AREK

KANREG II BKN SURABAYA

PETUNJUK
PENGGUNAAN
MODUL
PELAYANAN

1|Page
Modul Aplikasi admin ini bisa diakses pada browser di alamat
192.168.202.13:8080/arek/apps. Setelah itu akan tampil halaman login.

Setelah masuk kedalam halaman login, maka user akan masuk ke halaman
dashboard. Pada Aplikasi menu yang muncul berdasarkan kewenangan pada hak
akses yang diberikan oleh admin.

2|Page
 Setiap instansi yang terdaftar akan memiliki beberapa kewenangan
yakni :

1. Agenda Berkas : untuk membuat agenda pelayanan

kepegawaian
2. Rekap Berkas : Inbox Pelayanan Kepegawaian
3. File Scan : Upload dan Manajemen File Scan
4. Berkas BTL : Untuk memonitor berkas BTL
5. Tracking Berkas : Memonitor Berkas secara umum
6. Tambah User : Untuk penambahan user instansi

a. Agenda Berkas

Instansi membuat agenda pelayanan kepegawaian sesuai dengan

pelayanan yang di tuju.

1. Nomor Surat di isi nomor surat pengantar

2. Perihal berisi jenis pelayanan Kepegawaian yang di tuju.
3. Tanggal Usul adalah tanggal usulan pada surat pengantar. Sebagai
catatan, tanggal yang digunakan acuan untuk mailtracking adalah
tanggal otomatis pada sistem server.

Lalu klik VERIFIKASI , setelah itu akan muncul halaman verifikasi. Halaman ini
digunakan untuk pengecekan ulang terhadap agenda yang kita buat.
PROSE BATAL
Setelah yakin maka klik S , klik apabila ingin mengedit agenda.

3|Page
 b. File Scan

Prosedur ini berisi tentang manajemen file mulai dari upload, listing file
dan delete file. Format yang di dukung adalah jenis format pdf.

Untuk Upload file scan pendukung cukup drag and drop file ke dalam
kolom upload

File akan masuk kedalam storage file di server BKN Kantor Regional II.

4|Page
 Setelah itu dalam file scan akan masuk dalam listing file scan. Disini di
sediakan menu untuk PROSE
S atau DELETE FILE . Dalam listing file scan akan di
lakukan deteksi terhadap nama file yang terhubung dengan database PNS
pada daerah. Oleh karena itu apabila format penamaan file sudah benar
maka NIP pada penamaan file akan terdeteksi pada sistem dan Nama akan
otomatis muncul. Apabila pada kolom nama tidak muncul nama, bisa jadi
penamaan file salah atau NIP tidak terdaftar pada database.

Penamaan File menggunkan format

NAMASK_NIP.pdf contoh SK_CPNS_196006182006041010.

Besar Maksimal File yang dijinkan di upload adalah 3 MB.

Berikut adalah daftar lengkap format penamaan file scan berdasarkan

jenis pelayanan kepegawaian.

5|Page
 Kenaikan Pangkat
Kenaikan Pangkat Contoh KET

Scanning Tub
No Format File Reg Struk
Berkas JFT PI el/
uler tural
Ibel

1 SK CPNS* SK_CPNS_NIP SK_CPNS_198306132015031001

2 SK PNS* SK_PNS_NIP SK_PNS_198306132015031001

SK Kenaikan
Golru dalam
3 Pangkat SK_KP_GOLRU_NIP v v v v v SK_KP_31_198306132015031001
angka
Terakhir
SKP 2 tahun
4 SKP_TAHUN_NIP v v v v v SKP_2016_198306132015031001
terakhir

5 PAK PAK_TAHUN_NIP v PAK_2016_198306132015031001

SK Jabatan
Fungsional/
struktural,
SK Jabatan
SK_JABATAN_198306132015031 Pelantikan
6 Fungsional / SK_JABATAN_NIP v v
001 dan SMPT
Sturktural
dijadikan
satu paket
(file)
Ijazah IJAZAH_SMA/S1/S2_ IJAZAH_S1_19830613201503100
7 v v v v v
terakhir NIP 1
Transkrip TRANSKRIP_SMA/S1/ TRANSKRIP_S1_19830613201503
8 v v v v v
nilai S2_NIP 1001
Daftar
9 Riwayat DRJ_NIP v DRJ_198306132015031001
Jabatan
Reguler : IId
ke IIIa
10 STILUD* STILUD_NIP v v v v STILUD_198306132015031001
Struktural :
IIId ke IVa
URAIAN_TUGAS_1983061320150
11 Uraian tugas URAIAN_TUGAS_NIP v v
31001
Tugas TUBEL_2009_1983061320150100
12 TUBEL_TAHUN_NIP v
Belajar* 1

13 Ijin Belajar* IBEL_TAHUN_NIP v IBEL_2008_19830613201501001

Surat
14 Keterangan SUKET_NIP v SUKET_19830613201501001
*
Diklat PIM
15 SK_PIM_NIP v SK_PIM_198306132015031001
III*
Sertifikat
16 SERDIK_NIP v SERDIK_198306132015031001
Pendidik*

Nota Usul
17 Kenaikan NUKP_NIP v v v v
Pangkat

6|Page
 PENSIUN

No Scanning Berkas Format File Contoh Keterangan

1 DPCP DPCP_NIP DPCP_198306132015031001

2 SK CPNS SK_CPNS_NIP SK_CPNS_198306132015031001

3 SK PNS SK_PNS_NIP SK_PNS_198306132015031001

4 SK Kenaikan Pangkat Terakhir SK_KP_GOLRU_NIP SK_KP_31_198306132015031001

5 Akta nikah / cerai AKTA_NIKAH/CERAI_NIP AKTA_NIKAH_198306132015031001

6 Akta kelahiran anak AKTA_ANAK_NIP AKTA_ANAK_198306132015031001

8 Penilaian prestasi kerja PPK_TAHUN_NIP PPK_2016_198306132015031001

Surat pernyataan tidak pernah

9 HD_NIP HD_198306132015031001
dijatuhi Huk. Displin selama 1 tahun

Surat keterangan kematian dari

10 suami/istri yang dibuat oleh AKTA_KEMATIAN_NIP AKTA_KEMATIAN_198306132015031001
kelurahan/desa/kecamatan

11 SK PMK SK_PMK_NIP SK_PMK_198306132015031001

12 Kartu Keluarga KK_NIP KK_19830613201501001

13 Kenaikan Gaji Berkala KGB_NIP KGB_19830613201501001

c. Rekap Berkas

Rekap Berkas adalah inbox agenda instansi yang belum dikirim ke team
teknis BKN Regional.

Pada prosedur ini Instansi akan mengupload listing / nominatif PNS yang
akan diajukan dalam proses pelayanan kepegawaian.
INPUT DATA
Klik maka akan tampil halaman detail agenda.

7|Page
 Tombol << KEMBALI untuk daftar rekap. Tombol FIX KIRIM
BERKAS untuk mengirim
data pelayanan ke inbox teknis BKN Regional II.

Pilih Choose File untuk memilih file excel yang berisi listing nominatif PNS
yang akan diajukan ke pelayanan kepegawaian.

Untuk Format File excel menggunakan tipe file .xls atau .xlsx , sedangkan
isi dari file excel adalah Kolom pertama berisi Nomor, Kolom kedua berisi
NIP dan kolom tiga berisi nama (*optional). Untuk NIP Penulisan angkanya
boleh disertai spasi atau di berikan tanda petik di depan

Contoh 19581022 197907 2 0001 atau ‘1958102219790720001

Apabila sudah dipilih file excelnya lalu tekan UPLOAD . File akan masuk ke
dalam database. Sistem akan membaca NIP yang di upload di excel dan
membandingkan dengan database PNS. Apabila ada perbedaan instansi,
NIP tidak ditemukan maka sistem akan memberikan keterangan dalam
listing nominatif.

8|Page
 Apabila ada NIP yang tidak sesuai bisa di hapus dan upload ulang listing
excel. Setelah semua list sudah masuk dan file scan sudah terupload maka
klik dan akan tampil cetak list nominatif PNS dengan
kelengkapan dokumen scan yang sudah terupload.

9|Page
 Verifikasi ini dilakukan oleh bidang teknis bidang pelayanan Kantor Regional
II BKN Surabaya. Pada prosedur ini, verifikator akan

Listing
Klik Berkas maka akan muncul Listing Nominatif dari berkas pelayanan

Setiap listing akan memuat nama verifikator dan status berkas pelayanan.
Rekon Berkas
Apabila ingin melakukan rekon berkas klik , maka akan tampil
halaman verifikasi.

10 | P a g e
 Tampilan verifikasi dibagi menjadi dua yakni sisi kiri DPCP/NUKP sedangkan
sebelah kanan berisi berkas pendukung lainnya. Sebelah kanan terdapat
tombol – tombol jenis SK yang ada di storage. Warna biru berarti file
tersedia, sedangkan warna merah berarti file tidak tersedia.

Setiap berkas akan di validasi berdasarkan kesesuaian berkas dan data yang
ada. Setelah itu verifikator akan memberikan status apakah pengajuan itu
ACC, TMS atau BTL. Dan apabila perlu verifikator juga memberikan catatan
terhadap hasil verifikasi berkas tersebut. Apabila hanya ingin mengecek
tanpa merubah status verifikasi maka verifikator hanya perlu memilih
tombol cek saja.

11 | P a g e
 Simpan Verifikasi Berkas
Setelah itu klik , dan akan menuju ke halaman verifikasi
kembali. Nama verifikator dan Status akan tersimpan dalam database dan
nantinya ini bisa digunakan untuk tracking status pelayanan terhadap PNS
tersebut.

12 | P a g e