SISTEM ADMINISTRASI GUGUSDEPAN

Administrasi Gugusdepan adalah semua perencanaan, kegiatan, dan tata cara tulis menulis
dalam lingkungan Gugusdepan Gerakan Pramuka yang dilakukan secara teratur dan terarah untuk
mencapai suatu tujuan dan tugas pokok Gugusdepan Gerakan Pramuka.

 Sistem penomoran surat pengurus dewan

01 / A / 21.19.10-073-10-074 / MURAC / XII / 2013
A B C D E F G H I
Keterangan :
A : Nomor Surat
B : Kode Jenis Surat
C : Kode Kwartir Daerah Sulawesi Selatan
D : Kode Kwartir Cabang Makassar
E : (10 Kode Kwartir Ranting), Nomor Gudep Putra
F : (10 Kode Kwartir Ranting), Nomor Gudep Putri
G : Nama Kegiatan
H : Bulan Pembuatan Surat (ditulis dengan angka romawi)
I : Tahun Pembuatan Surat
 Kode Jenis Surat :
Kode A : Surat Biasa
Kode B : Surat Keuangan
Kode C : Surat Rekomendasi, SK, Mandat, dan Sertifikat
Kode Ist : Surat Istimewa
 Sarana Surat Menyurat:
1. Kertas yang digunakan F4 maksimal 70 gram
2. Penggunaan kertas F4 di atas 70 gram atau jenis lainnya, hanya terbatas untuk jenis
naskah yang mempunyai nilai keasaman tertentu dan nilai kegunaan dalam waktu yang
lama.
3. Pengetikan sarana administrasi menggunakan bentuk huruf :
a) Times New Roman 12
b) Spasi 1,5
4. Kop Surat
a) Kertas dengan kop surat nama Gugusdepan hanya digunakan untuk surat yang
ditandatangani oleh ketua Gugusdepan yang bersangkutan atau pejabat lain yang
ditunjuk oleh ketua Gugusdepan.
 b) Kop Surat Gugusdepan menggunakan lambang/logo Gerakan Pramuka yang
diletakkan disudut kiri atas dan lambang/logo WOSM yang dilakukan disudut kanan
atas dilihat dari pandangan pembaca, nama gugusdepan ditulis diantara dua
lambang//logo tersebut.
c) Perbandingan ukuran lambang/logo dan huruf yang digunakan hendaknya serasi
sesuai dengan ukuran kertas.
d) Nama gugusdepan menggunakan jenis huruf arial black ukuran 18
e) Alamat gugusdepan menggunakan jenis huruf arial ukuran 11
f) Antara kop surat dengan tempat pembuatan dan tanggal pembuatan surat dan nomor
surat dipisahkan oleh 2 garis.
 Susunan surat :
1. Kepala
a) Kop gugusdepan
b) Tempat dan tanggal pembuatan surat di sebelah kanan atas.
c) Nomor, klasifikasi, lampiran, dan perihal di sebelah kiri atas.
d) Kepada (alamat yang dituju).
2. Isi
a) Alinea pembuka
b) Isi
c) Alinea penutup
3. Penutup
a) Nama jabatan
b) Tandatangan pejabat
c) Nama lengkap
d) Nomor Tanda Anggota (NTA)
e) Stempel Gugusdepan (digunakan seesuai dengan keperluan)
4. Tembusan memuat nama jabatan penerima (bila diperlukan), ditulis dibawah penutup.
5. Hal yang perlu diperhatikan
a) Kop surat hanya digunakan pada halaman pertama
b) Penandatanganan “atas nama (a.n) hanya dilakukan sesuai dengan pelimpahan
wewenang yang diberikan oleh pejabat yang berwenang, pejabat pemberi wewenang
diberi tembusan.
c) Jika surat disertai lampiran, pada kolom lampiran disebutkan jumlah helai
d) Perihal, berisi pokok surat sesingkat mungkin ditulis dengan huruf awal kapital tanpa
diakhiri tanda baca.
 Kesekretariatan
1. Setiap hari Pengurus wajib datang ke sanggar, minimal 1 orang pengurus sebagai
perwakilan.
2. Pengurus dan anggota Wajib makan siang di sanggar, setiap hari.
3. Selain dari pengurus dewan, dilarang keras duduk di kursi pengurus demi keamanan
berkas-berkas racana.
4. Jam kantor racana pukul 08.00-17.30 WITA Setiap hari kecuali hari libur tertentu.
5. Semua anggota wajin memilki Kartu tanda anggota.
6. Semua barang (Inventaris racana) apabila mau dipinjam, harus sepengetahuan koord.
Perlengkapan lewat kontrol langsung pengurus dewan
 ORGANISASI GUGUSDEPAN DAN PENJELASANNYA
STRUKTUR ORGANISASI GUGUSDEPAN DAN PENJELASANNYA

Pramukaria; Struktur Organisasi Gugusdepan dan Penjelasannya. Sejalan dengan diberlakukannya

Keputusan Kwartir Nasional Gerakan Pramuka Nomor 231 Tahun 2007 Tentang Petunjuk
Penyelenggaraan Gugusdepan Gerakan Pramuka, Struktur Organisasi Gugusdepan pun mengalami
sedikit penyesuaian. Sebelumnya Gugusdepan, termasuk struktur organisasi gudep, diatur melalui
Keputusan Kwarnas Nomor 137 Tahun 1987.

Struktur Organisasi Gugusdepan sebagaimana lampiran Keputusan Kwartir Nasional Gerakan

Pramuka Nomor 231 Tahun 2007 Tentang Petunjuk Penyelenggaraan Gugusdepan Gerakan
Pramuka terdiri atas komponen-komponen yang antara lain :

1. Majelis Pembimbing Gugusdepan

2. Ketua Gugusdepan
3. Pembina Gugusdepan
4. Tim Pembina Perindukan Siaga, Pasukan Penggalang, Ambalan Pandega, dan Racana
Pandega Perindukan Siaga, Pasukan Penggalang, Ambalan Pandega, dan Racana Pandega
5. Dewan Kehormatan Gudep
6. Badan Pemeriksa Keuangan Gudep

Penjelasan Struktur Organisasi Gudep

1. Majelis Pembimbing Gugusdepan
1) Majelis Pembimbing Gugusdepan (disingkat Mabigus), adalah suatu badan dalam Gudep
yang memberi bimbingan, bantuan moril, organisatoris, material dan finansial, serta
konsultasi kepada gudep yang bersangkutan.
2) Mabigus terdiri atas unsur-unsur orang tua peserta didik, tokoh-tokoh masyarakat di
lingkungan gugusdepan yang memiliki perhatian dan rasa tanggungjawab terhadap Gerakan
Pramuka.
3) Mabigus terdiri atas :
a. Seorang Ketua
b. Seorang Wakil Ketua
c. Seorang Sekretaris
d. Seorang Ketua Harian (apabila diperlukan)
e. Beberapa orang anggota
 4) Ketua Gudep secara ex-officio anggota Mabigus
5) Ketua Mabigus dipilih diantara anggota Mabigus yang ada.
6) Mabigus bersidang sekurang-kurangnya sekali dalam enam bulan.
7) Rapat koordinasi dan konsultasi antara Mabigus dengan Pembina Gugusdepan diadakan
sekurang-kurangnya sekali dalam empat bulan.
2. Ketua Gugusdepan
Ketua Gudep dipilih dari salah satu Pembina Pramuka yang ada dalam gugusdepan yang
bersangkutan. Pemilihannya dilakukan saat Musyawarah Gugusdepan.
3. Pembina Gugusdepan
Pembina Gugusdepan (disingkat Pembina Gudep), terdiri atas Ketua Gudep dibantu oleh Pembina
Satuan dan Pembantu Pembina Satuan yang dimiliki gudep tersebut.
4. Tim Pembina Satuan
1) Tim Pembina Satuan terdiri atas Tim Pembina Perindukan Siaga, Pasukan Penggalang,
Ambalan Penegak, dan Racana Pandega
2) Tim Pembina Perindukan Siaga (disingkat Tim Pembina Siaga) terdiri atas satu orang
Pembina Siaga dibantu oleh tiga orang Pembantu Pembina Siaga.
3) Tim Pembina Pasukan Penggalang (disingkat Tim Pembina Penggalang) terdiri atas satu
orang Pembina Penggalang dibantu oleh tiga orang Pembantu Pembina Penggalang.
4) Tim Pembina Ambalan Penegak (disingkat Tim Pembina Penegak) terdiri atas satu orang
Pembina Penegak yang dipilih oleh Majelis Penegak dibantu satu atau dua orang Pembantu
Pembina Penegak.
5) Racana Pandega dibina oleh seorang Pembina Pandega dan bila perlu dapat dibantu oleh
satu orang Pembantu Pembina Pandega atau lebih sebagai konsultan dan narasumber ahli.
5. Perindukan Siaga, Pasukan Penggalang, Ambalan Pandega, dan Racana Pandega
1) Sebuah gugusdepan bisa jadi memiliki Perindukan Siaga, Pasukan Penggalang, Ambalan
Penegak, dan Racana Pandega sekaligus. Gudep seperti itu disebut gugusdepan lengkap.
Namun ada pula yang hanya memiliki beberapa atau bahkan satu saja, semisal hanya
memiliki Perindukan Siaga dan Pasukan Penggalang, atau bahkan hanya memiliki Pasukan
Penggalang saja. Gudep seperti itu disebut gudep tidak lengkap.
2) Perindukan Siaga idealnya terdiri atas 18-24 anggota Pramuka Siaga. Anggota tersebut
dibagi menjadi 3-4 Barung. Jumlah anggota ideal untuk setiap barung adalah 6 Pramuka
Siaga. Jika jumlahnya melebihi, dapat dibentuk perindukan baru.
3) Pasukan Penggalang idealnya terdiri atas 24-32 anggota Pramuka Penggalang. Anggota
tersebut dibagi dalam 3-4 Regu. Jumlah anggota ideal untuk setiap regu adalah 6-8 Pramuka
Penegak. Jika jumlahnya melebihi, dapat dibentuk pasukan baru.
 4) Ambalan Pandega idealnya terdiri atas 12-32 anggota Pramuka Penegak. Anggota tersebut
dibagi dalam 3-4 Sangga. Jumlah anggota ideal untuk setiap sangga adalah 4-8 Pramuka
Penegak. Jika jumlahnya melebihi, dapat dibentuk ambalan baru.
5) Racana Pandega paling banyak terdiri atas 30 Pramuka Pandega. Anggota tersebut tidak
dibagi dalam kelompok kecil.
6. Dewan Kehormatan Gudep
1) Dewan Kehormatan Gugusdepan merupakan badan tetap yang dibentuk oleh Pembina
Gudep sebagai badan yang menetapkan pemberian anugerah, penghargaan dan sanksi.
2) Dewan Kehormatan beranggotakan lima orang yang terdiri atas unsur Anggota Majelis
Pembimbing Gugusdepan Ketua Gudep, dua orang Pembina Satuan, dan Dewan Penegak
atau Dewan Pandega apabila diperlukan.
3) Susunan Dewan Kehormatan Gugusdepan terdiri atas Ketua Dewan Kehormatan (otomatis
dijabat oleh Ketua Gudep), Wakil Ketua, Sekretaris, dan dua orang anggota.
7. Badan Pemeriksa Keuangan Gudep
1) Badan Pemeriksa Keuangan Gugusdepan adalah badan independen yang dibentuk
Musyawarah Gugusdepan dan bertanggungjawab kepada Musyawarah Gugusdepan.
2) Susunan Badan Pemeriksa Keuangan Gugusdepan meliputi Ketua, Wakil Ketua, Sekretaris,
dan beberapa orang anggota.

Itulah struktur organisasi gudep dengan penjelasan untuk masing-masing komponen yang terdapat
di dalamnya.