi
Merupakan modul yang berisi seluruh Package user
ProMISE proses pengadaan yang digunakan oleh dihitung berdasarkan
Internal
4 Procurement perusahaan. Termasuk didalamnya √ 20 user access ke IDR 1,700,000,000
User
Management proses penilaian dan negosiasi harga aplikasi termasuk
secara elektronik ke vendor approval.
User legal untuk
ProMISE Modul ini berisi proses pembuatan
Internal pembuatan kontrak
5 Contract kontrak mulai dari drafting kontrak √ 5 IDR 450,000,000
User sampai dengan
Management sampai dengan kontrak final.
kontrak final
TERMS & CONDITIONS LISENSI

Penggunaan lisensi diatas harus memenuhi kondisi sebagai berikut:

1. Satu lisensi ProMISE dapat diimplentasikan pada 3 environment yaitu: 1 environment server
development, 1 environment server test dan 1 environment production.
2. Penggunaan lisensi ProMISE pada environment DRC tidak dikenakan tambahan biaya selama
bersifat pasif.
3. Penggunaan lisensi baik dalam bentuk on premise maupun berbasis cloud hanya dapat
digunakan untuk internal korporasi, contoh 1 lisensi untuk kantor pusat dan kantor cabang
(memiliki 1 bisnis proses yang sama).
4. Source code program tidak dapat dipindah tangankan dari pihak pembeli ke pihak lain tanpa
izin dari MMI. Pelanggan akan mendapatkan hak penggunaan Lisensi dari ProMISE yang
diberikan MMI dan akan dituangkan dalam kontrak kerjasama.
5. Apabila setelah masa implementasi selesai lalu terjadi perubahan source tanpa izin dari
MMI, maka MMI tidak dapat memberikan support kepada pengguna akhir dalam bentuk
apapun (Helpdesk dan/atau engineer dari MMI).
6. Komponen lisensi ini sudah termasuk biaya Annual Technical Support pada tahun pertama.
SERVICES / IMPLEMENTATION

Suksesnya implementasi aplikasi sangat bergantung kepada:

• Teknologi – tersedia aplikasi yg baik dan dukungan infrastruktur yg memadai

• People – Kesiapan sumber daya manusia pada perusahaan
• Proses – Adanya tatacara kerja yg baku yg sesuai dengan keperluan
• Data – Kesiapan data sesuai dengan kebutuhan
• Executive Sponsor – dukungan dari management perusahaan untuk implementasi dan
penggunaan aplikasi e- procurement
Tanpa adanya ke 4 hal tersebut, kecil kemungkinan proses digitalisasi dalam bidang Procurement
dapat dilakukan dengan tepat waktu.

ESTIMASI BIAYA DAN WAKTU IMPLEMENTASI

Untuk estimasi biaya dan waktu implementasi adalah sebagai berikut:

A. Implementasi Modul Procurement Management:

• Biaya Implementasi Modul Procurement Management:

IDR 728,750,000 – IDR 2,400,000,000.
• Waktu implementasi Modul Procurement Management:
2 – 3 bulan untuk Best practice implementation dan 4 – 5 bulan untuk custom
implementation.
B. Implementasi Modul Vendor Management:

• Biaya Implementasi Modul Vendor Management:

IDR 672,500,000 – IDR 2,100,000,000.
• Waktu implementasi Modul Vendor Management:
1 – 2 bulan untuk Best practice implementation dan 2 – 3 bulan untuk custom
implementation.
C. Implementasi Modul Contract Management:

• Biaya Implementasi Modul Contract Management:

IDR 669,000,000 – IDR 1,700,000,000.
• Waktu implementasi Modul Contract Management:
1 – 2 bulan untuk Best practice implementation dan 2 – 3 bulan untuk custom
implementation.
D. Implementasi Modul E-catalogue:

• Biaya Implementasi Modul E-Catalogue:

IDR 649,500,000 – IDR 1,700,000,000.
• Waktu implementasi Modul E-Catalogue:
1 – 2 bulan untuk Best practice implementation dan 2 – 3 bulan untuk custom
implementation.

11
IMPLEMENTATION STEPS

• Melakukan Inisiasi Project: aktivitas inisiasi project ini adalah check point pertama dari MMI
kepada pelanggan. Pelanggan akan mengetahui seberapa besar scope pekerjaan setelah
proses Inisiasi ini dilaksanakan. Dokumen yang berisikan batasan pekerjaan, organisasi
proyek, detail scope of work akan dibuat dan dijadikan acuan pekerjaan oleh MMI dan
Pelanggan.

• Deployment Product as-is di Server Development: pada fase ini, MMI akan melakukan
installasi source produk dari ProMISE. Sebagai produk yang siap digunakan, aplikasi ini sudah
bisa dijalankan dan digunakan oleh pelanggan. Namun tingkatan organisasi, approval,
setting email, dsb, masih belum tersedia.

• Business Process Clarification, Setup & Konfigurasi: pelanggan akan diberikan informasi
tentang best practice dari aplikasi ProMISE, dengan tujuan pada fase awal ini, pelanggan
tidak melakukan perubahan secara besar pada aplikasi. Sehingga objective dari pelanggan
dapat tercapai. Pada fase ini Tim bisnis proses MMI akan melakukan diskusi dan
memberikan masukan kepada pelanggan tentang best practice proses bisnis yang bisa
digunakan. Adapun hasil dari fase ini adalah best practice Proses Bisnis yang sudah sesuai
dengan PT BNI Life Insurance .

• Skenario Development & Test: aktivitas ini adalah aktivitas apabila pelanggan memerlukan
kustomisasi dari aplikasi bersamaan pada saat dimulai implementasi. Aktivitas ini akan
memakan waktu yang cukup lama dikarenakan adanya perubahan dari sisi proses bisnis yang
ada dalam Aplikasi ProMISE.

• Integration Adapter Implementation: aktivitas ini akan dilakukan apabila ada integrasi
dengan environment aplikasi lain seperti ERP.

• UAT (User Acceptance Test): dalam aktivitas ini pengguna dan MMI akan melakukan
pengujian dari aplikasi yang telah sesuaikan dengan perubahan yang disepakati. Hasil
pengujian ini akan dijadikan keputusan akhir dari aplikasi yang akan di deploy ke server
Production.

• Promote to Production: aktivitas ini adalah melakukan implementasi aplikasi yang sudah di
UAT kan ke server Produksi dan siap untuk dilakukan GoLive dari aplikasi

• Training for Trainer: pelatihan akan dilakukan kepada PIC dalam proyek ini. Dalam pelatihan
ini, pengguna akan hands-on pada aplikasi yang sudah terdeploy di environment server
pelanggan.

• Live & Pendampingan: Fase ini dibutukan apabila pengguna menginginkan adanya
pendampingan operasional dari MMI. MMI akan melakukan pendampingan pelaksanaan
selama 1 bulan.

12
BATASAN DAN TANGGUNG JAWAB MASING-MASING PIHAK UNTUK FASE INTEGRASI

Dalam setiap implementasi yang memerlukan integrasi ke Aplikasi lain (seperti ERP), kedua belah
pihak perlu mengetahui batasan dan tanggung jawab masing-masing pihak, diantaranya:

No Tanggung Jawab MMI Tanggung Jawab Pengguna

1 Melakukan mapping data interfacing untuk Menyiapkan dokumen mapping dari ERP
modul Budget, PR, PO, Catalog, Vendor master yang akan berlaku general dan standar bagi
bersama dengan tim dari PT BNI Life Insurance PT BNI Life Insurance

2 Membangun mekanisme interfacing dari Melakukan mapping data interfacing untuk

ProMISE ke bridging server, tanpa menyentuh modul Budget, PR, PO, Catalog, Vendor
system ERP / back end di setiap unit bisnis PT master bersama dengan tim dari MMI
BNI Life Insurance

3 Membangun mekanisme interfacing dari

ERP ke bridging server, tanpa menyentuh
ProMISE system

13
SOLUTION PROPOSAL FOR PT BNI LIFE INSURANCE

NEEDS STATEMENT

Berdasarkan hasil diskusi bersama team Procurement BNI Life beberapa pekan ini, bahwa BNI Life
butuh mengoptimalkan sistem e-Procurement untuk mendorong BNI Life melakukan transformasi
digital baik dari sisi objective kelembagaan maupun orientasi bisnis kearah yang lebih efektif dan
efisien. Sesuai dengan tujuan perusahaan BNI Life Insurance yaitu menjadi perusahaan asuransi
terkemuka kebanggaan bangsa serta memberikan perencanaan masadepan dan perlindungan yang
terpercaya dengan layanan prima dan kinerja keuangan yang optimal untuk mewujudkan kehidupan
bangsa yang berkualitas.

Kondisi saat ini BNI Life telah memiliki sistem e-Procurement dengan beberapa modul yaitu eProc,
eVendor, eCatalog dan eAuction. Namun ketika keempat modul tersebut diintegrasikan satu sama
lain kinerjanya menjadi tidak optimal dari sisi operasional maupun data. Serta pengoperasiannya
masih menggunakan koneksi intranet (internet lokal) sehingga supplier/vendor baru yang ingin
mendaftar ataupun supplier/vendor aktif yangingin memperbaharui dokumennya tetap harus dating
ke kantor BNI Life untuk menyerahkan dokumen dan upload dokumennya. Salah satu perubahan
yang dapat dilakukan untuk menjadi organisasi yang efisien adalah menerapkan strategic
procurement dengan melakukan implementasi aplikasi ProMISE. Sistem pengadaan yang transfaran,
efektif dan efisien dapat mendukung BNI Life dalam beberapa hal berikut;

1. Untuk menjalankan proses pengadaan yang cukup besar yaitu kurang lebih 1500-2000
proses pengadaan per tahun.

2. Untuk menyesuaikan perubahanbaru dalam hal teknologi, praktik pasar, efisiensi

operasional, persyaratan peraturan menghasilkan layanan masyarakat yang lebih baik.

3. Untuk menurunkan biaya operasional dan efisiensi dengan merampingkan proses

pengadaan, atau dengan adanya proses Join Purchase Order dari berbagai kantor cabang,
kantor layanan dan kantor pusat yang memiliki pengadaan barang atau jasa yang sama.

4. Untuk meningkatkan kecepatan proses pengadaan (Performance), transparasi, proses

pengadaanyangdapat dipertanggungjawabkan (accountability).

Maka dari itu, Untuk mencapai perubahan besar seperti penerapan strategic procurement
diperlukan langkah pertama, yaitu menerapkan praktek pengadaan yang mengedepankan good
corporate governance.

PROPOSED MODULE

Modul yang kami rekomendasikan pada tahap awal implementasi untuk PT BNI Life Insurance adalah
modul Procurement Management dan Vendor Management. Modul Procurement Management
ProMISE dibuat berdasarkan best practice tata cara pengadaan, dengan tetap memperhatikan
kaidah-kaidah pengadaan di Indonesia.

14
Dengan melakukan implementasi modul Procurement Management, proses pengadaan PT BNI Life
Insurance akan mengalami percepatan; memberikan transparansi bagi stakeholder; serta setiap
proses pengadaan akan tercatat dan auditable.

Gambaran proses flow pengadaan yang tercakup dalam modul Procurement Management adalah
sebagai berikut:

Modul Procurement Management mencakup seluruh proses pengadaan, mulai dari registrasi
vendor, inisisasi pengadaan, sampai dengan melakukan bidding atau live auction dan menentukan
calon pemenang pengadaan.

Dengan menggunakan modul Procurement Management, setiap tahapan akan tercatat dan
terpantau, sehingga kedua belah pihak, baik vendor dan PT BNI Life Insurance, dapat mencapai
praktek pengadaan yang mengedepankan good corporate governance.

Beberapa fitur yang terdapat dalam modul ini adalah:

15
Penerapan modul Procurement Management akan meningkatkan efisiensi proses pengadaan
PT BNI Life Insurance, baik dari sisi waktu maupun penghematan terhadap anggaran biaya.
Management juga akan memiliki visibilitas terhadap proses pengadaan di PT BNI Life Insurance,
sehingga memudahkan jajaran management untuk menentukan kebijakan atau strategi
procurement yang mendukung tujuan PT BNI Life Insurance.

Modul Procurement Management perlu didukung oleh modul

Vendor Management, untuk memberikan PT BNI Life Insurance fasilitas pengelolaan vendor/supplier
yang powerful. Modul ini memberikan kemampuan kepada PT BNI Life Insurance untuk
mendapatkan vendor terbaik dengan performa yang dapat di pantau secara berkala, sehingga
memungkinkan
PT BNI Life Insurance untuk berkolaborasi dengan vendor/supplier untuk mencapai tujuan
organisasi.

Beberapa fitur pada modul Vendor Management adalah:

Memiliki kebijakan seleksi vendor/supplier yang mengacu kepada kebijakan Departemen

Procurement serta memiliki proses pengadaan yang sesuai dengan best practice yang terintegrasi
dengan tujuan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi Perseroan. Dapat membangun relasi
hubungan antara vendor dengan Perseroan adalah relasi yang saling menguntungkan agar dapat
mencapai target yang ditetapkan.

Setelah tahap awal selesai diimplementasikan dan dapat digunakan secara optimal, maka BNI Life
dapat mengimplementasikan modul ProMISE selanjutnya yaitu modul e-Catalog dan Contract
Management.

Modul e-Catalog dapat digunakan untuk metode pengadaan berupa Direct PO, buyer dapat
menyortir barang atau jasa sesuai dengan kualitas dan harga yang diinginkan seperti saat berbelanja
online (dengan melakukan proses pengadaan yang diikat oleh kontrak payung). Buyer juga dapat
melakukan perbandingan barang atau jasa, memilih item yang terbaik sesuai kebutuhan dan
memasukan kedalam keranjang belanjanya untuk diproses lebih lanjut.

Beberapa fitur pada modul e-Catalog adalah:

16
Seiring berjalannya waktu, kontrak kerjasama dengan vendor/supplier juga akan bertambah,
sehingga diperlukan aplikasi yang mampu mengelola kontrak-kontrak tersebut. Pengelolaan kontrak
secara manual akan sangat memakan waktu dan biaya, terutama saat kontrak kerjasama sudah
mencapai ratusan atau ribuan kontrak.

Untuk mengatasi hal tersebut kami menyarankan untuk menerapkan modul Contract Management.
Modul ini membantu BNI Life mulai dari proses pembuatan kontrak, sampai dengan
perawatan/monitoring kontrak tersebut.

Modul Contract Management aplikasi ProMISE akan meminimalisir waktu dan human error dalam
pengelolaan kontrak dengan fitur-fitur sebagai berikut:

CATATAN DAN OPS I LAINNYA

Berdasarkan pengalaman kami dalam melakukan implementasi e-procurement, kami menyarankan
untuk melakukan investasi tambahan berupa Konsultasi pembuatan SOP electronic procurement:
penerapan aplikasi e-procurement biasanya memerlukan SOP baru yang berbeda dari SOP
pengadaan sebelumnya. Hal ini untuk menghindari pemanfaatan aplikasi yang tidak maksimal
dimana aplikasi hanya sekedar menjadi alat dokumentasi proses pengadaan.

17
PROPOSED IMPLEMENTATION PLAN

Tahapan dan jangka waktu implementasi yang kami usulkan adalah sebagai berikut:

Kami menyarankan untuk melakukan implementasi produk as-is dengan melakukan set up dan
konfigurasi. Implementasi produk as-is memerlukan waktu yang relatif singkat, sehingga
memberikan lebih banyak waktu bagi PT BNI Life Insurance untuk melakukan proses penyesuaian
dan pembelajaran terhadap metode electronic procurement.

18
INVESTMENT COST

Licencing
No. Product Number of User User type Total Price
1 ProMISE Manager Package Package IDR 500,000,000.00
2 Procurement Management 20 Internal User IDR 1,700,000,000.00
3 Vendor Management 250 Vendor User IDR 350,000,000.00
4 Contract Management 5 Internal User IDR 450,000,000.00
5 e-Catalog 250 Vendor User IDR 550,000,000.00
Total IDR 3,550,000,000.00
End User Discount IDR -
Total After Discount IDR 3,550,000,000.00

Implementation Full Modul

No. Implemented Module Type Implementation Cost Total Price
1 Implementation Full Modul as-is IDR 1,447,750,000.00 IDR 1,447,750,000.00
Total IDR 1,447,750,000.00
End User Discount IDR -
Total After Discount IDR 1,447,750,000.00

Total Investment Cost IDR 4,997,750,000.00

I. Licencing Terms and Conditions:

1. Harga belum termasuk PPN 10%
2. Harga lisensi ProMISE hanya untuk area produksi, Development, dan Pengujian dengan
jumlah user sesuai dengan yang tertera pada Tabel
3. Termin Pembayaran Lisensi:
100 % dibayarkan setelah lisensi diterima oleh Pengguna
4. Termasuk support standard 7 jam x 5 hari kerja
5. Dokumentasi (license key, EULA, Installation guide, User Manual, Administration Manual)
6. Harga tersebut tidak termasuk komponen biaya Hardware, Sistem Operasi dan lisensi
database.
7. Deliverables berupa CD installer dan dokumentasi

II. Implementation Terms and Conditions:

1. Implementasi standard (instalasi –UAT – Training – Installasi ke Server Produksi)
2. Biaya Implementasi diluar biaya Transportasi dan Akomodasi
3. Termin Pembayaran:
• Tahap 1 : Pembayaran sebesar 30% dilakukan setelah Deploy Product As-Is
• Tahap 2 : Pembayaran sebesar 30% dilakukan setelah Setup dan Config

19
 • Tahap 3 : Pembayaran sebesar 20% dilakukan setelah UAT
• Tahap 4 : Pembayaran sebesar 20% dilakukan setelah Promote to Production
4. Untuk implementasi di setiap unit, ruang lingkup sesuai dengan scope of work dan timeline
yang disetujui, bila di luar lingkup tersebut, akan dikenakan additional cost per mandays
5. Apabila terjadi penambahan waktu atau man-days yang disebabkan keterlambatan di pihak
customer, akan dikenakan charge minimum 30% dari harga man-days yang digunakan.

20