OLEH :
1) Pengertian perencanaan
Suarli dan Bahtiar (2009) menyatakan bahwa perencanaan adalah
suatu keputusan dimasa yang akan datang tentang apa, siapa, kapan, dimana,
berapa, dan bagaimana yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan tertentu
yang dapat ditinjau dari proses, fungsi dan keputusan.
Perencanaan merupakan langkah awal sebelum kegiatan dilaksanakan
yang meliputi kegiatan merumuskan tujuan puskesmas sampai dengan
menetapkan alternatif kegiatan. Tanpa ada perencanaan puskesmas, tidak akan
ada kejelasan kegiatan yang akan dilaksanakan oleh staf untuk mencapai
tujuan puskesmas. (Alamsyah, 2011).
1
Aspek utama dalam manajemen adalah pengaturan dan penggerakan
karyawan melalui proses kepemimpinan (Gitosudarmo, 2001). Untuk dapat
melakukan pengaturan yang baik maka perlu perencanaan, pembagian tugas
dan koordinasi tugas-tugas, oleh karena itu perencanaan merupakan aspek
utama dan pertama kali harus dilakukan oleh seorang manajer atau pimpinan
organisasi.
Hasil dari perencanaan adalah sebuah rencana/rencana kerja yang
harus berisi alternatif terbaik untuk mencapai tujuan. Rencana kerja yang baik
mengarahkan pencapaian tujuan yang efektif danefisien, sehingga faktor
faktor produksi (resources) yang adadigunakan sebaik-baiknya. Perencanaan
adalah upayamanusia secara sadar memilih alternatif masa depan yang
dikehendaki dankemudian mengarahkan sumberdaya untuk mewujudkan
tujuan (GitoSudarmo, Planning Evaluating Controlling Organizing Actuating
Function Of Management. Manajemen Kepemimpinan dalam Praktek
Keperawatan 2001).
Perencanaan adalah proses pengambilan keputusan manajerial yang
mencakup penelitian lingkungan, penggambaran sistem organisasi secara
keseluruhan memperjelas visi, misi dan filosofi organisasi, memperkirakan
sumber daya organisasi, mengidentifikasi dan memilih langkah-langkah
tindakan, memperkirakan efektifitas tindakan dan menyiapkan karyawan
untuk melaksanakannya (Gilles, 1994)
Perencanaan (planning), merupakan fungsi dasar dari manajemen dan
semua fungsi dalam manajemen tergantung dari fungsi perencanaan.
Maksudnya fungsi-fungsi yang lain dari manajemen tidak akan berjalan secara
efektif tanpa adanya perencanaan yang baik. Hal ini sesuai dengan definisi
perencanaan dari Swansburg dan Swansburg (1999), bahwa perencanaan
adalah proses berkelanjutan yang diawali dengan menetapkan tujuan, dan
kemudian melaksanakannya sesuai dengan proses, memberikan umpan balik
dan melakukan modifikasi rencana jika diperlukan. Lebih lanjut Swansburg
dan Swansburg (1999) menjelaskan bahwa perencanaan merupakan proses
berfikir atau proses mental dalam membuat keputusan dan peramalan yang
2
berorientasi pada masa yang akan datang.
2) JENIS PERENCANAAN
Perencanaan dalam manajemen keperawatan berdasarkan jangka
waktunya dibagi menjadi 3 jenis, yaitu perencanaan jangka pendek, jangka
menengah dan jangka panjang Perencanaan jangka pendek atau yang disebut
sebagai perencanaan operasional adalah perencanaan yang dibuat untuk
kegiatan dengan kurun waktu satu jam sampai dengan satu tahun.
Perencanaan jangka menengah adalah perencanaan yang dibuat untuk
kegiatan dengan kurun waktu antara satu tahun sampai lima tahun (Marquis &
Huston, 1998), sedangkan perencanaan jangka panjang atau sering disebut
perencanaan strategis adalah perencanaan yang dibuat untuk kegiatan
tigasampai 20 tahun (Swanburg, 1999).
Dalam perencanaan di ruang perawatan biasanya yang digunakan
adalah perencanaan jangka pendek yaitu rencana harian, bulanan dan rencana
tahunan. Marilah kita perhatikan satu per satu jenis perencanaan tersebut
seperti dalam uraian berikut ini: Rencana Harian adalah rencana yang berisi
kegiatan masing-masing perawat yang dibuat setiap hari sesuai perannya.
Rencanadibuat oleh kepala ruang, ketua tim/perawat primer dan perawat
pelaksana. Rencana Bulanan adalah rencana yang berisi kegiatan dalam satu
bulan. Rencana ini harus disinkronkan dengan rencana harian. Rencana ini
biasanya dibuat oleh kepala ruang dan ketua tim/perawat primer. Rencana
Tahunan adalah rencana yang dibuat setiap tahun sekali, yang dibuat
berdasarkan hasil evaluasi kegiatan tahun sebelumnya, rencana ini biasanya
dibuat oleh kepala ruang.
Menurut waktu pembuatan perencanaan dapat diklasifikasikan dalam:
1) Perencanaan reaktif yaitu perencanaan yang disusun ketika adanya masalah
aktual yang dihadapi saat ini. 2). Perencanaan proaktif yaitu perencanaan yang
disusun sebelum masalah timbul, antisipasi terhadap perubahan kebutuhan
dan meningkatkan kemampuan organisasi, sedangkan menurut proses
penyusunan perencanaan diklasifikasikan menjadi: Pendekatan Perkembangan
3
yang menguntungkan (Profitabel Growth Approach) dan pendekatan analisis
SWOT (Strength, Weakness, Opportunity dan Treat).
Manajer keperawatan bertugas untuk merencanakan, mengorganisir,
mengarahkan dan mengevaluasi sarana dan prasarana yang tersedia untuk
memberikan asuhan keperawatan kepada pasien. Perencanaan kebutuhan
tenaga/sumber daya manusia keperawatan dapat dihitung dari jumlah kasus
yang dirawat dengan menggunakan rumus atau formula yang ada sesuai
ketentuan
3) Hierarki Perencanaan
Terdapat banyak tipe perencanan dan sebagian besar organisasi
membuat rencana dalam bentuk hierarki. Dalam bentuk ini, rencana teratas
mempengaruhi semua rencana di bawahnya. Seperti digambarkan dalam
piramida hierarki (Gambar 2.1), hierarki melebar pada tingkatan lebih bawah
yang menggambarkan banyaknya jumlah komponen perencanaan. Selain itu,
komponen perencanaan pada hierarki teratas lebih umum dibandingkan
dibawahnya yang lebih spesifik.
Misi
4
Gambar Hierarki Perencanaan (Marquis, Bessie L & Carol . Huston.
Kepemimpinan dan Manajemen Keperawatan Edisi 4. Hal 63)
4) Tujuan perencanaan
Douglas menyusun hal berikut sebagai alasan untuk perencanaan:
a) Hal tersebut menimbulkan keberhasilan dalam mencapai sasaran dan tujuan
b) Hal tersebut bermakna pada pekerjaan
c) Hal tersebut memberikan penggunaan efektif dari personal dan fasilitas
yang tersedia
d) Hal tersebut membantu dalam koping dengan situasi krisis
e) Hal tersebut efektif dalam hal biaya
f) Hal tersebut berdasarkan berdasarkan masa lalu dan akan datang, sehingga
membantu menurunkan elemen perubahan
g) Hal tersebut dapat digunakan untuk menemukan kebutuhan untuk berubah.
h) Hal tersebut diperlukan untuk kontrol efektif. (Swanburg, 2000).
5) Manfaat perencanaan
Manfaat perencanaan Adapun manfaat perencanaan antara lain:
a) Membantu proses manajemen dalam menyesuaikan diri dengan
perubahanperubahan lingkungan.
6
alat, prosedur tetap dan lain-lain.
b) Output
Elemen lain dalam pendekatan sistem adalah output atau keluaran
yang umumnya dilihat dan hasil atau kualitas pemberian asuhan
keperawatan dan pengembangan staf, serta kegiatan penelitian untuk
menindaklanjuti hasil atau keluaran.
Output yang menjadi tolak ukur pada hasil yang dicapai, misalnya
jumlah yang dilayani, jumlah pasien yang dioperasi, kebersihan ruangan.
c) Control
Control dalam proses manajemen keperawatan dapat dilakukan
melalui penyusunan anggaran yang proporsional, evaluasi penampilan
kerja perawat, pembuatan prosedur yang sesuai standar dan akreditasi.
e) Proses
Proses adalah suatu rangkaian tindakan yang mengarah pada suatu
tujuan. Di dalam proses keperawatan, bagian akhir mungkin berupa
sebuah pembebasan dari gejala, eliminasi resiko, pencegahan komplikasi,
argumentasi pengetahuan atau ketrampilan kesehatan dan kemudahan dari
kebebasan maksimal. Di dalam proses manajemen Keperwatan, bagian
akhir adalah perawatan yang efektif dan ekonomis bagi semua kelompok
pasien.
7
Proses yang dapat mengukur perubahan pada saat pelayanan misalnya
kecepatan pelayanan, pelayanan dengan rumah dan lain-lain.
8) Perumusan visi
Istilah lain dari visi adalah mimpi, cita-cita. Visi merupakan dasar untuk
membuat suatu perencanaan sehingga harus disusun secara singkat, jelas, dan
mendasar, serta harus ada batasan waktu pencapaiannya. Visi merupakan
pernyataan yang berisi tentang mengapa organisasi pelayanan keperawatan
dibentuk. Contoh visi ruang perawatan “Menjadi Ruang Anak yang Mampu
Menyelenggarakan Pelayanan Keperawatan Secara Profesional Tahun 2015”.
9) Perumusan Misi
Misi adalah uraian yang berisi pernyataan-pernyataan operasional guna
mencapai visi yang telah ditetapkan. Contoh misi ruang perawatan yaitu
memberikan asuhan keperawanan kepada klien secara komperehensif. Ini
dapat meliputi peningkatan konsep perawatan mandiri, sehingga tersebut
harus meliputu definisi keperawatan dan perawatan mandiri seperti
didefinisikan oleh perawat profesional.
10) Perumusan filosofi
Peryataan tertulis dari filosofi menunjukkan nilai-nilai dan keyakinan
yang menyangkut administrasi keperawatan dan praktik keperawatan dalam
institusi atau organisasi. Ini mengemukakan pandangan praktisi dan manajer
perawat tetang apa yang mereka yakini dari manajemen dan praktik
keperawatan. Pernyataan ini mengemukakan keyakinan mereka sebagaimana
misi atau tujuan dicapai, memberikan arahan ke arah akhirnya.
Pernyataan filosofi adalah abstrak dan terdiri dari nilai-nilai kemanusiaan
seperti klien atau pasien dan sebagai pekerja, tentang pekerjaan yang akan
dikerjakan oleh pekerja keperawatan untuk klien atau pasien, tentang
perawatan mandiri, tentang keperawatan sebagai profesi, tentang pendidikan
untuk mendapatkan kompetensi pekerja keperawatan, dan tentang lingkungan
atau komunitas dimana pelayanan keperawatan diberikan. Karakter dan
kekuatan pelayanan disusun dengan perencanaan yang meliputi pernyataan
8
tujuan dan filosofi, satu dari yang lainnya, untuk divisi organisasi, departemen
atau pelayanan, dan ruangan atau unit.
Contoh filosofi ruang perawatan yaitu pasien adalah manusia sebagai
individu yang unik bermartabat.
11) Perumusan tujuan
Tujuan merupakan sesuatu yang ingin dicapai. Tujuan memberikan
arah bagi organisasi untuk menentukan apa yang harus dilakukan, bagaimana
cara mencapainya, dan bagaimana cara menilainya. Perumusan tujuan dalam
organisasi pelayanan keperawatan merupakan hal yang mutlak untuk
9
dilakukan. Untuk merumuskan suatu tujuan organisasi pelayanan keperawatan
yang baik, ada beberapa persyaratan yang harus diperhatikan. (Asmuji, 2014).
12) Perkiraan kebutuhan kerja
Perkiraan kebutuhan kerja menurut Kuntoro (2010) yaitu penetapan
jumlah tenaga keperawatan harus disesuaikan dengan kategori yang akan
dibutuhkan untuk asuhan keperawatan klien di setiap unit. Beberapa
pendekatan dapat digunakan untuk memperkirakan jumlah staf yang
dibutuhkan berdasarkan kategori klien yang dirawat, rasio perawat dan klien
untuk memenuhi standar praktik keperawatan. Kategori keperawatan klien:
a) Perawatan mandiri (self care), yaitu klien memerlukan bantuan minimal
dalam melakukan tindakan keperawatan dan pengobatan. Klien
melakukan aktivitas perawatan diri secara mandiri.
b) Perawatan sebagian (partial care), yaitu klien memerlukan bantuan
sebagai dalam tindakan keperawatan dan pengobatan tertentu, misalnya
pemberian obat intravena, mengatur posisi dan lain sebagainya.
c) Perawatan total (total care) yaitu klien memerlukan bantuan secara penuh
dalam perawatan diri dan memerlukan observasi secara ketat.
d) Perawatan intensif (intensive care) yaitu klien memerlukan observasi dan
tindakan keperawatan yang terus menerus.
Cara menentukan jumlah tenaga yang dibutuhkan untuk setiap unit
sebagai berikut:
1. Rasio perawat klien disesuaikan dengan standar perkiraan jumlah klien
sesuai data sensus.
2. Pendekatan teknik industri, yaitu identitas tugas perawat dengan
menganalisa alur keja perawat atau work flow rata-rata frekuansi dan
waktu kerja ditentukan dengan data sensus klien, dihitung untuk
menentukan jumlah perawat yang dibutuhkan.
3. System approach staffing atau pendekatan sistem ketenangan dapat
menentukan jumlah optimal yang sesuai dengan kategori perawat untuk
setiap unit serta mempertimbangkan kompunen input-proses-output-
umpan balik.
Kebutuhan tenaga dapat ditinjau berdasarkan waktu perawatan langsung,
waktu perawatan tidak langsung dan waktu pendidikan kesehatan.
Perkiraan jumlah tenaga dapat dihitung berdasarkan waktu perawatan
langsung yang dihitung berdasarkan tingkat ketergantungan klien. Rata-rata
waktu yang dibutuhkan untuk perawatan langsung (direct care) adalah
berkisar 4-5 jam/klien/hari. Menurut Minetri dan Hurchinsun (1975) dalam
Gillies (1994), waktu yang dibutuhkan untuk perawatan langsung didasarkan
pada kategori berikut:
a) Perawatan mandiri (self care) adalah ½ x 4 jam =2 jam.
b) Perawatan sebagian (partial care) adalah ¾ x 4 jam = 3 jam
c) Perawatan total (total care) adalah 1-1½ x 4 jam = 4-6 jam
d) Perawatan intensif (intensive care) adalah 2 x 4 jam = 8 jam
Perkiraan jumlah tenaga juga dapat didasarkan atas waktu perawatan tidak
langsung. Berdasarkan penelitian perawat dirumah sakit, Grace Detroit dalam
Gillies (1994), menyatakan bahwa rata-rata waktu yang dibutuhkan perawatan
tidak langsung adalah 36 menit/klien/hari. Dipihak lain, menurut Wolfe dan
Young (1965) dalam buku yang sama merupakan sebesar 60 menit/klien/hari.
Selain cara diatas, waktu pendidikan kesehatan dapat juga digunakan
sebagai dasar penghitungan kebutuhan tenaga. Menurut Gillies (1994), waktu
yang dibutuhkan untuk melakukan pendidikan kesehatan berkisar 15 menit/
klien/hari.
Menghitung waktu yang dibutuhkan dalam perawatan klien per hari, perlu
menjumlahkan ketiga cara tersebut yaitu perawatan langsung, waktu
perawatan tidak langsung dan waktu pendidikan kesehatan. Selanjutnya
jumlah tenaga yang di butuhknan di hitung berdasarkan beban kerja perawat.
Hal-hal yang perlu di pertimbangkan dalam menentukan beban kerja
perawat yaitu:
1) Jumlah klien yang di rawat setiap hari/ bulan/ tahun di unit tersebut.
2) Kondisi atau tingkat ketergantungan.
3) Rata – rata harm perawatan.
4) Pengukuran keperawatan langsung, perawatan tidak langsung, dan, dan
pendidikan kesehatan.
5) Frekuensi tindakan perawatan yang di butuhkan klien.
6) Rata-rata waktu perawatan langsung,tidak langsung dan pendidikan
kesehatan.
Di samping itu, ada beberapafaktor lain yang mempengaruhi beban kerja
perawat, yaitu masalah komunitas, bencana alam, kemajuan IPTEK,
pendidikan konsumen, keadaan ekonomi, ikim/ musim, politik, dan hukum/
peraturan.
Dengan mengelompokkan klien menurut jumlah dan kompleksitas
pelayanan keperawatan yang di butuhkan klien, pimpinan keperawatan dapat
memperhitungkan jumlah tenaga keperawatan yang di butuhkan untuk masing
– masing unit. Metode perhitungan yang di gunakan, yaitu metode rasio,
metode gilles, metode lokakarya keperawatan, metode di Thailand dan
Filipina dan metode perhitungan ISN (indicator staf need).
Metode rasio di dasarkan atas surat keputusan mentri kesehatan no 262
tahun 1979, kebutuhan tenaga di dasarkan pada rasio tempat tidur yang
tersedia di kelas masing – masing untuk lebih jelasnya dapat di lihat pada.
Tabel 5-1 metode rasio menurut SK Menkes No 262 1979.
Rumah Sakit Perbandingan
Kelas A dan B Tempat tidur : tenaga medis = 4-7 : 1 tempat tidur : tenaga
keperawatan = 2 : 3-4 tempat tidur : tenaga non-
keperawatan = 3:1 tempat tidur : tenaga non-medis = 1 : 1
Kelas C Tempat tidur : tenaga medis = 9 : 1 tempat tidur : tenaga
keperawatan = 1 : 1 tempat tidur: tenaga non-keperawatan
= 5:1 tempat tidur : tenaga non-medis = 3: 4
Kelas D Tempat tidur : tenaga medis = 15 : 1 tempat tidur : tenaga
keperawatan = 2:1 tempat tidur : tenaga non-medis = 6 : 1
Metode Gillies (1994), digunakan khusus untuk menghitung tenaga
keperawatan dengan menggunakan rumus sebagai berikut:
A X B X 365
𝐽𝑢𝑚𝑙𝑎ℎ 𝑡𝑒𝑛𝑎𝑔𝑎 =
(365 hari libur)𝑥 𝑗𝑎𝑚 𝑘𝑒𝑟𝑗𝑎 𝑝𝑒𝑟 ℎ𝑎𝑟𝑖
Keterangan :
A = jumlah kerja tenaga keperawatan per hari
B = jumlah pasien rata-rata per hari
Metode berikutnya yang dapat digunakan untuk memperhitungkan
jumlah kebutuhan tenaga adalah metode lokakarya keperawatan (1989).
Metode ini juga dikhususkan untuk menghitung tenaga keperawatan dengan
menggunakan rumus sebagai berikut:
A x 52 x 7 (TT x BOR)
𝑗𝑢𝑚𝑙𝑎ℎ 𝑡𝑒𝑛𝑎𝑔𝑎 =
41 40
Metode keempat adalah metode Thailand dan Filipina yang didasarkan
pada jumlah jam perawatan yang dibutuhkan per pasien, harm kerja perawat
dalam 1 tahun, dan Jumlah jam kerja dalam 1 tahun. Jumlah jam perawatan
per pasien terbagi dalam unit rawat inap selama 24 jam yang terdiri dari
penyakit dalam (3,4 jam), bedah (3,5 jam), campuran bedah dari penyakit
dalam (3,4 jam), post-partum (3 jam), bayi neonatus (2,5 jam), dan anak (4
jam) sehingga rata-rata jam perawatan yang dibutuhkan per pasien selama 24
jam adalah 3 jam, unit rawat jalan yang jam perawatan per pasiennya adalah
0,5 jam, kamar operasi untuk rumah sakit kelas A dan B (5-8 jam/24 jam),
untuk rumah sakit tipe C dan D (3 jam), dan kamar bersalin sebanyak 5-8 jam.
Hari kerja efektif perawatan dalam 1 tahun diperinci berdasarkan jumlah hari
dalam 1 tahun (365
hari), jumlah hari kerja nonefektifdalam 1 tahun (jumlah ghari minggu 52
hari, libur nasional 12 hari, dan cuti bulanan 12 hari), jumlah hari efektif
dalam 1 tahun yaitu 365-76=289 hari, dan jumlah hari efektif perminggu yaitu
289:7=41 minggu. Jumlah jam kerja efektif dalam 1 tahun yaitu jam kerja
dalam 1 tahun yaitu 41 minggu x 40 jam = 1640 jam/tahun.
Cara perhitungan kebutuhan tenaga perawat dapat menggunakkan
rumus berikut :
1) Unit Rawat Inap (URI)
Jumlah jam perawatan x 52 minggu x 6 hari x jumlah kunjungan koreksi
25%
41 jumlah minggu efektif x 40 jam
2) Unit Rawat Jalan (URJ)
Jumlah jam perawatan x 52 minggu x 7 hari x jumlah kunjungan koreksi
25%
41 jumlah minggu efektif x 40 jam
3) Kamar Bedah/Operasi (KBd/O)
Jumlah jam perawatan x 52 minggu x 7 hari x jumlah.angg.Tim.OK
koreksi 25%
41 jumlah minggu efektif x 40 jam
4) Kamar Bersalin (KB)
Jumlah jam perawatan x 52 minggu x 7 hari x jumlah kunjungan koreksi
10%
41 jumlah minggu efektif x 40 jam
Selanjutnya dapat dihitung jumlah tenaga secara keseluruhan dan
penjumlahan URI, URJ, KBd/O dan KB.
Metode lain yang dapat digunakan untuk menghitung kebutuhan tenaga
adalah dengan metode perhitungan ISN (Indicator Staff Need). Dasar yang
digunakan dalam metode ini adalah beban kerja dan tiap-tiap unit atau
institusi.
Setiap unit harus memproyeksikan kegiatan atau keluaran yang akan
dihasilkan pada masa mendatang. Tiga faktor yang mendasari formula ISN,
yaitu :
a) Indicator beban kerja. Indicator ini merupakan pembilang dan sebagai
faktor variable dalam formula ISN yang dihitung berdasarkan hasil
pelaksanan yang dicapai oleh masing-masing kategori tenaga selama satu
tahun kalender. Untuk tenaga yang sama yang bertugas pada institusi yang
berbeda akan memiliki beban kerja dan kapasitas yang berbeda pula.
b) Bobot (weighting).
c) Kapasitas tenaga.
Berikut merupakan salah satu contoh perhitungan tenaga berdasarkan salah
satu metode di atas (Gillies, 1994).
Diketahui, kondisi tenaga keperawatan di salah satu Rs “XY” berdasarkan
laporan tahunan tahun 1995 sebagai berikut.
1. Bagian UPI, rata-rata pasien/hari adalah 2,6
2. Bagian bedah, rata-rata/hari adalah 44,7
3. Bagian non-bedah/non-UPI rattan-rata pasien/hari sebesar 211,3
Ditanyakan, berapa tenaga keperawatan yang dibutuhkan untuk bagian
UPI,
bagian bedah, dan abagian non-bedah/ non-UPI berdasarkan data di atas?
Dijawab:
1) Asumsi A (jumlah jam kerja tenaga keperawatan perhari) untuk bagian
UPI adalah 7 jam dan B (jumlah pasien rata-rata perhari) adalah 2,6 ; A
bedah = 5 jam dengan B = 44,7 ; dan A non-bedah / non UPI = 4 jam
dengan B = 211,3
2) Asumsi jumlah hari tidak kerja per tahun sebagai berikut.
a. Hari minggu/ sabtu = 104 hari
b. Hari libur nasional = 12 hari
c. Cuti tahunan = 12 hari
d. Izin / sakit = 12 hari
Jadi, jumlah keseluruhannya adalah 140 hari
3) Asumsi jumlah jam kerja per hari adalah 8 jam.
Jadi, kebutuhan tenaga keperawatan untuk masing-masing bagian adalah
sebagai berikut:
a. UPI
7 𝑥 2,6𝑥365
(365𝑥140)𝑥 8
= 4 orang