SISTEM PENGELOLAAN ARSIP RADIOGRAF DAN

HASIL EKSPERTISE
DI INSTALASI RADIODIAGNOSTIK RSUD DR.
SOEDIRAN MANGUN SUMARSO KABUPATEN
WONOGIRI

Laporan Kasus
Disusun Untuk Memenuhi Mata Kuliah Tugas
Praktik Kerja Lapangan IV

Disusun oleh :
KHANSA INTAN LARASATI
P1337430117052

PROGRAM STUDI DIPLOMA III

TEKNIK RADIODIAGNOSTIK DAN RADIOTERAPI
SEMARANG
JURUSAN TEKNIK RADIODIAGNOSTIK DAN
RADIOTERAPI SEMARANG
POLITEKNIK KESEHATAN KEMENKES SEMARANG
2020
 HALAMAN PENGESAHAN

Laporan ini telah diperiksa dan disetujui untuk diajukan sebagai laporan
guna memenuhi tugas Praktik Kerja Lapangan IV Program Studi Diploma III
Teknik Radiodiagnostik dan Radioterapi Semarang, Jurusan Teknik
Radiodiagnostik dan Radioterapi, Politeknik Kesehatan Kemenkes Semarang.
Nama : KHANSA INTAN LARASATI
NIM : P1337430117052
Judul Laporan Kasus : Sistem Pengelolaan Arsip Radiograf dan Hasil
Ekspertise di Instalasi Radiodiagnostik RSUD
dr. Soediran Mangun Sumarso Kabupaten
Wonogiri

Wonogiri, Februari 2020

Clinical Instructure
Instalasi Radiodiagnostik
RSUD dr. Soediran Mangun Sumarso
Wonogiri

Pamungkas Ari, S.Tr.Kes

NIP. 198301112010011022

ii
 KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa karena
dengan rahmat dan karunia-Nya penulis dapat menyelesaikan laporan kasus yang
berjudul "Sistem Pengelolaan Arsip Radiograf dan Hasil Ekspertise di Instalasi
Radiodiagnostik RSUD dr. Soediran Mangun Sumarso Kabupaten Wonogiri".
Penyusunan laporan kasus ini dimaksudkan untuk memenuhi tugas pada Praktik
Kerja Lapangan IV Program Studi D III Teknik Radiodiagnostik dan Radioterapi
Semarang, Jurusan Teknik Radiodiagnostik dan Radioterapi Semarang, Politeknik
Kesehatan Kemenkes Semarang yang dilakukan di RSUD dr. Soediran Mangun
Sumarso Kabupaten Wonogiri yang berlangsung dari tanggal 20 Januari 2020
sampai dengan 15 Februari 2020.
Dalam penyusunan laporan ini penulis mendapat banyak dukungan,
bimbingan, dan bantuan dari berbagai pihak, untuk itu penulis mengucapkan
banyak terima kasih kepada :
1. Bapak Marsum, BA. S.PD, MPH., Direktur Politeknik Kesehatan Kemenkes
Semarang.
2. Ibu Fatimah, S.ST, M.Kes., Ketua Jurusan Teknik Radiodiagnostik dan
Radioterapi Politeknik Kesehatan Kemenkes Semarang.
3. Ibu Darmini, S.Si, M.Kes., Ketua Program Studi D-III Teknik
Radiodiagnostik dan Radioterapi Semarang.
4. Seluruh dosen dan staf Jurusan Teknik Radiodiagnostik dan Radioterapi
Politeknik Kesehatan Semarang.
5. dr. Endrawati Tri Bowo, Sp. Rad. M. Sc., Kepala Instalasi Radiodiagnostik
RSUD dr. Soediran Mangun Sumarso Kabupaten Wonogiri
6. dr. Liyanto, Sp. Rad., Radiolog di Instalasi Radiodiagnostik RSUD dr.
Soediran Mangun Sumarso Kabupaten Wonogiri
7. dr. Yusuf Ari K, Sp. Rad., Radiolog di Instalasi Radiodiagnostik RSUD dr.
Soediran Mangun Sumarso Kabupaten Wonogiri
8. Bapak Lovita Joko, AMR., Kepala Ruang Instalasi Radiodiagnostik RSUD
dr. Soediran Mangun Sumarso Kabupaten Wonogiri

iii
9. Bapak Pamungkas Ari K, S.Tr.Kes., selaku pembimbing klinik PKL IV di
Instalasi Radiologi RSUD dr. Soediran Mangun Sumarso Kabupaten
Wonogiri
10. Pihak RSUD dr. Soediran Mangun Sumarso Kabupaten Wonogiri yang telah
mengizinkan penulis melaksanakan PKL IV hingga tersusun laporan ini.
11. Seluruh radiografer dan staf di Instalasi Radiodiagnostik RSUD dr. Soediran
Mangun Sumarso Kabupaten Wonogiri yang telah membimbing saya selama
PKL IV.
12. Dosen pembimbing PKL IV Jurusan Teknik Radiodiagnostik dan Radioterapi
Politeknik Kesehatan Semarang.
13. Ibu dan ayah tercinta, serta adik yang telah memberikan doa, dukungan
moral, dan cinta yang tiada henti-hentinya.
14. Hesti, Dona, dan Danang yang telah menjadi teman selama penulis menimba
ilmu di Instalasi Radiodiagnostik RSUD dr. Soediran Mangun Sumarso
Kabupaten Wonogiri.
15. Teman–teman angkatan XXXIII Jurusan Teknik Radiodiagnostik dan
Radioterapi Semarang.
16. Dan pihak-pihak lain yang tidak dapat penulis sebutkan satu persatu.
Penulis juga menyadari sepenuhnya bahwa di dalam penyusunan laporan
ini terdapat kekurangan dan jauh dari kata sempurna. Oleh sebab itu, kami
berharap adanya kritik, saran dan usulan yang bersifat membangun demi
perbaikan laporan yang telah kami buat di masa yang akan datang.

Wonogiri, Februari 2020

Penulis

iv
 DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ........................................................................................... ii

HALAMAN PENGESAHAN .............................................................................. ii
KATA PENGANTAR ........................................................................................ iii
DAFTAR ISI ....................................................................................................... v
DAFTAR GAMBAR .......................................................................................... vi
BAB I PENDAHULUAN .................................................................................... 1
A. Latar Belakang .......................................................................................... 1
B. Rumusan Masalah ..................................................................................... 3
C. Tujuan Penulisan ....................................................................................... 3
D. Manfaat Penulisan ..................................................................................... 3
BAB II DASAR TEORI....................................................................................... 5
A. Pengertian Rumah Sakit ............................................................................ 5
B. Sistem Pengarsipan ................................................................................... 5
C. Dokumen Radiologi ................................................................................ 15
BAB III HASIL DAN PEMBAHASAN ............................................................ 16
A. Gambaran Umum Rumah Sakit ............................................................... 16
B. Visi Misi Falsafah Nilai dan Tujuan Rumah Sakit Umum Daerah dr.
Soediran Mangun Sumarso Kabupaten Wonogiri............................................ 18
C. Struktur Organisasi Rumah Sakit ............................................................. 20
D. Struktur Organisasi Instalasi Radiodiagnostik .......................................... 21
E. Hasil Penelitian ....................................................................................... 21
F. Pembahasan ............................................................................................ 25
BAB IV SIMPULAN DAN SARAN ................................................................. 30
A. Simpulan ................................................................................................. 30
B. Saran ....................................................................................................... 31
DAFTAR PUSTAKA
LAMPIRAN-LAMPIRAN

v
 DAFTAR GAMBAR

Gambar 3.1 Struktur Organisasi Instalasi Radiodiagnostik ................................ 21

Gambar 3.2 Loker penempatan radiograf dan hasil ekspertise di Instalasi
Radiodiagnostik RSUD dr. Soediran Mangun Sumarso Kabupaten Wonogiri .............. 22
Gambar 3.3 Rak penyimpanan hasil radiograf di Instalasi Radiodiagnostik RSUD
dr. Soediran Mangun Sumarso Kabupaten Wonogiri .......................................... 23

vi
 BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
Rumah sakit adalah bagian integral dari suatu organisasi sosial dan k
esehatan dengan fungsi menyediakan pelayanan paripurna (komprehensif),
penyembuhan penyakit (kuratif) dan pencegahan penyakit (preventif) kepada
masyarakat menurut WHO (World Health Organization). Rumah sakit juga
merupakan pusat pelatihan bagi tenaga kesehatan dan pusat penelitian medik.
Sedangkan menurut Peraturan Menteri Kesehatan RI No. 4 Tahun 2018
tentang kewajiban rumah sakit dan kewajiban pasien, yang dimaksudkan
dengan rumah sakit adalah institusi pelayanan kesehatan yang
menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna dan
menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan, dan gawat darurat.
Pelayanan rumah sakit yang baik adalah rumah sakit yang memiliki
pelayanan kesehatan yang memadai untuk kebutuhan pasien selain pelayanan
rawat inap, rawat jalan, dan gawat darurat rumah sakit juga harus memiliki
pelayanan dibidang radiologi atau biasa yang disebut dengan Instalasi
Radiologi.
Radiology Information System (RIS) adalah sebuah sistem yang
dirancang untuk mendukung alur kerja operasional dan analisis bisnis dalam
departemen radiologi (The Royal Collage of Radiologist, 2008) Radiology
Information System juga digunakan sebagai tempat penyimpanan data pasien,
laporan dan berkontribusi dalam pencatatan data pasien secara elektronik,
termasuk hasil foto atau rontgen.
Hasil foto rontgen yang sudah jadi disebut radiograf. Radiograf dari
pasien umumya akan disimpan dalam ruangan atau lemari guna untuk
mencegah kerusakan. Penyimpanan radiograf sendiri disebut penyimpanan
arsip radiograf.
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk
dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi

1
yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah,
Lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi
kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan
bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Berdasarkan Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor
269/MENKES/PER/III/2008 tentang Rekam Medis pasal 8 ayat 1 dijelaskan
bahwa rekam medis pasien rawat inap di rumah sakit wajib disimpan
sekurang-kurangnya untuk jangka waktu 5 (lima) tahun terhitung dari tanggal
terakhir pasien berobat atau dipulangkan.
Setiap Rumah Sakit memiliki sistem pengarsipan yang berupa
dokumen-dokumen atau informasi kesehatan dari pasien, tidak terkecuali
sistem pengarsipan yang ada di instalasi radiologi.
Pengarsipan di Instalasi Radiologi RSUD dr. Soediran Mangun
Sumarso Kabupaten Wonogiri tidak secara mutlak menggunakan sistem
pengarsipan di ruangan radiologi, karena hasil radiograf merupakan hak
pasien. Hasil radiograf yang diarsipkan berupa radiograf yang tidak diambil
atau radiograf yang tidak diberikan kepada pasien karena kelalaian petugas di
ruang perawatan dan pasien yang meninggal setalah dilakukan pemeriksaan.
Penyimpanan arsip yang baik adalah arsip disimpan di ruangan terpisah
dan dikelola sendiri agar lebih efektif namun dalam penerapannya di Instalasi
Radiologi RSUD dr. Soediran Mangun Sumarso Kabupaten Wonogiri
penyimpanan arsip radiograf tidak menggunakan ruangan khusus atau
ruangan terpisah melainkan disimpan didalam rak bersamaan dengan ruangan
administrasi hal ini dikarenakan tidak tersedianya ruangan untuk
penyimpanan arsip. Penyimpanan radiograf disimpan di rak berdasarkan
ruang perawatan dan tanggal pembuatan foto rontgen, selain itu tidak adanya
SOP tentang sistem pengarsipan dan ini yang menjadi kekurangan sistem
penyimpanan arsip di Instalasi Radiologi RSUD dr. Soediran Mangun
Sumarso Kabupaten Wonogiri.
Berdasarkan latar belakang di atas, penulis ingin mengetahui lebih
mendalam tentang apa saja sistem yang digunakan untuk menyimpan arsip

2
 radiograf dan hasil ekspertise dan apa saja kesulitan yang dialami oleh
petugas radiologi dari sistem pengarsipan yang digunakan serta bagaimana
solusi untuk menghadapi kesulitan tersebut. Maka dari itu penulis tertarik
untuk mengangkat topik tersebut sebagai laporan kasus yang berjudul
“SISTEM PENGELOLAAN ARSIP RADIOGRAF DAN HASIL
EKSPERTISE DI INSTALASI RADIOLOGI RSUD RADIOLOGI RSUD
DR. SOEDIRAN MANGUN SUMARSO KABUPATEN WONOGIRI”.
B. Rumusan Masalah
1. Bagaimana sistem pengelolaan arsip radiograf dan hasil ekspertise di
Instalasi Radiologi RSUD dr. Soediran Mangun Sumarso Kabupaten
Wonogiri?
2. Apa saja kesulitan yang dialami oleh petugas radiologi dari sistem
pengarsipan yang digunakan di Instalasi Radiologi RSUD dr. Soediran
Mangun Sumarso Kabupaten Wonogiri?
3. Bagaimana solusi untuk mengatasi kesulitan yang dialami oleh petugas
radiologi dari sistem pengarsipan yang digunakan di Instalasi Radiologi
RSUD dr. Soediran Mangun Sumarso Kabupaten Wonogiri?
C. Tujuan Penulisan
1. Untuk mengetahui sistem pengelolaan arsip radiograf dan hasil
ekspertise di Instalasi Radiologi RSUD dr. Soediran Mangun Sumarso
Kabupaten Wonogiri?
2. Untuk mengetahui kesulitan yang dialami oleh petugas radiologi dari
sistem pengarsipan yang digunakan di Instalasi Radiologi RSUD dr.
Soediran Mangun Sumarso Kabupaten Wonogiri?
3. Untuk mengetahui solusi untuk mengatasi kesulitan yang dialami oleh
petugas radiologi dari sistem pengarsipan yang digunakan di Instalasi
Radiologi RSUD dr. Soediran Mangun Sumarso Kabupaten Wonogiri?
D. Manfaat Penulisan
1. Manfaat teoritis
Penulisan laporan kasus ini diharapkan dapat memberikan
pengetahuan dan wawasan yang berguna bagi penulis serta pembaca

3
 mengenai sistem pengarsipan yang digunakan di Instalasi
Radiodiagnostik RSUD dr. Soediran Mangun Sumarso Kabupaten
Wonogiri.
2. Manfaat praktis
Dapat dijadikan sebagai bahan dan masukan dalam memberikan
pelayanan radiologi yang lebih bermutu, khususnya dalam penanganan
sistem pengarsipan yang digunakan di Instalasi Radiodiagnostik RSUD
dr. Soediran Mangun Sumarso Kabupaten Wonogiri

4
 BAB II
DASAR TEORI

A. Pengertian Rumah Sakit

Rumah sakit adalah institusi pelayanan kesehatan yang
menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang
menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan, dan gawat darurat
(permenkes, 2010).
Menurut WHO (World Health Organization), rumah sakit adalah bagian
integral dari suatu organisasi sosial dan kesehatan dengan fungsi
menyediakan pelayanan paripurna (komprehensif), penyembuhan penyakit
(kuratif) dan pencegahan penyakit (preventif) kepada masyarakat
B. Pengertian Rekam Medis
1. Pengertian Rekam Medis
Berdasarkan Permenkes Nomor 269/MenKes/Per/III/2008, tentang
Rekam Medis menyatakan Rekam Medis adalah berkas berisi catatan dan
dokumen tentang pasien yang berisi identitas, pemeriksaan, pengobatan,
tindakan medis lain pada sarana pelayanan kesehatan untuk rawat jalan,
rawat inap baik dikelola pemerintah maupun swasta.
Rekam medis dikatakan lengkap apabila di dalamnya berisikan
keterangan, catatan dan rekaman yang lengkap mengenai pelayanan yang
diberikan kepada pasien, meliputi hasil wawancara (anamnesa), hasil
pemeriksaan fisik, hasil pemeriksaan penunjang (apabila dilakukan
pemeriksaan laboratorium, rontgen, elektrokardiogram/EKG/ECG, dan
lain-lain), diagnosis, pengobatan, tindakan (apabila ada tindakan), serta
hasil akhir dari pelayanan medis maupun keperawatan dan semua
pelayanan yang diterima oleh pasien yang diberikan di unit-unit
pelayananan tersebut.

5
 2. Kepemilikan Rekam Medis
Kepemilikan rekam medis menurut Permenkes Nomor
269/MENKES/PER/III/2008 tentang Rekam Medis pada BAB V pasal
12 hal 6, Kepemilikan Rekam Medis berisi :
Ayat (1) : Berkas rekam medis milik sarana pelayanan kesehatan.
Ayat (2) : Isi rekam medis merupakan milik pasien.
Ayat (3) : Isi rekam medis sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dalam
bentuk ringkasan rekam medis.
Ayat (4) : Ringkasan rekam medis sebagimana dimaksud pada ayat (3)
dapat diberikan, dicatat, atau dicopy oleh pasien atau orang yang diberi
kuasa atau atas persetujuan tertulis pasien atau keluarga pasien yang
berhak untuk itu.
Kemudian, pada UU No. 29 Tahun 2004 tentang Praktik
Kedokteran, Bab VII, pasal 47 dalam (Dirjen Yanmed:127), menyatakan
bahwa :
Ayat (1) dokumen rekam medis sebagaimana dimaksud dalam pasal 46,
merupakan milik dokter, dokter gigi, atau sarana pelayanan kesehatan,
sedangkan isi rekam medis merupakan milik pasien.
Ayat (2) rekam medis sebagaimana dimaksud pada ayat (1), harus
disimpan dan dijaga kerahasiaannya oleh dokter atau dokter gigi dan
pimpinan sarana pelayanan kesehatan.
Ayat(3) ketentuan mengenai isi rekam medis, sebagaimana dimaksud
pada ayat (1) dan ayat (2) diatur dengan Peraturan Menteri.
C. Sistem Pengarsipan
1. Pengertian Arsip
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk
dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan
komunikasi yang dibuat dan diterima oleh Lembaga negara, pemerintah
daerah, Lembaga Pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi
kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan

6
 bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara menurut Peraturan Pemerintah
RI No. 28 Tahun 2012.
2. Sistem Penomoran Pada Pasien
Menurut Departemen Kesehatan Republik Indonesia Tahun 2006
tentang Pedoman Penyelenggaraan dan Prosedur Rekam Medis Rumah
Sakit, sistem pemberian nomor pasien pada saat pasien datang ke rumah
sakit menggunakan tiga cara yaitu:
a. Pemberian nomor secara Seri (Serial Numbering System), System
nomor secara seri yang berarti pasien akan mendapatkan nomor baru
atau berbeda setiap datang ke rumah sakit. Contoh : Seorang pasien
berobat ke rumah sakit pada tanggal 3 Maret 2017 dan mendapatkan
nomor RM 47-52-87, satu bulan kemudian pasien tersebut datang
untuk berobat lagi dan mendapatkan nomor RM yang baru 56-76-21.
b. Pemberian nomor secara Unit (Unit Numbering System), system
penomoran secara unit berarti setiap pasien yang datang ke rumah
sakit pada saat pertama kali dan seterusnya akan mendapatkan
nomor yang sama dan tidak mendapatkan nomor baru. Contoh :
Seorang pasien berobat ke rumah sakit pada tanggal 3 Maret 2017
dan mendapatkan nomor RM 47-52-87, satu bulan kemudian pasien
tersebut datang untuk berobat lagi dan tetap mendapatkan nomor RM
yang sama yaitu 47-52-87.
c. Pemberian nomor secara Seri Unit (Serial Unit Numbering system),
system ini merupakan gabungan dari sistem seri dan unit. Setiap
pasien yang datang ke rumah sakit akan diberikan nomor baru,
namun berkas rekam medis yang terdahulu digabungkan dan
disimpan dibawah nomor yang paling baru. Contoh : Seorang pasien
berobat ke rumah sakit pada tanggal 3 Maret 2017 dan mendapatkan
nomor RM 47-52-87, satu bulan kemudian pasien tersebut datang
untuk berobat lagi dan mendapatkan nomor RM yang baru 56-76-21.
Namun berkas RM yang terdahulu 47-52-87 disimpan dibawah
nomor yang baru 56-76-21.

7
3. Pengelolaan Arsip
Untuk menata arsip yang baik, maka perlu dikelompokkan dalam
empat golongan arsip agar memudahkan dalam pemilahan, penyimpanan
maupun penyingkiran bagi arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna
(Sularso Mulyono dkk, 2011). Empat golongan arsip tersebut sebagai
berikut:
a. Arsip tidak penting, yaitu arsip yang nilai kegunaanya hanya sebatas
informasi. Arsip ini tidak perlu disimpan dalam jangka waktu lama,
karena bila sudah diinformasikan maka arsip tersebut sudah tidak
ada nilai gunanya. Contoh dari arsip tidak penting seperti surat
undangan, konsep surat, ucapan terima kasih dan sebagainya. Arsip
ini disimpan paling lama dalam jangka waktu satu tahun.
b. Arsip biasa yaitu arsip yang mempunyai nilai guna saat ini dan
masih diperlukan pada waktu yang akan datang dalam jangka waktu
1-5 tahun, misalnya surat pesanan, surat pengaduan, surat
peringatan, surat tugas, surat putusan yang bersifat rutin, dan
sebagainya.
c. Arsip penting yaitu arsip yang nilai gunanya memiliki hubungan
dengan kegiatan masa lamapu dan masa yang akan datang. Arsip ini
disimpan dengan jangka waktu 5-10 tahun, misalnya naskah laporan,
data statistic, surat kontrak, surat perjanjian, dan sebagainya.
d. Arsip sangat penting yaitu arsip yang akan dipakai sebagai pengingat
dalam jangka waktu yang tidak terbatas (abadi). Arsip ini termasuk
arsip vital sehingga harus terus, misalnya akte pendirian, sertivikat,
piagam penghargaan, dan arsip lain yang mempunyai nilai dokumen.
4. Pengorganisasian arsip
Asas kearsipan adalah pedoman dalam penyelenggaraan kegiatan
pengurusan surat yang disesuaikan dengan kedudukan unit kerja dalam
suatu kantor atau organisasi (Amsyah, 2003)

8
a. Asas Sentralisasi
Asas sentralisasi adalah penyelenggaraan kearsipan dipusatkan
pada suatu bagian organisasi atau unit kerja tersendiri, yakni semua
warkat atau dokumen disimpan dalam suatu tempat atau ruang dan
dikelola oleh suatu unit tersendiri. Kelebihan penggunaan asas
sentralisasi
1) Adanya keseragaman prosedur dan perlengkapan arsip
2) Pengembangan pegawai ahli dalam wawasan dan ketrampilan
kearsipan.
3) Penyelenggaraan dan pengawasan lebih efektif karena tanggung
jawab terpusat.
4) Menghilangkan kekembaran salinan.
5) Menjamin bahwa surat atau warkat yang masuk atau keluar
dengan perihal yang sama disimpan menjadi satu.
6) Penghematan biaya, perlengkapan dan pegawai.
Kelemahan penggunaan asas sentralisasi
1) Sistem yang digunakan ada kemungkinan tidak sesuai dengan
kegiatan bagian masing-masing.
2) Pegawai arsip tidak memiliki pengetahuan bagian lain secara
menyeluruh.
3) Makin besar bagian kearsipan makin mudah hilangnya surat
atau warkat.
b. Asas desentralisasi
Asas desentralisasi ialah penyelenggaraan kearsipan tidak
dipusatkan pada satu unit atau bagian organisasi tetapi penyimpanan
surat/warkat dilakukan pada bagian secara sendiri-sendiri.
Keuntungan penggunaan asas desentralisasi:
1) Mudah memperoleh surat atau warkat yang diperlukan.
2) Waktu dan tenaga lebih hemat ada dilokasi unit atau bagian.
3) System dan metode dapat disesuaikan dengan kegiatan masing-
masing.

9
 Kelemahan penggunaan asas desentralisasi:
1) Tidak ada keseragaman prosedur dan perlengkapan
2) Pemborosan biaya dan perlengkapan.
3) Pengawasan secara keseluruhan dari pimpinan lebih lanjut.
4) Kemungkinan terdapat kekembaran arsip karena tiap unit atau
bagian memiliki arsip sendiri-sendiri.
c. Asas gabungan
Asas gabungan adalah penyelenggaraan, pengelolaan arsip
dengan mudah memadukan kelebihan asas sentralisasi dan
desentralisasi sehingga kelemahan dari kedua asas dapat
diminimalisir. Pada pelaksanaanya unit sentral bertanggung jawab
atas arsip inaktif seluruh unit kerja atau bagian dari suatu kantor
sedang unit pengolah bertanggung jawab atas arsip aktif dari masing
masing unit kerja.
5. Jenis Pengarsipan
Menurut Sularso Mulyono (2011) berdasarkan frekuensi penggunaan
arsip sebagai bahan informasi, maka jenis arsip dibedakan menjadi:
a. Arsip aktif (dinamis aktif), yaitu yang secara langsung masih
digunakan dalam proses kegiatan kerja. Arsip aktif ini disimpan di
unit pengolah, karena sewaktu diperlukan sebagai bahan informasi
harus dikeluarkan dari tempat penyimpanan.
b. Arsip inaktif (dinamis inaktif), yaitu arsip yang penggunaannya tidak
langsung sebagai bahan informasi. Arsip inaktif disimpan di unit
kearsipan dan dikeluarkan dari tempat penyimpanan yang sangat
jarang, bahkan tidak pernah keluar dari tempat penyimpanan.
c. Arsip dinamis adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam
kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
d. Arsip statis, arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena
memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis referensinya, dan
keterangan yang dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara

10
 langsung maupun tidak langsung oleh ANRI/ dan atau Lembaga
Kearsipan.
6. Kerusakan dan Pemeliharaan Arsip
Menurut Agus sugiarto (2005), pemeliharaan arsip adalah usaha
penjagaan arsp agar kondisi fisiknya tidak rusak selama masih
mempunyai nilai guna. Untuk dapat memelihara arsip dengan baik, maka
diketahui beberapa factor penyebab kerusakan arsip dan cara
pencegahannya.
a. Penyebab kerusakan arsip
1) Factor internal, yaitu kerusakan arsip karena kondisi arsip
berpotensi rusak. Hal ini disebabkan oleh berbagai unsur
berikut:
a) Unsur kertas, ini berarti kertas yang digunakan dalam
penciptaan arsip menjadi penyebab percepatan rusaknya
arsip. Kertas yang kualitasnya kurang baik akan menjadi
penyebab rusaknya arsip. Untuk mencegah al tersebut maka
gunakan kertas yang berkualitas, misalnya kertas HVS 80
gram. Kerusakan kertas disebabkan terjadinya peristiwa
kimiawi dan bahan pembuatan kertas.
b) Unsur tinta, ini berarti tinta yang digunakan untuk menulis
arsip dapat menjadi penyebab cepat atau lambatnya
kerusakan arsip. Tanda-tanda kerusakan arsip yang
disebabkan karena tinta yang digunkan yaitu identitas arsip
mulai sulit atau tidak dapat dibaca. Untuk mencegah hal
tersebut maka gunakanlah tinta yang berkualitas baik.
c) Unsur perekat, yang berarti perekat yang digunakan untuk
pemberkasan (satu berkas dapat terdiri dari dua lembar atau
lebih) menjadi penyebabnya rusaknya arsip. Lembar arsip
yang terkena perekat yang berasal dari bahan sintesis dapat
mempercepat ruskanya arsip karena sifat-sifat organic dari
bahan tersebut.

11
 2) Factor eksternal ialah penyebab penyebab kerusakan yang
berasal dari luar benda arsip, yakni lingkungan fisik,
organisme perusak dan kelalaian manusia.
a) Factor lingkungan fisik yang berpengaruh besar pad kondisi
arsip antara lain temperature, kelembaban udara, sinar
matahari, polusi udara, dan debu.
b) Biologis, organisme perusak yang kerap merusak arsip
antara lain jamur, kutu buku, ngengat, rayap, kecoak, dan
tikus.
c) Kimiawi, yaitu kerusak arsip yang lebih diakibatkan
merosotnya kualitas kandungan bahan kimia dalam bahan
arsip.
d) Kelalaian manusia yang sering terjadi yang dapat
menyebabkan arsip bisa rusak adalah percikan bara rokok,
tumpahan atau percikan minuman, dan sebagainya.
7. Pencegahan Kerusakan Arsip
Pemeliharaan arsip perlu direncanakan dan dilaksanakan dengan
sungguh-sungguh. Pemeriksaan secara rutin dalam periode tertentu harus
dijalankan tidak perlu menunggu adanya tanda-tanda kerusakan arsip.
Pemeliharaan arsip dilakukan dengan cara berikut ini:
a. Ruang tempat penyimpanan, ini berarti tempat penyimpanan harus
dijaga tetap kering (tidak lembab atau terlalu lembab). Ruangan
harus cukup terang (sinar matahari harus masuk ruang tempat
penyimpanan). Ruang tempat penyimapanan harus mempunyai
penghawaan (ventilasi) yang memadai. Demikian pula, tempat
penyimpanan harus dijaga dari serangan api, serangga pemakan
kertas, dan percikan air.
b. Penggunaan racun serangga, ini berarti pencegahan kerusakan arsip
dengan menggunakan racun serangga. Diharapkan setiap enam bulan
ruang tempat penyimpanan disemprot dengan DDT, Dieldrin,
Prhyetrum, sodium arsenit atau sejenisnya. Perlu dijaga agar

12
 penyemprotan dilakukan secara hati-hati agar tidak terken langsung
pada kerts arsip. Penyemprotan ditujukan dilantai, dinding dan
ruangan. Kapur barus juga dapat digunakan untuk mencegah
serangan seranggga dan kutu buku, yang dapat diletakkan disela-sela
penyimpanan arsip.
c. Tindakan preventif, yang berarti menjaga terjadinya kerusakan arsip
dengan cara tindakan pencegahan, yaitu melarang petugas atau
siapapun membawa makanan ke ruang tempat penyimpanan. Hal ini
dikhawatirkan sisa-sisa makanan menyebabkan masuknya serangga
atau hewan lain masuk ke ruang tempat penyimpanan. Demikian
pula, petugas atau orang lain tidak diperkenankan merokok
diruangan. Selain asapnya dapat merusak kertas, nyala api untuk
menghidupkan rokok, dan puntung rokok dapat membahayakan
arsip. Untuk itu ruang penyimpanan arsip dilengkapi dengan tabung
pemadam kebakaran.
d. Tempat dan letak arsip, yang berarti kerusakan arsip dapat dicegah
dengan penggunaan tempat arsip yang memadai. Tempat arsip
sebaiknya terbuat dari bahan logam. Kalau tempat arsip (rak arsip)
terbuat dari kayu, maka pilihlah kayu yang berkualitas misalnya
kayu jati. Di pasaran tersedia tempat arsip dari logam, yaitu lemaci
(lemari berlaci) yang dijual dengan nama filling cabinet. Selain itu
letak arsip perlu diatur sebaik mungkin, tidak berdesakan ataupun
arsip terlipat.
e. Kondisi arsip, yang berarti kerusakan arsip dapat dicegah dengan
menjaga kondisi arsip tetap prima, seperti melakukan pembersihan
arsip, baik dengan peralatan sederhana, seperti kemoceng maupun
dari peralatan modern, yaitu vaccum cleaner (penyedot debu). Untuk
arsip yang sobek diperbaiki dengan perekat. Jika ada arsip yang
basah maka dikeringkan dengan cara dianginkan dengan kipas
angina dan tidak boleh dikeringkan dengan sinar matahari. Dan jika

13
 kerusakan arsip parah sedangkan arsip mempunyai nilai statis,
sebaiknya dikirim ke Lembaga Kearsipan untuk diperbaiki.
8. Pengamanan Arsip
Pengamanan arsip adalah usaha pencegahan agar benda arsip tidak
hilang dan agar isi atau informasinya tidak sampai diketahui oleh orang
yang tidak berhak (Agus Sugiarto, 2005). Petugas arsip harus mengetahui
persis mana saja arsip yang sangat vital bagi organisasinya, mana arsip
yang tidak terlalu penting dan yang sangat rahasia dan sebagainya.
Misalnya, pada umumnya arsip dinamis bersifat rahasia. Usaha
pengamanannya antara lain sebagai berikut:
a. Petugas arsip harus betul-betul yang dapat menyimpan rahasia.
b. Harus dilakukan pengendalian dalam peminjaman arsip, misalnya
dapat ditetapkan bahwa peminjaman arsip hanya boleh dilakukan
oleh petugas atau unit kerja yang bersangkutan dengan
penyelesaian surat itu.
c. Diberlakukan larangan bagi semua orang kecuali petugas arsip
mengambil arsip dari tempatnya.
d. Arsip diletakkan pada tempat yang aman dari pencurian.
9. Pemusnahan Arsip
Pemusnahan arsip berarti dihilangkan identitasnya, oleh karena itu
pemusnahan suatu arsip tidak sekedar memindahkan arsip dari tempat
penyimpanan ke tempat pembuangan (Sularso Mulyono, 2011). Ada tiga
cara pemusnahan arsip yaitu pembakaran, penghancuran dengan cara
mencacah lembar kertas dengan menggunakan mesin pencacah kertas.
a. Pembakaran
Pemusnahan dengan cara pembakaran adalah ynag lazim
dilakukan, karena pelaksanaannya mudah. Tetapi apabila kertas arsip
yang akan dimusnahkan itu sampai 100 kg sampai 1000 kg maka
pembakaran memerlukan waktu khusus dan sangat berbahaya.
Pembakaran dengan jumlah besar, kecuali waktunya lama juga
sering tidak sempurna. Oleh karena itu cara pemusnahan dengan

14
 pembakaran dapat dilakukan apabila jumlah arsip yang dimusnahkan
tidak banyak.
b. Pencacahan
Arsip yang sudah dicacah menjadi potongan-potongan kertas
yang sama sekali tidak dapat dikenal lagi identitas arsip yang
bersangkutan. Cara pemusnahan dengan cara mencacah arsip dapat
dilakukan secara bertahap, artinya tidak harus selesai pada saat itu,
dengan demikian pemusnahannya dapat dilakukan secara rutin dan
tidak perlu waktu khusus.
c. Penghancuran
Pemusnahan dengan cara ini adalah memusnahkan arsip dengan
menuangkan bahan kimia diatas tumpukan arsip yang digunakan dan
biasanya menggunakan soda api. Cara ini agak berbahaya karena
dapat melukai kalua percikannya mengenai badan. Maka dari itu
pemusnahan dengan cara ini dilakukan di tempat tertentu, apakah
disuatu lubang atau bak.
D. Dokumen Radiologi
Setiap unit atau departemen radiologi diagnostik menyimpan dokumen-
dokumen tersebut di bawah ini:
1. Surat permintaan pelayanan radiologi diagnostik atau surat rujukan
dokter.
2. Hasil pembacaan dan hasil pemeriksaan.
3. Catatan dosis.
4. Hasil pemantauan lingkungan dan daerah kerja.
5. Dokumen kepegawaian yang meliputi data diri tiap tenaga yang ada,
sertifikat atau bukti upaya peningkatan sumber daya manusia.
6. Catatan kondisi peralatan.
7. Kartu kesehatan pekerja.
8. Prinsip penyimpanan dokumen:
9. Semua dokumen yang disimpan dalam bentuk rangkap asli.

15
 BAB III
HASIL DAN PEMBAHASAN

A. Gambaran Umum Rumah Sakit

Rumah sakit merupakan institusi pelayanan publik dibidang kesehatan.
Salah satunya Rumah Sakit Umum Daerah dr. Soediran Mangun Sumarso
Kabupaten Wonogiri. Rumah Sakit Umum Daerah dr. Soediran Mangun
Sumarso ini ditetapkan ijin operasionalnya oleh Menteri Kesehatan pada
tanggal 13 Januari 1956 sebagai rumah sakit tipe D. seiring dan sejalan
perkembangan tuntutan publik terhadap peningkatan kualitas pelayanan
publik, maka pembenahan pelayanan dilakukan dengan kerja keras oleh
keluarga besar Rumah Sakit Umum Daerah dr. Soediran Mangun Sumarso
Kabupaten Wonogiri yang membawa peningkatan terhadap tipe rumah sakit
menjadi tipe C tanggal 11 Juni 1983. Tipe B tanggal 5 Juni 1996 berdasarkan
Keputusan Menkes No. 544/Menkes/SK/IV/1996 menjadi Tipe B Non
Pendidikan.
Dalam rangka meningkatkan kinerja pelayanan, kinerja keuangan,
kinerja manfaat, dan mutu pelayanan kepada masyarakat, Rumah Sakit
Umum Daerah dr. Soediran Mangun Sumarso Kabupaten Wonogiri telah
ditetapkan menjadi BLUD penuh berdasarkan Keputusan Bupati Wonogiri
Nomor 313 Tahun 2010 tentang Penetapan Status Pola Pengelolaan
Keuangan Badan Layanan Umum Daerah (PPK BLUD) Pada RSUD dr.
Soediran Mangun Sumarso Kabupaten Wonogiri.
Rumah Sakit Umum Daerah dr. Soediran Mangun Sumarso Kabupaten
Wonogiri memiliki berbagai macam produk layanan yang terbagi dalam
berbagai instalasi dan unit. Sistem dan kegiatan layanan utama dari Rumah
Sakit Umum Daerah dr. Soediran Mangun Sumarso Kabupaten Wonogiri
meliputi :
1. Pelayanan Administrasi dan Manajemen;
2. Pelayanan Rawat Jalan meliputi 23 Poliklinik yaitu :
a. Poliklinik Anak

16
 b. Poliklinik Bedah Umum
c. Poliklinik Penyakit Dalam
d. Poliklinik Kebidanan dan Kandungan
e. Poliklinik Telinga Hidung dan Tenggorokan
f. Poliklinik Saraf
g. Poliklinik Mata
h. Poliklinik Penyakit Kulit dan Kelamin
i. Poliklinik Orthopedi
j. Poliklinik Paru/Pojok Dots
k. Poliklinik Jantung
l. Poliklinik Urologi
m. Poliklinik Gigi
n. Poliklinik Fisioterapi
o. Poliklinik Anestesi
p. Poliklinik Geriatri
q. Poliklinik Umum/General Check Up
r. Poliklinik Jiwa
s. Klinik VCT-CST
t. Poliklinik Tumbuh Kembang
u. Poliklinik Terapi Wicara
v. Poliklinik Okupasi Terapi
w. Poliklinik Gizi
3. Pelayanan Gawat Darurat;
4. Pelayanan Rawat Inap, meliputi 4 kelas perawatan yaitu : Kelas
VIP/Paviliun, Kelas I, Kelas II dan Kelas III;
5. Pelayanan Khusus meliputi Perawatan Intensif (ICU, PICU, NICU),
Perinatal Resiko Tinggi, Kamar Bersalin, Isolasi dan Intermediate Care;
6. Pelayanan Operasi/Bedah;
7. Pelayanan Hemodialisa;
8. Pelayanan Rekam Medis dan SIM-RS;

17
 9. Pelayanan Penunjang Medis dan Non Medis yang meliputi :
Laboratorium dan Bank Darah Rumah Sakit, Radiodiagnostik, Farmasi,
CSSD, Gizi, Pemeliharaan Sarana dan Prasarana Rumah Sakit, Sanitasi,
Laundry dan Pemulasaran Jenazah, INOS/IPAL, Ambulance, Kasir dan
Informasi.
Dalam melaksanakan kegiatan tersebut Rumah Sakit Umum Daerah dr.
Soediran Mangun Sumarso Kabupaten Wonogiri ditunjang dengan peralatan
diantaranya adalah sebagai berikut : Echokardiografi (USG Jantung), USG
Mata, Operating Mikroskop, Bedside Monitor, ECG (rekam jantung), EEG
(rekam otak), USG 4 dimensi, Slit Lamp (Pemeriksaan bagian dalam bola
mata), Audiometri-fungsi (pemeriksaan fungsi pendengaran), Electro-
cauterasi, Brain-mapping, EMG (pemeriksaan saraf), Treadmill (pemeriksaan
jantung), Infant Incubator, Mobile X-Ray, Ventilator, Mammograf,
Defibrilator, DC-Shock, Hematologi Automatic, Pulse Oxymetri Neonatus,
Therapy Sinar, Vacuum Extractor, CTG, Ventilator Transport,
Electrosurgical-Cauter, Emergency Resusitation Kit, Hemodialisa,
Autokeratometer, Biometry, Spirometer, Panoramic X-Ray, Laparoscopy,
Endoscopy, Bronchoscopy dan CT Scan 16 Slice, ruang operasi terintegrasi,
fisiotherapy set, Arthoscopy, Bor Tulang, Therapy Saraf, Laser Therapy,
Dental Unit, Beradiagnostic, Tonometry.
B. Visi Misi Falsafah Nilai dan Tujuan Rumah Sakit Umum Daerah dr.
Soediran Mangun Sumarso Kabupaten Wonogiri
Visi Rumah Sakit Umum dr Soediran Mangun Sumarso adalah
“Menjadi Rumah Sakit unggulan yang berdaya saing dan diminati
masyarakat”. Untuk mewujudkan visi tersebut, dijabarkan dalam Misi dan
Langkah-Langkah strategik, dengan didasari oleh nilai-nilai luhur dan budaya
kerja rumah sakit yang diyakini akan mampu memberikan inspirasi kepada
segenap karyawan untuk bersama mewujudkan visi tersebut. Adapun misi
Rumah Sakit Umum Daerah dr. Soediran Mangun Sumarso Kabupaten
Wonogiri adalah sebagai berikut :

18
1. Menyelenggarakan pelayanan kesehatan lengkap dan paripurna
(preventif, promotif, kuratif dan rehabilitatif) yang berkualitas tinggi,
berstandar internasional dan berorientasi pada kepuasan pelanggan demi
mewujudkan Wonogiri Sehat;
2. Mengelola keuangan secara rasional dan proporsional dalam rangka
efektifitas dan efisiensi dengan penerapan sistem akuntabilitas publik
yang bisa dipertanggungjawabkan secara professional.
Rumah Sakit Umum Daerah dr. Soediran Mangun Sumarso Kabupaten
Wonogiri memiliki nilai-nilai yang merupakan budaya kerja dari setiap
pegawai rumah sakit. Nilai-nilai dasar rumah sakit adalah : ‘’MITRA HATI’’
M-engelola rumah sakit dengan niat iklas dan bertanggungjawab
I- ngat, pasien datang untuk sembuh
T-anamkan kepercayaan pasien kepada setiap pelayanan
R-asakan setiap langkah pelayanan mampu mengatasi beban penderitaan
A-gar kesembuhan cepat didapat
H-anya satu tekad kita bersama
A-ntusias menjadi kunci keberhasilan
T-eguhkan pendirian, kedepankan pengabdian
I-badah sebagai dasar pelayanan
Sebagai suatu organisasi, Rumah Sakit Umum Daerah dr. Soediran
Mangun Sumarso Kabupaten Wonogiri mempunyai tujuan strategis yaitu :
1. Tercapainya pelayanan bermutu tinggi yang berorientasi pada kepuasan
pelanggan;
2. Tercapainya peningkatan dan pengembangan pelayanan kesehatan;
3. Tercapainya peningkatan efisiensi dan produktifitas pelayanan;
4. Terwujudnya sumberdaya manusia yang memiliki kompetensi tinggi,
memiliki integritas, komitmen yang kuat terhadap organisasi melalui
upaya pendidikan dan pelatihan, serta peningkatan kesejahteraan yang
adil dan manusiawi.

19
C. Struktur Organisasi Rumah Sakit
Struktur Organisasi dan Tata Kerja Rumah Sakit Umum Daerah dr.
Soediran Mangun Sumarso Kabupaten Wonogiri diatur berdasarkan
Peraturan Bupati Wonogiri Nomor 58 Tahun 2016 tentang Susunan
Kedudukan dan Tata Kerja Organisasi Perangkat Daerah Kabupaten
Wonogiri. Susunan Organisasi Rumah Sakit Umum Daerah dr. Soediran
Mangun Sumarso Kabupaten Wonogiri adalah sebagai berikut:
1. Direktur
2. Wakil Direktur Pelayanan dan Penunjang Medik, membawahi :
a. Bidang Pelayanan Medik;
b. Bidang Penunjang Medik
c. Bidang Keperawatan.
3. Wakil Direktur Umum dan Keuangan, membawahi :
a. Bagian Umum;
b. Bagian Keuangan;
c. Bagian Perencanaan Program.
4. Kelompok Jabatan Fungsional.
Selanjutnya berdasarkan Peraturan Presiden Republik Indonesia
Nomor 77 Tahun 2015 tentang Pedoman Organisasi Rumah Sakit
ditindaklanjuti dengan penerbitan Peraturan Direktur Rumah Sakit
Umum Daerah dr. Soediran Mangun Sumarso Wonogiri Nomor 3 Tahun
2016 Tentang Pedoman Pengorganisasian Rumah Sakit sebagaimana
telah diubah dengan Peraturan Direktur Rumah Sakit Umum Daerah dr.
Soediran Mangun Sumarso Wonogiri Nomor 045 / 001.b / TAHUN 2018
tentang Perubahan Atas Peraturan Direktur Rumah Sakit Umum Daerah
dr. Soediran Mangun Sumarso Wonogiri Nomor 3 Tahun 2016 Tentang
Pedoman Pengorganisasian pada Rumah Sakit Umum Daerah dr.
Soediran Mangun Sumarso Kabupaten Wonogiri.

20
D. Struktur Organisasi Instalasi Radiodiagnostik

Gambar 3.1 Struktur Organisasi Instalasi Radiodiagnostik

E. Hasil Penelitian
1. Sistem pengelolaan arsip radiograf di Instalasi Radiodiagnostik RSUD dr.
Soediran Mangun Sumarso Kabupaten Wonogiri
Berdasarkan pengamatan penulis, sistem pengelolaan arsip radiograf
di Instalasi Radiodiagnostik RSUD dr. Soediran Mangun Sumarso
Wonogiri tidak secara mutlak menggunakan sistem pengarsipan di Ruang
Intsalasi Radiodiagnostik, karena hasil radiograf dan hasil ekspertise
merupakan hak pasien. Radiograf dan hasil ekspertise dari dokter radiolog
merupakan dokumen medik milik RSUD dr. Soediran Mangun Sumarso
Kabupaten Wonogiri.

21
 Gambar 3.2 Loker penempatan radiograf dan hasil ekspertise di Instalasi
Radiodiagnostik RSUD dr. Soediran Mangun Sumarso Kabupaten Wonogiri

Di Instalasi Radiodiagnostik RSUD dr. Soediran Mangun Sumarso

Kabupaten Wonogiri belum memiliki ruang khusus untuk penyimpanan
arsip radiograf karena belum tersedianya ruangan. Radiograf dan hasil
ekspertise disimpan sementara pada loker/rak terbuka dan diberi sekat
sebagai pemisah antar bangsal. Radiograf dikelompokkan menurut ruang
perawatan, pada rak penyimpanan yang sudah diberi label nama
ruangan/bangsal.
Sistem penyimpanan di Instalasi Radiodiagnostik RSUD dr. Soediran
Mangun Sumarso Kabupaten Wonogiri berupa manual/paper base dan
elektronik yaitu pada Digital Radiography (DR). Untuk manual atau paper
base, radiograf dan hasil bacaan dicetak dan ditaruh didalam amplop lalu
disimpan pada rak/loker. Sedangkan untuk penyimpanan arsip pada DR
tidak permanen atau tetap melainkan akan terhapus dengan sendirinya jika
penyimpanan sudah melebihi kapasitas penyimpanan.
Alur pengarsipan radiograf di Instalasi Radiodiagnostik RSUD dr.
Soediran Mangun Sumarso Kabupaten Wonogiri, dimulai dengan hasil
foto rontgen atau hasil CT-Scan dan disatukan dengan lembar permintaan
foto dengan cara diklip. Selanjutnya dibacakan oleh dokter radiologi,
setelah diekspertise hasil kemudian diverifikasi oleh petugas radiologi,

22
kemudian hasil foto rontgen atau hasil CT-Scan (radiograf) serta hasil
ekspertise yang sudah diprint dimasukkan kedalam amplop setelah itu
dibawa ke bagian administrasi kemudian ditempatkan pada loker
penempatan hasil.
Pemberian nomor foto rontgen pada pasien di Instalasi
Radiodiagnostik RSUD dr. Soediran Mangun Sumarso Kabupaten
Wonogiri, menggunakan sistem penomoran secara unit atau menggunakan
nomor foto lama bagi pasien yang sudah pernah melakukan pemeriksaaan
sebelumnya. Alasannya adalah untuk memudahkan dalam pengarsipan dan
memudahkan dalam mengecek identitas atau data pasien pada DR.
Di Instalasi Radiodiagnostik RSUD dr. Soediran Mangun Sumarso
Kabupaten Wonogiri, untuk penyimpanan arsip radiograf sendiri disimpan
dalam jangka waktu 3 bulan di loker/ rak terbuka, apabila melebihi jangka
waktu tiga bulan maka radiograf akan dipindahkan ke rak penyimpanan
yang disimpan selama 1 tahun karena tempat tidak memungkinkan.
Pemusnahan arsip radiograf di Instalasi Radiodiagnostik RSUD dr.
Soediran Mangun Sumarso Kabupaten Wonogiri dengan cara dibakar.

Gambar 3.3 Rak penyimpanan hasil radiograf di Instalasi Radiodiagnostik

RSUD dr. Soediran Mangun Sumarso Kabupaten Wonogiri

23
2. Kesulitan yang dialami petugas radiologi dari sistem pengarsipan yang
digunakan di Instalasi Radiodiagnostik RSUD dr. Soediran Mangun
Sumarso Kabupaten Wonogiri
Penumpukan pengarsipan radiograf di Instalasi Radiodiagnostik
RSUD dr. Soediran Mangun Sumarso Kabupaten Wonogiri disebabkan
radiograf yang tidak diambil oleh pasien dan radiograf yang dikembalikan
ke instalasi radiologi karena kelalaian petugas bangsal atau ruangan
dengan alasan pasien sudah meninggal dan sudah pulang. Tidak
tersedianya ruangan khusus untuk pengarsipan radiograf dalam jangka
waktu lama sehingga pengarsipan tidak teratur dengan baik. Selain itu
juga belum ada SOP tentang pengarsipan radiograf di Instalasi
Radiodiagnostik.
Di Instalasi Radiodiagnostik RSUD dr. Soediran Mangun Sumarso
Kabupaten Wonogiri terkadang masih mengalami kesulitan, dalam
menggunakan sistem penomoran secara unit masih mengalami kesulitan
seperti pemberian nomor baru pada pasien lama yang disebabkan oleh
petugas yang tidak mengecek kembali identitas pasien atau pada saat
pasien tidak membawa foto lama.
Di Instalasi Radiodiagnostik RSUD dr. Soediran Mangun Sumarso
Kabupaten Wonogiri juga masih mengalami kesulitan yaitu para petugas
dalam melakukan peminjaman foto basah dan pengambilan hasil
terkadang tidak meneliti kembali identitas pasien dan tidak memastikan
apakah pasien masih dirawat di bangsal dan kurangnya koordinasi.
3. Solusi untuk mengatasi kesulitan yang dialami petugas radiologi dari
sistem pengarsipan yang digunakan di Instalasi Radiodiagnostik RSUD
dr. Soediran Mangun Sumarso Kabupaten Wonogiri
Di Instalasi Radiodiagnostik RSUD dr. Soediran Mangun Sumarso
Kabupaten Wonogiri perlu adanya ruangan khusus untuk pengarsipan
radiograf dengan jangka waktu yang lebih lama sehingga pengarsipan
lebih teratur.

24
 Solusi untuk mengatasi kesulitan dari penggunaan sistem
pengarsipan di Instalasi Radiodiagnostik RSUD dr. Soediran Mangun
Sumarso Kabupaten Wonogiri yaitu menghimbau para petugas dalam
melakukan peminjaman foto basah dan pengambilan hasil harus melapor
dan menulis dibuku yang sudah disediakan, serta meneliti kembali
identitas pasien dan memastikan apakah pasien masih dirawat di bangsal.
Selain itu juga saling koordinasi oleh sesama petugas radiologi dimana
setiap petugas yang akan meminjam radiograf harus melapor pada petugas
radiologi dan jika sudah dipinjam harus dikembalikan kembali, untuk
pasien yang pindah ruangan, maka pihak ruangan inap yang bersangkutan
harus melapor ke petugas radiologi, bahwa radiograf sudah berpindah
tangan.
F. Pembahasan
1. Sistem pengelolaan arsip radiograf di Instalasi Radiodiagnostik RSUD
dr. Soediran Mangun Sumarso Kabupaten Wonogiri.
Berdasarkan hasil pengamatan penulis di Instalasi Radiodiagnostik
RSUD dr. Soediran Mangun Sumarso Kabupaten Wonogiri,
pengorganisasian arsip atau asas penyimpanan yang digunakan adalah
asas desentralisasi, namun arsip radiograf tidak secara mutlak
menggunakan sistem pengarsipan di ruang intsalasi radiologi karena hasil
radiograf merupakan hak pasien. Asas desentralisasi adalah
penyelenggaraan kearsipan tidak dipusatkan pada satu unit atau bagian
organisasi tetapi penyimpanan dilakukan pada bagian secara sendiri-
sendiri.
Menurut penulis sendiri, digunakannnya asas desentralisasi sudah
tepat, Karena arsip radiograf disimpan di Instalasi radiologi sendiri. Hal
ini memudahkan petugas bila melakukan pengambilan foto dan dapat
mempersingkat waktu. Hal ini sesuai dengan kelebihan dari penggunaan
asas desentralisasi menurut (Amsyah, 2003) sebagai berikut: Mudah
memperoleh surat atau warkat yang diperlukan, waktu dan tenaga lebih
hemat ada dilokasi unit atau bagian, sistem dan metode dapat disesuaikan

25
dengan kegiatan masing masing. Jika menggunakan asas sentralisasi,
yang keseluruhan arsip atau dokumennya disimpan suatu tempat dan
kelola oleh suatu unit sendiri, hal ini dapat membutuhkan waktu yang
lama untuk melakukan pengambilan foto, karena radiograf tidak di
simpan di Instalasi radiologi. Selain itu petugas khusus arsip tidak
memiliki pengetahuan tentang bagian/unit instalasi yang lain.
Di Instalasi Radiodiagnostik RSUD dr. Soediran Mangun Sumarso
Kabupaten Wonogiri tidak ada penyimpanan arsip radiograf pada Digital
Radiography (DR). Hal ini dikarenakan software pada DR akan
menghapus secara otomatis data yang tersimpan jika sudah melebihi
kapasitas penyimpanan.
Di Instalasi Radiodiagnostik RSUD dr. Soediran Mangun Sumarso
Kabupaten Wonogiri tidak ada SOP untuk sistem pengarsipan khususnya
tentang menata arsip. Selain itu, juga tidak ada petugas khusus untuk
menata arsip, tugas tersebut dilakukan oleh radiografer atau staff
administrasi.
Tempat untuk menyimpan keseluruhan radiograf menggunakan rak
terbuka (Open Shelf File) dan diberi penyekat sebagai pemisah antar
bangsal yang berbeda. Penggunaan rak terbuka memudahkan petugas
untuk menemukan radiograf, dan harganya yang lebih murah.
Berdasarkan hasil penelitian di Instalasi Radiodiagnostik RSUD dr.
Soediran Mangun Sumarso Kabupaten Wonogiri, sistem penomoran
yang digunakan untuk membuat nomor foto rontgen yaitu sistem
penomoran secara unit. Menurut penulis cara ini akan lebih mudah untuk
mengecek identitas atau data pasien pada DR dan lebih menghemat
amplop radiograf. Penggunaan sistem penomoran pada pasien dengan
cara unit. Menurut Depkes RI Tahun 2006 tentang pedoman
penyelenggaraan rekam medis rumah sakit, dari tiga sistem pemberian
nomor tersebut, lebih dianjurkan untuk menggunakan sistem pemberian
nomor secara unit (Unit Numbering System). Dengan cara tersebut, maka
pasien akan memiliki satu nomor foto rontgen yang terkumpul dalam

26
 satu berkas. Sistem pemberian nomor secara unit akan menghilangkan
kerepotan mencari/mengumpulkan rekam medis pasien yang terpisah.
Berdasarkan hasil penelitian di Instalasi Radiodiagnostik RSUD
dr. Soediran Mangun Sumarso Kabupaten Wonogiri, untuk penyimpanan
arsip radiograf disimpan dalam jangka waktu 3 (tiga) bulan di loker,
apabila melebihi jangka waktu 3 (tiga) bulan maka radiograf akan
dipindahkan ke rak penyimpanan yang disimpan selama 1 (satu) tahun
karena tempat tidak memungkinkan. Pemusnahan arsip radiograf dengan
cara dibakar.
Untuk penyimpananya sendiri menurut Permenkes Nomor
269/MENKES/PER/III/2008 tentang rekam medis, penyimpanan berkas
pasien disimpan selama 5 (lima) tahun, namun di Instalasi Radiologi
RSUD dr. Soediran Mangun Sumarso Kabupaten Wonogiri hanya
dilakukan selama 1 (satu) tahun. Alasannya adalah tidak tersedianya
ruangan khusus untuk penyimpanan radiograf.
Untuk pemusnahan radiograf yang masa penyimpanannya sudah
habis, menurut Sularso Mulyono (2011) Ada tiga cara pemusnahan arsip
yaitu pembakaran, penghancuran dengan cara mencacah lembar kertas
dengan menggunakan mesin pencacah kertas. Di Instalasi
Radiodiagnostik RSUD dr. Soediran Mangun Sumarso Kabupaten
Wonogiri untuk pemusnahan dilakukan denga cara dibakar. Jika
menggunakan cara pencacahan sebenarnya juga efektif, karena bisa
dilakukan bertahap, tidak harus selesai pada saat itu juga dan tidak
memerlukan waktu khusus untuk pemusnahannya.
2. Kesulitan yang dialami petugas radiologi dari sistem pengarsipan yang
digunakan di Instalasi Radiodiagnostik RSUD dr. Soediran Mangun
Sumarso Kabupaten Wonogiri
Berdasarkan hasil pengamatan di Instalasi Radiodiagnostik RSUD
dr. Soediran Mangun Sumarso Kabupaten Wonogiri salah satu
kesulitannya yaitu tidak tersedianya ruangan khusus untuk pengarsipan
radiograf dalam jangka waktu lama sehingga pengarsipan tidak teratur

27
dengan baik. Selain itu juga belum adanya SOP tentang pengarsipan
radiograf di Instalasi Radiologi.
Di Instalasi Radiodiagnostik RSUD dr. Soediran Mangun Sumarso
Kabupaten Wonogiri, sistem penomoran pada pasien menggunakan
sistem penomoran unit. Sistem penomoran secara unit berarti setiap
pasien yang datang ke rumah sakit pada saat pertama kali dan seterusnya
akan mendapatkan nomor yang sama dan tidak mendapatkan nomor baru.
Menurut Depkes RI Tahun 2016 tentang pedoman
penyelenggaraan rekam medis rumah sakit, dari tiga sistem pemberian
nomor tersebut, lebih dianjurkan untuk menggunakan sistem pemberian
nomor secara unit (Unit Numbering System).
Menurut penulis dipilihnya sistem penomoran unit pilihan yang
baik, karena menggunakan nomor foto lama untuk pemeriksaan yang
dilakukan sebelumnya dan seterusnya, maka semua hasil pemeriksaan
pasien dari pemeriksaan yang lama sampai yang baru terkumpul menjadi
satu. Hal ini memudahkan petugas ataupun dokter dalam
membandingkan hasil pemeriksaan dari pasien. Selain itu juga
menghemat dalam pennggunaan amplop radiograf.
Walaupun penggunaan sistem penomoran unit lebih baik dari yang
lain, akan tetapi di di Instalasi Radiodiagnostik RSUD dr. Soediran
Mangun Sumarso Kabupaten Wonogiri masih mengalami beberapa
masalah atau kesulitan seperti petugas memberikan nomor baru. Hal
tersebut diakibatkan adanya kurang koordinasi antar sesama petugas dan
terkadang jika pasien tidak membawa foto lama, petugas mencari
identitas pasien dibuku register dan ini akan membutuhkan waktu yang
lama untuk mengecek identitas pasien.
Di Instalasi Radiodiagnostik RSUD dr. Soediran Mangun Sumarso
Kabupaten Wonogiri petugas dalam melakukan peminjaman foto basah
atau pengambilan hasil terkadang tidak meneliti kembali identitas pasien
dan tidak memastikan apakah pasien masih dirawat di bangsal atau tidak,
dan kurangnya koordinasi. Berdasarkan SOP tentang Pengambilan Hasil

28
 Pemeriksaan Radiodiagnostik di RSUD dr. Soediran Mangun Sumarso
Kabupaten Wonogiri, prosedur untuk pasien rawat inap (hasil diambil
oleh paetugas bangsal rawat inap) dimana harus meneliti kembali
identitas pasien dan memastikan apakah pasien yang bersangkutan masih
dirawat di bangsal, serta mencatat identitas pasien yang diambil hasilnya
di buku pengambilan hasil.
3. Solusi untuk mengatasi kesulitan yang dialami petugas radiologi dari
sistem pengarsipan yang digunakan di Instalasi Radiodiagnostik RSUD
dr. Soediran Mangun Sumarso Kabupaten Wonogiri
Dari hasil pengamatan penulis di Instalasi Radiodiagnostik RSUD
dr. Soediran Mangun Sumarso Kabupaten Wonogiri, untuk mengatasi
kesulitan atau hambatan diperoleh cara sebagai berikut :
a. Harus tersedia ruangan khusus pengarsipan dengan penyimpanan
jangka waktu yang lama.
b. Petugas harus mengecek identitas pasien apakah pasien sudah pernah
melakukan pemeriksaan sebelumnya atau belum.
c. Perlu adanya penyimpanan arsip pada Digital Radiography (DR)
atau pada Flashdisk dan Compact Disk.
d. Adanya koordinasi yang baik antara petugas peminjam basah /
pengambilan hasil pemeriksaan radiodiagnostik dengan petugas
radiologi.
e. Dibuatkannya SOP mengenai sistem pengarsipan.

29
 BAB IV
SIMPULAN DAN SARAN

A. Simpulan
Dari simpulan di atas dapat ditarik simpulan sebagai berikut:
1. Sistem pengelolaan arsip radiograf di Instalasi Radiodiagnostik RSUD
dr. Soediran Mangun Sumarso Wonogiri tidak secara mutlak
menggunakan sistem pengarsipan di ruang intsalasi radiologi, karena
hasil radiograf dan hasil ekspertise merupakan hak pasien. Dalam
mengelola arsip radiograf menggunakan sistem penomoran pada pasien
secara unit. Alasan digunakannya sistem penomoran secara unit untuk
memudahkan petugas maupun dokter untuk mengecek dan
membandingkan hasil pemeriksaan pasien yang melakukan
pemeriksaan sebelumnya dan setelahnya dalam satu berkas dan untuk
memudahkan dalam mencari identitas atau data pasien pada DR. Untuk
penyimpanan arsip radiograf disimpan dalam jangka waktu 3 (tiga)
bulan di loker, apabila melebihi jangka waktu 3 (tiga) bulan maka
radiograf akan dipindahkan ke rak penyimpanan yang disimpan selama
1 (satu) tahun. Pemusnahan dengan cara dibakar.
2. Kesulitan yang dihadapi pada penggunaan sistem pengarsipan di
Instalasi Radiodiagnostik RSUD dr. Soediran Mangun Sumarso
Kabupaten Wonogiri adalah pemberian nomor baru pada pasien lama,
Dalam menata arsip masih terjadi kekeliruan atau tidak konsisten.
Tidak ada penyimpanan arsip pada Digital Radiography (DR) atau pada
Flashdisk dan Compact Disk. Belum ada SOP mengenai sistem
pengarsipan khususnya dalam menata arsip di Instalasi Radiodiagnostik
RSUD dr. Soediran Mangun Sumarso Kabupaten Wonogiri. Petugas
rawat inap dalam melakukan peminjaman foto basah atau pengambilan
hasil terkadang tidak meneliti kembali identitas pasien dan tidak
memastikan apakah pasien masih dirawat di bangsal atau tidak, dan
kurangnya koordinasi.

30
 3. Solusi untuk mengatasi kesulitan yang dialami oleh petugas radiologi
dari sistem pengarsipan yang digunakan di Instalasi Radiodiagnostik
RSUD dr. Soediran Mangun Sumarso Kabupaten Wonogiri adalah
dilakukannya penyimpanan arsip pada Computed Radiography (CR)
atau pada Flashdisk dan Compact Disk, dibuatkannya kartu
pengambilan foto untuk pasien, adanya pelatihan khusus pada petugas
untuk menata arsip, dibuatkannya SOP mengenai sistem pengarsipan
khususnya dalam menata arsip.
B. Saran
1. Harus tersedia ruangan khusus pengarsipan dengan penyimpanan
jangka waktu yang lama
2. Diharapkan tidak ada lagi terjadi kesalahan atau kekeliruan maka harus
ada petugas khusus untuk menata dan menyimpan arsip radiograf dan
dilakukannya pelatihan khusus pada petugas untuk menata arsip.
3. Sebaiknya penyimpanan radiograf pada Digital Radiography dilakukan
dengan memback-up data arsip radiograf pada Compact Disk (CD) atau
pada Flashdisk.
4. Sebaiknya dibuatkan SOP mengenai sistem pengarsipan
.

31
 DAFTAR PUSTAKA

Agus Sugiarto dan Teguh Wahyono. 2005. Manajemen Kearsipan

Modern.Yogyakarta: Gava Media.
Amsyah, Zulkifli. 2003. Manajemen Kearsipan. Jakarta: PT Gramedia.
Depkes RI. 2006. Pedoman Penyelenggaraan dan Prosedur Rekam Medis Rumah
Sakit di Indonesia. Jakarta: Depkes RI.
Menkes RI. 2018. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No. 4 Tahun
2018 tentang Kewajiban Rumah Sakit dan Kewajiban Pasien.
Menkes RI. 2010. Peratuaran Menteri Kesehatan Nomor 147 Tahun 2010 Tentang
Perijinan Rumah Sakit.
Menkes RI. 2008. Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor
269/MENKES/PER/III/2008 tentang Rekam Medis.
Menkes RI. 2012. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. 28 Tahun 2012
tentang Pelaksanaan Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 Tentang
Kearsipan.
Sularso Mulyono, Partono, Kuswantoro Agus. 2011. Manajemen Kearsipan.
Semarang: UNNES Press.

32
 LAMPIRAN-LAMPIRAN

Rak Penyimpana Radiograf di RSUD dr. Soediran Mangun Sumarso Wonogiri

Rak pemyimpanan radiograf dan hasil ekspertise sementara di RSUD dr. Soediran
Mangun Sumarso Wonogiri

Buku Register Kegiatan Radiologi di Instalasi Radiodiagnostik RSUD dr.

Soediran Mangun Sumarso

33
 SOP Pengambilan Hasil Pemeriksaan Radiodiagnostik di Instalasi
Radiodiagnostik RSUD dr. Soediran Mangun Sumarso

Buku Ekspedisi Pemeriksaan (Dikelompokkan Sesuai Bangsal) Radiodiagnostik

di Instalasi Radiodiagnostik RSUD dr. Soediran Mangun Sumarso

34