PT.

MEGA PERSADA INDONESIA

Mechanical Electrical and HVAC Contractor

PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN

No. Dokumen MPI-PM-01
No. Revisi 04
Tanggal Berlaku 14-03-2014

Jabatan Nama Tanda Tangan

Disusun Oleh Document Control Khairunnisa Pramana

Diperiksa Oleh Wakil Manajemen Haris Fauzi

Disetujui Oleh Direktur Ir. Novian Akbar

Dokumen ini milik PT. Mega Persada Indonesia dan tidak boleh disalin atau
digunakan untuk keperluan lain baik sebagian maupun seluruhnya tanpa persetujuan
manajemen PT. Mega Persada Indonesia
 PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN
ME HVAC

1. Tujuan dan Ruang Lingkup

Prosedur ini bertujuan untuk mengatur tata cara pengendalian dokumen dalam ruang
lingkup Sistem Manajemen Mutu dan K3.

2. Referensi
- Standar ISO 9001:2008 klausul 4.2.3
- Manual Mutu bagian 4.2.3
- OHSAS 18001:2007 klausul 4.4.5

3. Definisi

- Original adalah naskah asli dokumen, lengkap dengan tanda-tanda keabsahannya.

- Revisi adalah perubahan yang dilakukan pada dokumen sesuai dengan kebutuhan.

4. Uraian Prosedur

4.1 Jenis Dokumen

4.1.1 Jenis dokumen dalam sistem manajemen mutu yang dikendalikan

dikategorikan dalam struktur dokumen :
Level I : Manual, Kebijakan, dan Sasaran Mutu & K3
Level II : Prosedur Mutu & K3
Level III : Instruksi Kerja atau dokumen pendukung lainnya
Level IV : rekaman atau catatan mutu
Struktur dokumen ini semata-mata untuk kepentingan internal perusahaan
untuk penentuan tanggung jawab dan kewenangan approval dokumen dan
skala pemakaian serta pengendaliannya.
4.1.2 Rincian dokumen yang dikendalikan dicatat pada Daftar Dokumen.
4.1.3 Dokumen dari luar perusahaan yang menjadi acuan kerja juga dikendalikan
distribusi dan perubahannya.

4.2 Identitas Dokumen

4.2.1 Dokumen dikenali melalui judul dan/atau nomor dokumen.

4.2.2 Format Penomoran dokumen Sistem Manajemen Mutu sebagai berikut :

MPI-PM-01 No. Revisi : 04 Tanggal : 14-03-2014 Halaman : 1 dari 7

 PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN
ME HVAC

- Manual Mutu : MPI-MM-XX

- Kebijakan Mutu : MPI-KM-XX
- Sasaran Mutu : MPI-BSC-XX
- Prosedur Mutu : MPI-PM-XX
- Formulir : MPI-YY-XX

Keterangan :
MPI = Mega Persada Indonesia
XX = Nomor urut dokumen
YY = Kode Penerbit Dokumen

Kode Penerbit Keterangan

DIR Direktur
DK Dokumen Control
MET Marketing Estimasi dan Tender
PROC Logistik/Procurement
MP Manager Proyek
HRD Personalia
GA General Affair
KEU Accounting
BC Budget Control

4.2.3 Status revisi dokumen dikenali melalui nomor revisi dan/atau tanggal
pengesahan/berlaku dokumen.
4.2.4 Daftar Dokumen merincikan identitas dokumen dan status revisi dokumen
4.2.5 Dokumen baru yang diterbitkan harus dicatat dalam Daftar Dokumen Internal
setelah mendapat pengesahan dari pihak yang berwenang.
4.2.6 Daftar Dokumen di-update/direvisi setiap kali ada revisi dokumen yang
terdaftar.
4.2.7 Dokumen baru yang telah dicatat dalam daftar dokumen ditetapkan
distribusinya dalam form Matriks distibusi

MPI-PM-01 No. Revisi : 04 Tanggal : 14-03-2014 Halaman : 2 dari 7

 PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN
ME HVAC

4.3 Pengesahan Dokumen

4.3.1 Dokumen diperiksa kecukupannya dan disahkan oleh yang berwenang

sebelum diterbitkan dan didistribusikan.
4.3.2 Dokumen yang mengalami perubahan atau revisi harus diperiksa dan
disahkan ulang oleh pihak yang berwenang sebelum diterbitkan dan
distribusikan kembali.
4.3.3 Tanda keabsahan dokumen ditunjukkan oleh identitas dokumen dan tanda
tangan dari kewenangan yang ditentukan.

4.4 Pengendalian Salinan Dokumen

4.4.1 Salinan/copy dari dokumen yang dikendalikan ditandai dengan cap berwarna
selain warna hitam di lembar pertama dari dokumen bersangkutan seperti
berikut :

Salinan Terkendali
No. salinan :
Penerbit :
Tanggal :

4.4.2 Salinan dokumen yang tidak bertanda cap berwarna tersebut dianggap sebagai
dokumen yang tidak dikendalikan.
4.4.3 Dokumen yang lebih dari satu halaman dibuat dalam keadaan terjilid, tidak
terdiri dari lembar-lembar lepas, sehingga tanda keabsahan, status revisi, dan
tanda terkendali cukup dibubuhkan pada lembar terdepan saja.
4.4.4 Semua dokumen, kecuali yang berasal dari luar, harus ada “master”nya, yang
disimpan oleh pengendali dokumen yang bersangkutan. Penggandaan
dokumen hanya dilakukan dari “master”.
4.4.5 Pengendali dokumen memutakhirkan (update) semua dokumen yang
dikendalikan.
4.4.6 Penerima dokumen bertanggung jawab untuk pengendalian dokumen yang
diterimanya, baik pengendalian dari penggandaan yang tidak sah ataupun

MPI-PM-01 No. Revisi : 04 Tanggal : 14-03-2014 Halaman : 3 dari 7

 PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN
ME HVAC

validitas dokumen terkininya.

4.4.7 Semua dokumen yang dikendalikan harus jelas distribusinya, dan bukti tanda
terima dokumen disimpan oleh pengendali dokumen yang bersangkutan

4.5 Revisi Dokumen

4.5.1 Semua dokumen dapat mengalami perubahan sesuai dengan kebutuhan.

Perubahan pada dokumen dinamakan “revisi”.
4.5.2 Dokumen dapat direvisi setelah dipelajari perlunya perubahan tersebut,
terutama ditujukan untuk perbaikan. Dokumen direvisi dan disetujui ulang
oleh kewenangan yang sama seperti dokumen sebelumnya.
4.5.3 Revisi pada dokumen harus dicatat, di bagian mana revisi itu dilakukan, dan
bagaimana uraian perubahannya. Rincian ini sedapat mungkin disertakan pada
dokumen bersangkutan.

4.6 Dokumen Kadaluarsa

4.6.1 Dokumen lama, yang digantikan oleh dokumen yang direvisi, disingkiran dari
tempat pemakaiannya oleh pemegang dokumen atau ditarik kembali oleh
pengendali dokumen yang bersangkutan, untuk digantikan dengan yang baru.
4.6.2 Dokumen lama yang tidak berlaku (kadaluarsa) tidak boleh digunakan untuk
acuan/ rujukan kerja.
4.6.3 Jika diperlukan, dan dengan pengecualian, dokumen yang lama mungkin tidak
ditarik kembali, asalkan diberi tanda khusus sebagai berikut :

DOKUMEN KADALUARSA
JANGAN DIPAKAI

4.7 Dokumen Eksternal

4.7.1 Dokumen dari luar perusahaan dicatat dalam Daftar Dokumen dan diberi
stempel contoh sebagai berikut :

MPI-PM-01 No. Revisi : 04 Tanggal : 14-03-2014 Halaman : 4 dari 7

 PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN
ME HVAC

D O K U M E N
E X T E R N A L

13 MAR 2014

PT. MEGA PERSADA INDONESIA

4.7.2 Bila terjadi perubahan (revisi) pada dokumen luar tersebut, maka pengendali
dokumen mengganti dokumen lama yang telah didistribusikan.
4.7.3 Distribusi dokumen eksternal dikendalikan sesuai ketentuan yang berlaku
pada dokumen tersebut dan pemakaiannya di perusahaan.

5. Ketentuan Khusus
Tidak ada

6. Rekaman / Catatan Mutu

6.1. Daftar Dokumen Internal (MPI-DK-001) Rev.01
6.2. Daftar Dokumen Eksternal (MPI-DK-002) Rev.01
6.3. Distribusi Dokumen (MPI-DK-003) Rev.02
6.4. Berita acara pemusnahan dokumen (MPI-DK-004) Rev.01
6.5. Ceklist Dokumen Baru (MPI-DK-007) Rev.01
6.6. Matriks Distribusi Dokumen ( MPI-DK-008) Rev.04

7. Lampiran
Flowchart Prosedur Pengendalian Dokumen

8. Dokumen Terkait
Tidak Ada

9. Riwayat Perubahan Dokumen

Lampiran A.

MPI-PM-01 No. Revisi : 04 Tanggal : 14-03-2014 Halaman : 5 dari 7

 PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN
ME HVAC

Lampiran A. Riwayat Revisi Dokumen

No. Revisi Tanggal Bagian Uraian Revisi Disetujui Oleh

01 21-Oct-10 2 Tambahan Referensi OHSAS

18001:2007 Klausul 4.4.5
4.7 Perubahan Bentuk Cap
Dokumen External
6.3 Penambahan Revisi 1 pada
distribusi dokumen

02 3-Jan-11 6.5 Add form Ceklist Dokumen

Baru
(MPI-DK-007)

03 4-April-13 4.2 Penambahan isi Identitas

Rekaman ( 4.2.7 )
6.6 Add Form Matriks Distribusi
Dokumen (MPI-DK-008)

04 14-March-14 4.1.1 Kata approval diganti menjadi

approval
4.2.2 (01~) dihapus
4.2.6 Kata diupdate diganti menjadi
di-update
4.2.7 Kata”pula matriks” dihapuskan
4.4.5 Kata updating diganti menjadi
updating

MPI-PM-01 No. Revisi : 04 Tanggal : 14-03-2014 Halaman : 6 dari 7

 PROSEDUR PENGENDALIAN DOKUMEN
ME HVAC

No. Revisi Tanggal Bagian Uraian Revisi Disetujui Oleh

4.6.2 Kata kedaluarsa diganti menjadi

kadaluarsa
4.5.1 Pengeditan bentuk cap
dokumen external yang
disesuaikan dengan bentuk asli
4.5.3 Spasi pada penulisan ”di
perusahaan”
7 Kata Lampiran diganti menjadi
Flowchart

MPI-PM-01 No. Revisi : 04 Tanggal : 14-03-2014 Halaman : 7 dari 7