Kantor Regional IV BKN

Bidang Informasi Kepegawaian.

Buku Petunjuk
EWAKO V.2020.02

Electronic Webservice Application of KPO and PPO

PENDAHULUAN.
Aplikasi Ewako adalah aplikasi berbasis web yang dibuat dan digunakan sebagai pengganti berkas fisik
usul mutasi kepegawaian pada Kanreg IV BKN.
Aplikasi Ewako v.2020.02 dapat diakses melalui alamat https://apps-makassar.bkn.go.id setelah itu akan tampil
halaman awal aplikasi

Setelah masuk kedalam halaman login, maka user akan diminta untuk memasukkan user dan
password yang telah diberikan.

Masukkan user dan password lalu tekan tombol masuk

Maka akan masuk ke halaman dashboard. Pada Aplikasi menu yang muncul berdasarkan kewenangan
pada hak akses yang diberikan oleh admin.

Di halaman dashboard setiap user akan dapat melihat statistik data masing-masing instansi. Statistik
di halaman dashboard meliputi persentase jumlah pegawai berdasarkan jenis kelamin dan jumlah
pegawai berdasarkan golongan.

1|Pa g e - E W A K -INKA.KRIV
PROSES PENGUSULAN MUTASI KEPEGAWAIAN

1. Menu di Instansi

Setiap instansi yang terdaftar akan memiliki beberapa

kewenangan yakni :

1. Agenda Berkas : untuk membuat agenda

pelayanan kepegawaian
2. Rekap Berkas : Inbox Pelayanan Kepegawaian
3. File Scan : Upload dan Manajemen File Scan
4. Berkas BTL : Untuk memonitor berkas BTL
Tracking Berkas : Memonitor Berkas secara umum

2. Agenda Berkas

Instansi membuat agenda pelayanan kepegawaian sesuai dengan pelayanan.

1. Nomor Surat di isi nomor surat pengantar sesuai dengan nomor usul yang dibuat di SAPK
2. Perihal berisi jenis pelayanan Kepegawaian yang dituju.
3. Tanggal Usul adalah tanggal usulan pada surat pengantar. Sebagai catatan, tanggal yang
digunakan acuan untuk mailtracking adalah tanggal otomatis pada sistem server.

2|Pa g e - E W A K -INKA.KRIV
 4. Klik VERIFIKASI , setelah itu akan muncul halaman verifikasi. Halaman ini digunakan
untuk pengecekan ulang terhadap agenda yang kita buat. Setelah yakin maka klik PROSES
dan Klik BATAL apabila ingin mengedit agenda.

3. Data file Scan dan Upload File Scan

Prosedur ini berisi tentang manajemen file mulai dari upload, listing file dan delete file.
Format yang di dukung adalah jenis format pdf

Untuk Upload file scan pendukung cukup drag and drop file ke dalam kolom upload, maka
file akan otomatis ter-upload

Hasil upload file scan dapat dilihat pada menu data file scan.

Lakukan deteksi terhadap nama file yang terhubung dengan database PNS pada daerah. Oleh
karena itu apabila format penamaan file sudah benar maka NIP pada penamaan file akan
terdeteksi pada sistem dan Nama akan otomatis muncul. Apabila pada kolom nama tidak
muncul nama, bisa jadi penamaan file salah atau NIP tidak terdaftar pada database.

3|Pa g e - E W A K -INKA.KRIV
 Penamaan File menggunkan format, misalnya : NAMASK_NIP.pdf contoh
SK_CPNS_196006182006041010. Besar Maksimal File yang dijinkan di upload adalah 3 MB.

Berikut adalah daftar lengkap format penamaan file scan berdasarkan jenis pelayanan
kepegawaian.

Syarat Penamaan File untuk proses Usulan Kenaikan Pangkat

Kenaikan Pangkat

Strukt Tubel
NO Scanning Format File Reg JFT PI ural /ibel Contoh KET

SK_CPNS_198306132015031
1 SK CPNS* SK_CPNS_NIP 001
SK_PNS_1983061320150310
2 SK PNS* SK_PNS_NIP 01
Golru
SK dalam
Kenaikan angka
Pangkat SK_KP_31_19830613201503
3 Terakhir SK_KP_GOLRU_NIP v v v v V 1001

SKP 2 tahun
terakhir SKP_2016_198306132015031
4 SKP_TAHUN_NIP V v v v V 001
PAK_2016_19830613201503
5 PAK PAK_TAHUN_NIP v 1001
SK Jabatan
Fungsional
/
struktural,
Pelantikan
SK Jabatan dan SMPT
Fungsional dijadikan
/ SK_JABATAN_19830613201 satu paket
6 Sturktural SK_JABATAN_NIP v v 5031001 fIle

4|Pa g e - E W A K -INKA.KRIV
 IJAZAH_S1_1983061320150
Ijazah IJAZAH_SMA/S1/S 3100
7 terakhir 2_NIP v v v v V 1
TRANSKRIP_SMA/S TRANSKRIP_S1_1983061320
Transkrip 1/ 1503
8 nilai S2_NIP v v v v V 1001

Daftar
Riwayat
9 Jabatan DRJ_NIP v DRJ_198306132015031001
Reguler :
IId
ke IIIa
STILUD_1983061320150310 Struktural :
10 STILUD* STILUD_NIP v v v V 01 IIId ke IVa
URAIAN_TUGAS_198306132
Uraian URAIAN_TUGAS_N 0150
11 tugas IP v V 31001
Ijin IBEL_2008_1983061320150
13 Belajar* IBEL_TAHUN_NIP v 1001
Surat
Keterangan
14 * SUKET_NIP v SUKET_19830613201501001

Diklat PIM SK_PIM_1983061320150310

15 III* SK_PIM_NIP v 01

Sertifikat SERDIK_1983061320150310
16 Pendidik* SERDIK_NIP v 01
Nota Usul
Kenaikan
17 Pangkat NUKP_NIP v v v V

5|Pa g e - E W A K -INKA.KRIV
 Syarat Penamaan file untuk proses pensiun

No Scanning Berkas Format File Contoh Keterangan

1 DPCP DPCP_NIP DPCP_198306132015031001

SK_CPNS_1983061320150310
2 SK CPNS SK_CPNS_NIP 01

SK_PNS_19830613201503100
3 SK PNS SK_PNS_NIP 1

SK Kenaikan Pangkat SK_KP_GOLRU_NI SK_KP_31_198306132015031

4 Terakhir P 001

AKTA_NIKAH/CER AKTA_NIKAH_1983061320150
5 Akta nikah / cerai AI_NIP 31001

AKTA_ANAK_1983061320150
6 Akta kelahiran anak AKTA_ANAK_NIP 31001

PPK_2016_198306132015031
8 Penilaian prestasi kerja PPK_TAHUN_NIP 001

Surat pernyataan tidak

pernah
9 dijatuhi Huk. Displin HD_NIP HD_198306132015031001
selama 1 tahun

Surat keterangan kematian

dari
suami/istri yang dibuat AKTA_KEMATIAN_ AKTA_KEMATIAN_198306132
10 oleh NIP 015031001
kelurahan/desa/kecamata
n

SK_PMK_19830613201503100
11 SK PMK SK_PMK_NIP 1

12 Kartu Keluarga KK_NIP KK_19830613201501001

13 Kenaikan Gaji Berkala KGB_NIP KGB_19830613201501001

6|Pa g e - E W A K -INKA.KRIV
 4. Rekap Berkas

Pada prosedur ini Instansi akan mengupload listing / nominatif PNS yang akan
diajukan dalam proses pelayanan kepegawaian.
Tekan tombol maka akan tampil halaman detail agenda
Input Data

Tombol <<Kembali Untuk kembali ke daftar rekap, Tombol FIX KIRIM BERKAS
untuk mengirimkan data ke inbox pelayanan Kanreg IV BKN Makassar.

Pilih Upload untuk memilih file excel yang berisi listing nominatif ASN yang akan
diajukan ke pelayanan kepegawaian.

Untuk Format File excel menggunakan tipe file .xls atau .xlsx , sedangkan isi dari file excel
adalah Kolom pertama berisi Nomor, Kolom kedua berisi NIP dan kolom tiga berisi nama
(*optional). Untuk NIP Penulisan angkanya boleh disertai spasi atau di berikan tanda petik di
depan

7|Pa g e - E W A K -INKA.KRIV
 Upload
Apabila sudah dipilih file excelnya lalu tekan File akan masuk ke dalam
database. Sistem akan membaca NIP yang di upload di excel dan membandingkan dengan
database PNS. Apabila ada perbedaan instansi, NIP tidak ditemukan maka sistem akan
memberikan keterangan dalam listing nominatif.

Lakukan pengecekan NIP yang muncul notifikasi berbeda tersebut. Apabila ada NIP yang
tidak sesuai bisa di hapus dan upload ulang listing excel.
Setelah semua list sudah masuk dan file scan sudah terupload maka
klik dan akan tampil cetak list nominatif PNS dengan kelengkapan
dokumen scan yang sudah terupload.

Setelah semua berkas dan data terupload silahkan klik FIX KIRIM BERKAS

Maka berkas secara otomatis akan masuk ke pelayanan Kantor Regional IV BKN

8|Pa g e - E W A K -INKA.KRIV
 5. Tracking Berkas
Menu Tracking Berkas digunakan untuk melakukan pengecekan sejauh mana proses
telah diproses

Klik tombol List untuk melihat detail posisi inbox proses kepegawaian yang
di usulkan, dan petugas yang memproses

6. Batal Berkas Mutasi dan Batal Berkas Pensiun

Menu tersebut digunakan untuk melakukan pengecekan apabila ada berkas tidak
lengkap.

9|Pa g e - E W A K -INKA.KRIV