1.

1 AKUN-AKUN DAN GOLONGAN TRANSAKSI DALAM SIKLUS PEMBELIAN

DAN PEMBAYARAN

Tujuan pengauditan atas siklus pembelian dan pembayaran adalah untuk menilai
apakah akun-akun yang dipengaruhi oleh pembelian barang dan jasa serta pengeluaran kas
untuk pembelian tersebut telah disajikan secara wajar sesuai dengan standar akuntansi
keuangan. Ada tiga kelompok transaksi yeng tercakup dalam siklus ini, yaitu:

1. Pembelian barang dan jasa

2. Pengeluaran kas
3. Retur pembelian dan potongan pembelian

Untuk setiap akun kontrol, juga diberikan contoh akun pembantu beban yang bersangkutan.
Jelas kiranya bahwa banyak akun yang terlibat dalam siklus. Oleh karena itu tidak
mengherankan apabila pengauditan siklus pembelian dan pembayaran seringkali lebih
memakan waktu dibndingkan siklus-siklus lainnya.

1.2 FUNGSI-FUNGSI BISNIS DAN DOKUMEN SERTA CATATAN DALAM SIKLUS

PEMBELIAN DAN PEMBAYARAN

Siklus pembelian dan pembayaran melibatkan setiap keputusan dan proses yang
diperlukan untuk memperoleh barang dan jasa guna menjalankan operasi perusahaan. Siklus
tersebut biasanya dimulai dengan pengajuan permintaan pembelian oleh seorang pegawai
berwenang yang membutuhkan barang atau jasa dan berakhir dengan pembayaran atas setiap
manfaat yang diterima. Permintaan barang atau jasa oleh pegawai kliean adalah titik awal dari
siklus. Formulir permintaan dan persetujuan yang diwajibkan tergantung pada sifat barang dan
jasa serta kebijakan perusahaan.

1.2.1 PEMBUATAN ORDER PEMBELIAN

Pengajuan permintaan untuk membeli barang atau jasa oleh pejabat perusahaan klien
adalah awal siklus ini. Formulir yang digunakan dan pemberian persetujuan tergantung pada
sifat brang dan jasa serta kebijakan yang diterapkan perusahaan. Dokumen-dokumen yang
lazim digunakan meliputi:

1. Permintaan Pembelian
Formulir permintaan pembelian digunakan untuk meminta barang dan jasa oleh pejabat
perusahaan yang diberi kewenangan untuk mengajukan permintaan pembelian. Pada
 perusahaa-perusahaan tertentu seringkali digunakan komputer untuk melakukan
pemesanan ketika persediaan gudang mencapai re-order point yang akan melakukan
pemesanan secara otomatis.
2. Order Pembelian
Adalah dokumen yang mengidentifikasikan deskripsi, jumlah, dan informasi terkait
untuk barang dan jasa yang akan dibeli prusahaan. Dokumen ini seringkali digunakan
untuk menunjukkan otorisasi guna mendapatkan barang dan jasa. Perusahaan-
perusahaan seringkali menyerahkan pesanan pembelian elektronik ke pemasok yang
mengatur pertukaran data secara elektronik (EDI).

1.2.2 PENERIMAAN BARANG DAN JASA

Penerimaan barang dan jasa oleh perusahaan dari pemasok adalah saat yang paling kritis
didalam siklus ini, karena saat ini oleh kebanyakan perusahaan dipakai pertama kali untuk
mengakui pembelian dan utangyang bersangkutan. Ketika barang diterima, agar kontrol
berjalan baik, diperlukan pemeriksaan tentang deskripsi, kuantitas, tanggal penerimaan, dan
kondisi barang yang diterima.

1.2.3 PENGAKUAN KEWAJIBAN (UTANG)

Pengakuan kewajiban yang tepat atas barang dan jasa yang telah diterima menuntut
adanya pencatatan yang tepat dan akurat. Pencatatang pertama kali mempengaruhi laporan
keuangan dan pengeluaran kas yang sesungguhnya. Oleh karena itu perusahaan harus seksama
dalam memasukan semua transaksi pembelian, yaitu pembelian yang sungguh-sungguh terjadi,
dengan jumlah yang benar. Dokumen-dokumen dan catatan yang lazim digunakan adalah :

1. Faktur dari Pemasok

Faktur dari pemasok adalah dokumen yang diterima dari penjual dan menunjukan
jumlah yang terutang yang berasal yang berasal dari pembelian barang dan jasa. Dokumen
tersebut menyebutkan deskripsi barang atau jasa, kuantitas barang dan jasa yang diterima,
harga (termasuk biaya) pengangkutan, ketentuan tentang potongan harga, tanggal faktur,
dan total harga faktur.
2. Memo Debet
Memo debet merupakan dokumen yang diterima dari pemasok dan menunjukan
pengurangan atas jumlah yang terutang yang disebabkan karena adanya pengembalian
 (retur barang) ke pemasok atau diterimanya pengurangan harga. Dokumen ini mirip dengan
faktur, tetapi menjadi pendukung atas pengurangan kewajiban, bukan menambah utang.
3. Voucher
Voucher biasanya digunakan dalam suatu organisasi untuk menetapkan cara yang
formal dalam pencatatan dan pengawasan pembelian, terutama dengan membuat agar
setiap transaksi pembelian bernomor urut.
4. File Transaksi Pembelian
File transaksi pembelian adalah file yang dihasilkan komputer yang mencakup semua
transaksi pembelian yang diproses oleh sistem akuntansi untuk suatu periode tertentu,
misalnya suatu hari, satu mingggu, atau sebulan.
5. Jurnal Pembelian
Jurnal pembelian dihasilkan dari file transaksi pembelian dan biasanya berisi nama
pemasok, tanggal, jumlah, dan kelompok akun untuk setiap transaksi, seperti reparansi dan
pemeliharaan, persediaan, atau kelompok akun lainnya.
6. Master File Utang Usaha
Master file utang usaha mencatat transaksi pembelian, pengeluaran, kas, dan retur
pembelian untuk setiap pemasok. Master file ini dimutahirkan (update) dari file transaksi
komputer untuk pemebelian, retur pembelian, dan pengeluaran kas.
7. Daftar Utang Usaha
Daftar utang usaha sesuai dengan namanya, berisi daftar daftar jumlah yang terutang
kepada masing-masing pemasok atau setiap faktur, atau voucher pada suatu saat tertentu.
Daftar ini dibuat langsung dari master file utang usaha.
8. Laporan dari Pemasok (Vendor’s statement)
Laporan dari pemasok adalah dokumen yang dibuat oleh pemasok setiap akhir bulan
dan menunjukan saldo awal, pembelian, retur pembelian, dan pembayaran kepemasok
tersebut, serta saldo akhir. Saldo dan aktivitas tersebut adalah laporan yang dibuat pemasok
(bukan klien). Jumlah saldo menurut master file utang usaha seharusnya sama dengan saldo
yang ditunjukan dalam laporan pemasok, kecuali bila ada kerancuan antara pemasok
dengan klien atau bila ada selisih akibat faktor waktu.

1.2.4 PENGOLAHAN DAN PENCATATAN PENGELUARAN

Pada kebanyakan perusahaan, pembayaran untuk pembelian barang dan jasa

merupakan aktivitas yang signifikan. Aktivitas ini secara langsung akan mengurangi saldo
akun kewabjiban, biasanya akun utang usaha. Dokumen-dokumen yang berkaitan dengan
dengan proses pembayaran yang akan diperiksa auditor meliputi:

1. Check
Dokumen ini biasanya digunakan untuk pembayaran pembelian pada saat kewajiban jatuh
tempo.
2. File Transaksi Pengeluaran Kas
File ini dihasilkan Komputer yang meliputi seluruh transaksi pengeluaran kas yang diolah
sistem akuntansi untuk suatu periode tertentu, mungkin perhari, per minggu, per bulan.
3. Jurnal Pengeluaran Kas
Ini adalah daftar laporan yang dihasilkan dari file transaksi pengeluaran kas yang mencakup
seluruh transaksi pada suatu periode waktu tertentu.
 DAFTAR PUSTAKA

Jusup, Al.Haryono. 2014. AUDITING (Pengauditan Berbasis ISA). Cetakan Pertama. EDISI
II. Yogjakarta: Unit Penerbitan dan Percetakan Sekolah Tinggi Ilmu Manajemen YKPN