DOKUMEN KONSEP DAN SOP

Grand Closing Kajian Wisata Maskam &

GERAKAN SUBUH JAMA’AH NASIONAL (GSJN)
Jum’at Sabtu 29-30 November 2019

Steering Commitee:
Ilham Fahtu Rohman
Rulita Pratiwi
Dzikri Hisyam Ramadhan
Khoerul Amanah

DIVISI KAJIAN
REMAJA MASJID KAMPUS AL-FATIH GEN 4
MASJID KAMPUS UNIVERSITAS DIPONEGORO
2019
 ~Pemuda Shubuh, Pejuang Peradaban~ ~Shubuh rasa Jum’atan~
~Dari Masjid, Indonesia Bangkit~ ~Nyaman Bersama Maskam~

DESKRIPSI GSJN

Agenda kajian Wisata dan GSJN merupakan suatu metode pembinaan terpusat
Serta bertujuan agar para pemuda gemar beribadah, gemar menghidupkan dan memakmurkan
masjid. GSJN terbuka untuk para jamaah umum, serta mahasiswa Universitas Dipoegoro yang
dilakukan secara rutin setiap hari jum’at-Sabtu setiap bulan di Masjid Kampus
Universitas Diponegoro. Mabit ini dilaksanakan oleh kerjasama antara INSANI UNDIP,
FSLDK Semarang Raya
GSJN mengambil tema yang berisikan mengenai isu kontemporer (hal hal yang
terjadi pada kondisi terkini) yang dikolaborasikan dengan kurikulum Kajian Al-Fatih Maskam
UNDIP. Adapun rangkaian kegiatannya terdiri dari khotmil Qur’an, pemberian 2 materi
(materi malam dan materi pagi) dengan metode ceramah dan dipandu oleh moderator atau
MC, serta ada Qiyamul Lail di sepertiga malam terakhir yang dipimpin oleh Imam Muda Al-
Fatih maupun Imam yang telah diundang dari pihak luar Masjid Kampus UNDIP. Pemateri
yang diundang merupakan pemateri yang menguasai di bidang yang menjadi bahasan
daripada materi mabit itu sendiri, yang terdiri dari seorang tokoh dan ustadz.

FLOWCHART PELAKSANAA KEGIATAN

Pembagian (PJ) Penanggung Pemberian opsi Pemateri Penentuan tema,

Jawab dalam GSJ serta (Tokoh dan Ustadz), waktu, serta gambaran
Jobdesc-nya Mencari Kontak pemateri umum GSJ

Pendataan Kebutuhan hari H Publikasi online Pelaksanaan

dan follow up serta progress maupun ofline GSJ Maskam
dari masing masing PJ UNDIP

Evaluasi dan
Apresiasi Panitia
 GRAND DESAIN TEMA PERADABAN dan
TOKOH PERADABAN

Gerakan shubuh Jamaah merupakan gerakan masif yang menjadi salah satu dari
model kebangkitan umat islam menuju peradaban madani, ibadah sholat, sholat shubuh terkhusus
bukan hanya menjadi ibadah ritual tapi ada banyak nilai moral yang terlekat di dalam nya, maka
dari itu melalui gerakan ini sejatinya bukan pada event rutian tapi lebih terhadap nilai yang akan
di tanamkan kepada peserta yang ikut pada GSJ ini,
Kemudian tentang tema peradaban ini terinspirasi dari keadaan fisik yang terlihat
pada mayoritas jamaah masjid yang sholat shubuh nya masih sedikit. Maka dari itu perlu ada nya
desain yang menarik melalu kajian atau talkshow dengan tokoh yang ahli di bidang nya yang
berbasis spritual pada bidang teknologi, ekonomi, sosial politik dan pendidikan.
Daftar list tema peradaban dan tokoh yang menjadi opsi kajian GSJ
No waktu Tema Nama opsi Profil
Pembicara
1. Pembicara Kiprah Pejuang Dr.Adian  Direktur At-Taqwa Collage
malam Peradaban Husaini
Kajian pemikiran Akmal Sjaril,  Peneliti INSIST
S.T
Dr.Hamid  Penelilti INSIST dan Pendiri
Fahmy Zarkasyi Gontor modern

2 Pembicara Refleksi Pejuang Kang Riyad

pagi Peradaban
Musahabah hati Dimas Anfadli
ACUAN TIMELINE KEGIATAN

 Penentuan Tema, waktu serta Gambaran Umum Mabit dan GSJ : H-30 pelaksanaan
(selama 5 hari)
 Pemberian Opsi serta penentuan Pemateri Mabit dan GSJ :
- Nasional : H-25 pelaksanaan (selama 3 hari)
- Semarang : H-22 pelaksanaan (Selama 2 hari)
 Pembagian Penanggung Jawab dan list jobdesc : H-20 pelaksanaan (selama 5 hari)
 Publikasi Offline dan Online : H-15 pelaksanaan (selama 15 hari)
 Checklist Kebutuhan Hari H : H-10 pelaksanaan (selama 7 hari)
 Pembelian Konsumsi Pemateri dan Peserta: H-3 pelaksanaan (selama 3 hari)

TIMELINE KEGIATAN NYATA

 9-11 November 2019 : Oprek Panitia dan Vollenter Internal

 12 November 2019 : Cooming Soon dan teaser video postingan GSJ
 14 November 2019 : Pembagian Kerja dan timeline (rapat 1)
 21 November 2019 : Laporan Progres Masing2 bidang (rapat akbar 2)
 29 November 2019 : Rapat akbar 3 (Brefing)

Recommendation creative strategy

breading
1. Membuat video teaster
2. Undangan ke LDK,LDF, FSLDK
3. Undangan ke LDK se Semarang raya.
4. Undangan ke Rohis SMA se Semarang (konfirmasi ke takmir)
5. Undangan ke Jamaah masjid di tembalang.
6. Testimony dan ajakan dari tokoh mahasiswa Kampus.
7. Nyebarin selebaran gsj habis sholat jum'at di maskam
8. Muterin pamflet pas kajian rutin maskam ( seminggu sebelum gsj)
9. Komunikasi dengan HRD Al-Fatih agar pengurus Al-fatih hadir GSJN
10. Komunikasi dengan Ketua 2 Insani agar perwakilan insani dan LDF hadir
11. Komunikasi dengan Kadept BPMAIU agar kelompok mentoring di undip hadir.
12. di adakan Kuis, Doorprize hadiah buku atau lainnya.
KEBUTUHAN KEPANITIAAN

 Takmir Maskam : 2-3 orang

 Ketua Program terpusat
 Direktur Eksekutif
 Sekretaris & Bendahara
 Liaison Officer (LO) Pemateri 1
 Liaison Officer (LO) Pemateri 2
 Manager Acara
 Manager Perkap/Logistik
 Manager Publikasi dan dokumentasi : Lailatul M
 Manager Konsumsi
 Manager SDM dan Kepesertaaan
: Ilham fathurrohman
: Rengga Purnama
: Rulita Pratiwi dan Khoirul Amanah
: Ilham fathurrohman
: Dzikri Hisyam Ramadhan
: Sugeng Priyanto dan Dzikri Hisyam
: Dwi Aristiawan
: Fitria
: Listia dan Amir Hanif

 Registrasi ikhwan 2 orang :

 Resgistrasi akhwat 2 orang :
 Pembawa Acara (MC) 2 orang :
 Moderator 2 orang :
 Pembaca Tilawah 1 orang :

JOBDESC KEPANITIAAN

a. Takmir MASKAM UNDIP

1. Mendampingi keberjalanan kepanitiaan dari persiapan, hari H, dan setelah hari H hingga
pengumpulan laporan bulanan ke pimpinan takmir maskam.
2. Memberikan ide, masukan, dan pemberian evaluasi terkait Kajian dan GSJN

b. Ketua Program Pembinaan Terpusat

1. Memberikan arahan umum terhadap keberjalanan Kajian dan GSJN
2. Mendampingi Ketua Panitia dalam kepanitiaan
3. Memberikan ide, masukan, dan pemberian evaluasi terkait Kajian dan GSJN

c. Direktur Eksekutif
1. Membagi dan mengarahkan kinerja tiap divisi
2. Mengagendakan dan memimpin rapat persiapan agenda Kajian dan GSJN (minimal 2
kali rapat sebelum hari H kegiatan)
3. Memastikan keberjalanan tiap divisi berjalan lancar
 4. Melakukan pengecekan berkala terkait jobdesc panitia / divisi

d. Sekretaris dan Bendahara

1. Menghubungi bagian Kesekretariatan Masjid KAMPUS UNDIP untuk dibuatkan surat
undangan pemateri
2. Membuat list Rencana Anggaran Belanja (RAB) Kajian dan GSJN
3. Mendistribusikan uang untuk pembelanjaan kebutuhan logistik Kajian dan GSJN
4. Membuat laporan kegiatan beserta rincian anggarannya
5. Mengumpulkan bukti pembelian kebutuhan mabit dan menyertakan pada laporan
kegiatan
6. Membuat format notulensi yang akan digunakan notulen di hari H pelaksanaan
Kajian dan GSJN
7. Memberikan fee pemateri

e. Manager Acara
1. Mendiskusikan dan brainstorming gambaran umum kegiatan bersama panitia dan
mitra kerjasama
2. Menentukan perangkat pembawa acara seperti MC dan moderator
3. Membuat list kebutuhan logistik acara
4. Membuat rundown acara
5. Membagi tugas panitia pelaksana di hari H
6. Meminta atau membuat Curriculum Vitae kepada pemateri terkait
7. Dan ide lain

f. Manager Logistik dan Perkab

1. Memenuhi dan menyiapkan seluruh logistik acara maksimal H-2 Mabit & GSJ
2. Menyiapkan kerangka backdrop dan mencetak baligho
3. Melakukan persiapan tempat dan logistik sebelum acara dimulai, maksimal 30 menit
sebelum acara.

g. Manager Konsumsi
1. Memesan konsumsi pagi (makan berat) kepada pihak terkait untuk panitia dan
peserta
2. Membeli konsumsi malam (snack ringan) untuk peserta Mabit & GSJ
3. Membeli konsumsi pemateri, MC, dan moderator
 4. Membeli bingkisan pemateri malam dan pagi

h. Liaison Officer (LO) dan Transportasi

1. Mulai menghubungi pihak yang didampingi (pemateri malam, pemateri pagi, dan
imam Qiyamul Lail) yang akan mengisi di agenda mabit & GSJ
2. Keep in Touch dari selama menghubungi pertama kali hingga berlangsungnya
kegiatan
3. Mendampingi pihak yang didampingi (pemateri malam, pemateri pagi, dan imam
Qiyamul Lail) di hari H
4. Memastikan akomodasi, penginapan, transportasi pemateri mabit aman
5. Mengurus peminjaman mobil salman untuk penjemputan pemateri dan imam
Qiyamul Lail
6. Bertanggung jawab atas kenyamanan dan keamanan pemateri dan imam Qiyamul
Lail dari keberangkatan hingga kepulangan ke tempat masing masing

i. Pembawa Acara
1. Berkoordinasi dengan ketua acara mengenai rundown acara Mabit & GSJ
2. Memastikan keberadaan perangkat perangkat acara maksimal 15 menit sebelum
acara
3. Membuka acara dengan bacaan basmalah hingga akhir acara
4. Menggunakan Bahasa Indonesia formal dalam penyampaian sebagai pembawa acara

j. Moderator
1. Berkomunikasi terlebih dahulu dengan pemateri sebelum mulai masuk ke materi
2. Berkoordinasi dengan pemateri terkait apa apa yang perlu dikoordinasikan
3. Membacakan CV pemateri sebelum masuk ke bagian inti materi

k. Notulen
1. Mengisi lembar notulensi yang diberikan oleh sekretaris
2. Menulis apa saja kejadian, kerjalanan acara, dan materi Mabit & GSJ
3. Menyerahkan form notulensi kepada sekretaris

l. Manager Publikasi dan Dokumentasi

1. Mendokumentasikan Mabit & GSJ (Foto, Video, sound recorder)
2. Meminta slide pemateri (jika ada)
 KEBUTUHAN LOGISTIK

 Persiapan Panggung
1. Meja
2. Taplak Meja
3. Kursi Sofa
4. Karpet
5. Vas Bunga
6. Proyektor (konfimasi dg pembicara) 2 proyektor
7. Laptop
8. Pointer
9. Kabel VGA Panjang Penghubung 2 proyektor
10. Mic
11. Roll Kabel
12. Speaker Laptop
13. Hijab Lantai 2 (akhwat)
14. Hijab tempat wudhu akhwat

 Persiapan Dokumentasi
1. Kamera
2. Handycam
3. Sound Recorder
4. Kertas Notulensi

 Konsumsi
1. Konsumsi Pemateri Malam
2. Konsumsi Pemateri Pagi
3. Konsumsi MC
4. Konsumsi Moderator
5. Konsumsi Pembaca Tilawah
6. Konsumsi Pagi peserta
7. Konsumsi Imam Qiyamul Lail

 Pemberian fee
1. Fee Pemateri malam
2. Fee Pemateri Pagi
3. Fee Imam Qiyamul Lail
 Keperluan Registrasi
1. Meja Registrasi
2. Form Registrasi Jamaah
3. Laptop Presensi
4. Konsumsi Malam peserta
 PETUNJUK TEKNIS HARI H

Berikut default rundown Mabit dan GSJN bulan November :

NO Waktu Mata acara Pelaksana kegiatan
1 18.00-19.00 Pengkondisian, Registrasi dan Khotmil MC
Qur’an sholat isya.
2 19.00-19.15 Pembukaan Mabit dan GSJ, Tilawah, MC
19.30-19.35 Sambutan Ketua Al-Fatih MASKAM Ketua Al-Fatih, Ketua
UNDIP/ Sambutan Ketua Panitia Panitia
3 19.35-19.40 Brainstorming dan Pembacaan CV Moderator
Pemateri
4 19.40 – 21.30 Materi 1 Pemateri 1
5 21.30 – 21.45 Tanya Jawab Moderator, Pemateri 1
6 21.45 – 22.00 Pengumuman MC
7 22.00 – 02.45 Tidur Masing2
8 02.45 – 03.00 Pembangunan peserta Panitia
9 03.00 – 04.00 QL & Shalat Shubuh Imam
10 04.00 – 04.15 Pembukaan materi pagi dan Pengondisian MC
11 04.15 – 05.45 Pembacaan CV dan pematerian 2 Moderator, Pemateri 2
12 05.45 – 06.00 Tanya Jawab Pemateri 2
13 06.00 – 06.10 Pengumuman dan Penutupan MC
14 06.10 – selesai Pembagian sarapan Konsumsi
Catatan penting:
1. Sebelum acara dimulai semua logistik dan registrasi harus sudah siap.
2. Sebelum acara dimulai diputar backsound untuk mendukung/ menghidupkan acara (bisa
instrument, murotal, dll).
3. Acara dimulai tepat waktu sesuai dengan publikasi, jika peserta masih sedikit, acara tetap
dibuka dan diisi pembacaan ayat suci al quran, atau perkenalan.
4. Untuk pengisi acara, disiapkan souvenir minimal kue seperti brownies atau lainnya, atau
dapat juga disiapkan sertifikat (yang diberi figura)
5. Posisi duduk ikhwan akhwat memakai hijab yang harus sudah ditempatkan pada posisinya
sesaat setelah jamaah sholat ‘isya melaksanakan sholat berjamaah agar jamaah mulai
menempati tempatnya masing masing
6. Tim dokumentasi stand by selama acara berlangsung
7. Notula wajib mencatat segala apa yang terjadi di lapangan dan penyampaian materi pada
lembar notulensi
8. Panitia yang tidak bertugas di hari H wajib mengikuti materi (seperti anggota Asrama
Salman dan unit)
 9. Liaison Officer (LO) wajib mendampingi pemateri dan imam QIyamul Lail selama acara
berlangsung

Tambahan
STANDARD OPERATING PROCEDURE (SOP) QIYAMUL LAIL

1. Panitia memastikan kesiapan sistem tata suara :

a. Diusahakan menggunakan headset mic
b. Apabila hanya tersedia clip-mic, maka disiapkan standing-mic.
2. Menyiapkan kopi creamer (halal) sebelum imam tampil. Minuman/makanan yang
disediakan dijamin halal
3. Perangkat dokumentasi (jika panitia berkeinginan merekam) sudah siap maksimal 15
menit sebelum qiyamul lail.
4. Panitia mengumumkan bahwa qiyamul lail akan segera dimulai :
 30 menit sebelumnya, untuk membangunkan mereka yang itikaf
 5 menit sebelumnya untuk persiapan akhir jamaah.
5. Lampu ruangan diredupkan selama qiyamul lail, kecuali area mimbar.
6. Disarankan menempatkan panitia di beberapa titik jamaah.
7. Hal-hal teknis yang lain dapat dibicarakan langsung setelah imam qiyamul lail tiba di lokasi.

Timeline dan List posting GSJ

1. Coming Soon
2. Desain pamphlet dan posting jarkoman
3. Desain pamplet dan posting Profil pembicara
4. Pasang MMT depan maskam
4. Testimoni 1
5. Testimoni 2 (......) dan 3 (...)
6. acction buat video
7. editing video kreatif

8. sebar undangan ldf, ldk dan ldk se-semarang

9.sebar undangan dan poster ke takmir masjid tembalang ta
10. pemesanan konsumsi
11.
12.