STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

(LOGO PERUSAHAAN)
PENGENDALIAN DOKUMEN DAN DATA

STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

PENGENDALIAN DOKUMEN DAN DATA

(NAMA PERUSAHAAN)

Disiapkan Oleh : Diperiksa Oleh : Disetujui Oleh :

Nama : Nama : Nama :

Tgl : Tgl : Tgl :
Management Rep. CEO Direktur Utama

No. Dokumen Dokumen ini milik (NAMA PERUSAHAAN) Revisi 00

TglTerbit Dilarang menggandakan tanpa seijin (NAMA PERUSAHAAN) Halaman 1 dari 8
 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

(LOGO PERUSAHAAN)
PENGENDALIAN DOKUMEN DAN DATA

CATATAN PERUBAHAN DOKUMEN

DIUBAH PENJELASAN
REVISI NO. DOKUMEN TANGGAL
OLEH PERUBAHAN

No. Dokumen Dokumen ini milik (NAMA PERUSAHAAN) Revisi 00

TglTerbit Dilarang menggandakan tanpa seijin (NAMA PERUSAHAAN) Halaman 2 dari 8
 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

(LOGO PERUSAHAAN)
PENGENDALIAN DOKUMEN DAN DATA

1. TUJUAN :

Untuk merencanakan dan mengendalikan proses yang berkaitan dengan

pengendalian dokumen dan data di (NAMA PERUSAHAAN) sesuai dengan
persyaratan ISO 9001 : 2015.

2. RUANG LINGKUP :
Prosedur ini mencakup semua proses yang berkaitan dengan pelaksanaan
kegiatan pengendalian dokumen dan data termasuk di dalam nya pengendalian
dokumen eksternal di PT. (NAMA PERUSAHAAN)

3. REFERENSI :
ISO 9001 : 2015 klausul : 6.3 Perencanaan Perubahan
klausul : 7.5.2 Pembuatan dan Pembaharuan Dokumen
klausul : 7.5.3 Pengendalian Dokumen

4. ISTILAH :
4.1. Dokumen Eksternal adalah dokumen yang digunakan sebagai acuan
kerja atau referensi kegiatan yang berasal dari luar (NAMA PERUSAHAAN)
4.2. Dokumen dalam bentuk elektronik/ soft copy tidak akan distempel
“ DOKUMEN TERKENDALI” tetapi dalam bentuk file pdf.

5. FLOWCHART :

No. Dokumen Dokumen ini milik (NAMA PERUSAHAAN) Revisi 00

TglTerbit Dilarang menggandakan tanpa seijin (NAMA PERUSAHAAN) Halaman 3 dari 8
 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

(LOGO PERUSAHAAN)
PENGENDALIAN DOKUMEN DAN DATA

PENANGGUNG
PROSES DOKUMEN
JAWAB

Mulai

Dept Terkait Memberikan usulan untuk Permohonan

melakukan perubahan / Perubahan
penambahan dokumen Dokumen

Dept Terkait Permohonan

Meminta persetujuan MR / Direktur Perubahan
Dokumen
MR / Direktur
Persetujuan
MR / Direktur
T
Ok /

MR / Sekretaris Y

Membuat draft dokumen dalam Draft Dokumen

bentuk dokumen elektronik /
kertas
Dept Terkait
MR
Melakukan pembahasan
terhadap draft dokumen tersebut
MR / Sekretaris

Mengubah draft dokumen

menjadi bentuk hard copy
MR / Sekretaris
Menerima dan membuka
dokumen yang sudah disimpan
pada sistem / hardcopy

PENANGGUNG PROSES DOKUMEN

No. Dokumen Dokumen ini milik (NAMA PERUSAHAAN) Revisi 00

TglTerbit Dilarang menggandakan tanpa seijin (NAMA PERUSAHAAN) Halaman 4 dari 8
 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

(LOGO PERUSAHAAN)
PENGENDALIAN DOKUMEN DAN DATA

JAWAB

Melakukan pemeriksaan terhadap

MR
dokumen

MR
T
Ok /

Y
MR / Sekretaris Meminta persetujuan penyetuju
dokumen

MR / Sekretaris Menerima dokumen yang telah

diperiksa untuk disetujui

MR / Sekretaris Melakukan pencetakan terhadap

dokumen elektronik sesuai
dengan jumlah pemegang
dokumen
Stempel Dokumen
MR Terkendali
Membubuhkan stempel “
DOKUMEN TERKENDALI “
terhadap dokumen kertas yang
telah dicetak
Daftar
MR / Sekretaris Pendistribusian
Mendistribusikan dokumen Dokumen
kertas kepada semua pemegang
dokumen sesuai dengan Daftar
Pemegang Dokumen

No. Dokumen Dokumen ini milik (NAMA PERUSAHAAN) Revisi 00

TglTerbit Dilarang menggandakan tanpa seijin (NAMA PERUSAHAAN) Halaman 5 dari 8
 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

(LOGO PERUSAHAAN)
PENGENDALIAN DOKUMEN DAN DATA

PENANGGUNG
PROSES DOKUMEN
JAWAB

MR / Dept Terkait
Lewat
masa

Y T

MR / Sekretaris
Menarik dan memusnahkan Stempel Dokumen
dokumen lama Tidak Berlaku

Daftar Induk
MR / Sekretaris Dokumen
Memberitahukan kepada seluruh
staff tentang dokumen baru dan
atau menarik dokumen lama

Selesai

No. Dokumen Dokumen ini milik (NAMA PERUSAHAAN) Revisi 00

TglTerbit Dilarang menggandakan tanpa seijin (NAMA PERUSAHAAN) Halaman 6 dari 8
 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

(LOGO PERUSAHAAN)
PENGENDALIAN DOKUMEN DAN DATA

6. CATATAN :
Dept terkait
6.1.1 Memberikan usulan untuk melakukan perubahan / penambahan
dokumen dengan menggunakan form Permohonan Perubahan
Dokumen.
6.1.2 Meminta persetujuan perubahan dokumen ke Management
Representative ( MR).
Management Representative ( MR ) / Direktur
6.1.3 Memeriksa perubahan dokumen dan memberikan persetujuan dengan
menandatangani form Permohonan Perubahan Dokumen. Bila tidak
setuju ke point 6.1.1.
6.1.4 Meminta Sekretaris MR untuk membuat draft dokumen dalam bentuk
dokumen elektronis / kertas.
6.1.5 Menyerahkan draft dokumen ke Dept terkait.
Dept terkait
6.1.6 Melakukan pembahasan terhadap draft dokumen tersebut.
6.1.7 Meminta Sekretaris MR untuk mengubah draft dokumen menjadi
bentuk hard copy.
6.1.8 Menyerahkan ke Management Representative dokumen dalam bentuk
hard copy.
Management Representative
6.1.9 Melakukan pemeriksaan terhadap hard copy dokumen, bila setuju ke
point 6.1.10. dan bila tidak setuju ke point. 6.1.4.
6.1.10 Meminta persetujuan Pemberi persetujuan Dokumen
6.1.11 Menerima dokumen yang telah diperiksa dan disetujui.
6.1.12 Melakukan pencetakan terhadap dokumen elektronis dengan jumlah
copy sesuai daftar pemegang dokumen.
6.1.13 Membubuhkan stempel “ DOKUMEN TERKENDALI “ pada dokumen
kertas yang telah dicetak.
6.1.14 Mendistribusikan dokumen kertas kepada semua pemegang dokumen
sesuai dengan daftar pemegang dokumen, dengan menyerahkan form
Tanda Terima Dokumen
6.1.15 Bersama Dept terkait melihat masa berlaku dokumen , bila sudah tidak
berlaku menarik dan memusnahkan dokumen lama dengan memberi
stempel “ DOKUMEN TIDAK BERLAKU”.
6.1.16 Memberitahukan kepada seluruh staf tentang dokumen baru dan
atau menarik dokumen lama.

No. Dokumen Dokumen ini milik (NAMA PERUSAHAAN) Revisi 00

TglTerbit Dilarang menggandakan tanpa seijin (NAMA PERUSAHAAN) Halaman 7 dari 8
 STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR

(LOGO PERUSAHAAN)
PENGENDALIAN DOKUMEN DAN DATA

6.1.17 Mengganti Master List Dokumen sesuai dengan nomor revisi dokumen
yang baru.

7. LAMPIRAN
Nomor Dokumen Judul Dokumen
(NO DOCUMENT) Daftar Induk Dokumen Internal
(NO DOCUMENT) Daftar Pendistribusian Dokumen
(NO DOCUMENT) Daftar Induk Rekaman atau catatan mutu
(NO DOCUMENT) Permintaan Perubahan Dokumen

No. Dokumen Dokumen ini milik (NAMA PERUSAHAAN) Revisi 00

TglTerbit Dilarang menggandakan tanpa seijin (NAMA PERUSAHAAN) Halaman 8 dari 8