STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)

PENGENDALIAN DOKUMEN
LEMBAR PENGESAHAN
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP)
IDENTIFIKASI DAN AKSES PERUNDANG-UNDANGAN K3 SERTA
PERSYARATAN LAINNYA

DIBUAT OLEH DIPERIKSA OLEH DISETUJUI OLEH

HSE MANAJEMEN DIREKTUR UTAMA
REPRESNTATIF

(_________________) (___________________) (__________________)

LEMBAR REVISI
Catatan revisi :

Rev Deskripsi Revisi Pembuat Tanggal

Catatan Pengesahan Dokumen :

Nomor Alasan Direvisi oleh Disetujui

Perubahan
Dokumen
Revis Halaman Jabatan Paraf Tanggal Jabatan Paraf
i
 DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN.....................................................................................
LEMBAR REVISI.................................................................................................2
1. TUJUAN..........................................................................................................4
2. RUANG LINGKUP........................................................................................4
3. REFERENSI………………………………………………………….……...4
4. DEFINISI.........................................................................................................4
5. PENANGGUNG JAWAB..............................................................................4
6. URAIAN PROSEDUR...................................................................................5
7. DOKUMEN TERKAIT.................................................................................7
I. TUJUAN
Prosedur ini Menjelaskan tata cara pengendalian dokumen yang termasuk
dalam dokumentasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015 yang berlaku di
PT. BIG JAVA PAPER untuk melakukan perbaikan terus menerus.

II. RUANG LINGKUP

Prosedur ini mengatur tata cara pembuatan, tinjauan, pembaharuan, pengesahan
dokumen sebelum diterbitkan, penomoran, pendistribusian, revisi dan
penanganan dokumen eksternal dan dokumen kadaluarsa. yang berkaitan
dengan penerapan sistem mutu atau masalah lain yang terkait dengan mutu di
PT. BIG JAVA PAPER

III. DEFINISI
1. Petugas Pengendali Dokumen : Petugas yang ditunjuk oleh wakil
manajemen atas persetujuan kepala kantor untuk mengendalikan
dokumen sebagaimana diatur pada prosedur ini.
2. Dokumen Asli : Dokumen dengan tanda stempel “ASLI” yang
dikendalikan Petugas Pengendali Dokumen dan diterbitkan setelah
disetujui olehpihak-pihak yang berwenang
3. Dokumen Terkendali : Salinan dokumen asli dengan stempel
“TERKENDALI” yang diterbitkan oleh Petugas Pengendali Dokumen
dan disistribusikan ke lokasi atau personil tertentu. Apabila terdapat
perubahan, maa=ka pemegang dokumen akan menerima dokumen
perubahan dengan revisi paling mutakhir.
4. Dokumen Tidak Terkendali : Salinan dokumen asli dengan tanda stempel
“TIDAK TERKENDALI” yang diterbitkan atas kebijaksanaan Petugas
Pengendali Dokumen dan diberikan atas permintaan. Apabila terdapat
 perubahan, maka pemegang dokumen tidak akan menerima dokumen
pembaharuan.
5. Dokumen Eksternal : Dokumen yang berasal dari luar PT. BIG JAVA
PAPER yang dijadikan sebagai referensi dalam bekerja
IV. REFERENSI
1. PP NO.50 TAHUN 2012
2. Standar ISO 9001:2015 klausul 4.2.3
3. Manual Mutu bagian 4.2.3
4. OHSAS 18001:2015 klausul 4.4.5

V. KETENTUAN UMUM
Tidak Ada

VI. KRITERIA KEBERHASILAN

Prosedur pengendalian dokumen dapat berjalan sesuai dengan prosedur dan
memberikan manfaat pada keberlangsungan sistem manajemen mutu di PT.
BIG JAVA PAPER
VII. PROSEDUR
1. Jenis Dokumen
a. Jenis dokumen dalam sistem manajemen mutu yang dikendalikan
dikategorikan dalam struktur dokumen :
 Level I : Manual, Kebijakan, dan Sasaran Mutu & K3
 Level II : Prosedur Mutu & K3
 Level III : Instruksi Kerja atau dokumen pendukung lainnya
 Level IV : rekaman atau catatan mutu Struktur dokumen ini semata-
mata untuk kepentingan internal perusahaan untuk penentuan
tanggung jawab dan kewenangan approval dokumen dan skala
pemakaian serta pengendaliannya.
b. Rincian dokumen yang dikendalikan dicatat pada Daftar Dokumen.
7.1.3
 c. Dokumen dari luar perusahaan yang menjadi acuan kerja juga
dikendalikan distribusi dan perubahannya.
2. Identitas Dokumen
a. Dokumen dikenali melalui judul dan/atau nomor dokumen.
b. Status revisi dokumen dikenali melalui nomor revisi dan/atau tanggal
pengesahan/berlaku dokumen.
c. Daftar Dokumen merincikan identitas dokumen dan status revisi
dokumen
d. Dokumen baru yang diterbitkan harus dicatat dalam Daftar Dokumen
Internal setelah mendapat pengesahan dari pihak yang berwenang.
e. Daftar Dokumen di-update/direvisi setiap kali ada revisi dokumen
yang terdaftar.
f. Dokumen baru yang telah dicatat dalam daftar dokumen ditetapkan
distribusinya dalam form Matriks distibusi
3. Pengesahan Dokumen
a. Dokumen diperiksa kecukupannya dan disahkan oleh yang berwenang
sebelum diterbitkan dan didistribusikan.
b. Dokumen yang mengalami perubahan atau revisi harus diperiksa dan
disahkan ulang oleh pihak yang berwenang sebelum diterbitkan dan
distribusikan kembali.
c. Tanda keabsahan dokumen ditunjukkan oleh identitas dokumen dan
tanda tangan dari kewenangan yang ditentukan