Profil Perusahaan

Sejarah PT.Indomarco Adi Prima PT.Indomarco Adi Prima (IAP) adalah salah satu unit bisnis dari
PT Indofood Sukses Makmur Tbk yang bergerak di bidang distribusi consumer product.
PT.IAP pada tahun 1952mengawali usaha di bidang apotek dengan nama perusahaan
PT.PEBAPAN. Perusahaan ini mulai mendistribusikan produk-produk farmasi pada tahun 1952
dan pada tahun 1970 mulai mendistribusikan consumer products . Di tahun 1988 perusahaan
ini menghentikan distribusi produk-produk farmasi dan memfokuskan diri menjadi distributor
consumer products khususnya mendistribusikan produk dari PT.Indofood Sukses Makmur Tbk.
Lalu pada tahun 1994, berganti nama menjadi PT.Indomarco Adi Prima yang merupakan bagian
dari PT.Indofood Sukses Makmur Tbk hingga saat ini.
Dalam melayani customernya, PT.IAP memiliki dua kategori customer berdasarkan tingkatan
harga, yaitu: 1.Wet Market Customeryaitu, customer atau pelanggan yang memiliki usaha yang
tidak terlalu besar dan berada dekat tempat tinggal konsumen sehingga dapat dijangkau oleh
konsumen dengan mudah. Contohnya: retailer, agen, toko-toko. 2.High Class Outlet (HCO)
yaitu, customer atau pelanggan yang menjual aneka kebutuhan konsumen, dengan suasana
yang nyaman dan modern. Contohnya: Hypermart, Carefour, Giant, Hero, Alfamart.
Sedangkan berdasarkan nominal transaksi, customer PT.IAP dibagi menjadi dua kategori, yaitu:
1.Customer PKP (Perusahaan Kena Pajak) yaitu, customer yang memperdagangkan barang
dan/atau jasa yang dikenakan pajak berdasarkan Undang-undang, dan memiliki omset /
penerimaan bruto dalam satu tahun lebih dari Rp 600.000.000 (berdasarkan keputusan Menteri
Keuangan Nomor 571/KMK.03/2003) 2.Customer PTKP (Perusahaan Tidak Kena Pajak) yaitu,
customer yang omsetnya tergolong dalam kategori pengusaha kecil, sehingga perusahaan
tersebut tidak diharuskan terkena pajak. Customer dalam kategori ini memiliki omset
/penerimaan bruto dalam satu tahun tidak lebih dari Rp 600.000.000 (berdasarkan keputusan
Menteri Keuangan Nomor 571/KMK.03/2003).
Visi dan Misi Perusahaan
Adapun visi dari PT.Indomarco Adi Prima adalah “Bagaimana mendistibusikan produk kepada
pelanggan dalam waktu yang sesingkat mungkin”.
Sedangkan misi yang dimiliki oleh PT.Indomarco Adi Prima adalah
1.Memiliki jaringan wilayah distribusi yang mengjangkau secara nasional.
2.Memberikan pelayanan yang terbaik kepada pelanggan
Struktur Organisasi
Struktur Organisasi PT.Indofood Sukses Makmur Tbk
Adapun pembagian tugas dan wewenang pada masing-masing bagian di PT.Indomarco Adi
Prima (IAP) adalah sebagai berikut:
Direksi
Direksi adalah pemegang kekuasaaan tertinggi dalam PT.IAP dan pemegang saham yang besar
dalam perusahaan. Direksi memiliki wewenang dan tanggung jawab, antara lain sebagai
berikut:
• Mengawasi proses bisnis yang berjalan dalam perusahaan.
• Menentukan tugas, wewenang, dan tanggung jawab karyawan dalam perusahaan.
• Berperan dalam menetapkan strategi perusahaan, pengambilan keputusan serta
kebijakan dalam pegembangan usaha.
Commercial
Bagian commercial memiliki tugas dan wewenang:
• Menangani semua yang berkaitan dengan promosi produk kepada pelanggan.
• Menerima claim yang berkaitan dengan produk dari pelanggan.
• Membina hubungan baik dengan supplier perusahaan.
• Menetapkan harga suatu produk.
Operation
Bagian operation ini menangani semua yang berkaitan dengan pelaksanaan penjualan produk
hingga distribusi produk kepada Stock Point di daerah-daerah.
Internal Audit
Internal audit memiliki wewenang dan bertanggung jawab dalam hal:
• Memeriksa apakah terjadi penyimpangan dalam perusahaan dan Cabang dari
perusahaan, baik dalam bidang keuangan, stok barang, serta distribusi barang.
• Memberikan laporan pertanggungjawaban secara financial kepada Direksi.
Supporting
Supporting bertanggung jawab atas jalannya perusahaan dan bertempat di kantor
pusat.
Logistic Department
Logistic departement memiliki tugas dan wewenang yaitu:
• Melakukan stock opname (memeriksa stok barang, peralatan, perlengkapan).
• Mengatur alur masuk dan keluarnya barang.
• Membuat laporan mengenai barang-barang yang ada di gudang.
HR & GA (Human Resource & General Affair) Department
Human resource & general affair department memiliki tugas dan tanggung jawab,
sebagai berikut:
• Memfasilitasi kebutuhan karyawan dalam perusahaan.
• Menangani masalah absensi dan penggajian karyawan.
• Melakukan rekrut dan pemberhentian karyawan.
• Melakukan pencatatan aset atau inventaris kantor
Finance & Accounting Department
Bagian finance & accounting department memiliki tugas dan wewenang yaitu:
• Mengelola arus kas perusahaan (Cash Flow).
• Mencatat setiap transaksi perusahaan baik penjualan maupun pembayaran.
• Membuat laporan keuangan.
• Melakukan evaluasi Stock Point.
• Melakukan arsip bukti transaksi.
IT Departement
IT departement memiliki tugas dan wewenang yaitu:
• Memfasilitasi semua kebutuhan perusahaan untuk mendukung penjualan secara akurat.
• Memelihara serta mendukung infrastruktur perusahaan (hardware dan software).
• Memberikan solusi masalah teknis yang berkaitan dengan sistem dan teknologi.
• Mengorganisir data-data dari Stock Point perusahaan dengan baik.
Region
Region bertanggung jawab kepada kantor pusat, dimana setiap satu region membawahi
delapan kantor Cabang yang ada.
Branch
Branch atau juga disebut sebagai kantor Cabang, bertanggung jawab kepada region dan juga
membawahi beberapa Stock Point. Branch bertanggung jawab dalam mendistribusikan barang
ke Stock Point dan mengatur persediaan stok barang di Stock Point.
Sales
Sales memiliki tugas dan bertanggung jawab:
• Bertanggung jawab terhadap kegiatan pemasaran produk, penjualan serta pembelian.
• Melakukan restock produk pada outlet-outlet sebelum barang tersebut habis.
• Melakukan penelitian pasar, mengenai produk-produk yang diminati pada masing
masing outlet.
• Membuat laporan penjualan.
Office
Office memiliki tugas dan bertanggung jawab untuk mengoranisir finance dan accounting
Cabang.
Logistic
Logistic bertanggung jawab terhadap ketersediaaan barang dan gudang kecil (Stock Point) yang
nantinya menjadi wakil dari departemen dan logistic dari kantor pusat.
Human Resources (HR)
Human Resources memiliki wewenang dan tanggung jawab menjadi wakil HR
& GA (Human Resource & General Affair) dari kantor pusat (Head Office).
Struktur Organisasi PT.Indomarco Adi Prima
Data Transfer and Process Landscape
Pada dasarnya data transfer dan gambaran proses aliran data terdiri dari hardware, software
dan network devices. Berikut adalah data transfer dan gambaran proses aliran data dari
PT.Indomarco Adi Prima:

Penjelasan Gambar:
Di setiap Stock Point di PT.IAP menggunakan sistem MARS dan aplikasi PDA. Sedangkan
di setiap kantor Cabang dan Head Office (HO) menggunakan dua sistem yaitu sistem MARS dan
SAP. PDA yang digunakan oleh setiap Salesman di Stock Point, akan dilakukan sinkronisasi data
ke dalam sistem MARS di Stock Point yang bersangkutan. Selanjutnya data tersebut akan diolah
dan setiap akhir hari akan dikirimkan ke Cabang dan HO. Hampir dari setiap pengiriman data
dari Stock Point ke Cabang dan HO, maupun sebaliknya, menggunakan email khusus yang
dibuat oleh PT.IAP. Fasilitas email tersebut dirancang khusus agar terjamin keamanannya dalam
pengiriman maupun penerimaan data dan informasi.
Teknologi Informasi Perusahaan
3.6.1 Spesifikasi Hardware dan Software di Stock Point IAP
Berikut ini adalah spesifikasi hardware dan software yang ada pada salah satu
Stock Point IAP, yaitu Stock Point JKT1 Cabang Grogol, Jakarta Barat: Tabel 3.2. Spesifikasi
hardware dan software perusahaan

Jenis Spesifikasi & Peralatan Jumlah

Hardware : - Intel Celeron®

• PC Desktop - CPU 2.40 GHz 2

- 504MB of RAM
- Hard Disk Drive 160 GB
- LAN Card on Board
- VGA on Board
- Monitor LCD 14"
• PDA - HP iPaQ 112 Classic Handheld 3
- Microsoft Windows Mobile 6 Classic
- Microsoft Office Mobile
(Word, Excel, Powerpoint)
- Microsoft Office Outlook Mobile -
Integrated Wi-fi (IEEE 802.11b/g)1 with support
for WPA 2 security - Integrated bluetooth v 2.0
with EDR1
- 3,5-inch TFT display, 320x240 resolution
- Marvell PXA310 624MHz processor
- 64MB SDRAM, 256MB Flash ROM
(190MB user available)
- SD10 card slot
- USB 2.0 to synchronize and charge
Input Device - Mouse 2
- Keyboard 2
- Printer EPSON LQ-2180 1
Output Device
- Dot Matrix Printer Server 1
- UPS

Telecommunication LAN CARD on Board 2

Device
• Internet
Connecting Device - Modem Huawei 1
Security Device - Windows Firewall 2
 - Kapersky Corporate ver 6

Software - Windows XP Professional version 2002

Service Pack 2
- Microsoft Office 2
- Open Office
- SQL Server
- PDF Adobe Reader
- Firefox
- Winzip
Application - MARS ( Market based Advance eRp System ) 2
- Sync Master version 2.1.0

Aplikasi MARS
Semakin meningkatnya kebutuhan bisnis, menuntut setiap perusahaan untuk semakin
meningkatkan teknologi informasi yang digunakan perusahaan untuk mendukung proses bisnis
dalam perusahaan. Selain menggunakan sistem aplikasi SAP sebagai back-office, IAP juga
menggunakan sistem aplikasi lain sebagai front-office mereka. Oleh karena itu, IAP membuat
sebuah sistem aplikasi yang khusus digunakan oleh IAP sendiri (Software Built-In House) dalam
membantu proses bisnisnya, yaitu MARS. MARS adalah singkatan dari Market based Advanced
eRp Systems. MARS mulai digunakan secara stabil oleh IAP pada tahun 2007.
Dalam penggunaannya, MARS berbeda dengan SAP, yakni MARS menangani transaksi dalam
skala kecil, sedangkan SAP menangani transaksi dalam skala besar. MARS merupakan aplikasi
yang berdiri sendiri tanpa campur tangan SAP dan MARS melakukan sinkronisasi data dengan
sistem aplikasi SAP.

Modul-Modul yang dimiliki MARS terdiri dari lima modul, yaitu :

1. Modul Sales
Modul ini menangani semua kegiatan yang berhubungan dengan:
• Order
Penjualan produk kepada pelanggan berdasarkan pemesanan dari pelanggan
• Sales Canvass
Penjualan produk kepada pelanggan secara langsung tanpa pemesanan terlebih dahulu
• Return
Pengembalian barang dari stock yang dimiliki customer (retur).
Proses Order/ Sales Canvass dan Return dapat dilakukan dengan
mempergunakan aplikasi PDA. Fitur-fitur yang ada pada modul Sales adalah:
• Route Management
• PO Electronic
• Ordering System
• Canvass System
• Credit Limit & Overdue Check
• Pricing Structure
• Discount scheme (item, customer/item, mix item)
• Order on Hold for over credit limit/overdue
• Inventory Check

2. Modul Delivery
Modul ini menangani dalam hal proses rekapitulasi atas invoice-invoice ke dalam satu
pengiriman/delivery dan sebagai bukti permintaan barang ke gudang. Modul ini
berfungsi untuk mendukung proses pengiriman barang ke customer berdasarkan
pemesanan yang dilakukan sebelumnya.
Fitur-fitur yang dimiliki modul ini adalah:
• Partial Delivery
• Delivery Route
• Vehicle, Deliveryman, Driver
• Loading Capacity Check
• Van Stock Monitoring
3. Modul Inventory
Modul ini menangani dalam hal proses transaksi penerimaan dan pengeluaran barang
baik dari/ke Principal atau Cabang, maupun transfer antar Cabang.
Fitur-fitur yang ada pada modul ini adalah:
• Inventory Receive - Inventory Adjusment
• Inventory Issue - Multiple Location
• Inventory Internal Transfer
• Inventory External Transfer
4. Modul A/R dan Collection
 Modul ini memiliki peranan dalam proses transaksi penerimaan pembayaran secara
cash atau giro, proses giro cair atau giro tolak dan fungsi monitoring piutang/AR
(Account Receivable), selain itu modul ini juga menangani penagihan terhadap
pelanggan (invoice collection).
Modul ini terdiri dari fitur-fitur:
• Cash/giro receipt
• Giro cair/giro tolak
• Sundry Credit/Debit
• Tukar Faktur
• Others Income/expenses
• Kwitansi
• AR Monitoring

5. Modul Expenses
Modul Expenses ini menangani mengenai proses biaya operasional dan perhitungan
ongkos delivery sesuai dengan tarif yang disepakati/tarif yang berlaku. Fitur-fitur yang
ada pada modul ini adalah:
• Delivery Expenses/Ongkos Kuli
• Operating Profit Analysis

Proses Bisnis yang Berjalan

 Proses Penjualan

Penjelasan Proses Bisnis Penjualan:

 Setiap harinya Salesman melakukan kunjungan ke customer sesuai dengan rute
kunjungan Salesman yang telah ditetapkan. Sebelum Salesman memulai kunjungannya, Stock
Point Clerk melakukan persiapan untuk perjalanan Salesman dengan memasukkan data tagihan
(collection) customer dan juga data produk (harga dan promo info) ke dalam PDA Salesman.
Selain itu, Salesman juga dipersiapkan dengan membawa form SPL (Surat Pesanan Langganan),
DT (Daftar Tagihan), dan faktur (invoice) yang telah jatuh tempo.
Ketika Salesman berkunjung, pada awalnya Salesman diwajibkan untuk memeriksa sisa
stock yang masih tersedia dicustomer. Hal ini dilakukan untuk mengontrol adanya stock milik
customer yang tidak laku, rusak atau sudah mendekati kadaluarsa. Apabila hal tersebut terjadi,
maka akan dibuatkan permohonan untuk sales return.
Sebelum melakukan pemesanan, Salesman akan memeriksa tagihan yang dimiliki
customer, apabila customer yang bersangkutan tidak memiliki tagihan, maka customer dapat
melakukan pemesanan sesuai dengan credit limit yang dimiliki.
Sedangkan apabila customer memiliki tagihan, Salesman akan melakukan penagihan
atas outstanding faktur customer yang telah jatuh tempo (14hari sebelum tanggal jatuh tempo,
tagihan harus dilunasi). Jika customer melakukan pembayaran, maka pembayaran tersebut
akan mempengaruhi data piutang customer (proses Collection) sehingga customer dapat
melakukan pemesanan sesuai dengan credit limit yang dimiliki. Namun, jika customer tidak
melakukan pembayaran, customer tetap diperbolehkan melakukan pemesanan sesuai dengan
sisa credit limit yang dimiliki, tetapi pesanan tersebut akan dihold. Semua pemesanan customer
tersebut akan diinput oleh Salesman ke dalam PDA atau diisi ke dalam SPL.
Kemudian customer akan menandatangani SPL serta membubuhi dengan stempel toko
(jika ada), SPL rangkap satu akan diserahkan ke customer sebagai bukti pemesanan, dan SPL
rangkap dua diserahkan kembali ke Salesman.
Pada akhir hari atau tengah hari, Salesman akan menyerahkan hasil tagihan, faktur yang
tidak tertagih dan SPL ke Stock Point Clerk untuk diinput secara manual, atau jika
menggunakan PDA, data tersebut dapat langsung di synchronize kedalam sistem MARS.
Stock Point Clerk akan memeriksa stock yang dimiliki oleh gudang melalui sistem MARS.
Jika ada stock yang tidak cukup, maka Stock Point Clerk akan menghapus barang pesanan
customer yang tidak cukup atau tidak ada, dan memproses barang pesanan customer yang ada.
Kemudian melalui Salesman, customer akan mendapatkan konfirmasi secara lisan atas hal
tersebut melalui telepon atau pada saat kunjungan Salesman berikutnya.
Sedangkan jika stock cukup untuk di order, maka sistem akan melakukan pengecekan
terhadap data piutang customer. Dan apabila ada faktur yang telah jatuh tempo atau
permintaan pesanan yang melebihi batas credit limit, maka order akan disimpan dan dihold
(Sales Order on Hold).

Kemudian Stock Point Clerk akan mengirimkan order on hold tersebut beserta dengan
history informasi pembayaran customer yang bersangkutan melalui email khusus,
 untuk mendapatkan approval dari pihak Cabang. Cabang akan melakukan approval atas
order on hold dengan meninjau data-data pembayaran faktur sebelumnya.

Jika tidak disetujui oleh Cabang, maka Stock Point Clerk akan melakukan konfirmasi
secara lisan ke customer melalui telepon. Sedangkan jika disetujui, Cabang akan memberikan
key release kepada Stock Point Clerk untuk melakukan release terhadap order on hold tersebut.
Kemudian proses tersebut akan dilanjutkan dengan memproses invoice.
Namun jika tidak ada faktur yang jatuh tempo atau pesanan yang melebihi credit limit,
maka Stock Point Clerk akan langsung mencetak Edit Listing (Print Preview pada layar
komputer) dari hasil inputan pesanan untuk kemudian dicek apakah data sudah sesuai. Jika data
sesuai, maka proses akan dilanjutkan dengan membuat invoice sebanyak tiga rangkap dan satu
rangkap invoice akan diarsipkan oleh Stock Point Clerk. Sedangkan apabila data tidak sesuai,
akan dilakukan penginputan data ulang.

Proses Pengadaan Barang dari Cabang

Penjelasan Proses Pengadaan Barang dari Cabang:
 Proses pengadaan barang dari Cabang dimulai dari kelanjutan proses pembuatan SP rangkap dua
oleh Go-down Clerk. Berdasarkan SP yang ada, Go-down Clerk akan membuat SLnD (Stock Loading and
Delivery) sebanyak dua rangkap dan memeriksa kapasitas kendaraan yang akan digunakan untuk
pengiriman. SLnD yang telah dicetak akan diberikan kepada Pick-Packer untuk melakukan loading barang
(goods) dari gudang Cabang.
Barang yang telah dikeluarkan dari gudang kemudian akan diberikan ke Delivery Man, sedangkan
dokumen SLnD rangkap satu akan diberikan ke Go-down Clerk. Berdasarkan dokumen SLnD tersebut, Go-
down Clerk membuat SJ Branch (Surat Jalan) sebanyak tiga rangkap untuk diberikan kepada Delivery Man
sebagai surat jalan.
Delivery Man akan mengirimkan barang tersebut sesuai dengan tujuan. Setelah menerima barang
bersama dengan SJ Branch dari Delivery Man, Stock Point Clerk akan menginput penerimaan barang ke
dalam sistem sesuai dengan SJ Branch yang diterima. Kemudian Stock Point Clerk akan membuat BPBi (Bukti
Penerimaan Barang intern) ke dalam sistem untuk melihat apakah barang yang diterima sesuai dengan SP,
lalu membuat edit list BPBi untuk dilakukan cross check terhadap BPBi tersebut berdasarkan data SP yang
telah dikirim oleh pihak Cabang. BPBi yang datanya sudah sesuai, kemudian akan dicetak dan diberikan
kepada Office Manager untuk mendapatkan persetujuan. Ketika membuat BPBi, sistem secara otomatis akan
memberikan peringatan bila jumlah barang yang diterima melebihi jumlah barang yang dipesan, namun
tetap bisa dioverwrite berdasarkan persetujuan dari Office Manager.
BPBi yang telah disetujui selanjutnya akan diberikan oleh Stock Point Clerk ke Pick-Packer berserta
dengan SJ Branch dan barang. Pick Packer akan melakukan penurunan barang dan melakukan sortir barang.
Selain itu, Pick Packer juga akan menginputnya ke dalam Bin Card gudang dan menandatangani SJ Branch
sebagai bukti bahwa barang telah diterima dan masuk ke gudang. Kemudian Pick Packer akan memberikan
BPBi kepada Stock Point Clerk, dan juga memberikan SJ Branch kepada Office Manager untuk ditanda-tangani
kembali. SJ Branch rangkap satu dan dua diserahkan kepada Delivery Man kembali, sedangkan SJ Branch
rangkap tiga diberikan kepada Stock Point Clerk untuk diproses lebih lanjut.
Berdasarkan dokumen-dokumen yang diterima, Stock Point Clerk akan mengupdate BPBi dan stock
barang ke dalam sistem MARS. Stock Point Clerk juga akan memeriksa apakah ada barang yang rusak atau
hilang, berdasarkan dengan hasil sortir barang yang telah dilakukan Pick Packer sebelumnya.
Jika barang yang diterima tidak hilang atau rusak, maka semua data penerimaan barang akan
langsung dikirimkan ke FAD (Financial & Accounting
Department) HO dan EDP (Electronic Data Processing) di Cabang atau HO. Stock Point Clerk juga akan
mengirimkan BPBi rangkap dua kepada Branch Manager (pengirim).
Sebaliknya, apabila ada barang yang hilang atau rusak, maka Stock Point Clerk akan membuat NBH
(Nota Barang Hilang) / NBR (Nota Barang Rusak). Data dari NBH/NBR tersebut juga dikirimkan ke FAD HO dan
EDP. NBH/NBR akan dicetak sebanyak dua rangkap, rangkap satu dan dua akan diberikan kepada Branch
Manager (pengirim). Dokumen rangkap lainnya seperti BPBi, SJ Branch, dan NBH/NBR, akan diarsipkan oleh
Stock Point Clerk. Stock Point Clerk juga akan membuat Inventory Receipts Reports untuk diberikan kepada
Office Manager.

Permasalahan yang Dihadapi

1. Masalah:
Sistem di Cabang tidak terintegrasi langsung dengan Stock Point sehingga jumlah barang
yang ada digudang terkadang berada dibawah batas minimum, karena kemungkinan
perkiraan estimasi yang salah dan jumlah stock barang antara Cabang dan Stock Point
yang tidak real-time .
Dampak:
Pemesanan dari customer yang tidak dapat terpenuhi dan pengiriman barang ke
customer yang tertunda, sehingga secara tidak langsung dapat mengurangi pendapatan
perusahaan.
2. Masalah:
Stok barang tidak dapat ditampilkan secara online. Ketika Salesman menginput data
pesanan ke dalam SPL ataupun PDA, Salesman tidak dapat mengetahui jumlah stock
barang secara langsung melalui PDA, sehingga setiap pesanan dari customer akan selalu
diterima
Damapak:
Di dalam PDA Salesman, terdapat menu untuk melihat ending stock yang ada pada
sistem MARS (terintegrasi dengan stock digudang). Di dalam menu ini, terdapat header
kolom menu yaitu No, Custcd, Customers, dan Alamat. Hal ini tidak berkesinambungan
dengan fungsi dari Menu Display Ending Stock itu sendiri. Sehingga menu tersebut tidak
dapat digunakan Salesman untuk melihat data jumlah stock barang.

Pengecekan Kembali Ketersediaan Stok Barang

Stock Point Clerk melakukan pengecekan kembali terhadap stok barang pada sistem
MARS secara manual guna mengetahui pesanan mana yang stoknya tidak mencukupi.