PK3-PIJ-001

PENGENDALIAN DOKUMEN Tanggal : Rev :

01-11-2019 00

PROSEDUR
PENGENDALIAN DOKUMEN

No. Dokumen:
PK3 – PIJ – 001

LEMBAR PENGESAHAN
Disusun oleh Disetujui oleh

01-11-2019

Rizky Suwasono Tri Sunari

HSE Direktur

Status Dok.: Original Revisi : 00 No. Dok.: PK3 – PIJ- 001

 PK3-PIJ-001

PENGENDALIAN DOKUMEN Tanggal : Rev :

01-11-2019 00

1.1. DAFTAR PERUBAHAN

No. No. Lembar Tanggal Halaman Isi Perubahan

Perubahan Terbit

Status Dok.: Original Revisi : 00 No. Dok.: PK3 – PIJ- 001

 PK3-PIJ-001

PENGENDALIAN DOKUMEN Tanggal : Rev :

01-11-2019 00

1. Tujuan
Untuk memastikan pengelolaan yang benar atas semua dokumen dan rekaman yang
berhubungan dengan Sistem Manajemen K3 di perusahaan, maka semua dokumen dan rekaman
sesuai dengan struktur dan klasifikasi yang ditetapkan, dikendalikan untuk tujuan memudahkan
bagi fungsi organisasi yang memerlukannya mendapatkan dokumen dan rekaman yang tepat,
benar dan terkini (up to date).

2. Ruang Lingkup
Prosedur pengendalian dokumen ini meliputi identifikasi kebutuhan dokumen, pengesahan,
distribusi, dan pemusnahan dokumen dan rekaman yang berlaku dan berhubungan dengan
Sistem Manajemen K3 di seluruh lingkup lingkungan PT. PANCA INDAH JAYAMAHE.

3. Tanggung jawab & Wewenang

3.1 Originator bertanggung jawab untuk: menyiapkan atau membuat dokumen serta
melakukan perbaikan apabila dokumen yang dibuatnya mengalami perubahan atau revisi.
3.2 Document Controller bertanggung jawab untuk: mengendalikan dokumen terkait dengan
permintaan, penarikan, pemusnahan, distribusi dan updating revisi.
3.3 Pengendali Dokumen bertanggung jawab untuk:
a) Perancangan dan pembuatan sistem
b) pengesahan dokumen baru
c) memastikan sistem pendokumentasian berjalan dengan baik sesuai standar.

4. Definisi
4.1 Dokumen Internal: Dokumen yang dibuat oleh internal Perusahaan, sebagai acuan
untuk pelaksanaan prosedur atau standar.

4.2 Dokumen Eksternal: Dokumen yang berasal dari pihak luar Perusahaan termasuk
dokumen yang berasal dari Head Office, yang digunakan sebagai acuan untuk
membantu pelaksanaan kegiatan di perusahaan.

4.3 Daftar Induk Dokumen: Dokumen yang memuat identifikasi, status terbitan dan revisi,
informasi kewenangan pihak penyusun atau pembuat, pemberi persetujuan atau
pengesahan atas pemberlakuan dokumen tersebut serta daftar distribusi/penerima
salinan dokumen yang berkaitan dengan Sistem Manajemen K3 di lingkungan
perusahaan.

4.4 Master Dokumen: Berkas/lembar asli (original) dari dokumen yang telah disahkan oleh
yang berwenang untuk diberlakukan di perusahaan.

Status Dok.: Original Revisi : 00 No. Dok.: PK3 – PIJ- 001

 PK3-PIJ-001

PENGENDALIAN DOKUMEN Tanggal : Rev :

01-11-2019 00

4.5 Kadaluarsa/Obsolete: Dokumen/data yang sudah tidak berlaku lagi untuk diterapkan di
perusahaan.

4.6 Revisi: Perubahan atas isi dokumen sebanyak kurang dari separuh isi total jumlah
lembar dokumen yang bersangkutan.

4.7 Riwayat Perubahan Dokumen: Dokumen yang berisi penjelasan tentang revisi atau
perubahan yang pernah terjadi pada suatu dokumen.

4.8 Salinan Terkendali (Controlled Copy): Salinan dokumen yang peredarannya dikendalikan
oleh Pengendali Dokumen.

4.9 Salinan Tak Terkendali (Uncontrolled Copy): Salinan dokumen yang peredarannya tidak
dikendalikan oleh Pengendali Dokumen tetapi dicatat/di dokumentasikan dalam serah
terima rekaman.

4.10 Rekaman Mutu: Dokumen dalam bentuk format yang telah terisi atau Jurnal kerja yang
digunakan sebagai bukti kerja dan sumber analisa data

5. Referensi
5.1 Undang-undang No. 1 Tahun 1970 tentang Keselamatan Kerja. undang-undang No.1
tahun 1970 keselamatan kerja
5.2 Manual Sistem Manajemen Keselamatan dan Kesehatan Kerja
5.3 PP 50/2012 SMK3 pasal 4.2.3 Pengendalian Dokumen

6. Prosedur

6.1 Identifikasi kebutuhan dokumen

6.1.1 Berdasarkan identifikasi kebutuhan dokumen, Originator mengusulkan adanya

penambahan/perubahan dokumen/revisi disertai draft dokumen baru/revisi kepada
Sekertaris P2K3/DC dengan menggunakan Formulir Usulan Perubahan /Pembuatan
Dokumen Baru .

6.1.2 SEKERTARIS P2K3 meninjau ulang usulan pembuatan dokumen dan melakukan
pemeriksaan terhadap draft dokumen baru/revisi yang diajukan. Untuk
pembuatan/perubahan Manual dan SOP harus dilakukan kajian oleh SEKERTARIS P2K3
dan originator

Status Dok.: Original Revisi : 00 No. Dok.: PK3 – PIJ- 001

 PK3-PIJ-001

PENGENDALIAN DOKUMEN Tanggal : Rev :

01-11-2019 00

6.1.3 Jika tidak disetujui, maka proses pembuatan dokumen tidak dilanjutkan. Jika disetujui
SEKERTARIS P2K3, maka dokumen akan dilakukan pengesahan dan dilakukan
pendaftaran dokumen baru oleh Document Control/Pengendali Dokumen pada Daftar
Dokumen Induk

6.2 Pengesahan dan distribusi Dokumen

6.2.1 Dokumen yang telah terdaftar didalam daftar induk dokumen asli diberlakukan
sebagai dokumen asli dan akan ditandai oleh DC sebagai DOKUMEN MASTER dengan
mencantumkan No Dokumen, status revisi dan tanggal berlakunya dokumen

6.2.2 Dokumen yang akan didistribusikan harus digandakan sesuai daftar distribusi
dokumen dan kemudian diidentifikasi sebagai salinan terkendali dengan tanda
TERKENDALI dan dipastikan jumlah serta keabsahannya.

6.2.3 Khusus untuk Pembuatan/revisi/penghapusan format cukup dengan disahkan dan

didaftarkan ke Daftar Induk Format tanpa harus digandakan dan ditandai TERKENDALI

6.2.4 Penerima dokumen harus menverifikasi dokumen yang diterima terkait:

a) Judul dan No Dokumen
b) Jumlah dokumen
c) Revisi
d) Tanggal efektif dokumen
Kemudian menandatangani Form Daftar Distribusi Dokumen sebagai bukti serah
terima
6.2.5 Setelah distribusi dilakukan, PIC (Pemilik dokumen) bersama SEKERTARIS P2K3/DC
wajib melakukan sosialisasi terhadap penggunaan dokumen kepada bagian terkait.
Bentuk sosialisasi dokumen harus didokumentasikan

6.2.6 Jika ada permintaan penambahan salinan dokumen harus diinfokan kepada DC
menggunakan Formulir Permintaan Dokumen serta meminta persetujuan Kepala
Departemen

6.2.7 Jika ada permintaan dokumen dari pihak eksternal dengan tujuan sebagai referensi
,maka untuk salinan dokumen yang diserahkan akan dianggap salinan tidak terkendali
dan diberi tanda TIDAK TERKENDALI

Status Dok.: Original Revisi : 00 No. Dok.: PK3 – PIJ- 001

 PK3-PIJ-001

PENGENDALIAN DOKUMEN Tanggal : Rev :

01-11-2019 00

6.2.8 Terkait pengendalian dokumen eksternal yang digunakan sebagai referensi

operasional PIC (Pemilik dokumen) harus mendaftarkan dokumen tersebut ke DC
untuk dimasukan kedalam Daftar Induk Dokumen Eksternal.

6.2.9 Dokumen tersebut akan diberlakukan sebagai dokumen eksternal dengan memberi
tanda “External Document” pada sampul atau pada bagian tertentu dari halaman di
dokumen eksternal tersebut dan diberi No Dokumen, Status Revisi (jika ada) dan
tanggal terbitan.

6.3 Pemeliharaan Dokumen dan Rekaman mutu

6.3.1 Setiap PIC Dokumen (Originator maupun pihak yang menerima dokumen) wajib untuk
menyimpan dan memelihara dokumen

6.3.2 Untuk Master Dokumen disimpan di Ruang Sekertariat P2K3, sedangkan dokumen
terkendali yang telas didistribusikan disimpan di masing-masing departemen dan bagian
terkait.

6.3.3 Masing-masing departemen harus memiliki Daftar Induk Dokumen dan rekaman mutu
yang mereka simpan dengan menyebutkan antara lain :
1) Nama Dokumen
2) Nomer Dokumen
3) No Revisi
4) Lokasi Dokumen disimpan dan system pengarsipan
5) Masa simpan (Retensi khusus untuk Rekaman K3)
6) Dokumen dan atau rekaman mutu disimpan di tempat yang aman dari gangguan
hewan pengerat, api, air, tidak lembab dan gangguan lain yang dapat
menyebabkan kerusakan selama masa berlakunya dokumen dan atau rekaman
tersebut, serta dipastikan untuk mudah diakses.
7) Dokumen dan atau rekaman mutu dalam bentuk media elektronik harus di back
up untuk mencegah atau mengurangi kerusakan data akibat kesalahan yang
mungkin terjadi.

6.4 Pengkajian Ulang Dokumen

6.4.1 Setiap dokumen wajib dikaji ulang atau direview setiap minimal 1 (satu) tahun sekali
atau sesuai kebutuhan dan dilakukan oleh SEKERTARIS P2K3 dan originator guna

Status Dok.: Original Revisi : 00 No. Dok.: PK3 – PIJ- 001

 PK3-PIJ-001

PENGENDALIAN DOKUMEN Tanggal : Rev :

01-11-2019 00

memastikan keefektifannya. Hasil pengkajian dituangkan dalam Berita Acara Review

Dokumen
6.4.2 Jika terjadi perubahan pada dokumen maka akan dilakukan pengesahan dan
pendaftaran ulang dokumen, dan untuk dokumen yang lama akan diberlakukan
sebagai dokumen kadaluarsa dan tidak dapat digunakan lagi

6.4.3 Status update dokumen/perubahan dokumen akan disampaikan di dalam Rapat

Tinjauan Manajemen.

6.5 Pemusnahan Dokumen dan Rekaman Mutu

6.5.1 Dokumen yang kadaluarsa akan dilakukan penarikan oleh DC dari Pemilik dokumen
(ORIGINATOR/PIC) menggunakan form Penarikan Dokumen dan ditandai KADALUARSA
untuk kemudian dimusnahkan.

6.5.2 Sedangkan untuk Rekaman mutu akan dilakukan pemusnahan sesuai dengan waktu
masa simpan rekaman, dengan berkoordinasi ke DC terkait rencana pemusnahan
rekaman

6.5.3 Pemusnahan Dokumen dan Rekaman Mutu dituangkan dalam Berita acara
pemusnahan dokumen yang ditandatangani PIC/Originator, SEKERTARIS P2K3/DC dan
GA sebagai saksi

6.6 Format Penomeran Dokumen :

Semua dokumen harus memiliki nomor khusus yang terkait dengan sistem manajemen.
Adapun sistem penomoran dokumen adalah sebagai berikut :

Untuk Penomoran Prosedur

PK3-PIJ-ZZ :
ZZ : Chronological Number
Untuk Penomoran Instruksi Kerja
IK3-PIJ-ZZ :
ZZ : Chronological Number
Untuk Penomoran Formulir
FK3-PIJ-ZZ :
ZZ : Chronological Number

Status Dok.: Original Revisi : 00 No. Dok.: PK3 – PIJ- 001

 PK3-PIJ-001

PENGENDALIAN DOKUMEN Tanggal : Rev :

01-11-2019 00

7. DAFTAR INDUK DOKUMEN

• Daftar induk dokumen asli
• Form usulan perubahan/pembuatan dokumen

Status Dok.: Original Revisi : 00 No. Dok.: PK3 – PIJ- 001