STANDARD OPERATIONAL PROCEDURE

PROPOSAL DAN
LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN
PROGRAM KERJA

KOORDINATOR KEUANGAN MAHASISWA

BEM FEB UGM
FAKULTAS EKONOMIKA DAN BISNIS
UNIVERSITAS GADJAH MADA
YOGYAKARTA
2014
 BAB I
FORMAT
PROPOSAL DAN LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN

Pendahuluan
1. Proposal merupakan alat pengajuan dana, dalam hal ini dana Masyarakat dan atau dana
FOKOMA, yang sah dan diakui oleh FEB UGM.
2. Proposal diajukan selambat-lambatnya 2 Minggu sebelum kegiatan berlangsung.
3. Proposal terdiri dari bagian-bagian yang menjelaskan mengenai kegiatan organisasi
kemahasiswaan yang akan dijalankan.
4. Laporan Pertanggungjawaban merupakan bentuk pertanggungjawaban hasil realisasi
program kerja dari dana Masyarakat dan atau dana FOKOMA yang telah digunakan dalam
kegiatan organisasi kemahasiswaan.
5. Laporan Pertanggungjawaban diberikan selambat-lambatnya 1 Minggu setelah kegiatan
organisasi kemahasiswaan dijalankan.
6. Laporan Pertanggungjawaban terdiri dari realisasi anggaran beserta dengan bukti
penggunaan dana masyarakat dan atau dana FOKOMA.
7. Laporan Aliran Dana merupakan laporan pendukung Laporan Pertanggungjawaban yang
berisi kondisi keuangan (financial) sebenar-benarnya dari sebuah program kerja yang
dilaksanakan oleh setiap organisasi pada kala itu juga.
Format
1. Proposal untuk dana FOKOMA dan atau Dana Masyarakat
 Format Proposal Kegiatan :
a. Cover/Judul (berisi nomer proker, nama acara, nama organisasi, logo organisasi,
nama fakultas, dan tahun pelaksanaan)
b. Pendahuluan
c. Nama Kegiatan
d. Tujuan Kegiatan
(dilengkapi dengan sasaran, target program kerja atau indikator kesuksesan
program kerja yang ingin diraih)
e. Waktu dan Tempat Kegiatan
f. Penutup
 g. Lampiran berupa : Susunan Acara
Susunan Kepanitiaan *
Rencana Anggaran (berdasarkan hasil review Sidang
Anggaran KM FEB UGM)
Lembar Pengesahan
h. Surat Permohonan Kegiatan FOKOMA (untuk proker yang menggunakan dana
FOKOMA)
Proposal dibuat dengan menggunakan kertas kuarto (HVS 70gr) polos untuk cover
dan kertas A4 yang tercetak kop organisasi untuk bagian isi dengan margin atas 3,5,
margin kanan 2,5, kiri 3, bawah 3, Times New Roman 12, spasi 1,5.
*Nama yang tercantum dalam Susunan Kepanitiaan harus sudah berpartisipasi
dalam iuran FOKOMA.
2. Laporan Pertanggungjawaban (LPJ) FOKOMA dan atau Dana Masyarakat
 Laporan Pertanggungjawaban (LPJ) disajikan terpisah untuk setiap sumber dana baik
FOKOMA maupun dana Masyarakat.
 Untuk program kerja yang menggunakan dua sumber dana yakni FOKOMA dan dana
Masyarakat penyajian LPJ-nya juga harus disajikan terpisah untuk masing-masing
dana.
 Format LPJ
a. Bagian Judul (berisi nomor program kerja, nama organisasi kemahasiswaan, dan
tahun)
b. Nama Kegiatan
c. Waktu Kegiatan (waktu berlangsungnya pelaksanaan kegiatan)
d. Evaluasi Kegiatan (berisi evaluasi keseluruhan dari kegiatan yang dijalankan
berupa :
a) Poin-poin penting terkait berjalannya sebuah program kerja.
b) Pencapaian target – target yang sudah diraih oleh program kerja tersebut
c) Membandingkan dengan indikator kesuksesan program kerja yang
terdapat dalam proposal apakah sesuai dengan realita dan sudah tercapai
atau belum.
d) Menampilkan perbaikan maupun rencana apa yang hendak akan dilakukan
untuk program kerja bersangkutan pada periode kepengurusan berikutnya.
 e. Rencana Anggaran (berisikan nominal pemasukan dari hanya dari dana
FOKOMA atau hanya dari Dana Masyarakat)
f. Realisasi Anggaran (nominal pengeluaran yang digunakan untuk menjalankan
kegiatan yang dipakai hanya dari Dana FOKOMA atau hanya dari Dana
Masyarakat)
g. Pengeluaran (berisikan rincian secara detail bentuk pengeluaran yang
menggunakan hanya dari Dana FOKOMA atau hanya dari Dana
Masyarakat. Item-item pengeluaran disusun dalam bentuk tabel dan diurutkan
berdasarkan kapan dibelanjakannya Dana FOKOMA atau Dana Masyarakat
tersebut untuk membeli, menyewa, menggunakan, atau memakai item tersebut)
h. Tanda tangan yang menjadi bukti persetujuan oleh Bendahara Organisasi, Ketua
Organisasi Kemahasiswaan dan Koordinator Keuangan Mahasiswa BEM FEB
UGM.
 Hal – hal yang harus dilampirkan pada Laporan Pertanggungjawaban adalah :
1. Nota – nota pengeluaran menyesuaikan dengan pengeluaran yang menggunakan
hanya dari dana Masyarakat atau hanya dari dana FOKOMA. Nota – nota
pengeluaran disusun dan diurutkan menyesuaikan nomor urut pada tabel data
pengeluaran penggunaan dana dan dilampirkan pada kertas kuarto A4 polos.
2. Daftar peserta yang mengambil konsumsi. Apabila daftar tersebut tidak
memungkinkan untuk dibuat atau ditampilkan maka daftar hadir peserta
diperkenankan untuk menggantikan daftar tersebut. Daftar tersebut
dilampirkan apabila pada daftar item pengeluaran pada Laporan
Pertanggungjawaban terdapat item berjenis konsumsi.
3. Khusus untuk pengeluaran yang menggunakan sumber dana Masyarakat wajib
mengikuti peraturan bahwa nota – nota pengeluaran dari pembelian dan
pembayaran tertentu wajib ditambahi dengan materai 3000 dan materai 6000
dengan ketentuan sebagai berikut :
1) Materai 3000 dipergunakan untuk pengeluaran yang berjumlah lebih dari Rp
250.000,00 sampai dengan Rp 1.000.000,00.
2) Materai 6000 dipergunakan untuk pengeluaran yang berjumlah lebih dari Rp
1.000.001,00
3. Format Laporan Aliran Dana
 a. Berisi item-item pemasukan di bagian kiri dan item-item pengeluaran di sebelah kanan.
1. Pemasukan (Berisikan keseluruhan pemasukan yang didapat untuk mendanai
program kerja tersebut tanpa terkecuali)
2. Pengeluaran (Berisikan akun-akun atau poin-poin penting pengeluaran yang disusun
secara ringkas tanpa detail rincian per akun atau poin tersebut)
3. Apabila pemasukan lebih besar daripada pengeluaran (surplus) maka pada bagian
Pengeluaran ditambahkan akun berupa “Kas Organisasi” atau akun lain seperti
“Modal Kerja Proker X tahun depan”
4. Apabila pengeluaran lebih kecil daripada pemasukan (defisit) maka pada bagian
Pemasukan ditambahkan akun berupa “Sumbangan, Kas Organisasi, Kontribusi
Panitia, Pinjaman Bank” atau akun berjenis pemasukan lain yang menanggulangi
defisit tersebut.
b. Tanda tangan yang menjadi bukti persetujuan oleh Bendahara Organisasi, Ketua
Organisasi Kemahasiswaan dan Koordinator Keuangan Mahasiswa BEM FEB UGM.
4. Laporan Pertanggungjawaban dan Laporan Aliran Dana dibuat dengan menggunakan kertas
kuarto A4 yang tercetak kop organisasi dengan margin atas 3, margin kanan 2,5, kiri 2,5,
bawah 3,2, Times New Roman 12, spasi 1,5.
 BAB II
ALUR PENCAIRAN DANA FOKOMA

1. Pengajuan dana FOKOMA minimal adalah Rp 2.000.000,- (Dua Juta Rupiah), baik
pengajuan per kegiatan / gabungan beberapa kegiatan (boleh per BEM/HMJ/LK) atau bila
terpaksa bisa gabungan lebih dari 1 atau lebih (BEM/HMJ/LK). Hal ini ditujukan untuk
efisiensi biaya, tenaga dan waktu dalam pembuatan buku cek, prosedur pencairan cek, serta
pengeluaran biaya-biaya yang timbul atas dikeluarkannya cek tersebut.

Contoh :
BEM mengadakan kegiatan A = senilai Rp 500,000
Ini tidak bisa langsung di proses, karena nilai pengajuan hanya Rp 500.000,-
Jadi harus digabung dengan kegiatan BEM yang lain, sampai nilai nominal yang diajukan
minimal Rp 2.000.000,-
(misal : digabungkan dengan kegiatan BEM “B “ = Rp 1.500.000,- )
2. Kelengkapan dokumen untuk pengajuan dana kegiatan yang didanai FOKOMA :
 Proposal (1 asli dan 3 rangkap fotokopi)
1) Proposal Asli (Master Proposal) disimpan oleh organisasi atau departemen masing-
masing.
2) Proposal Fotokopi 1 diberikan kepada Pihak FOKOMA.
3) Proposal Fotokopi 2 diberikan kepada Koordinator Keuangan Mahasiswa BEM FEB
UGM.
4) Proposal Fotokopi 3 diberikan kepada Bendahara Internal Organisasi
 Untuk proker dengan Dana FOKOMA dan Dana Masyarakat
1) Proposal 1 asli diberikan kepada Koordinator Keuangan Mahasiswa BEM FEB UGM.
2) Proposal Fotokopi 1 diberikan kepada Pihak FOKOMA.
3) Proposal Fotokopi 2 disimpan oleh Organisasi atau departemen masing-masing.
4) Proposal Fotokopi 3 diberikan kepada Koordinator Keuangan Mahasiswa BEM FEB
UGM.
5) Proposal Fotokopi 4 diberikan kepada Bendahara Internal Organisasi.
 Surat Permohonan Kegiatan (rangkap 3) ; menyebutkan jenis dan besarnya nominal dana
harus sinkron dengan pengajuan dana yang tercantum di proposal
 Meninggalkan nomor HP / contact person yang dapat dihubungi
 Kelengkapan di atas, ditinggal kurang lebih selama (±) 2-3 hari (tergantung antrian
proposal/pekerjaan), untuk dicek terlebih dahulu
a. Proposal dibuat sesuai dengan standar yang telah ditetapkan :
 Pastikan semua nama mahasiswa yang tercantum dalam kepanitiaan sudah
berpartisipasi di FOKOMA, yang dimaksud berpartisipasi :
 bagi yang mampu, membayar sumbangan seperti yg telah ditentukan,
 bagi yang tidak mampu, sudah mengajukan permohonan (keringanan/
angsuran/pembebasan) dan telah di setujui oleh FOKOMA
 Pastikan proposal dan surat sudah ditandatangani dan di cap/distempel (asli) oleh :
 Ketua BEM/HMJ/LK
 Koordinator Keuangan Mahasiswa BEM FEB UGM
 Wadek Bidang Administrasi dan Kemahasiswaan
Alamat sekretariat FOKOMA :
Fakultas Teknik UGM – Utara RS Sardjito;
Jurusan Teknik Sipil dan Lingkungan (Ruang 222)
Jl. Grafika 2 Yogyakarta
Fax / Tlp : 0274 – 6492241
CDMA : 0888 289 3941
Email : FOKOMA.febugm@gmail.com; mamik_poerwati@yahoo.com
YM : mamik_poerwati
b. Surat permohonan dana, ditujukan kepada Ketua FOKOMA FEB UGM
(Prof. Dr. Ir. Sunjoto, Dip.HE, DEA) sebanyak difotokopi 3 rangkap.
 Surat ke 1 : untuk Ketua FOKOMA FEB UGM - Prof. Dr. Ir. Sunjoto, Dip.HE, DEA
 Surat ke 2 : untuk Bendahara FOKOMA - Ir. Bambang Kartika
 Surat ke 3 : untuk Sekretaris FOKOMA
Dalam surat dicantumkan nama kegiatan, jumlah dana yang diminta, beserta pelaksanaan
kegiatan tersebut (hari, tanggal, tempat).
c. Proposal dan Surat permohonan dana, yang diterima oleh FOKOMA FEB UGM boleh
berupa fotokopi, namun cap harus tetap asli
3. Proposal dan surat permohonan yang sudah di - acc oleh sekretris FOKOMA,kemudian
dibawa ke Bendahara FOKOMA (Ir. Bambang Kartika). Sebelum bertemu Pak Bambang,
diharap membuat janji terlebih dulu dengan beliau.
Alamat Bendahara FOKOMA :
Perumahan Dosen UGM, Sekip Blok S-3
HP : 0888 275 2895
4. Setelah Bendahara FOKOMA menerima surat permohonan, kemudian akan dibuatkans elembar
CEK yang jumlah nominalnya adalah sebesar pengajuan kegiatan.
5. Cek dibawa lagi ke sekretariat FOKOMA, untuk di tandatangani Ketua FOKOMA dan di cap.
6. Terakhir, cek bisa langsung dicairkan di Bank MANDIRI UGM, Jl. Kaliurang, Sekip. Batas
pencairan dana adalah ±50 hari, apabila cek belum dicairkan setelah masa itu FOKOMA tidak
bertanggung jawab atas hilangnya dana akibat kelalaian tersebut. Apabila terjadi kehilangan
cek, akan di ganti dengan yang baru, namun disertai membawa surat laporan kehilangan
dari Polisi.
Setelah Kegiatan :
1. Wajib mengumpulkan Laporan Pertanggungjawaban (LPJ) dan Laporan Aliran Dana (LAD).
Maksimal, H + 1 Minggu.
 Laporan Pertanggung Jawaban untuk dana FOKOMA (1 asli dan rangkap 3)
1) LPJ asli disimpan oleh organisasi atau departemen masing-masing.
2) LPJ Fotokopi 1 diberikan kepada Koordinator Keuangan Mahasiswa BEM FEB UGM.
3) LPJ Fotokopi 2 diberikan kepada Bendahara Internal Organisasi.
4) LPJ Fotokopi 3 diberikan kepada Sekretaris FOKOMA.
 Laporan Aliran Dana (LAD)
1) LAD asli disimpan oleh Organisasi atau departemen masing-masing.
2) LAD Fotokopi 1 diberikan kepada Koordinator Keuangan Mahasiswa BEM FEB UGM.
3) LAD Fotokopi 2 diberikan kepada Bendahara Internal Organisasi.
4) LAD Fotokopi 3 diberikan kepada Sekretaris FOKOMA
2. Untuk kegiatan yang rutin, maka LPJ dikumpulkan akhir tahun. LPJ ini berguna untuk
pertanggungjawaban ke pihak Fakultas dan FOKOMA.
3. Jika LPJ tersebut tidak dikumpulkan, maka dana untuk kegiatan berikutnya belum bisa
diturunkan sampai LPJ tersebut dikumpul.
4. Laporan Aliran Dana disampaikan bersamaan dengan Laporan Pertanggung Jawaban.
 Hal-hal yang harus diperhatikan :
1. Batas pengajuan : minimal (H – 7) dari tanggal kegiatan, proposal + surat permohonan telah
masuk ke sekretariat FOKOMA, dalam keadaan sudah FIX :
 sudah dicek oleh dan ditandatangani oleh Ketua BEM HMJ/LK
 sudah dicek oleh dan ditandatangani oleh Koordinator Keuangan Mahasiswa BEM FEB
UGM
 sudah ditandatangani oleh Wadek Bidang Kemahasiswaan
2. Bila pengajuan proposal melebihi tanggal kegiatan, maka dana akan otomatis hangus , (bisa
dicairkan lagi setelah diadakan revisi ke Koordinator Keuangan Mahasiswa BEM).
3. Tutup buku FOKOMA pada bulan Desember, pengajuan dana FOKOMA terakhir dilakukan
pada tanggal 15 Desember (tanpa pengecualian).
4. Revisi dapat dilakukan maksimal 2 kali dalam setahun.
SISTEMATIKA PENURUNAN DANA FOKOMA

Meminta Paraf kepada Meminta tanda tangan

Mbak Wheny, bagian Wakil Dekan Bidang
Meminta Cap BEM Akademik lantai 3 Kemahasiswaan atau Wadek lain
yang mewakili.

Apabila
Meminta tanda tangan Melapor bahwa Cek sudah cair proposal sudah
Koordinator Keuangan Mahasiswa kepada KKM BEM FEB UGM komplit maka
BEM FEB UGM dibawa ke
FOKOMA
FINISH
Meminta Persetujuan Ketua FOKOMA Menemui
Sekretaris FOKOMA.
START HERE Fakultas Teknik, JTSL, Lantai 2, ruang 222
Mencairkan
Proposal dibuat oleh Cek tersebut Apabila sudah
organisasi ke Bank mendapat
Mandiri Cek dimintakan
persetujuan, maka
cabang Sekip tanda tangan
meminta cek kepada
kepada Ketua
Bendahara FOKOMA
FOKOMA
dengan membawa
Surat Permohonan

Ir. Bambang Kartika

Perumahan Dosen
UGM : Sekip S-3
 BAB III
ALUR PENCAIRAN DANA MASYARAKAT

Sistematika pencairan Dana Masyarakat bersifat reimburse dana akan dicairkan setelah LPJ
selesai.
Kelengkapan dokumen yang harus diserahkan organisasi adalah sebagai berikut :
 Proposal (1 asli dan 3 rangkap fotokopi)
1) Proposal Asli (Master Proposal) diberikan kepada Koordinator Keuangan Mahasiswa
BEM FEB UGM.
2) Proposal Fotokopi 1 diberikan kepada Pihak FOKOMA.
3) Proposal Fotokopi 2 disimpan oleh organisasi atau departemen masing-masing.
4) Proposal Fotokopi 3 diberikan kepada Bendahara Internal Organisasi
 Untuk proker dengan Dana FOKOMA dan Dana Masyarakat
1) Proposal 1 asli diberikan kepada Koordinator Keuangan Mahasiswa BEM FEB
UGM.
2) Proposal Fotokopi 1 diberikan kepada Pihak FOKOMA.
3) Proposal Fotokopi 2 disimpan oleh Organisasi atau departemen masing-masing.
4) Proposal Fotokopi 3 diberikan kepada Koordinator Keuangan Mahasiswa BEM FEB
UGM.
5) Proposal Fotokopi 4 diberikan kepada Bendahara Internal Organisasi.
 Laporan Pertanggung Jawaban untuk Dana Masyarakat, bukan LPJ untuk Dana
FOKOMA (1 asli dan rangkap 3)
1) LPJ asli diberikan kepada Koordinator Keuangan Mahasiswa BEM FEB UGM.
2) LPJ Fotokopi 1 diberikan kepada Koordinator Keuangan Mahasiswa BEM FEB
UGM.
3) LPJ Fotokopi 2 diberikan kepada Bendahara Internal Organisasi.
4) LPJ Fotokopi 3 disimpan oleh Organisasi atau departemen masing-masing.
 Laporan Aliran Dana (LAD)
1) LAD asli diberikan kepada Koordinator Keuangan Mahasiswa BEM FEB UGM.
2) LAD Fotokopi 1 diberikan kepada Koordinator Keuangan Mahasiswa BEM FEB
UGM.
 3) LAD Fotokopi 2 diberikan kepada Bendahara Internal Organisasi.
4) LAD Fotokopi 3 disimpan oleh Organisasi atau departemen masing-masing.
 Proposal dibuat sesuai dengan standar yang telah ditetapkan :
 Pastikan proposal dan surat (untuk dua sumber dana) sudah ditandatangani dan di
cap/distempel (asli) oleh :
 Ketua BEM/HMJ/LK
 Koordinator Keuangan Mahasiswa BEM FEB UGM
 Wadek Bidang Kemahasiswaan
 Pencairan Dana Masyarakat dilaksanakan oleh Koordinator Keuangan Mahasiswa BEM
FEB UGM dengan bantuan tambahan oleh setiap Bendahara Internal Organisasi.
 Koordinator Keuangan Mahasiswa BEM FEB UGM akan memberitahukan waktu kapan
dana Masyarakat dapat diproses dan kemudian bekerja secara koordinatif dengan masing-
masing Bendahara Internal Organisasi.
Setelah Kegiatan :
1. Wajib mengumpulkan LPJ dan LAD beserta rekapan nota yang disertai dengan tanda
tangan bendahara organisasi, ketua organisasi, dan Koordinator Keuangan Mahasiswa
BEM FEB UGM. Maksimal, H + 1 Minggu.
2. Untuk kegiatan yang rutin, maka LPJ dikumpulkan bertahap sesuai dengan waktu
berlangsungnya kegiatan.
3. Jika LPJ tersebut tidak dikumpulkan, maka dana untuk kegiatan berikutnya belum bisa
diturunkan sampai LPJ tersebut dikumpul.
4. Laporan Aliran Dana disampaikan bersamaan dengan Laporan Pertanggungjawaban.
5. Apabila program kerja belum selesai dilaksanakan sebelum tanggal 29 Oktober maka
laporan aliran dana yang diberikan menggambarkan kondisi performa keuangan dari
program kerja tersebut sesuai waktu kapan disampaikannya Laporan
Pertanggungjawaban.
Hal-hal yang harus diperhatikan :
1. Bila pengajuan proposal melebihi tanggal kegiatan, maka dana akan otomatis hangus ,
(bisa dicairkan lagi setelah diadakan revisi ke Koordinator Keuangan Mahasiswa BEM
FEB UGM dengan membawa surat pernyataan).
2. Tutup buku dana Masyarakat pada bulan Desember, pengajuan dana Masyarakat terakhir
dilakukan pada tanggal 31 Oktober (tanpa pengecualian).
3. Apabila pada saat penyerahan Laporan Pertanggungjawaban dan Laporan Aliran Dana
Koordinator Keuangan Mahasiswa BEM FEB UGM tidak sedang berada di tempat maka
setiap organisasi dipersilakan meletakkan berkas tersebut ke loker kayu masing-masing
organisasi yang terletak di lantai bawah sayap utara di samping sekretariat BEM FEB
UGM dan PALMAE.
4. Revisi dapat dilakukan maksimal 2 kali dalam setahun.
SEMUA TULISAN WAJIB DITULIS
DENGAN WARNA HITAM

[NO PROKER]
PROPOSAL
[NAMA PROKER]
[NAMA DEPARTEMEN]

LOGO
ORGANISASI

[NAMA ORGANISASI]

FAKULTAS EKONOMIKA DAN BISNIS

UNIVERSITAS GADJAH MADA

2014
I. PENDAHULUAN
[Berisi overview kegiatan yang dijalankan, atau penjabaran singkat mengenai
kegiatan]
Untuk Isi, Format Font :
Times New Roman, Size 12
II. NAMA KEGIATAN
[Nama kegiatan yang dijalankan]

III. TUJUAN KEGIATAN

[Memuat tujuan-tujuan kegiatan, dilengkapi dengan sasaran kegiatan dan juga
indikator kesuksesan dari kegiatan yang dijalankan]

IV. WAKTU DAN TEMPAT KEGIATAN

Hari, tanggal :
Ditulis sesuai apa yang sudah
Waktu : dipresentasikan Sidang Anggaran
Tempat : KM FEB UGM

V. SUSUNAN ACARA
Terlampir

VI. SUSUNAN KEPANITIAAN

Terlampir

VII. RENCANA ANGGARAN

Terlampir

VIII. PENUTUP
[Merupakan bagian penutup dari proposal, berisi kata-kata penutup]

IX. LEMBAR PENGESAHAN

Terlampir
Lampiran 1
SUSUNAN ACARA

[Breakdown waktu dan acara yang dijalankan dalam kegiatan]

Lampiran 2
SUSUNAN KEPANITIAAN

Pelindung : Dekan FEB UGM

Prof. Wihana Kirana Jaya, M.Soc.Sc., Ph.D.
Pembina : a.n. Wakil Dekan Bidang Akademik dan Kemahasiswaan
Wakil Dekan Bidang Perencanaan dan Sistem Informasi
FEB UGM
Perhatikan ! Nama dan
Eko Suwardi, M.Sc., Ph.D. Gelar Wadek IV

[Berisi penanggungjawab kegiatan beserta susunan kepanitiaan lainnya]

Contoh :
Penanggungjawab : Ketua Organisasi [12/123456/EK/12345]
Ketua Panitia : [Nama] [12/123456/EK/12345]
Sekretaris : [Nama] [12/123456/EK/12345]
Bendahara : [Nama] [12/123456/EK/12345]
Koor. Acara : [Nama] [12/123456/EK/12345]
Koor. Konsumsi : [Nama] [12/123456/EK/12345]
Koor. Perlengkapan : [Nama] [12/123456/EK/12345]

Seluruh panitia wajib sudah

berpartisipasi dalam FOKOMA
Lampiran 3
RENCANA ANGGARAN

I. Pemasukan
Dana Masyarakat Rp
Dana Fokoma Rp
Sumber dana lain Rp
Total Pemasukan Rp

Perhatikan !
II. Pengeluaran Wajib Balance
Mohon dihitung ulang
[Item detail pengeluaran]
Total Pengeluaran Rp

Ditulis sesuai apa yang sudah dipresentasikan

dalam Sidang Anggaran KM FEB UGM.
 Lampiran 4
LEMBAR PENGESAHAN
Yogyakarta, [Tanggal Pembuatan]
Untuk Dana Masyarakat Harap
(Periode Agt – Feb 2015) diperhatikan
Muhammad Risky Hasan
12/335874/EK/19070 Menyetujui,
Koordinator Keuangan Mahasiswa Ketua Organisasi
BEM FEB UGM BEM/HMJ/LK
Untuk Dana Masyarakat Khusus
CAP BEM (Periode Februari – Juli) CAP
Orgainisasi
Proker BEM
DI SINI PawestriPinasthika
DI SINI tidak perlu
12/330653/EK/18837
CAP BEM
[Nama] Untuk Dana FOKOMA [Nama]
[NIM] (Periode Agt-Feb) [NIM]
Muhammad Risky Hasan
Untuk Dana FOKOMA 12/335874/EK/19070 Perhatikan !!
(Periode Agt – Feb 2015) Mengetahui, Ejaan Nama dan
Pawestri Pinasthika NIM jangan sampai
12/330653/EK/18837 a.n. Wakil Dekan Bidang Akademik dan Kemahasiswaan salah,
Wakil Dekan Bidang Perencanaan dan Sistem Informasi
FakultasEkonomikadanBisnis UGM

CAP DI
SINI

Eko Suwardi, M.Sc., Ph.D.

NIP. 196309141988031001
Perhatikan !!
Nama, Gelar dan
NIP. Wadek IV
 SURAT INI KHUSUS UNTUK PROKER YANG
MENGGUNAKAN UNSUR DANA FOKOMA

Yogyakarta, [Tanggal Pembuatan Surat]

No :
Lamp : 1 bendel Proposal
Mohon diperhatikan.
Hal : Permohonan Dana FOKOMA
Nomor Surat wajib
BENAR. Banyak kasus
Yth.Prof. Dr. Ir. Sunjoto, Dip.HE.,D.E.A proposal ditolak karena
Ketua FOKOMA FEB UGM nomor surat salah
Di tempat

Dengan hormat,
Sehubungan akan diselenggarakannya salah satu program kerja [nama biro atau
dept yang membawahi] [nama organisasi] yaitu [nama kegiatan] pada,
hari, tanggal :
tempat :
acara : [nama kegiatan]
maka kami selaku panitia pelaksana memohon kesediaan Bapak untuk menurunkan
dana FOKOMA sebesar Rp 45.000,00 (Empat Puluh Lima Ribu Rupiah) demi
kelancaran kegiatan ini.
Atas perhatian dan kerjasama Bapak, kami ucapkan terimakasih. Harap
diperhatikan
Menyetujui,
Koordinator Keuangan Mahasiswa Ketua Organisasi
BEM FEB UGM, BEM/HMJ/LK
Khusus
CAP BEMDI Untuk Dana FOKOMA CAP Organisasi Proker BEM
SINI (Periode Februari – Juli) DI SINI tidak perlu
Muhammad Risky Hasan CAP BEM
[Nama] [Nama]
12/335874/EK/19070
[NIM] [NIM]

Untuk Dana FOKOMA Mengetahui,

(Periode Agt – Feb 2015) a.n. Wakil Dekan Bidang Akademik dan Kemahasiswaan
Pawestri Pinasthika Wakil Dekan Bidang Perencanaan dan Sistem Informasi
12/330653/EK/18837 FakultasEkonomikadanBisnis UGM

CAP
DI
SINI
Eko Suwardi, M.Sc., Ph.D.
NIP. 196309141988031001

Perhatikan !!
Nama, Gelar dan
NIP. Wadek IV
 Semua tulisan wajib ditulis Untuk Isi, Format Font :
Times New Roman, Size 12
dengan warna hitam
[NO. PROGRAM KERJA]
LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN
[DANA FOKOMA/DANA MASYARAKAT]
HANYA DARI DANA
FOKOMA ATAU HANYA [NAMA KEGIATAN]
DARI DANA MASYARAKAT [NAMA ORGANISASI KEMAHASISWAAN] 2014

Nama Kegiatan : Dimohon memberitahukan apakah itu

dana Fokoma atau Masyarakat
Waktu Kegiatan : [waktu berlangsungnya kegiatan]
Evaluasi Kegiatan : [berisi evaluasi keseluruhan dari kegiatan yang dijalankan]
Rencana Anggaran : [berisi nominal pemasukan dari dana kegiatan yang dijalankan]
Realisasi Anggaran : [berisi nominal pengeluaran dari dana kegiatan yang sudah dijalankan]

Diisi sebenar – benarnya yang terealisasi

Pengeluaran
[Rincian detail mengenai pengeluaran dari kegiatan yang dijalankan, berbentuk tabel dengan rincian
kolom : no, item pengeluaran, kuantitas, harga satuan, jumlah][disusun berdasarkan tanggal,
merupakan dasar urutan bagi rekapan kuitansi atau nota]
Contoh :

Nomor Item Pengeluaran Kuantitas Harga Satuan Jumlah

Total

Yogyakarta, [Tanggal Pembuatan LPJ]

Ketua Organisasi Bendahara Organisasi
BEM/HMJ/LK BEM/HMJ/LK
Khusus Proker
CAP Orgainisasi
BEM tidak
DI SINI
perlu CAP BEM
Mohon
[Nama] [Nama]
diperhatikan
[NIM] [NIM]
Menyetujui,
Koordinator Keuangan Mahasiswa
BEM FEB UGM

CAP BEM DI SINI

[Nama]
[NIM]
 [NO. PROGRAM KERJA]
LAPORAN ALIRAN DANA
[NAMA KEGIATAN]
[NAMA ORGANISASI KEMAHASISWAAN] 2014

Pemasukan Pengeluaran Berisi

Dana Masyarakat Rp Dana yang digunakan Rp ringkasan
keseluruhan
Dana Fokoma Rp Berisi Kas Organisasi (jika surplus)Rp penggunaan
Sponsorship Rp keseluruhan sumber dana
sumber Tidak perlu
Donatur Rp pendanaan mencantumkan secara
detail rincian
Usaha Dana Rp
pengeluarannya hanya
Sumber Dana Lain (jika defisit)Rp poin-poin atau akun
penting saja

Total Pemasukan Rp Total Pengeluaran Rp

Yogyakarta, [Tanggal Pembuatan Laporan]

Ketua Organisasi Bendahara Organisasi
BEM/HMJ/LK BEM/HMJ/LK
Khusus Proker
CAP Orgainisasi
BEM tidak
DI SINI
perlu CAP BEM
[Nama] [Nama]
[NIM] Mohon [NIM]
diperhatikan

Menyetujui,
Koordinator Keuangan Mahasiswa
BEM FEB UGM

CAP BEM DI SINI

[Nama]
[NIM]
 100
LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN
DANA MASYARAKAT
PIKNIK BERSAMA
FORUM BENDAHARA MAHASISWA FEB UGM 2014

Nama Kegiatan : Piknik Bersama

Waktu Kegiatan : 29 Februari 2014
Evaluasi Kegiatan : Pada awal pertemuan acara berlangsung terlambat mundur 10 menit. Target
awal peserta adalah 1000 orang, peserta yang hadir berjumlah 10 orang.
Target peserta dihadiri oleh seluruh organisasi sudah tercapai. Evaluasi
berjalannya acara sangat kondusif hanya saja terlihat sepi karena peserta
yang datang masih sedikit. Piknik Bersama perlu dijalankan kembali untuk
periode kepengurusan selanjutnya karena dianggap sangat baik dan dapat
mempersatukan seluruh keluarga Forum Bendahara. Piknik Bersama tahun
depan diharapkan menjadi program kerja yang bersifat internasional.
Rencana Anggaran :
Dana Masyarakat : Rp 40.000.000,00
Realisasi Anggaran :
Total Penggunaan : Rp 40.000.000,00
Pengeluaran :
Penggunaan Dana Masyarakat

Nomor Item Pengeluaran Kuantitas Harga Satuan Jumlah

Beli Makanan,
1 8 Rp 1.000.000 Rp 8.000.000
Minuman, dan Snack
2 Tiket Pesawat 5 Rp 5.000.000 Rp 25.000.000
3 Pembayaran Hotel 5 Rp 1.400.000 Rp 7.000.000
Total Rp 40.000.000

Yogyakarta, 29 Maret 2014

Ketua Organisasi Bendahara Organisasi
Forum Bendahara Forum Bendahara

Joko Widodo, S.Kt Supratman, S.E, M.M, Ph.D

12/303011/EK/12345 12/303030/EK/55671
Menyetujui,
Koordinator Keuangan Mahasiswa
BEM FEB UGM

Pawestri Pinasthika
12/330653/EK/18837
 100
LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN
DANA FOKOMA
PIKNIK BERSAMA
FORUM BENDAHARA MAHASISWA FEB UGM 2014

Nama Kegiatan : Piknik Bersama

Waktu Kegiatan : 29 Februari 2014
Evaluasi Kegiatan : Pada awal pertemuan acara berlangsung terlambat mundur 10 menit. Target
awal peserta adalah 1000 orang, peserta yang hadir berjumlah 10 orang.
Target peserta dihadiri oleh seluruh organisasi sudah tercapai. Evaluasi
berjalannya acara sangat kondusif hanya saja terlihat sepi karena peserta
yang datang masih sedikit. Piknik Bersama perlu dijalankan kembali untuk
periode kepengurusan selanjutnya karena dianggap sangat baik dan dapat
mempersatukan seluruh keluarga Forum Bendahara. Piknik Bersama tahun
depan diharapkan menjadi program kerja yang bersifat internasional.
Rencana Anggaran :
Dana FOKOMA : Rp 10.000.000,00
Realisasi Anggaran :
Total Penggunaan : Rp 9.500.000,00
Pengeluaran :
Penggunaan Dana FOKOMA

Nomor Item Pengeluaran Kuantitas Harga Satuan Jumlah

Beli Makanan,
1 2 Rp 1.000.000 Rp 2.000.000
Minuman, dan Snack
2 Pembayaran Hotel 5 Rp 1.400.000 Rp 7.000.000
Retribusi Tempat
3 10 Rp 50.000 Rp 500.000
Wisata
Surplus Rp 500.000
Total Rp 9.500.000

Yogyakarta, 29 Maret 2014

Ketua Organisasi Bendahara Organisasi
Forum Bendahara Forum Bendahara

Joko Widodo, S.Kt Supratman, S.E, M.M, Ph.D

12/303011/EK/12345 12/303030/EK/55671
Menyetujui,
Koordinator Keuangan Mahasiswa
BEM FEB UGM

Pawestri Pinasthika
12/330653EK/18837
 100
LAPORAN ALIRAN DANA
PIKNIK BERSAMA
FORUM BENDAHARA MAHASISWA 2014

Pemasukan Pengeluaran
Dana Masyarakat Rp 40.000.000,00 Konsumsi Rp 10.000.000,00
Dana Fokoma Rp 10.000.000,00 Akomodasi Rp 14.500.000,00
Sponsorship Rp 5.000.000,00 Transportasi Rp 25.000.000,00
Usaha Dana Rp 2.000.000,00 Logistik Rp 3.000.000,00
Perlengkapan Rp 2.500.000,00
Publikasi Rp 1.500.000,00
Kas Organisasi (surplus) Rp 500.000,00

Total Pemasukan Rp 57.000.000,00 Total Pengeluaran Rp 57.000.000,00

Yogyakarta, 29 Maret 2014

Ketua Organisasi Bendahara Organisasi
Forum Bendahara Forum Bendahara

Joko Widodo, S.Kt Supratman, S.E, M.M, Ph.D

12/303011/EK/12345 12/303030/EK/55671
Menyetujui,
Koordinator Keuangan Mahasiswa
BEM FEB UGM

Pawestri Pinasthika
12/330653/EK/18837
 KETENTUAN SURAT PERNYATAAN

Penggunaan surat pernyataan :

1) Untuk memberitahukan bahwa program kerja dilaksanakan tidak sesuai dengan

rencana awal.
2) Sebagai pengantar tambahan karena proposal dan laporan pertanggungjawaban
diberikan terlambat karena sesuatu hal.
3) Sebagai pengantar proposal, apabila rencana awal sebuah program kerja ditulis
berbeda dengan proposal yang sesungguhnya.
4) Sebagai pengantar apabila ada kondisi-kondisi lain yang bertentangan atau tidak
sesuai dengan standar operasional prosedur.

Berikut merupakan satu contoh surat pernyataan untuk 4 kasus diatas.

SEMUA TULISAN WAJIB DITULIS DENGAN
WARNA HITAM

SURAT PERNYATAAN

Yang bertanda tangan di bawah ini :

Nama : [NAMA]
NIM : XX/EK/XXXXX
Fakultas/Prodi : Ekonomika dan Bisnis UGM / [Jurusan]
Alamat : [alamat]
Jabatan : [Jabatan dalam proker]
Menyatakan bahwa program kerja [DEPARTEMEN] [ORGANISASI] [TAHUN], yaitu
“[NAMA PROKER]” [menunjukkan “waktu” yang bermasalah dengan rencana awal] sesuai
dengan anggaran yang diajukan kepada [Pihak FOKOMA/Fakultas]. Pemrosesan
[proposal/laporan pertanggungjawaban] tidak bisa diserahkan tepat pada waktunya
dikarenakan [alasan].
Demikian surat pernyataan ini saya buat dengan sesungguhnya. Atas perhatiannya saya
ucapkan terima kasih.
Yogyakarta, [tanggal]

Hormat kami,
Ketua Pelaksana Proker Sekretaris Proker

[NAMA] [NAMA]
[NIM LENGKAP] [NIM LENGKAP]
Menyetujui,
Ketua Koordinator Keuangan Mahasiswa
Organisasi Untuk Dana Masyarakat BEM FEB UGM
(Periode Agt – Feb 2015)
CAP Muhammad Risky Hasan CAP BEM
Organisasi 12/33/5874/EK/19070 DI SINI
DI SINI
[NAMA] Untuk Dana FOKOMA [NAMA]
(Periode Agt – Feb 2015)
[NIM LENGKAP] Pawestri Pinasthika [NIM LENGKAP]
12/330653/EK/18837

Untuk Dana Masyarakat Untuk Dana FOKOMA

(Periode Februari – Juli) (Periode Februari – Juli)
Pawestri Pinasthika Muhammad Risky Hasan
12/330653/EK/18837 12/330653/EK/19070
 SURAT PERNYATAAN

Yang bertanda tangan di bawah ini :

Nama : Pawestri Pinasthika
NIM : 12/330653/EK/18837
Fakultas/prodi : Ekonomika dan Bisnis UGM /Akuntansi
Alamat : Purwokerto
Jabatan : Sekretaris Media Relations dan Temu Alumni
menyatakan bahwa program kerja departemen HDE BEM FEB UGM 2014, yaitu “Media
Relations dan Temu Alumni” mengalami penyesuaian jadwal dari rencana sebelumnya yaitu
20 September 2014 menjadi 20 Desember 2014 untuk Media Relations dan 4 Oktober 2014
menjadi 18 November 2014 untuk Temu Alumni. Penyesuaian jadwal terpaksa dilakukan
karena jadwal yang direncanakan sebelumnya bertepatan dengan jadwal Ujian Tengah
Semester.
Demikian surat pernyataan ini saya buat dengan sesungguhnya. Semoga bermanfaat
sebagaimana mestinya.
Yogyakarta, 04 November 2014
Hormat kami,
Ketua Sekretaris

Riantyarta Pawestri Pinasthika

12/336632/EK/19192 12/330653/EK/18837
Menyetujui,
Ketua Umum Koordinator Keuangan Mahasiswa
BEM FEB UGM BEM FEB UGM

M. Akbar Fadzkurrahman A. Muhammad Risky Hasan

12/330774/EK/18955 12/335874/EK/19070