PT.

QRS FOOD INTERNATIONAL

STANDARD OPERATING Doc. No. SOP.DCR.01
PROCEDURES Rev. 00
Tanggal Efektif dd-mm-yyyy
PENGENDALIAN DOKUMEN
Halaman 1 dari 4

I. TUJUAN
Prosedur ini menjelaskan tentang aktivitas pengendalian dokumen yang menjadi persyaratan dan
memastikan bahwa semua perubahan yang diusulkan ditinjau sebelum implementasi untuk
menentukan efeknya terhadap sistem manajemen yang menjadi acuan.

II. RUANG LINGKUP

Prosedur ini berlaku mulai dari menerima permintaan pembuatan/ perubahan dokumen sampai
dengan distribusi dan/atau pemusnahan dokumen lama, serta pengendalian dokumen eksternal.

III. REFERENSI
ISO 9001 : 2015 : 7.5
ISO 22000 : 2008 : 7.5

IV. ISTILAH
DCR : Document Controller/ Personal Pengendali Dokumen
MR/ FSTL : Management Representative/ Food Safety Team Leader
BAPDC : Bukti Acara Pemusnahan Dokumen dan Catatan

V. CATATAN REVISI
No. Rev Tgl. Efektif Alasan Revisi

Dibuat Oleh : Diperiksa Oleh : Disetujui Oleh :

Jabatan DCR MR/ FSTL DIREKTUR

Tanda Tangan

Nama
Tanggal

Copyright Food Safety-Quality

 PT. QRS FOOD INTERNATIONAL
STANDARD OPERATING Doc. No. SOP.DCR.01
PROCEDURES Rev. 00
Tanggal Efektif dd-mm-yyyy
PENGENDALIAN DOKUMEN
Halaman 2 dari 4

VI. PROSEDUR A (Pengendalian Dokumen Internal)

AKTIVITAS DOKUMEN/ CATATAN KETERANGAN

MULAI

Pemohon Form Permintaan Pembuatan Dokumen level 1, 2, dan 3 harus

Pembuatan/ Perubahan mengikuti aturan yang telah ditentukan.
Dokumen
Isi permintaan pembuatan/ FRM.DCR.01.03
perubahan dokumen

WI Pembuatan
Pemohon & DCR Dokumen
Bila dokumen tersebut merupakan revisi dari
WI.DCR.01.01
dokumen sebelumnya, maka catatan
Form Riwayat perubahannya juga harus dicatat dalam Form
Identifikasi, buat dan/atau Histori Perubahan Dokumen.
revisi dokumen Perubahan Dokumen
FRM.DCR.01.06

DCR WI Penomoran Persetujuan dokumen level 1 oleh Direktur,

Dokumen sedangkan dokumen level 2 dan 3 disetujui
Minta persetujuan ke MR/ WI.DCR.01.02 oleh MR/ FSTL.
FSTL dan registrasi nomor
dokumen dan revisinya WI Persetujuan
Dokumen DCR mendaftarkan dokumen tersebut dan
WI.DCR.01.03 memberikan nomor dokumen dan nomor
revisinya.

Tidak
Disetuju ?

Ya

DCR Dokumen yang telah disetujui dan

ditandatangani oleh semua pihak yang
berwenang, maka harus distempel
Beri stempel "MASTER" "MASTER".
pada dokumen asli.

Dokumen yang akan didistribusikan,

DCR
digandakan dari lembar MASTER dan diberi
Perbanyak dokumen stempel "CONTROLLED COPY".
sejumlah yang akan
didistribusikan dari
dokumen MASTER

A/3

Copyright Food Safety-Quality

 PT. QRS FOOD INTERNATIONAL
STANDARD OPERATING Doc. No. SOP.DCR.01
PROCEDURES Rev. 00
Tanggal Efektif dd-mm-yyyy
PENGENDALIAN DOKUMEN
Halaman 3 dari 4

VI. PROSEDUR A (Pengendalian Dokumen Internal)

AKTIVITAS DOKUMEN/ CATATAN KETERANGAN

A/2

DCR mendistribusikan dokumen ke sejumlah

Daftar Induk Dokumen penerima dokumen sesuai dengan Daftar
DCR
Internal Induk dan Distribusi Dokumen. Khusus untuk
FRM.DCR.01.01 dokumen tertentu (Quality & Food Safety
Buat/ Revisi Daftar Induk
Dokumen dan distribusi Manual), dapat didistribusikan ke pihak luar,
dokumen ke pihak terkait Daftar Distribusi namun atas persetujuan MR/FSTL dan harus
Dokumen Internal diberi stempel "UNCONTROLLED COPY".
FRM.DCR.01.04

Ada Tidak Dokumen lama yang terkendali harus ditarik

dokumen dari peredarannya untuk diganti dengan revisi
lama ? terbaru. Dokumen yang ditarik harus
dimusnahkan. Khusus untuk dokumen lama
yang akan disimpan oleh DCR untuk tujuan
arsip maka harus distempel "OBSOLETE"
Ya dan disimpan oleh DCR.

Form Daftar Distribusi

DCR Dokumen Internal
FRM.DCR.01.04
Tarik dokumen lama dan
Form Berita Acara Bila ada dokumen yang rusak, hilang atau
isi Daftar Distribusi
Dokumen Pemusnahan Dokumen tidak terbaca, harus diinformasikan segera ke
& Catatan DCR untuk proses penggantian dokumen.
FRM.DCR.01.08

Form Laporan
Kehilangan Dokumen
FRM.DCR.01.07
SELESAI

Copyright Food Safety-Quality

 PT. QRS FOOD INTERNATIONAL
STANDARD OPERATING Doc. No. SOP.DCR.01
PROCEDURES Rev. 00
Tanggal Efektif dd-mm-yyyy
PENGENDALIAN DOKUMEN
Halaman 4 dari 4

VI. PROSEDUR B (Pengendalian Dokumen External)

AKTIVITAS DOKUMEN/ CATATAN KETERANGAN

MULAI

Form Daftar Induk Proses identifikasi dokumen eksternal,

DCR
Dokumen Eksternal bilamana perlu, dilakukan bersama
FRM.DCR.01.02 pihak/departemen yang terkait dengan
Identifikasi dokumen dokumen eksternal.
eksternal yang akan
dikendalikan

Sebagai bukti bahwa dokumen eksternal

DCR tersebut telah disetujui untuk dikendalikan,
maka harus terdaftar di dalam Daftar Induk
Minta persetujuan Dokumen yang telah disetujui oleh MR/FSTL.
pengendalian dokumen
external yang diidentifikasi
ke MR/ FSTL

Tidak
Disetuju ?

Ya
Form Daftar Induk DCR mendistribusikan dokumen eksternal
DCR Dokumen Eksternal hanya ke pihak yang terkait. Dokumen
FRM.DCR.01.02 eksternal yang akan didistribusikan harus
Daftarkan dokumen
distempel "EXTERNAL DOCUMENT".
eksternal tersebut dan Form Daftar Distribusi
distribusikan ke pihak Dokumen Eksternal
terkait FRM.DCR.01.05

Ada Tidak Dokumen lama yang dimaksud adalah

dokumen
dokumen external edisi/ versi sebelumnya.
lama ?

Ya

DCR Form Daftar Distribusi Bila ternyata dokumen eksternal yang akan
Dokumen Eksternal didistribusikan adalah dokumen yang
Tarik dokumen lama dan menggantikan edisi atau versi sebelumnya,
isi Daftar Induk Dokumen FRM.DCR.01.05
maka dokumen eksternal yang lama harus
dan Daftar Distribusi ditarik untuk dimusnahkan.
Form BAPDC
Dokumen
FRM.DCR.01.08
Bila ada dokumen eksternal yang rusak,
Form Laporan hilang atau tidak terbaca, harus
Kehilangan Dokumen diinformasikan segera ke DCR untuk proses
FRM.DCR.01.07 penggantian dokumen.

SELESAI

Copyright Food Safety-Quality

BASIC FLOWCHART SHAPE REMARK

MULAI Terminator (Start)

Process

Document/ Record

Decision

Predifine Process

On-page Reference

Off-page Reference

SELESAI Terminator (Finish)