MANUAL BOOK

APLIKASI KKN PADA SISTER

H
KULIA

KERJA

NYATA

UNIVERSITAS JEMBER
 Daftar Isi

Daftar Isi .............................................................................................................................................................. i

Daftar Gambar ................................................................................................................................................... ii

Bagian I. SOP KKN .......................................................................................................................................... 1

Bagian II. Akun Mahasiswa .............................................................................................................................. 2

2.1 Pendaftaran KKN ........................................................................................................................... 2

2.2 Cetak Kartu KKN ........................................................................................................................... 5

2.3 Melihat Nilai KKN .......................................................................................................................... 6

Bagian III Akun Operator Fakultas ................................................................................................................ 7

3.1 Persetujuan KKN ............................................................................................................................ 7

Bagian IV. Akun DPA ....................................................................................................................................10

4.1 Persetujuan Mahasiswa KKN ......................................................................................................10

Bagian V. Akun Wakil Dekan I .....................................................................................................................13

5.1 Persetujuan Mahasiswa KKN ......................................................................................................13

Bagian VI. Akun Operator LP2M .................................................................................................................16

6.1 Penjadwalan KKN .........................................................................................................................16

6.2 Monitoring Operator.....................................................................................................................17

6.3 Daftar Mahasiswa KKN ...............................................................................................................19

6.4 Download Excel Peserta KKN ...................................................................................................20

6.5 Penilaian Mahasiswa ......................................................................................................................21

6.6 Pesetujuan KKN ............................................................................................................................22

6.7 Entri Ukuran Jaket.........................................................................................................................24

Bagian VII. Monitoring Pejabat .....................................................................................................................26

i
 Daftar Gambar

Gambar 1.1 SOP Alur KKN dari BAAK ...................................................................................................... 1

Gambar 2.1 Belum memenuhi syarat pendaftaran KKN ............................................................................ 2
Gambar 2.2 Form Pendaftaran KKN............................................................................................................. 3
Gambar 2.3 Notifikasi pendaftaran KKN berhasil....................................................................................... 3
Gambar 2.4 Persetujuan KKN Lengkap ........................................................................................................ 4
Gambar 2.5 Pengajuan KKN ditolak.............................................................................................................. 4
Gambar 2.6 Kartu KKN dan surat pernyataan mahasiswa ......................................................................... 6
Gambar 3.1 Menu KKN pada Operator Fakultas ........................................................................................ 7
Gambar 3.2 Persetujuan KKN Operator Fakultas ....................................................................................... 7
Gambar 3.3 Transkrip Mahasiswa KKN ....................................................................................................... 8
Gambar 3.4 Form jika Operator tidak setuju ................................................................................................ 8
Gambar 3.5 Tampilan operator telah memberikan persetujuan KKN ...................................................... 9
Gambar 4.1 Menu persetujuan KKN pada DPA .......................................................................................10
Gambar 4.2 Halaman persetujuan mahasiswa KKN..................................................................................11
Gambar 4.3 Konfirmasi persetujuan .............................................................................................................11
Gambar 4.4 Mahasiswa sudah diberi persetujuan KKN oleh DPA .........................................................12
Gambar 5.1 Menu persetujuan mahasiswa KKN untuk Wakil Dekan I .................................................13
Gambar 5.2 Halaman Persetujuan Mahasiswa KKN .................................................................................14
Gambar 5.3 Konfirmasi persetujuan KKN .................................................................................................14
Gambar 5.4 Mahasiswa KKN telah disetujui Wakil Dekan I....................................................................15
Gambar 5.5 Mahasiswal tidak disetujui.........................................................................................................15
Gambar 6.1 Menu penjadwalan KKN pada operator ................................................................................16
Gambar 6.2 Jadwal KKN Kosong ................................................................................................................16
Gambar 6.3 Jadwal KKN berdasarkan tahun akademik ............................................................................17
Gambar 6.4 Form Tambah Jadwal ................................................................................................................17
Gambar 6.5 Daftar Mahasiswa KKN - LP2M ............................................................................................18
Gambar 6.6 Tampilan monitoring mahasiswa KKN untuk operator ......................................................19
Gambar 6.7 Tombol detail untuk melihat daftar mahasiswa KKN .........................................................20
Gambar 6.8 Daftar Peserta KKN .................................................................................................................20
Gambar 6.9 Tombol download excel ...........................................................................................................21

ii
Gambar 6.10 Contoh file excel hasil download ..........................................................................................21
Gambar 6.11 Tombol Penilaian Mahasiswa KKN .....................................................................................21
Gambar 6.12 Halaman Penilaian KKN ........................................................................................................22
Gambar 6.13 Mahasiswa Belum Dinilai .......................................................................................................22
Gambar 6.14 Klik angka pada persetujuan operator LP2M ......................................................................23
Gambar 6.15 Persetujuan mahasiswa KKN oleh Operator LP2M ..........................................................23
Gambar 6.16 Pendaftaran KKN berhasil disetujui .....................................................................................24
Gambar 6.17 Entri ukuran jaket ....................................................................................................................24
Gambar 6.18 Pop-up entri ukuran jaket .......................................................................................................25
Gambar 6.19 Entri jaket berhasil ...................................................................................................................25
Gambar 7.1 Monitoring KKN untuk pejabat ..............................................................................................26
Gambar 7.2 Tombol Detail untuk peserta KKN Reguler .........................................................................26
Gambar 7.3 Tombol Detail untuk peserta KKN Sesami ..........................................................................27
Gambar 7.4 Daftar mahasiswa peserta KKN ..............................................................................................27

iii
 1 Bagian I. SOP KKN

Gambar 1.1 SOP Alur KKN dari BAAK

1
 2 Bagian II. Akun Mahasiswa

Pada bagian ini dijelaskan tentang fitur beserta langkah-langkah yang dapat digunakan bagi
mahasiswa untuk proses KKN. Adapun fitur yang dapat digunakan yaitu Pendaftaran KKN, Melihat
Status Persetujuan KKN oleh DPA dan Wakil Dekan I, Cetak Kartu KKN, dan Melihat Nilai KKN
pada KRS.

2.1 Pendaftaran KKN

1. Mahasiswa dapat melakukan pendaftaran KKN dengan login ke sister terlebih dahulu lalu
masuk ke menu Akademik ➔ KKN.
2. Sistem akan mengecek status mahasiswa tersebut apakah memenuhi syarat untuk mendaftar
KKN atau tidak. Syarat pendaftaran KKN adalah IPK >= 2.00 dan jumlah SKS >= 120
(termasuk jumlah SKS yang sedang ditempuh atau ongoing). Jika Mahasiswa belum memenuhi
persyaratan tersebut maka muncul notifikasi error. (Gambar 1.1).

Gambar 2.1 Belum memenuhi syarat pendaftaran KKN

Namun jika sudah memenuhi syarat, maka sistem akan menampilkan form pendaftaran.
(Gambar 2.2)

2
 Gambar 2.2 Form Pendaftaran KKN

3. Isikan data-data yang dibutuhkan pada kolom yang aktif dan berikan centang pada pernyataan
ketersediaan mengikuti KKN, klik tombol Setuju, Mendaftar KKN.
4. Sistem akan menampilkan notifikasi pendaftaran berhasil. (Gambar 2.3)

Gambar 2.3 Notifikasi pendaftaran KKN berhasil

Sistem juga memberikan centang pada kolom Tahapan Persetujuan pada tahap Pendaftaran KKN.
Selanjutnya mahasiswa terkait harus meminta persetujuan Operator Fakultas, DPA, Wakil Dekan

3
I dan Operator LP2M agar bisa mencetak kartu KKN. Tampilan jika telah disetujui semua pihak
yang berkepentingan dapat dilihat pada Gambar 2.4.

Gambar 2.4 Persetujuan KKN Lengkap

5. Jika ada salah satu phak tidak menyetujui pengajuan KKN mahasiswa tersebut maka pada
tampilan KKN terdapat tanda siapa yang tidak menyetujui dan mahasiswa tidak dapat
mencetak kartu KKN.

Gambar 2.5 Pengajuan KKN ditolak

4
2.2 Cetak Kartu KKN
Setelah pengajuan KKN disetujui oleh Operator Fakultas, DPA, Wakil Dekan 1 dan Operator LP2M,

mahasiswa dapat mencetak kartu KKN dengan klik tombol dan

sistem akan men-generate kartu KKN. (Gambar 2.6)

5
 Gambar 2.6 Kartu KKN dan surat pernyataan mahasiswa

2.3 Melihat Nilai KKN

Mahasiswa dapat melihat nilai KKN pada transkrip jika nilainya telah dientrikan oleh operator
LP2M. Agar operator dapat mengentrikan nilai, maka mahasiswa wajib melakukan KRS dan
menambahkan KKN pada saat KRS.

6
 3 Bagian III Akun Operator Fakultas

Fungsi Operator Fakultas pada sistem KKN yaitu untuk melakukan double check SKS mahasiswa
yang mendaftar KKN. Sistem telah menghitung SKS mahasiswa pendaftar KKN berdasarkan
transkrip dan jumlah SKS berjalan (ongoing).

3.1 Persetujuan KKN

1. Pada menu klik Mahasiswa ➔ KKN MAHASISWA. (Gambar 3.1)

Gambar 3.1 Menu KKN pada Operator Fakultas

2. Pilih Periode dan Jenis KKN, sistem akan menampilkan data mahasiswa yang mendaftar pada
periode dan jenis KKN tersebut. (Gambar 3.2)

Gambar 3.2 Persetujuan KKN Operator Fakultas

7
3. Klik transkrip untuk mengecek transkrip dan nilai dari mahasiswa tersebut. (Gambar 3.3)

Gambar 3.3 Transkrip Mahasiswa KKN

4. Klik tombol untuk memberikan persetujuan atau klik tombol .

5. Jika setuju, sistem akan menampilkan pesan konfirmasi persetujuan.
6. Jika tidak setuju, sistem akan menampilkan form agar operator mengentrikan jumlah SKS
mahasiswa tersebut menurut operator. (Gambar 3.4)

Gambar 3.4 Form jika Operator tidak setuju

7. Apabila telah disetujui, operator juga dapat membatalkan persetujuan tersebut dengan klik

tombol , namun operator tidak dapat mengubah persetujuan apabila DPA, Wakil Dekan
I, Operator LP2M telah menyetujui. (Gambar 3.5)

8
Gambar 3.5 Tampilan operator telah memberikan persetujuan KKN

9
 4 Bagian IV. Akun DPA

Fungsi DPA pada sistem KKN pada SISTER yaitu memberikan persetujuan KKN dari
mahasiswa-mahasiswa yang menjadi anak wali dosen tersebut. Langkah-langkahnya adalah sebagai
berikut.

4.1 Persetujuan Mahasiswa KKN

1. Dosen Login ke SISTER, lalu pilih Akademik ➔ E-Office ➔ KKN ➔ DPA. (Gambar 4.1)

Gambar 4.1 Menu persetujuan KKN pada DPA

2. Sistem akan menampilkan halaman Persetujuan Mahasiswa KKN. (Gambar 4.2)

10
 Gambar 4.2 Halaman persetujuan mahasiswa KKN

3. Untuk memberikan persetujuan, klik tombol . Sistem akan menampilkan pesan

konfirmasi. (Gambar 4.3)

Gambar 4.3 Konfirmasi persetujuan

4. Sistem menyimpan persetujuan tersebut. (Gambar 4.4)

11
 Gambar 4.4 Mahasiswa sudah diberi persetujuan KKN oleh DPA

5. Apabila DPA tidak menyetujui/membatalkan pesetujuan mahasiswa tersebut ikut KKN, maka

klik tombol .
6. DPA juga dapat mengecek transkrip dari mahasiswa yang mendaftar KKN tersebut dengan
klik tombol Transkrip.

12
 5 Bagian V. Akun Wakil Dekan I

Akun Wakil Dekan I berfungsi untuk memberikan persetujuan setelah status KKN mahasiswa
terkait telah disetujui oleh masing-masing DPA-nya. Untuk melakukan persetujuan, dapat mengikuti
langkah-langkah berikut.

5.1 Persetujuan Mahasiswa KKN

1. Login ke SISTER, pilih menu Akademik ➔ E-Office ➔ KKN ➔ WD1. (Gambar 5.1)

Gambar 5.1 Menu persetujuan mahasiswa KKN untuk Wakil Dekan I

2. Sistem akan menampilkan halaman Persetujuan Mahasiswa KKN. (Gambar 5.2)

13
 Gambar 5.2 Halaman Persetujuan Mahasiswa KKN

3. Untuk memberikan persetujuan klik tombol , sistem akan menampilkan pesan

konfirmasi persetujuan. (Gambar 5.3)

Gambar 5.3 Konfirmasi persetujuan KKN

4. Klik OK dan sistem akan menyimpan persetujuan tersebut. (Gambar 5.4)

14
 Gambar 5.4 Mahasiswa KKN telah disetujui Wakil Dekan I

5. Apabila Wakil Dekan I tidak menyetujui/membatalkan persetujuan mahasiswa tersebut ikut

KKN, maka klik tombol pada baris mahasiswa yang membutuhkan persetujuan.

Gambar 5.5 Mahasiswal tidak disetujui

15
 6 Bagian VI. Akun Operator LP2M

Fitur-fitur yang dapat digunakan oleh operator LP2M terkait sistem KKN pada SISTER yaitu
Penjadwalan KKN, Monitoring Operator, Melihat Daftar Peserta KKN, Download Excel Peserta
KKN, dan Penilaian Mahasiswa KKN. Lebih jelasnya dijelaskan pada sub-bab berikut.

6.1 Penjadwalan KKN

1. Operator login ke SISTER, lalu pilih menu PENGABDIAN ➔ KKN ➔ Penjadwalan.
(Gambar 6.1)

Gambar 6.1 Menu penjadwalan KKN pada operator

2. Sistem akan menampilkan halaman penjadwalan KKN dengan data kosong. Pilih Tahun
Akademik terlebih dahulu dan sistem akan menampilkan jadwal ada pada tahun akademik
tersebut. (Gambar 6.2 dan Gambar 6.3)

Gambar 6.2 Jadwal KKN Kosong

16
 Gambar 6.3 Jadwal KKN berdasarkan tahun akademik

3. Untuk menambahkan jadwal, klik Tambah Jadwal dan isikan form tambah jadwal dan klik
simpan. (Gambar 6.4)

Gambar 6.4 Form Tambah Jadwal

6.2 Monitoring Operator

1. Operator login ke SISTER, pilih menu PENGABDIAN ➔ KKN ➔ Mahasiswa KKN.

17
2. Sistem akan menampilkan halaman Daftar Mahasiswa KKN † LP2M. (Gambar 6.5)

Gambar 6.5 Daftar Mahasiswa KKN - LP2M

3. Pilih Tahun Akademik dan Periode, dan sistem akan menampilkan data-data mahasiswa KKN
yang sudah tersimpan. (Gambar 6.6)

18
 Gambar 6.6 Tampilan monitoring mahasiswa KKN untuk operator

6.3 Daftar Mahasiswa KKN

1. Untuk melihat daftar mahasiswa KKN, maka pada tampilan monitoring mahasiswa KKN
untuk operator (Gambar 6.6) klik tombol detail pada baris Pendaftar KKN Reguler atau
Pendaftar KKN Sesami. (Gambar 6.7)

19
 Gambar 6.7 Tombol detail untuk melihat daftar mahasiswa KKN

2. Sistem akan menampilkan daftar peserta KKN berdasarkan jenis KKN, tahun akademik dan
periode tersebut. (Gambar 6.8)

Gambar 6.8 Daftar Peserta KKN

3. Pada halaman tersebut, apabila pada kolom No. Registrasi masih belum ada nomornya
(terdapat kata-NDWD ·%HOXP 5HJLVWUDVL PDND PDKDVLVZD WHUVHEXW PDVLK EHOXP
ndapat
persetujuan hingga Wakil Dekan I. Karena nomor registrasi tersebut dihasilkan oleh sistem
setelah mahasiswa memenuhi segala syarat pendaftaran dan persetujuan yang dibutuhkan.

6.4 Download Excel Peserta KKN

1. Untuk men-download excel peserta KKN, maka pada tampilan monitoring mahasiswa KKN
untuk operator (Gambar 6.6), klik tombol Excel Reguler atau Excel Sesami. (Gambar 6.9)

20
 Gambar 6.9 Tombol download excel

2. Sistem akan memproses file excel yang berisi data-data mahasiswa KKN yang sudah
mendapatkan nomor registrasi pada tahun akademik dan periode tersebut. (Gambar 6.10)

Gambar 6.10 Contoh file excel hasil download

6.5 Penilaian Mahasiswa

1. Untuk memberikan penilaian mahasiswa, pada tampilan monitoring mahasiswa KKN untuk
operator (Gambar 6.6), klik tombol Beri Penilaian yang terdapat pada bagian penilaian KKN.
(Gambar 6.11)

Gambar 6.11 Tombol Penilaian Mahasiswa KKN

2. Sistem akan menampilkan halaman penilaian KKN berdasarkan jenis KKN Reguler atau
KKN Sesami. (Gambar 6.12)

21
 Gambar 6.12 Halaman Penilaian KKN

3. $SDELODSDGDNRORP1,/$,WHUGDSDWWXOLVDQ·%HO
XP0HPHQXKL6\DUDW3HQLODLDQ
hal tersebut
dikarenakan mahasiswa tersebut belum melakukan KRS.
4. Jika sudah diberikan nilai, pada kolom NILAI juga terdapat keWHUDQJDQ ·6XGDK ’LQLODL
Namun, jika belum diberikan nilai, pada kolom NILAI akan terdapat keteraQJDQ ·%HOXP
’LQLODL*DPEDU.13)

Gambar 6.13 Mahasiswa Belum Dinilai

6.6 Pesetujuan KKN

1. Pada tampilan monitoring mahasiswa KKN untuk operator (Gambar 6.6), klik angka yang
terdapat pada bagian persetujuan operator LP2M yang belum disetujui. (Gambar 6.14)

22
 Gambar 6.14 Klik angka pada persetujuan operator LP2M

2. Sistem akan menampilkan daftar mahasiswa yang belum disetujui oleh operator LP2M.
(Gambar 6.15)

Gambar 6.15 Persetujuan mahasiswa KKN oleh Operator LP2M

3. Klik Transkrip untuk mengecek transkrip mahasiswa tersebut.

23
 4. Klik tombol untuk memberikan persetujuan KKN.

5. Klik tombol jika tidak menyetujui pengajuan KKN dari mahasiswa tersebut.
6. Jika disetujui, akan tampil pesan bahwa pesetujuan berhasil. (Gambar 6.16)

Gambar 6.16 Pendaftaran KKN berhasil disetujui

6.7 Entri Ukuran Jaket

1. Pada tampilan monitoring mahasiswa KKN untuk operator (Gambar 6.6), klik angka yang
telah disetujui, dan klik tombol untuk entri ukuran jaket. (Gambar 6.17)

Gambar 6.17 Entri ukuran jaket

2. Pilih ukuran jaket pada pop-up yang ditampilkan dan klik simpan. (Gambar 6.18)

24
 Gambar 6.18 Pop-up entri ukuran jaket

3. Jika telah dientrikan, ukuran jaket akan tampil pada detail data mahasiswa tersebut. (6.19)

Gambar 6.19 Entri jaket berhasil

25
 7 Bagian VII. Monitoring Pejabat

Bagi pejabat yang memiliki kewenangan untuk melakukan monitoring terhadap peserta KKN
difakultasnya, dapat mengikuti langkah berikut.

1. Login ke SISTER, kemudian pilih menu Monitoring ➔ Monitoring KKN.

2. Sistem akan menampilkan halaman peserta KKN dari segala prodi yang terdapat dalam
fakultas tersebut. (Gambar 7.1)

Gambar 7.1 Monitoring KKN untuk pejabat

3. Untuk melihat detail mahasiswa, klik tombol Detail. (Gambar 7.2 dan gambar 7.3)

Gambar 7.2 Tombol Detail untuk peserta KKN Reguler

26
 Gambar 7.3 Tombol Detail untuk peserta KKN Sesami

4. Sistem akan menampilkan daftar mahasiswa yang menjadi peserta KKN tersebut. (Gambar
7.4)

Gambar 7.4 Daftar mahasiswa peserta KKN

27