Oleh
NIM : D1607008
TUGAS AKHIR
SURAKARTA
2010
i
PERSETUJUAN
Konsentrasi:
Public Relations
Menyetujui
Dosen Pembimbing,
ii
PENGESAHAN
Tugas Akhir ini telah diujikan dan disahkan oleh Panitia Ujian Tugas Akhir
Program D III Komunikasi Terapan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik
Universitas Sebelas Maret
Surakarta
Hari :………………….
Tanggal :………………….
Dekan,
iii
MOTTO
We can have more than we’ve got because we can become more than we are
The key to happiness is having a dreams. The key to success is making your
iv
KATA PENGANTAR
Puji Syukur Penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena atas
berkat dan karuniaNya, akhirnya Penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini
tepat pada waktunya. Tugas Akhir dengan judul ”Pelaksanaan Urusan Kehumasan
dan Protokol di Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kota Surakarta” ini dibuat
sebagai salah satu syarat menyelesaikan program Diploma III di Fakultas Ilmu
Penyelesaian Tugas Akhir ini kiranya tidak akan berhasil jika tidak
mendapat bantuan dan bimbingan dari berbagai pihak. Maka pada kesempatan ini,
1. Kedua orang tua Penulis, Bapak Pudji dan Ibu Santi, serta kakak-kakak
terkasih, Oki, Didit, dan Jonas, atas doa dan dukungannya yang tidak pernah
berhenti, serta kepercayaan yang mereka berikan selama ini, juga masukan
dan saran, dan yang terutama limpahan cinta dan kasih saying yang begitu
2. Ibu Dra. Hj. Sofiah, M.Si, selaku Pembimbing Tugas Akhir yang juga
v
4. Ibu Tanti Hermawati, S. Sos, M.Si, selaku Pembimbing Akademik yang telah
Penulis masuk menjadi mahasiswa di Fakultas Ilmu Sosial dan Politik ini ;
5. Seluruh staf pengajar Fakultas Ilmu Sosial dan Politik Universitas Sebelas
Maret yang telah member bekal ilmu dan pengetahuan yang semoga dapat
6. Bapak Bambang Sari Wahono, SH; Bapak Joko, SH, Bapak Soeradi, SH;
Bapak Danang, SE; dan Mas Yudhi, dari Sekretariat Dewan Perwakilan
Rakyat Daerah kota Surakarta atas bantuan dan bimbingannya selama Penulis
Ilmu Sosial dan Politik Universitas Sebelas Maret atas segala bantuannya;
dua”; Diaz, Sigit, Yogo, Satrio, Widhi, Galih dan Bambu untuk doa dan
9. Teman-teman Diploma III angkatan 2007 atas pertemanannya yang selama ini
telah terjalin;
10. Chandra, Caca, Choi, Marsya, Panji, Palak, Bedu, Om Lestaryo dan Tante
vi
11. Para pihak yang tidak dapat Penulis sebutkan satu persatu namun telah ikut
Atas segala kekurangan dalam penulisan ini, Penulis mohon maaf dan mohon
diberikan saran serta kritik agar di lain waktu Penulis dapat memperbaikinya.
Akhir kata Penulis mengharapkan agar Tugas Akhir ini dapat bermanfaat bagi
Penulis,
vii
DAFTAR ISI
Halaman
JUDUL ............................................................................................................. i
PERSETUJUAN .............................................................................................. ii
MOTTO ........................................................................................................... iv
BAB 1 PENDAHULUAN
A. Latar Belakang………………………………………………………. 1
B. TujuanPenulisan……………………………………………………... 3
Definisi Humas…………………………………………………. 6
Peranan Humas…………………………………………………. 9
Fungsi Humas…………………………………………………... 12
B. Humas Pemerintahan………………………………………………… 14
C. Keprotokolan…...…………………………………………………… 17
Definisi Keprotokolan…………………………………………... 17
Kedudukan Keprotokolan………………………………………. 18
Pedoman Keprotokolan………………………………………….. 19
Fungsi Protokol………………………………………………….. 20
viii
Undang-undang Protokol ……………………………………….. 22
BAB V PENUTUP
E. Kesimpulan………………………………………………….…….. . 51
F. Saran……………………………………………………….…….... . 52
LAMPIRAN-LAMPIRAN
ix
BAB I
PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG
instansi pemerintahan terkait. Terciptanya citra yang baik akan sangat mendukung
Fakultas Ilmu Sosial dan Politik (FISIP) Universitas Sebelas Maret Surakarta
mahasiswanya untuk mempraktekkan teori, konsep, dan ilmu yang telah dipelajari
di bangku kuliah, sehingga mahasiswa dapat melihat dan merasakan dunia kerja
secara langsung.
Perwakilan Rakyat Daerah kota Surakarta, karena Penulis ingin melihat dan
1
inginkan. Dengan menilai pendapat umum dari sekitar mereka sendiri untuk
kemudian dihubungkan sejauh mungkin dengan karsa dan tingkah lakunya, guna
mencapai kerjasama yang lebih produktif, dan lebih efisien untuk memenuhi
disebarluaskan.
masyarakat juga dapat ikut berperan dalam pengawasan kinerja pemerintah, dan
adanya pertisipasi dari kedua belah pihak tersebut, maka roda pemerintahan akan
dapat berjalan dengan baik dan lancar sehingga terjadi simbiosis mutualisme
antara pemerintah dan masyarakat. Dengan terciptanya hubungan yang baik antara
Melihat lingkup tugas para anggota dewan yang cukup luas ini, maka
sangat tidak mungkin bagi mereka untuk menangani kegiatan Humas secara
langsung. Oleh sebab itu apa yang sedang dilakukan atau apa yang akan dilakukan
oleh para anggota dewan tersebut yang berhubungan dengan pihak dalam maupun
luar, harus dilakukan oleh bagian Humas. Karena inti dari tugas Humas adalah
2
Humas Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kota Surakarta
dibagi menjadi dua sub bagian yaitu, Sub Bagian Humas dan Dokumentasi dan
fungsi yangt berbeda, namun saling melengkapi. Penulis memilih salah satu dari
kedua sub bagian tersebut, yaitu Sub Bagian Keprotolan yang dianggap oleh
Penulis mempunyai banyak kegiatan dan tugas yang harus dilakukan, baik tugas
yang berada di dalam ruangan maupun tugas lapangan. Sehingga penulis dapat
mengetahui bagaimana kerja dari para karyawan Humas baik saat di kantor,
pelaksanaan acara resmi, semi resmi, maupun acara yang tidak resmi yang
dan selalu bertanggung jawab kepada semua acara yang nantinya akan melibatkan
para Anggota Dewan. Semua kegiatan tersebut merupakan bahan publikasi untuk
B. Tujuan
Tujuan Umum
Fakultas Ilmu Sosial Dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta
sebagai pengaplikasian dari ilmu yang telah diperoleh dan syarat untuk
3
mendapatkan gelar sebagai Ahli Madya serta untuk mendapatkan sebuah
pengalaman kerja.
Tujuan Khusus
A. Bagi Instansi
B. Bagi Mahasiswa
kerja.
4
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
DEFINISI HUMAS
Bidang humas atau public relations merupakan suatu bidang yang cakupannya
sangat luas yang menyangkut berbagai pihak. Public relations tidak sama dengan
mengandalkan strategi, yakni agar perusahaan disukai dan dipercaya oleh pihak –
Untuk itu, definisi tentang public relations atau humas sangatlah penting
walaupun sampai saat ini masing – masing pihak mempunyai pendapat lain
tentang public relations, antara lain dapat dilihat dari segi kepribadian dan
elemennya, ada yang mendefinisikan dengan dilihat dari segi komunikasi dan
6
lagi dilihat dari segi entertainment dan protokoler, sebagian lagi dilihat dari segi
krisis. 1
Berikut ini merupakan definisi yang sangat umum diberikan oleh John E.
(persuasive). Oleh karena itu sering disebut sepihak bahwa profesi public
Definisi yang lain dikemukakan oleh Cyril W. Plattes berikut ini yang
menyebut public relations sebagai tanggung jawab dan fungsi manajemen yang
bertugas :
(Public relations practice is art and social science of analyzing frends, predicting
program of action which will serve the organization’s and the public intrest)
Public relations (1971), yaitu sebagai berikut ; “The practice of skilled art or
standart of ethics”. (Humas atau public relations yang dapat dinilai sebagai suatu
memiliki pengetahuan memadai yang harus sesuai dengan standart etika atau
profesi). 5
Banyak definisi Public relations yang telah diungkapkan saling berbeda, tetapi
pada prinsipnya dan pengertiannya adalah sama. Paling tidak sebagai acuannya
dan salah satunya definisi public relations, berasal dari The British Institute of
4
Rosady Ruslan, Manajemen Hubungan Masyarakat dan Komunikasi (konsep dan aplikasi),
edisi revisi, cetakan 4, PT Raja Grifindo Persada, Jakarta, 2002, hal 18.
5
Rosady Ruslan, Etika Kehumasan ( konsep dan aplikasi ), PT Raja Grafindo Persada, Jakarta,
2001, hal 49
8
2. “Public Relations practice is deliberate, planned and sustain effort to
its publics”.6
PERANAN HUMAS
Menurut Doizer and Broom (1995) bahwa peranan Humas dibagi menjadi empat
1. Expert prescriber
atau mempercayai apa yang telah disarankan atau usulan dari ahli PR
2. Communication fasilitator
6
Rosady Ruslan, SH, MM, Manajemen Humas dan Komunikasi (konsep dan aplikasi), edisi revisi,
cetakan 4, PT. Raja Grafindo Persada, Jakarta 2002, hal 17.
9
komunikasi timbale balik tersebut yang dilaksanakan oleh PR yang
sesuatu krisis yang terjadi, maka dibentuk suatu tim posko yang
tertentu.
4. Communication technician
organisasi dari masing – masing bagian atau tingkatan (level), yaitu secara
dengan bawahan akan berbeda dari bawahan kepada atasan. begitu juga
10
media komunikasi antara satu level, komunikasi antar karyawan satu
model).
“tangan kanan” bagi top manajemen dari organisasi atau lembaga yang ruang
Public internal adalah public yang menjadi bagian dari unit, badan,
diwakilinya.
Jadi peranan Humas bersifat dua arah seperti yang dijelaskan diatas, yaitu
berbagai pihak.
11
Facing Crisis
kita ketahui bahwa humas juga mempunyai fungsi ganda, yakni tidak saja
ditujukan kepada masyarakat umum diluar tetapi juga masyarakat atau publik
dalam perusahaan atau organisasi itu sendiri. Dapat dikatakan humas memiliki
fungsi baik ke luar maupun ke dalam. Usaha public relations ke dalam ini sering
FUNGSI HUMAS
Menurut Drs. Novel Ali fungsi public relations atau humas pada umumnya
adalah:
7
Rosady Ruslan, Manajemen Humas dan Komunikasi ( konsep dan aplikasi ), edisi revisi,
cetakan 4, PT Raja Grafindo Persada, Jakarta, 2002, hal 21.
12
Fungsi humas yang lain dikemukakan oleh Bertrand R. Canfield dalam
dan ke luar.
mempunyai wibawa. 9
mungkin hal ini disebabkan kedudukan bagian atau unit Humas dalam suatu
organisasi.
seyogyanya kehadiran Humas bukan merupakan unit struktural yang kaku karena
diikat oleh prosedur dan birokrasi yang ada, tetapi pada tempatnya berada
8
Drs. Novel Ali, Materi Pokok Hubungan Masyarakat, Karunia Jakarta Universitas Terbuka,
Jakarta, 1985, hal 2, 24
9
Bambang Siswanto, Hubungan Masyarakat Teori dan Praktek, PT. Bumi Aksara, 1992, hal 7
13
langsung di bawah pimpinan atau sekurang – kurangnya ada hubungan langsung
kepadanya.
B. HUMAS PEMERINTAHAN
operasional yang mampu bertindak sebagai public informations, public affair dan
merupakan bagian dari suatu alat atau saluran instansi pemerintah (the public
pementasan musik.
dan memperoleh pengertian, niat baik, kepercayaan dan penghargaan dari, dan,
14
FUNGSI HUMAS PEMERINTAHAN
Perbedaan utama antara fungsi dan tugas Humas yang terdapat di instansi
tidak ada sesuatu yang diperjual belikan, baik berbentuk produk barang maupun
komersial. Pemerintah lebih menekankan pada public service atau public utilities
quest for effective performance, yang artinya peran Humas/PR dinas instansi atau
aspiration)
15
4. Memberikan penerangan dan informasi tentang apa yang telah diupayakan
Menurut Dimock and Koening, pada umumnya tugas dan kewajiban dari pihak
pembangunan tersebut.
Selain fungsi – fungsi diatas fungsi pokok Humas yang mendasar adalah
sebagai berikut :
10
Rosady Ruslan, Manajemen Hubungan Masyarakat dan Komunikasi ( konsep dan aplikasi ),
edisi revisi, cetakan 4, PT. Raja Grifindo Persada, Jakarta, 2002, hal 93
16
2. Memberikan pelayanan, menyebarluaskan pesan – pesan dan informasi
4. Berperan serta secara aktif dalam menciptakan iklim yang kondusif dan
C. KEPROTOKOLAN
DEFINISI KEPROTOKOLAN
Pengertian atau definisi dari keprotokolan sering kali disalah artikan, yaitu
mengetahui pengertian yang sebenarnya dari protokol dapat dilihat dari penjelasan
berikut.
Istilah protokol berasal dari bahasa Yunani, yaitu dari kata PROTOKOLUM,
dimana PROTOS yang berarti pertama; dan KOLUM atau KOLLA berarti perekat
11
Ibid/ hal 94
17
USA 1989, hal 416). Yaitu protokol adalah suatu dokumen pendahulu dari
perundingan diplomatik. 12
Istilah protokol pada awalnya digunakan pertama kali pada pada waktu itu,
bagi lembar pertama suatu gulungan papyrus atau kertas tebal yang diletakkan.
tersebut yang merupakan tempat dicatatnya semua dokumen penting Negara yang
Tahap berikutnya istilah protokol dipakai bagi isi persetujuan – persetujuan itu
sendiri dalam arti luas, tidak terbatas perundingan Negara. Tahap berikutnya
dipakai pula untuk dokumen – dokumen penting yang merupakan data tambahan
diartikan sebagai :
c. Tolak ukur bagi suatu Pemerintah Daerah beserta unit – unit kerjanya.13
KEDUDUKAN PROTOKOL
12
Drs. R. Trijono Januharso, Pedoman Keprotokolan dan Master Of Ceremony, Elfhar dan
Dahara Prize, Semarang, hal 3
13
Ibid
18
1. Keprotokolan yang berkisar hubungan dengan luar negeri, disebut juga
keprotokolan diplomatik.
Resmi.
Seluruh tugas dan fungsi keprotokolan Dalam Negeri dan Luar Negeri
instansi resmi yang selalu mengadakan koordinasi dengan instansi lain dalam
Jika kita lihat dari fungsi dan tugasnya maka, tampak bahwa petugas protokol
akan sangat berpengaruh atas berhasil atau tidaknya penyelenggaraan suatu acara,
untuk itu seorang yang ditugasi dalam keprotokolan akan selalu meletakkan
nilai – nilai kebudayaan, norma adat istiadat yang relevan, sehingga fungsi dan
tugas keprotokolan dapat dilaksanakan dengan sempurna dan suatu acara tersebut
PEDOMAN PROTOKOL
berpakaian lengkap dan menyibukkan diri untuk mengatur acara yang sedang
19
sebenarnya tentang protokol. Untuk menjalankan tugas dan fungsinya, protokol
1. Tata Cara
2. Tata Krama
FUNGSI PROTOKOL
Tugas dan fungsi protokol tidak hanya bertanggung jawab atas keberhasilan
suatu acara, namun perlu diperhatikan lebih lanjut bahwa seorang protokol juga
1. Fungsi Perencanaan
Kegiatan ini mencakup memilih dan mengaitkan fakta guna menciptakan dan
tujuan semula.
Manfaat dari fungsi perencanaan ini adalah seluruh kegiatan dapat diarahkan
pada tujuan tertentu, menurut tata urutan yang tepat sehingga akan dicapai
keberhasilan.
20
Fungsi ini juga dapat menghindari terjadinya kerugian antara lain; pemborosan
waktu, tenaga dan biaya. Sehingga kita hanya akan menyelenggarakan kegiatan
2. Fungsi Pengorganisasian
Kegiatan yang termasuk fungsi ini adalah pembagian tugas menurut sub
wewenang dan tanggung jawab kepada orang yang tepat, sehingga dapat
kesatuan tindak.
3. Fungsi Pergerakan
Kegiatan ini dimaksudkan untuk dapat mencapai tujuan yang tepat sesuai
pimpinan.
perhatian hanya pada orang – orang yang tekait disekeliling. Sebab orang dapat
pekerjaannya sendiri.
4. Fungsi Pengawasan
21
Kegiatan pengawasan adalah penentuan sesuatu hal yang telah dilaksanakan,
menilai dan bila perlu mengambil langkah – langkah perbaikan agar pelaksanaan
ini akan dirasa kurang berperan, namun dalam pelaksanaannya akan ditemukan
beberapa perbaikan.
5. Fungsi Pengkoordinasian
menghasilkan tindakan yang serasi dan tepat pada sasaran dan sesuai dengan
tujuan.
Manfaat dari fungsi ini adalah dapat menghindari pemborosan dalam bentuk
apapun. Wewenang dan tanggung jawab yang diberikan juga dapat terlaksana
Kegiatan pokok dalam fungsi ini adalah, memilih satu tindakan diantara
22
Mengenai Tata Tempat, Tata Upacara dan Tata Penghormatan. Peraturan
keprotokolan.
paling utama).
23
5. Pengaturan protokol bagi kepala perwakilan Asing di Indonesia
kebiasaan Internasional.
7. Perlakuan
tugas jabatan
8. Pengaturan
uapacara.
Pengaturan Kunjungan.
24
2) Kepala perwakilan Negara asing di Negara asing R.I. Diperlakukan
efisien.
UNDANG.
ORGANISASI PEMERINTAH”
25
Dilihat dari ruang lingkup protokol diatas, maka termasuk didalamnya adalah
daerah dan memberikan pelayanan kepada pejabat pemerintah, dalam hal ini
26
BAB III
DESKRIPSI LEMBAGA
Pembentukan Daerah - daerah Kota besar dalam Lingkungan Provinsi Jawa Timur,
Jawa Tengah, Jawa Barat dan Daerah Istimewa Kota Yogyakarta, maka di bentuklah
Dewan Perwakilan Rakyat Daerah ( DPRD ) Kota Surakarta. DPRD Kota Surakarta
Kinerja sebuah lembaga legislatif, dapat diukur dan dinilai dengan mendasarkan
25
pembangunan daerah oleh badan eksekutif daerah (pemerintah kota). Tujuan yang
terwujudnya masyarakat yang sejahtera dalam dimensi luas. Pemilu tahun 2004
Susunan Dan Kedudukan MPR, DPR, DPD Dan DPRD dan Undang-Undang Nomor
Nomor 32 Tahun 2004 Pasal 40 yang secara tegas tertulis “DPRD merupakan
Kabupaten/Kota.
Visi dan misi DPRD Kota Surakarta tertuang dalam Rencana Kerja DPRD pada
26
b. Responsif, adalah cepat dan tanggap dalam menjawab permasalahan-
e. Berwawasan Budaya, adalah mendasar pada cipta, rasa, etika, dan estetika
` Meningkatkan daya pikir, nilai rasa, perilaku yang bermartabat dan hasil karya
sebagai mitra kerja yang sejajar dengan Badan Eksekutif. Dengan demikian telah
terjadi perubahan yang signifikan dengan peran dan fungsi DPRD, dengan adanya
27
perubahahan tersebut proses kegiatan kesekretariatan Dewan mengharuskan adanya
mekanisme yang sangat intens agar senantiasa tercipta kesatuan gerak dan langkah
dalam mata rantai kerja yang harmonis. Dengan demikian kegiatan pelayanan yang
menjadi tugas pokok dari Sekretariat Dewan dapat dilaksanakan dengan optimal.
Sekretariat DPRD Kota Surakarta mempunyai kedudukan, tugas pokok dan fungsi
yang diatur dalam Peraturan Daerah Nomor 6 Tahun 2008 pasal 5. Dalam peraturan
DPRD yang dipimpin oleh seorang Sekretaris DPRD yang berkedudukan secara
teknis operasional berada dibawah dan bertanggung jawab kepada pimpinan DPRD
28
Dalam upaya meningkatkan kinerja DPRD sebagai unsur perwakilan rakyat
berperan sebagai Fasilitator dan mediator. Untuk itu Sekretariat DPRD harus mampu
dan harus profesional dalam menjalankan tugas dan fungsinya serta mampu
memberikan dukungan yang optimal kepada DPRD agar dalam menjalankan tugas
Sekretariat DPRD terdiri dari 4 sub bagian, dan tiap-tiap Sub bagian dipimpin
oleh seorang Kepala Sub Bagian. Struktur Organisasi DPRD Surakarta berdasarkan
Peraturan Walikota Surakarta Nomor 19-A Tahun 2009 tentang Pedoman Uraian
a. Sekretaris DPRD
1. Subbagian Anggaran
2. Subbagian Perbendaharaan
3. Subbagian Akuntansi
29
1. Subbagian Humas dan Dokumentasi
2. Subbagian Protokol
1. Sekretaris DPRD
keuangan, mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi DPRD, dan menyediakan serta
bidang tugas.
30
g. Menyusun laporan hasil pelaksanaan rencana strategis, rencana kerja, LAKIP,
Pimpinan DPRD.
kesekretariatan DPRD.
2. Bagian Legislasi
administrasi dibidang Rapat dan Risalah, Penyusunan peraturan, dan evaluasi dan
pelaporan peraturan.
31
daerah inisiatif DPRD dan pengelolaan sistem jaringan dokumentasi dan
informasi hukum.
ditetapkan.
3. Bagian Keuangan
Subbagian Anggaran
Subbagian Perbendaharaan
32
Subbagian Akuntansi
Pembukuan Keuangan
Subbagian Protokol
5. Bagian Umum
33
Subbagian Tata Usaha
34
BAB IV
A. Tempat pelaksanaan
Surakarta. Kegiatan KKM ini dilaksanakan selama dua bulan, yaitu dari tanggal 8
B. Pelaksanaan
Humas dan Protokol dari kantor Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah
kota Surakarta. Bagian Humas ini mempunyai dua subbagian, yaitu : sub bagian
humas dan dokumentasi dan sub bagian keprotokolan. Disini penulis memilih sub
bagian keprotokolan yang dianggap penulis paling berperan dari bagian Humas
tersebut. Untuk sub bagian yang lain kegiatannya dapat dikatakan mengikuti
kegiatan protokol, seperti dokumentasi. Setiap terdapat suatu kegiatan baik resmi,
semi resmi maupun tidak resmi yang melibatkan Pemerintah Daerah dalam hal ini
Anggota Dewan maupun aparatur Negara yang lainnya, maka tim keprotokolan
akan selalu terlibat dan turut bertanggung jawab atas kelancaran acara. Kegiatan
tim keprotokolan ini akan selalu diikuti oleh tim dokumentasi yang nantinya akan
39
bertanggung jawab untuk mempublikasikan kegiatan – kegiatan tersebut.
Sebelum melakukan publikasi masing – masing sub bagian akan memilah – milah
mana kegiatan yang perlu dipublikasikan dan yang tidak. Sehingga antara kedua
setiap hari dimulai pada pukul 07.30 sampai pada pukul 07.45. kecuali pada hari
senin dan jumat kegiatan apel tidakdiakan, oleh karena pada hari senin kegiatan
apel dilaksanakan di Balai Kota pemerintah Surakarta dan pada hari jumat
kegiatan apel diganti dengan kegiatan olah raga pagi atau senam pagi. Kegiatan
Daerah.
Kegiatan Keprotokolan
BINTANG dengan Ketua Dewan dan beberapa perwakilan dari Anggota – anggota
Daerah kota Surakarta, dalam hal ini tugas tim keprotokolan antara lain adalah
40
mempersiapan ruangan rapat, penataan snack, minuman, dan makanan besar (jika
rapat tersebut sampai melewati waktu makan siang), mengatur tempat duduk dan mic
mengenai tata tempat yang telah diatur dalam Peraturan Pemerintah Nomor 62 Tahun
1990 yang menetapkan apabila menghadap meja, tempat utama adalah yang
menghadap pintu keluar. Dalam hal ini yang menempati tempat tersebut adalah
Anggota Dewan, karena mereka sebagai tuan rumah dalam rapat tersebut. Tempat
terakhir adalah tempat yang paling dekat dengan pintu keluar dalam hal ini adalah
para tamu undangan. Pimpinan DPRD dan Wakil Pimpinan DPRD menempati tempat
duduk yang berada di ujung meja karena mereka sebagai pimpinan rapat dan yang
menetapkan tata tertib di dalam rapat sehingga rapat tersebut dapat berjalan dengan
pertanggung jawaban Walikota kota Surakarta tahun anggaran 2009 yang akan
diadakan selama tiga hari. Sehari sebelum pelaksanaan tersebut, tim protokol
mengadakan rapat koordinasi untuk membahas persiapan tata tempat, susunan acara,
pemerintah dan pengaturan tempat untuk wartawan. Rapat ini merupakan rapat
paripurna yang diselenggarakan oleh Dewan Perwakilan Rakyat Daerah (DPRD) kota
41
Surakarta sehingga tim protokol bertanggung jawab penuh akan kelancaran acara
tersebut.
Dalam pengaturan tata tempat ini, tim keprotokolan DPRD kota Surakarta
menggunakan tata tempat yang telah ditetapkan dalam pasal 4 Peraturan Daerah kota
Anggota Dewan Perwakilan Rakyat Daerah yang menetapkan Tata Tempat rapat –
b. Walikota dan Wakil Walikota ditempatkan sejajar dan disebelah kanan Ketua
DPRD;
e. Sekretaris DPRD, peninjau, dan undangan sesuai dengan kondisi ruang rapat.
Penulis mengikuti beberapa acara public hearing yang diadakan di DPRD kota
Panjang Daerah (RPJPD). Diadakan public hearing tersebut agar masyarakat dapat
mengetahui apa yang menjadi rancangan pemerintah daerah kota Surakarta ke depan.
Dalam acara ini, penulis diberikan tugas untuk membantu tim keprotokolan dalam
42
menpersiapkan ruangan yang akan digunakan, mengatur kursi – kursi, mengecek
snack, menata buku tamu dan daftar hadir para Anggota Dewan dan tamu – tamu
undangan.
D. Kegiatan Lain
Pengklipingan
Mengkliping juga merupakan kegiatan rutin dari bagian Humas yang harus
dibagikan kepada setiap bagian lain dan juga kepada Dewan Komisi yang
berisi tentang berita – berita yang mengangkat tentang DPRD kota Surakarta,
Anggota Dewan dan tentang kegiatan – kegiatan Komisi DPRD. Semua kliping
sewaktu – waktu Anggota Komisi Dewan membutuhkan data atau terjadi salah
bersangkutan. Berita – berita ini diambil dari harian Solo Pos, Suara Merdeka,
Radar Solo dan Jawa Pos. kegiatan pengklipingan merupakan informasi yang
43
bersifat internal untuk kalangan Dewan Perwakilan Rakyat Daerah kota
Surakarta.
Tabel Kliping
1. Selasa, 2 Maret 2010 Pelanggar Perda Pasar bisa Solo Pos/ Solo Raya
Mangkubumen
2. Rabu, 3 Maret 2010 Dewan Siap Turun Tangan dalam Jawa Pos/Radar Solo
Datangi DPRD
3. Kamis, 4 Maret 2010 DPRD minta Lurah Pasar Gede Solo Pos / Solo Raya
kanopi dibongkar
Terganjal
4. Senin 8 Maret 2010 DPRD Solo koordinasi dengan Solo Pos / Solo Raya
Provinsi Jateng
44
5. Selasa, 9 Maret 2010 Perda Pasar dan Pendidikan Solo Pos / Solo Raya
tertunda
6. Rabu, 10 Maret 2010 Rumah Sakit Gratiskan Biaya Jawa Pos/Radar Solo
Korban KDRT
2010
8. Jumat, 12 Maret 2010 Komisi IV DPRD Solo menilai Solo Pos/Solo Raya
kependudukan
Triliun
11. Jumat, 19 Maret 2010 LUIS tolak kedatangan Obama Solo Pos
45
RS nakal diduga tarik biaya Solo Pos
pasien PKMS
2010 Jokowi
Hasyim
2010
15. Jumat, 26 Maret 2010 Jarang ngantor, Paundra di-SP 1 Solo Pos
14. Sabtu, 27 Maret 2010 Rudy : Abaikan SP bisa diganti Solo Pos
Ngantor
Kegiatan lain yang dilakukan penulis adalah mencari referensi, berdiskusi dan
kota Surakarta, penulis tidak mengikuti banyak kegiatan karena masih terhitung tahun
46
anggaran baru, sehingga belum begitu banyak kegiatan yang harus dilakukan. Jika
tim keprotokolan tidak mempunyai tugas yang harus dilakukan, maka penulis hanya
akan membantu mengkliping dan membaca Koran. Waktu selama berada dikantor
kurang dapat dimanfaatkan dan penulis akan cepat merasakan lelah dan bosan.
Untuk mengisi waktu luang yang ada, penulis berusaha untuk memanfaatkannya
dengan cara berdiskusi dengan staf bagian Humas mengenai tugas dan tanggung
jawab Humas Sekretariat Dewan Pewakilan Rakyat Daerah kota Surakarta, mencari
data yang dibutuhkan untuk pembuatan laporan atau juga mencari berita tentang
mengetahui persiapan – persiapan rapat - rapat komisi dan rapat paripurna Dewan
Pewakilan Rakyat Daerah kota Surakarta. Mengetahui cara peliputan atau pencarian
berita yang dilakukan oleh para wartawan dan mengetahui lebih dalam tentang
Dewan Perwakilan Rakyat Daerah kota Surakarta dari sejarah sampai potensi yang
dimiliki. Dari kegiatan KKM yang diikuti oleh penulis, maka sedikit banyak penulis
dapat melihat penerapan teori yang didapatkan selama berada di bangku kuliah
47
BAB V
PENUTUP
A. KESIMPULAN
B. SARAN-SARAN
dan protokol.
instansinya.
Kinerja panitia KKM saat ini sudah cukup baik, tetapi masih mengalami
semua pihak bisa lebih memberikan kontribusinya secara maksimal agar tidak
Ruslan, Rosady. Etika Kehumasan Konsepsi dan Aplikasi. PT. Raja Grafindo.
PT. Raja Grafindosada : Jakarta.
Siswanto, Bambang, Drs. Hubungan Masyarakat Teori dan Praktek. PT. Bumi
Aksara, 1985.