RANCANGAN SISTEM INFORMASI SERVICE DAN PENJUALAN

SUKUCADANG PADA AHASS 1469 SURYA ABADI TANGERANG

DENGAN METODOLOGI BERORIENTASI OBYEK
1
Andriansah dan Yudi Santoso
Sistem Informasi, Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Budi Luhur
Jl. Raya Ciledug, Petukangan Utara, Kebayoran Lama, Jakarta Selatan 12260
Telp. (021) 5853753, Fax. (021) 5866369
E-mail : andri_aiy@yahoo.com

ABSTRAK
AHASS 1469 Surya Abadi adalah sebuah bengkel sepeda motor resmi honda, dimana pada bengkel tersebut melakukan
perawatan berkala suatu sepeda motor dan juga penggantian sukucadang. Selain itu bengkel surya abadi juga melakukan penjualan
sukucadang. Masih menggunakan sistem manual, membuat proses bisnis pada surya abadi terkadang mengala mi masalah, baik
dalam pendataan sukucadang, transaksi, serta pembuatan laporan. Maka dengan itu penulis mencoba merancang sebuah sistem
informasi pada bengkel surya abadi.Tahapan – tahapan dalam pembuatan sistem informasi adalah pembuatan ERD (Entity-Relation
Diagram) ,ERD (Entity-Relation Diagram) dibuat berdasarkan dokumen yang berjalan setelah dianalisis. Setelah itu ditransformasi
ke LRS (Logical Record Structure), yang mana dari LRS (Logical Record Structure) tabel – tabel melalui proses normalisasi. Setelah
tabel dalam keadaan normal maka dibuatlah spesifikasi basis data, agar user mengetahui kapasitas data base yang akan dipakai
dalam sistem. Kemudian dibuatlah rancangan antar muka yaitu rancangan layar, rancangan layar adalah yang menghubungkan
antara user dengan sistem. Dari rancangan layar tersebut dibuatlah sequence diagram yang menceritakan alur dari sistem tersebut.
Setelah itu dibuatlah rancangan class diagram seperti entity, boundary, control class. Hasil dari analisa, penulis menyusun Tugas
Akhir dengan judul “RANCANGAN SISTEM INFORMASI SERVICE DAN PENJUALAN SUKUCADANG PADA AHASS 1469 SURYA
ABADI TANGERANG DENGAN METODOLOGI BERORIENTASI OBYEK”. Penulis berharap, hasil yang dicapai menghasilkan
suatu perancangan sistem informasi yang dapat membantu perusahaan dalam mengatasi permasalahan diatas.

Kata Kunci : Rancangan Sistem Informasi Service dan Penjualan, Metodologi Berorientasi Obyek.

1. PENDAHULUAN banyak pelanggan bengkel baik pelanggan lama

1.1 Latar Belakang
Informasi pada saat ini berkembang kearah efektifitas
dan efisiensi yang tujuannya adalah memberikan
kemudahan. Segala aspek baik pendidikan, hiburan
ataupun bisnis saat ini sangat memerlukan informasi
yang akurat, cepat dan tepat. Salah satunya adalah
bengkel, bengkel merupakan suata usaha bisnis yang
bergerak dibidang otomotif. Kebutuhan akan informasi
yang baik sangat dibutuhkan, seperti informasi
mengenai persediaan suku cadang, transaksi yang
terjadi hingga pembuatan laporan. Hal tersebut dapat
menjadi kendala dalam pengembangan usaha apabila
informasi tersebut tidak tertata dengan baik. Seperti
yang dialami oleh bengkel ahass surya abadi, dimana
pengolahan informasi masih dilakukan secara manual
baik suku cadang, transaksi ataupun pembuatan
laporan. Kesulitan dalam mendata persediaan suku
cadang yang akurat serta pembuatan laporan adalah
beberapa permasalahan yang terjadi. Oleh karena itu,
maka penulis merancang sistem penjualan suku cadang
dan servis pada bengkel ahass .
1.2 Masalah
Sistem Informasi pada bengkel ahass masih dilakukan
secara manual, dan beberapa kendala yang terjadi
adalah:
a. Data persediaan suku cadang yang tidak akurat
b. Perkiraan biaya penggantian suku cadang yang
kurang jelas.
c. Tidak terdatanya pelanggan yang melakukan
servis untuk dijadikan acuan berapa
maupun baru.
d. Pembuatan laporan yang kurang efektif, yang
cenderung berulang-ulang dalam pembuatannya.
e. Penyimpanan data yang tidak baik sehingga kerap
terjadinya kehilangan atau kesulitan dalam pencarian.
1.3 Tujuan Penelitian
Penelitian ini diharapkan dapat menjadi solusi dalam
menangani permasalahan yang terjadi di Bengkel
AHASS Surya Abadi sehingga dapat meningkatkan
pelayanan kepada konsumen, adapun tujuannya adalah:
a. Mampu memberikan informasi suku cadang yang
akurat.
b. Memberikan perkiraan biaya suku cadang yang
jelas.
c. Data pelanggan baik lama maupun baru tertata
dengan baik.
d. Pembuatan laporan yang cepat, tepat dan akurat
sehingga bisa membantu dalam pengambilan
keputusan.
e. Data yang tersimpan dengan baik dan rapi.
1.4 Batasan/Lingkup Penelitian
Agar tidak menyimpang dari permasalahan yang
penulis bahas, maka penulis membatasi ruang lingkup
pembahasan pada penjualan suku cadang dan servis
meliputi registrasi pelanggan, servis, pembayaran serta
pembuatan laporan.
2. LANDASAN TEORI
2.1 Konsep Dasar Sistem
Suatu sistem dapat didefinisikan sebagai suatu kesatuan
yang terdiri dari dua atau lebih komponen atau
subsistem yang berinteraksi untuk mencapai suatu
tujuan. Suatu sistem dapat terdiri dari sistem-sistem
bagian ( subsystems ). Masing-masing subsistem dapat
terdiri dari subsistem yang lebih kecil lagi atau terdiri
dari komponen-komponen. Dalam arti luas dapat
didefinisikan sebagai sekumpulan elemen-elemen yang
saling berhubungan dan bergantung untuk mencapai
sistem yang berdasarkan pendekatan prosedur. Menurut
Jogiyanto H.M (2003:3) “Sistem adalah sekumpulan
dari prosedur-prosedur yang mempunyai tujuan
tertentu”.
2.2 Konsep Dasar Informasi
Informasi merupakan bagian yang sangat penting dalam
suatu organisasi. Kualitas informasi yang didapat akan
berbanding lurus dengan kualitas keputusan yang
diambil oleh pihak manajemen dalam suatu organisasi.
Informasi sendiri didapat dari data-data yang
dikumpulkan. Al Fatta(2007:9) mengungkapkan: “Data
merupakan nilai, keadaan, atau sifat yang berdiri
sendiri lepas dari konteks apapun”. Sedangkan menurut
Davis dalam buku Al Fatta (2007:9) mengungkapkan:
“Informasi adalah data yang telah diolah menjadi
sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan
bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau
mendatang”. Data yang diolah belum cukup untuk
menjadi sebuah informasi. Untuk menjadi sebuah
informasi, maka data yang diolah harus memiliki
kualitas dan memberikan manfaat bagi pemakainya.
2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi
Sistem Informasi merupakan hal penunjang yang sangat
penting bagi semua tingkat manajemen di suatu
organisasi dalam pengambilan keputusan. Dan menurut
John W.Satzinger (2007:6) pada buku karangannya
mendefinisikan sistem informasi sebagai :
“ Sistem Informasi didefinisikan sebagai kumpulan dari
beberapa bagian yang saling berhubungan yang
mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan
meyediakan, sebagai hasil dari informasi yang
dibutuhkan untuk meyelesaikan bisnis“
Tujuan dari Sistem Informasi yaitu menyajikan
informasi guna pengambilan keputusan pada
perencanaan, pengorganisasian, pengendalian kegiatan
operasi subsistem suatu perusahaan, dan menyajikan
sinergi organisasi pada proses. Berdasarkan teori-teori
di atas, kita dapat menyimpulkan bahwa sistem
informasi merupakan kumpulan komponen-komponen,
bisa berupa manusia, perangkat lunak, perangkat keras,
jaringan komunikasi, dan sumber data yang saling
berhubungan yang mengumpulkan, memanipulasi, dan
menyampaikan data dan informasi dengan
menyediakan media feedback untuk menyampaikan
suatu tujuan.
2.4 Konsep Dasar Analisa Sistem
Analisa Sistem adalah sebuah istilah yang secara
kolektif mendeskripsikan fase-fase awal pengembangan
sistem. Analisa sistem juga dapat diartikan sebagai
pemisahan dua hal dalam bagian-bagian tertentu.
Bagian-bagian tersebut kemudian dipelajari dan
dievaluasi untuk mengetahui apakah terdapat cara-cara
yang lebih baik untuk memenuhi kebutuhan
manajemen. Definisi analisis juga dapat berarti, sebagai
bagaimana memahami dan menspesifikasi dengan
detail apa yang harus dilakukan oleh sistem. Jadi
analisis sistem adalah sistem apa yang harus dilakukan
sistem untuk memenuhi kebutuhan klien, bukanlah
bagaimana sistem tersebut dapat diimplementasikan.
Inti dari analisis adalah berusaha memandang secara
keseluruhan persoalan dalam konteks meneliti secara
sistematis dan kriteria untuk efektifitas sistem. Analisis
biasanya dimulai dengan meninjau kembali struktur
organisasi dan uraian kerja personil yang bersangkutan.
Disusul dengan formulir, catatan, prosedur, metode,
pemrosesan, dan laporan yang digunakan, termasuk
instruksi yang bersangkutan dari rincian prosedur yang
terperinci, sangat berharga bagi analisa sistem untuk
mencari fakta.
Adapun langkah-langkah dalam analisa sistem adalah
sebagai berikut :
a. Analisa Pendahuluan
Dalam analisis pendahuluan ini dilakukan
pengumpulan informasi untuk memperoleh gambaran
secara menyeluruh mengenai tempat yang akan kita
analisa. Untuk itu analisa sistem mengambil lembar
kerja untuk mengumpulkan informasi yang
diperlukan dalam analisa pendahuluan. Dari studi
pendahuluan ini dapat diperoleh hasil pemahaman
sistem secara awal, perkiraan biaya yang dibutuhkan,
dan waktu yang dibutuhkan untuk pengembangan
sistem tersebut.
b. Studi Kelayakan
Langkah berikutnya adalah mengadakan studi
kelayakan (feasibility study). Manfaat dari studi ini
adalah peningkatan pengambilan keputusan
manajemen, peningkatan kepuasan anggota, manfaat
dari segi ekonomis, dan lain sebagainnya.
c. Mengidentifikasi Permasalahan dan Kebutuhan
Pemakai
Mengidentifikasikan masalah dapat dilakukan dengan
mengidentifikasikan penyebab masalah yang
merupakan sumber dari permasalahan yang harus
diperbaiki. Pelaksanaan analisa sistem dirancang oleh
analisis sistem dalam suatu dokumen tertulis yang
disebut usulan pelaksanaan sistem. Maksud
dihasilkannya dokumen tertulis tersebut adalah untuk
mempertemukan pikiran pemakai informasi dengan
analisis sistem mengenai pekerjaan perkembangan
sistem yang akan dilaksanakan oleh analisis sistem
untuk memenuhi kebutuhan pemakai informasi.
d. Memahami Sistem Yang Ada
Setelah diketahui sumber dan tempat permasalahan,
langkah selanjutnya adalah memahami sistem yang ada
untuk mendapatkan data dan menganalisis
permasalahannya. Memahami sistem yang ada dapat
dilakukan dengan mengadakan penelitian untuk
mendapatkan data tentang sistem yang ada. Penelitian
dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai
berikut :
1) Menentukan jenis penelitiannya, apakah berupa
wawancara, observasi, survei atau pengambilan
sampel. Wawancara dilakukan untuk mendapatkan
data dan informasi dalam bentuk tanya jawab
kepada pimpinan atau karyawan yang ditunjuk
dan mengetahui tentang obyek penelitian.
Observasi dilakukan untuk melihat secara
langsung ke lokasi penelitian, survei atau
pengambilan sampel diperlukan bila memang
dibutuhkan data konkret tentang lokasi penelitian
yang diajukan.
2) Merencanakan jadwal penelitian
3) Membuat penugasan penelitian
4) Melakukan penelitian
5) Mengumpulkan hasil penelitian
e. Menganalisa Hasil Penelitian
Setelah penelitian dilakukan dan hasil penelitian
dikumpulkan, langkah selanjutnya adalah menganalisa
hasil penelitian tersebut. Menganalisa penelitian terdiri
dari menganalisis kelemahan sistem yang lama dan
menganalisis kebutuhan informasi pemakai.
Menganalisis kelemahan sistem yang lama
dimaksudkan untuk menemukan penyebab system lama
yang tidak berfungsi dengan baik. Menganalisa
kebutuhan informasi pemakai perlu dilakukan untuk
menghasilkan informasi yang relevan.
3. ANALISA SISTEM
3.1 Tinjauan Org anisasi
a. Sejarah Organisasi
Bengkel AHASS 1469 Surya Abadi berdiri pada
tanggal 15 Juli 1997 yang memegang lisensi resmi
AHASS dalam hal perbaikan dan penjualan suku
cadang. Bengkel Surya Abadi berlokasi di Jl.
Beringin Raya No. 147 Perumnas I Karawaci,
Tangerang. Bengkel Surya Abadi yang didirikan
oleh Bpk. Iwan Sularto ini bertujuan untuk
memberikan pelayanan dalam perwatan, perbaikan
dan penjualan suku cadang yang sesuai dengan
standar motor honda, sehingga dapat menjawab
kebutuhan para pengguna sepeda motor honda akan
suatu bengkel yang dipercaya kualitasnya. Pada
tahun 1997 memang belum begitu banyak bengkel
resmi sepeda motor honda, sehingga bisa dibilang
jika bengkel surya abadi adalah bengkel resmi
pertama sepeda motor honda di daerah perumnas
tangerang. Bengkel Surya Abadi buka dari senin
hingga minggu, dimulai jam 07.00 pagi hingga jam
15.00 sore dengan jumlah karyawan sebanyak 6
orang terdiri dari 5 orang mekanik dan 1 orang front
office.
b. Gambar struktur organisasi

2.5 Analisa dan Perancangan Berorientasi Obyek

Dalam tahap ini kegiatan-kegiatan yang dilakukan
dalam menganalisa sistem sebagai berikut :
a. Menganalisa sistem yang ada dan mempelajari apa
yang dikerjakan oleh sistem yang ada.
b. Menspesifikasikan sistem yaitu menspesifikasikan
masukan yang digunakan basis data yang ada,
proses yang dilakukan dan keluaran yang
dihasilkan. Gambar 1. Struktur Organisasi
Tujuan dari analisa berorientasi obyek yaitu untuk
menentukan kebutuhan pemakai secara akurat. Berikut (lihat Gambar 1) merupakan struktur organisasi
Pendekatan-pendekatan yang dipakai dalam analisa tempat yang diteliti, terdapat 4 jabatan didalamnya,
berorientasi obyek antara lain : antara lain : Pemilik Bengkel, front office, kepala
a. Pendekatan top down yaitu memecahkan masalah mekanik, dan mekanik.
kedalam bagian-bagian terkecil atau perlevel
sehingga mudah untuk diselesaikan.
b. Pendekatan modul yaitu membagi sistem ke dalam
modul-modul yang dapat beroperasi tanpa
ketergantungan.
c. Penggunaan alat-alat bantu dalam bentuk grafik dan
teks sehingga mudah untuk mengerti serta dikoreksi
apabila terjadi perubahan.
3.2 Uraian Prosedur adalah tugas -tugas utama dalam aplikasi domain
Prosedur kegiatan yang dilakukan oleh AHASS 1469 sistem file master, yaitu : front office dapat mengentry
Surya Abadi dalam sistem penjualan dan servis yaitu: data motor, data sukucadang, data jenis servis, data
a. Proses Penerimaan Sepeda Motor mekanik.
Pelanggan membawa sepeda motor ke bengkel dan akan
diterima oleh front office. Apabila pelanggan dengan b. File Transaksi
sepeda motor baru, maka pelanggan akan menyerahkan
buku kpb kepada front office dan front office
menanyakan keluhan yang dialami oleh pelanggan dan
mencatat keluhan tersebut sebagai informasi yang akan
digunakan oleh mekanik dalam melakukan perbaikan
atau penggantian suku cadang sepeda motor. Apabila
pelanggan adalah pelanggan dengan sepeda motor lama
atau diluar dari masa garansi servis maka front office
langsung menanyakan dan mencatat keluhan sebagai
informasi yang digunakan oleh mekanik dalam
melakukan perbaikan atau penggantian suku cadang
sepeda motor.
b. Proses Pembayaran Transaksi Gambar 3. Use Case File Transaksi
Setelah mekanik melakukan perbaikan atau penggantian
suku cadang, front office akan melakukan perhitungan
akan pekerjaan yang telah dilakukan oleh mekanik.
Selanjutnya front office akan memberitahukan kepada Sistem yang akan dikembangkan harus dapat
pelanggan jumlah yang harus dibayarkan, setelah mendukung tugas-tugas dan tanggung jawab yang
pelanggan melakukan pembayaran maka akan diberikan ditangani oleh Front Office. Berikut (lihat Gambar 3)
tanda bukti pembayaran oleh front office. adalah tugas-tugas utama dalam aplikasi domain sistem
c. Proses Pembuatan Laporan file transaksi, yaitu : Front Office dapat mengentry
Front office akan membuat laporan harian, laporan yang servis dan keluhan, cetak pembayaran, dan entry nota.
dibuat akan diserahkan kepada pemilik bengkel.
c. Laporan Staff Admin
3.3 Use Case Diagram Usulan

a. File Master

Gambar 4. Use Case Laporan

Sistem yang akan dikembangkan harus dapat

Gambar 2. Use Case File Master
Sistem yang akan dikembangkan harus dapat
mendukung tugas-tugas dan tanggung jawab yang
ditangani oleh Front Office. Berikut (lihat Gambar 2)
mendukung tugas-tugas dan tanggung jawab yang
ditangani oleh Front office. Berikut (lihat Gambar 4)
adalah tugas-tugas utama dalam aplikasi domain sistem
proses pembuatan laporan, yaitu : Front office dapat
mencetak laporan servis keluhan, cetak laporan
pembayaran, cetak laporan penjualan sukucadang.
4. RANCANGAN SISTEM
Aplikasi yang dibuat membutuhkan sebuah database
4.1 Rancangan Basis Data untuk menyimpan seluruh data. Untuk itu database
dirancang seperti yang ada di LRS (lihat Gambar 6).
a. Entity Relationship Diagram (ERD) Ada 10 tabel yang dibutuhkan aplikasi ini, antara lain :
ERD adalah sebuah alat yang menunjukan hubungan Tabel motor, mekanik, sukucadang, servis,
antara entitas dalam suatu sistem. Berikut adalah serviskeluhan, detail_servis, detail_sukucadang,
penggambaran ERD : detail_nota, nota , dan pembayaran.

4.2 Struktur Tampilan

Gambar 7. Struktur Tampilan

Gambar tersebut menjelaskan tentang struktur tampilan

Gambar 5. ERD yang ada didalam aplikasi yang dibuat, berfungsi untuk
mempermudah user untuk melihat menu yang ada
Sistem yang akan dikembangkan harus dapat didalam aplikasi. Terdapat File Master (sukucadang,
mendukung sebuah aplikasi yang akan dibuat. Untuk servis, motor, mekanik), transaksi(servis keluhan,
mempermudah perancangan aplikasi yang akan dibuat pembayaran, penjualan sukucadang), dan
(lihat Gambar 5) adalah ERD yang dibuat berdasarkan laporan(laporan servis keluhan, laporan pembayaran,
atas dokumen berjalan di bengkel surya abadi dan laporan penjualan sukucadang).
usulan tambahan agar mempermudah membuat suatu
tabel di LRS. 4.3 Rancangan Layar
b. Transformasi Diagram ER ke Logical Record
Structure
Transformasi ERD ke LRS adalah sebuah model sistem
yang digambarkan dengan sebuah diagram-ER akan
mengikuti pola atau aturan pemodelan tertentu.
c. Logical Record Structure (LRS)
Setelah di transformasikan ERD ke LRS, maka bentuk
Logical Record Structure (LRS) yang sudah terbentuk
seperti pada gambar dibawah ini :

Gambar 8. Rancangan Layar Menu Utama

Berikut (lihat Gambar 8) Rancangan Layar Menu

Utama. Ada 4 Menu yang ada di aplikasi tersebut, yaitu
: Menu Master, Menu Transaksi, Menu Cetak Laporan
dan Menu Keluar.

Gambar 6. LRS

Gambar 9. Rancangan Layar Entry Data Motor
Berikut (lihat Gambar 9) merupakan sub tampilan dari
menu master yaitu Entry data Motor yang digunakan
pada saat ada pelanggan baru yang belum terdaftar.
User diharuskan mengentry data-data motor yang ada di
rancangan tersebut, setelah itu data dapat disimpan,
diubah, dihapus, dibatalkan atau pun mencari dan keluar
sesuai dengan kebutuhannya.
Gambar 10. Rancangan Layar Cetak Pembayaran
Berikut (lihat Gambar 10) merupakan salah satu sub
tampilan dari menu transaksi yaitu Cetak Pembayaran
yang digunakan pada saat motor selesai di servis dan
pelanggan melakukan pembayaran. User akan mengklik
tombol cetak, dan tanda pembayaran akan tampil serta
tombol keluar apabila ingin menutup form.
Gambar 11. Rancangan Layar Laporan Pembayaran
Berikut (lihat Gambar 11) merupakan salah satu sub
tampilan dari menu laporan yaitu Cetak Laporan
Pembayaran yang digunakan pada saat pemilik ingin
mengetahui laporan pendapatan biaya servis. User
hanya dapat menentukan periode tanggal, melihat data
laporan sebelum dicetak dan keluar.
5. PENUTUP
5.1 Kesimpulan
Setelah mempelajari permasalahan yang dihadapi
dan solusi yang ditawarkan, maka dapat ditarik
beberapa kesimpulan yang dapat dirinci sebagai
berikut:
a. Sistem penjualan sukucadang dan servis pada
AHASS 1469 Surya Abadi yang
terkomputerisasi lebih mempermudah dan
memperlancar proses transaksi.
b. Dengan proses komputerisasi mempercepat
pengolahan data dan pembuatan laporan serta
informasi yang dihasilkan lebih akurat, cepat,
lengkap, dan dapat meminimalisir kesalahan.
c. Kerangkapan data dikarenakan menumpuknya
dokumen dapat diminimalisasi, sehingga
informasi yang dibutuhkan dapat segera
terpenuhi dengan lengkap dan akurat.
d. Efektifitas dan efisiensi dalam proses
administrasi penjualan sukucadang dan servis
dapat tercapai.
e. Kehilangan data bisa dikurangi karena data
tersimpan dengan baik dikomputer.
DAFTAR PUSTAKA
[1] Al Fatta, Hanif. Analisis dan Perancangan Sistem
Informasi. Yogyakarta : ANDI, 2007
[2] Jhon W.Satzinger., Robert B.Jackson., Stephen
D.Burd. System Analys and Design in a Changing
Word, fourth edition. New York : Thomson Course
Technology, 2007.
[3] Jogiyanto. Sistem Teknologi Informasi . Yogyakarta
: Penerbit Andi, 2003.
[4] Nafarin, M. Penganggaran Perusahaan. Jakarta :
Salemba Empat, 2007.
[5] Munawar. Pemodelan Visual Dengan UML.
Yogyakarta : Graha Ilmu, 2005
[6] Yuswanto. Pemrograman Dasar Visual Basic.Net
2005. Surabaya : Cerdas Pustaka,2008.