PROSEDUR Nomor : PR-AP-4.2.

3
Revisi :0
PD. ABDI PUTRA PENGENDALI DOKUMEN Tgl Terbit :
Hal :1 dari 7

Dibuat oleh : Disetujui oleh :

Wakil Manajemen Direktur

Dokumen ini milik PD. ABDI PUTRA

Dilarang mengubah atau memperbanyak tanpa izin PD. ABDI PUTRA
 PROSEDUR Nomor : PR-AP-4.2.3
Revisi :0
PD. ABDI PUTRA PENGENDALI DOKUMEN Tgl Terbit :
Hal :2 dari 7

DAFTAR ISI

JUMLAH
JUDUL REVISI
HALAMAN

1. Daftar Isi 0 1

2. Distribusi Dokumen 0 1

3. Catatan Perubahan 0 1

4. Pengendalian Dokumen 0 4

Dokumen ini milik PD. ABDI PUTRA

Dilarang mengubah atau memperbanyak tanpa izin PD. ABDI PUTRA
 PROSEDUR Nomor : PR-AP-4.2.3
Revisi :0
PD. ABDI PUTRA PENGENDALI DOKUMEN Tgl Terbit :
Hal :3 dari 7

DISTRIBUSI DOKUMEN

Dokumen Diserahkan kepada :

Master Wakil Manajemen

Salinan 1 Direktur

Dokumen ini milik PD. ABDI PUTRA

Dilarang mengubah atau memperbanyak tanpa izin PD. ABDI PUTRA
 PROSEDUR Nomor : PR-AP-4.2.3
Revisi :0
PD. ABDI PUTRA PENGENDALI DOKUMEN Tgl Terbit :
Hal :4 dari 7

CATATAN PERUBAHAN

Setiap perubahan yang berhubungan dengan dokumen ini harus dicatat dalam
catatan perubahan dengan cara :
1. Catat setiap perubahan ke dalam kolom yang sesuai.
2. Tulis alasan perubahan secara ringkas dan jelas di dalam kolom
keterangan.
3. Keluarkan lembar dokumen yang lama.
4. Masukkan lembar dokumen yang baru.
5. Lembar dokumen yang lama disimpan sebagai arsip Pengendali Dokumen.

Perubahan Merevisi Memasukkan

No Keterangan
Tanggal No. Dok. Hal. Rev. No. Dok Hal. Rev.
.

Dokumen ini milik PD. ABDI PUTRA

Dilarang mengubah atau memperbanyak tanpa izin PD. ABDI PUTRA
 PROSEDUR Nomor : PR-AP-4.2.3
Revisi :0
PD. ABDI PUTRA PENGENDALI DOKUMEN Tgl Terbit :
Hal :5 dari 7

1. TUJUAN
Prosedur ini bertujuan untuk mengendalikan dan memelihara dokumen
mutu di PD. ABDI PUTRA.

2. RUANG LINGKUP
Prosedur ini meliputi tata cara pengendalian dokumen dan data serta
menjamin kesesuaian dalam pelaksanaannya dengan dokumen yang sah di
PD. ABDI PUTRA.

3. PROSEDUR
3.1. Persyaratan Pengendalian Dokumen Mutu
a.Dokumentasi mutu perusahaan terbagi dalam 4 level dokumen yaitu:
Panduan Mutu, Prosedur Kerja, Instruksi Kerja dan Formulir
(keterkaitan antar dokumen tersebut tergambar di Daftar Induk
Dokumen).
b. Dokumen mutu diindentifikasi dengan cara pemberian kode dan
penomoran, serta pemberian status revisi agar mudah dikenali pihak
yang memerlukan.

Identifikasi Dokumen :
 Panduan Mutu (PM):
PM-ESPJ-No Butir ISO 9001

 Prosedur Kerja (PK):

Identifikasi penulisan Prosedur Kerja untuk dokumen yang
berkaitan dengan Manajemen Mutu adalah : PK – WM - No Butir
ISO 9001.
Dokumen tersebut termasuk 6 Prosedur Wajib, yaitu :
1. Pengendalian Dokumen
2. Pengendalian Rekaman
3. Audit Internal
4. Pengendalian Produk Tidak Sesuai
5. Tindakan Pencegahan
6. Tindakan Koreksi

Untuk dokumen yang berkaitan dengan masing-masing Bagian,

identifikasi penulisanya adalah : PK - Singkatan Bagian -
No.urut dokumen.

Singkatan Bagian :
PROD : Produksi
QC : Quality Control
PMS : Pemasaran

Dokumen ini milik PD. ABDI PUTRA

Dilarang mengubah atau memperbanyak tanpa izin PD. ABDI PUTRA
 PROSEDUR Nomor : PR-AP-4.2.3
Revisi :0
PD. ABDI PUTRA PENGENDALI DOKUMEN Tgl Terbit :
Hal :6 dari 7

 Instruksi Kerja (IK):

Identifikasi penulisan Instruksi Kerja untuk dokumen yang
berkaitan dengan Manajemen Mutu adalah : IK – WM - No Butir
ISO 9001.

Untuk dokumen yang berkaitan dengan masing-masing Bagian,

identifikasi penulisanya adalah : IK - Singkatan Bagian - No.urut
dokumen.

 Formulir (F):
Identifikasi penulisan Formulir untuk dokumen yang berkaitan
dengan Manajemen Mutu adalah : F - WM - No Butir ISO 9001.
No. urut dokumen.

Untuk dokumen yang berkaitan dengan masing-masing Bagian,

identifikasi penulisanya adalah : F - Singkatan Bagian - No.urut
dokumen.

 Identifikasi nomor penerbitan awal dan revisi-revisi Panduan Mutu,

Prosedur SMM dan Instruksi Kerja.
Terbitan awal : No. revisi 0
Revisi-revisi : No 1,2 dan seterusnya.
 Identifikasi/Penandaan Dokumen
- Dokumen Master (Panduan Mutu, Prosedur Kerja SMM dan Instruksi
Kerja) ditanda tangani fungsionaris yang membuat dan fungsionaris
yang mengesahkan, sebagai tanda dokumen itu absah. Dokumen
Master disimpan oleh Wakil Manajemen sebagai Penanggung jawab
Pengendali Dokumen dan diberi Cap Terkendali.
- Untuk pemakai (internal perusahaan) diberikan fotokopi dokumen
master dengan diberi tanda menggunakan stabilo pada tulisan
Salinan 1, Salinan 2 atau Salinan 3 di lembar distribusi dokumen dan
diberi Cap Terkendali.

3.2. Penerbitan dan Perubahan Dokumen Mutu

1. Seluruh karyawan dapat mengajukan usulan :
 Dokumen baru yang belum ada dalam dokumentasi mutu
perusahaan
 Perubahan dokumen yang sudah ada
2. Kepala Bagian/Wakil Manajemen sesuai fungsinya menganalisa
dan menyetujui materi dokumen mutu yang diajukan.
3. Wakil Manajemen/Pengendali dokumen memberi identitas
dokumen baru/ revisi dokumen sesuai dengan ketentuan yang
ditetapkan.
4. Wakil Manajemen meninjau dan menyetujui kecukupan dokumen
sesuai SNI ISO 9001 : 2008 atau revisi terakhirnya.
5. Aturan penerbitan dokumen dilakukan oleh :
 Direktur menandatangani Panduan Mutu dan Prosedur Kerja.

Dokumen ini milik PD. ABDI PUTRA

Dilarang mengubah atau memperbanyak tanpa izin PD. ABDI PUTRA
 PROSEDUR Nomor : PR-AP-4.2.3
Revisi :0
PD. ABDI PUTRA PENGENDALI DOKUMEN Tgl Terbit :
Hal :7 dari 7

 Kepala Bagian/Wakil Manajemen menandatangani Instruksi

Kerja dan Formulir

3.3. Dokumen Eksternal

1. Wakil Manajemen mengidentifikasi dokumen yang berasal dari luar
perusahaan yang digunakan dalam perencanaan dan pelaksanaan
kegiatan.
2. Ketentuan penomoran Dokumen Eksternal dengan contoh sebagai
berikut :
EKS-AP-01 artinya :
EKS = Eksternal
AP = Abdi Putra
01 = No.urut Dokumen Eksternal
3. Wakil Manajemen/Pengendali dokumen mendistribusikan dokumen
eksternal sesuai butir 4.4

3.4. Pengendali dokumen mendistribusikan dokumen mutu sesuai Daftar

Dokumen Terkendali dan bila diperlukan karyawan yang
berkepentingan lainnya.

3.5. Pengendali dokumen memberi status kadaluarsa dan memusnahkan

dokumen mutu yang sudah kadaluarsa.

3.6. Wakil Manajemen meninjau, memutahirkan seperlunya dan menyetujui

ulang dokumen di setiap Bagian/karyawan setahun sekali.

3.7. Pengendali Dokumen menyimpan seluruh rekaman terkait

pengendalian dokumen

4. DOKUMEN TERKAIT

 Daftar Induk Dokumen F-WM-4.2.3.1

 Daftar Dokumen Terkendali F-WM-4.2.3.2
 Permintaan Perubahan F-WM-4.2.3.3
 Daftar Dokumen Eksternal F-WM-4.2.3.4
 Distribusi Dokumen F-WM-4.2.3.5
 Daftar Pemusnahan Dokumen dan Rekaman F-WM-4.2.3.6
 Daftar Verifikasi Dokumen F-WM-4.2.3.7

Dokumen ini milik PD. ABDI PUTRA

Dilarang mengubah atau memperbanyak tanpa izin PD. ABDI PUTRA