MENYETUJUI
No Nama Jabatan Tanda Tangan
MENGESAHKAN
No Nama Jabatan Tanda Tangan
DAFTAR ISI
Uraian Halaman
LEMBAR PENGESAHAN DOKUMEN .................................................................... i
DAFTAR ISI .................................................................................................... ii
DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN TERKENDALI ................................................... iii
DAFTAR PERUBAHAN DOKUMEN ...................................................................... iv
1. TUJUAN ...................................................................................................... 1
2. LINGKUP ..................................................................................................... 1
3. REFERENSI .................................................................................................. 1
4. DEFINISI ..................................................................................................... 1
5. PROSEDUR DAN TANGGUNG JAWAB ............................................................. 3
6. LAMPIRAN ................................................................................................... 7
No.
Dokumen
:
PT-KITSBS-01
PROSEDUR PENGENDALIAN
No.
Revisi
:
00
Tanggal
:
April
DOKUMEN
Halaman
:
iii dari iv
Disahkan
No Tgl Hlm Uraian yang diubah Uraian Perubahan
oleh
No.
Dokumen
:
PT-KITSBS-01
PROSEDUR PENGENDALIAN
No.
Revisi
:
00
Tanggal
:
April
DOKUMEN
Halaman
:
v dari iv
KANTOR INDUK PT PLN (PERSERO) PEMBANGKITAN SUMATERA BAGIAN SELATAN
Jl. Demang Lebar Daun No. 375 Palembang 30128
Telp. (0711) 374951 fax (0711) 374958 email : info.kitsbs@pln.co.id
Nomor : PT-KITSBS-01
PROSEDUR Revisi : 00
PENGENDALIAN DOKUMEN Tgl
Hal
:
:
April
1 dari 8
1. Tujuan
Untuk menjamin terkendalinya pembuatan dan pemakaian dokumen sebagai panduan
dalam penerapan sistem, sehingga setiap dokumen yang digunakan dapat dijamin
keabsahannya, terkini dan mampu ditelusuri.
2. Ruang Lingkup
Mengatur sistem penomoran, pengesahan, pendistribusian, revisi dan penyimpanan
dokumen baik dokumen internal maupun eksternal yang dipakai sebagai referensi
kerja dalam lingkup penerapan SMT di Kantor Induk PT. PLN (Persero) Pembangkitan
Sumbagsel.
3. Referensi
3.1 Persyaratan SMM ISO 9001:2008, Klausul 4.2.3 Pengendalian Dokumen.
3.2 Persyaratan SMK3 PP 50/2012, Elemen 4 Pengendalian Dokumen.
3.3 Persyaratan SML ISO 14001:2004, Klausul 4.4.5 Pengendalian Dokumen.
3.4 Persyaratan PAS 99: 2012, Klausul 7.5.3 Pengendalian Dokumen.
4. Definisi
4.1 Dokumen Sistem Manajemen Terpadu adalah ketentuan terdokumentasi yang
digunakan secara resmi sebagai panduan dalam penerapan Sistem Manajemen
Terpadu (SMT) Kantor Induk PT. PLN (Persero) Pembangkitan Sumbagsel.
4.2 Dokumen Internal adalah segala dokumen yang diterbitkan dari internal Kantor
Induk PT. PLN (Persero) Pembangkitan Sumbagsel.
4.3 Dokumen Eksternal adalah segala dokumen yang berasal dari luar Kantor Induk
PT. PLN (Persero) Pembangkitan Sumbagsel yang dijadikan referensi dalam
menyusun dokumentasi sistem manajemen atau dalam melaksanakan pekerjaan,
seperti UU, PP, Perda, SK.Dir, Standar, Peraturan K3 dan lain - lain.
5. Ketentuan Umum
5.1 Jenis Dokumen Sistem Manajemen Terpadu Kantor Induk PT. PLN (Persero)
Pembangkitan Sumbagsel adalah sebagai berikut :
5.1.1. Dokumen Internal
KANTOR INDUK PT PLN (PERSERO) PEMBANGKITAN SUMATERA BAGIAN SELATAN
Jl. Demang Lebar Daun No. 375 Palembang 30128
Telp. (0711) 374951 fax (0711) 374958 email : info.kitsbs@pln.co.id
Nomor : PT-KITSBS-01
PROSEDUR Revisi : 00
PENGENDALIAN DOKUMEN Tgl
Hal
:
:
April
2 dari 8
1. Kebijakan Perusahaan
2. KPI, Tujuan Sasaran dan Program Terpadu
3. Manual Terpadu
4. Prosedur Terpadu
5. Instruksi Kerja
6. Formulir
5.1.2. Dokumen Eksternal, antara lain seperti:
a. Peraturan, perundangan dan persyaratan lainnya
b. Acuan Kerja alat
c. Acuan kerja lainnya yang diterbitkan selain dari PT. PLN (Persero)
Pembangkitan Sumbagsel
Nomor : PT-KITSBS-01
PROSEDUR Revisi : 00
PENGENDALIAN DOKUMEN Tgl
Hal
:
:
April
3 dari 8
6. Uraian Prosedur
6.1 Pembuatan Dokumen Internal
6.1.1. Apabila ada kebutuhan pembuatan dokumen baru maka diusulkan untuk
pembuatan dokumen baru melalui formulir Permintaan/ Perubahan
Dokumen (FR-KITSBS-01-06) yang diajukan kepada Wakil Manajemen.
Kecuali dalam pengembangan sistem baru atau perubahan sistem secara
menyeluruh, maka tidak perlu dilakukan permintaan pembuatan dokumen
melainkan di bentuk Tim untuk mengembangkannya.
6.1.2. Bila usulan pembuatan dokumen baru/ perubahan dokumen berasal dari
pemilik proses, maka langsung di sertai dengan usulan draf dokumen.
6.1.3. Pemeriksaan kelayakan draf dokumen oleh Wakil Manajemen dengan
mempertimbangkan proses bisnis perusahaan, peraturan perusahaan,
persyaratan ISO 9001, ISO 14001, SMK3 dan peraturan lain yang terkait.
KANTOR INDUK PT PLN (PERSERO) PEMBANGKITAN SUMATERA BAGIAN SELATAN
Jl. Demang Lebar Daun No. 375 Palembang 30128
Telp. (0711) 374951 fax (0711) 374958 email : info.kitsbs@pln.co.id
Nomor : PT-KITSBS-01
PROSEDUR Revisi : 00
PENGENDALIAN DOKUMEN Tgl
Hal
:
:
April
4 dari 8
6.1.4. Dokumen yang telah disetujui oleh pihak-pihak terkait (ditandai dengan
tandatangan) selanjutnya didistribusi sesuai ketentuan yang berlaku dan
didata pada formulir daftar dokumen internal oleh sekretariat SMT.
Nomor : PT-KITSBS-01
PROSEDUR Revisi : 00
PENGENDALIAN DOKUMEN Tgl
Hal
:
:
April
5 dari 8
6.2.3. Dokumen pada saat diterbitkan pertama kali diberi nomor revisi 00 dan
tanggal pada saat mulai diterbitkan.
6.2.4. Dokumen yang terbit harus diberi stempel “ASLI” dengan warna merah
pada sampul dokumen dan dicatat dalam Daftar Dokumen Master (FR-PT-
KITSBS-01-01)
Nomor : PT-KITSBS-01
PROSEDUR Revisi : 00
PENGENDALIAN DOKUMEN Tgl
Hal
:
:
April
6 dari 8
Nomor : PT-KITSBS-01
PROSEDUR Revisi : 00
PENGENDALIAN DOKUMEN Tgl
Hal
:
:
April
7 dari 8
7. Lampiran
7.1 Daftar Dokumen Asli (FR-KITSBS-01-01)
7.2 Permintaan Pembuatan/ Perubahan Dokumen (FR-KITSBS-01-06)
7.3 Daftar Dokumen Internal/ Eksternal (FR-KITSBS-01-05)
7.4 Penyerahan Dokumen (FR-KITSBS-01-04)
7.5 Berita Acara Pemusnahan Dokumen/Rekaman (FR-KITSBS-02-03)
No. formulir : FR-PT-KITSBS-01-01
No. revisi : 00
DAFTAR DOKUMEN MASTER Tanggal : April
Halaman :
Tanggal
No. Nomor Dokumen Judul Dokumen Penyusun Status revisi
berlaku
…………, ………………
Dibuat oleh,
No. formulir : FR-PT-KITSBS-01-02
Tanggal
No. No. Dokumen Judul Dokumen Penyusun Status Revisi
Berlaku
…………, ………………
Dibuat oleh,
No. formulir : FR-PT-KITSBS-01-03
No. revisi : 00
FORMULIR PENGIRIMAN DOKUMEN Tanggal
Halaman
: April
:
Sekretariat SMT
………………………..
Tanggal :
Unit kerja :
No. formulir : FR-PT-KITSBS-01-04
No. revisi : 00
FORMULIR SURAT PERNYATAAN Tanggal
Halaman
: April
:
SURAT PERNYATAAN
Nama :
Jabatan :
Alamat :
Perusahaan :
Selaku pemegang dokumen – dokumen tersebut di bawah ini, menyatakan tidak akan
memperbanyak dan/atau menyerahkan dokumen-dokumen tersebut tanpa ijin tertulis dari
PT. PLN (Persero) Pembangkitan Sumbagsel Sektor Pembangkitan Tarahan.
(……………………………..) (………………………..)
No. formulir : FR-PT-KITSBS-01-05
No. revisi : 00
DAFTAR DOKUMEN Tanggal : April
INTERNAL/EKSTERNAL*) Halaman :
…………, ………………
Dibuat oleh,
No. formulir : FR-PT-KITSBS-01-06
No. revisi : 00
FORMULIR PERMINTAAN Tanggal : April
Halaman :
PERUBAHAN DOKUMEN
…………….., …………………
_______________________
PENINJAUAN DOKUMEN
Hasil Tinjauan Setuju dengan usulan tersebut di atas
Tidak setuju dengan usulan diatas, dengan alasan ……………
<SISTEM MANAJEMEN>
<JUDUL DOKUMEN>
Nomor : XX-STAR-YY
Revisi : 01
Tanggal : 09 Agustus 2012
Halaman : ... dari ….
Dokumen ini milik PT. PLN (Persero) Pembangkitan Sumbagsel Sektor Pembangkitan Tarahan & dilarang memperbanyak tanpa seijin
dari Wakil Manajemen Sistem Manajemen Terpadu
No. dokumen : PT-KITSBS-01-Lamp iii
No. revisi : 00
FORMAT STEMPEL DOKUMEN Tanggal
Halaman
: April
:
MASTER
2. Format Stempel Dokumen Terkendali (Warna Biru, Ukuran Huruf 28 pt & 14 pt)
TERKENDALI
Salinan No ….
3. Format Stempel Dokumen Kadaluarsa (Warna Merah, Ukuran Huruf 28 pt & 14 pt)
KADALUARSA
Tanggal :
4. Format Stempel Dokumen Eksternal (Warna Biru, Ukuran Huruf 28 pt)
BERLAKU