LAPORAN JOB TRAINING

BANYAN TREE BINTAN

Disusun Oleh :

Ray Antony Yakin

201822699

ADMINISTRASI HOTEL

SEKOLAH TINGGI PARIWISATA NHI BANDUNG

2020
 KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan YME, karena atas rahmat dan

karunia-Nya penulis masih diberikan kesempatan untuk mejalankan PKN (Praktik

Kerja Nyata) dan dapat pula menyelesaikan karya tulis ini sebagai laporan

penyelesaian PKN (Praktik Kerja Nyata) yang telah dijalankan oleh penulis.

Penulis juga menyadari akan banyaknya kekurangan yang ada didalam tulisan

yang dibuat oleh penulis, maka dari itu penulis sangat mengharapkan adanya

kritik dan saran yang membangun untuk penulis.

Penulis juga ingin mengucapkan banyak terimakasih kepada:

1. STP NHI BANDUNG sebagai tempat penulis meraih pendidikan

2. ICC STP NHI BANDUNG yang telah membantu penulis untuk mencari

dan membantu penulis untuk mendapatkan lokus PKN (Praktik Kerja

Nyata)

3. Bapak Ibnu Maskur selaku Room Division Manager

4. Bapak Sandro Simanjuntak selaku Front Office Manager

5. Bapk Yudi Nurdiansyah selaku Asst. Front Office Manager

6. Seluruh Supervisor dan jajaran staff Banyan Tree Bintan yang telah

banyak membantu penulis dalam menjalankan PKN (Praktik Kerja Nyata)

7. Seluruh Trainee Banyan Tree Bintan yang telah berjuang bersama

8. Hoamity teman seperjuangan penulis

9. Valerie Priscilla dan Lira Chandra sahabat penulis yang telah banyak

memberikan dukungan kepada penulis selama menjalankan PKN (Praktik

Kerja Nyata)

10. Henita dan Yehezkiel teman Paduan Suara Mahasiswa penulis yang

memberikan banyak dukungan kepada penulis

11. Ahmad Fauzi, Wuri dan Anna teman penulis yang juga melaksanakan

PKN (Praktik Kerja Nyata) di Bintan dan telah memberikan banyak

bantuan kepada penulis

12. RPS teman-teman virtual penulis yang memberikan banyak inspirasi dan

bantuan untuk penulis dalam menyelesaikan laporan tertulis ini

Dan semoga dengan selesainya laporan tertulis yang dibuat oleh penulis ini

dapat bermanfaat bagi para pembaca dan juga teman-teman mengenai Front

Office Department disebuah hotel.

Bandung, 2020

Ray Antony
 DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR.......................................................................................i
DAFTAR ISI...................................................................................................iii
BAB I : PENDAHULUAN.................................................................................1
1.1 LATAR BELAKANG...................................................................................1
1.2 TUJUAN PRAKTEK KERJA NYATA.............................................................3
1.3 TEMPAT DAN WAKTU PELAKSANAAN......................................................4
BAB II: TINJAUAN UMUM.............................................................................5
2.1 PROFIL Banyan Tree Bintan.............................................................................5
2.2 BANYAN TREE BINTAN FACT SHEET:........................................................5
2.3 PELAYANAN & FASILITAS TAMU BANYAN TREE BINTAN...................6
2.4 PROFIL ANGSANA BINTAN...........................................................................7
2.5 ANGSANA BINTAN FACT SHEET:.................................................................7
2.6 PELAYANAN & FASILITAS TAMU ANGSANA BINTAN............................8
2.7 PROFIL CASSIA BINTAN................................................................................9
2.8 CASSIA BINTAN FACT SHEET:....................................................................10
2.9 PELAYANAN & FASILITAS TAMU CASSIA BINTAN...............................10
2.10 STRUKTUR ORGANISASI HOTEL............................................................12
2.11 PROFIL BANYANTREE HOLDING LIMITED..........................................14
2.12 FASILITAS HOTEL......................................................................................18
2.12.1 Fasilitas Akomodasi....................................................................................18
2.12.2 Fasilitas Umum............................................................................................19
2.12.3 Aktivitas Tamu............................................................................................19
BAB III: KEGIATAN – KEGIATAN YANG ADA DI
OUTLET/DEPARTEMEN............................................................................20
3.1 PENGERTIAN FRONT OFFICE....................................................................21
3.2 PENGENALAN DAN JOBDESC FRONT OFFICE.......................................23
3.2.1 Resort Host.....................................................................................................23
3.2.2 Telephone Operator........................................................................................26
3.3 KEGIATAN YANG DILAKUKAN SELAMA PRAKTIK KERJA NYATA. 27
3.4 HAMBATAN/ KENDALA DAN KEBERHASILAN YANG DIALAMI........30
BAB IV: KESIMPULAN DAN SARAN...........................................................31
 BAB I

PENDAHULUAN

1.1 LATAR BELAKANG

Dunia pariwisata berkembang pesat di Indonesia, dibuktikan dengan banyaknya

tempat wisata baru yang ditemukan dan masih terkesan alami, budaya yang

beranekaragam, serta adat istiadat yang dimiliki oleh Indonesia merupakan daya

tarik bagi para wisatawan asing di dunia. Pengembangan kepariwisataan berkaitan

erat dengan pelestarian nilai - nilai kepribadian dan pengembangan budaya

bangsa, dengan memanfaatkan seluruh potensi keindahan dan kekayaan alam

Indonesia. Pemanfaatan disini bukan berarti merubah secara total, tetapi lebih

berarti mengelola, memanfaatkan dan melestarikan setiap potensi yang ada,

dimana potensi tersebut dirangkaikan menjadi satu daya tarik wisata. Kenyataan

Indonesia yang berada di kawasan Asia Tenggara merupakan salah satu daerah

tujuan wisata yang paling diminati oleh para wisatawan dunia, hal ini dikarenakan

Indonesia memiliki potensi alam yang sangat menjanjikan, selain itu Indonesia

juga terkenal sebagai salah satu negara yang terdiri dari berbagai suku, bangsa,

budaya, adat - istiadat dan bahasa yang beragam, dimana itu semua menjadi

keunikan tersendiri yang membedakan Indonesia dengan negara lain di dunia.

Terlihat dari catatan kementerian pariwisata tercatat kunjungan wisatawan

mancanegara pada Oktober 2019 ke Indonesia sebanyak 1.354.396 ribu atau

tumbuh 4,86% dibandingkan periode yang sama bulan Oktober 2018 yang

berjumlah 1.291.605 kunjungan. Informasi ini didapat dari website

Kementrian Pariwisata (Kemenpar). Berkembangnya dunia pariwisata ini

menarik para tourist untuk berkunjung ketempat pariwisata tersebut. Usaha

mengembangkan dunia pariwisata ini didukung dengan UU No 10 Tahun

2009 yang menyebutkan bahwa keberadaan obyek wisata pada suatu daerah

akan sangat menguntungkan, antara lain meningkatnya Pendapatan Asli

Daerah (PAD), meningkatnya taraf hidup masyarakat dan memperluas

kesempatan kerja mengingat semakin banyaknya pengangguran saat ini,

meningkatkan rasa cinta lingkungan serta melestarikan alam dan budaya

setempat. Sumber Daya Manusia sangat berperan dan membutuhkan

peningkatan skill dan anggaran dalam melaksanakan programnya, yakni

menciptakan Sumber Daya Manusia yang handal (Manurung, 2002). Seperti

yang kita lihat dalam sektor pariwisata ada dua produk yang ditawarkan,

yaitu produk yang nyata atau tangible dan intangible yang tidak nyata, tetapi

dapat dirasakan yaitu dalam bentuk pelayanan yang diberikan. Dan kedua

produk ini hanya dapat dihasilkan dengan adanya sumber daya manusia yang

kompeten dan berkualitas.

Sekolah Tinggi Pariwisata NHI Bandung merupakan institusi pendidikan

yang bergerak di bidang pembentukan sumber daya manusia yang

berkompeten dalam bidang pariwisata. Sekolah ini menghasilkan calon -

calon tenaga kerja profesional dan juga memberikan kesempatan kepada

mahasiswanya untuk dapat terjun langsung ke dunia industri yang nyata. Para

mahasiswa diberikan kesempatan untuk melakukan Praktik Kerja Nyata

(PKN). Praktek kerja nyata atau biasa disingkat PKN yang dilaksanakan oleh
STP NHI Bandung merupakan suatu tahapan yang harus dilaksanakan oleh

mahasiswa untuk menempuh mata kuliah semester 4 bagi program DIII dan

semester 4 dan 7 bagi program DIV yang menjadi sebuah keharusan dan

salah satu kategori kelulusan mata kuliah sebelum tugas akhir. PKN sangat

penting bagi setiap mahasiswa, karena sangat banyak sekali manfaat yang

akan didapatkan oleh mahasiswa. Mahasiswa mendapatkan ilmu baru seputar

dunia kerja yang akan sangat bermanfaat dan contoh realistis yang memang

penting sebagai pekerjaan di masa mendatang. Selama 2 bulan menjalankan

program Praktik Kerja Nyata di hotel Banyan Tree Bintan penulis melakukan

tugas yang biasa dilakukan oleh staff - staff yang ada di hotel. Dan juga

melakukan observasi sebagaimana yang telah diajarkan diperkuliahan dengan

industri yang sebenarnya. Banyan Tree Bintan ini merupakan salah satu hotel

bintang lima di Indonesia di wilayah Kepulau Riau atau yang biasa lebih

kenal disebut sebagai pulau Bintan.

1.2 TUJUAN PRAKTEK KERJA NYATA

Tujuan dari pelaksanaan Praktek Kerja Nyata ( PKN ) adalah sebagai berikut :

a) Menjadikan kegiatan Praktek Kerja Nyata sebagai tempat studi

perbandingan antara kurikulum yang telah didapatkan di kampus dengan

praktik kerja sebenarnya yang terjadi di dunia industri.

b) Mampu mengembangkan dan meningkatkan keterampilan, pengetahuan,

sikap kerja dan etika kerja yang baik dalam melaksanakan tugas - tugasnya

serta mengenal kondisi kerja yang sesungguhnya di lapangan.

 c) Program Praktek Kerja Nyata ini diharapkan untuk dapat membantu

industri perhotelan mendapatkan tenaga kerja yang cakap dan mampu

berkerja dengan baik di bidang perhotelan.

d) Memenuhi persyaratan untuk menyelesaikan perkuliahan semester 4 dan 7

untuk program D IV.

1.3 TEMPAT DAN WAKTU PELAKSANAAN

 Lokasi praktek kerja nyata :

Praktek kerja nyata di lakukan di Banyan Tree Bintan

Jl. Teluk Berembang, Laguna Bintan Resort, Lagoi 29155, Kepulauan

Riau, Indonesia (0770) 693100

 Waktu pelaksanaan praktek kerja nyata :

Praktek kerja nyata dilaksanakan mulai 15 Januari 2020 sampai 22 Maret

2020.

1.4 OBJEK – OBJEK PEKERJAAN YANG DILAKSANAKAN

Selama 9 minggu melakukan praktik kerja nyata penulis mendapat

kesempatan untuk belajar di bagian depan hotel di Front Office Department.

Penulis juga mendapatkan beberapa pengalaman untuk belajar dan berkeja di

beberap sub-divisi pada Front Office Department seperti Resort Host dan

juga sebagai Telephone Operator.

 BAB II

TINJAUAN UMUM

2.1 PROFIL Banyan Tree Bintan

Dibuka pada tahun 1995 di bagian tak terjamah di Kepulauan Riau di Indonesia

mengahadap kearah Laut Cina Selatan dan juga dipenuhi dengan berbagai macam

fauna, flora dan juga keberagaman budaya dan keramah-tamahan orang-orang

yang berada di Indonesia. Banyan Tree Bintan adalah unit ke-dua yang di buka

oleh Banyan Tree Holdings Limited. Unit pertama yang dibuka adalah Banyan

Tree Phuket pada tahun 1994 yaitu satu tahun sebelum unit Banyan Tree Bintan

dibuka.

Banyan Tree Bintan terletak didalam komplek Resort Laguna Bintan, di bawah

Banyan Tree Holdings Limited ini juga terdapat beberapa resort lain yaitu,

Angsana Bintan, Cassia Bintan dan juga Laguna Golf Bintan. Banyan Tree Bintan

merupakan resort dengan model villas, Angsana Bintan merupakan bentuk hotel

dan Cassia Bintan merupakan hotel modern dengan menonjolkan self-service bagi

para tamu dan target pasarnya adalah muda-mudi yang suka melakukan

travelling.

2.2 BANYAN TREE BINTAN FACT SHEET:

Dibuka pada : 1995

Dibawah kepemilikan perusahaan : Banyan Tree Holdings Limited

Dibawah manajemen perusahaan : Banyan Tree Holdings Limited

Jumlah kamar : 67 villas

Jumlah tempat makan & minum :3

Jumlah ruang konferensi :1

Jumlah tempat untuk acara pernikahan :1

Jumlah Kolam Renang :2

Jumlah tempat makan spesial :5

Spa : Banyan Tree Spa Bintan

2.3 PELAYANAN & FASILITAS TAMU BANYAN TREE BINTAN

Kamar
Jumlah Kamar Jenis Villa
67 villa 1. Rainforest Seaview Villa (26 unit)
2. Rainforest Oceanfront Villa (11 unit)
3. Rainforest Oceanfornt Villa - Two Bedrooms (3 unit)
4. Ocean Villa on The Rock (12 unit)
5. Oceanview Infinity Pool Villa (5 unit)
6. Oceanview Infinity Pool Villa – Two Bedrooms (9
unit)
7. Sanctuary Spa Pool Villa (1 unit)
Ruang Rapat dan Konferensi
Jumlah Ruangan Nama
1  Banyan Room
Tempat Acara Pernikahan
Jumlah Tempat
Acara Nama
Pernikahan
1  Dinner on 17

Kolam Renang
Jumlah Kolam
Nama
Renang
2 1. Rock Edge Pool
2. Beach Pool
 Outlet F&B
Nama Tempat Menyajikan Jam Operasional
Treetops Breakfast Buffet 6:30 am – 10:30 am

Lunch & Dinner 11:30 am – 11:00 pm

Saffron Thai Cuisine 6:00 pm – 11:00 pm

The Cove Lunch & Dinner 11:30 am – 11:00 pm

JALAN TELUK BEREMBANG, LAGUNA BINTAN RESORT, LAGOI

29155, KEPULAUAN RIAU, INDONESIA

T. 62 770 693 100 FAX. 62 770 693 200

Luxury Hotels and Resorts - Banyan Tree

2.4 PROFIL ANGSANA BINTAN

Angsana Bintan merupakan salah satu properti yang merupakan sister

hotel dari Banyan Tree Bintan dan masih terletak di satu area yang sama,

Angsana Bintan merupakan properti dari Banyan Tree Holdings Ltd. yang

berbentuk hotel dan berbeda dengan Banyan Tree Bintan yang bermodel villa.

2.5 ANGSANA BINTAN FACT SHEET:

Dibuka pada : 2000

Dibawah kepemilikan perusahaan : Banyan Tree Holdings Ltd.

Jumlah kamar : 135

Jumlah tempat makan & minum :3

Jumlah ruang konferensi :2

Jumlah tempat untuk acara pernikahan :2

Jumłah Kolam :1

Spa : Angsana Spa Bintan

2.6 PELAYANAN & FASILITAS TAMU ANGSANA BINTAN

Kamar
Jumlah Kamar Jenis Kamar
135 1. Island Chill Room 5. Island Family Suite
(27 kamar) (9 kamar)
2. Sea Breeze Room -
Queen
(35 kamar)
3. Sea Breeze Room -
Twin
(18 kamar)
4. Island Suite
(20 kamar)

Ruang Rapat dan Konferensi

Jumlah Ruangan Nama
2 1. Angsana 1
2. Angsana 2
Tempat Acara Pernikahan
Jumlah Tempat
Acara Nama
Pernikahan
2 1. Angsana 1
 2. Angsana 2
Kolam Renang
Jumlah Kolam
Nama
Renang
1 1. Angsana Pool
Outlet F&B
Nama Tempat Menyajikan Jam Operasional
Lotus Cafe Breakfast 6:30 am – 11:00 am
Lunch 11:30 am – 5:00 pm
Dinner 5:00 pm – 11:00 pm
XANA Beach Lunch 10:00 am – 5:00 pm
Club
Dinner 5:00 pm – 11:00 pm

Veranda Daily 9:00 am – 11:00 pm

JALAN TELUK BEREMBANG, LAGUNA BINTAN RESORT, LAGOI

29155, KEPULAUAN RIAU, INDONESIA

T. 62 770 693 111 FAX. 62 770 693 222

WWW.ANGSANA.COM/BINTAN

2.7 PROFIL CASSIA BINTAN

Cassia Bintan merupakan properti ketiga yang dibangun pada tahun 2017

dan termasuk ke dalam sister hotel dari Banyan Tree Bintan dan masih terletak di

satu area yang sama dengan Banyan Tree Bintan dan Angsana Bintan. Cassia

Bintan merupakan properti dengan tema yang paling unik dan juga colorful, ini

dilakukan dan dikembangkan untuk menarik pasar dari kalangan muda-mudi

yang suka melakukan travelling. Cassia Bintan juga menganut metode self-

service untuk para tamunya.

2.8 CASSIA BINTAN FACT SHEET:

Dibuka pada : 2017

Dibawah kepemilikan perusahaan : Banyan Tree Holdings Ltd.

Jumlah kamar : 180

Jumlah tempat makan & minum :1

Jumlah ruang konferensi :-

Jumlah tempat untuk acara pernikahan :-

Jumłah Kolam :1

2.9 PELAYANAN & FASILITAS TAMU CASSIA BINTAN

Kamar
Jumlah Kamar Jenis Kamar
180 1. One Bedroom 8. One Bedroom
Apartment Apartment Loft Ocean
(30 kamar) (2 kamar)
2. One Bedroom 9. One Bedroom
Apartment Garden Apartment Loft Twin
(30 kamar) (2 kamar)
3. One Bedroom 10. One Bedroom
Apartment Ocean Apartment Loft Twin
(6 kamar) Garden
4. One Bedroom (2 kamar)
Apartment Twin 11. Two Bedroom
Apartment Garden
 (15 kamar) (24 kamar)
5. One Bedroom 12. Two Bedroom
Apartment Twin Apartment Ocean
Garden (18 kamar)
(15 kamar) 13. Two Bedroom
6. One Bedroom Apartment Loft
Apartment Loft Garden
(10 kamar) (8 kamar)
7. One Bedroom 14. Two Bedroom
Apartment Loft Apartment Loft Ocean
Garden (6 kamar)
(11 amar)
Ruang Rapat dan Konferensi
Jumlah Ruangan Nama
-
Tempat Acara Pernikahan
Jumlah Tempat
Acara Nama
Pernikahan
-
Kolam Renang
Jumlah Kolam
Nama
Renang
1 1. Cassia Pool
Outlet F&B
Nama Tempat Menyajikan Jam Operasional
Vista Weekday 12:00 pm – 9:00 pm
Weekend 12:00 pm – 11:00 pm
High Occupancy 12:00 pm – 11:00 pm

JALAN TELUK BEREMBANG, LAGUNA BINTAN RESORT, LAGOI

29155, KEPULAUAN RIAU, INDONESIA

T. 62 770 692 959 FAX. 62 770 692 958

WWW.CASSIA.COM

2.10 STRUKTUR ORGANISASI HOTEL

EXECUTIVE COMMITTEE (EXCO)

Alpha Eldiansyah Jose Luis Barrera Ibnu Maskur

General Manager Hotel Manager Room Division Manager

Nober Taran
Djunaidi Edy Rakhmat
Director of Engineering
Financial Controller Executive Ched

BANYAN TREE BINTAN MANAGEMENT TEAM

Sandro Simanjuntak Jakudimansyah Suryono

Front Office Manager Asst. Exc. Housekeeper Asst. Chief Engineering

Dadai Iskandar Taruna Abdi Daniel Sirait

F&B Manager Restaurant Manager Asst. Restaurant Manager

Yudhistira Angga Tirta Ridwan Pornchai Sangpray

Exc. Sous Chef Sous Chef - CV Thai Chef

Ratnawati Hikar Hermansyah Ayu Dewi

Pastry Chef Sous Chef - TT Revenue Manager

Tom Miechell Agung Triyanto Ali Santa

Sales Manager Recreation Manager IT Manager

 Henry Ali Singer Adria Cemara Rio Makarios

Environmental Naturalist Learning Manager Spa & Gallery Manager

Aprilia Cintiara Puri Anomsari

Purchasing Manager PA to GM

Muhammad Yusuf Tambi Manullang

Experience Manager Laundry Manager

ANGSANA BINTAN MANAGEMENT TEAM

Zazid Idris Ali Andri Susanto Wahyudi

Asst. Front Office Manager Asst. Exc. Housekeeper Asst. Chief Engineering

Romza Ronald Sihombing Pius Paulus

Asst. F&B Manager Restaurant Manager Asst. Restaurant Manager

Rivo Armedy Rizkan Lenny Febriyanti

Sous Chef - LC Sous Chef - XANA Sr. Events Manager

Rizky Irwansyah Hetty Sianipar Disky Amanda

Reservation Sales Manager Spa Manager HR Manager

CASSIA BINTAN MANAGEMENT TEAM

Riri Sukriah Eka Dian Purnama

Asst. Front Office Manager Duty Manager

 Indra Setiawan Rizki Sulistyo

Asst. Exc. Housekeeper Asst. Restaurant Manager

2.11 PROFIL BANYANTREE HOLDING LIMITED

Sejarah dimulainya Banyan Tree dimulai sejak 10 tahun

sebelumnya pada tahun 1985 dimana Ho Kwon Ping salah satu pendiri dari

Banyan Tree Holdings Limited membeli 1000 hektar tanah lahan tambang timah

di daerah Phuket, Thailand. Bang Tao Bay telah mengalami erosi parah sehingga

dinyatakan secara formal sebagai sebuah situs yang mustahil untuk

pengembangan apapun oleh United Nation Develpoment Plan pada tahun 1977.

Banyan Tree Resorts memiliki konsep yang mengutamakan intimasi, privasi dan

kenyamanan yang diutamakn untuk pasangan-pasangan terutama yang sedang

berbulan madu. Konsep tersebut dibuat oleh para Founder berdasarkan dengan

sensasi yang mereka rasakan saat liburan berdua sebagai pasangan suami istri dan

mereka menerapkan konsep tersebut untuk unit-unit Banyan Tree lainnya

diseluruh dunia dengan harapan semua pasangan-pasangan tersebut dapat

merasakan dan mendapatkan pengalaman yang menyenangkan selama liburan

mereka.
 VISI - MISI

“We want to build globally recognized brands which by inspiring

exceptional experiences among our guests, instilling pride and integrity in our

associates, and enhancing both the physical and human environments in which

we operate, will deliver attractive returns to our shareholders.”

“Kami ingin membangun merek global ternama dengan memberi inspirasi

pengalaman menakjubkan diantara para tamu, memberikan kebanggaan dan

integritas bagi para karyawan serta meningkatkan baik lingkungan fisik maupun

masyarakat sekitar dimana kami berada, akan memberikan timbal balik yang

menarik bagi para pemegang saham.”

IDEALS

Innovation : We welcome change and encourage new ideas, are constantly

open to new opportunities, and adapt to our environments and

available resources to turn situations to our advantage.

Diversity : We appreciate and celebrate difference, with the philosophy that

difference and its recognition fosters mutual respect, enriching

development in all areas.

Empowerment : We defend what we own, achieving this sense of ownership

through being empowered to make independent decisions, make

mistakes, and effect change.

Accountability: We hold ourselves accountable to our guests, associates,

colleagues, shareholders, and to the physical and human

environments in which we operate, and deliver what we promise.

Learning : We encourage continual and lifelong learning, harnessing talent

and priortizing people development, towards work-life quality.

Synergy : We believe that collective success is far superior to that of any

individual’s; a spirit of collaboration is core to our business

composition composition and global success.

OUR ROOTS

1. Take Pride in Your Appearance

2. Smile and Greet

3. Address the Guest by Name

4. Pay Attention to the Guest Needs

5. Escort the Guest

6. Answer Calls Within 3 Rings

7. Be On Time

8. Own the Complaints

9. Be Detail-Oriented
 10. Identify and Report Defects

11. Maintain Cleanliness and Safety Standards

12. Protect Your Workplace

13. Make Teamwork Your Responsibility

14. You Have a Right to Training

15. Know Your Products

16. Sell, Sell, Sell!

Banyan Tree Holdings Ltd.

Address
Exc. Chariman (Owner)
211 Upper Bukit Timah Road
Mr. Ho Kwon Ping
Singapore 588182

Phone: +65 6849 5888

www.banyantree.com

2.12 FASILITAS HOTEL

2.12.1 Fasilitas Akomodasi

Banyan Tree Bintan:

 Tempat tidur King size

 Sundeck

 Kamar mandi marmer

 Rainshower terpisah

 Bak mandi rendam

  Balkon pribadi

 Minibar

 Fasilitas pembuat kopi dan teh

 Meja tulis

 Perangkat pembakar aromatik

 Iron & Ironboard

Angsana Bintan:

 Tempat tidur King size / twin single berdasarkan permintaan

 Kamar yang terhubung berdasarkan permintaan

 Kamar mandi marmer

 Bak mandi rendam

 Televisi layar LED 47 inci

 Minibar

 Fasilitas pembuat kopi dan teh

 Wifi gratis di seluruh area resor

2.12.2 Fasilitas Umum

 Kolam Renang

 Angsana Beach

 Galleries

 Kompleks Spa

 Gym
  Recreation Lounge

 Ranger’s Club

 Marine Centre

2.12.3 Aktivitas Tamu

 Ranger’s Club

 Foam Party

 Sundown Ritual

 Planting Progam

 Indonesian Cooking Class

 Archipelago Buffet Dinner

 Jungle Walk

 Indonesian Night Market

 Morning Yoga

 Sundown Yoga

 Jogging

 Fireflies Tour

 Mangrove Tour

BAB III
 KEGIATAN – KEGIATAN YANG ADA DI OUTLET/DEPARTEMEN

Pada bab ini, penulis akan menjelaskan informasi dan kegiatan-kegiatan

apa saja yang penulis dapat dan lakukan selama melaksanakan Praktik Kerja

Nyata (PKN) periode 14 Januari 2020 – 25 Maret 2020 di Banyan Tree Bintan, di

departemen Front Office. Sebelumnya penulis ingin menginformasikan bahwa

penulis seharusnya melaksanakan Praktik Kerja Nyata (PKN) di Banyan Tree

Bintan sampai pada tanggal 12 Juli 2020, namun dikarenakan terjadinya pandemi

COVID-19 penulis dinyatakan telah selesai melaksanakan Praktik Kerja Nyata

(PKN) pada bulan Maret 2020. Meskipun periode Praktik Kerja Nyata (PKN)

yang dijalankan penulis lebih singkat daripada periode yang seharusnya ditempuh,

penulis merasakan bahwa penulis telah belajar semaksimal mungkin dalam

periode yang singkat itu dengan bantuan dan bimbingan dari para mentor, staff

dan seluruh associates yang ada di Banyan Tree Bintan yang telah mengajarkan

banyak hal penting dalam waktu singkat selama periode 2 bulan penulis

melaksanakan Praktik Kerja Nyata (PKN). Penulis ditempatkan untuk belajar di

bagian Resort Host namun penulis juga sempat melaksanakan dan belajar sebagai

Telephone Operator selama 2 minggu terakhir.

3.1 PENGERTIAN FRONT OFFICE

Front Office berasal dari bahasa inggris “front” yang berarti depan, dan

“office” berarti kantor. Jadi front office adalah kantor depan. Dalam konteks
pengertian hotel, kantor depan merupakan sebuah departemen di hotel yang

letaknya di bagian depan. Tepatnya tidak begitu jauh dari pintu depan hotel atau

lobby. Area ini merupakan tempat yang paling sibuk di hotel. Dengan lokasi

dibagian depan maka front office termasuk departemen yang paling mudah dicari

dan dilihat oleh tamu. Untuk menyebut front office, sebagian hotel menggunakan

istilah yang lain, yaitu guest service area. Namun, demikian istilah front office

yang masih sering dipakai baik di insudtri perhotelan maupun di kalangan

edukasi.

Sedangkan kata front liner adalah sebutan untuk petugas kantor depan

yang langsung berhubungan dengan tamu (direct guest contact seperti reception,

cashier, guest relation officer, doorman dan bellboy). Sering kali ditemui pula

istilah front desk yang merupakan sebutan lebih sempit untuk seksi penerima

tamu. Disebut front desk karena tugasnya di area counter.

Tugas seorang Front Liner sebagai berikut:

1) Menjual kamar (reservasi, check-in dan check-out).

2) Menangani informasi, produk atau pelayanan dan informasi umum di luar

hotel.

3) Mengkoordinasi pelayanan tamu (koordinator dari departemen lain di

hotel).

4) Melaporkan status kamar (status kamar dapat di update secara manual /

computerize).
5) Mencatat pembayaran tamu (guest bill/guest folio/guest account).

6) Menyelesaikan pembayaran tamu (pada saat check-out).

7) Menyusun riwayat kunjungan tamu (untuk tujuan peningkatan pelayanan)

8) Menangani telepon, peran, faksimili dan email.

9) Menangani barang tamu dan barang-barang bawaannya.

Peran seorang Front Liner bagi hotel sebagai berikut:

 Kesan pertama dan sekaligus kesan terakhir bagi tamu yang menginap di

hotel

 Sebagai pusat sarafnya hotel

 Sebagai pusat komunikasi

 Menjaga hubungan dengan tamu dan departemen lain di hotel

 Urat nadi utama sebuah hotel

 Jantungnya hotel

 Sumbunya hotel

 Pusat koordinasi pelayanan hotel

 Konter informasi bagi tamu

 Sumber informasi potensial bagi penjualan dan pemasaran hotel

3.2 PENGENALAN DAN JOBDESC FRONT OFFICE
3.2.1 Resort Host
o Morning Shift

 Ensure welcome drink and cool towels are enough for arrival

 Take out camera from FOM office

 Turn off the light in the lobby and spa display

 Turn on the fan

 Check log book in opera system

 Print and prepare arrival, departure and traces reports

 Mark the room number in welcome cards and send to

housekeeping

 Send printed SCM to respective department

 Double check registration card and prepare them in folder

together with resort’s information, ferry receipt based on language

 Check the room condition in opera for arrival

 Inform outlets for any room’s movement

 Handel check-in and update guest’s profile based on Banyan Tree

SOP

 Take picture of arrival guest upon check-in for recognition

program

 Follow up the traces with related department after 8.00AM

 Manage the flow for arrival and departure transportation

 Inform to housekeeping upon guest checking out

  Keep the lobby area clean and tidy

 Check arrival and departure bills and send to cashier

 Update and resolve traces in opera

 Update photo of guest recognition program

 Update and attach guest picture on recognition board

 Save 3.00PM reports

 Hand over to afternoon shift

 Update resort host activities book

 Keep pantry clean and tidy before end of shift

 Ensure all information and file needed for operation are enough to

be used

o Afternoon Shift

 Attend afternoon briefing

 Over handling from morning shift

 Print and check traces, follow up & resolve

 Check remain arrivals and departure

 Prepare tickets and bills for evening outside tours

 Manage transportation for check-in, check-out, local transfer

 Check room keys for expected arrivals

 Check and prepare welcome drink & cool towels

 Update room changing and inform outlets

 Prepare welcome cards for tommorrow’s arrivals

 Plca candles in the lobby area around 6PM

 Make “SPECIAL ATTETION GUEST” (SAG) report

 Make “Daily ETA”for tomrrow’s arrivals and share to group

 Prepare SCM and send to HOD for approval

 Prepare regristration cards for tomorrow’s arrivals

 Check taxi bills and send to cashier

 Update comments, purpose of stay, “fixed” rate for tomorrow

arrival

 Assist angsana & cassia guests with transportation

 Update no show information to other departments + email

 Save 9:00PM reports

 Update white boards with SAG and shift schedule

 Update photo of guest recognition program on board

 Prepare welcome cards for spare

 Ensure all papers have been filed in folders

 Keep lobby area clean and tidy

 Keep pantry clean, place dishes in order

 Keep camera inside FOM office

 Update resort host activities book

 Forward telephone lines to operator

 Ensure the block “OO” room for late c/o clear

 Make sure sharer and comment are balance

  Turn off computers, printer, fans and lights

3.2.2 Telephone Operator

o Morning Shift

 Check and do morning call if there’s any

 File yesterday buggy request form

 Prepare new buggy request form

 Make weather forecast and send to the library

 Send email report for today SAG, INH and today arrivals list

 Check and make sure all back office necessities are complete

 Make SCM if there is anything to be ordered and send to HOD for

approval

 Make Guest Courtesy Call, Guest Log Book and Defect Lists

 Download and fill the immigration list report

 Send 3.00PM defect lists to GM, RDM and HOD if there’s any

 Arrange transportation for guests transport

 Hand over to afternoon shift

 Update telephone operator activities book

o Afternoon Shift

 Attend afternoon briefing

 Over handling from morning shift

 Finish Guest Courtesy Call, Guest Log Book and Defect Lists

reports
  Finish and send the immigration report

 Assist angsana & cassia guests with transportation arrangement

 Send Guest Courtesy Call, Guest Log Book and Defect Lists to

GM, RDM and HOD

 Report INH guest by nationality to BRC

 Over handle to night shift

3.3 KEGIATAN YANG DILAKUKAN SELAMA PRAKTIK KERJA

NYATA
Kegiatan yang dilakukan penulis selama melaksanakan Praktik Kerja

Nyata (PKN) lebih banyak bersentuhan langsung dengan para tamu dan juga

melakukan beberapa laporan yang ditujukan untuk beberapa departemen lainnya.

Sebagai Resort Host penulis belajar bagaimana caranya melakukan welcoming

ceremony yang ada di Banyan Tree Bintan, welcoming ceremony tersebut

dilakukan dengan cara membukakan pintu untuk menyambut para tamu yang

datang untuk menginap di Banyan Tree Bintan dengan hangat dan menggunakan

salam “wai” yang merupakan budaya dari Thailand. Setelah itu, penulis lalu

memukulkan gong dan juga menebarkan beras kuning di depan tamu sambil

menjelaskan makna dari welcoming ceremony tersebut lalu dilanjutkan dengan

mengantarkan tamu untuk duduk sebelum melaksanakan check-in process.

Setelah mendudukkan tamu di meja yang tersedia di lobyy, penulis pun

melanjutkan welcoming dengan menyajikan welcome drink yaitu Ginger & Lime

dan juga cold towel beraromakan lemon grass untuk menyegarkan tamu,
dilanjutkan dengan meminta identitas dari tamu bersama dengan sharer nya

berupa paspor atau KTP untuk tamu warga negara Indonesia dan juga ferry ticket

dari tamu yang melakukan perjalanan melalu Singapura untuk dibantu mengklaim

boarding pass lebih cepat sebagai extra service dari Banyan Tree Bintan. Penulis

juga akan membawakan registration card untuk dilengkapi dengan data diri tamu

dan juga menjelaskan beberapa informasi tentang resor dan juga lokasi-lokasi

sekitar resor pada peta kecil yang akan diberikan kepada tamu setelah proses

check-in selesai, setelah menjelaskan fasilitas-fasilitas resor penulis pun

memintakan deposit kamar kepada tamu yang dapat diterima dalam bentuk kartu

kredit maupun uang tunai, sembari memproses deposit yang telah diterima dari

tamu penulis pun akan melihat status dari kamar tamu apakah sudah siap atau

belum, bila sudah siap penulis akan mengatur buggy untuk mengantarkan tamu ke

kamar, tetapi bila kamar tersebut belum siap maka penulis akan

merekomendasikan tamu untuk pergi ke pantai, makan siang terlebih dahulu

ataupun aktivitas-aktivitas lain yang tersedia di resor yang diminati oleh tamu

sambil menunggu kamar siap ditempati. Sebelum mengantarkan tamu menuju

buggy untuk diantarkan ke kamar, penulis juga mengambilkan foto tamu jika tamu

bersedia untuk melengkapi guest recognition program yang ada di Banyan Tree

Bintan.

Penulis juga banyak belajar tentang sistem opera yang digunakan di

Banyan Tree Bintan seperti cara melihat status kamar, tamu in-house, occupancy,

room movement dan juga beberapa fitur-fitur dari sistem opera yang lain. Selain

itu, penulis juga akan meng-update registration card milik tamu di sistem opera
dan menyelesaikan report-report dan juga preferensi tamu untuk dilengkapi

sebagi guest history yang menginap di Banyan Tree Bintan dengan tujuan

memberikan kepuasan dan service yang lebih baik kepada tamu di Banyan Tree

Bintan. Sebagai seorang Resort Host penulis juga harus melengkapi beberapa

formulir yang diperlukan untuk keperluan sehari-hari seperti ferry receipt ticket,

key card form, SCM, Daily Activities, Resort Map dan berbagai formulir berserta

laporan lain untuk keperluan operasional resor sehari harinya.

Untuk bagian administrasi seorang Resort Host lebih banyak dikerjakan

oleh afternoon shift sementara morning shift lebih banyak berkutat di area

operasional seperti beberapa hal yang sudah penulis sampaikan diatas. Saat

menjalankan afternoon shift maka penulis akan memeriksa seluruh kelengkapan

opersional dimulai dari formulir-formulir, welcome drink, welcome cake dan juga

cold towel apakah masih cukup untuk keperluan operasional hari ini dan juga

memesankan welcome drink, welcome cake untuk keperluan operasional besok

berdasarkan dengan kalkulasi Daily ETA yang telah dibuat untuk guest arrival

besok. Penulis juga akan memperbarui papan tulis yang berisikan Special

Attention Guest List dan juga working schedule untuk para associates di hari esok.

Sebelum mengakhiri shift penulis juga harus memastikan bahwa welcome card,

Daily ETA dan juga beberapa laporan administrasi yang lain telah selesai

dikerjakan dan memasukkan informasi penting kedalam logbook di sistem opera

untuk di informasikan kepada morning shift di keesokan harinya.

Sebagai telephone operator penulis belajar untuk menjawab telepon dan

juga bagaimana cara membagikan informasi secara baik dan benar kepada para
tamu dan juga departemen-departemen lainnya. Baik morning maupun afternoon

shift seorang telephone operator dibutuhkan untuk menjadi orang yang tenang dan

cekatan, dikarenakan seoranag telephone operator di Banyan Tree Bintan berkerja

sendiri dan harus mengerjakan beberapa hal dan laporan sembari menjawab

telepon dan membagikan informasi kepada tamu dan juga orang-orang yang

menelpon ke Banyan Tree Bintan. Penulis juga harus menghapalkan ekstensi-

ekstensi telepon yang ada di seluruh area resor dan juga menyalurkan telepon-

telepon tersebut dengan cekatan demi kelancaran operasional yang padat. Kurang

lebih seperti itulah beberapa kegiatan yang dilaksanakan dan bisa disampaikan

secara tulisan oleh penulis selama menjalankan Praktek Kerja Nyata (PKN) di

Banyan Tree Bintan.

3.4 HAMBATAN/ KENDALA DAN KEBERHASILAN YANG DIALAMI

Hambatan yang dirasakan oleh penulis selama melaksanakan proses

internship ini adalah tantangan untuk menghadapi beberapa tamu yang berlaku dan

bertindak semaunya selama tinggal di tempat penulis melaksanakan internship, namun

dikarenakan oleh hal tersebut, penulis merasa bahwa penulis telah belajar bagaimana

untuk mengatasi dan menjalani hal tersebut dengan baik. Selain itu juga dengan adanya

pandemi COVID-19 ini penulis sungguh merasa sangat disayangkan karena periode

internship yang seharusnya dijalankan oleh penulis adalah 6 bulan, namun dengan

terjadinya pandemi ini penulis hanya dapat menyelesaikan periode internship ini dalam

waktu 2 bulan saja yang dimana penulis merasa masih banyak ilmu dan juga pengalaman

yang bisa penulis ambil dan serap lagi jiga berhasil melaksanakan internship selama 6

bulan. Selain dengan kendala-kendala tersebut penulis merasa telah menjalankan dan
memaksilkan waktu belajar penulis selama 2 bulan melaksanakan internship dimana

penulis sudah berhasil belajar dan berkerja di dua dari tiga outlet departemen yang ada

secara baik dan mulai dipercayai oleh para staff. Penulis sangat bersyukur karena bisa

melaksanakan internship di Banyan Tree Bintan dimana para staff sungguh baik dalam

membantu dan membimbing penulis dalam hal-hal yang baru penulis pelajari sehingga

dapat berkembang dan melaksanakan perkerjaan demi membantu operasional dengan

lebih baik lagi.

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

Kesimpulan selama Praktik Kerja Nyata (PKN) yang dapat disampaikan

oleh penulis adalah bahwa penulis merasa selain secara langsung merasakan

sensasi berkerja di bagian operasional hotel secara full-time penulis juga belajar

bagaimana caranya menyesuaikan diri ditempat baru yang mana tempat penulis

melaksanakan internship ini adalah di daerah kepulauan Indonesia yang

merupakan pengalaman yang baru bagi penulis untuk menjalankan hidup. Penulis

juga belajar bagaimana caranya bersosialisasi di dunia kerja yang memiliki ruang

lingkup luas dengan berbagai departemen dan juga properti lain yang ada disekitar

lingkungan resor tempat penulis bekerja. Melaksanakan Praktik Kerja Nyata

(PKN) ini merupakan sebuah pengalaman yang sangat menarik bagi penulis

karena selain berkeja kita juga harus bersosialisasi dengan tamu sebagai seorang

front liner yang baik yang tidak penulis dapatkan dari pelajaran yang ada di
kampus yang dimana hanya diisikan dengan interaksi dengan mahasiswa-

mahasiswa dan juga dosen-dosen yang ada di wilayah kampus.

Saran yang bisa diberikan oleh penulis adalah penambahan sistem

pelajaran atau meng-update beberapa pelajaran yang ada untuk mempersiapkan

mahasiswa dengan lebih baik untuk menghadapi dunia perkerjaan yang

sesungguhnya.