PEDOMAN

PENGENDALIAN DOKUMEN DAN REKAMAN

1. TUJUAN
Prosedur ini bertujuan untuk menerangkan proses pengendalian dokumen di
Puskesmas Abcde, supaya setiap dokumen yang beredar adalah sah dan
terbaru serta terdistribusi sesuai pemegang dokumen.

2. RUANG LINGKUP
Prosedur ini mencakup pengendalian dokumen internal dan eksternal yang
meliputi proses usulan perubahan/penambahan dokumen, pembuatan draft
dokumen, pembahasan dokumen, penyusunan dokumen, pemeriksaan dan
persetujuan dokumen, pencetakan dokumen, pendistribusian dokumen,
penarikan dokumen lama, pengidentifikasian atau penyimpanan dokumen
serta pemberitahuan kepada staf tentang dokumen baru.

3. DEFINISI
3.1. Dokumen adalah acuan yang digunakan untuk melakukan pekerjaan
meliputi Kebijakan Mutu, Sasaran Mutu, Pedoman Mutu, Prosedur Mutu,
Instruksi Kerja, Rencana Mutu Pelayanan, dan dokumen pendukung
lainnya.
3.2. Dokumen Eksternal adalah diluar organisasi Puskesmas Abcde yang
dijadikan acuan untuk melakukan suatu pekerjaan.
3.3. Dokumen Terkendali adalah dokumen yang pendistribusiannya
berdasarkan Daftar Pemegang Dokumen. Apabila terjadi revisi, maka
nama-nama yang tercantum dalam Daftar Pemegang Dokumen tersebut
akan diberikan revisi terakhir tersebut.
3.4. Dokumen Tidak Terkendali adalah dokumen yang pendistribusiannya
diluar Daftar Pemegang Dokumen dan jika terjadi revisi tidak akan
diberikan revisi terakhir.
3.5. Master List Dokumen adalah daftar dokumen dan data yang berlaku.
4. URAIAN UMUM
4.1. Dokumen yang dikendalikan adalah dokumen internal Pedoman Mutu,
Prosedur Mutu, Instruksi Kerja dan dokumen eksternal (Peraturan
Pemerintah, Peraturan Daerah, dll).
4.2. Puskesmas memiliki Master List Dokumen baik untuk dokumen internal
maupun dokumen eksternal serta Daftar Pemegang Dokumen untuk
mengendalikan pendistribusian dokumen.
4.3. Dokumen diperiksa dan disetujui sebelum diterbitkan.
4.4. Dokumen yang berlaku di Puskesmas Abcde ditandai dengan logo
Puskesmas Abcde, jenis dokumen, nama dokumen, nomor dokumen,
nomor revisi, tanggal dibuat, halaman, dan penjelasan keabsahan
dokumen.
4.5. Dokumen eksternal dikendalikan dengan pemberian stempel „ Eksternal“

4.6. Dokumen asli disimpan secara hard copy kemudian didistribusikan sesuai
dengan Daftar Pemegang Dokumen setelah lebih dahulu dibubuhi
stempel “DOKUMEN TERKENDALI”
4.7. Dokumen kertas yang beredar diluar Puskesmas Abcde dan atau tidak
tercantum dalam Daftar Pemegang Dokumen dan atau tidak mempunyai
tanda stempel asli “DOKUMEN TERKENDALI”, maka dokumen tersebut
merupakan ” DOKUMEN TIDAK TERKENDALI”
4.8. Dokumen kertas yang tidak berlaku langsung dimusnahkan.
4.9. Dokumen eksternal dikendalikan oleh setiap bagian/unit kerja, dan setiap
dokumen dicatat ke dalam daftar dokumen eksternal serta jika terjadi
updating dokumen, maka akan dilakukan oleh bagian/unit kerja masing-
masing.
4.10.Pemusnahan dokumen kertas dapat dilakukan dengan cara
penghancuran.

5. ISI PROSEDUR
Usulan Perubahan/ Penambahan Dokumen
5.1. Karyawan terkait
5.1.1. Memberikan usulan untuk melakukan perubahan/ penambahan
dokumen dengan menggunakan formulir Usulan Perubahan
Dokumen
5.1.2. Meminta persetujuan Tim Mutu/ Koordinator bagian mengenai
usulan perubahan/ penambahan dokumen tesebut.
5.2. Tim Mutu/ Koordinator Bagian
5.2.1. Memutuskan untuk menyetujui atau tidak usulan perubahan atau
penambahan dokumen
5.2.2. Jika setuju maka memberikan persetujuan atas usulan perubahan/
penambahan dokumen dengan menandatangani form Usulan
Perubahan/ Penambahan Dokumen.
5.2.3. Jika tidak setuju maka memberikan penolakan terhadap usulan
perubahan/ penambahan dokumen.

Pembuatan Draft dan Penyusunan Dokumen

5.3. Sekretariat AKREDITASI
5.3.1. Membuat draft dokumen dalam bentuk dokumen hard copy sesuai
dengan usulan perubahan/ penambahan dokumen yang diinginkan
5.3.2. Melakukan pembahasan terhadap draft dokumen tersebut dengan
unit terkait
5.3.3. Mencetak agar pemeriksa melakukan pemeriksaan terhadap
dokumen yang telah disusun dan mendistribusikan hardcopy
dokumen untuk diperiksa kepada Manajemen Representative.
5.4. Manajemen Representative
5.4.1. Melakukan pemeriksaan terhadap dokumen yang telah disusun
oleh sekretariat AKREDITASI.
5.4.2. Jika setuju, maka melakukan persetujuan pada hardcopy untuk
meminta persetujuan Penyetuju Dokumen.
5.4.3. Jika tidak setuju, maka melakukan penolakan dokumen dan
dikembalikan kepada Sekretariat AKREDITASI untuk direvisi
(kembali ke 5.3.1)

Persetujuan Dokumen
5.5. Penyetujui Dokumen
5.5.1. Menerima dokumen yang telah diperiksa oleh Manajemen
Representative melalui hardcopy untuk disetujui.
5.5.2. Jika setuju, maka melakukan persetujuan dengan menandatangani
hardcopy document.
5.5.3. Jika tidak setuju, maka melakukan penolakan dan dikembalikan
kepada Sekretariat AKREDITASI untuk direvisi (kembali ke 5.3.1)
 Pencetakan dan Penarikan Dokumen
5.6. Pengendali Dokumen
5.6.1. Mendaftar dokumen internal yang disahkan dalam Daftar Induk
Dokumen Internal / Masterlist Dokumen.
5.6.2. Memperbanyak dokumen yang sudah mendapatkan persetujuan
dengan jumlah copy sesuai Daftar Pemegang Dokumen.
5.6.3. Membubuhkan stempel “DOKUMEN TERKENDALI” terhadap copy
dokumen.
5.6.4. Mendistribusikan dokumen kertas kepada semua pemegang
dokumen sesuai Daftar Pemegang Dokumen.
5.6.5. Menarik dokumen lama, bila ada.
5.6.6. Memusnahkan dokumen lama yang sudah tidak berlaku.
5.6.7. Memberitahukan kepada seluruh unit kerja terkait tentang
dokumen baru dan/ atau penarikan dokumen lama.

6. CATATAN MUTU
6.1. Usulan Perubahan/Penambahan Dokumen
6.2. Masterlist Dokumen Internal
6.3. Daftar Dokumen Eksternal
6.4. Daftar Distribusi Dokumen
6.5. Riwayat Perubahan Dokumen
 logo PROSEDUR NOMOR DOKUMEN : PR-PGD II-
Puskesmas Abcde 24

TANGGAL TERBIT : 01-12-2006

PENGENDALIAN DOKUMEN NOMOR REVISI : 00

HALAMAN : 5/7

CATATAN MUTU ALUR PROSES PENANGGUNG JAWAB

 Mulai

Memberikan usulan untuk melakukan

perubahan / penambahan dokumen

Meminta persetujuan Management

Karyawan terkait
Representative / Koord. Bagian
Usulan perubahan/
penambahan
dokumen Persejutuan

Setuju ? T
Usulan perubahan/ Karyawan terkait
D
penambahan
dokumen Membuat draft dokumen

Management
Representative/Kepala unit
Melakukan pembahasan
terhadap draft dokumen tersebut Terkait
Usulan perubahan/
penambahan Mencetak draft dokumen

dokumen

Menyerahkan draft dokumen ke management Representative

Menerima draft dokumen

Sekretariat AKREDITASI
A

Draft dokumen

Sekretariat AKREDITASI/
Draft dokumen Kepala unit Terkait

Sekretariat AKREDITASI
 logo PROSEDUR NOMOR DOKUMEN : PR-PGD II-24
Puskesmas
Abcde TANGGAL TERBIT : 01-12-2006

PENGENDALIAN DOKUMEN NOMOR REVISI : 00

HALAMAN : 6/7

Draft dokumen

Draft dokumen Sekretariat AKREDITASI

Draft dokumen Management Representative

CATATAN MUTU ALUR PROSES PENANGGUNG JAWAB

Draft dokumen Management
Representative

Final dokumen
Sekretariat AKREDITASI

Hardcopy
Penyetuju Dokumen

Hardcopy
Pengendali Dokumen

Hardcopy

Pengendali Dokumen
Hardcopy

Pengendali Dokumen

Hardcopy

Pengendali Dokumen
 logo PROSEDUR NOMOR DOKUMEN : PR-PGD II-24
Puskesmas
Abcde TANGGAL TERBIT : 01-12-2006

PENGENDALIAN DOKUMEN NOMOR REVISI : 00

HALAMAN : 7/7

CATATAN MUTU ALUR PROSES PENANGGUNG JAWAB

Hardcopy Pengendali Dokumen

Hardcopy Pengendali Dokumen