No.

Dokumen : PT-KITSBS-17
No. Revisi : 00
PROSEDUR KOMUNIKASI DAN Tanggal : April
KONSULTASI Halaman : i dari iv

LEMBAR PENGESAHAN DOKUMEN

DIBUAT OLEH

No Nama Jabatan Tanda Tangan

1. RM. Yasin Effendi PLT DM ADM Umum & Fas

2. Abdan Syakuro PLT DM Akuntansi

3. Bambang SA DM Pemeliharaan

4. Nursalim PLT DM Enjiniring

DIPERIKSA OLEH
No Nama Jabatan Tanda Tangan

1. Andi Aziz Wakil Manajemen

2. Budi Widi Asmoro Manajer Enjiniring

3. Ikram Manajer Produksi

4. Nyimas Rosdiana Manajer Keuangan

5. Suparyanto Manajer SDM & Umum

DISETUJUI OLEH
No Nama Jabatan Tanda Tangan

1. Ruly Firmansyah General Manager

 No. Dokumen : PT-KITSBS-17
No. Revisi : 00
PROSEDUR KOMUNIKASI DAN Tanggal : April
KONSULTASI Halaman : ii dari iv

DAFTAR ISI

Uraian Halaman
LEMBAR PENGESAHAN DOKUMEN ............................................................ i
DAFTAR ISI ii
DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN TERKENDALI..........................................................iii
DAFTAR PERUBAHAN DOKUMEN..............................................................................iv
1. TUJUAN.............................................................................................................. 1
2. LINGKUP............................................................................................................. 1
3. REFERENSI..........................................................................................................1
4. DEFINISI............................................................................................................. 1
5. PROSEDUR DAN TANGGUNG JAWAB....................................................................2
6. LAMPIRAN........................................................................................................... 5
 No. Dokumen : PT-KITSBS-17
No. Revisi : 00
PROSEDUR KOMUNIKASI DAN Tanggal : April
KONSULTASI Halaman : iii dari iv

DAFTAR DISTRIBUSI DOKUMEN TERKENDALI

No Unit Kerja Salinan Dokumen

1. Wakil Manajemen/ Sekretariat SMT MASTER
2. Seluruh Karyawan Softcopy
 No. Dokumen : PT-KITSBS-17
No. Revisi : 00
PROSEDUR KOMUNIKASI DAN Tanggal : April
KONSULTASI Halaman : iv dari iv

DAFTAR PERUBAHAN DOKUMEN

Uraian yang Disahkan

No Tgl Hlm Uraian Perubahan
diubah oleh
 No. : PT-KITSBS-
PROSEDUR KOMUNIKASI dokumen 17

& KONSULTASI No. revisi : 00

: April
Tanggal

1. TUJUAN
Prosedur ini bertujuan untuk mengatur mekanisme komunikasi dan konsultasi terhadap
masalah yang terjadi dan memastikan bahwa setiap masalah yang ada diproses dan
ditindaklanjuti dengan tindakan perbaikan atau penyelesaian masalah untuk peningkatan
berkelanjutan.

2. LINGKUP
Prosedur ini mencakup komunikasi dan konsultasi, internal maupun eksternal mulai dari
penyampaian isu/ masalah oleh personil maupun perseorangan/pihak terkait diluar Kantor
Induk PT. PLN (Persero) Pembangkitan Sumbagsel, verifikasi masalah, pembahasan masalah
hingga penyelesaian masalah atau tindakan perbaikan dan penyebarluasan informasinya.

3. REFERENSI
3.1. Persyaratan SMM ISO 9001: 2008, Klausul 5.5.3. Komunikasi Internal
3.2. Persyaratan SMM ISO 9001:2008, Klausul 7.2.3. Komunikasi Pelanggan
3.3. Persyaratan SML ISO 14001:2004, Klausul 4.4.3. Komunikasi
3.4. Persyaratan SMK3 PP 50/2012, Elemen 1.4 Keterlibatan dan Konsultasi dengan Tenaga
Kerja
3.5. Persyaratan PAS 99: 2012, Klausul 7.4 Komunikasi

4.DEFINISI
4.1. Komunikasi Internal
Komunikasi yang dilakukan antara berbagai tingkat dan fungsi di Kantor Induk PT. PLN
(Persero) Pembangkitan Sumbagsel baik lisan maupun tulisan.
4.2. Komunikasi Eksternal
Komunikasi yang dilakukan antara Kantor Induk PT. PLN (Persero) Pembangkitan Sumbagsel
dengan pihak luar, baik lisan maupun tulisan.
4.3. Komunikasi Lisan
Komunikasi yang dilakukan secara lisan seperti : melalui rapat, diskusi, sosialisasi, ceramah
dan penyuluhan.
4.4. Komunikasi Tulisan
Komunikasi yang dilaksanakan secara tulisan seperti: spanduk, poster, stiker, papan
pengumuman, surat menyurat, memo dan lain-lain.
 No. : PT-KITSBS-
PROSEDUR KOMUNIKASI dokumen 17

& KONSULTASI No. revisi : 00

: April
Tanggal

4.5. Konsultasi
Koordinasi pihak manajemen yang melibatkan karyawan atau pihak lain yang terlibat di
dalam penerapan, pengembangan dan pemeliharaan Sistem Manajemen Terpadu.
4.6. Masalah
Semua permasalahan/ isu/ usulan/ informasi/ instruksi terhadap mutu/ lingkungan/ K3/ rantai
pasokan/ manajemen resiko/ keamanan & pengamanan.
4.7. Personil
Karyawan Kantor Induk PT. PLN (Persero) Pembangkitan Sumbagsel maupun Mitra Kerja/
Rekanan.

5.PROSEDUR DAN TANGGUNG JAWAB

5.1. Komunikasi Eksternal
5.1.1 Komunikasi eksternal antara perseorangan/pihak terkait dengan Kantor Induk PT. PLN
(Persero) Pembangkitan Sumbagsel mengenai:
a. Kebutuhan dan keluhan pihak terkait
b. Peraturan Perundangan Nasional atau Daerah
c. Keselamatan dan Kesehatan Kerja
d. Lingkungan Hidup
e. Keamanan & Pengamanan
f. CSR (Coorporate Social Responsibility)/ Partisipasi Pemberdayaan Lingkungan
g. Perijinan,
h. dan lain-lain
dapat dilakukan dalam bentuk:
a. Surat/ Fax, email
b. Komunikasi Langsung melalui telepon
c. Lisan dengan bertemu langsung
Khusus untuk komunikasi melalui telepon dan lisan (bertemu langsung) dengan cara;
a. Telepon yang diterima oleh operator perusahaan dikonfirmasikan kepada bidang
SDM & Umum untuk diteruskan kepada bidang terkait
b. Lisan (bertemu langsung) menemui bidang SDM & Umum melalui pihak security
perusahaan
Pihak SDM & Umum akan melakukan verifikasi informasi yang masuk untuk bisa
segera ditangani atau di sampaikan kepada Manajemen untuk dimintakan komentar,
arahan dan instruksinya.
 No. : PT-KITSBS-
PROSEDUR KOMUNIKASI dokumen 17

& KONSULTASI No. revisi : 00

: April
Tanggal

5.1.2 Informasi melalui surat/ fax, email akan ditindaklanjuti oleh SDM & Umum untuk
diteruskan kepada General Manager dengan menggunakan formulir Pengendalian
Surat Masuk (FR-PT-KITSBS-17-02) dan selanjutnya disampaikan kepada pihak
terkait.
5.2. Konsultasi Eksternal

5.2.1 Konsultasi ke pihak eksternal dilakukan ke Badan/ Instansi seperti : KLH, BPLHD
(Badan Pengelola Lingkungan Hidup Daerah), BLHD (Badan Lingkungan Hidup
Daerah), Disnaker, Supplier, Pelanggan, Mitra Kerja/ Rekanan, Masyarakat dan
Organisasi Masyarakat setempat serta Instansi terkait untuk membahas isu,
permasalahan, informasi atau bentuk lainnya mengenai:
a. Kebutuhan dan Keluhan Pelanggan/ Pihak terkait
b. Peraturan Perundangan Nasional atau Daerah
c. Keselamatan dan Kesehatan Kerja
d. Lingkungan Hidup
e. Keamanan & Pengamanan
f. CSR (Coorporate Social Responsibility)/ Partisipasi Pemberdayaan Lingkungan
g. Perijinan dan lain-lain
dapat dilakukan dalam bentuk:
a Surat/ Fax, email
b Komunikasi Langsung melalui telepon
c Lisan dengan bertemu langsung
5.3. Komunikasi dan Konsultasi Internal
5.3.1. Wakil Manajemen mengkoordinasikan perencanaan dan pelaksanaan untuk
komunikasi internal tentang informasi & program Sistem Manajemen Terpadu melalui
papan pengumuman, pamflet, website dan lain-lain.
5.3.2. Materi yang dikomunikasikan antara lain :
a Kebijakan Perusahaan
b Visi dan Misi Perusahaan
c Aspek-aspek mutu, lingkungan, K3, rantai pasokan, manajemen resiko, keamanan
& pengamanan
d Peraturan perundangan, persyaratan hukum dan lain-lain
e Tujuan, Sasaran dan Program
f Pemantauan dan pengukuran
g Hasil Audit
 No. : PT-KITSBS-
PROSEDUR KOMUNIKASI dokumen 17

& KONSULTASI No. revisi : 00

: April
Tanggal

h Tinjauan Ulang
5.3.3. Sekretaris SMT mencatat pelaksanaannya dan membuat laporannya untuk data
rekaman Sistem Manajemen Terpadu
5.3.4. Setiap personil berhak menyampaikan masalah dalam bentuk komunikasi internal
berupa:
a Memo/ Surat
b Email
c Telepon/ Lisan
d Laporan/ Data,
e Saran (Kotak Saran)
f dan lain lain
5.3.5. Masalah yang berasal dari komunikasi internal dapat disampaikan melalui atasan yang
bersangkutan hingga Manajer Bidang SDM & Umum.
5.3.6. Manajer Bidang SDM & Umum memverifikasi kebenaran masalah yang berasal dari
komunikasi internal dan dapat memutuskan apakah perlu segera ditindaklanjuti untuk
diselesaikan, apabila tidak dapat langsung diselesaikan maka harus di agendakan
untuk dibahas perkembangannya dalam pertemuan rutin bidang terkait.
5.3.7. Untuk masalah yang tidak dapat diselesaikan oleh bidang SDM & Umum maka
Manajer Bidang SDM & Umum dapat berkonsultasi dengan Wakil Manajemen dan
Manajer Bidang lainnya.
5.3.8. Wakil Manajemen mengadakan suatu pertemuan rutin untuk membahas masalah
yang berkaitan dengan mutu, lingkungan, K3, rantai pasokan, manajemen resiko,
keamanan & pengamanan.
5.3.9. Dalam setiap pertemuan baik rapat ataupun pelatihan, peserta mengisi Formulir
Daftar Hadir (FR-PT-KITSBS-17-03)
5.3.10. Apabila masalah yang dihadapi bersifat mendesak untuk ditangani, maka Wakil
Manajemen dapat mengadakan suatu pertemuan yang bersifat mendesak/ sewaktu-
waktu.
5.3.11. Wakil Manajemen dapat mengundang General Manager, Tim SMT, Manajer Bidang
dan Deputi Manajer lainnya saat dilaksanakannya pertemuan tersebut.
5.3.12. Hasil dari pertemuan yang telah dilakukan dicatat dalam formulir Notulen Rapat (FR-
PT-KITSBS-17-04) dan disampaikan kepada pihak terkait.
5.3.13. Laporan yang harus diinformasikan kepada pihak berwenang/ terkait dilaksanakan
sesuai dengan peraturan perundangan yang ada.
 No. : PT-KITSBS-
PROSEDUR KOMUNIKASI dokumen 17

& KONSULTASI No. revisi : 00

: April
Tanggal

5.3.14. Laporan pertemuan rutin dapat dimasukkan dalam laporan tahunan perusahaan.
5.4. Pertemuan rutin
5.4.1. Pertemuan rutin juga menjadi bidang pelaksanaan komunikasi dan konsultasi internal
yang dilaksanakan perusahaan, berupa:
a. Tea Morning/Coffee Morning
b. Weekly Meeting
c. Daily Meeting
d. Monthly Meeting
5.5. Jadwal Komunikasi dan Konsultasi
5.5.1. Dalam menjadwalkan pertemuan untuk kegiatan komunikasi dan konsultasi diluar
kegiatan pertemuan rutin, bidang yang berkepentingan melakukan koordinasi
dengan bidang Humas untuk memastikan tempat dan waktu pertemuan.
Bidang Humas mencatat jadwal kegiatan pertemuan yang diterima dari bidang
terkait dalam formulir Monitoring Kegiatan Meeting (FR-PT-KITSBS-17-01)
5.5.2. Bidang yang berkepentingan membuat surat undangan kepada pihak terkait untuk
menginformasikan lokasi dan waktu kegiatan konsultasi tersebut dengan format
sesuai peraturan perusahaan yang berlaku yang memiliki informasi minimal :
a. Yang mengundang
b. Nama peserta yang diundang
c. Waktu (Hari, Tanggal, Jam)
d. Lokasi
e. Nama Acara

6. LAMPIRAN
6.1. Formulir Monitoring Kegiatan Meeting (FR-PT-KITSBS-17-01)
6.2. Formulir Pengendalian Surat Masuk (FR-PT-KITSBS-17-02)
6.3. Formulir Daftar Hadir (FR-PT-KITSBS-17-03)
6.4. Formulir Notulen Rapat (FR-PT-KITSBS-17-04)
 No. : FR-PT-KITSBS-17-
formulir 04
NOTULEN No. Revisi : 00
Tanggal : April

PENGENDALIAN PENGOLAHAN
Nomor Agenda : ………………………………………………………… Penjelasan / Bicarakan

Tanggal Penerimaan : ………………………………………………………… Pertimbangan Pendapat

Nomor Surat : ………………………………………………………… Siapkan Konsep Jawaban

Tanggal Surat : ………………………………………………………… Untuk diketahui

Dari : ………………………………………………………… Untuk diperhatikan

: General Manager PT. PLN ( Persero )

Kepada Untuk diteliti & penyelesaiannya
Pembangkitan Sumbagsel
Perihal : …………………………………………...............

……………………………………………………….

Diteruskan
Kepada Tanggal Paraf

1. Manajer Bidang Enjiniring

2. Manajer Bidang Produksi

3. Manajer Bidang Keuangan

4. Manajer Bidang SDM & Umum

5. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

6. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

7. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Kembali Ke Tata Usaha

Tanggal :

Kode Masalah :

Petunjuk Silang :

Jadwal Retensi :

:
Catatan

1. Jika surat selesai diproses, harap dikembalikan kepada Unit Tata Usaha
2. Jika mengenai rahasia Perusahaan / Negara, berusaha dan bantulah untuk tetap memegang rahasia
tersebut.
 No. : FR-PT-KITSBS-17-
formulir 05
DAFTAR No. Revisi : 00
Tanggal : April

Acara :

Hari/Tanggal :

Waktu :

Tempat :

No. Nama No. Hp Email Tanda Tangan

KITSBS, ....................
Mengetahui
Penanggung Jawab

............
MONITORING KEGIATAN MEETING No. formulir : FR-PT-KITSBS-17-
01 No. Revisi 00
Tanggal : April
Halaman :

NO URAIAN KEGIATAN MEETING WAKTU TEMPAT PESERTA KETERANGAN

Dibuat oleh,

SDM & Umum