No Dok :

Terbit : 13 Maret 2019

PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN
No Rev : 0
Tgl Rev : -
Hal : 1/2

LEMBAR PENGESAHAN DOKUMEN DIBUAT OLEH

NO NAMA JABATAN TANDA TANGAN

 No Dok :

Terbit : 13 Maret 2019

PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN
No Rev : 0
Tgl Rev : -
Hal : 2/2

DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN DOKUMEN

DAFTAR ISI

LEMBAR PERUBAHAN DOKUMEN

A. TUJUAN
B. RUANG LINGKUP
C. REFERENSI
D. DEFINISI
E. TANGGUNG JAWAB
F. PROSEDUR PEMBENTUKAN P2K3
G. LAMPIRAN\
 No Dok :

Terbit : 13 Maret 2019

PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN
No Rev : 0
Tgl Rev : -
Hal : 3/2

LEMBAR PERUBAHAN DOKUMEN

Nomor Alasan Perubahan Direvisi Oleh Disetujui

Revisi Halaman Dokumen Jabatan Paraf Tanggal Jabatan Paraf
 No Dok :

Terbit : 13 Maret 2019

PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN
No Rev : 0
Tgl Rev : -
Hal : 4/2

A. TUJUAN
Tujuan dari prosedur ini adalah untuk mengatur tata cara pembuatan, pengesahan, pendistribusian
dan penyimpanan dokumen yang berhubungan dengan mutu (prosedur, instruksi kerja, informasi
teknis, gambar, standar) dokumen

B. RUANG LINGKUP
Prosedur ini mencakup pengendalian dokumen pada semua departemen di PT.
Bongusta Food

C. REFERENSI
1. Undang – undang No. 1 tahun 1970 tentang Keselamatan Kerja
2. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia No. 50 tahun 2012 tentang Penerapan
Sistem Manajeman Ke Keselamatan dan Kesehatan Kerja.
3. OHSAS 18001:2007 Occupational Health and Safety Management System
4. ISO 9001:2008 klausul 4.2.3 Pengendalian Dokumen

D. DEFINISI
 Dokumen
Perangkat sistem manajemen mutu yang digunakan sebagai panduan aktivitas di PT.
Bongusta Food yang terdiri dari panduan sistem, prosedur kerja, instruksi kerja dan formulir.
 Prosedur Kerja
Prosedur berisi uraian tentang urutan pekerjaan/langkah-langkah suatu kegiatan, dan
hubungan kegiatan yang satu dengan yang lain secara kronologis/berurutan, dilengkapi
dengan identifikasi aktivitas-aktivitasnya.
 Instruksi kerja (IK)
Instruksi kerja menguraikan langkah-langkah rinci dari suatu aktivitas yang termuat dalam
prosedur. Instruksi kerja dibuat/ditulis oleh orang yang berkaitan langsung dengan aktivitas
tersebut.

E. TANGGUNG JAWAB
1. Top Management bertanggung jawab :
 No Dok :

Terbit : 13 Maret 2019

PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN
No Rev : 0
Tgl Rev : -
Hal : 5/2

 Mengesahkan dokumen yang diajukan oleh kepala departemen setelah

diperiksa oleh Management Representative
2. Management Representative bertanggung jawab untuk :
 Memeriksa dokumen yang diajukan oleh kepala departemen
 Mengesahkan Prosedur dan Instruksi kerja

3. Kepala Departemen bertanggung jawab untuk :

 Membuat dan mengajukan dokumen ke Management Representative
 Mendistribusikan dokumen yang telah disahkan ke departemen terkait
untuk diarsipkan sesuai nomor dokumen yang telah ditentukan
 Mentanda tangani Prosedur dan Instruksi kerja yang telah disetujui oleh Direktur serta
disahkan oleh Management Representative.
4. Departemen Document Control
 Pendistribusian, penerbitan dan penarikan dokumen pengajuan Kepala Departemen
dengan persetujuan Management Representative
 Mengelompokkan dokumen sesuai dengan jenisnya dan sesuai nomor dokumen

F. PROSEDUR
1. Pembuatan Dokumen
 Dokumen baru disusun oleh Departemen yang bersangkutan kemudian diajukan
kepada Management Representative. Pembuatan dokumen baru dilakukan
apabila dibutuhkan untuk mendukung suatu prosedur atau proses.
 Pemeriksaaan dokumen dilakukan oleh Management Representative dan
disahkan oleh Top Management . Jika dokumen layak untuk disahkan segera
dilakukan pengesahan, jika belum sesuai maka dokumen dikembalikan ke
Departemen yang bersangkutan untuk diperbaiki.
 Setelah dokumen diperiksa oleh Management Representative , disetujui oleh
Top Management , dan diidentifikasi oleh Document Control maka selanjutnya
didistribusikan ke Departemen terkait. Pengarsipan dilakukan oleh Departemen
terkait menurut nomor dokumen yang telah ditentukan.

2. Revisi, Penyimpanan, dan Pemusnahan Dokumen

 Bila dokumen yang ada kurang mendukung dalam menjalankan prosedur, maka
diperlukan perbaikan atau pemusnahan. Perubahan atau revisi dikendalikan
oleh Document Control, dan dapat dilakukan apabila :
a) Terjadi perbaikan sistem kualitas.
 No Dok :

Terbit : 13 Maret 2019

PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN
No Rev : 0
Tgl Rev : -
Hal : 6/2

b) Terjadi perubahan sistem organisasi yang mempengaruhi isi dalam

dokumen.
c) Tidak lagi ada kesesuaian dengan urutan kerja.
 Metode Penyimpanan Dokumen, termasuk penanggung jawab dan lama
penyimpanan, disesuaikan dengan kebutuhan dan kondisi yang ada.
 Pemusnahan dokumen dilakukan oleh Document Control .
3. Pengesahan Dokumen
Dalam pembuatan dokumen harus didapatkan persetujuan dan pengesahan oleh
pihak yang berwenang seperti disebutkan di bawah ini :
 Pedoman mutu dibuat oleh Management Representative , disetujui oleh Direktur dan
dalam penggunaanya disahkan oleh Management Representative.
 Prosedur dan Instruksi kerja yang ada ditandatangani oleh Kepala Departemen dan
disetujui oleh Direktur serta disahkan oleh Management Representative.
 Untuk pengesahan, dokumen digandakan dan diberi tanda/ stempel pengesahan.
4. Penerbitan Dokumen
Pendistribusian, penerbitan dan penarikan dokumen hanya dilakukan oleh Departemen
Document Control atas pengajuan dari Departemen terkait dengan persetujuan
Management Representative .
5. Metode Penyimpanan Dokumen
 Setiap dokumen dikelompokkan sesuai dengan jenisnya oleh Departemen terkait atau
Document Control. Dan pemberian identitas dilakukan dengan menggunakan label (logo,
nama PT, Departemen, Nomor Dokumen, dan nama File). Penyimpanan data dapat pula
dilakukan pada media elektronik seperti computer, laptop, Flashdisk dan disket untuk
penyimpanan data yang tetap.
 Untuk dokumen-dokumen yang telah didistribusikan dan diarsip, selanjutnya disimpan
oleh Document Control dan diberi tanda/ stempel.