No.

Dokumen PM-11-05
No. Revisi 01
PROSEDUR PERMINTAAN DESIGN Tgl. Efektif 12 April 2017
Halaman 1 dari 7

PENGESAHAN DOKUMEN

AKTIVITAS JABATAN NAMA TANDA TANGAN

Koordinator Marketing dan

Penyusun Antoni Suparno
Publikasi

Pemeriksa 1. Ka. Biro Humas Listia Nurjanah

2. Ka. Quality Assurance Center Hepy Hefri Ariyanto

3. Ka.Satuan Pengawas Internal Dame Afrina Sihombing

Persetujuan
Wakil Rektor III Hepy Hefri Ariyanto

SEJARAH REVISI DOKUMEN

NO. NO. REVISI TANGGAL REVISI RINCIAN REVISI

1. 01 12 April 2017 - Perubahan Ruang Lingkup;
- Perubahan Catatan Mutu;
- Perubahan Definisi;
- Penambahan Uraian Umum;
- Perubahan Rincian Prosedur;
- Penambahan Lampiran-lampirn.

Should you copy this document, it will be an uncontrolled document

Please contact DC for authorized controlled copy document
 No. Dokumen PM-11-05
No. Revisi 01
PROSEDUR PERMINTAAN DESIGN Tgl. Efektif 12 April 2017
Halaman 2 dari 7

1. Tujuan
Sebagai pedoman bagi Staff Humas dan unit-unit terkait dalam melaksanakan proses permintaan design kepada Humas.

2. Ruang Lingkup
Prosedur ini mengatur mengenai permintaan design yang meliputi:
2.1 Permintaan design dari user kepada staf Humas. Adapun design yang dapat dilayani oleh Humas yaitu:
a. Spanduk (benner);
b. Backdrop;
c. Sertifikat;
d. Poster.
2.2 Pembuatan design;
2.3 Pengecekan design oleh WR III;
2.4 Pencetakan design;
2.5 Penyerahan design.

3. Catatan Mutu
3.1 Form permintaan design;
3.2 Form Purchase Request (PR).

4. Definisi
4.1 Permintaan design adalah permohonan pembuatan design dari pihak Prodi atau Biro UIB kepada Humas;
4.2 Purchase Request adalah sebuah formulir yang digunakan untuk melakukan permintaan terhadap pengadaan suatu barang;
4.3 Rekap permintaan design adalah penyatuan semua work order (WO) yang dikirim seluruh civitas UIB via email, yang kemudian akan
diproses dan dilaporkan kembali ke Wakil Rektor III, cc Staf Design Humas.

5. Uraian Umum
Jelas.

Should you copy this document, it will be an uncontrolled document

Please contact DC for authorized controlled copy document
 No. Dokumen PM-11-05
No. Revisi 01
PROSEDUR PERMINTAAN DESIGN Tgl. Efektif 12 April 2017
Halaman 3 dari 7

6. Rincian Prosedur

Dokumen Aliran Waktu

Proses Pelaksana Tanggung Jawab Hal Penting
Pendukung Dokumen Pelaksanaan
Pemohon 1. Pemohon mengajukan 1. WO permintaan Humas . 1. Permintaan design 3 menit
Mulai permintaan design design. kepada Humas
melalui email yang hanya dapat dilayani
dikirim ke Ka. Biro bagi proposal yang
Melakukan Humas; telah disetujui oleh
permintaan 2. Ka. Biro Humas Wakil Rektor I/
design memastikan permintaan Wakil Rektor III.
design ada dalam Work
Order (WO).

Staf Humas 1. Staf Humas merekap 1. WO permintaan Humas. - 10 menit

semua permintaan design.
Merekap untuk diproses lebih
permintaan lanjut.
design

Staf Design 1. Staf Design Humas 1. Materi design. Staf design 1. Untuk permintaan 1 hari
Humas mengerjakan Humas. design yang masuk
Membuat permintaan design ke Humas diatas
design sesuai materi dari user; jam 2 siang
2. Ka. Biro Humas pengerjaan design
mengkontrol akan dilakukan esok
pembuatan design agar harinya;
tepat waktu. 2. Pengecualian untuk
2 permintaan design
prioritas (Rektor
dan Wakil Rektor).

Should you copy this document, it will be an uncontrolled document

Please contact DC for authorized controlled copy document
 No. Dokumen PM-11-05
No. Revisi 01
PROSEDUR PERMINTAAN DESIGN Tgl. Efektif 12 April 2017
Halaman 4 dari 7

Dokumen Aliran Waktu

Proses Pelaksana Tanggung Jawab Hal Penting
Pendukung Dokumen Pelaksanaan
Wakil Rektor 1. Wakil Rektor III 1. Hasil design. Humas. 1. Jika WR III sedang 1 Jam
2 III memeriksa dan tidak berada
memberi persetujuan. ditempat, staf Humas
dapat menghubungi
Tidak WR III mengenai
Setuju? persetujuan design
via telepon atau
media komunikasi
Ya revisi lain (paraf WR III
menyusul).
Staf BAUK 1. Staf Humas 1. Purchase BAUK. 1. Untuk pencetakan 3 hari
menyerahkan hasil Request; ringan (spanduk)
Mencetak design yang telah di 2. Hasil design. pengerjaan
design ACC dalam bentuk maksimal 3 hari.
softcopy (JPEG) ke
BAUK untuk dicetak;
2. Staf BAUK mencari
dan mengajukan harga
cetak.

Staf BAUK 1. Pemohon design 1. Hasil Cetak. Pemohon. 1. Jika permintaan 1 hari
menerima hasil cetak; design berupa
Peyerahan hasil 2. Memastikan hasil spanduk atau
design cetak dipasang oleh backdrop maka staf
BAUK. BAUK sekaligus
bertanggung jawab
dalam hal
pemasangan.
Selesai

Should you copy this document, it will be an uncontrolled document

Please contact DC for authorized controlled copy document
 No. Dokumen PM-11-05
No. Revisi 01
PROSEDUR PERMINTAAN DESIGN Tgl. Efektif 12 April 2017
Halaman 5 dari 7

7. Lampiran

7.1 Formulir Permintaan Design

Should you copy this document, it will be an uncontrolled document

Please contact DC for authorized controlled copy document
 No. Dokumen PM-11-05
No. Revisi 01
PROSEDUR PERMINTAAN DESIGN Tgl. Efektif 12 April 2017
Halaman 6 dari 7

7.2 Purchase Request Banner

Should you copy this document, it will be an uncontrolled document

Please contact DC for authorized controlled copy document
 No. Dokumen PM-11-05
No. Revisi 01
PROSEDUR PERMINTAAN DESIGN Tgl. Efektif 12 April 2017
Halaman 7 dari 7

7.3 Design yang disetujui

Should you copy this document, it will be an uncontrolled document

Please contact DC for authorized controlled copy document