GDU 4143 PENGURUSAN STRATEGIK PENDIDIKAN

___________________________________________________________________________

BAB 6

PENGURUSAN KEWANGAN SEKOLAH

6.1 Perancangan Pengurusan dan Anggaran Perbelanjaan

6.1.1 Pengenalan

Sekolah merupakan sebuah institusi pendidikan yang mana pentadbiran

harta dan kewangan adalah tertakluk pada peruntukan yang terdapat dalam

Peraturan-Peraturan Pendidikan ( Akaun Dan Audit) 2002 di bawah Akta

Pendidikan 1996 dan Tatacara Penyelenggaraan Harta serta Tatacara

Kewangan yang sedang berkuatkuasa.

Di bawah peruntukan tersebut, pihak sekolah dikehendaki menyelenggara

dan menyimpan akaun-akaun dan rekod kewangan dengan sempurna serta

menyediakan dan mengemukakan satu penyata akaun tentang tahun

kewangan yang baru berlaku kepada pihak audit tidak lewat dari 31 Mac

pada tiap-tiap tahun.

Seksyen yang berkaitan di bawah Akta Pendidikan berkenaan dengan

perkara ini berbunyi seperti yang berikut:

“The manager or governors or other persons responsible for the

management, of an assisted educational institution shall cause to be

kept proper accounts and other records in such form as may be

required by the Minister to all financial matters pertaining to the assisted

educational institution and shall have prepared and submitted for audit

not later than 31st of March each year a statement of accounts in

respect of the financial year immediately preceding.”

_________________________________________________________________150
PKPGB KOHORT II 2009
 GDU 4143 PENGURUSAN STRATEGIK PENDIDIKAN
___________________________________________________________________________

Terjemahan untuk Akta Pendidikan tersebut adalah seperti yang berikut:

“Seseorang pengurus atau penyelia atau orang lain yang

bertanggungjawab terhadap pengurusan sesebuah institusi pendidikan

yang dibantu, harus mempunyai sebab untuk menyimpan akaun yang

sempurna dan rekod-rekod lain dalam bentuk yang diperlukan oleh

pihak Kementerian untuk semua perkara kewangan yang berkaitan

dengan institusi pendidikan yang dibantu, dan harus sudah

menyediakan dan menyerahkan satu penyata akaun tahun kewangan

sebelum ini dengan segera tidak lewat dari 31 Mac pada setiap tahun.”

Walau bagaimanapun, mengikut Surat Pekeliling Kewangan Bil. 4/88 pihak

sekolah dikehendaki supaya mengemukakan penyata akaun tersebut satu

bulan lebih awal iaitu pada 28 atau 29 Februari tahun berikutnya. Ini adalah

bertujuan untuk membolehkan pelarasan atau pembetulan dibuat pada

penyata akaun tersebut jika didapati perlu.

Memahami sistem kewangan adalah satu yang sangat penting di sekolah,

[Akta Pelajaran (1961) dan Accounts & Audit Rules 1962 (KPM,1994 : 01)],

guru besar perlu menyimpan rekod-rekod kewangan sekolah secara teratur

dan semua akaun sekolah bagi tahun semasa dihantar untuk diaudit sebelum

tahun berikutnya.

Dinyatakan juga Malaysia mempunyai Lembaga Pengurus Sekolah atau

Lembaga Kewangan Sekolah. Guru besar adalah bertanggungjawab untuk

menentukan pentadbiran kewangan di sekolah dijalankan mengikut

peraturan-peraturan yang ditetapkan dalam Perintah Kewangan.

_________________________________________________________________151
PKPGB KOHORT II 2009
 GDU 4143 PENGURUSAN STRATEGIK PENDIDIKAN
___________________________________________________________________________

Sejauh mana pengurusan kewangan di sekolah dapat dilaksanakan dengan

sistematik bergantung kepada kemahiran, kepimpinan dan sikap guru

besarnya. Guru besar sebagai pemimpin sekolah adalah bertanggungjawab

untuk merancang, mengurus, mengawal serta menentukan pengurusan

kewangan di sekolahnya dengan cekap dan berkesan.

6.1.2 Memahami Sistem Kewangan Sekolah

Seseorang pentadbir sekolah perlu mempunyai pengetahuan yang cukup

tentang pengurusan kewangan. Guru besar bertanggungjawab sepenuhnya

menentukan aspek kewangan sekolah dijalankan mengikut peraturan-

peraturan yang ditetapkan dan memastikan tiada penyelewangan.

Seseorang guru besar perlu menitikberatkan perancangan dan kawalan

supaya sistem pengurusan kewangan teratur. Antara tugas-tugas yang telah

dikeluarkan oleh Kementerian Pelajaran kepada guru besar tentang aspek

kewangan adalah seperti berikut ;

 Menyediakan anggaran belanjawan sekolah.

 Mengurus tuntutan pembayaran perkapita dan peruntukan-peruntukan

lain.

 Menentukan segala kutipan yuran dan sewa serta lain-lain sumber

pendapatan dibuat dengan sempurna.

 Mengurus segala perbelanjaan dan pembayaran.

 Mengurus dan menyempurnakan urusan pembayaran gaji.

_________________________________________________________________152
PKPGB KOHORT II 2009
 GDU 4143 PENGURUSAN STRATEGIK PENDIDIKAN
___________________________________________________________________________

 Mengurus dan menyelenggarakan Buku Tunai untuk Akaun Dana

Kerajaan, Akaun SUWA dan Akaun Asrama (Jika ada) serta Panjar

Wang Runcit.

 Menyempurnakan segala persediaan untuk audit akaun sekolah.

 Menyempurnakan segala urusan yang berkaitan dengan biasiswa/

bantuan pelajar.

 Memperakukan segala tuntutan perjalanan, peperiksaan, elaun lebih

masa, wang runcit dan lain-lain.

 Menjadi pengerusi lembaga tender/sebut harga sekolah.

 Menjadi setiausaha lembaga kewangan dan lembaga pengurusan

sekolah.

 Berikhtiar mendapatkan punca-punca kewangan sekolah.

 Menentukan buku stok diselenggara dengan kemas kini.

 Menentukan tatacara hapus kira stok dibuat dengan sempurna.

 Pengurusan setiap jenis dana yang ada di sekolah termasuk tatacara

dan proses pungutan wang, pembelian dan pembayaran.

 Penyelenggaraan buku-buku akaun.

 Penyelenggaraan dan tatacara menyimpan stok, alatan untuk pusat

sumber, pejabat, makmal, bengkel dan lain-lain.

 Pengurusan kewangan di kedai buku, kedai koperasi sekolah dan

tender kantin.

 Keperluan-keperluan yang ditetapkan oleh juruaudit akaun sekolah.

Bagi memastikan pengurusan kewangan dijalankan secara sistematik,

seseorang guru besar perlu:

_________________________________________________________________153
PKPGB KOHORT II 2009
 GDU 4143 PENGURUSAN STRATEGIK PENDIDIKAN
___________________________________________________________________________

a. mengagih-agihkan kerja kepada penolong kanan, ketua-ketua panitia

dan pembantu tadbir.

b. memastikan pelaksanaan tugas-tugas tersebut dilaksanakan mengikut

strategi dan peraturan yang telah ditetapkan.

c. mengawal pengurusan kewangan untuk memastikan tidak berlakunya

penyelewengan.

d. menggunakan strategi kawalan dalaman. Ini bermaksud guru besar

memberikan penekanan dengan memastikan penerimaan dan

perbelanjaan wang sekolah dilakukan secara teratur.

e. mengutamakan kesahihan rekod kewangan dan perlindungan harta

benda serta peralatan di sekolah.

6.2 Sumber Kewangan

Belanjawan sekolah ialah satu aspek perancangan pendidikan. Ianya

berkaitan dengan proses membuat anggaran pendapatan dan perbelanjaan

yang diperlukan untuk menyediakan satu program pendidikan yang berkesan.

Proses merancang belanjawan bertujuan :

a. Memastikan pendapatan yang diperolehi digunakan dengan

sewajarnya.

b. Membantu pihak sekolah menentukan polisi kewangan dan polisi

pendidikannya.

c. Seseorang guru besar mesti merancang belanjawan untuk jangka

panjang (belanjawan tempoh 5 tahun) dan jangka pendek (untuk

belanjawan tahunan).

_________________________________________________________________154
PKPGB KOHORT II 2009
 GDU 4143 PENGURUSAN STRATEGIK PENDIDIKAN
___________________________________________________________________________

Belanjawan hendaklah disediakan secara terperinci supaya dapat dijadikan

dasar perancangan kerja dan tugas-tugas kewangan. Sumber-sumber

penerimaan wang harus dapat dikenal pasti supaya altenatif perbelanjaan

dapat disediakan secara terperinci dan dijadikan dasar perancangan kerja

dan tugas-tugas kewangan.

6.2.1 Belanjawan sekolah yang efektif hendaklah mengambil kira :

a. Belanjawan yang dapat menyediakan program pendidikan yang

memberi kesan kepada polisi pendidikan.

b. Dokumen perancangan belanjawan yang sistematik dapat membuat

ramalan pendapatan dan perbelanjaan dalam tempoh yang ditentukan.

c. Persembahan, pertimbangan dan penggunaan belanjawan.

d. Pengurusan belanjawan

e. Penilaian belanjawan

Secara umumnya kewangan sekolah terbahagi kepada tiga dana utama :

a. Kumpulan Wang Kerajaan

b. Kumpulan Wang SUWA ( Sumbangan Wang Awam )

c. Kumpulan Wang Asrama ( bagi sekolah yang ada asrama )

Setiap kumpulan wang tersebut diselenggarakan secara berasingan dan

lazimnya dibuka satu akaun bank bagi setiap kumpulan wang. Bagi sekolah

yang mempunyai bilangan murid kurang daripada 100 dan urusniaga terlalu

sedikit hanya perlu satu akaun bank sahaja.

_________________________________________________________________155
PKPGB KOHORT II 2009
 GDU 4143 PENGURUSAN STRATEGIK PENDIDIKAN
___________________________________________________________________________

6.2.2 Kumpulan Wang Kerajaan

Kumpulan Wang Kerajaan ialah semua terimaan yang diperolehi daripada

pemberian Bantuan Kerajaan (termasuk terimaan daripada Badan Berkanun,

Yuran Peperiksaan Kerajaan dan faedah bank) kecuali bagi bantuan kerajaan

yang berkaitan dengan asrama. Punca-punca wang yang diakaunkan ke

dalam kumpulan wang ini adalah seperti berikut :

a. Pemberian Bantuan Wang Pra Sekolah

b. Bantuan Perkapita Mata Pelajaran dan Bukan Mata Pelajaran

c. Pemberian lain bagi program khas Kementerian Pelajaran Malaysia

d. Bantuan Modal / Pembelian Peralatan

e. Bantuan Biasiswa (contoh : Yayasan Negeri, Petronas, Mara dan

badan-badan berkanun)

f. Yuran-yuran Peperiksaan Kerajaan

g. Skim Bantuan Tuisyen (SBT)

h. Bantuan Kumpulan Wang Amanah Pelajar Miskin (KWAPM)

i. Bantuan Elaun Khas Bagi Pelajar Pendidikan Khas

j. Bantuan Rancangan Makanan Tambahan (RMT)

k. Geran Pelancaran (bagi sekolah yang baru dibuka)

l. Faedah bank

6.2.3 Kumpulan Wang SUWA

Kumpulan wang SUWA merupakan semua wang yang diterima oleh pihak

sekolah selain daripada pihak kerajaan dan kumpulan wang asrama.

_________________________________________________________________156
PKPGB KOHORT II 2009
 GDU 4143 PENGURUSAN STRATEGIK PENDIDIKAN
___________________________________________________________________________

Punca-punca kewangan yang dianggap wang SUWA adalah :

a. Yuran Khas dari murid-murid (Yuran Peperiksan Dalaman)

b. Derma orang ramai

c. Sewa kantin sekolah

d. Caj yang dikenakan terhadap harta dan kemudahan sekolah

e. Pendapatan daripada kedai buku sekolah

f. Faedah

g. Pelbagai penerimaan seperti cagaran yang diterima

Kegunaan Wang SUWA

a. Wang yang dikutip khas untuk sesuatu tujuan

 Yuran Khas hendaklah digunakan untuk tujuan sukan, perpustakaan,

seni lukis dan pertukangan tangan.

 Yuran Tambahan hendaklah digunakan untuk pembelian kertas

latihan dan peperiksaan dalaman, pengurusan ko-kurikulum, sukan

tahunan dan majalah sekolah.

 Kutipan bagi pihak ketiga seperti insuran nyawa, yuran majlis sukan

sekolah-sekolah dan lain-lain yuran yang diarahkan oleh KPM.

b. Wang yang dikutip secara am

Kutipan seperti sewa kantin, derma am dan pelbagai digunakan untuk :

1. Perbelanjaan aktiviti-aktiviti murid

2. Perbelanjaan kerana membawa murid untuk mendapatkan

rawatan kecemasan.

_________________________________________________________________157
PKPGB KOHORT II 2009
 GDU 4143 PENGURUSAN STRATEGIK PENDIDIKAN
___________________________________________________________________________

3. Perbelanjaan pengangkutan murid

4. Perbelanjaan lain yang memberi manfaat kepada murid.

Kegunaan Lain Wang Suwa

Perbelanjaan lain daripada di atas dan perlu mendapat kelulusan daripada

ketua PTJ (Pusat Tanggungjawab).

6.2.4 Kumpulan Wang Asrama

Kumpulan wang ini adalah berkaitan dengan asrama. Penerimaan wang ini

merangkumi pemberian atau bantuan daripada kerajaan dan kutipan

daripada pelajar. Antara punca kewangan Wang asrama ialah :

a. Bantuan perbelanjaan berulang tahun yang lain-lain untuk asrama

(LPBT

Asrama). Bantuan asrama diberi atas kadar RM 60.00 bagi seorang

murid

untuk setahun.

b. Bantuan makanan asrama. Bantuan makan diberikan kepada penghuni

asrama di mana mereka hanya perlu membayar sejumlah amaun yang

ditetapkan sahaja. Kadar bantuan asrama adalah berdasarkan

pekeliling semasa iaitu sebanyak RM 5.50 bagi seorang murid.

c. Yuran makanan asrama. Yuran makan bagi penghuni asrama

dikenakan

RM 1.00 bagi seorang murid.

_________________________________________________________________158
PKPGB KOHORT II 2009
 GDU 4143 PENGURUSAN STRATEGIK PENDIDIKAN
___________________________________________________________________________

d. Manakala yuran lain yang dibenarkan dikutip oleh Pendaftar Sekolah

ialah :

 Pendaftaran

 Kebajikan Murid

 Rekreasi

 Kelas Fardhu Ain

 Pelbagai

6.3 Peruntukan Kewangan Pemberian

6.3.1 Bantuan Per Kapita Mata Pelajaran

Surat Pekeliling Kewangan Bil. 5 Tahun 2002 bertarikh 16 Oktober 2002 –

Pemberian Bantuan Per kapita untuk sekolah pindaan pertama kepada SPK

Bil. 5 Tahun 2002 bertarikh :

 10 Feb. 2003 – Kadar PCG SMI

 11 Feb. 2004 – Pembelian Harta Modal

6.3.2 Jenis Bantuan Per Kapita Dan Maksud Perbelanjaan

Bantuan Per Kapita Mata Pelajaran ;

 Teras

 Wajib

 Tambahan

 Elektif

_________________________________________________________________159
PKPGB KOHORT II 2009
 GDU 4143 PENGURUSAN STRATEGIK PENDIDIKAN
___________________________________________________________________________

Maksud Perbelanjaan

a. Pembelian peralatan kecil dan bahan habis guna bagi tujuan

pengajaran dan pembelajaran.

b. Pembelian buku rujukan, ensaiklopidia, perisian dan lain-lain untuk

proses pengajaran dan pembelajaran.

c. Penyelenggaraan peralatan termasuk komputer yang digunakan bagi

tujuan pengajaran dan pembelajaran.

d. Keceriaan berunsurkan pendidikan seperti taman sains, taman herba

untuk pengukuhan pengajaran dan pembelajaran.

e. Program berunsurkan pendidikan bagi pengukuhan proses pengajaran

dan pembelajaran sama ada semasa cuti atau hari persekolahan.

f. Perolehan Harta Modal dibenarkan untuk pengajaran dan

pembelajaran sahaja dengan syarat tidak melebihi RM 5000 setahun

atau 30% daripada jumlah peruntukan keseluruhan PCG MP/(BMP-

LPBT) yang mana lebih rendah dan mendapat kebenaran

jawatankuasa (Pengerusi/Guru Besar) serta sesalinan dokumen

pembelian dikemukakan ke JPN melalui PPD Kadar Pemberian Per

Kapita.

g. Kadar Bantuan Per Kapita boleh dirujuk pada Lampiran C (Jld-2) –

Surat Pekeliling Kewangan Bil. 5 Tahun 2002 dan Pindaan Pertama

Surat Pekeliling yang sama.

_________________________________________________________________160
PKPGB KOHORT II 2009
 GDU 4143 PENGURUSAN STRATEGIK PENDIDIKAN
___________________________________________________________________________

h. Tuntutan penyelarasan boleh dibuat tertakluk kepada pertambahan

murid sekurang-kurangnya 5% atau 100 orang murid pada tarikh asas

tuntutan sebelum/pada Ogos.

i. Bagi sekolah yang mengalami kekurangan murid sekurang-kurangnya

5% atau 100 orang murid pada tarikh asas tuntutan perlu dikembalikan

lebihan peruntukan sebelum/pada Ogos.

j. Perlu dibelanjakan dalam tahun semasa dan tidak melebihi 10%

dibenarkan bawa ke tahun hadapan.

6.4 Dokumen Dan Rekod Yang Digunakan

6.4.1 Borang permintaan

Borang permintaan mesti disediakan oleh pihak pengurusan sekolah untuk

diisi oleh pegawai-pegawai apabila mereka memohon untuk mendapatkan

barangan atau perkhidmatan. Semua permohonan mestilah diluluskan oleh

Guru Besar sebelum pesanan dibuat.

6.4.2 Pesanan tempatan

Pembelian tempatan mesti menggunakan pesanan tempatan kecuali

pembelian yang yang dibayar dengan menggunakan panjar wang runcit.

Pembelian dibuat dengan pesanan ke pembekal yang terpilih ( AP 176 (b)).

Borang pesanan tiga salinan akan disahkan oleh Guru Besar. Salinan asal

dan kedua hendaklah diberi kepada pembekal.

6.4.3 Nota serahan dan bil / invois

_________________________________________________________________161
PKPGB KOHORT II 2009
 GDU 4143 PENGURUSAN STRATEGIK PENDIDIKAN
___________________________________________________________________________

Salinan pembayaran asal pesanan barang dikembalikan kepada pihak

sekolah bersama invois.

6.4.4 Cek

Cek merupakan bil pertukaran kepada bank. Semua cek mesti berpalang ”

Akaun Penerima Sahaja”. Semua butir di atas cek mesti jelas dan boleh

ditulis tangan atau ditaip.

6.4.5 Rekod Buku Tunai

Buku Tunai merupakan buku perakaunan utama bagi merekodkan segala hal

berkaitan penerimaan dan pembayaran. Buku perlu diselenggarakan dengan

baik dan perlu disimpan di tempat yang selamat kerana ia merupakan

dokumen asal bagi penyediaan Penyata Akaun Tahunan Sekolah.

6.4.6 Buku Daftar Pembelian

Semua butiran mengenai pembelian hendaklah dicatatkan di dalam daftar

pembelian bagi membolehkan sekolah mengesan perbelanjaan yang masih

tertangguh.

6.4.7 Daftar Stok Buku Pesanan Tempatan.

Buku ini dapat menunjukkan penerimaan, pengeluaran dan baki buku

pesanan tempatan.

_________________________________________________________________162
PKPGB KOHORT II 2009
 GDU 4143 PENGURUSAN STRATEGIK PENDIDIKAN
___________________________________________________________________________

6.4.8 Daftar Stok Buku Cek

Semua buku cek yang diterima daripada bank perlu disemak dan diperiksa

untuk menentukan semua dalam keadaan baik. Nombor dalam buku cek

adalah berturutan. Guru Besar perlu menandatangani di belakang kaunterfoil

yang terakhir bagi membukti pemeriksaan yang dilakukan. Semua buku cek

mesti disimpan di tempat yang selamat.

6.4.9 Daftar Cek Batal

Semua cek yang luput tempuh laku atau rosak perlu dibuat catatan di dalam

buku cek daftar. Resit mesti dikeluarkan atas nama Guru Besar bagi

membatalkan cek berkenaan. Catatan butir-butir cek baru perlu dilakukan

dalam buku daftar.

6.4.10 Borang – borang Stor

Barang yang diterima hendaklah dicatatkan ke dalam buku daftar seperti

berikut:

a. Daftar Harta Modal Kew 312

b. Penyelenggaraan

c. Daftar inventori

d. Daftar Stok Bekalan Pejabat ( Kew 314)

e. Daftar Pergerakan Harta modal dan inventori ( Kew 315)

_________________________________________________________________163
PKPGB KOHORT II 2009
 GDU 4143 PENGURUSAN STRATEGIK PENDIDIKAN
___________________________________________________________________________

Pembantu Tadbir bertanggungjawab memastikan keselamatan buku-buku

tersebut.

Contoh Kadar Pemberian Bantuan Per Kapita.

100
1001 dan ke
murid 101 – 500 501 – 1000
atas
Jenis dan ke murid murid
murid
bawah (RM) (RM)
(RM)
(RM)

A. PCG Mata
Pelajaran
Sekolah
Rendah

1. Teras
1,200 RM 1,200 + RM 5,600 + RM 10,600 +
RM11 RM10 seorang RM9 seorang
seorang murid murid melebihi murid melebihi
melebihi 100 500 orang 1000 orang
orang

2. Wajib
2,400 RM 2,400 + RM11,600 + RM22,600 +
RM 23 RM 22 RM 21 seorang
seorang murid seorang murid murid melebihi
melebihi 100 melebihi 500 1000 orang
orang orang

3. Tambahan/ RM 2.00 seorang murid setahun

Bahasa
Asing

(maklumat lanjut rujuk Lampiran C Surat Pekeliling Kewangan Bil. 5 tahun

2002.)

6.5 Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2 Tahun 1991 Arahan

Perbendaharaan Para 177.1(B)

_________________________________________________________________164
PKPGB KOHORT II 2009
 GDU 4143 PENGURUSAN STRATEGIK PENDIDIKAN
___________________________________________________________________________

Barang-barang yang diterima hendaklah direkodkan dalam daftar stok

bekalan pejabat atau kad kawalan stok atau daftar harta modal dan inventori.

Pendaftaran barang-barang yang diterima itu hendaklah direkod dengan

seberapa segera tetapi tidak lewat daripada 14 hari selepas tarikh

pengesahan penerimaan dalam Pesanan Pembelian Tempatan.

6.5.1 Stor

Stor secara umum adalah tempat penerimaan, perekodan, penjagaan,

pengawalan, penyimpanan, pengendalian dan pengurusan barang-barang.

6.5.2 Aset

Aset ialah harta yang mempunyai nilai dan boleh dijual atau dipindah milik.

6.6 Prosedur Pelaksanaan.

Carta Organisasi Pelaksanaan

Penasihat

Pengerusi

Setiausaha

Ketua Ketua Ketua Ketua

Bidang Bidang Bidang Bidang

AJK AJK AJK AJK

_________________________________________________________________165
PKPGB KOHORT II 2009
 GDU 4143 PENGURUSAN STRATEGIK PENDIDIKAN
___________________________________________________________________________

6.7 Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 2 Tahun 1991.

Tujuan utama pekeliling ini ialah bagi meningkatkan lagi tahap pengurusan

Harta Modal, Inventori dan Bekalan Pejabat melalui penggunaan borang-

borang baru di Kementerian / Jabatan / agensi Kerajaan. Tarikh kuatkuasa 1

Mei 1991.

6.7.1 Borang-Borang

a. Daftar Harta Modal – (Kew. 312, 312A)

b. Daftar Inventori – (Kew. 313)

c. Daftar Bekalan Pejabat – (Kew. 314)

d. Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori – (Kew. 315)

Harta Modal

Barang-barang tak luak yang bernilai RM500.00 atau lebih setiap unit semasa

perolehan (Tidak termasuk perabot, permaidani dan langsir)

Kategori Harta Modal

 Kenderaan ( Kereta, Van, Motosikal )

 Logi ( Logi Pusat Hawa Dingin dan lain-lain )

 Mesin, Peralatan dan Kelengkapan Pejabat ( Kamera, Komputer,

Mesin Taip dan sebagainya )

_________________________________________________________________166
PKPGB KOHORT II 2009
 GDU 4143 PENGURUSAN STRATEGIK PENDIDIKAN
___________________________________________________________________________

Butir-Butir Penyenggaraan Harta Modal

Bahagian B

No.
Tempat
Tarikh Butir-butir Pesanan
Pembelian/
Servis/ Servis/ Kerajaan Kos Tandatangan
Servis
Pembaikan Pembaikan* /
Pembaikan
No. Inden

16.01.2009 Menukar E 654297 Bumiman Pegawa

Hard Disk Enterprise 250.00 i
dari 20gb ke Yang
40gb Menjag
a

Upah 50.00

12.02.2009 Menaik taraf E 654303 Bumiman Pegawai

RAM dari Enterprise 350.00
16mb ke Yang
64mb Menjag
a

Upah 50.00

31.03.2009 Jumlah Besar 700.00

_________________________________________________________________167
PKPGB KOHORT II 2009
 GDU 4143 PENGURUSAN STRATEGIK PENDIDIKAN
___________________________________________________________________________

DAFTAR HARTA MODAL

KEM/JAB : Jabatan Pendidikan Pulau Pinang

BAHAGIAN : SJK(C) Union

BUTIR- BUTIR HARTA

Bahagian :

Kos dan Tarikh/Diterima :

Kategori : Peralatan & Kelengkapan RM4,618.00
Pejabat
16.12.08

Jenis : Komputer Peribadi No. Pesanan Kerajaan : U 279025

Pembekal : Edaran Komputer

Jenama dan Model : NEC Power Mate
Sdn.Bhd.

No. Rujukan Fail :

Jenis dan No. Enjin :
Kontrak No. MOE(COM) A75/02

No. Casis/Siri Pembuat : 2158077023

a. Monitor S/No. 2341560
Aksesori :
No. Siri Pendaftaran : b. Key Board S/No. 6519780
SKJ31/B201/Kew312(20)/ c. Diamond Audio Tech.
Komp.05-10(64)

………………………………… Tarikh : 28.12.08

( Pn. Loh Yat Cheng )
Tandatangan Pegawai Yang Bertanggungjawab

Lokasi B201
Tarikh 28.12.08

_________________________________________________________________168
PKPGB KOHORT II 2009
 GDU 4143 PENGURUSAN STRATEGIK PENDIDIKAN
___________________________________________________________________________

Tandatangan

PEMERIKSAAN HARTA MODAL

PELUPUSAN/HAPUSKIRA
Tarikh : __________________
Tarikh 1.7.06 6.12.07 30.6.08 Rujukan : __________________
T/Tangan Tandatangan : __________________

KEW.312A
(Bil. Kad : ………. )

BUTIR-BUTIR PENYENGGARAAN HARTA MODAL

KEM/JAB : Jabatan Pendidikan Pulau Pinang

BHG. : Pejabat Pelajaran Daerah Timur Laut, Pulau Pinang.

Jenis, Jenama dan Model : No. Siri Pendaftaran :

BAHAGIAN B ( Sambungan )

Tarikh Butir-butir No.Pesana

Tempat Pembelian
Servis/ Servis / n Kerajaan Kos Tandatangan
Servis/Pembaikan
Pembaikan Pembaikan No. Inden

Pindahan*

Sekiranya sesuatu harta modal dipindah keluar secara tetap daripada pejabat
yang mengawalnya, kad Daftar Harta Modal asal hendaklah dihantar
bersama- sama dengan harta modal berkenaan kepada pejabat yang
menerimanya. Satu salinan Daftar Harta Modal ( Fotokopi ) hendaklah
disimpan dengan menulis perkataan “Dipindahkan …………………....………...

_________________________________________________________________169
PKPGB KOHORT II 2009
 GDU 4143 PENGURUSAN STRATEGIK PENDIDIKAN
___________________________________________________________________________

(Ruj:………...…….)” di dalam fail yang berasingan berhubung dengan rekod

harta modal yang dipindah.

Daftar Inventori.

Barang-barang tak luak yang bernilai kurang dari RM500.00 setiap unit

semasa perolehan. (Termasuk perabot, permaidani, langsir dan pinggan

mangkuk tanpa mengambil kira kos )

Kategori Inventori

a. Peralatan dan kelengkapan pejabat ( alat pengira, kipas angin dsbnya )

b. Perabot, permaidani, langsir dan pinggan mangkuk.

KEW.313
(Bil. Kad : 11 )

DAFTAR INVENTORI

KEM/JAB : Jabatan Pelajaran Pulau Pinang

KATEGORI : Perabot

BHG : SJK(C) UNION JENIS : Kerusi Pegawai

No. Pelupusan
Tarikh Kos No. Siri Catat
Bil Butiran Kuantiti Pesanan Lokasi TT
Di beli Seunit Pendaf Ruj Tarikh an
Kerajaan
Kerusi M85333 24.9. 375.0 PT
1 12 *
MBK3 5 01 0 (Kew)

_________________________________________________________________170
PKPGB KOHORT II 2009
 GDU 4143 PENGURUSAN STRATEGIK PENDIDIKAN
___________________________________________________________________________

 SKTM1/Kew.313 (01)/(Lokasi)/KP-S001/2001
 Nombor hendaklah berturutan hingga
 SKTM1/Kew.313 (12)/(Lokasi) KP-S001/2001

PELAN LOKASI

Daftarkan nombor bagi setiap bilik :

Contoh : Bilik-bilik yang dinomborkan.

BLOK A
A301 A302 A303 A304 A305 A306
A201 A202 A203 A204 A205 A206
A101 A102 A103 A104 A105 MAKMAL

BLOK B
B301 B302 B303 B304 B305 B306
PEJABAT B203 B204 B205 B206
B101 B102 B103 B104 B105 B106

Petunjuk : A dan B = Blok

1–3 = Tingkat
01 – 06 = No. Bilik

Contoh Kod pada Aset mengikut nama sekolah

– SJK(C) Union membeli kerusi murid pada tahun 2004

ditempatkan di blok A101

Kew. 313
SKJ Union (A101) KM001-06 2004
(01 )
Jenis Kad
Jenis
Nama dan Tahun
Lokasi Barang/Bilanga
Sekolah Bilangan Perolehan
n
Kad

Contoh A : SJK(C) Union/ A101 / 313 (01) / KM001- 06(01)

_________________________________________________________________171
PKPGB KOHORT II 2009
 GDU 4143 PENGURUSAN STRATEGIK PENDIDIKAN
___________________________________________________________________________

Daftar Stok Bekalan Pejabat.

 Semua barang luak (consumables) – (Pen, mata bulat, kertas dan

sebagainya)

 Alat tulis bekalan pejabat takluak (non–consumables) yang rendah

nilainya dan tidak ekonomi untuk dikesan penempatannya secara satu

persatu.

Contoh :

KEW. 314 (16)

DAFTAR STOK BEKALAN PEJABAT

KEM/JAB : Jab. Pend. Pulau Pinang JENIS: Kertas Fotostat Putih

A4
BHG : SJK(C) Union UNIT PENGUKURAN : RIM

Diterima Kuantiti Penerima

No. daripada /
Bil Tarikh Terimaa
Pesanan Dikeluarka Keluaran Baki Nama Tandatangan
n
n Kepada
Tan
Baki dari
1 6/2/09 20 Soo
sebelah
Lee
E Scoplinks
2 5/3/09 100 - 120 Rosli
652014 Sdn. Bhd.
Tan
Panitia
3 9/3/09 5 115 Bei
Sains
Eng
4 Unit Cetak 9/3/09 20 95 Rosli

_________________________________________________________________172
PKPGB KOHORT II 2009
 GDU 4143 PENGURUSAN STRATEGIK PENDIDIKAN
___________________________________________________________________________

Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori ( Kew 315 )

Daftar Pergerakan Harta Modal dan Inventori bertujuan untuk merekodkan

pergerakan sebarang harta modal atau inventori. Pergerakan yang

dimaksudkan adalah pindahan melalui pinjaman atau penempatan

sementara.

Butir-butir yang perlu direkodkan di dalam bahagian ini adalah seperti berikut:

Contoh :

KEW. 315

DAFTAR PERGERAKAN HARTA MODAL DAN INVENTORI

Jenis : Note Book

No. Siri Pembuat : 658723409
Jenama dan Model : NEC Power Mate
Pegawai Pengeluar
No. Siri Pendaftaran :
SKJ3/Kew312(15)/Notebook.15/2002(Intel)
Catatan
Ketika Ketika di
Tarikh T.
Bi Nama Dikeluarkan Pulangkan
Tangan
l Peminjam Jangka
Keluar Peminjam T.T Tarikh T.T Tarikh
Dipulangkan
Ahamd
1 15/03/09 25/03/09 15/03/09
bin Abu

_________________________________________________________________173
PKPGB KOHORT II 2009
 GDU 4143 PENGURUSAN STRATEGIK PENDIDIKAN
___________________________________________________________________________

PERSAMAAN DAN PERBEZAAN ANTARA PENGIRAAN,

PEMERIKSAAN DAN VERIFIKASI STOK

Pemeriksaan
Pengiraan Stok Verifikasi Stok
Stok
(TPS 202 – 206) ( TPS 187 – 201 )
( SPP 12/1995 )

Mengesah stok Mengesah stok

Mengesan stok
simpanan secara simpanan dan
simpanan
berterusan meninjau tahap
secara
sepanjang tahun pengurusan stor
berterusan dan
memastikan
Atau Memverifikasi stok
1. keseluruhan
mengikut
Skop Tugas item dalam
Mengira semua pengkelasan barang
simpanan
item secara
disemak dalam
(100%) sekali Mengesah stok
tempoh setahun
dalam setahun secara rambang
( SPP 12/95 ) atau 100 %

2.
Tanggungjawab Pegawai/
Ketua Jabatan Pegawai Pengawal
Pelaksanaan Kakitangan Stor

Pegawai Pegawai
3. Jabatan Yang Kementerian/Jabatan
Pegawai Tidak Terlibat Yang Dilantik Oleh
Terlibat Pegawai dan Secara Pegawai Pengawal
Melaksanakan Kakitangan Stor Langsung dan Tidak Terlibat
Tugas Dalam Dalam Pengurusan
Pengurusan Stor Stor

_________________________________________________________________174
PKPGB KOHORT II 2009
 GDU 4143 PENGURUSAN STRATEGIK PENDIDIKAN
___________________________________________________________________________

4.
Barang Barang
Barang-Barang Barang Dalam Stor
Dalam Stor Dalam Stor
Yang Terlibat

SENARAI INVENTORI

SEKOLAH ………..............……………….

(diisi dalam 2 salinan )

Lokasi : ________________

Tingkatan : ________________

Nama Kelas/Bilik : ________________

Nama Guru/Penyelia : ________________

Bil Perkara Kuantiti Catatan

1. Meja Murid
2. Kerusi Murid
3. Meja Guru
4. Kerusi Guru
5. Komputer

( ) ( )

Tandatangan Guru/Penyelia Tandatangan Pengetua/Guru Besar

Tarikh

_________________________________________________________________175
PKPGB KOHORT II 2009
 GDU 4143 PENGURUSAN STRATEGIK PENDIDIKAN
___________________________________________________________________________

6.8 Pelupusan.

Pelupusan adalah satu proses di mana sesuatu aset / barang awam yang

secara fizikalnya masih dalam simpanan tetapi tidak digunakan lagi

disebabkan rosak, pecah, usang, tidak ekonomik dibaiki, melebihi keperluan

(berlebihan) dan sebagainya yang perlu dikeluarkan daripada simpanan dan

rekod. Jenis aset yang boleh dilupuskan:

a. Inventori

b. Hadiah / Pemberian

c. Harta Modal

d. Buku Teks SPBT

6.8.1 Tujuan Pelupusan

Tujuan Pelupusan ialah untuk mengatasi:

 Kos menyimpan meningkat

 Kesusutan nilai

 Risiko Kehilangan

 Risiko Kerosakan

 Risiko Keusangan

 Mendapat hasil pulangan

 Jimat ruang

_________________________________________________________________176
PKPGB KOHORT II 2009
 GDU 4143 PENGURUSAN STRATEGIK PENDIDIKAN
___________________________________________________________________________

 Pengurusan stok/ Inventori yang sempurna

6.8.2 Bila perlu dibuat pelupusan?

1. Barang tidak boleh digunakan :

a. Rosak tidak boleh dibaiki.

b. Rosak, tidak ekonomi untuk terus digunakan

(Logi yang melebihi had tempoh penggunaan).

c. Stok lusuh / usang / cacat

d. Berlaku pembaharuan dalam teknologi

e. Perubahan dasar / polisi

2. Barang yang tidak diperlukan lagi

a. Stok tidak bergerak – melebihi 3 tahun

b. Dibeli untuk tujuan spesifik dan kemudian tidak diperlukan

c. Tersalah beli

d. Stok melebihi keperluan.

6.8.3 Tatacara Pelupusan

1. Tanpa Lembaga Pemeriksa (Panduan 218 PPTPS)

- Nilai perolehan asal tidak melebihi RM20,000 seunit atau

RM300,000 secara aggregate.

- Borang 300V digunakan – Borang tanpa Lembaga Pemeriksaan

_________________________________________________________________177
PKPGB KOHORT II 2009
 GDU 4143 PENGURUSAN STRATEGIK PENDIDIKAN
___________________________________________________________________________

(3 salinan)

- Asingkan aset mengikut nilainya dan tidak melebihi RM20,000.00

2. Melalui Lembaga Pemeriksa (Panduan 212 PPTPS)

- Nilai Perolehan aset melebihi RM20,000 seunit atau secara

aggregatenya melebihi RM300,000

- Lembaga Pemeriksa perlu membuat pemeriksaan ke atas barang

yang akan dilupuskan.

- Laporan disediakan dengan menggunakan Borang Kew-300V

(3 salinan)

- Sijil tidak ekonomi dibaiki (TEB).

KUASA YANG MELULUSKAN

PELUPUSAN

Had Lantikan
Kuasa
Had maksimum Lembaga Rujukan
Melulus
Pemeriksa

Perbendaharaan Lebih RM 50,000 Panduan 218

Malaysia seunit atau lebih PPTPS Akta
RM500,000 Perwakilan Kuasa
secara 1956 PU(B)513
aggregate bth 8 Okt 2001
(melalui Bhg. Melebihi RM Surat Pekeliling
Kew) 20,000 seunit Perbendaharaan.
dan melebihi
RM300,000 Bil Tahun 2002
KSU KPM / Ketua Sehingga RM secara Bth 11/2/2002
Jab/Bhg (KPM) 50,000 aggregate Surat Pekeliling
Pengarah JPN Seunit atau Kewangan
Pengarah Bhg. kurang KPM Bil.4/2003
Pengurusan T & RM 500,000 Bth. 29/12/2003
V secara
Aggregate

_________________________________________________________________178
PKPGB KOHORT II 2009
 GDU 4143 PENGURUSAN STRATEGIK PENDIDIKAN
___________________________________________________________________________

6.9 Rumusan

Sebagai pengurus di sekolah, seseorang guru besar harus mendalami dan

memahami tatacara pengurusan kewangan sekolah supaya tidak

menimbulkan masalah melibatkan audit dan pihak akuantan semasa mereka

menyelia dan menyemak akaun sekolah setiap tahun. Pengendalian buku

tunai secara teratur dan sempurna akan dapat membantu Guru Besar dalam

merancang dan mentadbir urusan kewangan sekolah dengan lancar.

Pembayaran dibuat mengikut prosedur yang ditetapkan akan mencerminkan

pengurusan kewangan sekolah yang berkesan.

_________________________________________________________________179
PKPGB KOHORT II 2009