FOUNDATION OF PLANNING TENTANG PERENCANAAN TIPE TIME FRAME

BESERTA PENERAPANNYA DALAM KEHIDUPAN ORGANISASI DI DUNIA

TEKNIK SIPIL

Bobby Hartanto Wijaya / B21200001

Dosen Pembimbing : Dr.(Ec;Psy)., Drs. Hasan Oetomo, S.H., S.Psi., M.Psi., M.H., MBA.,
Psikolog
Pendidikan Pasca Sarjana Teknik Sipil Universitas Kristen Petra
Jl. Siwalankerto 121-131, Surabaya 60236.

ABSTRAK : Dalam menjalankan sebuah perusahaan atau sebuah organisasi dibutuhkan

sebuah perencanaan atau planning. Perencanaan dibagi menjadi beberapa tipe perencanaan
yang umum dibuat. Pembagian tipe perencanaan tersebut antara lain adalah berdasarkan
kriterianya yaitu Breadth, Time Frame, Specificity, dan Frequency of use. Pada paper ini akan
dibahas lebih mendalam mengenai tipe perencanaan yang dibagi berdasarkan Time Frame-
nya. Akan dibahas juga mengenai penerapan dari perencanaan berdasarkan time frame
tersebut dalam kehidupan berorganisasi khususnya untuk organisasi atau perusahaan bidang
Teknik Sipil seperti Perusahaan konsultan, kontraktor atau design and build company.

KATA KUNCI: Perencanaan, Time Frame, Planning

1. PENDAHULUAN

Setiap perusahaan ataupun organisasi sekecil apapun perlu melakukan suatu perencanaan
untuk setiap kegiatan yang akan dilakukan di organisasinya. Sebagai salah satu contoh suatu
perusahaan perlu melakukan perencanaan produksi, perencanaan untuk program penjualan
produk, perencanaan recruitment tenaga kerja perusahaan, termasuk perencanaan anggrannya.
Perencanaan adalah bagian dari manajemen yang terkait dengan pembuatan prosedur, aturan
dan pedoman untuk mencapai tujuan yang dinyatakan. Perencanaan dilakukan di tingkat
makro dan mikro. Perusahaan perlu membuat tujuan dan pernyataan misi yang luas serta
menjaga jalannya perusahaan sehari-hari untuk menyusun sebuah perencanaan.

Perencanaan ini merupakan tahapan yang paling penting dari suatu fungsi manajemen,
terutama dalam menghadapi lingkungan eksternal yang berubah dinamis [2]. Dalam era
globalisasi ini, perencanaan yang dibuat harus lebih mengutamakan prosedur yang rasional
dan sistematis, yang tentunya bukan hanya mengandalkan intuisi dan firasat (dugaan) [3].

Salah satu maksud dibuat perencanaan yaitu adalah melihat program-program yang akan
dijalankan untuk meningkatkan kemungkinan tercapainya tujuan-tujuan organisasi diwaktu
yang akan dating seperti dijelaskan diatas. Perencanaan organisasi harus aktif, dinamis,
berkesinambungan, dan kreatif, sehingga menajemen tidak hanya bereaksi terhadap
lingkungannya, tetapi lebih menjadi pesera aktif dalam dunia organisasinya tersebut [4].
Alasan pentingnya perencanaan dalam menjalankan manajemen sebuah organisasi adalah
sebagai berikut :
1. Tujuan menjadi jelas dan terarah.
2. Semua bagian yang ada dalam organisasi akan berkerja ke arah satu tujuan yang sama.
3. Menolong mengidentifikasikan berbagai hambatan dan peluang yang ada.
4. Membantu pekerjaan menjadi lebih efisien dan efektif.
5. Perencanaan ini sendiri dapat diartikan sebagai aktivitas pengawasan (control)
6. perencanaan juga membantu untuk mengurangi resiko dan ketidakpastian.

Perencanaan sendiripun juga ada beberapa jenis. Pembagian jenis perencanaan ini dilakukan
berdasarkan Breadth, Time Frame, Specificity, dan Frequency of Use-nya. Dan penting untuk
sebuah organisasi untuk menentukan jenis perencanaan mana yang akan mereka gunakan
untuk menjalankan manajemen dari organisasi tesebut.

Dari ulasan diatas dapat kita ketahui betapa pentingnya kita mengetahui betapa pentingnya
untuk mengetahui atau mempelajari lebih dalam mengenai perencanaan. Untuk itu pada paper
ini akan kita bahas secara spesifik tentang perencanaan yang tipenya dibagi berdasarkan Time
of Framenya.

2. LANDASAN TEORI

Seperti yang sudah dijelaskan secara singkat diawal, jenis perencanaan ini dibagi berdasarkan
beberapa kriteria, salah satunya adalah berdasarkan Time Framenya. Untuk perencanaan atau
Time Frame type of Plan ini sendiri dibagi menjadi dua jenis perencanaan, yaitu Long term
planning dan Short term planning, diantaranya dapat juga terdapat intermediate planning.
Pada umumnya, semakin jauh kedepan sebuah rencana dibuat, juga akan semakin banyak
ketidakpastian yang terjadi. Atas alasan tersebut, rencana jangka panjang atau Long term
planning ini lebih tidak spesifik jika dibandingkan dengan rencana jangka pendek.

Long term planning atau Rencana jangka panjang sangat diperlukan untuk keberhasilan utama
suatu organisasi. Rencana jangka panjang untuk banyak bisnis, seperti konstruksi, rumah
sakit, atau manufaktur, umumnya meluas untuk empat hingga lima tahun ke depan. Untuk
industri lain yang berubah lebih cepat, terutama perusahaan teknologi, rencana jangka panjang
hanya akan melihat untuk dua atau tiga tahun ke depan. Setelah itu, menjadi terlalu sulit untuk
memprediksi masa depan dengan tingkat kepastian. Atas dasar teori diatas, maka rencana
jangka panjang ini biasanya lebih tidak formal, lebih tidak detail, dan lebih tidak fleksibel
untuk mengakomodasi unsur ketidakpastian tersebut. Karena tidak bersifat detail, maka
rencana jangka panjang ini hanya berupa kerangka kerja untuk membimbing,
menghubungkan, dan bertindak. Oleh sebab itu pula, tak ayal jika rencana jangka panjang ini
merupakan rencana yang paling terkait dengan proses rencana strategi secara keseluruhan.

Long term planning atau Rencana jangka panjang umumnya melibatkan perencanaan di
tingkat teratas dari suatu kelembagaan organisasi. Hal ini menyangkut visi jangka panjang
dari suatu organisasi dan bagaimana organisasi tersebut dapat mewudujdkan misi tersebut.
Top management bertanggung jawab atas pengembangan rencana jangka panjang. CEO harus
memastikan bahwa perubahan kondisi yang ada di perusahaan/organisasi (baik eksternal
maupun internal) tercermin dalam rencana jangka panjang organisasi. Semakin besar dan
semakin kompleks organisasi, semakin besar dan kompleks rencana jangka panjangnya akan
mencakup semua departemen dan fungsi individu.

Short term planning atau Rencana jangka pendek umumnya mengalokasikan sumber daya
selama satu tahun atau kurang. Rencana jangka pendek ini juga dapat disebut sebagai rencana
operasional karena rencana ini menitik beratkan pada kegiatan sehari-hari dan standar operasi
bisnis. Seperti rencana jangka panjang, rencana jangka pendek harus dipantau dan diperbarui,
dan ini merupakan peran Middle management (walaupun menurut beberapa sumber Middle
management ini lebih mengurus rencana administrative, namun dapat juga andil dalam
rencana jangka pendek) dan first line management. Rencana jangka pendek ini ditujukan
sebagai panduan untuk organisasi khususnya technical core. Tingkat manajerial yang berbeda
memiliki tanggung jawab untuk mengimplementasikan berbagai jenis rencana jangka pendek.
Sebagai contoh, seorang manajer departemen mungkin merasa nyaman menerapkan rencana
operasional sepanjang tahun untuk departemennya. Seorang manajer pemasaran dapat
mengarahkan rencana tiga hingga empat bulan yang melibatkan pengenalan lini produk baru.
Seorang pemimpin tim mungkin hanya akan merasa nyaman merencanakan dan
melaksanakan kegiatan yang sangat spesifik selama periode satu bulan.

Untuk uraian penjelasan diatas, dapat digambarkan sebuah bagan yang menunjukkan
hubungan antara Long term planning atau rencana jangka panjang dengan short term
planning atau rencana jangka pendek. Bagan tersebut dapat dilihat pada Gambar 1 dimana
rencana inilah yang perlu disusun untuk mencapai tujuan, visi dan misi dari sebuah organisasi.

Gambar 1. Gambaran dari Contoh Time Frame Based Plan

3. PENERAPAN TIME FRAME BASED PLAN SECARA UMUM

Perencanaan jangka pendek ini bersifat sementara dan fleksibel. Perencanaan jangka panjang,
di sisi lain, lebih konkret. Sebagai contoh, Sebuah organisasi memiliki rencana jangka panjang
untuk menggandakan penjualannya dalam lima tahun ke depan. Rencana ini tidak berubah,
namun, rencana jangka pendek yang dibuat untuk membawa kehidupan ke tujuan jangka
panjang dapat berubah dan kemungkinan cenderung akan berubah. Untuk mencapai tujuan
jangka panjang ini, akan digunakan berbagai metode. Terlebih lagi, Management akan
mengukur metode-metode itu, menyingkirkan yang tidak berfungsi dan memanfaatkan yang
berfungsi.

Perbedaan penting lainnya antara perencanaan jangka pendek dan jangka panjang adalah
bahwa yang terakhir berdampak langsung ke arah perusahaan. Katakanlah sebuah organisasi
memiliki rencana jangka panjang untuk meningkatkan tingkat kepuasan pelanggan hingga
99% dalam tujuh tahun ke depan. Tujuan ini akan berdampak besar pada semua aspek
perusahaan atau organisasi tersebut.

Beberapa rencana jangka pendek yang dilakukan untuk mencapai tujuan ini tidak akan
memiliki efek yang bertahan lama. Faktanya, beberapa dari rencana tersebut mungkin
memiliki efek negative, tetapi inilah mengapa rencana jangka pendek tidak dibuat pasti.
Management dapat melepaskan rencana jangka pendek tersebut kapan saja dan menggantinya
dengan rencana yang lebih cocok yang dapat membantu organisasi untuk mencapai tujuan
jangka panjang dengan lebih efektif dan efisien.

Berikut ini gambaran strategi yang dapat dilakukan yang mencakup perencanaan jangka
pendek dan jangka panjang untuk mencapai tujuan jangka panjang (long term goals) yaitu
meningkatkan tingkat kepuasan pelanggan hingga 99% dalam tujuh tahun ke depan:

Rencana jangka panjang: Menciptakan tiga metode layanan pelanggan baru untuk mencapai
tingkat kepuasan pelanggan 99% dalam tujuh tahun ke depan.

Rencana jangka pendek:

• Sebarkan pesan sebaran di media sosial selama satu tahun
• Sebarkan pesan sebaran di situs web selama satu tahun
• Membentuk departemen layanan pelanggan email selama satu tahun
• Kembangkan opsi layanan pelanggan melalui Facebook messenger selama satu tahun
• Menyediakan forum umpan balik pelanggan selama satu tahun
• Buat basis pengetahuan swalayan selama satu tahun
• Manfaatkan dukungan widget di halaman selama satu tahun
• Mengukur efektivitas metode selama satu tahun
• Menerapkan lima metode berkinerja terbaik selama dua tahun
• Menerapkan empat metode berkinerja terbaik selama dua tahun
• Menyebarkan tiga metode berkinerja terbaik selama dua tahun

Seperti yang terlihat, di seluruh bagian dari rencana tujuh tahun, Anda mencabut metode
(rencana jangka pendek) yang tidak berkontribusi baik untuk tujuan jangka panjang secara
keseluruhan, namun rencana jangka panjang yang sudah dibuat tetap ada. Perencanaan jangka
panjang tersebut secara konsisten membangun pencapaian yang organisasi buat melalui
perencanaan jangka pendek. Inti dari perencanaan jangka pendek dan jangka panjang adalah
metrik. Management harus terus mengukur apa yang berfungsi dan apa yang tidak. Ini
memungkinkan untuk memperbaiki rencana jangka pendek yang sudah dibuat untuk
memastikan organisasi tersebut memenuhi tujuan perencanaan jangka panjang dari organisasi.
Organisasi dapat menetapkan semua tujuan jangka pendek dan jangka panjang yang
diinginkan tetapi kunci untuk mencapainya adalah perencanaan. Bahkan dengan semua
motivasi di dunia, memenuhi tujuan yang dibuat tidak akan tercapai kecuali jika Anda
memiliki rencana yang kuat. Jika mungkinpun, tanpa adanya perencanaan, organisasi
mungkin akan mencapai tujuannya dengan sangat tidak efisien dan efektif. Dengan mengingat
hal ini, selalu gunakan perencanaan jangka pendek dan panjang untuk memenuhi tujuan yang
sudah dibuat dalam suatu organisasi.

4. PENERAPAN TIME FRAME BASED PLAN PERUSAHAAN DEVELOPER

Untuk sebuah perusahaan pengembang property atau developer yang sudah berdiri cukup
lama, tetap saja harus memiliki rencana jangka panjang dan juga rencana jangka pendek.
Salah satunya disebuah perushaan Developer yang cukup terkenal di Indonesia yang sudah
berhasil memasukkan perusahaannya ke dalam bursa pasar saham (Dimana sebelumnya ini
merupakan rencana jangka panjang yang mereka ciptakan). Untuk terus melakukan
pengembangan perusahaan ini memiliki rencana jangka panjang sebagai berikut:
1. Penambahan Land Bank Baru
2. Peningkatan Recurring Income
3. Pengembangan produk residensial dengan mengutamakan pasar menengah-bawah
Untuk melengkapi rencanajangka panjang tersebut, perusahaan ini turut menetapkan rencana
jangka pendek untuk dapat mendukungnya sebagai berikut:
1. Melakukan investasi sendiri, diutamakan untuk produk reality
2. Melakukan kerjasama dengan perusahaan lain untuk dapat membuka land bank.
3. Mengembangkan hotel pada lahan-lahan yang sudah dimiliki (Lombok, Padang,
Bengkulu, dan lain lain)
4. Mengutamakan pengembangan Mall pada lahan sendiri yang terintegrasi dengan
apartemen (GKL, GSL, GDL, dan lain lain)
5. Melanjutkan pengembangan proyek-proyek yang sudah ada (GKL, GDL, Amartha View,
GPS, dan lain-lain)
6. Pengembangan pada lahan baru untuk dapat melakukan pengembangan produk residensial
yang diharapkan.

5. KESIMPULAN

Dalam menjalankan kehidupan berorganisasi tentu dibutuhkan sebuah perencanaan.

Perencanaan tersebut tentu juga banyak jenisnya. Perencanaan yang umum dikenal adalah
perencanaan berdasarkan Time Framenya, yaitu Long term planning dan short term planning.
Kedua perencanaan tersebut tetap secara lengkap dibutuhkan oleh sebuah organisasi (tidak
dianut salah satu perencanaan saja). Kedua perencanaan tersebut saling melengkapi dan tidak
saling bersaing. Perencanaan jangka pendek dianggap sebagai 'perencanaan taktis' dan
perencanaan jangka panjang lebih sebagai 'perencanaan strategis'. Jika tidak ada perencanaan
jangka panjang, perencanaan jangka pendekpun akan menjadi bias dan tidak terarah. Begitu
pula sebaliknya, apabila tidak ada rencana jangka pendek, rencana jangka panjang pun akan
sulit untuk dicapai visi dan misinya. Maka keduanya tetap dibutuhkan oleh organisasi dan
saling melengkapi.
6. DAFTAR REFERENSI

Indeed Career Guide. (2019). Key Differences Between Short-term and Long-term planning.
https://www.indeed.com/career-advice/career-development/short-term-vs-long-term-
planning (diakses tanggal 11 Maret 2020)
Markgraf, Bert. (2019). Short-term, Medium-term & Long-term Planning in Business.
https://smallbusiness.chron.com/shortterm-mediumterm-longterm-planning-business-
60193.html (diakses tanggal 11 Maret 2020)
John/Lynn Brutton and Lumen way maker. Types of Plans and Common Planning Tools
https://courses.lumenlearning.com/wm-principlesofmanagement/chapter/reading-
types-of-plans-and-common-planning-tools/ (diakses tanggal 8 Maret 2020)
Juo, Jennifer. (2020). Planning in Management: Strategic, Tactical, and Operational Plans.
https://www.udemy.com/blog/planning-in-management/ (diakses tanggal 8 Maret
2020)