Panduan Dokumen Paper-Less bagi PNS Pemkab Pohuwato | Bidang Sinka BKPP Pohuwato 1

Dokumen Paper-less Kepegawaian

Setiap PNS di lingkungan Pemerintah Kabupaten Pohuwato WAJIB mengajukan
dokumen kepegawaiannya secara elektronik ke Badan Kepegawaian Pendidikan dan
Pelatihan Kabupaten Pohuwato, melalui sub bagian pengelola kepegawaian di instansi
masing-masing. Dokumen paper-less kepegawaian yang digunakan di Pemerintah
Kabupaten Pohuwato, terbagi dalam 4 (empat) jenis dokumen elektronik, yakni :

a. DOKUMEN ELEKTRONIK DINAMIS AKTIF

Yakni dokumen yang memiliki pengertian sebagai sebuah dokumen yang masih
akan dipakai dan digunakan secara terus menerus dalam layanan kepegawaian.

Jenis Dokumen elektronik dinamis aktif, yakni :

1. SK CPNS : Surat Pengangkatan Sebagai Calon PNS
2. SK PNS : Surat Pengangkatan Sebagai PNS
3. SK KP : Surat Keputusan Kenaikan Pangkat
4. KGB : Kenaikan Gaji Berkala
5. SKP : Formulir Sasaran Kerja Pegawai dan Penilaian Capaian Kerja Pegawai
dimerger menjadi satu fil dengan Penilaian Prestasi Kerja
6. IJAZAH : Ijasah Pendidikan Formal di gabung sekalian dengan Transkrip Nilai
7. SK JABATAN : SK Jabatan Fungsional/ Struktural Pelantikan dan SPMT
dijadikan dalam satu file atau SK Pengangkatan Pertama Kali dalam Jabatan
Fungsional
8. PAK : Penilaian Angka Kredit Bagi Jabatan Fungsional

b. DOKUMEN ELEKTRONIK DINAMIS SEMI AKTIF

Yakni dokumen elektronik yang frekuensi penggunaannya dianggap sudah tidak
terlalu digunakan lagi pada sebuah area lingkup layanan kepegawaian.
Jenis Dokumen elektronik dinamis semi aktif, yakni :
1. KONVERSI NIP : Surat Keputusan Konversi NIP, bagi PNS yang pernah
menggunakan NIP Lama
2. STTPL : Surat Tanda Lulus Prajabatan / Diklatsar
3. KARPEG : Kartu Pegawai
4. KARIS : Kartu Istri
5. KARSU : Kartu Suami
6. STLUD : Surat Tanda Lulus Ujian Dinas Regular II/d ke III/a dan Struktural
III/d ke IV/a
7. STLKPPI : Surat Tanda Lulus Kenaikan Pangkat Penyesuaian Ijazah
8. SK PEMBEBASAN : SK Pembebasan dalam jabatan apabila yang
bersangkutan menduduki jabatan fungsional tertentu atau jabatan
struktural
9. SK MUTASI : SK Mutasi pindah atau semua SK yang isinya adalah tentang
perpindahan instansi/bidang/seksi atau lokasi
10. PIDANA : Surat Keterangan tidak pernah dijatuhi hukuman Pidana

Panduan Dokumen Paper-Less bagi PNS Pemkab Pohuwato | Bidang Sinka BKPP Pohuwato 2
 11. SK PMK : Surat Keputusan Penyesuaian Masa Kerja
12. HD : Surat keterangan tidak pernah dijatuhi hukuman disiplin
13. SERDIK : Sertifikat Pendidik
14. DRJ : Daftar Riwayat Jabatan
15. TUBEL : Surat Keputusan Tugas Belajar
16. IBEL : Surat Keputusan Ijin Belajar
17. SK PIM : Diklat Kepemimpinan Tingkat IV, III atau II

c. DOKUMEN ELEKTRONIK DINAMIS INAKTIF

Yakni dokumen elektronik dimana pemanfaatannya tidak lagi dirasakan dalam
pekerjaan layanan kepegawaian, tetapi masih menjadi bahan referensi layanan
kepegawaian yang sewaktu-waktu dibutuhkan.
Jenis Dokumen elektronik dinamis inaktif, yakni :
1. AKTA LAHIR : Surat Pencatatan Kelahiran pegawai ybs
2. AKTA NIKAH : Surat Pencatatan Pernikahan atau Buku Nikah
3. AKTA CERAI : Akta Perceraian
4. AKTA ANAK : Akta Kelahiran Anak
5. AKTA KEMATIAN : Surat Keterangan Kematian / Akta Kematian
6. SUKET DOKTER : Surat Keterangan Dokter atau Surat Keterangan Rumah
Sakit atau Surat Keterangan Tim Penguji Kesehatan
7. DAFTAR KELUARGA : Format isian data keluarga
8. KK : Kartu Keluarga
9. MOU : MOU Universitas
10. PANGKALAN DATA : Tampilan Layar Pangkalan Data Forlap Dikti

d. DOKUMEN ELEKTRONIK SUBMISSION

Yakni dokumen elektronik yang digunakan hanya saat pengajuan layanan
kepegawaian.
Jenis Dokumen elektronik submission, yakni :
1. DPCP : Daftar Penerima Calon Pensiun
2. URAIAN TUGAS : Uraian Tugas ditandatangani serendah-rendahnya
Eselon-II
3. NUKP : Nota Usul Kenaikan Pangkat
4. USUL KARPEG : Surat Pengantar / Nota Usul Kartu Pegawai
5. USUL KARIS : Surat Pengantar / Nota Usul Kartu Isteri
6. USUL KARSU : Surat Pengantar / Nota Usul Kartu Suami
7. LAPORAN PERKAWINAN : Laporan Perkawinan Pertama
8. USUL UZUR : Usul Pemberhentian Karena Tidak Cakap Jasmani/Rohani
9. APS PPK : Surat Permohonan Berhenti Atas Permintaan Sendiri yang
ditandatangani Pejabat Yang Berwenang (PPK)
10. APS YBS : Surat Permohonan Berhenti Atas Pemintaan Sendiri yang
ditandatangani Yang Bersangkutan

Panduan Dokumen Paper-Less bagi PNS Pemkab Pohuwato | Bidang Sinka BKPP Pohuwato 3
 Format dan Nama Dokumen Elektronik
Sebagai dokumen yang akan digunakan nanti dalam setiap layanan administrasi
kepegawaian, dokumen paper-less kepegawaian memiliki format dan nama dokumen
secara khusus, agar terintegrasi dengan Digital Management System (DMS) Badan
Kepegawaian Negara.

Dokumen elektronik dibuat secara manual oleh masing-masing PNS dan dikelola oleh
seluruh pengelola kepegawaian dengan ekstention file PDF.

Agar terhindar dari kesalahan dalam penyimpanan dokumen elektronik serta

meminimalisir tertukarnya dokumen elektronik, sebaiknya FORMAT PENAMAAN FOLDER
MENGGUNAKAN NAMA PNS. Untuk me-rename kembali foldernya ke format sesuai DMS,
yakni menggunakan format NIP adalah tugas dari Sub Bidang Pengelolaan Tata Kearsipan
Kepegawaian di BKPP Kabupaten Pohuwato.

Format dan Nama dokumen berdasarkan jenis dokumen elektronik :

1. DOKUMEN ELEKTRONIK DINAMIS AKTIF

Dokumen yang masih akan dipakai dan digunakan secara terus menerus dalam
layanan kepegawaian

No Nama Dokumen Format Penulisan Nama Dokumen

1 SK CPNS SK_CPNS_NIP
2 SK PNS SK_PNS_NIP
3 SK KP SK_KP_KODE_NIP
Kode untuk masing-masing KP:
- 45 untuk golongan IV/e;
- 44 untuk golongan IV/d;
- 43 untuk golongan IV/c;
- 42 untuk golongan IV/b;
- 41 untuk golongan IV/a;
- 34 untuk golongan III/d;
- 33 untuk golongan III/c;
- 32 untuk golongan III/b;
- 31 untuk golongan III/a;
- 24 untuk golongan II/d;
- 23 untuk golongan II/c;
- 22 untuk golongan II/b;
- 21 untuk golongan II/a;
- 14 untuk golongan I/d;
- 13 untuk golongan I/c;
- 12 untuk golongan I/b;
- 11 untuk golongan I/a
4 KGB KGB_NIP_TAHUN
5 SKP SKP_TAHUN_NIP
6 IJAZAH IJAZAH_KODE_NIP
Kode untuk masing-masing ijazah:
- 05 untuk Sekolah Dasar;

Panduan Dokumen Paper-Less bagi PNS Pemkab Pohuwato | Bidang Sinka BKPP Pohuwato 4
 -10 untuk SLTP;
-12 untuk SLTP Kejuruan;
-15 untuk SLTA;
-17 untuk SLTA Kejuruan;
-18 untuk SLTA Keguruan;
-20 untuk Diploma I;
-25 untuk Diploma II;
-30 untuk Diploma III/Sarjana
Muda;
- 35 untuk Diploma IV;
- 40 untuk S-1/Sarjana;
- 45 untuk S-2;
- 50 untuk S-3/Doktor;
7 SK JABATAN SK_JABATAN_NIP_TAHUN
8 PAK PAK_TAHUN_NIP

2. DOKUMEN ELEKTRONIK DINAMIS SEMI AKTIF

Dokumen elektronik yang frekuensi penggunaannya dianggap sudah tidak
terlalu digunakan lagi pada sebuah area lingkup layanan kepegawaian

No Nama Dokumen Format Penulisan Nama Dokumen

1 KONVERSI NIP KONVERSI_NIP_NIP
2 STTPL STTPL_NIP
3 KARPEG KARPEG_NIP
4 KARIS KARIS_NIP
5 KARSU KARSU_NIP
6 STLUD STLUD_NIP
7 STLKPPI STLKPPI_NIP
8 SK PEMBEBASAN SK_PEMBEBASAN_NIP
9 SK MUTASI SK_MUTASI_NIP
10 PIDANA PIDANA_NIP
11 SK PMK SK_PMK_NIP
12 HD HD_NIP
13 SERDIK SERDIK_NIP
14 DRJ DRJ_NIP
15 TUBEL TUBEL_NIP
16 IBEL IBEL_NIP
17 SK PIM SK_PIM_NIP_KODE
Kode untuk Diklat PIM:
- 2 untuk PIM II;
- 3 untuk PIM III;
- 4 untuk PIM IV

3. DOKUMEN ELEKTRONIK DINAMIS INAKTIF

Dokumen elektronik dimana pemanfaatannya jarang digunakan dalam
pekerjaan layanan kepegawaian, tetapi masih menjadi bahan referensi layanan
kepegawaian yang sewaktu-waktu dibutuhkan.

Panduan Dokumen Paper-Less bagi PNS Pemkab Pohuwato | Bidang Sinka BKPP Pohuwato 5
 No Nama Dokumen Format Penulisan Nama Dokumen
1 AKTA LAHIR AKTA_LAHIR_NIP
2 AKTA NIKAH AKTA_NIKAH_NIP
3 AKTA CERAI AKTA_CERAI_NIP
4 AKTA ANAK AKTA_ANAK_NIP_KODE
Kode untuk anak:
- 1 untuk Anak pertama;
- 2 untuk Anak kedua;
- 3 untuk Anak ketiga;
- Dst sesuai jumlah anak
5 AKTA KEMATIAN AKTA_KEMATIAN_NIP
6 SUKET DOKTER SUKET_DOKTER_NIP
7 DAFTAR KELUARGA DAFTAR_KELUARGA_NIP
8 KK KK_NIP
9 MOU MOU_NIP
10 PANGKALAN DATA PANGKALAN_DATA_DIKTI_NIP

4. DOKUMEN ELEKTRONIK SUBMISSION

Dokumen elektronik yang digunakan hanya saat pengajuan layanan
kepegawaian.

No Nama Dokumen Format Penulisan Nama Dokumen

1 DPCP DPCP_NIP
2 URAIAN TUGAS URAIAN_TUGAS_NIP
3 NUKP NUKP_NIP
4 USUL KARPEG USUL_KARPEG_NIP
5 USUL KARIS USUL_KARIS_NIP
6 USUL KARSU USUL_KARSU_NIP
7 LAPORAN PERKAWINAN LAPORAN_PERKAWINAN_NIP
8 USUL UZUR USUL_UZUR_NIP
9 APS PPK APS_PPK_NIP
10 APS YBS APS_YBS_NIP

Cara Rekon Paperless secara Manual

1. Semua file dokumen digital dibuat dalam 1 folder;
2. Tuliskan nama PNS ybs pada folder;
3. Sertakan dengan dokumen fisik untuk verifikasi;
4. Tabel warna dilewati (dokumen elektronik submission);
5. Lewati dokumen yang belum dimiliki;
6. Ukuran PDF minimal 150 pixel, dibawah dari ukuran 150 pixel dinyatakan TMS

Masukkan ke :
Sub Bidang Tata Naskah Kepegawaian
Bidang Sistem Informasi Kepegawiaan
BKPP Kabupaten Pohuwato
Melalui Subag Kepegawiaan / Pengelola Kepegawaian

Panduan Dokumen Paper-Less bagi PNS Pemkab Pohuwato | Bidang Sinka BKPP Pohuwato 6