TUGASAN 1

Komunikasi adalah merupakan tulang belakang dalam keberkesanan atau

keberlangsungan sesebuah organisasi. Suatu organisasi tidak akan berjalan atau beroperasi
dengan efektif tanpa adanya komunikasi yang efektif. Komunikasi sendiri merupakan suatu
cara bagi manusia yang saling bergantung antara satu sama lain untuk menghasilkan sesebuah
idea di dalam sesebuah organisasi. Dalam sesebuah organisasi, terdapatnya ahli-ahli yang
memiliki peranan atau tugas masing-masing serta saling berkait di antara satu sama lain
dengan suatu system yang ditentukan dalam organisasi tentulah memerlukan komunikasi
yang baik agar kerja sesebuah organisasi dapat dihasilkan dengan baik. Menurut (Amir &
Ahmad Rozelan, 2016), komunikasi adalah suatu proses interaksi untuk berhubung dari
satu pihak dengan pihak yang lain. Menurut (Amir & Ahmad Rozelan, 2016) lagi,
komunikasi dimulai dengan idea-idea abstrak yang terkandung dalam pemikiran seseorang
untuk mencari data atau menyampaikan informasi yang kemudiannya disusun dan dikemas
menjadi satu maklumat dan disampaikan secara langsung mahupun secara tidak langsung
menggunakan bahasa berbentuk kod visual, kod suara dan kod tulisan. Komunikasi dalam
sesebuah organisasi adalah bertujuan untuk menyampaikan maklumat yang benar dan tepat
pada waktu kepada ahli-ahli dalam organisasi supaya meningkatkan prestasi dan daya kerja
sesebuah organisasi (SHARIFAH BAHARUM, 1986). Komunikasi merupakan aspek dan
elemen yang penting dalam kefungsian sesebuah organisasi. Keberkesanan sesebuah
organisasi dan keberkesanan komunikasi mempunyai hubungan yang rapat dan saling
mempengaruhi antara satu sama lain. Hubungan komunikasi, kepuasan kerja, prestasi kerja
dan komitmen sesebuah organisasi merupakan pembolehubah yang penting dalam kejayaan
atau keberkesanan sesebuah organisasi (SHARIFAH BAHARUM, 1986).

Menurut (SHARIFAH BAHARUM, 1986) lagi, dalam sesebuah organisasi,

komunikasi ke atas diperlukan oleh pihak atasan supaya cadangan daripada pekerja bawahan
dapat membantu mereka membuat keputusan dan perancangan organisasi. Maklumat yang
benar dan tepat pada waktu daripada pekerja bawahan ini juga dapat membantu pihak atasan
menyelesaikan konflik organisasi dan membuat keputusan yang tepat dalam menjalankan
tugas organisasi. Komunikasi ke bawah pula diperlukan oleh pekerja bawahan supaya
mendapat maklumat yang tepat dan jelas tentang tugas untuk melaksanakan tugas organisasi
dengan berjaya. Komunikasi dalam sesebuah organisasi adalah lebih kompleks jika
dibandingkan dengan komunikasi individu. Hal ini disebabkan oleh komunikasi dalam
sesebuah organisasi akan melibatkan banyak pihak dan perlu berdepan dengan pelbagai
karenah dan ragam kakitangan berbanding komunikasi individu yang hanya melibatkan
sebilangan kecil sahaja. Komunikasi dalam sesebuah organisasi melibatkan orang yang ramai
dan melibatkan skop yang agak luas serta lebih menekankan dan menjurus kepada bentuk
individu yang mempunyai jaringan oleh struktur organisasinya (Azlina Harun, 2010).

Fungsi teori komunikasi dalam sesebuah organisasi adalah dapat menjelaskan

maklumat secara terperinci kepada setiap ahli-ahli dalam sesebuah organisasi. Komunikasi
dalam sesebuah organisasi amat penting bagi menjelaskan suatu perkara yang perlu
disampaikan kepada seseorang dengan cara yang baik dan maksud yang jelas yang boleh
memberikan atau menghasilkan impak yang positif diantara pihak yang terlibat dalam
sesebuah organisasi. Teori komunikasi adalah satu kenyataan yang mengandungi konsep
yang membantu memberi secara terperinci atau sebahagian daripada sesuatu maklumat,
keterangan, penjelasan dan mempunyai persamaan diantaranya yang membolehkan seseorang
memahami, menjelas dan menilai fenomena serta ramalan (Jeffery Hizwan, 2018). Apabila
sesuatu maklumat dapat disampaikan dengan terperinci dan nyata, perbalahan antara pihak
yang terlibat dalam komunikasi atau dalam sesebuah organisasi dapat dielakkan. Sebagai
contoh, Encik Ali merupakan seorang pengurus dan juga rakan sekampung kepada En. Abu
yang merupakan seorang kerani am. Encik Ali harus bijak dalam memberikan arahan kepada
En. Abu dalam hal-hal berkaitan kerja tanpa perlu menjejaskan hubungan mereka sebagai
rakan karib dan seterusnya memastikan keharmonian suasana bekerja di antara mereka
terjaga. Namun begitu, harus diingatkan, perbezaan pangkat dan kedudukan di dalam
organisasi juga merupakan salah satu penghalang kepada proses komunikasi. Bagi mengatasi
halangan ini daripada berlaku, Henri Fayol mencadangkan prinsip ‘Span of control’, di mana
seseorang pengurus akan menjadi paling berkesan jika mereka hanya mengawal sebilangan
kakitangan tertentu. Fayol secara umumnya mencadangkan bilangan 20-30 orang kakitangan
pada pengurusan tahap pertama dan enam orang kakitangan bagi pengurusan yang lebih atas.

Selain itu, fungsi teori komunikasi dalam sesebuah organisasi adalah untuk
menyatukan usaha bagi menyelesaikan suatu permasalahan atau bagi mencapai matlamat
sesebuah organisasi. Penyatuan usaha ini melibatkan usaha-usaha koordinasi di kalangan
anggota dan jabatan dalam sesebuah organisasi. Ia juga dapat merapatkan hubungan di
kalangan unit dan jabatan yang berjauhan, serta melakukan pengarahan dan pembahagian
kerja yang berkesan. Sebagai contoh, Syarikat A telah membeli sebuah mesin pemprosesan
baru yang berteknologi tinggi. Namun begitu, Syarikat A tidak mempunyai anggota kerja
yang berkemahiran untuk menggunakan mesin tersebut. Justeru, pihak pengurusan syarikat
telah menghantar beberapa orang anggota kerja yang berpotensi tinggi untuk menghadiri sesi
latihan pengendalian mesin tersebut berbanding dengan merekrut anggota kerja baru yang
pastinya melibatkan kos yang tinggi. Kedua-dua pihak sama ada pengurusan mahupun
pekerja dapat menikmati kelebihan daripada keputusan yang dibuat ini di mana pihak syarikat
dapat menjimatkan kos operasi manakala para pekerja dapat mempelajari ilmu dan kemahiran
yang baharu dan seterusnya meningkatkan keupayaan diri dalam bekerja. Secara tidak
langsung, fungsi teori komunikasi dalam sesebuah organisasi telah dapat memupuk suasana
yang sihat dan harmoni dalam organisasi. Hal ini dapat dilakukan dengan melaksanakan
kegiatan yang bermanfaat dengan membina budaya yang sihat, berdasar nilai, etika dan dasar
yang mulia. Dengan itu semangat berpasukan dapat direalisasikan. Suasana yang sihat
sedemikian, membolehkan perkembangan yang positif dalam organisasi. Suasana yang sihat
tersebut dapat dipertahankan dengan suburnya sikap percaya mempercayai di kalangan warga
organisasi, keadilan dan kesaksamaan, serta meningkatnya semangat kerjasama untuk
menjayakan matlamat organisasi.

Fungsi teori komunikasi melalui komunikasi yang berkesan dan efektif dapat
membantu dan memupuk kemampuan untuk membuat suatu keputusan yang tepat dan
bijaksana. Dengan maklumat yang cukup dan tepat, keputusan yang dibuat, terutama untuk
memajukan dan mejayakan sesebuah organisasi dapat dibuat dengan penuh
bertanggungjawab, cekap dan berkesan. Pandangan yang sama telah dikemukakan oleh
(George, 2002) yang menyimpulkan fungsi utama teori komunikasi dalam sesebuah
organisasi kepada beberapa fungsi utama iaitu menyediakan maklumat dan ilmu tentang
organisasi, ini melibatkan persoalan matlamat organisasi, cara untuk mencapainya, nilai-nilai
yang sewajarnya dihayati, perubahan yang perlu dan sebagainya. Memotivasikan warga
organisasi, iaitu dengan menjelaskan apa yang akan didapati dengan kejayaan yang
dicapai,menjelaskan pengharapan organisasi terhadap warganya, menyediakan matlamat
organisasi yang spesifik yang perlu dicapai, mencipta matlamat yang lebih mencabar, di
samping memberikan maklumbalas terhadap pencapaian yang berjaya dilaksanakan oleh
setiap ahli di dalam sesebuah organisasi. Selain itu, mengawal dan mengkoordinasikan usaha
iaitu dengan menyediakan kaedah komunikasi yang berkesan, memupuk nilai yang positif,
yang akhirnya dapat memupuk budaya yang sihat di dalam sesebuah organisasi. Sehubungan
dengan itu, fungsi teori komunikasi juga adalah sebagai alat penyaluran maklumat.
Lazimnya, sesebuah organisasi menjadikan komunikasi sebagai satu mekanisma untuk
menyalurkan maklumat kepada warga organisasi. Pihak pengurusan menggunakan saluran
komunikasi untuk menyampaikan maklumat sama ada melalui medium komunikasi khasnya
kepada kakitangan mereka dari pelbagai latar jawatan. Komunikasi yang efektif dan berkesan
mampu bertindak sebagai anjakan paradigma dan penggerak kepada motivasi para pekerja
untuk meningkatkan produktiviti sesebuah organisasi. Media baru seperti komputer dan
internet menjadi medium utama pilihan pihak pengurusan dalam sesebuah organisasi untuk
menyampaikan segala informasi atau arahan kepada pekerja atau ahli-ahli dalam organisasi.
Selain itu ia juga dapat menangani sebarang bentuk konflik yang mungkin akan berlaku
dalam sesebuah organisasi.

Teori komunikasi juga memberikan fungsi bagi membina persahabatan. Komunikasi

dalam organisasi bukan semata-mata untuk menjalankan tugas dan aktiviti yang telah
ditentukan oleh majikan sahaja tetapi komunikasi juga dibentuk untuk mewujudkan jaringan
perhubungan antara rakan sekerja dan juga pihak atasan. Apabila wujud jaringan
perhubungan yang harmoni di kalangan kakitangan, maka suasana tempat kerja yang lebih
aman dan selesa tanpa sebarang konflik peribadi. Oleh yang demikian, hubungan
persahabatan yang wujud ini dapat menimbulkan semangat sepunya antara mereka dan
membantu mengukuhkan semangat cintakan organisasi. Seseorang pengurus organisasi perlu
mengetahui bahawa elemen ini juga merupakan salah satu keperluan asas yang perlu dipenuhi
oleh setiap manusia seperti yang disebut oleh Abraham Maslow melalui Teori Hierarki
Keperluan Maslow yang diperkenalkan oleh beliau. Keperluan asas ini diberi nama
Keperluan Afiliasi, iaitu keperluan kepada rasa dipunyai atau keperluan kasih sayang iaitu
memberi dan menerima dalam konteks hubungan sesama manusia. Keperluan ini boleh
dipenuhi oleh organisasi melalui pembentukan hubungan sosial dengan rakan sekerja dan
pihak pengurusan. Kesan daripada teori ini kepada sesebuah organisasi dapat dilihat apabila
anggota kerja sanggup berbuat apa sahaja demi memastikan syarikat yang dicintai terus
kukuh untuk selamanya. Contohnya, pekerja Syarikat Telekom Malaysia (TM) yang
membuat piket tanda memprotes serta membantah tindakan sebuah syarikat telekomunikasi
yang menceroboh kawasan infra dan mengambil keuntungan tanpa memberikan faedah
kepada syarikat tersebut. Tindakan ini pastinya akan menggugat operasi Syarikat Telekom
Malaysia tersebut dan sekaligus menimbulkan kemarahan pekerja mereka yang mempunyai
semangat cintakan organisasi di mana mereka mencari rezeki. Adalah menjadi peranan
seorang pengurus dalam usaha menyemai nilai ini kepada setiap ahli organisasi.

Kesinambungan daripada hubungan persahabatan yang dibina, ia telah dapat

membentuk rasa dipercayai dan diterima oleh organisasi di kalangan ahli organisasi. Perasaan
ini telah dapat menjadikan permasalahan di dalam sesebuah organisasi seperti konflik
dalaman dan rasa tidak berpuas hati di kalangan ahli organisasi dapat ditangani dengan baik.
Teori Motivasi-Hygience yang dikemukakan oleh Herzberg mempercayai bahawa terdapat
ciri-ciri tertentu di tempat kerja yang membuatkan pekerja berpuas hati dan tidak berpuas
hati. Faktor yang menyebabkan pekerja berpuas hati dikenali sebagai faktor pemotivasi dan
faktor yang menyumbang kepada ketidakpuasan bekerja dikenali sebagai faktor hygiene.
Sebagai contoh, sesebuah organisasi menyediakan persekitaran kerja yang kondusif
(pemotivasi), tetapi tugasannya membosankan kerana tugas tersebut adalah tugas yang sama
dan dijalankan secara berulang-ulang (hygiene). Situasi ini pastinya akan menimbulkan rasa
tidak berpuas hati pekerja organisasi tersebut. Namun begitu, perkara ini boleh diatasi
sekiranya seseorang pengurus organisasi mengamalkan prinsip-prinsip yang terdapat di
dalam teori-teori komunikasi yang telah diperkenalkan oleh tokoh-tokoh komunikasi yang
terdahulu. Misalnya, prinsip Teori Z yang diasaskan oleh William Ouchi yang menekankan
budaya pengurusan organisasi di Jepun yang ternyata berbeza dengan Amerika Syarikat.
Antaranya ialah, organisasi di Jepun menjanjikan jaminan pekerjaan kepada pekerjanya
seumur hidup, keputusan dibuat secara kolektif, tanggungjawab bersama dan menitikberatkan
keseluruhan organisasi.

Kesimpulannya, adalah menjadi satu kewajipan bagi seseorang individu untuk

memahami dengan baik berkenaan dengan teori-teori komunikasi ini. Komunikasi merupakan
tunjang dan asas utama dalam sesebuah organisasi. Komunikasi yang baik dan efektif dapat
menghasilkan sesebuah organisasi yang berjaya dan meningkatkan produktiviti sesebuah
organisasi. Teori-teori komunikasi ini diperkenalkan bagi menjadi panduan dan rujukan bagi
seseorang individu dalam sesebuah organisasi. Amalan-amalan yang terdapat di dalam teori-
teori ini pastinya dapat menjadikan sesuatu proses komunikasi itu menjadi lebih efektif
sekaligus menjadikan sesebuah organisasi yang mempunyai sistem pengurusan yang bermutu
tinggi kerana dapat mengimbangi kepentingan kedua-dua pihak yang paling utama di dalam
organisasi iaitu pihak pengurusan dan pihak pekerja.

RUJUKAN

Amir, A., & Ahmad Rozelan, Y. (2016). Komunikasi Berkesan. ResearchGate, September,
1–17. https://doi.org/10.13140/RG.2.2.32123.31524

Azlina Harun, 2010. (2010). Hubungan Antara Komunlkasi Dalam Organisasi Terhadap
Kepuasan Kerja. Sains Kognitif Dan Pembangunan Manusia Unimas, 1(1), 2–14.

George, J. M. dan G. R. J. (2002). Organizational Behaviour.

Jeffery Hizwan, S. (2018). Kepentingan Teori Komunikasi Kepada Masyarakat. Universiti

Terbuka Malaysia (OUM), March, 1–6.

SHARIFAH BAHARUM. (1986). Minnesota Satisfaction Questionaire. Hubungan Antara

Komunikasi Dalam Organisasi Dengan Kepuasan Kerja, Prestasi Kerja Dan Komitmen
Kerja.