LECTURE NOTES

ISYS6506
Information Systems
Analysis and Design

Week 2 – Session 3
Requirements Determination

ISYS6506 – Information Systems Analysis and Design

 LEARNING OUTCOMES

LO 2: Apply the techniques and methods for gathering user requirements

OUTLINE MATERI (Sub-Topic):

• Requirements Determination

• Requirements Analysis Strategies

• Requirements-Gathering Techniques

• Alternative Requirements Documentation Techniques

• The System Proposal

ISYS6506 – Information Systems Analysis and Design

 Requirements Determination

Topik kali ini akan membahas perihal teknik-teknik yang bisa Anda gunakan untuk menggali
atau memperoleh kebutuhan dari para calon pengguna sistem informasi yang akan dibangun.

Sebelum masuk ke dalam pembahasan perihal teknik-teknik di dalam penggalian kebutuhan,

ada baiknya Anda memahami terlebih dahulu perihal apa yang dimaksud dengan
requirement. Requirement (atau kebutuhan) mengacu pada sebuah pernyataan yang
menginformasikan perihal apa yang harus bisa dilakukan oleh sistem atau perihal
karakteristik apa yang harus dimiliki olehnya. Selama kegiatan analisa, requirements ditulis
dengan mengacu kepada sudut pandang dari businessperson. Mereka akan fokus pada
kebutuhan dari bisnis yang harus diakomodir oleh sistem. Oleh karena itu, kebutuhan ini juga
disebut sebagai business requirements atau user requirements. Lain halnya pada saat kegiatan
design, business requirements akan berevolusi menjadi kebutuhan yang lebih teknikal,
perihal bagaimana nanti sistem akan diimplementasikan. Pada kegiatan ini, requirements
akan ditulis dengan mengacu kepada sudut pandang dari developer. Oleh karena itu,
requirements-nya disebut sebagai system requirements.

Lebih lanjut, requirementsi sendiri terbagi menjadi dua (2) jenis, yaitu functional dan
nonfunctional rrequirements (Gambar 1).

•Relate directly to a process a system has to perform or

Functional information it needs to contain.
•They flow directly into the creation of functional, structural,
Requirements and behavioral models that represent the functionality of the
evolving system

•Refer to behavioral properties that the system must have,

Nonfunctional such as performance and usability.
•They are used primarily in design when decisions are made
Requirements about the database, user interface, the hardware and
software, and the system’s underlying physical architecture.

Gambar 1. Functional and Nonfunctional Requirements

ISYS6506 – Information Systems Analysis and Design

Functional requirement mengacu kepada proses yang harus mampu diakomodir oleh sistem,
atau informasi apa saja yang harus dikelola oleh sistem. Sementara itu, nonfunctional
requirements mengacu kepada karakteristik yang melekat atau harus dimiliki oleh sistem,
seperti karakteristik terkait dengan performance dan usability. Contoh dari functional dan
nonfunctional requirement dapat dilihat pada Gambar 2.

Gambar 2. Sample Requirements Definition (Dennis, 2015)

Apakah Anda sudah paham, kira-kira apa saja teknik yang bisa digunakan untuk mendukung
hal tersebut?

Nah, ada lima (5) teknik yang bisa digunakan untuk mencari-tahu kebutuhan dari para calon
pengguna sistem informasi tersebut, yaitu Interview, Joint Application Development (JAD),
Questionnaires, Document Analysis, Observation (Gambar 3).

ISYS6506 – Information Systems Analysis and Design

 •The most commonly used requirement-gathering techniques by asking
Interviews someone.

Joint Application •JAD is a structured process in which ten to twenty users meet together under
the direction of a facilitator skilled in JAD techniques.
Development (JAD)

Questionnaires •… is a set of written questions used to obtain information from individuals.

Document Analysis •Project teams often use document analysis to understand the as-is system.

•The act of watching processes being performed, is a powerful tool for

Observation gathering information about the as-is system because it enables the analyst to
see the reality of a situation.

Gambar 3. Tecniques for Gathering Requirements (Dennis, 2015)

Berikut adalah beberapa tips untuk melaksanakan teknik-teknik tersebut:

1. Untuk interviews¸ pastikan Anda sudah terlebih dahulu membuat daftar pertanyaan
yang hendak ditanyakan, sebelum kegiatan interviews berlangsung. Bentuk
pertanyaan yang diberikan bisa berupa terbuka atau tertutup, sesuai dengan
kebutuhan. Tetapi pastikan isi pertanyaan tersebut dapat merepresentasikan aspek-
aspek dari interviewee yang sekiranya akan dinilai (Gambar 4).

Select Interviewees

Design Interview Questions

Prepare for the Interview

Conduct the Interview

Post-Interview Follow-Up

Gambar 4. Conducting Interviews (Dennis, 2015)

ISYS6506 – Information Systems Analysis and Design

2. Untuk JAD, pastikan Anda sudah merumuskan poin-poin penting yang akan
didiskusikan beserta dengan flow jalannya diskusi dalam sebuah dokumen persiapan
sesi JAD. Lalu, pastikan kembali, bahwa fasilitator yang ditunjuk untuk memimpin
sesi diskusi ini telah membaca dokumen persiapan tersebut, agar harapannya sesi JAD
dapat berlangsung lancer (Gambar 5).

Post-JAD Follow-
Up
Conducting a JAD
Session
Preparing for a
JAD Session

Design a JAD
Session

Select
Participants

Gambar 5. Conducting JAD (Dennis, 2015)

3. Untuk questionnaires, apabila jumlah calon pengguna dari sistem informasi yang
akan dikembangkan sangat banyak, pertimbangkan untuk menentukan sampling
terkait kebutuhan jumlah responden minimal. Anda dapat mencari tahu perihal rumus
Slovin guna mengakomodir kebutuhan ini. Selain itu, pastikan kuesioner Anda juga
dilengkapi dengan bagian pembuka atau pengantar di awal, sehingga para responden
paham dengan latar belakang serta tujuan dari penyebaran kuesioner ini (Gambar 6).

Designing a Administering Questionnaire

Select Participants
Questionnaire Questionnaire Follow-Up

Gambar 6. Conducting Interview (Dennis, 2015)

ISYS6506 – Information Systems Analysis and Design

 Gambar 7. Conducting Document Analysis (Dennis, 2015)

4. Untuk document analysis, apabila Anda sedang mengecek sebuah form dan isinya,
pastikan Anda pelajari terlebih dahulu alur proses bisnis yang terkait dengan form
tersebut. Dengan melakukan hal demikian, Anda akan mendapatkan pemahaman
penuh perihal peran dari form tersebut dalam jalannya proses bisnis terkait. Selain itu,
jangan lupa juga untuk mempelajari contoh pengisian form yang benar (Gambar 7).

5. Untuk observation, ada baiknya apabila Anda melakukan observasi dengan tidak
mencolok, sehingga jalannya proses bisnis serta orang-orang yang terlibat di
dalamnya dapat berjalan secara normal seperti rutinitas yang terjadi sehari-hari. Lebih
lanjut, pada saat observasi, Anda juga dapat menggunakan teknik interview guna
mencari tahu lebih dalam terkait dengan jalannya proses bisnis.

ISYS6506 – Information Systems Analysis and Design

Pada Gambar 8, Anda juga bisa melihat kriteria-kriteria yang dapat dijadikan sebagai bahan
pertimbangan untuk memilih teknik di dalam requirements-gathering.

Gambar 8. Selecting the Appropriate Techniques (Dennis, 2015).

ISYS6506 – Information Systems Analysis and Design

 SIMPULAN

1. Perlu diketahui, bahwa setiap teknik memiliki kelebihan dan kekurangannya masing-
masing. Pertimbangkan dan diskusikan dengan tim, perihal kedalaman informasi yang
ingin digali, serta waktu dan biaya pelaksanaan yang tersedia.

ISYS6506 – Information Systems Analysis and Design

 DAFTAR PUSTAKA

1. ALAN DENNIS, BARBARA HALEY WIXOM, DAVID TEGARDEN. (2015).

SYSTEM ANALYSIS AND DESIGN: An Object-Oriented Approach with UML. 5th
Edition. Wiley. ISBN: 9781118804674.

ISYS6506 – Information Systems Analysis and Design