FORMAT LPJ RUAB 2019

IT DEPARTEMEN

Struktur Kepengerusan Departemen

Febe Eunike
Director

Humam Marijan
General Manager

Yasmin Putrialifa Asyifa Rahmaputri

Design Manager Journalistic Manager

Staff:
Dini Noviani Staff:
Kelly Novelia Muhammad Nur Aziz
Marga Anjar Vania Arif
Distyarini
Naufal Prianggoro Magang:
Annisa Nur Pitriyani
Magang: Dion Bunardi
Fadilla Ramadhani Dinda Qathrunnada
Achmad Rafly F Farah Shiba Tambunan
M. Akmalulmazaya Fatih Naufal
Regina Fristya Heru Rizkiawan
Yasmin Deyan Nuur Ul Azizah
I. TIMELINE PROGRAM KERJA
II. SWOT
STRENGTHS
● Terdapat beberapa anggota yang
kompeten di bidangnya
● Adanya keinginan belajar anggota
● Adanya guideline desain
● Adanya SOP untuk meminimalkan
permintaan desain dadakan
● Standarisasi fungsi yang jelas
● Adanya pelatihan mandiri
OPPORTUNITIES
● Kebutuhan akan kesetaraan informasi
di Himabis
● Kebutuhan akan visual branding yang
semakin tinggi
● Kebutuhan fungsi desain dan
jurnalistik
WEAKNESSES
● Kesibukan anggota departemen yang
beragam di luar Himabis terkadang
menghambat kinerja anggota
● Tidak meratanya kompetensi anggota
● Kurangnya kamera dan alat penunjang
dokumentasi lainnya
● Kehilangan satu anggota di tengah
periode (pindah kuliah)
THREATS
● Permintaan mendadak dari
departemen lain
● Keterlambatan departemen di luar IT
dalam memberi konten sehingga dapat
menghambat kinerja IT
● Kegiatan anggota IT di luar Himabis
III. EVALUASI DEPARTEMEN
● Terlaksananya seluruh permintaan desain baik desain digital, desain cetak maupun desain
khusus sesuai dengan ketentuan
● Terlaksananya seluruh permintaan desain mendadak yang tidak sesuai dengan SOP
● Terdokumentasi serta terpublikasinya seluruh program kerja Himabis baik dalam bentuk
live report, website, mading dan press release. Namun, terdapat keterlambatan publikasi
press release pada OA Line Himabis di bulan April
● Kurangnya kegiatan departemen yang melibatkan seluruh anggota
● Kurangnya kinerja beberapa anggota Departemen IT yang disebabkan oleh
ketidakmerataan kompetensi maupun wanprestasi
● Keterbatasan alat penunjang fungsi jurnalistik yaitu kamera dan aksesorisnya
● Terhambatnya pengelolaan website dikarenakan faktor eksternal (storage website)
● Masih terdapatnya keterlambatan atau ketidaksesuaian SOP yang dilakukan departemen
lain
● Kolaborasi eksternal yang kurang efisien dikarenakan departemen lain
● Batasan SOP desain dan videografi khusus yang perlu diperjelas
IV. PELAKSANAAN KEGIATAN

DESAIN

SUSUNAN ANGGOTA

Manajer : Yasmin Putrialifa

Staff : Dini Noviani
Kelly Novelia
Marga Anjar Distyarini
Naufal Prianggoro
Magang : Fadilla Ramadhani
Achmad Rafly F
M. Akmalulmazaya
Regina Fristya
Yasmin Deyan

TUJUAN KEGIATAN
Mengolah dan mendesain informasi dalam bentuk digital pada media Instagram dan Line,
serta non digital seperti ID Card, proposal, majalah, plakat, sertifikat dan banner.

BENTUK KEGIATAN
dalam bentuk kegiatan dijelaskan latarbelakang (tipis ae gausah yang kaya di proposal), dan
gambaran umum kegiatan (proses umum),serta bentuk kegiatannya seperti apa.
1. Desain Digital
Memenuhi kebutuhan desain dari program kerja HIMABIS yang akan dipublikasikan
secara digital.
2. Desain Cetak
Memenuhi kebutuhan desain yang ada pada HIMABIS dalam bentuk print ataupun cetak.
3. Desain Khusus
Memenuhi kebutuhan desain khusus dalam bentuk digital maupun non digital seperti
desain Bundling Proposal, Majalah Bonjour, dan lain-lain.
INDIKATOR DAN HASIL
Fungsi Indikator
Desain Digital 5 hari maksimal desain digital
terlaksana terhitung dari konten
diberikan.
Desain Cetak 7 hari maksimal desain cetak
(banner, sertifikat, plakat,
poster) terlaksana terhitung dari
konten diberikan.
Desain Khusus Terselesaikannya desain digital
ataupun desain cetak spesial
(Bundling Proposal, Bonjour,
Infografis) sesuai waktu yang
telah disepakati terhitung dari
konten diberikan
Hasil
Terpenuhinya semua
kebutuhan desain dari
program kerja Himabis
yang akan
dipublikasikan secara
digital.
Terpenuhinya seluruh
kebutuhan desain dari
program kerja Himabis
dalam bentuk print
ataupun cetak.
Terpenuhinya
kebutuhan desain
khusus dari program
kerja Himabis yang
akan dipublikasikan
secara digital maupun
cetak.
EVALUASI
Evaluasi Konteks
Divisi desain berfungsi dalam memenuhi setiap permintaan desain, baik itu digital, cetak,
maupun khusus, atas kebutuhan himabis serta departemen didalamnya sesuai dengan SOP yang
telah ditentukan. Pada periode ini setiap permintaan desain dapat dipenuhi sesuai ketentuan yang
berlaku, namun masih terdapat permintaan oleh pihak luar departemen IT yang masih tidak
sesuai dengan SOP.

Evaluasi Input
1. Perbedaan kompetensi setiap anggota dalam penggunaan aplikasi dan kemampuan
desain. Disarankan untuk meningkatkan pelatihan internal agar kompetensi
anggota dapat lebih merata pada awal periode.
2. Masih ditemukan ketidaksesuaian SOP yang diterima dari departemen luar IT, terkhusus
pada keterlambatan pemberian SOP. Meningkatkan evaluasi serta follow up berkala
yang telah dilakukan mengenai keterlambatan SOP yang terjadi kepada setiap
departemen dan pada saat rapat pimpinan.

Evaluasi Proses
1. Masih ditemukannya pengerjaan tugas yang diberikan kepada anggota yang baru
dikerjakan disaat sudah mendekati deadline. Disarankan untuk membakukan sistem
pemberian deadline yang berbeda (beberapa hari lebih cepat) kepada anggota divisi
desain dengan deadline pengerjaan asli (5 hari pengerjaan).
2. Terdapatnya permintaan desain diluar jobdesc divisi IT yang telah ditentukan.
Disarankan melakukan penegasan dengan dicantumkannya batasan permintaan
yang dapat dilakukan terkhusus untuk desain khusus pada lembar SOP nya.

Evaluasi Output
Seluruh permintaan desain baik itu cetak, digital, maupun khusus dapat diselesaikan
sesuai dengan SOPnya yaitu 5 hari waktu pengerjaan, dengan total XX permintaan desain
terpenuhi dari XX total jumlah permintaan.
Evaluasi Outcomes
Kegiatan yang dilaksanakan pada divisi desain memberikan manfaat bagi seluruh anggota
divisi desain serta proker/departemen yang melakukan permintaan. Adapun manfaat jangka
pendeknya adalah terfasilitasinya kebutuhan desain seluruh proker sehingga dapat mendukung
proker yang berjalan serta hadirnya media dalam melatih kemampuan desain anggota divisi
desain. Sedangkan manfaat jangka panjangnya adalah menigkatnya kemampuan serta kreatifitas
anggota divisi desain dalam hal desain. Dalam memaksimalkan outcomes, disarankan untuk
menghadirkan kegiatan diluar pengerjaan permintaan desain template agar peningkatan
kemampuan serta kreativitas anggota dalam mendesain dapat lebih baik lagi.

REKOMENDASI
Kami menyarankan fungsi desain pada departemen IT tetap dilanjutkan.
 JURNALISTIK

SUSUNAN ANGGOTA

Manajer : Asyifa Rahmaputri

Staff : Muhammad Nur Aziz R
Vania Arif
Magang : Annisa Nur Pitriyani
Dion Bunardi
Dinda Qathrunnada
Farah Shiba Tambunan
Fatih Naufal
Heru Rizkiawan
Nuur Ul Azizah

TUJUAN KEGIATAN
Mendokumentasikan dan mempublikasikan seluruh kegiatan Himabis FISIP Unpad dan
jurusan Administrasi Bisnis melalui media resmi Himabis.

BENTUK KEGIATAN
1. Dokumentasi
Meliput program kerja Himabis selama satu periode kepengurusan dalam bentuk foto dan
video.
2. What’s Up Himabis
Melaporkan program kerja Himabis selama satu periode kepengurusan yang
dipublikasikan setiap akhir bulan.
3. Videografi
Mengolah dan mengedit video yang telah didapat dalam pendokumentasian untuk
kebutuhan program kerja Himabis selama satu periode kepengurusan.
4. Publikasi
Mengelola website secara rutin sesuai kebutuhan dan melaksanakan live report pada Insta
Story dan OA Line.
INDIKATOR DAN HASIL
Fungsi Indikator Hasil
Dokumentasi Proker Terdokumentasinya minimal 100% program kerja
90% program kerja Himabis Himabis terdokumentasi.
yang memerlukan
dokumentasi selama satu
periode kepengurusan.
ID Card Terkumpulnya konten ID Terkumpulnya seluruh
Card maksimal 2 minggu. konten ID Card sesuai
dengan ketentuan.

What’s up Line Pelaporan program kerja Press release

Himabis Website Himabis per satu bulan terpublikasikan setiap
Instagram selama periode akhir bulan
kepengurusan pada media (keterlambatan 1x
publikasi. publikasi press release
pada media Line)
Videografi YouTube Terunggahnya 4 video Terunggahnya 5 video
YouTube. YouTube (1 video
company profile, 3 video
rekap triwulan, dan 1
video).
Khusus Terselesaikannya video Terselesaikannya seluruh
sesuai waktu yang telah permintaan video khusus
disepakati. sesuai waktu yang telah
disepakati.
Publikasi Live Report Melaporkan minimal 90% Dilaporkannya seluruh
program kerja Himabis di program kerja Himabis.
Instagram Stories dan
Official Account Line
Himabis.
Mading Minimal 3 informasi materi Diterbitkannya mading
mading setiap penerbitan pada setiap akhir bulan
mading (1 bulan sekali). dengan minimal 3
informasi.
EVALUASI
Evaluasi Konteks
Divisi jurnalistik berfungsi dalam melakukan dokumentasi dan publikasi seluruh proker
yang ada pada himabis serta menerima permintaan editing video untuk keperluan himabis. Pada
periode ini setiap proker yang berjalan dapat terdokumentasikan serta terpublikasi (melalui live
report dan Whatsupp Himabis pada mading dan website) sesuai ketentuan dan hanya terdapat
satu kali whatsapp himabis (bulan April) yang telat diupload pada official account line.

Evaluasi Input
1. Perbedaan kompetensi setiap anggota dalam penggunaan kamera serra aplikasi editing
video. Disarankan untuk meningkatkan pelatihan internal agar kompetensi anggota
dapat lebih merata pada awal periode.
2. Masih didapatinya proker dengan tanggal pelaksanaan yang belum pasti sehingga
menghambat alokasi anggota divisi jurnalistik untuk melakukan dokumentasi proker
terkait. Meningkatkan follow up berkala yang telah dilakukan untuk memastikan
tanggal pelaksanaan proker. Follow up dapat dilakukan dalam rapat pimpinan
serta followup langsung kepada direktur/GM/Manajer/Supervisor/PJ terkait.
3. Keterbatasan peralatan dokumentasi seperti kamera, tripod, dan alat lainnya yang masih
berketergantungan pada peralatan kepemilikan pribadi. Disarankan kembali untuk
melakukan list departemen serta anggota himabis yang memiliki peralatan terkait,
serta melakukan pembelian untuk beberapa peralatan yang memungkinkan (Micro
SD, Batere, dan lainnya).
4. SOP video yang perlu lebih diperjelas. Disarankan untuk merinci kembali SOP
permintaan video terkhusus mengenai waktu pengerjaan serta konten dan batasan-
batasannya. Sebagai masukan batasan konten jika pengerjaan hanya 1 minggu
berbeda dengan batasan jika pengerjaan 2 minggu. Penentuan minimal waktu
pengerjaan (dihitung dari konten telah diberikan secara penuh) ditambah dengan
catatan batasan-batasannya.
Evaluasi Proses
1. Terhambatnya alokasi anggota dikarenakan tanggal pelaksanaan proker yang belum pasti,
berpengaruh pada terbatasnya kemampuan pelaksanaan dokumentasi oleh anggota staff
dan magang departemen IT, sehingga kemungkinan harus dilakukan langsung oleh
manager. Meningkatkan follow up berkala yang telah dilakukan untuk memastikan
tanggal pelaksanaan proker. Follow up dapat dilakukan dalam rapat pimpinan
serta followup langsung kepada direktur/GM/Manajer/Supervisor/PJ terkait.
2. Audiens mading yang dirasa kurang relevan dengan konten yang dipasang. Disarankan
untuk kembali melakukan evaluasi atas fungsi dari mading serta konten yang perlu
dicantumkan di dalamnya.

Evaluasi Output
Seluruh proker himabis dapat terdokumentasi dan terpublikasi dengan baik, terkecuali
pada publikasi Whatsapp Himabis bulan April pada official account Line yang terlambat
terupload. Kembali melakukan controlling pada h-1 setiap akhir bulan serta memastikan
bahwa semua telah terupload pada setiap media.

Evaluasi Outcomes
Kegiatan yang dilaksanakan pada divisi jurnalistik memberikan manfaat bagi seluruh
anggota divisi jurnalistik serta proker dan departemen terkait. Adapun manfaat jangka pendeknya
adalah terdokumentasi (termasuk pengarsipan hasil dokumentasi untuk kebutuhan mendatang)
dan terpublikasikannya setiap proker Himabis, serta terfasilitasinya kebutuhan video
proker/departemen terkait sehingga dapat mendukung proker yang berjalan serta hadirnya media
dalam melatih kemampuan jurnalistik (dokumentasi, publikasi, dan editing video) anggota divisi
jurnalistik. Sedangkan manfaat jangka panjangnya adalah menigkatnya kemampuan serta
kreatifitas anggota divisi desain dalam hal jurnalistik.

REKOMENDASI
Kami menyarankan fungsi desain pada departemen IT tetap dilanjutkan.
V. LAMPIRAN

SOP DEPARTEMEN
SOP Desain Cetak
SOP Desain Digital
SOP Desain Khusus
SOP Video Khusus
DOKUMENTASI